Regulamin Organizacyjny Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieczu. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 MIEJSKO-GMINNY OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ BIECZ, ul. Binarowska 5 tel./fax (13) tel. (13) Załącznik do Zarządzenia Nr 17/2017 Kierownika MGOPS w Bieczu z dnia 14 czerwca 2017 r. Regulamin Organizacyjny Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieczu Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Regulamin Organizacyjny Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieczu, zwany dalej Regulaminem" określa strukturę organizacyjną Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz zasady jego funkcjonowania. 2. Ilekroć w Regulaminie mowa jest o: 1. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Biecz, 2. Radzie Miejskiej - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Bieczu, 3. Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Biecza, 4. Ośrodku - należy przez to rozumieć Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bieczu, 5. Komórkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć sekcje i samodzielne stanowiska pracy w Ośrodku Ośrodek jest wyodrębnioną jednostką organizacyjną Gminy Biecz. 2. Działalność Ośrodka obejmuje obszar Gminy Biecz. 3. Działalnością Ośrodka kieruje Kierownik, którego zatrudnia Burmistrz. 4. Siedziba Ośrodka znajduje się w Bieczu przy ulicy Binarowska 5. Rozdział II Struktura organizacyjna Ośrodka Strukturę organizacyjną Ośrodka tworzą: Kierownik (K) Komórki organizacyjne: 1) Sekcja Pomocy Środowiskowej (PŚ), 2) Sekcja Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego (ŚRFA) 3) Sekcja Usług Opiekuńczych (UO), 4) Sekcja Finansowo-Administracyjna (FA). Samodzielne stanowiska : Informatyk (I), Sprzątaczka(S).

2 Funkcjonowanie wszystkich komórek organizacyjnych Ośrodka, w tym kierowników i samodzielnych stanowisk, opiera się na zasadzie podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań. Rozdział III Zakres działania kierownika, kierowników Sekcji, komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk Ośrodka 5. Do kompetencji Kierownika Ośrodka należy w szczególności: 1) organizowanie pracy i zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Ośrodka, 2) sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań Ośrodka, 3) wykonywanie zadań wynikających z uchwał, zarządzeń i wytycznych organów Gminy, 4) ustalanie zakresów działania komórek organizacyjnych Ośrodka oraz zadań wynikających z planów i przedsięwzięć, 5) rozpatrywanie skarg, wniosków i interwencji mieszkańców Gminy, 6) prowadzenie polityki kadrowej Ośrodka, 7) zarządzanie mieniem Ośrodka, 8) składanie oświadczeń woli w imieniu Ośrodka w oparciu o udzielone pełnomocnictwa oraz zawieranie umów cywilnoprawnych, 9) wydawanie decyzji administracyjnych i nadzorowanie wydawania takich decyzji przez podległych pracowników posiadających stosowne upoważnienia, 10) wydawanie zarządzeń, instrukcji, regulaminów, zgodnie z zakresem działania, 11) tworzenie warunków do realizowania przez Ośrodek zadań statutowych przez właściwe gospodarowanie środkami określonymi w planie finansowym Ośrodka oraz ponoszenie odpowiedzialności za ich prawidłowe i zgodne z prawem wykorzystanie, 12) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, 13) zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki 14) współdziałanie z instytucjami, organizacjami społecznymi, związkami wyznaniowymi, stowarzyszeniami, fundacjami w celu realizacji zadań, 15) składanie Radzie Miejskiej corocznych sprawozdań z działalności Ośrodka oraz przedstawianie potrzeb w zakresie pomocy społecznej. 6. Do kompetencji kierowników Sekcji należy w szczególności: 1) planowanie i organizowanie pracy podległych komórek, koordynowanie ich działań, sprawowanie bieżącej kontroli realizacji zadań, w tym kontrola pracy pracowników, opracowanie zakresu czynności i zadań poszczególnych pracowników, 2) nadzór nad terminowym i rzetelnym realizowaniem zadań w powierzonym zakresie, w tym spraw interesantów, 3) udzielanie podległym pracownikom instruktażu o charakterze merytorycznym i formalno-prawnym w zakresie realizowanych zadań, 4) badanie efektywności pracy podległych pracowników, 5) nadzór nad prawidłową realizacją budżetu w powierzonym zakresie, 6) dokonywanie okresowych ocen pracowników oraz kontrola wykonywania zaleceń z nich wynikających,

3 7) składanie wniosków do kierownika Ośrodka o przeszeregowanie, nagradzanie albo karanie podległych pracowników, 8) nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników dyscypliny pracy oraz obowiązujących przepisów prawnych i organizacyjnych Ośrodka, inicjowanie i prezentowanie rozwiązań i działań dotyczących organizacji pracy, 9) wstępne załatwianie skarg i wniosków interesantów. Szczegółowe obowiązki kierowników Sekcji określają zakresy czynności, kompetencji i odpowiedzialności ustalone przez kierownika Ośrodka. 7. Do zadań Sekcji Pomocy Środowiskowej należy w szczególności: 1) diagnozowanie i analizowanie potrzeb osób i rodzin zamieszkałych na terenie Gminy Biecz oraz kwalifikowanie do uzyskania różnego rodzaju świadczeń, 2) organizowanie różnorodnych form pomocy stosownie do rozeznanych potrzeb, 3) podejmowanie działań w celu wsparcia rodzin, mających trudności w wypełnianiu swoich funkcji opiekuńczo-wychowawczych, 4) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych na potrzeby prowadzonych postępowań administracyjnych oraz na rzecz zewnętrznych jednostek organizacyjnych pomocy społecznej oraz sądu, 5) wykonywanie czynności w ramach prowadzonych postępowań administracyjnych w sprawach z zakresu pomocy społecznej, tj. przyjmowanie wniosków o udzielenie pomocy oraz przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przyznania lub odmowy świadczeń, w tym prowadzenie dokumentacji i przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawie świadczeń z pomocy społecznej, 6) prowadzenie pracy socjalnej z wykorzystaniem różnych technik, w tym zwłaszcza kontraktu socjalnego z osobami i rodzinami w celu rozwinięcia lub wzmocnienia ich aktywności i samodzielności życiowej, 7) prowadzenie dokumentacji osób i rodzin objętych pomocą, 8) uczestnictwo w realizacji projektów, w tym współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, 9) prowadzenie spraw związanych z odpłatnością za pobyt dzieci w pieczy zastępczej, 10) prowadzenie spraw związanych z ustanawianiem rodzin wspierających oraz ze zwrotem kosztów ponoszonych przez rodziny wspierające, 11) prowadzenie spraw związanych z pracą z rodzinami biologicznymi dzieci umieszczonych w pieczy zastępczej, 12) opracowywanie 3-letniego gminnego programu wspierania rodziny oraz nadzór nad jego realizacją. Szczegółowe obowiązki pracowników Sekcji określają zakresy czynności, kompetencji i odpowiedzialności ustalone przez kierownika Ośrodka. 8. Do zadań Sekcji Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego należy w szczególności: 1) prowadzenie postępowań w sprawach przyznawania i wypłacania świadczeń rodzinnych i opiekuńczych oraz przygotowywanie decyzji w tym zakresie, 2) prowadzenie postępowań w sprawach przyznawania i wypłacania świadczeń wychowawczych oraz przygotowywanie decyzji w tym zakresie, 3) prowadzenie postępowań w sprawach przyznawania i wypłacania świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz przygotowywanie decyzji w tym zakresie,

4 4) prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych, 5) współpraca z komornikami w zakresie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych, w tym kierowanie wniosków o wszczęcie lub przyłączenie się do postępowania egzekucyjnego, 6) prowadzenie postępowań w sprawach z zakresu świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów, w tym w szczególności przyjmowanie wniosków, dokonywanie ich wstępnej oceny i przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawie przyznawania świadczeń, 7) sporządzanie list wypłat przyznawanych świadczeń. Szczegółowe obowiązki pracowników Sekcji określają zakresy czynności, kompetencji i odpowiedzialności ustalone przez kierownika Ośrodka. 9. Do zadań Sekcji Usług Opiekuńczych należą: 1) organizowanie i świadczenie usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania, zgodnie ze stwierdzoną potrzebą, obowiązującymi przepisami prawa oraz przy uwzględnieniu oczekiwań osób obejmowanych tą formą pomocy w zakresie: a. pomocy w zaspokajaniu codziennych potrzeb życiowych, b. podstawowej opieki higienicznej i pielęgnacyjnej, c. utrzymania kontaktów z otoczeniem, w miarę posiadanych możliwości, 2) prowadzenie teczek osobowych osób objętych pomocą, kart pracy opiekunek oraz innej dokumentacji, w zależności od aktualnej potrzeby, 3) dokonywanie ustaleń dotyczących świadczonych usług, 4) organizacja i kontrola bieżąca pracy opiekunek w miejscu zamieszkania, 5) wnioskowanie w sprawie alternatywnych form opieki nad osobami wymagającymi pomocy osób drugich, Szczegółowe zadania pracowników Sekcji określają zakresy czynności, kompetencji i odpowiedzialności ustalone przez kierownika Ośrodka. 10. Do zadań Sekcji Finansowo-Administracyjnej należą: 1) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, 2) obsługa finansowa jednostki, 3) prowadzenie ewidencji majątku Ośrodka, 4) sporządzanie sprawozdań finansowych i merytorycznych, 5) przygotowywanie materiałów planistycznych do projektu budżetu i jego opracowywanie, 6) prowadzenie kasy Ośrodka, 7) rozliczanie należności i zobowiązań z kontrahentami i świadczeniobiorcami, 8) prowadzenie postępowania zmierzającego do ściągnięcia należności, w tym postępowania egzekucyjnego w administracji, 9) współudział w opracowywaniu projektów regulaminów, 10) prowadzenie spraw pracowniczych, w tym w szczególności: a. sporządzanie i prowadzenie dokumentacji związanej z naborem na wolne stanowiska pracy, zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, b. prowadzenie ewidencji czasu pracy, c. sporządzanie sprawozdań kadrowych,

5 d. prowadzenie spraw wynagrodzeń i zasiłków z ubezpieczenia społecznego, e. realizacja zadań związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników, 11) sporządzanie wszelkiej sprawozdawczości, 12) prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, 13) prowadzenie postępowań w sprawach przyznawania i wypłacania dodatków mieszkaniowych i energetycznych oraz przygotowywanie decyzji w tym zakresie, 14) obsługa systemów informatycznych, 15) prowadzenie rejestrów spraw, 16) obsługa korespondencji, 17) przygotowywanie dokumentacji do zakładowej składnicy akt. Szczegółowe zadania pracowników Sekcji Finansowo-Administracyjnej zostały zawarte w indywidualnych zakresach czynności. 11. Do zadań wykonywanych w ramach stanowiska Informatyka należą: 1) konserwacja i administrowanie sieci komputerowej Ośrodka, w tym: a. zabezpieczenie i ochrona danych, b. archiwizowanie danych, c. nadzór nad prawidłowym merytorycznie i technicznie funkcjonowaniem sieci 2) aktualizacja i serwisowanie istniejącego oprogramowania, 3) udział w sporządzaniu sprawozdawczości w formie elektronicznej, 4) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zapotrzebowaniem sprzętu komputerowego, w tym: a. analiza wyposażenia pod względem dostosowania go do potrzeb stanowisk pracy, b. planowanie zakupu sprzętu komputerowego, 5) eliminowanie usterek i awarii sprzętu komputerowego i oprogramowania, 6) współdziałanie z firmami świadczącymi usługi informatyczne i internetowe, 7) zarządzanie pocztą elektroniczną Ośrodka, 8) udział w określaniu polityki bezpieczeństwa informacji, 9) generowanie i przesyłanie sprawozdań. Szczegółowe zadania stanowiska Informatyka zostały zawarte w indywidualnym zakresie czynności. 12. Do zadań Stanowiska Sprzątaczki należy utrzymanie czystości w pomieszczeniach i obejściu Ośrodka. Szczegółowe zadania stanowiska sprzątaczki zostały zawarte w indywidualnym zakresie czynności. Rozdział IV Zadania wspólne komórek organizacyjnych Ośrodka Wszystkie komórki organizacyjne są zobowiązane do współdziałania, w szczególności w zakresie wymiany informacji.

6 2. Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych należą: opracowywanie materiałów do projektu budżetu Ośrodka oraz realizacja zadań ujętych w budżecie, opracowywanie danych do analiz oraz sporządzanie sprawozdań w zakresie realizowanych zadań, sprawowanie nadzoru nad mieniem Ośrodka oraz w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, stosowanie procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych zgodnie z planem, przygotowywanie okresowych ocen i analiz oraz informacji i sprawozdań, stosowanie wewnętrznych regulacji, m.in. dotyczących zasad wydatkowania środków, stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt, obiegu dokumentacji, archiwizowania akt, opracowywanie i udostępnianie informacji na stronę internetową Ośrodka i Urzędu Miejskiego w Bieczu, stosowanie kontroli zarządczej dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, zapewnienie ochrony danych osobowych na każdym etapie ich przygotowania i przechowywania, 10) współpraca z instytucjami zewnętrznymi. Rozdział V Zasady funkcjonowania Ośrodka 14. Ośrodek działa w oparciu o następujące zasady: 1) praworządności, 2) służebności wobec społeczności lokalnej, 3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 4) jednoosobowego kierownictwa, 5) podziału kompetencji, 6) wzajemnego współdziałania. 15. Do zadań Ośrodka należy w szczególności: 1) przygotowanie rozstrzygnięć, w tym decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu realizowanych zadań, 2) wykonywanie czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań, 3) przyjmowanie, rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków, 4) przygotowywanie dokumentów do przyjęcia budżetu i jego wykonania, 5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń, 6) stosowanie instrukcji kancelaryjnej w zakresie przyjmowania, ewidencjonowania, wysyłania korespondencji, a także w zakresie przechowywania i przygotowania dokumentacji do składnicy akt W Ośrodku działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań przez poszczególne komórki organizacyjne.

7 2. Kontrola wewnętrzna prowadzona jest w szczególności w postaci: bieżącej kontroli rodzinnych wywiadów środowiskowych, bieżącej kontroli sporządzania list wypłat świadczeń, bieżącej kontroli dokumentów księgowych i faktur, bieżącej kontroli pracy opiekunek pracujących w terenie, bieżącej kontroli wykonywania zadań ustawowych i statutowych Ośrodka. 3. Kontroli wewnętrznej dokonuje Kierownik Ośrodka, kierownicy komórek organizacyjnych w zakresie swojej działalności lub inni pracownicy w ramach powierzonych obowiązków służbowych. Rozdział VI Zasady obsługi interesantów oraz załatwianie skarg i wniosków Przyjmowanie interesantów odbywa się codziennie w komórkach organizacyjnych, w godzinach pracy Ośrodka. 2. Załatwianie indywidualnych spraw interesantów odbywa się zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami ustaw i rozporządzeń szczegółowych. 3. Bezpośredni nadzór nad załatwianiem skarg i wniosków sprawuje kierownik Ośrodka. 4. Nadzór nad przebiegiem załatwiania indywidualnych spraw, o których mowa w ust. 2, pełnią kierownicy właściwej w danej sprawie komórki organizacyjnej Ośrodka. 5. W sprawach skarg i wniosków interesantów przyjmują: 1) kierownik Ośrodka lub osoba pełniąca zastępstwo, w każdy poniedziałek w godzinach od 8.00 do 10.00, 2) kierownicy komórek organizacyjnych, codziennie w godzinach pracy Ośrodka. 6. Ośrodek prowadzi rejestr skarg i wniosków wpływających do Ośrodka. 7. Szczegółowy tryb postępowania w sprawach wnoszonych skarg i wniosków określają przepisy ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. Rozdział VII Zasady podpisywania pism, decyzji i dokumentów 18. Do wyłącznej kompetencji kierownika Ośrodka należy prawo podpisu: 1) zarządzeń, regulaminów wewnętrznych, 2) pism związanych z reprezentowaniem Ośrodka na zewnątrz, 3) pism zawierających oświadczenia woli w zakresie zarządzania mieniem Ośrodka, 4) odpowiedzi na skargi i wnioski, 5) odpowiedzi na zapytania radnych, posłów, senatorów, 6) decyzji administracyjnych i postanowień, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Ośrodka lub które zastrzegł do podpisywania wyłącznie przez siebie, 7) pełnomocnictw i upoważnień do działania w jego imieniu, 8) pism zawierających oświadczenia woli (m.in. umów) Ośrodka jako pracodawcy, 9) pism o szczególnym znaczeniu, w tym wniosków kierowanych do Sądu, Policji, Prokuratury itp., 10) wniosków do Burmistrza Biecza.

8 19. W czasie nieobecności kierownika pisma zastrzeżone do podpisu kierownika podpisuje osoba pełniąca zastępstwo. 20. Kierownicy komórek organizacyjnych są uprawnieni do: 1. podpisywania pism i dokumentów związanych z zakresem działania podległej komórki organizacyjnej, nie zastrzeżone do podpisu kierownika Ośrodka, 2. podpisywania decyzji administracyjnych wynikających z udzielonych upoważnień, 3. akceptowania wniosków urlopowych podległych pracowników Kierownik może upoważnić kierowników komórek organizacyjnych i innych pracowników do podpisywania pism w jego imieniu w ramach obowiązujących przepisów prawnych. 2. Upoważnienia maja charakter pisemny i określają wykaz spraw, które osoba upoważniona może załatwić w imieniu kierownika. Rozdział VIII Postanowienia końcowe 22. Zmiany postanowień niniejszego Regulaminu dokonywane są przez kierownika Ośrodka w drodze Zarządzenia. 23. Integralną część Regulaminu stanowią załączniki określające: 1. strukturę organizacyjną Ośrodka (załącznik nr 1), 2. zasady wydawania, ewidencjonowania oraz niszczenia pieczęci i zużytych lub nieaktualnych (załącznik nr 2). i : Miejsk środka Pomoc; Bieczu

9 MIEJSKU-CiMINNY OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ BIECZ, ul. Binarowska 5 tel./fax (13) tel. (13) załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego MGOPS w Bieczu SCHEMAT ORGANIZACYJNY MIEJSKO-GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W BIECZU KIEROWNIK Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bieczu mgr A n ni Ryba

10 40 BIECZ, ul. Binarowska 5 tel./fax (13) tel. (13) załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego MGOPS w Bieczu ZASADY WYDAWANIA, EWIDENCJONOWANIA ORAZ NISZCZENIA PIECZĘCI ZUŻYTYCH LUB NIEAKTUALNYCH 1. W Ośrodku używa się pieczęci nagłówkowych, imiennych do podpisu oraz innych używanych w celach pomocniczych np. Sprawdzono pod względem...", Za zgodność...", zgodnych z Instrukcją Kancelaryjną lub innymi właściwymi przepisami. 2. Pieczęcie wykonywane są dla poszczególnych pracowników na wniosek Kierownika i pozostają do ich dyspozycji. 3. Każdy pracownik odpowiada za właściwe zabezpieczenie pieczęci w czasie pracy i po jej zakończeniu (przechowywanie w zamykanych szafach) oraz używanie ich zgodnie z przeznaczeniem W przypadku zmiany na stanowisku pracowniczym lub w przypadku fizycznego zużycia pieczęci zleca się wykonanie nowej pieczęci. 2. Wydanie nowych pieczęci następuje po uprzednim zwrocie nieaktualnych lub zniszczonych, co odnotowuje się w ewidencji pieczęci. 3. Osoby, z którymi rozwiązuje się stosunek pracy zobowiązane są zwrócić w ostatnim dniu pracy pieczęcie, którymi dysponowały. Fakt ten odnotowuje się w ewidencji pieczęci Wszystkie pieczęcie zamawia, ewidencjonuje i wydaje Kierownik Ośrodka. 2. Ewidencja pieczęci powinna zawierać: odcisk pieczęci, imię i nazwisko osoby, której ją wydano, datę wydania, potwierdzenie odbioru (podpis), adnotacje o zwrocie poprzednio używanej, adnotację o zniszczeniu zużytych lub nieaktualnych. 3. Pieczęcie nieaktualne i zużyte podlegają mechanicznemu zniszczeniu przez wyznaczone przez Kierownika osoby, które dokonują zniszczenia pieczęci i odnotowują ten fakt w protokole. KIEROWNIK Ośrodka