WEBCON BPS 8.3. Podsumowanie usprawnień i nowych funkcjonalności. Data publikacji:

Transkrypt

1 WEBCON BPS 8.3 Podsumowanie usprawnień i nowych funkcjonalności Data publikacji:

2 W WEBCON ani na minutę nie zwalniamy tempa pracy nad ciągłym udoskonalaniem naszego systemu. Jego nowa odsłona, oznaczona numerem 8.3, dostarcza szereg nowych funkcjonalności i usprawnień, istotnych zarówno z punktu widzenia użytkowników systemu, jak i osób tworzących obiegi. Niniejszy dokument w zwięzły sposób opisuje i podsumowuje kluczowe zmiany, jakie wprowadziliśmy w wersji 8.3. Serdecznie zachęcamy do zapoznania się z jego treścią. 2

3 Szybkie spojrzenie na najważniejsze zmiany: Lepsze decyzje nowy wymiar prezentacji danych na formularzach Raportowanie w systemie WEBCON BPS nowy webpart Poprawa ergonomii pracy z polami wyboru - autouzupełnianie Nowe możliwości aplikacji mobilnych Rewolucja w zakresie modyfikacji procesów pełne wsparcie pracy na środowiskach testowym i produkcyjnym Reużywalność akcji Zmienne środowiskowe procesu Zaawansowana obsługa web service ów Dashboard administracyjny systemu WEBCON BPS Ewidencjonowanie definicji procesu Kalendarz dni roboczych Akcja dodawania załączników do bibliotek SharePoint Ulepszony algorytm OCR AI Asynchroniczne działanie pól typu Tabela SQL 3

4 Lepsze decyzje nowy wymiar prezentacji danych na formularzach Jedną z najważniejszych cech formularzy tworzonych w systemie WEBCON BPS jest możliwość prezentacji informacji zawartych w zewnętrznych źródłach danych. Dzięki niej użytkownicy systemu mogą podejmować lepsze, oparte na informacji, decyzje biznesowe i to bez konieczności opuszczania formularza. W wersji 8.3 systemu WEBCON BPS, do dobrze znanych możliwości prezentacji danych w postaci wiersza lub tabeli, dołącza zupełnie nowy typ pola, umożliwiający wizualizację informacji w formie wykresu kołowego, pierścieniowego, liniowego lub słupkowego. W przypadku każdego z typów, możliwe jest zdefiniowanie indywidualnej kolorystyki, nazw etykiet czy tytułu. Ciekawą opcją jest funkcja automatycznego dostosowania kolorystyki wykresów do aktualnego tematu witryny SharePoint. 4

5 Ponadto, na poziomie formularza wykres pozwala na interaktywność poprzez ukrywanie i pokazywanie poszczególnych serii danych. Dla wykresów słupkowych możliwe jest przełączanie między dwoma widokami, gdzie słupki są pogrupowane obok siebie dla danej kategorii albo ułożone na sobie w trybie kumulacyjnym. Za pomocą wykresów przedstawione mogą zostać dane zarówno z zewnętrznych źródeł, jak i wewnętrznej bazy danych systemu konfiguracja oparta jest o zapytanie do dowolnego zdefiniowanego w systemie WEBCON BPS źródła danych (np. tabeli/widoku SQL). Dane raportu są wczytywane asynchronicznie w stosunku do formularza co oznacza, że w przypadku wolno odpowiadających źródeł danych możliwa jest praca na formularzu lub nawet jego akceptacja, także jeśli wykres nie został jeszcze załadowany. Wykresy umieszczone na formularzu są również dostępne w aplikacjach mobilnych. Use case: W przypadku obiegu akceptacji faktury kosztowej możliwe jest zaprezentowanie w postaci wykresu skumulowanej wartości bieżącej faktury oraz wszystkich dotychczasowych faktur, w zestawieniu z wartością powiązanego z nimi zapotrzebowania, zamówienia lub umowy. W przypadku obsługi zgłoszeń reklamacyjnych możliwe jest zaprezentowanie ilości lub średniego czasu pracy nad zgłoszeniem na tle średnich wartości uzyskiwanych w zespole. 5

6 Raportowanie w systemie WEBCON BPS nowy webpart Wraz z wersją 8.3 wprowadzamy możliwość szybkiego tworzenia wykresów na bazie danych pochodzących z obiegów i formularzy. Nowy webpart może być wykorzystany w celu wzbogacenia witryn SharePoint o wykresy kołowe, pierścieniowe, liniowe i słupkowe. Konfiguracja zestawień jest mocno ułatwiona i sprowadza się do wybrania obiegu, którego dotyczyć będzie raport (wraz z ewentualnym zawężeniem do konkretnego kroku) oraz wskazania rodzaju i sposobu agregacji danych. Dzięki funkcjonalności definiowania wielu poziomów wykresów możliwe jest kolejne wchodzenie w głąb wykresu i prezentacja kolejnych warstw informacji. Przykładowo, dla zestawienia ilości faktur zarejestrowanych w kolejnych tygodniach możliwe jest wejście w głąb wybranego tygodnia i zwizualizowanie wartości faktur zarejestrowanych w tym czasie, w podziale na departamenty. 6

7 Kolejną ciekawą funkcjonalnością jest umożliwienie zdefiniowania docelowej listy elementów tworzących wybrany fragment danych, np. rozwinięcie wartości faktur w danym departamencie na listę tworzących je dokumentów, a następnie przejście do dowolnego z nich. Webpart pozwala na tworzenie wykresów na bazie aktualnego stanu dokumentów (formularzy) w systemie, a więc analogicznie jak w przypadku webparta SWE. Zdefiniowane wykresy mogą być również wyświetlane w aplikacjach mobilnych. Use case: W celu wizualizacji statystyki rejestracji korespondencji przychodzącej w poszczególnych dniach miesiąca tworzony jest liniowy raport SWC. Kliknięcie w wartość dla danego dnia pozwala przejść do wykresu pierścieniowego przedstawiającego procentowy udział poszczególnych typów rejestrowanych pism tego dnia. Kliknięcie w wybrany typ dokumentu wyświetla wykres kolumnowy prezentujący liczbę dokumentów danego dnia i danego typu w podziale na poszczególne osoby rejestrujące. 7

8 Poprawa ergonomii pracy z polami wyboru - autouzupełnianie W nowej odsłonie systemu pole wyboru zostało wzbogacone o tryb autouzupełniania wartości na podstawie źródła danych. Użytkownik wpisując fragment tekstu (np. nazwę kontrahenta) otrzyma listę rekordów pasujących do wprowadzonego tekstu. Pozwala to na szybkie przejrzenie dostępnych wartości i wybranie tej poszukiwanej. Funkcjonalność autouzupełniania zachowana jest także w przypadku wyboru wielu wartości w ramach jednego pola. Nowy tryb działania pola wyboru zachowuje pełen zakres wcześniej oferowanych funkcjonalności, w tym możliwość wypełniania innych pól na podstawie danego wyboru, zdefiniowania, po których kolumnach będą wyszukiwane rekordy czy wprowadzania danych spoza źródła danych. Pole może zostać wykorzystane zarówno w sekcji nagłówka formularza jak i listy pozycji (jako kolumna). 8

9 Nowe możliwości aplikacji mobilnych Nieustannie pracujemy, aby jak najlepiej odpowiadać na potrzeby biznesowe naszych klientów, dlatego w wersji 8.3 systemu serii kolejnych usprawnień poddane zostały aplikacje mobilne na urządzenia oparte o system ios, Android, Windows Phone i Windows 8, Windows 10. Wykresy i raporty na urządzeniach mobilnych Z poziomu aplikacji mobilnych dostępne są wszystkie wprowadzone do nowej wersji WEBCON BPS wykresy. Zarówno te wyświetlane na formularzu, jak i na witrynie SharePoint. Dzięki temu dane dostępne są w atrakcyjnej formie, niezależnie od posiadanej platformy sprzętowej (komputer, tablet, smartfon). Ponadto, w aplikacji mobilnej dodana została możliwość wyświetlania webpartu KPI wyświetlającego kluczowe wskaźniki efektywności (np. ile czasu zajmuje wykonanie określonego zadania w danym kroku procesu). Wystarczy zaznaczyć opcję Widoczne na urządzeniu mobilnym, aby webpart mógł być wyświetlany z poziomu aplikacji mobilnej. 9

10 Usprawnieniu uległ także webpart Show Workflow Elements wyświetlający listę elementów workflow dostępnych dla użytkownika. Obecnie może być on prezentowany na aplikacji mobilnej także w postaci pogrupowanej (np. wszystkie zamówienia z kategorii akcesoria biurowe ). Po skonfigurowaniu na witrynie SharePoint ustawienia webparta zostaną odzwierciedlone także na urządzeniach przenośnych. Use case: Dla managerów nadzorujących dział handlowy tworzona jest witryna raportowania, na której umieszczane są wykresy słupkowe prezentujące m.in. statystykę spotkań i kontaktów telefonicznych realizowanych przez dział sprzedaży w okresie bieżącego miesiąca. Po zaznaczeniu widoczności na urządzeniach mobilnych są one widoczne z poziomu tabletu i/lub telefonu. Dla managerów działów obsługi klienta udostępniona zostaje statystyka średniego czasu rejestracji formularza zgłoszenia/reklamacji oraz średniego czasu procesowania zgłoszeń w poszczególnych krokach procesu. Jest ona widoczna zarówno z poziomu aplikacji mobilnej, jak i witryny SharePoint. Dla Zarządu stworzone zostają formularze zawierające kilka wykresów prezentujących dane z zewnętrznych systemów (np. za pomocą zapytań SQL) dotyczące wartości cashflow (na podstawie modułu finansowego systemu ERP), wartości sprzedaży (moduł sprzedaży) oraz kampanii marketingowych (system CRM). Tak przygotowany formularz może zostać wyświetlony na urządzeniu mobilnym uzyskujemy w ten sposób mobilny dashboard zbierający w jednym miejscu dane z różnych źródeł. Dla administratorów systemu udostępnione mobilnie zostają zarówno dane dotyczące ilości rejestrowanych dokumentów per godzina rejestracji, jak i statusy kolejek systemowych serwisu oraz aktualny stan wykorzystania licencji systemu. 10

11 Edycja list pozycji Nowa odsłona aplikacji mobilnej WEBCON BPS pozwala na edycję pola typu lista pozycji. W rezultacie możliwe jest korzystanie z wszelkich funkcjonalności pola, tj. dodawanie i usuwanie wierszy, klonowanie czy edycja zawartości listy. Dzięki temu nawet na ekranie smartfona możliwe jest obecnie obsłużenie nawet najbardziej zaawansowanych scenariuszy, np. rozbicia analitycznego w przypadku faktury kosztowej. Mobilne zarządzanie - dostęp do zadań podwładnych Rozszerzone zostały możliwości aplikacji mobilnych w zakresie zachowania listy wyświetlającej zadania podwładnych. Obecnie po wybraniu widoku zadań podwładnych ze strony głównej aplikacji mobilnej w pierwszej kolejności wyświetlana jest lista bezpośrednich podwładnych. Dla tych pracowników można od razu wyświetlić listę ich zadań. Możliwa jest także nawigacja w głąb struktury podwładności i przeglądanie jej kolejnych poziomów wraz z przeglądaniem zadań poszczególnych pracowników. 11

12 Równocześnie dzięki panelowi wyszukiwania zachowana została możliwość wyszukania konkretnego pracownika w całej strukturze podwładności. Takie podejście pozwala w szybki i intuicyjny sposób na dotarcie do informacji o tym, jakimi zadaniami zajmują się podwładni oraz w jaki sposób praca została przydzielona poszczególnym członkom zespołu. Ergonomia aplikacji mobilnych Widok formularza został dostosowany do działania w trybie Landscape. W rezultacie formularz może być wyświetlany zarówno w pionie jak i w poziomie, co sprzyja ergonomii użytkowania i wprowadzania danych. Aplikacje mobilne zostały dostosowane także do rozmiaru ekranów iphone 6 i iphone

13 Rewolucja w zakresie modyfikacji procesów pełne wsparcie pracy na środowiskach testowym i produkcyjnym Absolutnie najważniejszym spośród usprawnień wprowadzonych do wersji 8.3 jest całkowicie automatyczny mechanizm przenoszenia definicji procesów stworzonych w WEBCON BPS pomiędzy środowiskami testowym i produkcyjnym. Wprowadzone zmiany pozwalają w pełni zachować elastyczność systemu wynikającą z możliwości szybkiego modyfikowania formularzy i obiegów na żywo (tzn. tak, że obejmują one wszystkie trwające w systemie obiegi zadań i dokumentów), a jednocześnie pozwalają na łatwe przeniesienie zmian wprowadzonych i przetestowanych na środowisku testowym na środowisko produkcyjne. Funkcjonalność przenoszenia definicji procesu między środowiskami w pełni wykorzystuje wprowadzone w wersji 8.2 aliasy źródeł danych. Podczas importu system pyta o to, które źródła danych do systemów zewnętrznych (produkcyjne, testowe czy developerskie) powinny zostać wykorzystane na środowisku docelowym. Use case: Do funkcjonującego produkcyjnie procesu akceptacji zamówień konieczne jest wprowadzenie dodatkowego kroku akceptacji i wzbogacenie formularza o trzy nowe pola. Jednocześnie usunięta powinna zostać jedna ze ścieżek przejścia i jeden atrybut. Zmiany są na tyle poważne, że zapada decyzja o konieczności ich wprowadzenia i przetestowania w pierwszej kolejności na środowisku testowym. Po zakończeniu testów nowa definicja procesu jest eksportowana, a następnie importowana jako aktualizacja istniejącego procesu. W trakcie importu automatycznie aktualizowane są wszelkie powiązane z procesem źródła danych oraz procesy zależne (jeśli występują). Użytkownicy mogą swobodnie pracować dalej dokładnie tak, jak gdyby zmiany na środowisku produkcyjnym zostały odtworzone ręcznie. 13

14 Dodatkowo, przed każdorazowym wykonaniem importu tworzona jest kopia zapasowa obecnej na danym środowisku definicji procesu. Pozwala to na błyskawiczne przywrócenie poprzedniej wersji, jeśli tylko zajdzie taka potrzeba. 14

15 Reużywalność akcji Wraz z wersją 8.3 debiutuje nowy mechanizm wzorców akcji. Funkcjonalność ta pozwala na wielokrotne wykorzystanie raz zdefiniowanego szablonu akcji, w wielu miejscach, bez konieczności każdorazowej ich konfiguracji. Takie podejście pozwala nie tylko przyspieszyć proces wdrożenia, ale też znacznie upraszcza utrzymanie i rozwój systemu w przyszłości. Każdy wzorzec przechowuje informacje o konfiguracji samej akcji (np. wiadomości zdefiniowanej w ramach akcji wysyłki niestandardowej notyfikacji ), jak również o warunku jej wykonania. W przypadku chęci wykorzystania wzorca, konfiguracja akcji pozostaje niezmienna, natomiast możliwe jest zmodyfikowanie zapytania definiującego, kiedy zostanie wykonana. Dzięki temu korzystanie z wzorców pozwala na wielokrotne korzystanie z jednego szablonu konfiguracyjnego, zachowując tym samym elastyczność w sferze jego zastosowania. Zmiana wzorca akcji powoduje automatyczną aktualizację we wszystkich miejscach, gdzie skorzystano ze wzorca. 15

16 Zmienne środowiskowe procesu Kolejną nową funkcjonalnością ułatwiającą wdrażanie aplikacji biznesowych w oparciu o WEBCON BPS są zmienne procesu. Pozwalają one na zdefiniowanie dowolnej wartości (tekstu, zapytania, wyrażenia) dla każdego ze środowisk systemu (developerskiego, testowego i produkcyjnego). Zmienna taka może być następnie wykorzystana w wielu miejscach procesu. Zmiana kontekstu środowiska powoduje automatyczne zastosowanie odpowiedniej wartości. Use case: Podczas definiowania akcji generacji dokumentów.docx wykorzystywana jest biblioteka SharePoint zawierająca szablon źródłowy. Jej adres URL jest inny, w zależności od środowiska (testowego/produkcyjnego). Dzięki oparciu konfiguracji o zmienną, po przeniesieniu definicji procesu między środowiskiem testowym i produkcyjnym system automatycznie wybiera właściwy adres biblioteki szablonów. 16

17 Zaawansowana obsługa web service ów WEBCON BPS 8.3 wprowadza nową jakość w zakresie obsługi integracji opartej o web service y. Zaawansowane możliwości wywoływania web service ów Gruntownej przebudowie poddana została akcja wywoływania web service ów. W wersji 8.3 umożliwia ona bardzo proste połączenie z usługami SOAP udostępnionymi przez systemy zewnętrzne. 17

18 Parametrami dla metod wywołania web service u mogą być stałe wartości, wartości pobrane z bazy danych za pomocą zapytania (w tym sklejenie wielu wartości w oparciu o wyrażenia warunkowe) lub wartości dostępne w polu formularza workflow. Obsługiwane są zarówno proste typy danych, np. tekstowe czy liczbowe, jak również złożone kolekcje elementów. Źródło danych web service W wersji 8.3 możliwe jest zdefiniowanie web service u jako źródła danych. Podobnie jak w przypadku innych typów źródeł, możliwe jest zdefiniowanie osobno połączeń do środowiska produkcyjnego, testowego i developerskiego. Źródło danych typu web service wspiera wyszukiwanie w polu wyboru z wyszukiwaniem (picker). Filtrowanie danych pobieranych w ten sposób na podstawie frazy wpisanej w polu może być realizowane w dwóch trybach: Filtrowanie po stronie web service u - pozwala na przekazywanie jako parametr wywołania usługi wyszukiwanej frazy. Logika wyszukiwania może być wówczas realizowana na poziomie web service u. Filtrowanie po stronie WEBCON BPS - pozwala na pobranie wszystkich danych zwróconych przez web service użytkownika następnie ich filtrowanie po stronie systemu WEBCON BPS. Nie jest wówczas wymagane implementowanie funkcjonalności filtrowania wewnątrz web service u. 18

19 Zarówno ułatwiona obsługa większości typów web service ów oraz zapewnienie dwóch trybów filtrowania pozwala na obsługę większości scenariuszy integracji z systemami zewnętrznymi z poziomu konfiguracji Designer Studio, bez konieczności implementacji rozwiązań dedykowanych za pomocą pakietu SDK. Dashboard administracyjny systemu WEBCON BPS W wersji 8.3 udostępniony został nowy webpart - BPS Dashboard. W prosty, przejrzysty sposób prezentuje on stan kluczowych elementów systemu. Pozwala administratorowi systemu na szybką ocenę aktualnego stanu środowiska, zdiagnozowaniu potencjalnych źródeł niestabilności pracy systemu czy stanu wykorzystania licencji. WebPart ten dostępny jest zarówno dla klasycznej witryny SharePoint, jak i aplikacji na urządzenia mobilne. 19

20 Ewidencjonowanie definicji procesu Mechanizm ewidencji procesu w WEBCON BPS Designer Studio pozwala w prosty sposób oznaczyć proces jako wyewidencjonowany. Oznaczenie takie jest widoczne dla innych użytkowników Designer Studio. W trakcie próby zapisu definicji procesu przez innego użytkownika system automatycznie informuje o niedostępności procesu. Mechanizm ten ogranicza sytuacje, w których użytkownicy wprowadzają zmiany w tym samym procesie jednocześnie, co w efekcie powoduje brak możliwości zapisania nowej konfiguracji. Po zwolnieniu ewidencji proces będzie edytowalny dla pozostałych użytkowników Designer Studio. 20

21 Kalendarz dni roboczych Kalendarz dni roboczych jest nową funkcjonalnością, pozwalającą zdefiniować dni tygodnia oraz konkretne daty (np. święta stałe i ruchome), które system weźmie pod uwagę podczas wyliczania statystyk czasu trwania kroków. Dzięki możliwości definiowania kalendarza system może zostać dostosowany do indywidualnych wymagań wynikających ze specyfiki pracy w danym kraju. W rezultacie w krajach tj. Izrael czy Liban, gdzie niedziela jest dniem pracującym, a piątek dniem wolnym od pracy system również odzwierciedli te zależności. Kalendarz dni roboczych wykorzystywany jest w trzech głównych obszarach: webpart Show Workflow Elements dodano nowe kolumny: Czas trwania wg dni roboczych oraz Ilość dni roboczych w kroku, które celowo nie uwzględniają w statystykach dni wolnych od pracy webpart KPI statystyki mogą być wyświetlane wyłącznie dla dni roboczych mechanizm timeout możliwe jest skonfigurowanie timeout ów jedynie w dni robocze Akcja dodawania załączników do bibliotek SharePoint W nowej odsłonie systemu debiutuje akcja umożliwiająca dodanie dowolnego załącznika z worfklow w WEBCON BPS do wskazanej biblioteki SharePoint. Z poziomu Designer Studio możliwe jest określenie, jaką nazwę otrzyma załącznik oraz do którego folderu ma zostać zapisany. Wybór załącznika do dodania realizowany jest za pomocą grup załączników, wyrażenia regularnego lub zapytania SQL. Dzięki tej akcji mogą zostać zrealizowane scenariusze, w których wymagane są zaawansowane rozwiązania do obsługi procesów biznesowych, lecz ze względu na przyzwyczajenie użytkowników końcowych pliki w wersji finalnej dostępne są także z poziomu bibliotek SharePoint np. w ramach dostępnego w intranecie repozytorium procedur. 21

22 Ulepszony algorytm OCR AI Wersja 8.3 to także dalszy rozwój mechanizmu OCR AI działającego w oparciu o sieci neuronowe. W nowej odsłonie ulepszeniom poddany został algorytm identyfikujący treści skanowanych dokumentów. Dzięki temu proces uczenia sieci neuronowych jest jeszcze szybszy, a skuteczność rozpoznania większa. Dodatkowo, wprowadzona została możliwość eksportowania oraz importowania definicji sieci dedykowanych OCR AI. Dzięki tej funkcjonalności projekt wstępnie nauczonej sieci neuronowej może zostać przeniesiony między środowiskami. Asynchroniczne działanie pól typu Tabela SQL W wersji 8.3 WEBCON BPS pole typu Tabela SQL zostało przebudowane i obecnie dane wyświetlane w jego obszarze ładowane są asynchronicznie względem formularza. W rezultacie wyświetlenie całego formularza nastąpi znacznie szybciej niż poprzednio, nawet w przypadku gdy Tabela SQL zawiera skomplikowane zapytanie wymagające dużej ilości czasu na pobranie danych z zewnętrznej bazy danych. 22