Paperless usprawnienia systemu.

Transkrypt

1 Paperless usprawnienia systemu.

2 Spis treści I. Dashboard 3 II. Inteligentny OCR 9 III. Repozytorium 11 IV. Paperless BPM 12 V. Aplikacja mobilna 14

3 I. Dashboard Dashboard, czyli wizualna forma raportu zawierająca najważniejsze informacje, dane czy wskaźniki powiązane z celami organizacji generowana w czasie rzeczywistym ze spraw danego dnia. Informacje umieszczane na jednym ekranie, prezentowane są jako skrócone formy podsumowań i wyjątków. Dashboard w szybki sposób pokazuje obszary, które wymagają uwagi oraz działań ze strony organizacji. Dashboard dostępny jest z poziomu bocznego menu systemu Paperless, co pozwala na szybkie przejrzenia najważniejszych danych z danego dnia. Dodatkowo jest to narzędzie spersonalizowane w oparciu o rolę i posiadane uprawnienia co pozwala dostosować je do potrzeb danego użytkownika lub grupy. 1. Dashboard Kierownika Kancelarii Wizualny raport przedstawiający najważniejsze obszary działu, organizacji pozwalający na monitorowanie ilości wpływających dokumentów oraz reagowanie w czasie rzeczywistym na ich procesowanie.

4 W ramach dashboardu są dostępne następujące dane: Wpływ dokumentów do Kancelarii w podziale %. Wykres prezentuje procentowy rozkład wpływu przesyłek bieżącego dnia. W podziale na sprawy zarejestrowane i niezarejestrowane. Na czerwono oznaczane są sprawy, które nie zostały jeszcze podjęte i czekają na rejestrację, na zielono sprawy, które już zostały zarejestrowane.

5 Korespondencja elektroniczna- . Wykres prezentuje liczbę spraw procesu Rejestracja korespondencji elektronicznej w podziale na sprawy zarejestrowane i niezarejestrowane. PROCES ilość spraw procesu Korespondencja elektroniczna w podziale na stany. Na wykresie prezentowane są wszystkie sprawy procesu Rejestracja korespondencji elektronicznej, których data wpływu to data bieżąca w podziale na to w jakim stanie jest dana przesyłka. PROCES ilość spraw Przesyłka wychodząca w podziale na stany. Na wykresie prezentowane są wszystkie sprawy procesu Przesyłka wychodząca, których data utworzenia jest wcześniejsza niż 3 dni robocze (liczba dni jest możliwa do edycji w parametrach systemowych przez administratora biznesowego) od daty bieżącej, w podziale na to w jakim stanie jest dana przesyłka. PROCES ilość spraw Rejestracja pism w podziale na stany. Na wykresie prezentowane są wszystkie sprawy procesu Rejestracja pisma, które nie są zamknięte, w podziale na to w jakim stanie jest dane pismo. Dokumenty przychodzące inna forma wizualizacji tego co jest w pierwszym wykresie. 2. Dashboard Pracownika Kancelarii Wizualny raport przedstawiający zakres realizowanych zadań w danym dniu, czas realizacji zadań, liczbę przeprocesowanych spraw. Dashboard Pracownika Kancelarii może być wykorzystywany do monitorowania przez danego pracownika realizacji postawionych przed nim celów. Raport bazuje na systemie punktacji czynności wykonywanych przez pracownika. W zależności od skomplikowania czynności przyznawana jest odpowiednia liczba punktów. System przydzielania punktów pozwala na porównywanie wydajności i może być podstawą do mechanizmu premiowego.

6 W ramach dashboardu są dostępne następujące dane: Punkty zdobyte dziś suma liczby zdobytych punktów. Minimalna liczba punktów jest ustawiana w parametrach systemowych. Punkty w tym miesiącu suma wszystkich zdobytych punktów przez pracownika. Średnia w zespole. (+34) oznaczenie ile punktów zdobył pracownik danego dnia. Strzałka zielona w górę pojawia się w momencie gdy liczba punktów zdobytych przez pracownika jest większa niż średnia zespołu o minimum 10%. Strzałka czerwona w dół pojawia się w momencie gdy liczba punktów zdobytych przez pracownika jest mniejsza niż średnia zespołu o minimum 10%. Czas pracy z zadań czas pracy wyliczany na podstawie benchmarków czasowych poszczególnych czynności wykonywanych przez pracownika Stan realizacji najważniejszych czynności w dniu w systemie jest ustawiona konfiguracja czynności przypisanych do użytkownika. Na dashboardzie będą prezentowane czynności, które najczęściej wykonuje zalogowany użytkownik.

7 3. Dashboard Kierownika Biznesu Wizualny raport pokazujący stan wpływu dokumentów w danym dniu, ich rozdysponowanie lub brak oraz liczbę procesowanych i zamkniętych spraw. W ramach dashboardu są dostępne następujące dane: Wpływ dokumentów na dziś na wykresie prezentowane są 2 wartości: Liczba przesyłek imiennych Liczba przesyłek imiennych, które danego dnia zostały zarejestrowane na zespół. Liczba zarejestrowanych pism liczba pism, które danego dnia zostały zarejestrowane na zespół. Liczba otwartych spraw z dzisiejszymi Duży kwadrat Liczba wszystkich otwartych spraw procesu Obieg dokumentów, które są na zespole zalogowanego użytkownika.

8 Strzałka po lewej stronie i mały kwadrat liczba otwartych spraw procesu Obieg dokumentów danego dnia. Strzałka po prawej liczba spraw procesu Obieg dokumentów, które danego dnia zostały przeprocesowane przez zespół. Zamknięte dokumenty na dziś na wykresie pokazywane są 3 wartości: Zamknięte liczba spraw procesu Obieg dokumentów, które zostały zamknięte w danym dniu. Przekazane do innego zespołu - liczba spraw procesu Obieg dokumentów, które zostały przekazane do innego zespołu. Zwrócone liczba spraw procesu Obieg dokumentów, które zostały zwrócone do kancelarii. Ilość dokumentów wychodzących na dziś prezentowane są 2 wartości: Liczba utworzonych listów liczba utworzonych przesyłek wychodzących przez zespół innych niż przesyłki kurierskie (np. listy zwykłe, listy polecone. Liczba utworzonych przesyłek kurierskich liczba utworzonych przesyłek kurierskich przez zespół. Sprawy do przydzielenia jeszcze Liczba spraw procesu Obieg dokumentów, które koordynator musi jeszcze przydzielić w swoim zespole Sprawy przydzielone dziś liczba spraw procesu Obieg dokumentów, które koordynator już dzisiaj przydzielił w zespole 4. Dashboard Pracownika Biznesu Wizualny raport pokazujący stan spraw otrzymanych i zrealizowanych w danym dniu przez danego pracownika.

9 W ramach dashboardu pracownika biznesu będą prezentowane dane analogicznie jak w dashboardzie kierownika biznesu, z tą różnicą, że wszystkie dane, które są prezentowane na tym dashboardzie, dotyczą zalogowanego użytkownika. Przykładowo Liczba otwartych spraw jest to liczba otwartych spraw procesu Obieg dokumentów, które są na liście zadań zalogowanego pracownika. II. Inteligentny OCR Inteligentny OCR, czyli mechanizm znacząco ułatwiający czynności rejestracji danych. Funkcjonalność rewolucjonizuje sposób przenoszenia danych ze skanu dokumentu do systemu Paperless. Na bazie naszych doświadczeń stworzyliśmy mechanizm, który wykorzystuje największe zalety OCRa i jednocześnie uczy się w trakcie pracy z systemem. Mechanizm ten jest jednocześnie szybki do wdrożenia, ponieważ nie wymaga nauczania na podstawie szablonów, które często tracą swoją aktualność z biegiem czasu.

10 Opis funkcjonalności Dokument jest prezentowany użytkownikowi na ekranie i jednocześnie trafia do mechanizmu OCR. Mechanizm OCR może być w chmurze, bądź na serwerach własnych. Wykonywany jest pełny OCR dokumentu, czyli każde słowo zamieniane jest na tekst. Czynność ta dzieje się w tle i użytkownik może w tym czasie pracować z systemem. Po wykonaniu OCRowania użytkownik rejestrujący zyskuje możliwość przenoszenia słów lub innych ciągów znaków ze skanu do formularza. Skan dokumentu staje się klikalny. Użytkownik nie musi już przepisywać danych. Mechanizm został zaprojektowany tak, aby po kliknięciu w jedno pole od razu było można uzupełniać kolejne, oznacza to, że użytkownik może uzupełnić formularz tylko klikając myszką. W celu przeniesienia kilku słów należy zaznaczyć je na skanie dokumentu. Funkcjonalność ta sprawia, że można rejestrować dane, które do tej pory nie były możliwe czasowo, np. długie opisy. Dodatkowo mechanizm Inteligentny OCR będzie zapamiętywał współrzędne słów na skanie, które zostały wybrane w poprzednio rejestrowanych pismach. Przy rejestracji czwartego pisma (dla tego samego rodzaju pisma lub kontrahenta) dla danego nadawcy mechanizm OCR spróbuje uzupełnić automatycznie pola formularza danymi z pisma (używając analogicznych współrzędnych, które zostały wybrane przez użytkownika podczas pierwszych 3 rejestracji). Powyższe rozwiązanie pozwala prowadzić naukę mechanizmu OCR podczas jego wykorzystywania. Nie jest wymagane dodatkowe douczanie szablonów, co pozwala znacząco obniżyć koszty utrzymania mechanizmu. Dodatkowo skuteczność odczytu poszczególnych pól zwiększa się z każdym nowo zarejestrowanym piśmie. Powyżej opisana funkcjonalność jest dostępna w Paperless Mailroom oraz Paperless BPM. Inteligenty OCR w Paperless Mailroom Funkcjonalność jest dostępna na ekranie rejestracji pisma ze skanu. Poniżej link do filmu prezentacyjnego:

11 Inteligenty OCR w Paperless BPM Funkcjonalność jest dostępna na formularzu zdarzenia, na którym widoczny jest podgląd dokumentu. O funkcjonalności podglądu dokumentu na formularzu piszemy w rozdziale IV. Link do filmu prezentacyjnego: III. Repozytorium Repozytorium, czyli miejsce przechowywania wszystkich dokumentów, które wpłynęły drogą elektroniczną lub zostały zeskanowane, a następnie dodane automatycznie (z poziomu sprawy) lub ręcznie do systemu. Funkcjonalność opiniowania dokumentów Zakładka Opiniowanie pozwala użytkownikowi posiadającemu odpowiednie uprawnienia do dodania Opinii odnośnie danego dokumentu znajdującego się w repozytorium oraz na przeglądnie wcześniej dodanych opinii. Funkcjonalność umożliwia dodanie opinii z poziomu Repozytorium bez konieczności procesowania sprawy, której dokument dotyczy.

12 Podgląd pliku w repozytorium Prezentowanie pliku z poziomu instancji obiektu (wpisu do repozytorium), czyli możliwość podglądu danego dokumentu bez konieczności pobierania oraz zapisywania na dysku. IV. Paperless BPM Podgląd dokumentu na formularzu sprawy

13 Podgląd dokumentu System Paperless umożliwia włączenie podglądu dokumentu bezpośrednio na formularzu. Funkcjonalność ta w połączeniu z WebOCR pozwala na znaczne przyspieszenie czynności rejestracji danych w systemie Paperless. Dodatkowo podgląd dokumentu jest widoczny również na karcie Ogólne.

14 Modyfikacje wyglądu Galerii Załączników W najnowszej wersji systemu w galerii załączników na sprawie dostępny jest mechanizm podglądu załączników w prawej części ekranu. Nawigacja pomiędzy załącznikami odbywa się w lewej części. Funkcjonalność pozwala na bezpośredni podgląd bez konieczności pobierania pliku na dysk. V. Aplikacja mobilna Mobilny asystent, wspierający zarządzanie sprawami i dokumentami procesowanymi przy wykorzystaniu Platformy Paperless. Aplikacja umożliwia podgląd dokumentów księgowych, zapoznanie się z wnioskami o ich akceptację oraz dokonywanie potwierdzenia.

15 W ramach narzędzia możliwe jest również zgłoszenie dokumentu, faktury poprzez wykonanie zdjęcia, dzięki czemu nie ma konieczności papierowego procesowania dokumentu w organizacji. Aplikacja jest dostępna dla urządzeń z systemem IoS i Android.

16 Walcz z Chaosem. Trzymaj papier w ryzach. Billennium Sp. z o.o. Ul. Mangalia 2a Warszawa Paperless info@paperless.pl T: