Grant Blokowy Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Fundusz dla Organizacji Pozarządowych

Transkrypt

1 Grant Blokowy Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Fundusz dla Organizacji Pozarządowych Instrukcja wypełniania Raportu okresowego oraz Wniosku o płatność okresową

2 WIADOMOŚCI OGÓLNE Beneficjent zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących postanowień, zasad i reguł wynikających z procedur, wytycznych, instrukcji oraz informacji Operatora, dostępnych m.in. na stronie internetowej Programu Beneficjent zobowiązany jest do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów*, pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowane w ramach realizowanego Projektu. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Beneficjent przy wyborze osób/podmiotów realizujących działania projektowe lub przy wyłanianiu ich wykonawców nie może wybrać oferty od osoby/podmiotu, z którą pozostaje w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności tych osób. *) Konflikt interesów sytuacja, w której z przyczyn gospodarczych, powiązań politycznych lub narodowych, związków rodzinnych, emocjonalnych lub innych wspólnych interesów po stronie jakiejkolwiek osoby realizującej umowę istnieje ryzyko nieobiektywnego wykonywania umowy lub braku bezstronności w jej postępowaniu. W szczególności konflikt interesów ma miejsce wówczas, gdy do zadań realizowanych w ramach projektu wybierane są osoby pozostające w związku pokrewieństwa, opieki lub kurateli z pracownikami lub członkami organów Beneficjenta, gdy Beneficjent nabywa usługi lub towary od podmiotów gospodarczych, będących własnością takich osób, lub wówczas, gdy w związku z realizacją projektu, pracownicy lub członkowie organów Beneficjenta dostarczają towary lub usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

3 INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA RAPORTU OKRESOWEGO BENEFICJENT PROJEKTU [0.1] Pełna nazwa Należy wpisać pełną nazwę Beneficjenta zgodnie z zapisem w KRS i Wnioskiem o dofinansowanie. [0.2] Osoba do kontaktu Należy wpisać zgodnie z danymi z Wniosku o dofinansowanie. W przypadku zmiany osoby do kontaktu należy o tym fakcie niezwłocznie pisemnie powiadomić Operatora - ECORYS Polska Sp. z o. o., ul. Łucka 2/4/6, Warszawa, e- mail: sfngo@ecorys.pl lub opiekuna projektu. [0.3] Stanowisko Należy wpisać stanowisko służbowe osoby do kontaktu w projekcie. [0.4] [0.8] Należy wpisać dane teleadresowe Beneficjenta. WAŻNE! Wszelkie zmiany teledresowe należy niezwłocznie przekazywać pisemnie do Operatora - ECORYS Polska Sp. z o. o., ul. Łucka 2/4/6, Warszawa, sfngo@ecorys.pl lub do opiekuna projektu. CZEŚĆ I SKRÓCONY OPIS PROJEKTU [1.1] Tytuł projektu Należy wpisać pełny tytuł projektu zgodnie z Wnioskiem o dofinansowanie, punkt 1.1. [1.2] Numer Umowy o dofinansowanie Należy wpisać numer Umowy o dofinansowanie, której dotyczy Raport okresowy. Numer umowy nadaje Operator ECORYS Polska. [1.3] Data początkowa okresu sprawozdawczego Należy wpisać datę pierwszego dnia danego okresu sprawozdawczego zgodnie z 6 pkt. 3 Umowy o dofinansowanie. Dla pierwszego okresu sprawozdawczego datą początkową jest data podjęcia decyzji o dofinansowaniu ( 3 pkt. 5 Umowy o dofinansowanie). [1.4] Data końcowa okresu sprawozdawczego Należy wpisać datę ostatniego dnia danego okresu sprawozdawczego zgodnie z 6 pkt. 3 Umowy o dofinansowanie. [1.5] Rzeczywista data rozpoczęcia realizacji projektu Należy wpisać zgodnie ze stanem faktycznym - rzeczywistą datę rozpoczęcia działań projektowych (może to być ta sama data, co planowana data rozpoczęcia projektu). [1.6] Planowana data rozpoczęcia realizacji projektu Planowaną datę rozpoczęcia realizacji projektu należy wpisać zgodnie z pkt Wniosku o dofinansowanie. [1.7] Data zakończenia realizacji projektu Datę zakończenia realizacji projektu należy wpisać zgodnie z pkt Wniosku o dofinansowanie lub w przypadku dokonania zmiany - zgodnie z aneksem do Umowy o dofinansowanie. [1.8] Stopień zaawansowania realizacji projektu (%)

4 Należy wpisać wartość procentową dotychczas wydatkowanych środków w stosunku do całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu, które zostały zaplanowane w budżecie dołączonym do Umowy o dofinansowanie. Zalecany wzór: całkowite koszty kwalifikowane narastające do końca okresu sprawozdawczego (punkt 4.2 Wniosku o płatność) / całkowite koszty kwalifikowane projektu * 100. [1.9] Opis rzeczywistego postępu w realizacji projektu w porównaniu z planowanym Należy wypisać wszystkie działania projektowe, które zaplanowane są do realizacji we Wniosku o dofinansowanie, pkt i 5., oraz skrótowo opisać stopień zaawansowania ich realizacji w stosunku do harmonogramu zaplanowanego we Wniosku. W przypadku, gdy termin rozpoczęcia działania nie dotyczy danego kwartału, należy wpisać - nie dotyczy. CZĘŚĆ II - CZĘŚĆ MERYTORYCZNA [2.1] Opis działań zrealizowanych przez Beneficjenta w danym kwartale w odniesieniu do planowanych w tym okresie W szczególności należy ująć: opis dotychczasowych działań w ramach projektu (poprzednie kwartały), opis działań zrealizowanych w bieżącym okresie sprawozdawczym, działania promocyjne (opis przeprowadzonych działań promocyjnych zrealizowanych od początku projektu). [2.2] Czy zaistniały problemy dotyczące uczestników projektu? Należy zaznaczyć x jedną z opcji tak lub nie. Jeśli zaistniały problemy związane z uczestnikami projektu, w pkt należy w sposób jasny i wyczerpujący wyjaśnić zaistniałą sytuację, stan faktyczny oraz środki zaradcze, które zostały lub zostaną podjęte. [2.3] Czy zaistniały problemy dotyczące partnerów/podwykonawców projektu? Należy zaznaczyć x jedną z opcji tak lub nie. Jeśli zaistniały problemy związane z partnerami/podwykonawcami projektu, w pkt należy w sposób jasny i wyczerpujący wyjaśnić zaistniałą sytuację, stan faktyczny oraz środki zaradcze, które zostały lub zostaną podjęte. [2.4] Czy zaistniały problemy dotyczące płatności? Należy zaznaczyć x jedną z opcji tak lub nie. Jeśli zaistniały problemy związane z płatnościami, w pkt należy w sposób jasny i wyczerpujący wyjaśnić zaistniałą sytuację, stan faktyczny oraz środki zaradcze, które zostały lub zostaną podjęte. W tym punkcie należy opisać w szczególności wszelkie problemy związane z finansową obsługą projektu, płatnościami w ramach projektu itp. [2.5] Czy zaistniały inne problemy/trudności? Należy zaznaczyć x jedną z opcji tak lub nie. Jeśli zaistniały inne problemy/trudności, w pkt należy w sposób jasny i wyczerpujący wyjaśnić zaistniałą sytuację, stan faktyczny oraz środki zaradcze, które zostały lub zostaną podjęte. [2.6] Opis działań, które były planowane w okresie sprawozdawczym, ale nie zostały zrealizowane wraz z podaniem przyczyn opóźnienia oraz informacją na temat planowanego terminu ich realizacji

5 Jeśli wystąpiły opóźnienia w realizacji działań projektowych, należy w jasny i wyczerpujący sposób je opisać oraz wyjaśnić ich przyczyny i planowany termin realizacji. CZĘŚĆ III INFORMACJA 0 ZGODNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Z PRIORYTETAMI POLITYKI SPOŁECZNO-GOSPODARCZEJ KRAJU ORAZ UNII EUROPEJSKIEJ [3.1] Czy podjęto w okresie sprawozdawczym działania obejmujące aspekty horyzontalne w ramach zrównoważonego rozwoju, integrujące wymiar środowiskowy, ekonomiczny i społeczny? Należy zaznaczyć x jedną z opcji tak, nie lub nie dotyczy. [3.1.1.] Wyjaśnienia W przypadku odpowiedzi negatywnej należy wyjaśnić, dlaczego polityki horyzontalne nie były realizowane. W przypadku odpowiedzi pozytywnej należy wskazać, poprzez jakie działania polityki były realizowane. W przypadku, gdy realizacja polityk horyzontalnych nie była planowana we Wniosku o dofinansowanie należy wpisać nie dotyczy. [3.2] Czy podjęto w okresie sprawozdawczym działania obejmujące aspekty horyzontalne w ramach równości szans? Należy zaznaczyć x jedną z opcji tak, nie lub nie dotyczy. [3.2.1.] Wyjaśnienia W przypadku odpowiedzi negatywnej należy wyjaśnić, dlaczego polityki horyzontalne nie były realizowane. W przypadku odpowiedzi pozytywnej należy wskazać, poprzez jakie działania polityki były realizowane. W przypadku, gdy realizacja polityk horyzontalnych nie była planowana we Wniosku o dofinansowanie należy wpisać nie dotyczy. [3.3] Czy podjęto w okresie sprawozdawczym działania obejmujące aspekty horyzontalne związane z dobrym zarządzaniem, które określa udział szerokiej grupy partnerów w procesie podejmowania decyzji, a także podejmowanie decyzji zgodnie z prawem oraz przejrzystymi zasadami? Należy zaznaczyć x jedną z opcji tak, nie lub nie dotyczy. [3.3.1] Wyjaśnienia W przypadku odpowiedzi negatywnej należy wyjaśnić, dlaczego polityki horyzontalne nie były realizowane. W przypadku odpowiedzi pozytywnej należy wskazać, poprzez jakie działania polityki były realizowane. W przypadku, gdy realizacja polityk horyzontalnych nie była planowana we Wniosku o dofinansowanie należy wpisać nie dotyczy. Część IV WSKAŹNIKI PROJEKTU W OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM [4.1] Opis celu rezultaty Należy ująć wszystkie wskaźniki przedstawione we Wniosku o dofinansowanie w formie opisowej, zgodnie z pkt Wniosku o dofinansowanie. [4.2] Wskaźnik Należy wpisać przyjętą we Wniosku jednostkę miary wskaźnika, np. sztuki, liczba osób, liczba godzin itp. [4.3] Wartość bazowa wskaźnika - jeśli dotyczy Należy wypełnić w przypadku, gdy Beneficjent zakłada w ramach projektu wartość bazową wskaźnika.

6 Należy zwrócić uwagę, że wartość wskaźnika musi być wyrażona w jednostkach miary np. sztuki, liczba osób, liczba godzin itp. W przypadku, gdy Beneficjent nie założył żadnej wartości wskaźnika bazowego należy wpisać nie dotyczy. [4.4] Wartość do chwili obecnej W tym miejscu należy podać bieżącą wartość wskaźnika liczoną łącznie od początku projektu. Jeżeli na danym etapie realizacji projektu Beneficjent nie może obliczyć wartości wskaźnika wpisuje nie dotyczy oraz umieszcza stosowne wyjaśnienie w pkt Raportu okresowego. [4.5] Wartość docelowa W tym miejscu należy podać wartość docelową wskaźnika założoną we Wniosku o dofinansowanie. [4.6] Uzasadnienie rozbieżności w założonym poziomie wskaźników projektu Należy wypełnić, gdy wystąpiły rozbieżności między planowanym, a osiągniętym poziomem wskaźnika. Zaistniałe rozbieżności należy uzasadnić w sposób jasny, w ścisłym powiązaniu z przyjętymi założeniami dotyczącymi wskaźników zaplanowanych we Wniosku o dofinansowanie. W pkt. 4.6 należy również napisać wyjaśnienie, jeżeli na danym etapie realizacji projektu Beneficjent nie może obliczyć wartości wskaźnika (np. działanie nie zostało jeszcze rozpoczęte) i w pkt.4.4 wpisał nie dotyczy. CZĘŚĆ V - OŚWIADCZENIE i PODPIS Raport okresowy należy podpisać zgodnie z zasadami reprezentacji Beneficjenta lub przez osobę upoważnioną do podpisywania dokumentów zgodnie z zasadami reprezentacji Beneficjenta określonymi w KRS.

7 INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU 0 PŁATNOŚĆ ZALECENIA OGÓLNE Wniosek o płatność sporządzany jest na formularzu udostępnionym przez Operatora. Przed wypełnieniem Wniosku o płatność należy zapoznać się z Podręcznikiem Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, podpisaną Umową o dofinansowanie oraz niniejszą Instrukcją. Beneficjent wypełnia wyłącznie niebieskie pola formularza. W sytuacji, kiedy dane pole we Wniosku o płatność, będące polem tekstowym, nie dotyczy Beneficjenta, należy wpisać nie dotyczy, natomiast w przypadku pól liczbowych zero. Wypełniony Wniosek o płatność należy przesłać pocztą elektroniczną, a następnie podpisany w wersji papierowej wraz z załącznikami należy złożyć osobiście lub przesłać listem poleconym bądź pocztą kurierską do siedziby Operatora. W każdym przypadku, gdy nie określono inaczej, załączniki powinny być złożone w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną lub podmiot, który wydał dokument. W przypadku dokumentów sporządzonych w języku obcym, innym niż język angielski, należy dołączyć tłumaczenie danego dokumentu. Wniosek o płatność w pierwszej kolejności podlega wstępnej weryfikacji pod kątem wypełnienia wszystkich pól formularza oraz załączenia wymaganych dokumentów. Wniosek spełniający wymogi wstępnej weryfikacji podlega dalszej ocenie pod względem poprawności i zgodności z Wnioskiem o dofinansowanie i Umową o dofinansowanie. W przypadku złożenia nieprawidłowo wypełnionego Wniosku o płatność lub bez wymaganych załączników Operator wzywa drogą mailową do uzupełnienia Wniosku w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wezwania. Koszty kwalifikowane należy podać z dokładnością do pełnych złotych zaokrąglając w dół, natomiast wnioskowaną kwotę do refundacji należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku nie zastosowania się do powyższej zasady, Operator dokona poprawy rachunkowej.

8 CZĘŚĆ I- INFORMACJE WSTĘPNE [1.1] Numer Umowy o dofinansowanie Należy wpisać numer Umowy o dofinansowanie. [1.2] Numer Wniosku o płatność Należy wpisać kolejny numer Wniosku o płatność (1- dla pierwszego Wniosku, 2- dla drugiego Wniosku, itp.). Numery Wniosków o płatność odpowiadają kolejnym okresom sprawozdawczym. W przypadku składania pierwszego Wniosku o płatność jego numer odpowiada pierwszemu okresowi sprawozdawczemu. Pierwszy Wniosek o płatność jest związany z ubieganiem się o drugą transzę płatności. (Pierwsza transza jest płatnością zaliczkową, która jest wypłacana na podstawie podpisanej Umowy o dofinansowanie). [1.3] Data początkowa okresu sprawozdawczego Należy wpisać datę początkową okresu sprawozdawczego, zgodną z zapisami Umowy o dofinansowanie. Początkowa data pierwszego Wniosku o płatność i pierwszego okresu sprawozdawczego to data podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania. [1.4] Data końcowa okresu sprawozdawczego Należy wpisać datę końcową okresu sprawozdawczego zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie. Końcowa data okresu sprawozdawczego to ostatni dzień kwartału. [1.5] Procent dofinansowania Należy wpisać procent przyznanego dofinansowania wraz ze wszystkimi miejscami po przecinku. [1.6] Przyznana kwota dofinansowania Należy kwotę przyznanego dofinansowania. CZĘŚĆ II ZESTAWIENIE WYDATKÓW PONIESIONYCH W OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM CZĘŚĆ A DOTYCZY WSZYSTKICH WYDATKÓW PONIESIONYCH W OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM, ZARÓWNO PRZEZ BENEFICJENTA, JAK I PRZEZ PARTNERA PROJEKTU. [2.1] Nazwa działania Należy podać odpowiedni numer działania przedstawionego we Wniosku o dofinansowanie w tabeli Zestawienie i koszt działań. Ponadto, w punkcie tym, należy wpisać nazwę towaru bądź usługi dostarczonej w ramach danego działania np.: Działanie numer 1 wynajem sali konferencyjnej Działanie numer 1 wydruk zaproszeń na konferencję Działanie numer 2 opracowanie materiałów reklamowych Działanie numer 2 wydruk 1000 sztuk ulotek Działanie numer 3 wynagrodzenie eksperta Uwaga! Koszty biurowe oraz koszty personelu należy przedstawić w tabeli jako odrębne działania. W przypadku kosztów personelu zaleca się wpisanie danych osobowych pracowników zaangażowanych w zarządzanie projektem podając ich funkcję (stanowisko). Przykłady: Koszty personelu koordynator projektu Pan Jan Kowalski wynagrodzenie za miesiąc X Koszty personelu pracownik księgowy Pan Jan Kowalski wynagrodzenie za miesiąc Y

9 Koszty biurowe zakup znaczków pocztowych Koszty biurowe opłata za energię elektryczną [2.2] Grupa kosztów Należy wybrać z listy odpowiednią grupę kosztów dla danej pozycji: G.1 Koszty usług przygotowawczych i doradczych G.2 Koszty informacji i promocji G.3 Koszty opłat finansowych G.4 Koszty wynikające ze specyfiki realizowanego projektu G.5 Koszty inwestycyjne i nieinwestycyjne dotyczące wsparcia instytucjonalnego G.6 Koszty personelu zarządzającego projektem G.7 Koszty biurowe WR Wkład własny rzeczowy [2.3] Numer dokumentu Należy wpisać numer faktury lub innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, który potwierdza poniesione koszty. W przypadku grupy WR Wkład rzeczowy należy pozostawić pole puste. [2.4] Data wystawienia dokumentu Należy wpisać datę wystawienia faktury lub innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej potwierdzającego poniesione koszty. W przypadku grupy WR Wkład rzeczowy należy pozostawić pole puste. [2.5] Data zapłaty Należy wpisać datę zapłaty wynikającą z potwierdzenia zapłaty (z wyciągu bankowego, z polecenia przelewu itp.). W przypadku grupy WR Wkład rzeczowy należy pozostawić pole puste. [2.6] Numer dokumentu w ewidencji księgowej Należy wpisać numer w ewidencji księgowej danej faktury lub innego dowodu księgowego. W przypadku grupy WR Wkład rzeczowy należy pozostawić pole puste. [2.7] Kwota dokumentu brutto Należy wpisać kwotę brutto faktury lub innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej potwierdzającego poniesione koszty. [2.8] Kwota dokumentu netto Należy wpisać kwotę netto faktury lub innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej potwierdzającego poniesione koszty. [2.9] Kwota kosztów kwalifikowanych przedstawionych do refundacji Należy wpisać kwotę kosztów z danej faktury lub innego dowodu księgowego, która stanowi podstawę do refundacji. W przypadku, gdy np. faktura opiewa w całości na koszty związane z realizacją projektu, które są kwalifikowane, to kwota kosztów kwalifikowanych jest równa kwocie dokumentu netto. Podatek VAT nie stanowi kosztu kwalifikowanego, jeśli może być

10 odzyskiwany. W przypadku, gdy Beneficjentowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, może on stanowić koszt kwalifikowany i wówczas kwota kosztów kwalifikowanych przedstawionych do refundacji może być równa kwocie dokumentu brutto. W takim przypadku niezbędne jest załączenie do Wniosku o płatność oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik do niniejszej instrukcji. W przypadku, gdy faktura lub inny dowód księgowy dotyczy zarówno kosztów związanych z realizacją projektu, które są kwalifikowane, jak i innych kosztów, które nie są refundowane, należy wpisać tylko tę kwotę, która stanowi koszt kwalifikowany i podstawę do refundacji. CZĘŚĆ B DOTYCZY WYDATKÓW, KTÓRE ZOSTAŁY PONIESIONE TYLKO PRZEZ PARTNERA PROJEKTU. NALEŻY WYPEŁNIĆ ANALOGICZNIE DO CZĘŚCI A (POWTARZAJĄC Z CZĘŚCI A JEDYNIE TE WYDATKI, KTÓRE PONIÓSŁ PARTNER PROJEKTU). [2.10] Oświadczenie o wartości i sposobie kalkulacji wkładu rzeczowego wniesionego w okresie sprawozdawczym Wartość wkładu rzeczowego wniesionego w okresie sprawozdawczym nie może być wyższa od wartości wkładu rzeczowego zaplanowanego dla danego okresu sprawozdawczego. Wkład rzeczowy należy możliwie najdokładniej opisać, wycenić jego wartość oraz przedstawić metodę kalkulacji. Wkład rzeczowy może być wniesiony do wartości zaplanowanej dla danego okresu sprawozdawczego, ale w punkcie 2.10 WoP można przedstawić cały wypracowany w okresie sprawozdawczym wkład rzeczowy deklarując, że jego część zostanie wniesiona dopiero w kolejnych okresach. [2.11] Opis kosztów personelu zarządzającego projektem poniesionych w okresie sprawozdawczym Należy opisać koszty personelu realizującego projekt zgodnie z punktami w tabeli. Suma kosztów powinna się równać sumie kosztów personelu zarządzającego przedstawionych w tabeli w punkcie A Wniosku o płatność. Jakiekolwiek odchylenia bądź dokonane zmiany dotyczące składu personelu, czasu pracy, wynagrodzenia lub formy umowy należy opisać w kolumnie Komentarz. [2.12] Uzasadnienie zmian w pozostałych kosztach kwalifikowanych poniesionych w okresie sprawozdawczym Należy opisać zaistniałe odchylenia między kosztami poniesionym, a planowanymi w budżecie projektu oraz/lub dokonane zmiany kosztów kwalifikowanych poniesionych w okresie sprawozdawczym. CZĘŚĆ III - POSTĘP W REALIZACJI FINANSOWEJ PROJEKTU [3.1] Kategoria kosztów Pole wypełnione. [3.2] Nazwa kategorii kosztów Pole wypełnione.

11 Pola [3.3] i [3.4] należy wypełnić narastająco do początku okresu sprawozdawczego [3.3] Koszty kwalifikowane według Umowy o dofinansowanie Kwoty powinny odpowiadać kwotom wykazanym w punkcie 3.8 poprzedniego Wniosku o płatność. Kwoty stanowią wartości poszczególnych grup kosztów zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu stanowiącego załącznik do Umowy o dofinansowanie, narastająco do początku okresu sprawozdawczego. W przypadku składania pierwszego wniosku o płatność należy wpisać zero. [3.4] Koszty kwalifikowane poniesione Kwoty powinny odpowiadać kwotom wykazanym w punkcie 3.9 poprzedniego Wniosku o płatność. W przypadku składania pierwszego wniosku o płatność należy wpisać zero. Pola [3.5], [3.6] i [3.7] dotyczą okresu sprawozdawczego [3.5] Koszty kwalifikowane dla danego okresu według Umowy o dofinansowanie Należy wpisać planowane wartości poszczególnych grup kosztów zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu (stanowiącego załącznik 3 do Umowy o dofinansowanie) dla danego okresu sprawozdawczego. [3.6] Koszty kwalifikowane poniesione w okresie Należy wpisać wartości poszczególnych grup kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym okresie sprawozdawczym. Wartości poszczególnych grup kosztów powinny się równać podsumowaniu poszczególnych grup kosztów wykazanych w Zestawieniu wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym (Część II, tabela A). Podsumowanie kosztów kwalifikowanych poniesionych w okresie sprawozdawczym [3.6] powinno równać się kwocie kosztów kwalifikowanych przedstawionych do refundacji [2.9]. [SUMA 3.6 = SUMA 2.9] UWAGA! Koszty personelu zarządzającego (G.6), oraz wkład własny rzeczowy (WR) nie mogą być wyższe od wartości przewidzianej we Wniosku o dofinansowanie i Umowie o dofinansowanie dla danego okresu sprawozdawczego. (Wpisana wartość w poz. 3.6 nie może być wyższa od kwoty w poz. 3.5). Konstrukcja formularza uniemożliwia wpisanie wartości wyższych niż przewidziane. Ponadto koszty wzmocnienia zdolności instytucjonalnych (G5+G6+G7) nie mogą przekroczyć w okresie sprawozdawczym sumy tych kosztów zaplanowanych na dany okres sprawozdawczy. [3.7] Odchylenia %

12 Pola [3.8], [3.9] i [3.10] wypełniają się narastająco do końca okresu sprawozdawczego [3.8] Koszty kwalifikowane według Umowy o dofinansowanie [3.9] Koszty kwalifikowane faktycznie poniesione [3.10] Odchylenia % [3.11] Kwota kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym do przeniesienia na następny okres sprawozdawczy UWAGA! Kwota wypłaconej transzy nie może być wyższa od wartości zapisanej w Umowie o dofinansowanie. W przypadku, gdy Beneficjent poniósł wyższe koszty kwalifikowane w danym okresie sprawozdawczym od kosztów przewidzianych w Umowie o dofinansowanie, wówczas kwota nadwyżki zostanie zrefundowana w kolejnym okresie sprawozdawczym (w kolejnych okresach sprawozdawczych). [3.12] Kwota niewykorzystanych środków w okresie sprawozdawczym UWAGA! Kwota niewykorzystanych środków w danym okresie sprawozdawczym nie będzie uwzględniana w kolejnych okresach sprawozdawczych. Oznacza to, że wysokość kolejnych transz nie ulegnie zwiększeniu w stosunku do zapisanych w Umowie. W uzasadnionych przypadkach Operator dopuszcza zwiększenie kwot kolejnych transz o kwotę niewykorzystanych środków, jedynie po uprzednim zawarciu stosownego aneksu. Koszty dotyczące wsparcia instytucjonalnego, które nie zostały poniesione w danym okresie sprawozdawczym zgodnie z planem tj. zostały niewykorzystane (oszczędności) lub powstała nadwyżka, nie będą brane pod uwagę w kolejnych okresach sprawozdawczych. Formularz Wniosku o płatność nie bierze ich pod uwagę i nie zlicza w punkcie 3.11 i 3.12 Wniosku. W przypadku, gdy w danym okresie sprawozdawczym wypracowano niższy wkład własny rzeczowy niż zaplanowano w budżecie do Umowy o dofinansowanie, wówczas nie będzie możliwości przeniesienia niewykorzystanego wkładu na kolejne okresy sprawozdawcze. Formularz Wniosku o płatność nie bierze go pod uwagę i nie zlicza w punkcie 3.12 Wniosku. [3.13] Kwota kosztów kwalifikowanych do przeniesienia z poprzednich okresów sprawozdawczych Pole należy uzupełnić jedynie w przypadku, gdy w którymkolwiek z poprzednich okresów sprawozdawczych została wypełniona pozycja [3.11] Kwota kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym do przeniesienia na następny okres sprawozdawczy. W pozostałych przypadkach należy wpisać zero. Jeżeli w poprzednich wnioskach o płatność wypełniona została pozycja 3.11 należy wpisać ich sumę (sumę kosztów kwalifikowanych do przeniesienia z poprzednich okresów sprawozdawczych). Oznacza to, iż w danym polu należy wpisać sumę pozycji 3.11 z poprzednich wniosków.

13 Jeżeli w poprzednich wnioskach o płatność wypełniona została zarówno pozycja 3.11 jak i 4.1. wówczas należy od sumy pozycji 3.11 (z poprzednich wniosków) odjąć sumę pozycji 4.11.( z poprzednich wniosków). Oznacza to, iż w danym polu należy wpisać różnicę pomiędzy sumą pozycji 3.11 z poprzednich wniosków a sumą pozycji 4.1. z poprzednich wniosków (Σ Σ 4.1). [3.14] Koszty wzmocnienia zdolności instytucjonalnych z poprzedniego okresu sprawozdawczego. Należy przepisać kwotę z poprzedniego wniosku o płatność z pozycji Koszty wzmocnienia zdolności instytucjonalnych [pkt.3.15]. [3.15] Koszty wzmocnienia zdolności instytucjonalnych (G5+G6+G7) [3.16] Koszty wzmocnienia zdolności instytucjonalnych narastająco do końca okresu sprawozdawczego. CZĘŚĆ IV - PODSUMOWANIE Wydatki kwalifikowane [4.1] Koszty kwalifikowane przeniesione z poprzednich okresów sprawozdawczych w okresie sprawozdawczym : Jeżeli w danym okresie sprawozdawczym poniesione koszty kwalifikowane są niższe od tych przewidzianych w umowie, oraz jeśli w którymkolwiek z poprzednich okresów sprawozdawczych wystąpiła nadwyżka poniesionych kosztów kwalifikowanych w stosunku do zakontraktowanych w umowie, wówczas w polu tym są ujmowane koszty kwalifikowane przeniesione z poprzednich okresów do wysokości kosztów kwalifikowanych przewidzianych w umowie dla danego okresu sprawozdawczego. [4.2] Całkowite koszty kwalifikowane narastająco do początku okresu sprawozdawczego : Należy przepisać z poprzedniego Wniosku o płatność kwoty wykazane w punkcie 4.2. narastająco do końca okresu sprawozdawczego. Dla pierwszego Wniosku o płatność należy wpisać zero. w okresie sprawozdawczym : Należy wpisać całkowitą kwotę kosztów kwalifikowanych przedstawionych do refundacji w danym okresie sprawozdawczym. Kwota całkowitych kosztów kwalifikowanych nie może być wyższa od kwoty przewidzianej w Umowie o dofinansowanie dla danego okresu sprawozdawczego. W przypadku, gdy poniesione koszty kwalifikowane są wyższe od kwoty przewidzianej w Umowie dla danego okresu sprawozdawczego, należy wpisać kwotę wynikającą z podsumowania pozycji Koszty kwalifikowane dla danego okresu według Umowy o dofinansowanie [pkt. 3.5]. W przypadku, gdy poniesione koszty kwalifikowane są niższe od kwoty przewidzianej w Umowie dla danego okresu sprawozdawczego, należy wpisać kwotę wynikającą z podsumowania pozycji Koszty kwalifikowane poniesione w okresie [pkt. 3.6] oraz dodać kwotę wynikającą z pozycji Koszty kwalifikowane przeniesione z poprzednich okresów sprawozdawczych [pkt. 4.1].

14 W przypadku, gdy poniesione koszty kwalifikowalne są wyższe od kwoty przewidzianej w Umowie dla danego okresu sprawozdawczego, zaś wkład rzeczowy wniesiony w okresie sprawozdawczym jest niższy, niż przewidziany na dany okres sprawozdawczy, należy wpisać kwotę wynikającą z działania: Koszty kwalifikowalne poniesione w okresie [pkt. 3.6] minus Kwota kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym do przeniesienia na następny okres sprawozdawczy [pkt. 3.11]. narastająco do końca okresu sprawozdawczego : [4.3] Wkład własny rzeczowy narastająco do początku okresu sprawozdawczego : Należy przepisać z poprzedniego Wniosku o płatność Kwoty wykazane w punkcie 4.3. narastająco do końca okresu sprawozdawczego. Dla pierwszego Wniosku o płatność należy wpisać zero. w okresie sprawozdawczym : Należy wpisać wartość wkładu rzeczowego wniesionego w danym okresie sprawozdawczym. Wartość wkładu rzeczowego wniesionego w okresie sprawozdawczym nie może być wyższa od planowanego udziału wkładu własnego dla danego okresu sprawozdawczego. Nie może być także wyższa od wartości wkładu rzeczowego wpisanego w punkcie 3.5 Wniosku w grupie kosztów WR Koszty kwalifikowalne dla danego okresu wg. Umowy o dofinansowanie. (Wpisana wartość w poz. 3.6 nie może być wyższa od kwoty w poz. 3.5). Wyjaśnienie: W każdym okresie sprawozdawczym udział własny Beneficjenta wynosi co najmniej 10% kosztów kwalifikowalnych przedstawionych do refundacji w danym okresie. Należy podkreślić, że wartość wkładu rzeczowego w danym okresie sprawozdawczym nie może być wyższa niż planowany cały wkład własny Beneficjenta dla tego okresu (czyli wkład rzeczowy + wkład finansowy). Po zakończeniu realizacji projektu wartość wkładu rzeczowego nie może być wyższa niż 80% udziału własnego. W przypadku przekroczenia kwoty wkładu rzeczowego automatycznie koszty kwalifikowane zostaną pomniejszone. narastająco do końca okresu sprawozdawczego : Pole wypełniane automatycznie [4.4] Koszty kwalifikowalne poniesione przez Partnera narastająco do początku okresu sprawozdawczego : Należy przepisać z poprzedniego Wniosku o płatność Kwoty wykazane w punkcie 4.4. narastająco do końca okresu sprawozdawczego. Dla pierwszego Wniosku o płatność należy wpisać zero. w okresie sprawozdawczym : Należy wpisać całkowitą kwotę kosztów kwalifikowalnych przedstawionych do refundacji w danym okresie sprawozdawczym poniesionych przez Partnera projektu (suma z pkt. 2.9 CZĘŚĆ II B). narastająco do końca okresu sprawozdawczego : Pole wypełniane automatycznie

15 [4.5] Pieniężne wydatki kwalifikowalne Przez pieniężne wydatki kwalifikowalne rozumie się faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne, które są udokumentowane dowodami zapłaty. A zatem pieniężne wydatki kwalifikowalne to koszty kwalifikowalne pomniejszone o wkład rzeczowy. narastająco do początku okresu sprawozdawczego : w okresie sprawozdawczym : narastająco do końca okresu sprawozdawczego : [4.6] Kwota dofinansowania Kwota dofinansowania wynika z przemnożenia całkowitych kosztów kwalifikowalnych oraz procentu dofinansowania. narastająco do początku okresu sprawozdawczego : w okresie sprawozdawczym : narastająco do końca okresu sprawozdawczego : [4.7] Udział własny Udział własny to różnica pomiędzy kosztami kwalifikowalnymi, a kwotą dofinansowania. narastająco do początku okresu sprawozdawczego : w okresie sprawozdawczym : narastająco do końca okresu sprawozdawczego : [4.8] Udział własny finansowy Udział własny finansowy to różnica pomiędzy udziałem własnym a wkładem rzeczowym. narastająco do początku okresu sprawozdawczego : w okresie sprawozdawczym : narastająco do końca okresu sprawozdawczego :

16 Podsumowanie kwoty do wypłaty [4.8] Wypłacone środki Należy wpisać sumę otrzymanego dofinansowania. W przypadku pierwszego Wniosku o płatność należy wpisać kwotę otrzymanej zaliczki. W przypadku drugiego Wniosku o płatność należy wpisać sumę otrzymanej zaliczki oraz otrzymanej drugiej transzy, itd. [4.9] Wnioskowana kwota transzy Należy wpisać wnioskowaną kwotę transzy. Wnioskowana kwota transzy nie może być wyższa od danej kwoty transzy wynikającej z Umowy o dofinansowanie. Wnioskowana wysokość transzy uzupełnia wartość wykorzystanej zaliczki, a zatem powinna odpowiadać Kwocie dofinansowania [4.5] do wartości 90% przyznanego dofinansowania. (Ostatnie 10% będzie wypłacone po zatwierdzeniu raportu końcowego). Operator akceptuje kwotę kolejnej transzy w oparciu o faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne. CZĘŚĆ V - DANE BANKOWE Należy wpisać dane zgodnie z podpisaną Umową o dofinansowanie. W przypadku zmiany numeru rachunku bankowego Beneficjent jest zobowiązany przedłożyć zaświadczenie z banku o zmianie numeru rachunku. Beneficjent jest zobowiązany załączyć do Wniosku o płatność wyciąg z rachunku bankowego za dany okres sprawozdawczy. W przypadku dokonywania płatności do dnia złożenia Wniosku o płatność należy przedstawić wyciąg do dnia ostatniej płatności przedstawionej we Wniosku o płatność. [5.1] Nazwa posiadacza rachunku Należy wpisać nazwę posiadacza rachunku. [5.2] Nazwa banku posiadacza rachunku Należy wpisać nazwę banku. [5.3] Numer rachunku bankowego Należy wpisać numer rachunku bankowego. [5.4] Stan środków na rachunku na koniec okresu sprawozdawczego Należy wpisać saldo rachunku bankowego wyodrębnionego dla projektu z ostatniego dnia okresu sprawozdawczego lub z ostatniego dnia zapłaty. CZĘŚĆ VI - ZAŁĄCZNIKI Należy wpisać załączniki. Obowiązkowo do Wniosku o płatność należy załączyć: Wyciąg z rachunku bankowego potwierdzający dokonanie płatności oraz kopie innych dokumentów księgowych stanowiących dowód poniesionych kosztów, zawierające datę i poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta

17 Kserokopie 3 faktur bądź innych dowodów o równoważnej wartości dowodowej o najwyższej wartości, poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta Podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta wydruk z ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby projektu W przypadku, gdy, kwota kosztów kwalifikowalnych przedstawionych do refundacji zawiera VAT, niezbędne jest załączenie do pierwszego i ostatniego Wniosku o płatność oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik do niniejszej instrukcji.

18 Załącznik OŚWIADCZENIE O KWALIFIKOWALNOŚCI PODATKU OD TOWARÓW i USŁUG Oświadczam, iż (nazwa Beneficjenta) nie mam możliwości odzyskiwania/odliczania VAT na zasadach obowiązującego w Polsce prawa w zakresie podatku od towarów i usług. W związku z tym podatek od towarów i usług został umieszczony w wydatkach kwalifikowanych projektu (nazwa Projektu) w ramach umowy (numer Umowy o dofinansowanie) Miejscowość, data Podpis