ZAPYTANIE OFERTOWE I ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT (o wartości poniżej euro)

Transkrypt

1 Mińsk Mazowiecki, dnia 20 października 2015 r. Zamawiający: Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowieckim ul. Okrzei 14, Mińsk Mazowiecki NIP , REGON tel , fax strona internetowa: Adm /15 ZAPYTANIE OFERTOWE I ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT (o wartości poniżej euro) Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowieckim (dalej: Zamawiający) zwraca się z zapytaniem ofertowym i z zaproszeniem do składania ofert w procedurze o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, prowadzonym bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) na: Usługę wykonania projektu aranżacji pomieszczeń biurowych oraz korytarzy w Sądzie Rejonowym w Mińsku Mazowieckim. I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonania projektu aranżacji pomieszczeń biurowych oraz korytarzy w Sądzie Rejonowym w Mińsku Mazowieckim. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarto w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego oraz we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr Termin realizacji zamówienia: 7 dni od daty podpisania umowy. II. KRYTERIUM WYBORU OFERTY 1. Kryterium wyboru oferty stanowi cena ryczałtowa brutto %. 2. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Cena musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie z tytułu realizacji przedmiotowego zamówienia. Wykonawca przedstawi cenę za wykonanie zamówienia na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego Zapytania. 3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia / najkorzy stniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia*. 4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 5. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty zostaną zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego tj.

2 III. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI 1. Pan Piotr Andrzejewski - Inspektor, tel IV. TERMIN ORAZ MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę (wypełniony i podpisany formularz ofertowy) należy składać w terminie do dnia 23 października 2015 roku do godz w wersji elektronicznej (podpisany skan dokumentu) na adres: p.rechnio@minskmazowiecki.sr.gov.pl lub faxem na nr Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane. I Sądu Rejo KTOR Ü na Jerzak Pocjpisj Dyrektora Sądu Załączniki: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; 2. Formularz ofertowy; 3. W zór umowy. * niepotrzebne skreślić

3 Załącznik nr Ido Zapytania ofertowego: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonania projektu aranżacji pomieszczeń biurowych oraz korytarzy w Sądzie Rejonowym w Mińsku Mazowieckim. 2. Opracowanie winno zawierać: Projekt aranżacji wraz z wizualizacją pomieszczeń nr 65, 75, 71 i korytarzy wraz z opisem oferowanych mebli i wyposażenia biurowego. Wykaz oferowanych mebli i wyposażenia biurowego wraz ze zdjęciami, folderami materiałami pozwalającymi Zamawiającemu dokonać oceny proponowanych rozwiązań. lub innymi Sporządzenie szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia zawierającego cechy użytkowe, kolorystykę, parametry techniczne wymaganych mebli i wyposażenia biurowego (Wykonawca nie może w opisie używać nazw własnych). Projekt aranżacji winien być wykonany w taki sposób, aby było możliwe załączenie tego opracowania do dokumentacji zapytania ofertowego na dostawę i montaż mebli dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. 3. Zestaw mebli na korytarz główny winien składać się z następujących elementów: sofy biurowe, stoliki do pisania i krzesła biurowe, natomiast w korytarzach w okolicy Biura Obsługi Interesanta winny się znaleźć tylko i wyłącznie miejsca do siedzenia. W pomieszczeniach biurowych nr 65 i 75 z uwagi na to, iż stanowią one miejsca obsługi interesantów jak również czytelnie akt winny się znaleźć meble zarówno dla pracownika obsługującego jak i interesantów tj. stoliki i krzesła, a także ewentualne meble biurowe. 4. Wykonawca może złożyć kilka propozycji wizualizacji umeblowania w/w pomieszczeń biurowych jak i korytarzy. 5. Zaleca się dokonanie wizji lokalnej w miejscu, gdzie ma być wykonany przedmiot zamówienia. Wizja lokalna winna być dokonana na koszt własny Wykonawcy, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym.

4 Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy FORMULARZ OFERTOWY Nazwa firmy: Adres: Osoba do kontaktu: Dane kontaktowe (telefon, ): Oferta na: Usługę wykonania projektu aranżacji pomieszczeń biurowych oraz korytarzy w Sądzie Rejonowym w Mińsku Mazowieckim. Lp. Nazwa usługi Cena netto za wykonanie usługi Wysokość podatku VAT Cena brutto za wykonanie usługi A B c D E 1. Projekt aranżacji pomieszczenia nr Projekt aranżacji pomieszczenia nr Projekt aranżacji pomieszczenia nr Projekt aranżacji korytarza głównego 5. Projekt aranżacji korytarza przy BOI Cena oferty brutto (Suma kolumn od 1E do 5E) (wynagrodzenie za zrealizowanie przedmiotu umowy) Słow nie:... zł (brutto) Oświadczamy, że akceptujemy warunki określone w zapytaniu ofertowym oraz we wzorze umowy i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na w/w warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Data: Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu

5 Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego: Wzór umowy (Wzór) UMOWA n r /2015 zawarta w d n iu października 2015 r. pomiędzy: Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym w Mińsku Mazowieckim z siedzibą w Mińsku Mazowieckim ul. Okrzei 14, Mińsk Mazowiecki, NIP: , reprezentowanym przez: Panią Katarzynę Jerzak - Dyrektora Sądu zwanym dalej Zamawiającym, a adres:... N IP :..., R EG O N :..., reprezentowanym p rzez:... zwanym dalej Wykonawcą, W wyniku wyboru Wykonawcy, dokonanego przez Zamawiającego w trybie zapytania ofertowego i zaproszenia do składania ofert w procedurze o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, prowadzonym bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) zawarto umowę, o następującej treści: 1 Przedmiot Umowy 1. Zamawiający zleca a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania w zamian za wynagrodzenie przewidziane w niniejszej Umowie, projektu aranżacji pomieszczeń biurowych nr 65, 75, 71 i korytarzy położonych w budynku Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. 2. Opis powierzchni mających być przedmiotem aranżacji, w tym ich powierzchnię określa rysunek stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 2 Projekt Aranżacji 1. Projekt aranżacji wnętrz powinien spełniać następujące wymogi: zawierać projekt aranżacji pomieszczeń w formie rysunków w skali 1:20 przedstawiających rzuty wszystkich pomieszczeń z naniesionymi projektowanymi meblami i wyposażeniem biurowym oraz wizualizacją pomieszczeń i opisem oferowanych mebli, a także wyposażenia biurowego; zawierać wykaz oferowanych mebli i wyposażenia biurowego wraz ze zdjęciami, folderami lub innymi materiałami, pozwalający Zamawiającemu dokonać oceny proponowanych rozwiązań, zawierać szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierający cechy użytkowe, kolorystykę, parametry techniczne wymaganych mebli i wyposażenia biurowego (Wykonawca nie może w opisie używać nazw własnych), zawierać oświadczenie Wykonawcy, iż projekt jest jego dziełem autorskim i nie przysługują do niego prawa innym osobom. 2. Projekt aranżacji wnętrz winien być wykonany w taki sposób, aby było możliwe załączenie tego opracowania do dokumentacji zapytania ofertowego na dostawę i montaż mebli dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. 3. Zestaw mebli na korytarz główny winien składać się co najmniej z następujących elementów: sofy biurowe, stoliki do pisania i krzesła biurowe; w korytarzach w okolicy Biura Obsługi Interesanta winny się znaleźć tylko i wyłącznie miejsca do siedzenia; w pomieszczeniach biurowych nr 65 i 75 z uwagi na to, iż stanowią one miejsca obsługi interesantów jak również czytelnie akt winny się znaleźć meble zarówno dla pracownika obsługującego jak i interesantów tj. stoliki i krzesła, a także ewentualne meble biurowe.

6 4. Zalecane jest dokonanie przez Wykonawcę wizji lokalnej w miejscu, gdzie ma być wykonany przedmiot zamówienia; wizja lokalna winna być dokonana na koszt własny Wykonawcy, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. 5. Wykonawca może złożyć kilka projektów aranżacji pomieszczeń. 6. Termin wykonania przedmiotu umowy ustala się n a : Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą przy wykonywaniu umowy poprzez dokonywanie wspólnych uzgodnień co do funkcjonalności i wyglądu, także drogą mailową. 8. Projekt zostanie przekazany w postaci wydruków lub drogą mailową w postaci opisanych rysunków zapisanych w formacie p d f. 9. Zamawiający ma prawo do zgłoszenia uwag i propozycji zmian do projektu w terminie do 7 dni od daty ich otrzymania. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia ostatecznego projektu, uwzględniającego zgłoszone uwagi i propozycje zmian w możliwie najpełniejszym zakresie, w terminie jak najszybszym nie dłuższym niż 7 dni od daty zgłoszenia. 10. W zamian za zapłatę wynagrodzenia należnego za projekt oraz pod warunkiem jego zapłaty Wykonawca przenosi na Zamawiającego także prawa do przekazanych egzemplarzy projektu oraz autorskie prawa majątkowe do tego projektu w zakresie, w jakim projekt ten ma być wykorzystany przy aranżacji objętych nim wnętrz. 3 Wynagrodzenie Z tytułu wykonania prac objętych przedmiotem niniejszej umowy i przeniesienia praw, o których mowa w 2 ust. 10 niniejszej umowy, Zamawiający zapłaci Wykonawcy k w o tę zł brutto (słownie złotych:...), przelewem na jego rachunek bankowy, w terminie 21 dni od daty ostatecznego zaakceptoweania przedstawionego projektu, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT. 4 Odpowiedzialność i rozwiązanie 1. W przypadku opóźnienia w wykonaniu prac objętych niniejszą umową (w tym w ramach poszczególnych jej etapów, czy w ramach uwzględniania zgłoszonych uwag), Wykonawca zapłaci Zmawiającemu karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 3 niniejszej umowy za każdy dzień opóźnienia. 2. Wykonawca może dochodzić odszkodowania ponad kwotę zastrzeżonych kar umownych. 3. Umowa może zostać rozwiązana przez Zamawiającego ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy opóźnienie ze strony Wykonawcy za wykonanie całości lub części prac objętych niniejszą umową będzie dłuższe niż 7 dni. 5 Postanowienia różne 1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego i przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Sądem właściwym do rozstrzygania wszelkich sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4. Integralną część umowy stanowi oferta Wykonawcy z d n ia Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach - jednym dla Wykonawcy i dwóch dla Zamawiającego. Zamawiający Wykonawca