ZAPYTANIE OFERTOWE I ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT (o wartości poniżej euro)

Transkrypt

1 Mińsk Mazowiecki, dnia 9 lutego 2015 r. Zamawiający: Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowieckim ul. Okrzei 14, Mińsk Mazowiecki NIP , REGON tel , fax strona internetowa: Adm /15 ZAPYTANIE OFERTOWE I ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT (o wartości poniżej euro) Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowieckim (dalej: Zamawiający) zwraca się z zapytaniem ofertowym i z zaproszeniem do składania ofert w procedurze o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, prowadzonym bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) na: Dostawę druków sądowych, okładek i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa druków sądowych, okładek i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarto w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego oraz we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr Zamówienie należy zrealizować w formie jednej dostawy w terminie 2 tygodni od dnia podpisania umowy. II. KRYTERIUM WYBORU OFERTY 1. Kryterium wyboru oferty stanowi cena ryczałtowa brutto - 100%. 2. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Cena musi uwzględniać wszelkie koszty jakie wykonawca poniesie z tytułu realizacji przedmiotowego zamówienia. Wykonawca przedstawi cenę za wykonanie zamówienia na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego Zapytania. 3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia / najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia *. 4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 5. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty zostaną zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego tj.

2 III. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI 1. Paulina Rechnio - Inspektor, tel IV. TERMIN ORAZ MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę (wypełniony i podpisany formularz ofertowy) należy składać w terminie do dnia 13 lutego 2015 roku do godz w wersji elektronicznej (podpisany skan dokumentu) na adres: p.rechnio@minskmazowiecki.sr.gov.pl lub faxem na nr Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane. Załączniki: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; 2. Wzory okładek; 3. Formularz ofertowy; 4. W zór umowy. * niepotrzebne skreślić

3 Załącznik nr Ido zapytania ofertowego: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa druków sądowych, okładek i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim, których dokładny wykaz określający ich rodzaj i ilość przedstawiono poniżej: Lp. Symbol Nazwa formularza Jednostka sprzedaży Ilość sztuk 1. ASCN A kta sorawv cvwilnei nieprocesow ej form at 500x348 m m, karton g/m 2 jednostronnie bielony w ielow arstw ow y o w zm ocnionej litej strukturze pow odującej odporność na pękanie i rozw arstw ianie się, na zew nętrznej stronie pierw szej karty - zielony pasek pośrodku w zdłuż kraw ędzi o szerokości 32m m, nadruk w ykonany techniką offsetową M S/C og. 3 + T Potw ierdzenie odbioru cyw ilne z taśm a samodrzyledna form at 147x114 m m, papier biały o gram aturze 130g/m 2 z taśm ą sam oprzylepną, z góm ą perforacją pozw alającą na sw obodne oderw anie, kolor nadruku czarny, zadrukow ane dw ustronnie z nadrukow aną stroną adresow ą do w ypełnienia = 100 kartek 5 3. M S/C og. 3a T Potw ierdzenie odbioru cyw ilne - K O M PU T E R O W E z taśm ą samodrzyledna form at 147x114 m m, papier biały o gram aturze 130g/m 2 z taśm ą sam oprzylepną, z góm ą perforacją pozw alającą na swobodne oderw anie, kolor nadruku czarny, zadrukow ane jednostronnie (bez nadrukow anej strony adresow ej) = 100 kartek M S/K og. 25a T Potw ierdzenie odbioru k am e - K O M P U T E R O W E z taśm ą samodrzyledna form at 147x114 m m, papier biały o gram aturze 130g/m 2 z taśm ą sam oprzylepną, z góm ą perforacją pozw alającą na sw obodne oderw anie, kolor nadruku czarny, zadrukow ane jednostronnie (bez nadrukow anej strony adresow ej) = 100 kartek M S/Z 36a Potw ierdzenie odbioru form at 147x114 m m, papier biały o gram aturze 130g/m 2, z góm ą perforacją pozw alającą na sw obodne oderw anie, kolor nadruku czarny, zadrukow ane dw ustronnie z nadrukow aną stroną adresow ą do w ypełnienia = 100 kartek 1 6. M S/K sw. 2 A kta i dokum enty ksieai w ieczystej teczka płótno lniane, teczka w iązana z białą m etryczką o w ym iarach 150x110 mm. W środku w klejone na stronie lewej, zachodząca pod ow il jed n a kartka dw ustronna dot. w łaściciela, jed en wąs z ow ilu o szerokości 5 cm w klejony na stronie lew ej, na stronie praw ej zakładka dolna tzw. "m ala księga w ieczysta" - gdzie w pisuje się sygnaturę, w ykonana z owilu z naklejonym kartonikiem "Kw. N r... ", K O LO R B eżow y lub B RĄ Z O W Y. T eczka m a w zm acniany grzbiet introkalem. teczka wiązana K W -W G LĄ D W niosek o w elad do ksieai w ieczystei - w ydanie druku ksieai = 100 kartek 1 w ieczystej 8. K W -W PIS W niosek o wdis w ksiedze w ieczystej = 100 kartek 70

4 9. KW -ZA L W niosek o założenie ksieai wieczystej = 100 kartek 50 bl 10. K W -OZN Załącznik - oznaczenie działki ew idencyjnej = 100 kartek K W -PP Załącznik - pełnom ocnik - przedstaw iciel ustawowy = 100 kartek KW -W U Załącznik - w nioskodaw ca - uczestnik postępow ania = 100 kartek KW -ZAD Załącznik - Zadanie w pisu w ksiedze w ieczystej = 100 kartek KW -ODPIS W niosek o w ydanie odpisu ksieai wieczvstei = 100 kartek M S/Prob. L Leaitym acia społeczneao kuratora sadow eeo Form at A -6, 100x70 m m po złożeniu, nadruk, kolor okładki granatow y, opraw a w introkalu M S/Prob. 16 Teczka kary oaraniczenia wolności form at 500x350 m m, karton g/m 2 jednostronnie bielony w ielow arstw ow y o w zm ocnionej litej strukturze pow odującej odporność na pękanie i rozw arstw ianie się, w yposażona w m etalow e wąsy, nadruk w ykonany techniką offsetow ą M S/Prob. 13 Teczka nadzoru form at 500x350m m, karton g/m 2 jednostronnie bielony w ielow arstw ow y o w zm ocnionej litej strukturze pow odującej odporność na pękanie i rozw arstw ianie się, w yposażona w m etalow e wąsy, nadruk w ykonany techniką offsetow ą M S/Prob. 15 Teczka kontroli okresu próby..o form at 500x350m m, karton g/m 2 jednostronnie bielony w ielow arstw ow y o w zm ocnionej litej strukturze pow odującej odporność na pękanie i rozw arstw ianie się, w yposażona w m etalow e wąsy, nadruk w ykonany techniką offsetow ą 300

5 Załącznik nr 2do zapytania ofertowego: Wzory okładek Druk Nr 1 ASCN - Akta sprawy cywilnej nieprocesowej m m mm 250 mm r- w 348 m m Sygn. akt 20 Druk Nr 6 MS/Ksw. 2 - Akta i dokumenty księgi wieczystej m m 253 m m 253 m m 328 m m

6 Kw. Nr Druk Nr 16 MS/prob Teczka kary ograniczenia wolności m m m m 250 mm < -* WO. y#" TECZKA KARY OGRANICZENIA WOLNOŚCI Kurator:... W o

7 Druk Nr 17 MS/Prob Teczka nadzoru m m 245 m m 255 m m Sygn a k t.. TECZKA NADZORU 350 mm Kurator zawodowy K urator społeczny Sygn. nadzoru. Druk Nr 18 MS/Prob Teczka kontroli okresu próby O m m < < 250 m m 250 mm M Sygn. akt P.../... Ukończono d n ia... Sygnatura a k t... K urator... AKTA KONTROLI OKRESU PRÓBY O kres próby Q

8 Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy FORMULARZ OFERTOWY Nazwa firmy: Adres: Osoba do kontaktu: Dane kontaktowe (telefon, ): Oferta na: Dostawa druków sądowych, okładek i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. Lp. Symbol Nazwa formularza Jednostka sprzedaży Ilość sztuk Cena jednostkowa brutto Całkowita wartość brutto kol. E x kol. F A B C D E F G 1. ASCN A kta sprawy cywilnej nieprocesowej M S/C og. 3 + T Potw ierdzenie odbioru cyw ilne z taśm ą samoprzylepną 5 3. M S/C og. 3a T Potw ierdzenie odbioru cyw ilne - K O M PU T E R O W E z taśm ą sam oprzylepną M S/K og. 25a T Potw ierdzenie odbioru k am e - K O M PU TER O W E z taśm ą sam oprzylepną M S/Z 36a Potw ierdzenie odbioru 1 6. M S/K sw. 2 A kta i dokum enty księgi w ieczystej teczka w iązana K W -W G L Ą D W niosek o w gląd do księgi w ieczystej - w ydanie druku księgi wieczystej 1

9 8. K.W -WPIS W niosek o wpis w księdze wieczystej KW -ZA L W niosek o założenie księgi wieczystej 50 bl 10. K.W-OZN Z ałącznik - oznaczenie działki ewidencyjnej KW -PP Załącznik - pełnom ocnik - przedstaw iciel ustawowy K.W-WU Z ałącznik - w nioskodaw ca - uczestnik postępow ania K.W -ZAD Z ałącznik - żądanie w pisu w księdze w ieczystej K.W -ODPIS W niosek o w ydanie odpisu księgi w ieczystej M S/Prob. L L egitym acja społecznego kuratora sądow ego M S/Prob. 16 Teczka kary ograniczenia wolności M S/Prob. 13 Teczka nadzoru M S/Prob. 15 Teczka kontroli okresu próby O 300 Cena oferty brutto (Suma kolumn od IG do 18G) (wynagrodzenie za zrealizowanie przedmiotu umowy) Słow nie:... Oświadczamy, że akceptujemy warunki określone w zapytaniu ofertowym oraz we wzorze umowy i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na w/w warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Data: Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu

10 Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego: Wzór umowy (Wzór) Umowa N r... zawarta w d n iu... w Mińsku Mazowieckim pomiędzy: Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym w Mińsku Mazowieckim z siedzibą w Mińsku Mazowieckim, przy ul. Okrzei 14 NIP: , reprezentowanym przez: Panią Katarzynę Jerzak - Dyrektora Sądu - zwanym w dalszej części umowy: Zamawiającym a - zwaną/ym w dalszej części umowy: Wykonawcą W wyniku wyboru Wykonawcy, dokonanego przez Zamawiającego w trybie zapytania ofertowego i zaproszenia do składania ofert w procedurze o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, prowadzonym bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) zawarto umowę, o następującej treści: 1 Przedmiotem niniejszej umowy jest dostawa druków sądowych, okładek i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim w ilościach oraz rodzaju określonym w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 2 Dostawę druków sądowych, okładek i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim należy zrealizować w terminie dwóch tygodni od dnia podpisania umowy Przedmiot niniejszej umowy zostanie zrealizowany w formie jednej dostawy.

11 Przedmiot umowy zostanie dostarczony w opakowaniach zbiorczych, przy czym na każdym opakowaniu Wykonawca zamieści nazwy własne, symbole druków i okładek oraz informację o ilościach zawartego w opakowaniu asortymentu. Przedmiot umowy określony w 1 będzie dostarczony do siedziby i zniesiony do pomieszczeń w tym budynku wskazanych przez Zamawiającego na koszt Wykonawcy. 4 Wykonawca jest odpowiedzialny za właściwą jakość materiałów użytych do wykonania przedmiotu niniejszej umowy. Wykonawca jest obowiązany dostarczyć druki aktualne, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami Ministerstwa Sprawiedliwości. W przypadku dostarczenia druków nie spełniających tych wymogów Wykonawca ma obowiązek dostarczyć druki odpowiadające tym wymogom w miejsce wadliwych, bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia wad w dostawie druków lub okładek Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć przedmiot umowy zgodny z zamówieniem w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia takiego faktu faksem lub em. 5 Osobą do kontaktów w zakresie realizacji umowy ze strony Wykonawcy będzie: Osobą do kontaktów w zakresie realizacji umowy ze strony Zamawiającego będzie: 6 Z tytułu realizacji niniejszej umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości:... zł brutto, (słow nie:...). Kwota wymieniona w ust. 1 obejmuje wszelkie podatki i inne należności publicznoprawne oraz wszystkie inne koszty, jakie powstaną w związku z realizacją niniejszej umowy. Zamawiający może rozszerzyć przedmiot umowy określony w 1 w zależności od rzeczywistych potrzeb oraz w sytuacji pojawienia się konieczności zamówienia nowych druków sądowych. Ceny jednostkowe na druki zamawiane przy rozszerzeniu przedmiotu umowy pozostaną bez zmian do 31 grudnia 2015 r., natomiast ceny jednostkowe na nowe druki zostaną ustalone na podstawie złożonej oferty przez Wykonawcę i przeprowadzeniu negocjacji pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, przy czym cena proponowana przez Wykonawcę nie może w sposób istotny odbiegać od cen proponowanych na druki już dostarczone.

12 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poszerzenia zamówienia na druki określone w ofercie Wykonawcy w ilości 20 % i cenach podanych w formularzu oferty niezależnie od terminu złożenia zamówienia Po zrealizowaniu dostawy Zamawiający wypłaci Wykonawcy wynagrodzenie w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. 2. Podstawę wystawienia faktury VAT będzie stanowił protokół odbioru bez zastrzeżeń dostarczonych druków dokumentów. 3. Fakturę należy wystawiać na: Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowiecki, ul. Okrzei 14, Mińsk Mazowiecki, NIP Datą zapłaty będzie data obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego Każda ze stron może od umowy odstąpić z powodu rażącego niedotrzymywania przez drugą stronę istotnych warunków umowy oraz w przypadkach przewidzianych w Kodeksie cywilnym. 2. Odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w terminie 7 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 4. W przypadku opisanym w ust. 3 Zamawiający może od umowy odstąpić lub zmniejszyć jej zakres, a Wykonawcy przysługiwało będzie jedynie wynagrodzenie za zrealizowaną część umowy. 5. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku, gdy opóźnienie w dostawie druków i okładek przez Wykonawcę przekroczy 14 dni W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy przez Wykonawcę, Zamawiający ma prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 1,0 % wynagrodzenia ryczałtowego określonego w 6 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia. 2. Za nienależyte wykonanie umowy, o którym mowa w ust. 1, uznane zostanie w szczególności nieterminowe wykonanie umowy, dostarczenie druków lub okładek niezgodnych z zamówieniem oraz brak reakcji na zgłoszenia o ich wadach. 3. Jeżeli opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy lub opóźnienie w usunięciu uchybień wynikających z nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę przekroczy 14 dni Zamawiający ma prawo odstąpić od zawartej umowy i naliczyć karę umowną w wysokości 10 % wynagrodzenia ryczałtowego określonego w 6 ust. 1 niniejszej umowy. Nie dotyczy to sytuacji, gdy opóźnienie powstanie

13 z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego; kary umowne przewidziane w niniejszym paragrafie mogą być dochodzone niezależnie od siebie. 4. Przewidziane w tym paragrafie kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych, do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 5. Wykonawca zobowiązuje się pokryć wszystkie straty poniesione przez Zamawiającego lub osoby trzecie, powstałe w czasie wykonywania niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania umowy. 6. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia. 10 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz. 121). 11 Sądem właściwym dla rozstrzygnięcia wszelkich sporów jakie mogą wyniknąć na tle realizacji niniejszej umowy będzie sąd powszechny, właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 12 Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 13 Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy, dwa dla Zamawiającego. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY