1 Definicje przyjęte na potrzeby Regulaminu

Transkrypt

1 Regulamin pracy Komisji Oceny Projektów dla konkursów ogłoszonych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze (Instytucja Pośrednicząca) w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) Europejski Fundusz Społeczny (EFS) 1 Definicje przyjęte na potrzeby Regulaminu PO WER stanowi odpowiedź na wyzwania i jednocześnie instrument realizacji Strategii Europa Program uwzględnia stojące przed Europą długofalowe wyzwania związane z globalizacją, rozwojem ekonomicznym, jakością polityk publicznych, zjawiskami demograficznymi, czy inwestycjami w kapitał ludzki. EFS jest to Fundusz Strukturalny Unii Europejskiej, najważniejszy finansowy instrument polityki społecznej, wspierający różnorodne programy i projekty związane z socjalnym aspektem integracji. Rozporządzenie ogólne Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z , str. 320). Ustawa wdrożeniowa Instytucja Zarządzająca Programem (IZ PO WER) Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U poz. 1146). Zgodnie z art. 2 pkt. 11 Ustawy wdrożeniowej, jest to instytucja, o której mowa w 125 rozporządzenia ogólnego. Instytucja Pośrednicząca Programu (IP PO WER) Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) W ramach I Osi Priorytetowej PO WER rolę Instytucji Zarządzającej pełni Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, z siedzibą w Warszawie, , ul. Wspólna 2/4. Zgodnie z art. 2 pkt. 9 Ustawy wdrożeniowej, jest to podmiot, któremu została powierzona, w drodze porozumienia albo umowy zawartej z instytucją zarządzającą, realizacja zadań w ramach krajowego lub regionalnego programu operacyjnego. Zadania IP w województwie lubuskim dla I Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój realizuje Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze, z siedzibą przy ul. Wyspiańskiego 15, Instytucja odpowiedzialna za organizację i przeprowadzenie konkursu. Funkcję IOK w województwie lubuskim dla I Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój pełni Wojewódzki Urząd Pracy

2 Komitet Monitorujący (KM) Komisja Oceny Projektów (KOP) Regulamin Komisji Oceny Projektów (Regulamin) Ekspert Wnioskodawca Projekt Wniosek o dofinansowanie Minimalny zakres regulaminu konkursu dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój w Zielonej Górze, z siedzibą przy ul. Wyspiańskiego 15, Komitet Monitorujący (KM) - niezależny organ pełniący funkcje doradczo-opiniodawcze, powoływany jest przez Instytucję Zarządzającą Programem Wiedza Edukacja Rozwój (IZ PO WER). W jego skład wchodzą przedstawiciele strony rządowej, samorządowej oraz organizacji spoza administracji (w tym przedstawiciele świata nauki, organizacji pozarządowych, partnerzy społeczni). W pracach Komitetu Monitorującego biorą udział również przedstawiciele Komisji Europejskiej pełniąc funkcję doradczą. Ponadto, w posiedzeniach mogą uczestniczyć w charakterze obserwatorów reprezentanci innych instytucji. Komisja, o której mowa w art. 44 Ustawy wdrożeniowej. Dokument określający a) procedurę przeprowadzania oceny wniosków o dofinansowanie realizacji projektów złożonych w odpowiedzi na konkursy ogłaszane przez IOK w województwie lubuskim w ramach I Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, b) sposób pracy KOP i podejmowania decyzji, c) zadania KOP. Regulamin uwzględnia postanowienia aktualnych na dzień ogłoszenia konkursu Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata Osoba, o której mowa w art. 49 ust. 3 Ustawy wdrożeniowej. Podmiot, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowane z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie umowy o dofinansowanie projektu. Zgodnie z art. 2 pkt 18 Ustawy wdrożeniowej, przedsięwzięcie zmierzające do osiągnięcia założonego celu określonego wskaźnikami, z określonym początkiem i końcem realizacji, zgłoszone do objęcia albo objęte współfinansowaniem UE jednego z funduszy strukturalnych albo Funduszu Spójności w ramach programu operacyjnego. Dokument, w którym zawarty jest opis projektu i na podstawie którego dokonuje się oceny spełniania kryteriów wyboru projektów przez ten projekt. Dokument przygotowany przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawierający obligatoryjne postanowienia, które muszą zostać zawarte w regulaminach konkursów ogłaszanych w ramach PO WER, mające na celu zapewnienie określonych w PO WER nadrzędnych zasad, którymi powinien charakteryzować się system wyboru projektów. 2 Postanowienia ogólne 1. Regulamin przygotowany został w oparciu o zapisy ustawy wdrożeniowej, Wytycznych w zakresie trybów wyboru projektów na lata , Minimalnego zakresu regulaminu konkursu dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Regulamin określa procedury przeprowadzania oceny formalno-merytorycznej wniosków o dofinansowanie realizacji projektów złożonych w odpowiedzi na konkursy ogłaszane przez

3 IOK w Województwie Lubuskim w ramach I Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój oraz tryb pracy KOP. 3. Komisja Oceny Projektów stanowi niezależne, autonomiczne ogniwo w systemie oceny wniosków o dofinansowanie projektów. 4. Skład Komisji Oceny Projektów, wraz ze wskazaniem osób pełniących funkcję Przewodniczącego KOP oraz Sekretarza KOP, powoływany jest zarządzeniem Dyrektora WUP na wniosek Naczelnika Wydziału Obsługi Programów Europejskich. 5. Komisja Oceny Projektów działa od początku procesu oceny wniosków o dofinansowanie projektów do rozstrzygnięcia konkursu/rozstrzygnięcia procedury odwoławczej. 6. Informacja o składzie Komisji Oceny Projektów udostępniana jest równolegle z publikacją listy projektów wybranych do dofinansowania, o której mowa w 3 pkt 1 ppkt d) niniejszego Regulaminu i zamieszczana jest na stronie internetowej IOK. 7. Obsługą prac Komisji Oceny Projektów zajmuje się Wydział Obsługi Programów Europejskich Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze. 3 Zadania Komisji Oceny Projektów 1. Do zadań Komisji Oceny Projektów należy w szczególności: a) poufne, rzetelne i bezstronne przeprowadzenie oceny formalno-merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, b) poufne, rzetelne i bezstronne przeprowadzenie procesu negocjacyjnego wniosków o dofinansowanie projektów, c) poufne, rzetelne i bezstronne przeprowadzenie procedury odwoławczej, d) sporządzenie listy projektów zawierającej oceny wszystkich wniosków o dofinansowanie projektów, które podlegały ocenie w ramach konkursu, uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów, wskazującej, które projekty: zostały ocenione pozytywnie oraz zostały wybrane do dofinansowania, zostały ocenione negatywnie w rozumieniu art. 53 ust 2 ustawy wdrożeniowej i nie zostały wybrane do dofinansowania. 4 Skład Komisji Oceny Projektów 1. Członkami Komisji, z prawem dokonywania oceny formalno-merytorycznej wniosków, są: a) pracownicy IOK; b) eksperci, o których mowa w 49 ustawy wdrożeniowej. 2. W posiedzeniach KOP w charakterze obserwatorów bez prawa dokonywania oceny wniosków, mogą uczestniczyć: a) przedstawiciele ministra (ministrów) właściwego (właściwych) ds. związanych tematycznie z zakresem konkursu (o ile zostali zgłoszeni przez ministra bądź ministrów), b) przedstawiciele IZ (z inicjatywy IZ), c) przedstawiciele partnerów, o których mowa w art. 5 rozporządzenia ogólnego, w tym w szczególności partnerów wchodzących w skład KM (przy zachowaniu zasady bezstronności). 3. Liczba członków KOP z prawem dokonywania oceny wynosi nie mniej niż 3 osoby. 4. Oceny spełniania przez dany projekt poszczególnych kryteriów wyboru projektów dokonuje dwóch członków KOP wybieranych w drodze losowania przeprowadzonego przez Przewodniczącego KOP na posiedzeniu KOP w obecności:

4 a) co najmniej 3 członków KOP oraz b) obserwatorów wskazanych przez KM (o ile KM wskazał swoich obserwatorów). 5. Osoby wchodzące w skład KOP posiadają ważny certyfikat potwierdzający ukończenie obligatoryjnego programu szkoleniowego dla osób dokonujących wyboru projektów współfinansowanych ze środków EFS. Do czasu udostępnienia szkoleń e-learningowych umożliwiających uzyskanie certyfikatu do dokonywania oceny w ramach danej osi priorytetowej PO WER, warunkiem powołania eksperta do składu KOP jest posiadanie przez niego ważnego certyfikatu uprawniającego do dokonywania oceny w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki W składzie Komisji Oceny Projektów wyszczególnia się osoby pełniące funkcję: a) Przewodniczącego KOP i/lub w uzasadnionych przypadkach Zastępcy Przewodniczącego KOP, b) Sekretarza KOP. 5 Przewodniczący Komisji Oceny Projektów 1. Przewodniczącym KOP może być wyłącznie pracownik IOK. 2. Przewodniczący KOP w uzasadnionych przypadkach może wyznaczyć swojego zastępcę spośród członków KOP pracowników IOK. Wyznaczenie zastępcy następuje w formie pisemnego upoważnienia, wydanego przez Przewodniczącego KOP i zatwierdzanego przez Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich/inną osobę zastępującą. Pisemne upoważnienie wydaje się w przypadku nieobecności Przewodniczącego KOP, która mogłaby utrudniać funkcjonowania KOP, lub w przypadku konieczności wykluczenia osoby pełniącej funkcję Przewodniczącego KOP z pracy KOP. Zastępca Przewodniczącego KOP ma takie same obowiązki i kompetencje jak Przewodniczący KOP. 3. Do zadań Przewodniczącego KOP należy w szczególności: a) kierowanie pracami KOP, w tym reprezentowanie KOP wobec kierownictwa IOK, b) nadzór nad sprawnym, terminowym, zgodnym z Regulaminem pracy KOP oraz Regulaminem konkursu, funkcjonowaniem KOP, c) wyznaczanie miejsca i terminu posiedzeń KOP, d) zatwierdzenie protokołu z prac KOP, e) przeciwdziałanie próbom ingerowania z zewnątrz w dokonywaną ocenę przez podmioty niebiorące w niej udziału, f) podpisywanie wewnętrznej korespondencji w sprawach dotyczących KOP, g) akceptacja oraz przedłożenie do wiadomości Wicedyrektorowi ds. Funduszy Europejskich /innej osobie zastępującej listy projektów o której mowa w 3 pkt 1 ppkt d) niniejszego Regulaminu, h) zatwierdzenie weryfikacji prawidłowości wypełnienia Kart oceny formalno-merytorycznej, której wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu, dokonanej przez Sekretarza KOP, i) zatwierdzenie oceny pracy eksperta w oparciu o Kartę oceny pracy eksperta oceniającego wnioski złożone w ramach PO WER, której wzór stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu, dokonanej przez Sekretarza KOP. 4. Do kompetencji Przewodniczącego KOP należy rozstrzyganie rozbieżności w dokonanej ocenie projektów przez dwóch oceniających, w zakresie spełnienia przez projekt kryteriów dostępu, horyzontalnych, premiujących, zaproponowanych przez dwóch oceniających różnych zakresów negocjacji lub podjęcie decyzji o innym sposobie ich rozstrzygnięcia.

5 5. Decyzja Przewodniczącego, w zakresie, o którym mowa w pkt 4, stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu oraz jest dokumentowana w protokole prac KOP. 6. Przewodniczący KOP na posiedzeniu KOP podpisuje deklarację poufności, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu 7. Przewodniczący KOP przed przystąpieniem do czynności opisanych w pkt 4 podpisuje oświadczenie pracownika IOK o bezstronności, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 6 Sekretarz Komisji Oceny Projektów 1. Sekretarzem KOP może być wyłącznie pracownik IOK. 2. Do zadań Sekretarza KOP należy: a) dostarczenie niezbędnych do oceny materiałów członkom KOP, b) obsługa organizacyjno-techniczna KOP, c) sporządzanie protokołu z prac KOP, zawierającego informacje o przebiegu i wynikach oceny projektów oraz wynikach przeprowadzonych negocjacji, d) weryfikacja prawidłowości wypełnienia Kart oceny formalno-merytorycznej pod względem formalnym i przedstawienie wyników tej weryfikacji Przewodniczącemu KOP. Weryfikacja dokonywana jest w oparciu o Listę sprawdzającą do oceny weryfikacji poprawności wypełnienia Karty oceny formalno-merytorycznej pod względem formalnym, której wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu, e) nadzór nad terminowością dokonywanych ocen wniosków o dofinansowanie przez członków KOP i informowanie Przewodniczącego KOP o wystąpieniu nieprawidłowości w tym zakresie, f) sporządzenie listy projektów, o której mowa w 3 pkt 1 ppkt d) niniejszego Regulaminu i przedstawienie jej Przewodniczącemu KOP, g) gromadzenie i przekazanie do archiwum dokumentacji związanej z pracami KOP, h) współpraca z ekspertami wchodzącymi w skład KOP w zakresie technicznej obsługi ich pracy, i) czynności związane z procesem przeprowadzania negocjacji, zgodnie z 11 niniejszego Regulaminu oraz czynności przypisane Sekretarzowi KOP w procedurze odwoławczej, opisanej w 12 niniejszego Regulaminu, j) komisyjne zniszczenie wszelkich materiałów roboczych dotyczących posiedzeń KOP, chyba że Przewodniczący KOP zdecyduje inaczej, k) ocena pracy ekspertów. 3. Sekretarz KOP na posiedzeniu KOP podpisuje deklarację poufności, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 7 Prawa i obowiązki członków KOP 1. Członek KOP jest niezależny co do treści swoich ocen. 2. Członek KOP zobowiązany jest do: a) podpisania deklaracji poufności oraz oświadczenia o bezstronności, o których mowa w 9 pkt 4 niniejszego Regulaminu, zanim przystąpi do oceny wniosku o dofinansowanie projektu. W przypadku braku możliwości podpisania ww. dokumentów, członek KOP nie zostanie dopuszczony do oceny wniosków o dofinansowanie, b) wypełniania swoich obowiązków rzetelnie, sprawnie, w sposób bezstronny, z należytą starannością, c) dokonania obiektywnej, rzetelnej oceny z wykorzystaniem swojej wiedzy w danym obszarze, d) znajomości dokumentów regulujących wdrażanie PO WER,

6 e) podnoszenia swojej wiedzy zgodnie z polityką szkoleniową określoną przez IZ, f) stosowania się do aktualnie obowiązujących dokumentów w ramach PO WER, g) zawiadomienia Przewodniczącego KOP o próbie wywierania nacisku na niego, związanego z wykonywaniem obowiązków członka KOP, w szczególności o próbie wpływania na jego ocenę, h) zachowania w tajemnicy i poufności wszystkich informacji oraz dokumentów mu ujawnionych lub przygotowanych i wytworzonych przez niego oraz zapewnienia, że zostaną one użyte tylko dla celów oceny i nie zostaną ujawnione, i) dokonania oceny formalno-merytorycznej wszystkich wylosowanych wniosków, nie później niż w terminie wskazanym przez Przewodniczącego KOP, j) usunięcia stwierdzonych błędów technicznych i/lub formalnych lub innych uchybień wskazanych przez Sekretarza KOP w złożonej Karcie oceny formalno-merytorycznej, w terminie 2 dni kalendarzowych od daty zwrotu Karty oceny formalno-merytorycznej przez Sekretarza KOP, k) przedstawienia wyczerpującego pisemnego uzasadnienia wystawionej oceny w odpowiednich miejscach Karty oceny formalno-merytorycznej, l) rozpatrzenia protestu, m) przeprowadzenia procesu negocjacyjnego. 3. Zabrania się członkom KOP: a) zatrzymywania wniosków o dofinansowanie projektu lub ich kopii, kart oceny formalnomerytorycznej oraz wszelkich materiałów roboczych bezpośrednio związanych z oceną wniosków o dofinansowanie projektu. b) podejmowania jakichkolwiek kontaktów z podmiotem ubiegającym się o dofinansowanie projektów w zakresie oceny złożonych przez niego projektów do czasu ostatecznego zakończenia procedury oceny wniosków, wyłączając pkt 2 m. 8 Zasady wykonywania obowiązków przez ekspertów powołanych do składu KOP 1. Eksperci powołani do składu KOP wybierani są spośród osób ujętych w Wykazie kandydatów na ekspertów w obszarze zatrudnienia (Oś Priorytetowa I Osoby młode na rynku pracy) Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze, który jest dostępny na stronie internetowej 2. Sposób wyboru ekspertów z Wykazu kandydatów na ekspertów do oceny wniosków w ramach konkursu określa Procedura powołania ekspertów do oceny formalno-merytorycznej wniosków o dofinansowanie, która stanowi załącznik nr 8 do niniejszego Regulaminu. 3. Ekspert w ramach prac KOP może zostać zaangażowany we wszelkie czynności związane z wyborem wniosku o dofinansowanie, począwszy od zgłoszenia wniosku o dofinansowanie, do jego wybrania do dofinansowania albo odrzucenia tj.: a) ocenę formalno-merytoryczną, b) proces negocjacyjny, c) procedurę odwoławczą. 4. Z wybranym do oceny wniosków ekspertem zawarta zostaje umowa, której wzór określony został w Procedurze wyboru ekspertów do Komisji Oceny Projektów, o której mowa w pkt Ekspert, w uzgodnieniu z IOK, może dokonać oceny osobiście na posiedzeniu KOP, jak również drogą elektroniczną. Decyzja, w jaki sposób ekspert dokonuje oceny, podejmowana jest przez Przewodniczącego KOP z uwzględnieniem interesów obu stron (IOK oraz eksperta). Ekspert dokonuje oceny w terminie wyznaczonym przez IOK. Przekazywanie dokumentów następuje w ogólnie przyjętych i stosowanych formach, w zależności od wyboru dokonanego przez IOK. 6. W przypadku osobistego udziału w posiedzeniu KOP, zastosowanie mają przepisy opisane w 9 niniejszego Regulaminu.

7 9 Posiedzenia KOP 1. Posiedzenia KOP odbywają się w terminach zapewniających terminowość prac KOP. Zakończenie posiedzenia KOP następuje po dokonaniu oceny wszystkich wniosków, w dniu zatwierdzenia przez Przewodniczącego KOP protokołu z prac KOP/zakończenia procedury odwoławczej. 2. W ramach prac KOP organizowane są co najmniej dwa spotkania KOP na początku oraz na końcu prac KOP. Przewodniczący KOP zawiadamia jej członków o miejscu i terminie spotkania w terminie umożliwiającym wzięcie w nim udziału. Zawiadomienie zawiera listę wszystkich wniosków o dofinansowanie złożonych w odpowiedzi na konkurs. 3. Posiedzenia KOP mogą odbywać się w trybie stacjonarnym i/lub w trybie niestacjonarnym: a) w przypadku trybu stacjonarnego dokumentem potwierdzającym udział członków KOP w posiedzeniu są listy obecności, b) w przypadku trybu niestacjonarnego dokumentem potwierdzającym udział członków KOP w posiedzeniu są zgłoszenia chęci uczestniczenia w pracach KOP przekazane w formie elektronicznej do IOK najpóźniej w terminie do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia prac KOP, na adres wskazany przez IOK. 4. Na pierwszym posiedzeniu KOP: a) członkowie KOP, którzy będą dokonywać oceny wniosków o dofinansowanie podpisują: listę obecności, deklarację poufności członka KOP, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, oświadczenie pracownika IOK o bezstronności, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu lub, oświadczenie eksperta o bezstronności, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu, b) obserwator podpisuje deklarację poufności której wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 5. Dokumenty, o których mowa w pkt 4: a) w przypadku trybu stacjonarnego podpisywane są na posiedzeniu KOP, b) w przypadku trybu niestacjonarnego podpisane dokumenty przekazywane są do IOK drogą korespondencyjną w terminie wskazanym przez IOK. 6. Przed rozpoczęciem oceny projektów oraz przed podpisaniem oświadczeń i deklaracji, o których mowa w pkt 4, Sekretarz KOP przekazuje osobom wchodzącym w skład KOP: a) listę wszystkich wniosków o dofinansowanie projektów złożonych w odpowiedzi konkurs, b) informacje dotyczące wymogów, które muszą spełniać projekty ubiegające się o dofinansowanie w ramach danego konkursu, w tym w szczególności informacje na temat procedury oceny oraz obowiązujących w ramach danego konkursu kryteriów wyboru projektów. Przekazanie powyższych informacji następuje w drodze elektronicznej na wskazane przez członków KOP adresy Podczas posiedzenia KOP Przewodniczący KOP przeprowadza proces losowania polegający na przyporządkowaniu do każdego złożonego wniosku o dofinansowanie dwóch oceniających. Opis sposobu przeprowadzenia procedury losowania zawarty jest w załączniku nr 11 do niniejszego Regulaminu: a) w przypadku trybu stacjonarnego, papierowe wersje wylosowanych wniosków o dofinansowanie przekazywane są członkom KOP,

8 b) w przypadku trybu niestacjonarnego, wylosowane wnioski o dofinansowanie przekazywane są członkom KOP w wersji elektronicznej (zabezpieczone hasłem). Hasło przekazywane jest oddzielnym em. 8. W przypadku dokonywania oceny drogą elektroniczną obowiązują zasady: a) IOK wysyła na adres wskazany przez członków KOP wylosowane wnioski o dofinansowanie w dniu rozpoczęcia posiedzenia KOP lub w dniu następnym. Wnioski wysyłane są zgodnie z zasadą poufności danych, tj. plik z wnioskami zabezpieczony jest hasłem, natomiast hasło przekazywane jest osobnym em, b) członek KOP zobowiązany jest do odesłania wypełnionych Kart oceny formalnomerytorycznej w terminie wskazanym przez Przewodniczącego KOP, jednak nie później niż w terminie wskazanym w 10 pkt 3 niniejszego Regulaminu. Ekspert odsyła wypełnione Karty oceny formalno-merytorycznej w formie elektronicznej i papierowej, przy czym za termin wpływu dokumentów uznaje się datę ich wpływu do IOK w wersji papierowej. W przypadku rozbieżności wersji papierowej od wersji elektronicznej za obowiązującą uznaje się wersje papierową. Wypełnione Karty oceny formalno-merytorycznej wysyłane są zgodnie z zasadą poufności danych, tj. plik z wnioskami zabezpieczony jest hasłem. Hasło przesyłane jest osobnym em. 9. Zakończenie oceny przez członka KOP: a) po zakończeniu oceny wniosku o dofinansowanie członek KOP przekazuje Sekretarzowi KOP wypełnioną Kartę oceny formalno-merytorycznej w wersji elektronicznej oraz papierowej. Ostatecznym terminem oddania wersji papierowej jest termin wskazany przez Przewodniczącego KOP, b) w przypadku przekazywania do oceny wniosków o dofinansowanie drogą elektroniczną członek KOP po wykonaniu oceny, przedkłada Sekretarzowi KOP oświadczenie stwierdzające, że dokonał trwałego zniszczenia wniosków, dokumentów otrzymanych drogą elektroniczną. Osoba otrzymująca dokumenty drogą elektroniczną zobowiązana jest do zapewnienia poufności danych i informacji w nich zawartych. 10. Podczas dokonywania oceny wniosków o dofinansowanie projektu stosuje się następujące standardy: a) dostęp do dokumentów związanych z oceną mogą mieć jedynie osoby uczestniczące w ocenie wniosków o dofinansowanie (jeżeli zapewnienie dostępu do tych dokumentów jest uzasadnione wykonywanymi przez daną osobę czynnościami) oraz osoby biorące udział w posiedzeniu KOP (członkowie KOP oraz obserwatorzy biorący udział w posiedzeniu Komisji), b) informacje o przebiegu i wynikach oceny, do momentu jej zakończenia, powinny być udzielane wyłącznie osobom uczestniczącym w organizacji konkursu, obserwatorom (o ile uczestniczyli w posiedzeniu KOP) oraz członkom KOP, c) dokumenty i informacje przedstawione przez wnioskodawców, z którymi zawarto umowy o dofinansowanie projektu albo w stosunku do których wydano decyzje o dofinansowaniu projektu, a także dokumenty wytworzone lub przygotowane w związku z oceną dokumentów i informacji przedstawianych przez wnioskodawców do czasu rozstrzygnięcia konkursu albo zamieszczenia informacji o projektach wybranych do dofinansowania, o której mowa w art. 48 ust. 6 ustawy, nie stanowią informacji publicznej w rozumieniu Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014 r. poz. 782), d) przebieg całego procesu oceny wniosków (w tym w szczególności zdarzenia niestandardowe) jest rejestrowany (protokoły, notatki, itp.) w sposób umożliwiający jego późniejsze odtworzenie, e) Karta oceny formalno-merytorycznej musi być wypełniona komputerowo, zawierać datę jej wypełnienia oraz czytelny podpis oceniającego, musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie każdego stanowiska oceniającego powodującego: obniżenie oceny,

9 odrzucenie wniosku, nieprzyznanie dofinansowania, obniżenie lub podwyższenie dofinansowania, częściowe przyznanie lub nieprzyznanie punktów za kryteria premiujące. 11. W przypadku zaistnienia problemów, w szczególności zagrożeń terminowości czy rzetelności, Przewodniczący KOP informuje o tym fakcie Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich/inną osobę zastępującą i/lub Dyrektora WUP. Kierownictwo IOK może uzyskiwać od Przewodniczącego KOP informacje dotyczące przebiegu prac KOP z zastrzeżeniem, że informacje te nie mogą dotyczyć wyników oceny poszczególnych projektów do momentu zakończenia prac KOP. 10 Ocena formalno-merytoryczna wniosków o dofinansowanie projektu 1. Ocenie formalno-merytorycznej podlega każdy złożony w trakcie trwania naboru wniosek o dofinansowanie (o ile nie został wycofany przez wnioskodawcę albo pozostawiony bez rozpatrzenia zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy wdrożeniowej). 2. Ocena formalno-merytoryczna wniosku obejmuje sprawdzenie, czy wniosek spełnia: a) ogólne kryteria formalne, b) kryteria dostępu (o ile zostały określone dla danego konkursu we właściwym Rocznym Planie Działania), c) ogólne kryteria horyzontalne, d) ogólne kryteria merytoryczne oraz e) kryteria premiujące (o ile zostały określone dla danego konkursu we właściwym Rocznym Planie Działania). 3. W przypadku dokonywania w ramach KOP oceny formalno-merytorycznej nie więcej niż 200 projektów, ocena formalno-merytoryczna rozumiana jako podpisanie przez oceniających Kart oceny formalno-merytorycznej wszystkich projektów ocenianych w ramach KOP jest dokonywana w terminie nie późniejszym niż 70 dni od daty zakończenia naboru wniosków. Przy każdym kolejnym wzroście liczby projektów maksymalnie o 200 termin dokonania oceny formalno-merytorycznej może zostać wydłużony maksymalnie o 30 dni (np. jeżeli w ramach KOP ocenianych jest od 201 do 400 projektów, termin dokonania oceny formalnomerytorycznej wynosi nie więcej niż 100 dni od daty zakończenia naboru wniosków). Termin dokonania oceny formalno-merytorycznej nie może jednak przekroczyć 130 dni niezależnie od liczby projektów ocenianych w ramach KOP. 4. Oceny formalno-merytorycznej dokonuje się przy pomocy Karty oceny formalnomerytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER, której wzór stanowi załącznik nr 9 do niniejszego Regulaminu. 5. Po rozstrzygnięciu konkursu wnioski o dofinansowanie projektów wybranych do dofinansowania przekazywane są do Wydziału Zarządzania Programem Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój w celu podpisania umów o dofinansowanie. 6. Wszelkie materiały robocze powstałe w trakcie prac KOP podlegają komisyjnemu zniszczeniu. Naruszenie tych zasad uważane jest za niedochowanie deklaracji poufności. 7. Członkowie KOP ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą wobec osób trzecich, w tym Wnioskodawców, w przypadku naruszenia poufności. 8. Członkowie KOP zobowiązani są do zachowania zasad wynikających z Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U poz z późń. zm.), w tym do zapewnienia technicznych środków ochrony tych danych. 11 Negocjacje

10 1. Negocjacje podejmowane są w przypadku gdy w trakcie oceny członkowie KOP uznają kryteria jakie powinien spełniać projekt za spełnione warunkowo lub gdy warunkowo przyznana została określona liczba punktów za spełnienie danego kryterium. 2. W przypadku, o którym mowa w pkt 1 Wnioskodawca zapraszany jest do negocjacji. 3. Negocjacje prowadzone są przez członków KOP w trakcie trwania posiedzenia KOP. 4. Po wpłynięciu do IOK informacji o podjęciu przez Wnioskodawcę negocjacji oraz stanowiska negocjacyjnego, Sekretarz KOP analizuje dokument pod kątem spełnienia przez nie wymogów formalnych, tj: a) czy dokument został podpisany przez upoważnione do tego osoby, b) czy dokument jest kompletny, tj. zawiera zarówno informację o podjęciu negocjacji, jak i stanowisko negocjacyjne, c) czy Wnioskodawca odniósł się do wszystkich kryteriów wskazanych przez KOP jako warunkowo spełnione, d) czy dokument został przekazany we wskazanym przez IOK terminie. 5. W przypadku gdy dokument nie spełnia warunku opisanego w pkt 4 ppkt d), IOK informuje Wnioskodawcę o niepodjęciu/przerwaniu negocjacji. 6. W przypadku gdy dokument nie spełnia warunków opisanych w pkt 4 ppkt a), b) i c), IOK wzywa Wnioskodawcę do uzupełnienia dokumentów. W przypadku gdy dokumenty nie zostały uzupełnione, zostały uzupełnione fragmentarycznie lub wpłynęły po upływie wyznaczonego terminu, IOK informuje Wnioskodawcę o przerwaniu negocjacji. 7. W przypadku gdy informacja oraz stanowisko negocjacyjne spełniają określone w pkt 4 wymogi formalne, Sekretarz KOP przekazuje stanowisko negocjacyjne członkom KOP. 8. Co do zasady Sekretarz KOP przekazuje stanowisko negocjacyjne tym członkom KOP, którzy pierwotnie dokonywali oceny formalno-merytorycznej danego wniosku. 9. W przypadku gdy przekazanie stanowiska negocjacyjnego tym członkom KOP, którzy pierwotnie dokonywali oceny formalno-merytorycznej danego wniosku jest niemożliwe, Sekretarz KOP dokonuje wyboru innych członków KOP na podstawie losowania, w obecności Przewodniczącego KOP lub innego członka KOP. Przebieg losowania opisany jest w notatce dołączonej do protokołu z prac KOP. 10. Przekazanie stanowiska negocjacyjnego następuje wyłącznie w formie elektronicznej, na wskazane przez członków KOP adresy i zawiera wskazanie ostatecznego terminu oceny stanowiska negocjacyjnego. 11. Po zakończeniu oceny stanowiska negocjacyjnego członkowie KOP przekazują ocenę stanowiska negocjacyjnego w formie papierowej Sekretarzowi KOP. Ostatecznym terminem oddania wersji papierowej jest termin przez niego wskazany. 12. W przypadku gdy oceny członków KOP są rozbieżne, ostateczna decyzja należy do Przewodniczącego KOP. 13. Oceny wprowadzenia przez Wnioskodawcę zmian do wniosku o dofinansowanie, zawierającego ustalenia poczynione w trakcie negocjacji, dokonuje Sekretarz KOP lub w uzasadnionych przypadkach inny członek KOP wskazany przez Przewodniczącego KOP. 14. Przebieg negocjacji opisywany jest w protokole prac KOP, o którym mowa w Procedura odwoławcza 1. Wnioskodawcy, którego wniosek uzyskał ocenę negatywną, przysługuje prawo wniesienia protestu do IOK, w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji o wynikach oceny. 2. Po wpłynięciu protestu, Dyrektor WUP/inna osoba zastępująca, wskazuje członka KOP (Sekretarz Procedury Odwoławczej), który nie brał udziału w ocenie danego wniosku o dofinansowanie, do obsługi protestu.

11 3. Sekretarz Procedury Odwoławczej, niezwłocznie przeprowadza ocenę formalną protestu na podstawie Karty Oceny Formalnej protestu w ramach PO WER, która stanowi załącznik nr 10 do niniejszego Regulaminu. 4. Ocena dotyczy spełnienia przez protest wymogów formalnych wskazanych w art. 54 ust. 2 ustawy: a) oznaczenia instytucji właściwej do rozpatrzenia protestu, b) oznaczenia Wnioskodawcy, c) numeru wniosku o dofinansowanie projektu, d) wskazania kryteriów wyboru projektów, z których oceną Wnioskodawca się nie zgadza, wraz z uzasadnieniem, e) wskazania zarzutów o charakterze proceduralnym w zakresie przeprowadzonej oceny, jeżeli zdaniem Wnioskodawcy naruszenia takie miały miejsce, wraz z uzasadnieniem, f) podpisu Wnioskodawcy lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania, z załączeniem oryginału lub kopii dokumentu poświadczającego umocowanie takiej osoby do reprezentowania Wnioskodawcy. 5. W przypadku, gdy protest nie spełnia wymogów formalnych lub zawiera oczywiste omyłki, Sekretarz Procedury Odwoławczej wzywa pisemnie Wnioskodawcę do jego uzupełnienia, bądź poprawienia w nich oczywistych omyłek, w terminie 7 dni, licząc od dnia otrzymania wezwania. 6. Uzupełnienie protestu może nastąpić wyłącznie w odniesieniu do wymogów formalnych wskazanych w pkt 4 ppkt. a, b, c i f. 7. W przypadku gdy dokumenty nie zostały uzupełnione zgodnie z pkt 6 lub nie zostały w nich poprawione oczywiste omyłki, o których mowa w pkt 5 protest pozostaje bez rozpatrzenia. 8. IOK pozostawia protest bez rozpatrzenia, który pomimo prawidłowego pouczenia został wniesiony: a) po terminie, b) przez podmiot wykluczony z możliwości otrzymania dofinansowania, c) bez spełnienia warunków, o których mowa w art. 54 ust. 2 pkt 4 ustawy wdrożeniowej, d) w przypadku gdy na jakimkolwiek etapie postępowania w zakresie procedury odwoławczej wyczerpana zostanie kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów, o którym mowa w art. 66 ust. 2 ustawy wdrożeniowej, e) w przypadku, o którym mowa w pkt W przypadku gdy Wnioskodawca uzupełnił lub poprawił dokumenty zgodnie z wezwaniem Sekretarz Procedury Odwoławczej powtarza procedurę weryfikacji formalnej. 10. W przypadku gdy wniesiony protest jest poprawny pod względem formalnym, Sekretarz Procedury Odwoławczej wraz z Dyrektorem WUP/inną osobą zastępującą przeprowadza losowanie wśród członków KOP, którzy nie brali udziału w ocenie danego wniosku, osoby, która będzie zobowiązana do rozpatrzenia protestu. Przebieg losowania opisany jest w notatce dołączonej do protokołu z prac KOP. 11. Członek KOP rozpatruje protest, weryfikując prawidłowość oceny projektu w zakresie kryteriów wyboru projektów, z których oceną wnioskodawca się nie zgadza, wraz z uzasadnieniem oraz zarzutów o charakterze proceduralnym w zakresie przeprowadzonej oceny, jeżeli zdaniem wnioskodawcy naruszenia takie miały miejsce, wraz z uzasadnieniem. 12. W przypadku gdy członek KOP odpowiedzialny za rozpatrzenie protestu podtrzymuje pierwotne stanowisko IOK, przekazuje przedmiotową informację Sekretarzowi Procedury Odwoławczej. Sekretarz Procedury Odwoławczej wysyła pisemną informację do Wnioskodawcy o podjętym rozstrzygnięciu. 13. W przypadku gdy członek KOP odpowiedzialny za rozpatrzenie protestu, podejmie decyzję o konieczności przeprowadzenia ponownej oceny formalno-merytorycznej, przekazuje przedmiotową informację Sekretarzowi Procedury Odwoławczej.

12 15. Sekretarz Procedury Odwoławczej wraz z Dyrektorem WUP/inną osobą zastępującą przeprowadza losowanie wśród członków KOP (którzy nie brali udziału w ocenie danego wniosku, w obecności co najmniej 3 członków KOP) 2 oceniających w celu przeprowadzenia ponownej oceny formalno-merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu, zgodnie z procedurą wskazaną w 4 pkt 4 niniejszego Regulaminu. Przebieg losowania opisany jest w notatce dołączonej do protokołu z prac KOP. 16. Wyniki oceny formalno-merytorycznej wniosku o dofinansowanie przekazywane są do Sekretarza Procedury Odwoławczej. Sekretarz Procedury Odwoławczej, po uprzednim zatwierdzeniu pisma przez Dyrektora WUP/inna osobę zastępującą, informuje Wnioskodawcę na piśmie o wyniku ponownej oceny wniosku o dofinansowanie zgodnie z art. 58 ust. 4 ustawy wdrożeniowej. 17. Sekretarz Procedury Odwoławczej przekazuje pełną dokumentację dotyczącą procedury odwoławczej Sekretarzowi KOP. 18. Sekretarz KOP sporządza aneks do protokołu po zakończonej procedurze odwoławczej oraz korektę listy projektów, o której mowa w 3 pkt. 1 ppkt. d) (o ile dotyczy) uwzględniającą procedurę odwoławczą i przekazuje do akceptacji Przewodniczącemu KOP. 19. Lista, o której mowa w pkt 17, zatwierdzana jest przez Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich/inną osobę zastępującą. 13 Udzielanie informacji o przebiegu i wynikach oceny formalno-merytorycznej 1. Udzielanie informacji o przebiegu i/lub wynikach oceny może mieć miejsce wyłącznie na zasadach określonych poniżej. 2. Jakiekolwiek udzielenie informacji o przebiegu i/lub wynikach oceny w okresie między rozpoczęciem oceny a podaniem jej wyników do publicznej wiadomości z naruszeniem zasad określonych w niniejszym paragrafie stanowi niedochowanie deklaracji poufności. 3. Członek KOP udziela informacji o tym, które wnioski oceniał i jaki był wynik oceny wyłącznie Przewodniczącemu oraz Sekretarzowi KOP. 4. Sekretarz KOP udostępnia informacje związane z przebiegiem oceny wyłącznie Przewodniczącemu KOP. 5. Ocena formalno-merytoryczna dokonana przez KOP stanowi podstawę do ułożenia listy zawierającej wyniki oceny wszystkich projektów, które podlegały ocenie w ramach konkursu. Lista przekazywana jest do akceptacji Przewodniczącemu KOP, a zatwierdzana jest przez Wicedyrektora ds. Funduszy Europejskich/inną osobę zastępującą. 6. Lista o której mowa w pkt 5 dostępna jest w siedzibie IOK, na stronie internetowej IOK oraz na stronie internetowej a wszyscy Wnioskodawcy informowani są o losach złożonych przez nich wniosków o dofinansowanie projektów za pośrednictwem Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych oraz poczty tradycyjnej zgodnie z adresem wskazanym we wniosku o dofinansowanie. 7. Równolegle z listą, o której mowa w pkt 5, publikowana jest informacja o składzie KOP, zawierająca wyróżnienie członka KOP jako pracownika IOK albo eksperta oraz wskazanie Przewodniczącego i Sekretarza KOP. 14 Protokół 1. Po zakończeniu prac KOP sporządzany jest przez Sekretarza KOP protokół z przeprowadzonych czynności związanych z oceną formalno-merytoryczną, negocjacjami oraz procedurą odwoławczą wniosków o dofinansowanie projektów, zawierający co najmniej następujące informacje: a) termin i miejsce posiedzenia,

13 b) podpisane listy obecności członków KOP, c) decyzję o powołaniu Komisji Oceny Projektów w określonym składzie; d) listę członków KOP oraz zestawienie deklaracji poufności oraz oświadczeń o bezstronności członków KOP i ekspertów, e) deklaracje poufności Przewodniczącego KOP, jego Zastępcy o ile został powołany i Sekretarza KOP, f) deklaracje poufności osób uczestniczących w posiedzeniu KOP w charakterze obserwatora (o ile takie osoby uczestniczyły w posiedzeniu KOP), g) opis sposobu i wyników losowania Członków KOP dokonujących oceny formalnomerytorycznej każdego z projektów przeprowadzonego przez Przewodniczącego Komisji na posiedzeniu KOP, h) zestawienie wniosków wraz ze wskazaniem członków KOP i dokonujących ich oceny, i) wypełnione Karty oceny formalno-merytorycznej, j) wyniki oceny formalno-merytorycznej w postaci listy, o której mowa w 3 pkt 1 ppkt d niniejszego Regulaminu, k) opis przebiegu pracy KOP sporządzony w sposób umożliwiający jego późniejsze odtworzenie, zawierający w szczególności opis zdarzeń niestandardowych, które zaszły w trakcie prac KOP, do których należą zwłaszcza: ujawnienie istniejącego konfliktu interesów i innych okoliczności odnoszących się do niewłaściwego sprawowania funkcji przez osoby uczestniczące w pracach KOP i, wywieranie nacisków na członków KOP ze strony osób i podmiotów zewnętrznych lub wewnętrznych, wykrycie innych nieprawidłowości przebiegu pracy KOP, różnica stanowisk dwóch oceniających albo jednego z dwóch oceniających i trzeciego oceniającego dotyczących oceny wniosku, czynności weryfikacyjno-sprawdzające Kart oceny formalno-merytorycznej, l) informacja o regulaminie konkursu i jego zmianach (jeśli dotyczy), m) informacje dotyczące przeprowadzonych negocjacji, n) notatka z przeprowadzenia losowania członków KOP do oceny stanowiska negocjacyjnego, w przypadku opisanym w 11, pkt 7, o) dokumenty dotyczące przeprowadzonej procedury odwoławczej, zgodnie z 12, p) inne istotne elementy postępowania oceniającego, q) miejsce przechowywania dokumentów związanych z przeprowadzona oceną. 2. Protokół z prac KOP zatwierdzany jest przez Przewodniczącego KOP przed sporządzeniem listy zawierającej wyniki oceny wszystkich projektów. 3. Protokół z prac KOP sporządzany jest dla każdego konkursu i jest przechowywany w siedzibie Instytucji Pośredniczącej. 15 Postanowienia końcowe Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania Zarządzenia Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze. 16 Wykaz załączników do Regulaminu Komisji Oceny Projektów 1. Załącznik nr 1: Wzór Deklaracji poufności członka KOP. 2. Załącznik nr 2: Wzór Oświadczenia Pracownika IOK o bezstronności.

14 3. Załącznik nr 3: Wzór Oświadczenia eksperta o bezstronności. 4. Załącznik nr 4: Wzór Deklaracji poufności obserwatora. 5. Załącznik nr 5: Wzór Decyzji Przewodniczącego Komisji Oceny Projektów w sprawie wniosku o dofinansowanie. 6. Załącznik nr 6: Wzór Listy sprawdzającej do weryfikacji poprawności wypełnienia Karty oceny formalno-merytorycznej pod względem formalnym. 7. Załącznik nr 7: Wzór Karty oceny pracy eksperta oceniającego wnioski złożone w ramach PO WER. 8. Załącznik nr 8: Procedura wyboru ekspertów. 9. Załącznik nr 9: Wzór Karty oceny formalno-merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO WER. 10. Załącznik nr 10: Karta oceny formalnej protestu. 11. Załącznik nr 11: Opis sposobu przeprowadzenia procedury losowania projektów w ramach posiedzenia Komisji Oceny Projektów