1.1 Kultura uczciwości 1.2 Zakres obowiązywania postanowień Kodeksu

Transkrypt

1 Kodeks etyki Valeo

2 Spis treści 1. WSTĘP DO KODEKSU 1.1 Kultura uczciwości 1.2 Zakres obowiązywania postanowień Kodeksu UCZCIWOŚĆ WOBEC NASZYCH PRACOWNIKÓW I OTOCZENIA 2.1 Bezpieczeństwo i higiena pracy 2.2 Poszanowanie praw człowieka 2.3 Rozwój pracowników i promowanie różnorodności w zatrudnieniu 2.4 Zapobieganie przypadkom dyskryminacji i molestowania 2.5 Ochrona środowiska UCZCIWOŚĆ NA RYNKU PRZESTRZEGANIE ZASAD UCZCIWOŚCI W ZAKRESIE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI 3.1 Sprawiedliwe i uczciwe postępowanie wobec klientów 3.2 Przestrzeganie zasad uczciwej konkurencji 3.3 Zwalczanie łapówkarstwa i korupcji 3.4 Przestrzeganie zasad uczciwego wyboru źródeł zaopatrzenia i dostawców 3.5 Określenie etycznych zasad współpracy z przedstawicielami i pośrednikami

3 4. ZABEZPIECZENIE MIENIA I AKTYWÓW FIRMY VALEO 4.1 Ochrona informacji i praw własności intelektualnej firmy Valeo 4.2 Ochrona poufności danych osobowych pracowników 4.3 Poszanowanie praw własności intelektualnej stron trzecich i poufności informacji 4.4 Unikanie konfliktu interesów lojalność wobec firmy Valeo 4.5 Zobowiązania dotyczące profesjonalizmu oraz jakości 4.6 Prawidłowość rachunków, ksiąg i rejestrów 4.7 Zwalczanie zjawiska prania brudnych pieniędzy ZASADY ETYCZNEJ KOMUNIKACJI 5.1 Ostrożność w zakresie prowadzenia komunikacji 5.2 Ostrożność w zakresie korzystania z sieci społecznościowych 5.3 Operacje przy wykorzystaniu poufnych informacji zakup i sprzedaż akcji Valeo SZKOLENIA PODNOSZENIE POZIOMU ŚWIADOMOŚCI ZGŁASZANIE ZASTRZEŻEŃ PRZEKAZYWANIE ZAWIADOMIEŃ 38 03

4 Wstęp Jacques Aschenbroich, Prezes Firmy Drodzy Pracownicy Valeo, Nasza Firma prowadzi działalność w dziedzinie produkcji części i podzespołów samochodowych już od ponad 90 lat. Obecnie firma Valeo cieszy się opinią innowacyjnego przedsiębiorstwa technologicznego, współpracującego z największymi światowymi producentami samochodów w zakresie opracowywania najbardziej wydajnych, intuicyjnych technologii przeznaczonych do pojazdów przyszłości. Powodzenie rynkowe i rozwój naszej firmy zostały zbudowane na bazie takich wartości jak: etyka, przejrzystość, odpowiedzialność, profesjonalizm oraz praca zespołowa. Nasz sukces zawdzięczamy naszym pracownikom prawdziwym pasjonatom, pełnym zaangażowania wobec swojej firmy, swoich kolegów i klientów. Niezależnie od regionu świata, działalności lub zakresu odpowiedzialności, zawsze działamy z pełną uczciwością i poszanowaniem naszych klientów, współpracowników, akcjonariuszy oraz wszystkich partnerów. W miarę rozwoju naszej firmy w skali całego świata, zamierzamy zachować najwyższe standardy uczciwości i rozpowszechniać nasze wartości wśród współpracowników oraz partnerów biznesowych, z myślą o przyszłości Valeo. W tym Kodeksie przedstawione zostały nasze najistotniejsze zasady Etyki Biznesowej Valeo. Obowiązują one w odniesieniu do codziennej działalności firmy Valeo oraz do problemów lub sytuacji, z którymi możemy mieć do czynienia w naszej codziennej pracy. Zasady te umożliwią każdemu z Was znalezienie właściwych odpowiedzi lub zaleceń. Jednak poza samym przestrzeganiem obowiązujących przepisów i zasad, każdy z nas musi także wykazywać chęć właściwego postępowania. Chodzi tutaj przede wszystkim o ludzi. Dlatego właśnie wszyscy jesteśmy zarówno w ujęciu indywidualnym, jak i jako grupa ambasadorami oraz strażnikami naszych etycznych wartości i zasad, a także przyszłości naszego przedsiębiorstwa. Prosimy o dokładne zapoznanie się z treścią tego Kodeksu i częste korzystanie z niego w przyszłości. Każdy z Was powinien przyczyniać się do sukcesów naszej firmy w przyszłości poprzez rozpowszechnianie zasad określonych w tym Kodeksie wśród Waszych współpracowników. W razie jakichkolwiek wątpliwości lub zapytań, należy zawsze zwrócić się z odpowiednimi pytaniami i zasięgnąć porady. Z pozdrowieniami, Jacques Aschenbroich, Prezes Firmy

5 MOJA BLIŹNIACZA OBSESJA W STOSUNKU DO VALEO: ROZWÓJ I OPŁACALNOŚĆ wraz z uczciwością Jacques Aschenbroich, Prezes Firmy 05

6 Wstęp do kodeksu

7 WSTĘP DO KODEKSU Kultura uczciwości 1 Wstęp do kodeksu 1.1 Kultura uczciwości Nadrzędną zasadą polityki firmy Valeo było zawsze ścisłe przestrzeganie przepisów każdego kraju, w którym prowadzimy naszą działalność. Przestrzegamy najważniejszych wartości Valeo, którymi są przejrzystość, odpowiedzialność, profesjonalizm i praca zespołowa, stanowiących podstawę kultury doskonałości i uczciwości naszej firmy. Zgodnie z naszymi wartościami, zobowiązujemy się do przestrzegania ogólnych zasad praw człowieka, prawa pracy, przepisów obowiązujących w zakresie ochrony środowiska oraz zwalczania korupcji poprzez nasze przystąpienie do programu ONZ Global Compact. W firmie Valeo uważamy, że przestrzeganie zasad etycznych stanowi kluczowy aspekt wzajemnego zaufania i zadowolenia naszych akcjonariuszy oraz pracowników. Nasza kultura organizacyjna opiera się na zasadach osobistej i zawodowej uczciwości, które w połączeniu z jasno określonymi zasadami i oczekiwaniami stanowią ramy zrównoważonego, opłacalnego rozwoju naszego przedsiębiorstwa. W ramach prowadzenia działalności w coraz szerszej skali i szybkiego rozwoju naszej firmy, zamierzamy raz jeszcze potwierdzić nasze zaangażowanie w dziedzinie przestrzegania zasad etycznych poprzez opracowanie nowej wersji naszego Kodeksu, którego postanowienia w pełni odzwierciedlają wyznawane przez nas zasady doskonałości oraz uczciwości. Opracowane na podstawie najwyższych standardów biznesowych zasady określone w Kodeksie Etyki Valeo stanowią odzwierciedlenie polityk, zasad etycznych oraz wartości, których wszyscy musimy ściśle przestrzegać. Jest to dokument o charakterze praktycznym, dotyczący wszystkich działań i czynności podejmowanych w naszej codziennej pracy oraz określający zobowiązania naszej firmy wobec jej pracowników, partnerów biznesowych i klientów, a także społeczności, w której prowadzimy naszą działalność oraz środowiska. Z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów miejscowych, postanowienia tego Kodeksu stanowią uzupełnienie innych polityk, zasad i wytycznych naszej firmy, dotyczących specyficznych zagadnień. Tego rodzaju dodatkowe wytyczne firmowe mogą obejmować między innymi polityki prawne Grupy, polityki marketingowe, praktyki obowiązujące w zakresie sprzedaży, postanowienia M.A.F (wewnętrznego podręcznika finansowo-administracyjnego ), a także Kodeksu postępowania, który odzwierciedla francuskie przepisy obowiązujące w odniesieniu do wykorzystywania poufnych informacji. Ponadto Kodeks odzwierciedla 5 Osi Valeo zaangażowanie personelu, totalną jakość, ciągłą innowację, integrację dostawców i system produkcji. Przestrzeganie postanowień tego Kodeksu ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zrównoważonego i rentownego rozwoju naszej firmy. Oczekujemy od wszystkich pracowników Valeo znajomości i ścisłego przestrzegania Kodeksu. Dziękujemy za wspieranie naszej etyki biznesowej i wartości Catherine Delhaye Dyrektor ds. Etyki i Przestrzegania Zasad 07

8 1 WSTĘP DO KODEKSU Zakres obowiązywania postanowień Kodeksu 1.2 Zakres obowiązywania postanowień Kodeksu stanowi kluczowy dokument obowiązujący w równym stopniu wszystkich pracowników Valeo, niezależnie od zajmowanego przez nich stanowiska. Niemniej jednak, zakres odpowiedzialności kadry kierowniczej jest zdecydowanie szerszy muszą oni stanowić wzór do naśladowania oraz uwzględniać zasady określone w tym Kodeksie i obowiązujących politykach firmy podczas podejmowania jakichkolwiek decyzji. Ich postępowanie odgrywa kluczową rolę w zakresie tworzenia etycznego i pozytywnego środowiska pracy. Postanowienia niniejszego Kodeksu obowiązują wszystkich pracowników i menedżerów Valeo, a także jednostki pokrewne, spółki joint venture oraz podobnego rodzaju podmioty zależne zarządzane lub kontrolowane przez firmę Valeo. Wszyscy przedstawiciele zarządu lub innych organów nadzorczych oraz pracownicy firmy Valeo są zobowiązani do ścisłego przestrzegania tego Kodeksu i nie mogą zawierać jakichkolwiek umów lub porozumień, a także podejmować żadnych działań, które stanowiłyby naruszenie Kodeksu bądź obowiązujących przepisów prawnych. Osobny Kodeks został opracowany dla dostawców i innych partnerów biznesowych firmy Valeo, aby przekazać im odpowiednie informacje dotyczące naszych wartości i oczekiwań. Kodeks etyki przeznaczony dla partnerów biznesowych zawiera bardziej szczegółowe zalecenia dotyczące naszej współpracy z partnerami zewnętrznymi Valeo. Treść tego kodeksu jest dostępna na portalu Etyki i zapewnienia zgodności przestrzegania zasad. W naszej firmie obowiązuje zasada zerowej tolerancji wobec jakichkolwiek przypadków naruszenia postanowień Kodeksu. Wszystkie przypadki niewłaściwego postępowania lub naruszenia postanowień tego Kodeksu będą traktowane w sposób bardzo poważny i mogą prowadzić do zastosowania sankcji dyscyplinarnych, włącznie z rozwiązaniem umowy o pracę. 08

9 UCZCIWOŚĆ wobec NASZYCH PRACOWNIKÓW I ICH OTOCZENIA

10 2 UCZCIWOŚĆ wobec NASZYCH PRACOWNIKÓW I ICH OTOCZENIA Bezpieczeństwo i higiena pracy Uczciwość wobec naszych pracowników i i ich środowiska Wszyscy pracownicy mają prawo do pracy w przyjaznym środowisku, wolnym od jakichkolwiek przejawów molestowania lub dyskryminacji. Przystępując w roku 2004 do programu ONZ Global Compact, firma Valeo zobowiązała się do przestrzegania i promowania, w ramach swojej działalności prowadzonej na terenie całego świata, fundamentalnych praw określonych w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka. Oznacza to, że uznajemy i otaczamy ochroną wartość każdej osoby poprzez ścisłe przestrzeganie zaleceń dotyczących zasad wynagradzania, przepisów obowiązujących w odniesieniu do minimalnego wieku zatrudnianych osób, równouprawnienia płci oraz poszanowania prywatności naszych pracowników. Bezpieczeństwo i przyjazne środowisko pracy stanowią nieodzowne elementy szerszych zobowiązań podejmowanych przez firmę Valeo w dziedzinie zrównoważonego rozwoju. Nasi pracownicy stanowią najwyższą wartość przedsiębiorstwa zamierzamy zapewnić im pełne poszanowanie ich praw oraz odpowiednie otoczenie w pracy w oparciu o nasze wartości etyczne oraz na zasadach całkowitej przejrzystości. 2.1 Bezpieczeństwo i higiena pracy Zobowiązujemy się do zapewnienia bezpiecznych stanowisk pracy, spełniających wszystkie wymogi dotyczące bezpieczeństwa i higieny, określone obowiązującymi przepisami oraz zasadami polityk naszej firmy. Opracowane zostały odpowiednie standardy bezpieczeństwa, mające na celu zapewnienie ochrony naszych pracowników i możliwości wypełniania ich codziennych obowiązków w jak najbardziej bezpiecznym otoczeniu. Standardy te muszą być ściśle przestrzegane. Absolutnie niezbędne jest, aby każdy z pracowników rozumiał szczegółowe standardy bezpieczeństwa i higieny pracy, obowiązujące na jego stanowisku. Jakiekolwiek stwierdzone zagrożenia lub wątpliwości muszą być natychmiast zgłaszane, aby ograniczyć ryzyko wypadku lub odniesienia obrażeń. Na dotyczącym zagadnień ograniczania ryzyka portalu RIE risk-management-manual zamieszczone zostały zalecenia, których należy ściśle przestrzegać. W ramach zasad dotyczących bezpieczeństwa wprowadzony został zakaz używania jakichkolwiek substancji odurzających lub spożywania alkoholu na terenie naszych zakładów. We wszystkich naszych jednostkach obowiązuje całkowity zakaz dystrybucji, sprzedaży, zakupu, wymiany, posiadania i używania jakichkolwiek niedozwolonych substancji odurzających. Identyczne zakazy obowiązują w odniesieniu do alkoholu, z bardzo niewielkimi odstępstwami spożywanie napojów alkoholowych w rozsądnej ilości może być dozwolone podczas organizowanych przez firmę przyjęć i imprez, pod warunkiem, że jest to zgodne z obowiązującymi przepisami miejscowymi i zostało zaakceptowane przez kierownictwo danego zakładu. Palenie tytoniu jest dozwolone jedynie w wyznaczonych miejscach. 10

11 UCZCIWOŚĆ wobec NASZYCH PRACOWNIKÓW I ICH OTOCZENIA Poszanowanie praw człowieka Poszanowanie praw człowieka Zwalczamy wszelkie przypadki pracy przymusowej i zatrudniania osób niepełnoletnich. Nasza firma w żadnym wypadku nie zatrudnia dzieci w wieku poniżej 16 lat, a ponadto przestrzegamy wszystkich postanowień Konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy, obowiązujących w odniesieniu do zatrudniania osób w wieku od 15 do 18 lat. Oczekujemy przestrzegania takich samych standardów w tej dziedzinie przez wszystkich naszych dostawców i partnerów. W ramach prowadzonej działalności w żadnym wypadku nie korzystamy z pracy przymusowej. Wszyscy pracownicy są traktowani w sposób sprawiedliwy i równy oraz mają prawo do obowiązującego wynagrodzenia (zgodnie z przepisami dotyczącymi wynagrodzenia minimalnego, nadgodzin i obowiązkowych świadczeń pracowniczych). Nasi pracownicy mają prawo do wyrażania swoich opinii i zrzeszania się w związkach zawodowych zgodnie z obowiązującymi przepisami miejscowymi. W firmie Valeo promowany jest proces dialogu społecznego prowadzony na podstawie zasad wzajemnego zaufania. Zagadnienia dotyczące praw człowieka i partnerów biznesowych mają dla firmy Valeo najwyższe znaczenie. W związku z powyższym, wszelkie podejrzenia dotyczące naruszenia praw człowieka muszą być natychmiast zgłaszane. Osoby składające tego rodzaju zgłoszenia będą chronione przez firmę Valeo przed jakimkolwiek ryzykiem zemsty bądź odwetu. Patrz także Rozdział 7: Zgłaszanie Zastrzeżeń Przekazywanie Zawiadomień, aby dowiedzieć się, w jaki sposób można złożyć zawiadomienie. Valeo Kodeks postępowania w biznesie oraz etyki 11

12 2 UCZCIWOŚĆ wobec NASZYCH PRACOWNIKÓW I ICH OTOCZENIA Rozwój pracowników i promowanie różnorodności w zatrudnieniu 2.3 Rozwój pracowników i promowanie różnorodności w zatrudnieniu Zaangażowanie naszych pracowników stanowi jeden z elementów metodologii 5 Osi Valeo i umożliwia nam budowanie kultury doskonałości. Firma Valeo systematycznie realizuje inwestycje w zakresie szkolenia i specjalizacji swoich pracowników. Nowe umiejętności i kwalifikacje umożliwiają osiągnięcie wyższej wydajności oraz autonomii, a także potencjału w zakresie możliwości objęcia stanowisk o większym zakresie odpowiedzialności. W naszej firmie dostępne są liczne możliwości rozwoju, a oferowane wynagrodzenie jest dostosowane do zakresu obowiązków stanowiska. Dobre samopoczucie w pracy jest również niezwykle istotne właśnie z tego powodu bardzo uważnie analizujemy wszystkie opinie wyrażane przez naszych pracowników w ramach wszelkich prowadzonych ankiet oraz badań. W wielu krajach przeprowadziliśmy z powodzeniem programy mające na celu podnoszenie zadowolenia w pracy. W ich rezultacie nasza firma została uznana za preferowanego pracodawcę w wielu krajach. Zatrudniamy pracowników w różnych rejonach świata, a ich różnorodność stanowi jeden z najważniejszych aktywów naszej firmy. Opracowaliśmy wiele programów mających na celu promowanie różnorodności, w szczególności w odniesieniu do zatrudniania kobiet, osób w starszym wieku oraz niepełnosprawnych. Ponadto przyjmujemy młodych ludzi w ramach organizowanych praktyk i stażów. Więcej informacji dotyczących programów promowania różnorodności w firmie Valeo zostało zamieszczonych w Sprawozdaniu rocznym firmy Valeo. 12

13 UCZCIWOŚĆ wobec NASZYCH PRACOWNIKÓW I ICH OTOCZENIA Zapobieganie przypadkom dyskryminacji i molestowania Zapobieganie przypadkom dyskryminacji i molestowania Nasza firma nie pozwala na jakiekolwiek przejawy dyskryminacji i ściśle przestrzega wszystkich przepisów obowiązujących w tym zakresie. Wszelkie decyzje dotyczące naszych pracowników w tym ich zatrudniania, szkolenia, wynagradzania, świadczeń dodatkowych oraz awansów są podejmowane w sposób obiektywny bazując na kwalifikacjach, wymogach stanowiska, doświadczeniu i wynikach pracy. Firma Valeo nie bierze pod uwagę kryteriów takich jak: miejsce urodzenia, pochodzenie, preferencje seksualne, wiek, stan cywilny, cechy genetyczne, narodowość, rasa, opinie polityczne, działalność związkowa, wygląd, stan zdrowia, niepełnosprawność, ciąża lub inne chronione prawem statusy podczas podejmowania decyzji dotyczących pracowników. Zwalczamy wszelkie przejawy molestowania, tworząc bezpieczne i pełne wzajemnego poszanowania środowisko pracy. Jakiekolwiek postępowanie stanowiące przypadek molestowania seksualnego lub psychicznego, prześladowania bądź wszelkich innych zachowań przyczyniających się do tworzenia nieprzyjaznego środowiska pracy jest absolutnie zabronione. Każdy pracownik, który uważa, że jest molestowany lub prześladowany, bądź też zauważył zachowania mające charakter molestowania lub prześladowania powinien natychmiast zgłosić to swojemu bezpośredniemu przełożonemu bądź Dyrektorowi ds. Zasobów Ludzkich, Dyrektorowi Działu Prawnego lub Dyrektorowi ds. Etyki i Przestrzegania Zasad w Centrali Grupy Valeo. Wszelkie zgłoszenia dotyczące dyskryminacji, molestowania lub prześladowania będą natychmiast brane pod uwagę w sposób całkowicie poufny i bez jakiegokolwiek ryzyka odwetu bądź zemsty. Szczegółowe informacje dotyczące polityki zerowej tolerancji firmy Valeo w odniesieniu do przypadków molestowania i dyskryminacji zostały zamieszczone w dokumentacji Polityka Valeo w dziedzinie zawiadomień dotyczących molestowania. 13

14 2 UCZCIWOŚĆ wobec NASZYCH PRACOWNIKÓW I ICH OTOCZENIA Ochrona środowiska 2.5 Ochrona środowiska Zapewnienie ochrony środowiska stanowi jeden z kluczowych aspektów tożsamości naszej firmy. Dbamy o zagadnienia zrównoważonego rozwoju, a naszym celem jest wprowadzanie innowacyjnych technologii z myślą o zapewnieniu dobrobytu społeczeństw, w których prowadzimy naszą działalność oraz ochrony naturalnego środowiska. Poprzez przestrzeganie wszystkich miejscowych przepisów obowiązujących w odniesieniu do ochrony środowiska oraz najwyższych standardów firmowych, prowadzimy naszą działalność na zasadzie pełnej uczciwości, tworząc wzajemne zaufanie i zapewniając długoterminowy rozwój firmy Valeo. Zobowiązujemy się do realizacji ambitnego programu zrównoważonego rozwoju, który będzie posiadał pozytywny wpływ na nasze otoczenie oraz społeczności, w jakich prowadzimy naszą działalność. Nasza firma wprowadziła System Zarządzania Ochroną Środowiska (EMS), którego celem jest zapewnienie optymalnego wykorzystania zasobów naturalnych i zmniejszenie ilości odpadów wytwarzanych podczas całego procesu produkcji oraz eksploatacji naszych produktów. Ponadto nie prowadzimy produkcji lub sprzedaży jakichkolwiek artykułów stanowiących niedopuszczalne ryzyko dla ludzkiego zdrowia i środowiska. Szczegółowe informacje dotyczące procedur wdrażania i oceny prowadzonych działań zostały zamieszczone w dokumentacji Polityki Grupy w zakresie ochrony środowiska. Konwencja dotycząca odpowiedzialności społecznej przedsiębiorstwa, którą podpisaliśmy z naszą Europejską Radą Zakładową w roku 2012, podkreśla znaczenie standardów socjalnych, korporacyjnych i dotyczących ochrony środowiska, a także zobowiązań podejmowanych przez naszą firmę w dziedzinie promowania zrównoważonego rozwoju. Postanowienia określone w zawartym porozumieniu są wdrażane także w krajach pozaeuropejskich przez przedstawicieli kierownictwa miejscowych jednostek naszej firmy. 14

15 UCZCIWOŚĆ NA RYNKU PRZESTRZEGANIE ZASAD UCZCIWOŚCI W ZAKRESIE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI

16 3 UCZCIWOŚĆ NA RYNKU PRZESTRZEGANIE ZASAD UCZCIWOŚCI W ZAKRESIE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI Sprawiedliwe i uczciwe postępowanie wobec klientów Uczciwość na rynku: Przestrzeganie zasad uczciwości w zakresie prowadzenia działalności W firmie Valeo uważamy, że przestrzeganie etycznych praktyk prowadzenia działalności zapewnia nasze powodzenie rynkowe obecnie i w przyszłości. Właśnie dlatego ściśle przestrzegamy zasad wszystkich przepisów obowiązujących w zakresie promowania uczciwej konkurencji rynkowej oraz zwalczania jakichkolwiek przypadków nieuczciwej konkurencji, łapówkarstwa oraz korupcji. Konsekwencje naruszenia przepisów obowiązujących w tej dziedzinie mogą być bardzo poważne zarówno dla firmy Valeo, jak i dla jej pracowników. 3.1 Sprawiedliwe i uczciwe postępowanie wobec klientów Zaufanie ze strony naszych klientów jest dla firmy niezwykle ważne i wiemy, że możemy na nie zasłużyć jedynie poprzez naszą codzienną pracę. Wiemy, że zadowolenie klienta możemy sobie zapewnić jedynie dzięki innowacyjności, oferowaniu produktów najwyższej jakości oraz przestrzeganiu standardów etycznych we wszystkim, co robimy. W ramach wszystkich realizowanych czynności staramy się tworzyć wartość dodaną dla naszych klientów. Zawsze przestrzegamy zobowiązań podjętych wobec naszych klientów i realizujemy dostawy zgodnie z ustaleniami. Przestrzegamy przepisów dotyczących praw własności intelektualnej naszych Klientów oraz ich informacji poufnych. Nie stosujemy żadnych nieetycznych sposobów pozyskiwania informacji. Jesteśmy przekonani, że przestrzeganie zasad sprawiedliwości, wzajemnego poszanowania i uczciwości pomiędzy partnerami biznesowymi, klientami, dostawcami i innymi zainteresowanymi stronami stanowi absolutną podstawę długoterminowych relacji współpracy o wysokiej jakości, z korzyścią dla obu stron. 16

17 UCZCIWOŚĆ NA RYNKU PRZESTRZEGANIE ZASAD UCZCIWOŚCI W ZAKRESIE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI Przestrzeganie zasad uczciwej konkurencji Przestrzeganie zasad uczciwej konkurencji Nasz program zapobiegania przypadkom nieuczciwej konkurencji został opracowany na podstawie kilku prostych, niepodważalnych zasad: przestrzegamy zasad uczciwości w dziedzinie postępowania na rynku i w żadnym przypadku nie podejmujemy żadnych działań o charakterze nielegalnym, które miałyby na celu nieuprawnione wykluczenie konkurentów lub zmuszenie partnerów biznesowych do akceptacji niesprawiedliwych warunków handlowych. Nie prowadzimy żadnych działań o charakterze nieuczciwej konkurencji. W szczególności, nasza firma nie zawiera jakichkolwiek porozumień mających charakter kartelu, a także dotyczących ustalania cen, podziału rynku lub składania nieprawdziwych ofert. W każdym przypadku musimy unikać jakichkolwiek zachowań, jakie mogłyby sprawiać wrażenie naruszenia zasad uczciwej konkurencji. Na analogicznych zasadach, w celu zapewnienia ścisłego przestrzegania obowiązujących przepisów antymonopolowych, nie wymieniamy żadnych ważnych danych biznesowych z firmami konkurencyjnymi. Patrz także nasza dokumentacja Postępowanie dozwolone i niedozwolone w świetle przepisów antymonopolowych. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania zostały zamieszczone w dokumentacji: Pytania i odpowiedzi dotyczące przepisów antymonopolowych. Musimy zachować szczególną ostrożność w przypadku przystępowania do jakichkolwiek organizacji branżowych lub grup roboczych, w których pracach uczestniczą równocześnie firmy konkurencyjne. Zasady dotyczące przystępowania do organizacji branżowych zostały określone w dokumentacji Polityka Valeo w zakresie przystępowania do organizacji branżowych i grup roboczych, a ponadto przystąpienie do jakiejkolwiek organizacji podlega wcześniejszemu zatwierdzeniu. Lista organizacji branżowych i grup roboczych została zamieszczona na portalu Etyki i Przestrzegania Zasad. W dokumentacji Polityka Valeo w zakresie przystępowania do organizacji, brania udziału w spotkaniach lub imprezach zamieszczone zostały dodatkowe zalecenia. Zawierane z innymi podmiotami sektora motoryzacyjnego porozumienia dotyczące współpracy muszą być zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami, w pełni przejrzyste i właściwie zarządzane. W dokumentacji Zarządzanie projektami realizowanymi wspólnie z osobami trzecimi zamieszczone zostały dodatkowe zalecenia dotyczące tego rodzaju porozumień. Niezbędne procesy zostały uwzględnione w naszej metodologii zarządzania projektami oraz w procedurach prowadzenia prac badawczo-rozwojowych. Oczekujemy od partnerów firmy Valeo zrozumienia zasad polityk i oczekiwań Valeo oraz przestrzegania wszystkich naszych standardów obowiązujących w odniesieniu do zagadnień dotyczących uczciwej konkurencji. Dokumentacja Przeznaczony dla osób trzecich podręcznik informacyjny dotyczący ryzyka w zakresie przepisów antymonopolowych oraz programy edukacyjne w sieci zostały opracowane w celu zapewnienia szczegółowego szkolenia oraz omówienia obowiązujących wytycznych. Ściśle przestrzegamy wymogów dokumentacji Polityka Valeo dotycząca rozpowszechniania informacji i ważnych danych handlowych, w której zamieszczone zostały szczegółowe wytyczne dotyczące wymiany informacji z firmami konkurencyjnymi. Niezwykle ważne jest prowadzenie odpowiednich zapisów dotyczących rozmów oraz spotkań z udziałem przedstawicieli firm konkurencyjnych. Należy natychmiast przerwać jakiekolwiek rozmowy prowadzone z przedstawicielami firm konkurencyjnych, jeżeli ich treść może wydawać się ryzykowna lub problematyczna, a następnie zgłosić wszelkie wątpliwości do Dyrektora Działu Prawnego i/lub Dyrektora ds. Etyki i Przestrzegania Zasad w centrali Grupy Valeo. Jakiekolwiek naruszenie zasad polityki antymonopolowej Valeo może narazić naszą firmę i jej pracowników na bardzo poważne konsekwencje, w postaci utraty możliwości rozwoju działalności oraz utraty pozytywnego wizerunku rynkowego. W razie jakichkolwiek wątpliwości należy skontaktować się z Działem Prawnym lub z Dyrektorem ds. Etyki i Przestrzegania Zasad. 17

18 3 UCZCIWOŚĆ NA RYNKU PRZESTRZEGANIE ZASAD UCZCIWOŚCI W ZAKRESIE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI Zwalczanie łapówkarstwa i korupcji 3.3 Zwalczanie łapówkarstwa i korupcji Nasze zasady są niezwykle jasne: jakiekolwiek działania mające charakter łapówkarstwa i korupcji są w firmie Valeo absolutnie zabronione. Przestrzegamy wszystkich obowiązujących przepisów krajowych (takich jak amerykańska ustawa dotycząca zagranicznych praktyk korupcyjnych, brytyjska ustawa dotycząca zwalczania łapówkarstwa itd.). Musimy absolutnie unikać wszelkich działań, które mogą być uważane za próby wywarcia niedozwolonego wpływu na decyzje dotyczące firmy Valeo, podejmowane przez klientów oraz jakiekolwiek instytucje państwowe bądź administracyjne. Musimy unikać jakichkolwiek sytuacji, w których firma Valeo mogłaby być uważana za uczestniczącą w działaniach dotyczących korupcji aktywnej lub pasywnej. Przyjmowanie prezentów i zaproszeń Polityka firmy Valeo zabrania przyjmowania jakichkolwiek prezentów lub świadczeń w postaci pieniędzy, towarów, usług, imprez rozrywkowych, przejazdów oraz innego rodzaju świadczeń w naturze, chyba że ich wartość jest minimalna. Jeżeli niewłaściwe prezenty lub świadczenia zostały przyjęte, muszą one zostać zwrócone osobie, która je przekazała, chyba że dokonanie takiego zwrotu jest niemożliwe lub szczególnie trudne. Jeżeli odmowa przyjęcia prezentu mogłaby być uważana przez kontrahenta za obrazę, pracownik powinien poinformować o tym Dyrektora ds. Zasobów Ludzkich, Dyrektora ds. Etyki i Przestrzegania Zasad lub Dział Prawny. Ponadto, dla zapobieżenia możliwości występowania problematycznych sytuacji w przyszłości, należy przekazać wszystkim ewentualnym kontrahentom informacje dotyczące obowiązującej w naszej firmie rygorystycznej polityki zakazu przyjmowania prezentów i świadczeń. Ograniczenia dotyczące oferowania prezentów, zaproszeń i świadczeń rozrywkowych partnerom handlowym naszej firmy Pracownicy firmy Valeo i jakiekolwiek osoby z zewnątrz firmy nie mogą w żadnym wypadku obiecywać lub oferować jakichkolwiek prezentów, zaproszeń i świadczeń rozrywkowych w celu uzyskania nienależnych korzyści biznesowych. Obejmuje to zarówno prezenty, jak i jakiekolwiek świadczenia o charakterze rozrywkowym, oferowane w sposób bezpośredni lub pośredni klientom, dostawcom bądź innym osobom z zewnątrz firmy. Pracownicy firmy Valeo mogą oferować jedynie prezenty lub świadczenia o ograniczonej wartości, niezbyt często i zgodnie z zasadami obowiązującej Polityki Valeo dotyczącej przekazywania prezentów, zaproszeń oraz zwrotu kosztów przejazdów/ zakwaterowania. Polityka ta określa ogólne zasady i ograniczenia dotyczące przekazywania prezentów, zaproszeń oraz świadczeń. Odpowiednie załączniki krajowe określają w razie potrzeby szczegółowe postanowienia uzależnione od lokalnej specyfiki. Dla pracowników dostępne są również narzędzia pomocy w zakresie podejmowania decyzji, mogą oni także w każdym przypadku zwrócić się z prośbą o pomoc. Ponadto musimy ściśle przestrzegać zasad dotyczących oferowania prezentów i zaproszeń na imprezy, obowiązujących w firmach, z którymi współpracujemy. Pojęcie łapówkarstwa jest zwykle rozumiane jako odnoszące się do przekazywania pieniędzy, ale może również dotyczyć jakichkolwiek korzyści o charakterze niefinansowym, takich jak prezenty, zaproszenia na imprezy, datki oraz zwrot kosztów przejazdów/zakwaterowania. Aby uzyskać więcej informacji, należy przeczytać Pytania i odpowiedzi dotyczące zwalczania korupcji oraz skontaktować się z Dyrektorem ds. Etyki i Przestrzegania Zasad. 18

19 UCZCIWOŚĆ NA RYNKU PRZESTRZEGANIE ZASAD UCZCIWOŚCI W ZAKRESIE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI Zwalczanie łapówkarstwa i korupcji 3 Łapówkarstwo może przybierać różną postać. Należy zawsze zachować ostrożność. Należy zawsze skontaktować się z działem prawnym lub Dyrektorem ds. Etyki i Przestrzegania Zasad w razie jakichkolwiek wątpliwości oraz natychmiast powiadomić bezpośredniego przełożonego o każdym podejrzewanym przypadku korupcji. Korupcja urzędników państwowych Rygorystyczne zasady polityki Valeo w dziedzinie zwalczania łapówkarstwa i korupcji obowiązują również w odniesieniu do wszystkich czynności realizowanych z jakimikolwiek urzędnikami państwowymi i pracownikami instytucji publicznych oraz administracyjnych. Ogólna definicja urzędników państwowych i pracowników instytucji publicznych obejmuje: pracowników rządowych, szefów rządu, polityków i kandydatów na stanowiska polityczne, pracowników urzędów celnych oraz innych podobnego rodzaju wybieralnych lub mianowanych urzędników państwowych, w tym także w jakichkolwiek firmach i przedsiębiorstwach państwowych, jak również ich pracowników. Jeżeli określenie statusu urzędników państwowych może być utrudnione, należy zwrócić się z odpowiednimi pytaniami w każdym przypadku, kiedy sytuacja jest niejasna. W naszej firmie absolutnie zabronione jest przekazywanie lub obiecywanie przekazania, oferowanie, dokonywanie lub obiecywanie zapłaty w jakikolwiek sposób bezpośrednio lub pośrednio wszelkiego rodzaju korzyści jakimkolwiek urzędnikom państwowym lub pracownikom instytucji publicznych w zamian za podjęcie określonych, nieuzasadnionych działań lub uzyskanie jakichkolwiek korzyści biznesowych przez naszą firmę. Działający na rzecz Valeo partnerzy biznesowi i strony trzecie nawiązujące jakiekolwiek relacje z urzędnikami i pracownikami instytucji publicznych są również zobowiązane do przestrzegania wszystkich dotyczących zapobiegania łapówkarstwu i korupcji postanowień polityk naszej firmy zamieszczonych na portalu Etyki i Przestrzegania Zasad. Prawidłowym sposobem zapobiegania przypadkom łapówkarstwa i wymuszania jest planowanie z odpowiednim wyprzedzeniem współpracy z jakimikolwiek instytucjami państwowymi i publicznymi w taki sposób, aby nasza firma nie była zmuszona domagać się jakichkolwiek korzyści lub specjalnego traktowania w przypadku znalezienia się w trudnej sytuacji. W żadnym wypadku nie należy improwizować i spóźniać się z niezbędnymi działaniami, które powinny zostać przewidziane z odpowiednim wyprzedzeniem w odniesieniu do realizacji określonego projektu, aby uzyskać wszystkie konieczne zezwolenia w odpowiednim terminie należy koniecznie zapoznać się z postanowieniami dokumentacji Polityka Valeo w dziedzinie zwalczania korupcji i wymuszania oraz ukończyć odpowiednie szkolenie, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje. 19

20 3 UCZCIWOŚĆ NA RYNKU PRZESTRZEGANIE ZASAD UCZCIWOŚCI W ZAKRESIE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI Zwalczanie łapówkarstwa i korupcji Płatności mające na celu uzyskanie korzyści W tym wypadku należy wyraźnie rozróżnić płatności uzasadnione i płatności mające na celu uzyskanie korzyści. Płatności mające na celu uzyskanie korzyści oznaczają wszelkie płatności dokonywane w zamian za oczekiwane wykonanie przez urzędników państwowych określonych czynności. Płatności mające na celu uzyskanie korzyści są w zdecydowanej większości przypadków uważane przez firmę Valeo za łapówki. Niemniej jednak, dokonanie określonych płatności może być uzasadnione w przypadku narażenia na groźbę przemocy lub zagrożenia życia. Obowiązujące przepisy określają bardzo nieznaczne wyjątki w odniesieniu do wymienionych w polityce naszej firmy przypadków płatności mających na celu uzyskanie korzyści, dotyczące sytuacji, w których mamy do czynienia z narażeniem ludzkiego życia. W takiej sytuacji należy dokonać określonej płatności, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo, a następnie zgłosić ją w jak najkrótszym możliwym terminie. Zakaz składania datków na cele charytatywne i polityczne Pracownicy firmy Valeo mogą wspierać kandydatów w wyborach politycznych jedynie poza pełnionymi obowiązkami służbowymi i wykorzystując wyłącznie własne zasoby. Czas i zasoby firmy Valeo nie mogą w żadnym wypadku być wykorzystywane w celu wspierania jakichkolwiek partii politycznych, wybieranych polityków lub kandydatów na określone stanowiska. Identyczne ograniczenia obowiązują w odniesieniu do datków na cele związkowe i religijne. Składanie datków na cele charytatywne przy wykorzystaniu czasu lub zasobów firmy Valeo jest możliwe jedynie po uzyskaniu zgody Prezesa Grupy. 20

21 UCZCIWOŚĆ NA RYNKU PRZESTRZEGANIE ZASAD UCZCIWOŚCI W ZAKRESIE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI Przestrzeganie zasad uczciwego wyboru źródeł zaopatrzenia i dostawców Przestrzeganie zasad uczciwego wyboru źródeł zaopatrzenia i dostawców Zgodnie z zasadami dotyczącymi integracji dostawców, stanowiącymi jedną z 5 osi naszego modelu operacyjnego, z wieloma dostawcami i partnerami biznesowymi podpisane zostały odpowiednie porozumienia dotyczące współpracy, mające na celu zapewnienie jej prowadzenia w sposób całkowicie zgodny z obowiązującymi przepisami, etyczny i korzystny dla obu stron. Nasza firma prowadzi wybór swoich partnerów biznesowych wyłącznie na podstawie kryteriów jakości, potrzeb, wydajności i kosztów. Oczekujemy od naszych partnerów biznesowych podejmowania takich samych zobowiązań, jakie podjęła nasza firma w odniesieniu do praw człowieka, uczciwych praktyk w dziedzinie sprzedaży i marketingu, informacji poufnych oraz praw własności intelektualnej, zwalczania łapówkarstwa i korupcji, a także przestrzegania naszych najwyższych standardów etycznych. Każdy pracownik i menedżer firmy Valeo ponosi odpowiedzialność za prowadzenie wyboru partnerów biznesowych wyłączenie na podstawie ich zasług, bez jakichkolwiek przypadków faworyzowania lub dyskryminacji, poprzez prowadzenie rygorystycznego procesu ich selekcji. Absolutnie zabronione jest dokonywanie inwestycji w firmach będących naszymi partnerami biznesowymi lub udzielanie im jakichkolwiek pożyczek. Zabronione jest akceptowanie w sposób bezpośredni lub pośredni jakichkolwiek świadczeń zwrotnych bądź łapówek. Opracowany został osobny Kodeks etyki przeznaczony dla partnerów biznesowych, który zawiera bardziej szczegółowe zalecenia dotyczące naszej współpracy z dostawcami i partnerami zewnętrznymi. Kodeks etyki przeznaczony dla partnerów biznesowych jest dostępny na portalu Etyki i Przestrzegania Zasad. W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących postępowania w odniesieniu do partnerów biznesowych firmy Valeo, należy zawsze zgłosić je do Dyrektora ds. Etyki i Przestrzegania Zasad. 21

22 3 UCZCIWOŚĆ NA RYNKU PRZESTRZEGANIE ZASAD UCZCIWOŚCI W ZAKRESIE PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI Określenie etycznych zasad współpracy z przedstawicielami i pośrednikami 3.5 Określenie etycznych zasad współpracy z przedstawicielami i pośrednikami Działania podejmowane przez osoby trzecie mogą mieć bezpośrednie znaczenie dla firmy Valeo. Absolutnie niezbędne jest zapewnienie, aby wszystkie strony wykonujące jakiekolwiek czynności biznesowe w imieniu firmy Valeo, w szczególności w odniesieniu do klientów będących firmami państwowymi lub urzędników publicznych, przestrzegały naszych standardów zerowej tolerancji w odniesieniu do działań o charakterze antymonopolowym, korupcji i łapówkarstwa. Pośrednicy i przedstawiciele spoza firmy są wybierani zgodnie z postanowieniami Polityki Valeo w zakresie wyboru agentów i pośredników dla zapewnienia przestrzegania przez nich naszych najwyższych standardów uczciwości i etyki biznesowej. Nasza firma może prowadzić współpracę wyłącznie ze stronami trzecimi zatwierdzonymi zgodnie z zasadami tej polityki. Wymagamy od współpracujących z nami stron trzecich przestrzegania wszystkich postanowień dokumentacji Warunki współpracy firmy Valeo z partnerami zewnętrznymi w odniesieniu do zwalczania łapówkarstwa i korupcji, a także zasad określonych w niniejszym Kodeksie oraz w szczegółowym zestawieniu kosztów usług. Dostępne są różnorodne narzędzia przekazywania partnerom zewnętrznym informacji dotyczących naszych najwyższych standardów etycznych, takie jak Kodeks partnerów biznesowych Valeo. Dokumentacja Przeznaczony dla firm partnerskich podręcznik informacyjny dotyczący zasad zwalczania korupcji i Przeznaczone dla partnerów biznesowych Valeo szkolenie elektroniczne dotyczące zasad zwalczania korupcji zawierają dalsze wytyczne dotyczące wykrywania i zwalczania przypadków łapówkarstwa oraz korupcji. Wszelkie przypadki braku przestrzegania postanowień naszego kodeksu i polityk będą traktowane bardzo poważnie. Jakiekolwiek naruszenie tych zasad może spowodować podjęcie określonych działań dyscyplinarnych, włącznie z rozwiązaniem umów zawartych z partnerami biznesowymi. 22

23 ZABEZPIECZENIE MIENIA I AKTYWÓW FIRMY VALEO

24 4 ZABEZPIECZENIE MIENIA I AKTYWÓW FIRMY VALEO Wstęp Uczciwość i zabezpieczenie mienia i aktywów firmy Valeo Będąc firmą prowadzącą działalność w dziedzinie najnowszych technologii, Valeo realizuje znaczące inwestycje w dziedzinie prac badawczo-rozwojowych oraz wprowadzania innowacji. Realizacja ambitnych, zakończonych powodzeniem planów prac badawczych przyczyniła się do zapewnienia naszej firmie pozycji lidera rynku. Jesteśmy również dumni, że każdego roku składamy wiele nowych wniosków patentowych. Informacje dotyczące realizowanych prac badawczo-rozwojowych i inwestycji w tym zakresie muszą pozostawać poufne. Sukces rynkowy naszej firmy zależy od zdolności do opracowywania i realizacji odpowiednich strategii handlowych oraz dotyczących poszczególnych obszarów geograficznych, a następnie przeprowadzania właściwych inwestycji. Aby zapewnić naszej firmie możliwość rozwoju i efektywnego prowadzenia jej działalności, wszystkie nasze aktywa i informacje poufne muszą być zabezpieczone we właściwy sposób. Wszyscy ponosimy odpowiedzialność za zapewnienie prawidłowego wykorzystywania mienia i aktywów Valeo, między innymi w odniesieniu do następujących aspektów: Prawo własności intelektualnej Informacje poufne Dane technologiczne Sprzęt komputerowy i oprogramowanie Nośniki danych Nieruchomości Wyposażenie, maszyny i narzędzia Surowce Środki pieniężne Zapewnienie odpowiedniej ochrony aktywów Valeo i poufności informacji wymaga dyscypliny i uwagi. Odpowiednie wymagania obowiązują przez cały czas, także kiedy opuszczamy nasze miejsce pracy. Szczegółowe wytyczne dotyczące zachowania bezpieczeństwa i poufności informacji zostały zamieszczone w dokumentacji Polityka Valeo dotycząca Poufności i Wizerunku. 24

25 ZABEZPIECZENIE MIENIA I AKTYWÓW FIRMY VALEO Ochrona informacji i praw własności intelektualnej firmy Valeo Ochrona informacji i praw własności intelektualnej firmy Valeo Zapewnienie poufności informacji i zapisów należących do firmy Valeo jest niezwykle ważne dla zachowania naszej przewagi konkurencyjnej. Informacje poufne, które muszą być starannie chronione obejmują następujące rodzaje danych dotyczących firmy Valeo: Projekty i umowy handlowe Dane finansowe, ceny i koszty Strategie handlowe, inwestycyjne i dotyczące rozwoju Klienci i dostawcy Prawa własności intelektualnej, prawa autorskie i dotyczące rysunków projektowych Dane osobowe naszych pracowników lub klientów Informacje o charakterze technologicznym lub inne istotne dane, na przykład dotyczące zysków uzyskiwanych przez poszczególne jednostki, projektów prac badawczorozwojowych oraz patentów Wszelkie inne informacje, które nie zostały podane do wiadomości publicznej Zarówno w okresie zatrudnienia w Grupie Valeo, jak i po odejściu z naszego przedsiębiorstwa, obowiązuje absolutny zakaz wykorzystywania lub ujawniania stanowiących własność firmy Valeo informacji o charakterze poufnym. Zasady prawidłowej ochrony informacji poufnych oznaczają również konieczność odpowiedniego zabezpieczenia wykorzystywanych haseł i kodów. Należące do firmy technologie, materiały i przestrzenie mogą być wykorzystywane jedynie do celów służbowych, w sposób zapewniający ich zabezpieczenie przed możliwością jakiegokolwiek nieuprawnionego dostępu, zgodnie z zasadami dokumentacji Karta Valeo dotycząca wykorzystywania technologii informatycznych. Ponadto musimy również przestrzegać zasad poufności w odniesieniu do praw własności intelektualnej, tajemnic zawodowych i praw autorskich dotyczących oprogramowania, elementów graficznych oraz publikacji należących do naszych partnerów biznesowych. Jakiekolwiek naruszenie obowiązujących zasad dotyczących poufności lub praw własności intelektualnej może pociągnąć za sobą podjęcie sankcji dyscyplinarnych lub nawet tych określonych prawem karnym. 25

26 4 ZABEZPIECZENIE MIENIA I AKTYWÓW FIRMY VALEO Ochrona poufności danych osobowych pracowników Poszanowanie praw własności intelektualnej stron trzecich i poufności informacji 4.2 Ochrona poufności danych osobowych pracowników Nasza firma podejmuje odpowiednie środki w celu zapewnienia ochrony danych osobowych swoich pracowników. Dane osobowe mogą obejmować: Wydane przez uprawnione instytucje państwowe numery identyfikacyjne Dane kontaktowe i dotyczące dat urodzenia Informacje o charakterze finansowym, medycznym i dotyczące uzyskiwanych świadczeń Oceny dotyczące wydajności i przebiegu kariery zawodowej oraz wszelkie inne informacje na temat zatrudnienia Dostęp do tego rodzaju danych jest możliwy jedynie dla osób uprawnionych. Nasza firma wykorzystuje, przetwarza i rozpowszechnia tego rodzaju informacje w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Każdy z pracowników ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie zasad ochrony jego danych osobowych. Niedozwolone jest wyszukiwanie i wykorzystywanie jakichkolwiek danych dotyczących innych pracowników firmy, jeżeli nie zostało to dozwolone w ramach obowiązków służbowych określonych dla danego stanowiska. Poza osobami uprawnionymi, pracownicy mogą mieć dostęp wyłącznie do swoich własnych danych osobowych. Pracownicy firmy Valeo zdają sobie sprawę, że nie mogą oczekiwać zachowania ich prywatności w ramach wykorzystywania systemów i narzędzi informatycznych należących do firmy, za wyjątkiem krajów, w których jest to wymagane obowiązującymi przepisami miejscowymi. Szczegółowe informacje dotyczące zobowiązań firmy Valeo w odniesieniu do prywatności danych zostały zamieszczone w Karcie Valeo dotyczącej wykorzystywania technologii informatycznych. 4.3 Poszanowanie praw własności intelektualnej stron trzecich i poufności informacji Nasza firma szanuje prawa własności intelektualnej oraz poufne informacje należące do jakichkolwiek stron trzecich. Nie wykorzystujemy żadnych nieetycznych lub nielegalnych środków w celu uzyskania jakichkolwiek informacji poufnych, bądź stanowiących własność osób trzecich. Zasady dotyczące ochrony informacji poufnych firmy Valeo i zakaz ich wykorzystywania obowiązują także po zakończeniu pracy w Valeo. 26

27 ZABEZPIECZENIE MIENIA I AKTYWÓW FIRMY VALEO Unikanie konfliktu interesów Lojalność wobec firmy Valeo Unikanie konfliktu interesów Lojalność wobec firmy Valeo Każdy z nas powinien wykonywać powierzone mu obowiązki służbowe w sposób lojalny wobec firmy. Niedozwolone jest prowadzenie jakichkolwiek czynności, które mogłyby spowodować wystąpienie konfliktu interesów pomiędzy pracownikami Valeo a firmą. Konflikt interesów występuje w przypadku, kiedy prywatne interesy pracownika są niezgodne z interesami firmy Valeo. Niektóre przypadki konfliktu interesów obejmują między innymi następujące sytuacje: Posiadanie udziałów w firmie prowadzącej działalność konkurencyjną wobec Valeo Wykorzystywanie możliwości biznesowych uzyskanych dzięki zatrudnieniu w firmie Valeo Podejmowanie jakichkolwiek prób prowadzenia sprzedaży produktów lub usług firmie Valeo, zarówno w sposób bezpośredni, jak i pośredni Zasiadanie w organach zarządzających jakichkolwiek przedsiębiorstw prowadzących działalność w tym samym sektorze przemysłowym, co firma Valeo Uzyskiwanie jakichkolwiek korzyści osobistych (lub za pośrednictwem członka bliskiej rodziny) w ramach transakcji przeprowadzanych przez jakąkolwiek firmę należącą do Grupy Valeo Talent i lojalność każdego z naszych pracowników to kluczowe czynniki sukcesu firmy. W żadnym przypadku nie powinniśmy starać się korzystać z sukcesów odnoszonych przez firmę dla odniesienia korzyści osobistych. Należy w każdym przypadku unikać jakichkolwiek relacji lub czynności, które mogłyby stanowić lub być uważane za konflikt interesów. Wszystkie nasze decyzje powinny być podejmowane w najlepszym interesie firmy Valeo. Kierownictwo firmy ponosi dodatkową odpowiedzialność w odniesieniu do unikania konfliktu interesów. Żaden członek zarządu lub kadry kierowniczej nie może mieć jakiegokolwiek dodatkowego zatrudnienia, bądź też prowadzić własnej działalności gospodarczej, która mogłaby ograniczać jego zdolność do pełnienia obowiązków służbowych w firmie Valeo. Zasada ta nie ogranicza przysługującego pracownikom prawa do uczestniczenia poza godzinami pracy w działalności jakichkolwiek firm nieprowadzących działalności konkurencyjnej wobec Valeo [pod warunkiem, że firma Valeo została poinformowana o prowadzeniu tego rodzaju działalności przed jej rozpoczęciem i nie stanowi to jakiegokolwiek naruszenia wizerunku Valeo]. Wszelkie informacje dotyczące potencjalnie prowadzonej działalności lub relacji mogących stanowić przypadek konfliktu interesów powinny być natychmiast przekazywane bezpośredniemu przełożonemu, pracownikowi działu Zasobów Ludzkich, Dyrektorowi Działu Prawnego, Dyrektorowi ds. Etyki i Przestrzegania Zasad i/lub Dyrektorowi Działu Audytu Wewnętrznego. W razie jakichkolwiek wątpliwości należy skontaktować się z Dyrektorem ds. Etyki i Przestrzegania Zasad w Centrali Valeo. Należy zgłaszać wszelkie stwierdzone lub podejrzewane przypadki niewłaściwego postępowania lub naruszenia zasad uczciwości. Naszą nadrzędną zasadą jest ochrona przed możliwością jakiegokolwiek odwetu lub zemsty wszystkich osób, które mają odwagę mówić. Patrz także Rozdział 7. Zgłaszanie zastrzeżeń - Przekazywanie zawiadomień, w którym zamieszczone zostały dalsze zalecenia dotyczące przekazywania zawiadomień. 27

28 4 ZABEZPIECZENIE MIENIA I AKTYWÓW FIRMY VALEO Zobowiązania dotyczące profesjonalizmu oraz jakości 4.5 Zobowiązania dotyczące profesjonalizmu oraz jakości Poprzez ciągłe zaangażowanie naszej firmy w dziedzinie wprowadzania innowacji i zapewnienia jakości, staramy się zawsze oferować naszym klientom oraz partnerom produkty i usługi o najwyższej jakości. Jedynie dzięki temu nasza firma cieszy się tak pozytywnym wizerunkiem i szacunkiem wśród innych przedsiębiorstw naszego sektora przemysłowego. Wysoka jakość naszych produktów i usług zależy bezpośrednio od jakości i niezawodności naszych systemów produkcyjnych. Nasza firma wprowadziła rygorystyczne systemy produkcji oraz standardy kontroli jakości mające na celu zapewnienie, że wszystkie nasze produkty będą spełniać obowiązujące przepisy oraz wymogi naszych klientów. Cele dotyczące ciągłego podnoszenia jakości motywują i obowiązują wszystkich z nas. Zachowanie czujności i natychmiastowe zgłaszanie swoim przełożonym jakichkolwiek stwierdzonych nieprawidłowości, takich jak uszkodzone części, występujące lub potencjalne problemy produkcyjne oraz niezgodności dotyczące przejrzystości, stanowią fundamentalne podstawy naszych zasad etycznych obowiązujących w zakresie prowadzenia produkcji oraz etyki biznesowej. Zwracanie uwagi na najdrobniejsze szczegóły i zachowanie najwyższego poziomu profesjonalizmu stanowi nasz obowiązek i zapewnia firmie uzyskiwanie rynkowych sukcesów. 28

29 ZABEZPIECZENIE MIENIA I AKTYWÓW FIRMY VALEO Prawidłowość rachunków, ksiąg i rejestrów Prawidłowość rachunków, ksiąg i rejestrów Wszelkie aktywa, należności, wydatki oraz transakcje realizowane przez firmy należące do Grupy Valeo muszą być prawidłowo wykazywane w księgach rachunkowych oraz rejestrach firmy. Dokumenty księgowe muszą być prowadzone zgodnie z zasadami prowadzenia księgowości oraz innymi przepisami obowiązującymi w tym zakresie. Absolutnie zabronione jest tworzenie lub utrzymywanie przez firmy należące do grupy Valeo i ich jednostki pokrewne jakichkolwiek niewykazanych funduszy bądź aktywów. Wszystkie przeprowadzane transakcje handlowe lub finansowe muszą być prawidłowo wykazywane w prowadzonej dokumentacji. Nie mogą być zatwierdzane lub przeprowadzane żadne płatności, co do których można uważać, że są one realizowane w jakimkolwiek innych celach niż określone w sporządzonej dokumentacji dotyczącej tychże płatności. Niedozwolone jest dokonywanie jakichkolwiek nieprawdziwych wpisów do ksiąg rachunkowych lub zapisów księgowych firmy Valeo oraz jej jednostek pokrewnych. Prawidłowość ksiąg rachunkowych i zapisów księgowych Najbardziej kluczowa zasada dotyczy zachowania przejrzystości: prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i zapisów księgowych jest niezwykle istotne dla zapobieżenia możliwości prowadzenia działań o charakterze korupcyjnym lub niezgodnym z obowiązującymi przepisami. Wszystkie wydatki, płatności, zapisy księgowe i księgi rachunkowe muszą w prawidłowy sposób odzwierciedlać przeznaczenie i rodzaj transakcji. Prowadzenie jakichkolwiek nieprawdziwych, niekompletnych lub mylących zapisów księgowych i ksiąg rachunkowych jest absolutnie zabronione. 29

30 4 ZABEZPIECZENIE MIENIA I AKTYWÓW FIRMY VALEO Prawidłowość rachunków, ksiąg i rejestrów Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i zapisów księgowych Zapewnienie jakości i prawidłowości prowadzonych ksiąg rachunkowych jest dla naszej firmy niezwykle ważne. Wszystkie księgi rachunkowe i zapisy księgowe firmy Valeo muszą w precyzyjny oraz prawidłowy sposób odzwierciedlać wszelkie aktywa, należności, wydatki i realizowane transakcje, zgodnie z obowiązującymi zasadami prowadzenia księgowości, polityk naszej firmy oraz przepisów prawa. Przypadki nieprawidłowych, nieprawdziwych lub niekompletnych ksiąg rachunkowych mogą dotyczyć następujących sytuacji: Mylące zapisy księgowe Modyfikacja lub nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy Przekazywanie nieprawdziwych lub mylących informacji finansowych klientom, dostawcom, uprawnionym instytucjom nadzoru lub akcjonariuszom firmy. Wszystkie księgi rachunkowe i zapisy księgowe naszej firmy muszą być prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami miejscowymi oraz procedurami wewnętrznymi Valeo. Niektóre zapisy muszą być archiwizowane przez wiele lat, natomiast inne powinny być niszczone w określonych odstępach czasu. W razie jakichkolwiek wątpliwości lub pytań dotyczących archiwizacji zapisów należy skontaktować się z Działem Prawnym lub z Działem Finansów. Prawidłowe prowadzenie zapisów księgowych jest kwestią fundamentalną i kompleksową. Szczegółowe informacje dotyczące zasad polityki prowadzenia ksiąg rachunkowych zostały zamieszczone w wewnętrznym Podręczniku Finansowo-Administracyjnym (M.A.F.). Wszelkie przekazane zawiadomienia dotyczące nieprawidłowości w zakresie prowadzenia księgowości będą rozpatrywane na zasadzie ścisłej poufności, a osoby przekazujące zawiadomienia będą chronione przed możliwością odwetu lub zemsty. Pracownicy powinni natychmiast zawiadamiać swoich przełożonych o jakichkolwiek stwierdzonych lub podejrzewanych przypadkach naruszenia obowiązujących przepisów i zasad. Patrz wewnętrzny Podręcznik Finansowo-Administracyjny (M.A.F.). 30