Regulamin powoływania, odwoływania ekspertów Instytucji Pośredniczącej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) w Województwie Lubuskim

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Uchwały Zarządu Województwa Lubuskiego z dnia Regulamin powoływania, odwoływania ekspertów Instytucji Pośredniczącej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) w Województwie Lubuskim Z uwzględnieniem Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z 1 stycznia 2011 Zielona Góra

2 1 Postanowienia ogólne 1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) PO KL- oznacza Program Operacyjny Kapitał Ludzki; 2) IZ PO KL oznacza Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym Kapitał Ludzkifunkcję tą pełni Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego; 3) IP - oznacza Instytucję Pośredniczącą - w województwie lubuskim, Samorząd Województwa Lubuskiego, Departament Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim; 4) IOK oznacza Instytucję Organizująca Konkurs w ramach Priorytetów VII, VIII, IX; 5) KOP oznacza Komisję Oceny Projektów. 2. Regulamin powoływania, odwoływania ekspertów Instytucji Pośredniczącej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) w Województwie Lubuskim określa zasady i tryb powoływania ekspertów do oceny wniosków i wyrażania opinii nt. wniosków złożonych w odpowiedzi na konkursy ogłaszane przez IP w woj. lubuskim w ramach Priorytetów VII, VIII, IX komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) oraz zasady powoływania i tryb pracy Komisji ds. naboru ekspertów. 3. Regulamin uwzględnia postanowienia Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zwanej dalej Zasadami (aktualna wersja z 1 stycznia 2011r.). 4. Instytucja Pośrednicząca (IP) prowadząca nabór o wpis do bazy ekspertów, poprzez opracowanie niniejszego regulaminu zapewnia funkcjonowanie przejrzystego i konkurencyjnego systemu naboru ekspertów, o których mowa w art. 31 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z póź. zm.), zwanej dalej ustawą, niebędących pracownikami Instytucji Organizującej Konkurs (IOK), dokonujących na zlecenie IOK oceny projektów lub zapewniających wsparcie eksperckie przy ocenie projektów. 5. Ekspert to osoba, która posiada specjalistyczną wiedzę lub umiejętności z poszczególnych dziedzin objętych PO KL oraz która przeszła pozytywnie procedurę kwalifikacyjną i została wpisana do bazy ekspertów prowadzonej przez Instytucję Zarządzającą (IZ) oraz do centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego. 6. Ekspertów, w obszarach wsparcia: edukacja, integracja społeczna, adaptacyjność pracowników i przedsiębiorstw, współpraca ponadnarodowa priorytetów VII, VIII, IX w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ( ) powołuje Zarząd Województwa Lubuskiego. 7. Ekspert powoływany jest bezterminowo. 8. Lista osób powołanych do pełnienia funkcji eksperta przekazywana jest przez IP do IZ w formie elektronicznej oraz papierowej (wraz z podpisanymi przez ekspertów zgodami). 2

3 2 Wymagania i warunki niezbędne do pełnienia funkcji eksperta 1. Ekspertem może zostać osoba, która spełnia jednocześnie następujące warunki: a) korzysta z pełni praw publicznych; b) nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa umyślne lub za umyślne przestępstwo skarbowe; c) posiada wykształcenie wyższe; d) posiada minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie objętej programami operacyjnymi współfinansowanymi z Europejskiego Funduszu Społecznego; e) nie została uprzednio skreślona z listy ekspertów, która prowadzona była przez IZ, centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego lub z listy asesorów prowadzonej przy którejkolwiek z IP/IP2; f) w ciągu ostatnich 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku o wpis do bazy ekspertów prowadzonej przez IZ oraz do centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, nie pozostawała w stosunku pracy z IP prowadzącą nabór ekspertów lub IZ; g) pomyślnie zakończyła procedurę kwalifikacyjną, przeprowadzoną przez Komisję ds. naboru ekspertów; tj. osoba której wniosek został pozytywnie oceniony pod względem formalnym i merytorycznym, osiągnęła minimum 60% punktów z testu kompetencyjnego oraz w przypadku dodatkowej weryfikacji wiedzy i doświadczenia podczas rozmowy kwalifikacyjnej otrzymała 2 głosy z 3 możliwych do otrzymania od osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną. 3 Powoływanie ekspertów. 1. W celu powołania ekspertów IP prowadzącą nabór zamieszcza w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym oraz na swojej stronie internetowej, ogłoszenie o możliwości ubiegania się o wpis do bazy ekspertów prowadzonej przez IZ oraz do centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego. 2. Ogłoszenie, o którym mowa w ust.1 zawiera co najmniej: a) zaproszenie do złożenia wniosku o wpis do bazy ekspertów prowadzonej przez IZ oraz do centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, wraz z podaniem obszaru wsparcia, w którym powołany zostanie ekspert; b) adres właściwej instytucji, do której należy złożyć wniosek; c) termin złożenia wniosku, nie krótszy niż 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia; 3

4 d) listę wymogów niezbędnych do uzyskania statusu eksperta określonych w art. 31ust. 2 pkt 1, 2, 3 ustawy oraz wytycznych określonych w Zasadach dokonywania wyboru projektów PO KL (wersja z 01 stycznia 2011 r.). Wzór ogłoszenia stosowanego przez IP stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 3. Kandydat ubiegający się o wpis do bazy ekspertów składa jeden oddzielny wniosek wraz z kompletem dokumentów odnośnie jednego obszaru. 4. Osoba ubiegająca się o wpis do bazy ekspertów powinna złożyć wypełniony formularz osobowy kandydata na eksperta POKL w woj. lubuskim. Wzór stosowanego formularza stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu, wraz z niżej wymienionymi dokumentami: a) kopie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków dotyczących: a. wykształcenia; b. doświadczenia zawodowego; b) oświadczenia kandydata, że spełnia warunki dotyczące: a. korzystania z pełni praw publicznych; b. pełnej zdolności do czynności prawnych; c. niekaralności za przestępstwo umyślne lub za umyślne przestępstwo skarbowe; d. nieskreślenia go z listy ekspertów, która prowadzona była przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego oraz listy asesorów prowadzonej przy którejkolwiek z IP/IP2; e. niepozostawania w ciągu ostatnich 6 miesięcy przed podpisaniem oświadczenia, w stosunku pracy z IP prowadzącą nabór ekspertów lub IZ. Wzór Oświadczenia kandydata na eksperta stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. c) zgodę zainteresowanego na zamieszczenie jego danych osobowych w bazach ekspertów oraz na przetwarzanie danych osobowych ujawnionych przez niego w procesie tworzenia i prowadzenia baz ekspertów. Wzór zgody stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu; d) zgodę kandydata na eksperta na przetwarzanie jego danych osobowych przez IP na potrzeby procedury rekrutacji. Wzór zgody stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu 5. Kandydat może się ubiegać jednocześnie o wpis na listę ekspertów w odniesieniu do więcej niż jednego obszaru wsparcia. W przypadku składania wniosku w więcej niż jednym obszarze wsparcia PO KL, kandydat powinien złożyć odrębny komplet dokumentów dla każdego obszaru wsparcia. 6. Wypełniony wniosek o wpis do bazy ekspertów wraz z pozostałymi wymaganymi dokumentami, wymienionymi w ust. 5 należy złożyć w Urzędzie Marszałkowskim 4

5 Województwa Lubuskiego w terminie wskazanym w ogłoszeniu o możliwości ubiegania się o wpis do bazy ekspertów. 7. Wnioski niekompletne, złożone po terminie (decyduje data wpływu do adresata) pozostawia się bez rozpatrzenia. 8. IP prowadząca nabór nie dopuszcza możliwości korekty i/lub uzupełnienia złożonych wniosków. 4 Komisja do spraw naboru ekspertów 1. Komisja do spraw naboru ekspertów, zwana dalej Komisją, powoływana jest przez Zarząd Województwa Lubuskiego. Komisja powołana jest w celu zorganizowania, przeprowadzenia i wyłonienia ekspertów. 2. Komisja odpowiedzialna jest za: a) przeprowadzanie oceny formalnej i merytorycznej wniosków o wpis do bazy ekspertów prowadzonej przez IZ oraz do centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego; b) obligatoryjne przeprowadzenie testu kompetencyjnego; c) fakultatywne przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych z wybranymi kandydatami, którzy pomyślnie przeszli ocenę formalną i merytoryczną wniosku oraz otrzymali 60% punktów z testu kompetencyjnego; d) sporządzenie listy kandydatów na ekspertów i przedłożenie jej w formie rekomendacji Zarządowi Województwa Lubuskiego. 3. Komisja pracuje w składzie minimum 5 członków, w tym Przewodniczący i Protokolant. 4. Przewodniczący Komisji może wyznaczyć spośród członków Komisji swojego Zastępcę. 5. Posiedzenie Komisji zwołuje Przewodniczący lub w razie jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego. 6. Komisja pracuje w siedzibie IP prowadzącej nabór, w terminach wyznaczonych przez Przewodniczącego lub Zastępcę Przewodniczącego. 7. Przewodniczący Komisji jest odpowiedzialny m.in. za: a) organizację prac Komisji; b) zapewnienie bezstronności i przejrzystości postępowania. 5

6 8. Protokolant jest odpowiedzialny m. in. za przygotowanie: a) protokołów z prac Komisji; b) niezbędnej dokumentacji. 9. Postępowanie kwalifikacyjne na eksperta składa się z dwóch etapów: 1) I etap - analiza formalna i merytoryczna wniosku wraz z załącznikami, 2) II etap - przeprowadzenie testu kompetencyjnego. 10. W przypadku dużej ilości wniosków, decyzją Przewodniczącego Komisji lub jego Zastępcy wprowadzony zostaje III etap postępowania kwalifikacyjnego polegający na przeprowadzeniu rozmów z potencjalnymi kandydatami na ekspertów. 11.Komisja dokonuje oceny wniosków na podstawie Karty oceny formalnej wniosku o wpis do bazy ekspertów której wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu. 12. Każdą Kartę oceny podpisuje min. 2 członków Komisji. Karty zatwierdzane są przez Przewodniczącego lub Zastępcę Przewodniczącego. 13. Przewodniczący Komisji informuje na stronie internetowej ( w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym upłynął termin składania wniosków, o terminie i miejscu przeprowadzenia II etapu ewentualnie III etapu postępowania kwalifikacyjnego. Załącznikiem do powyższej informacji jest lista kandydatów, którzy pomyślnie przeszli analizę formalną i merytoryczną wniosku. 14. W terminie i miejscu, określonym w informacji o której mowa w ust.15, Komisja przeprowadza test kompetencyjny dla osób zakwalifikowanych do II i III etapu postępowania kwalifikacyjnego. Osiągnięcie minimum 60% punktów kwalifikuje kandydatów do rekomendacji, a w przypadku podjęcia decyzji o III etapie kwalifikuje kandydata do rozmowy kwalifikacyjnej, 15. Przewodniczący wraz z 2 członkami Komisji przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną. Uzyskanie minimum dwóch głosów z pośród trzech głosów osób przeprowadzających rozmowę kwalifikuje kandydata do posłowania na eksperta. 16. Z posiedzenia Komisji sporządza się protokół. 17. Protokół z posiedzenia Komisji podpisują wszyscy członkowie Komisji. Zatwierdzenia protokołu dokonuje Przewodniczący Komisji lub Zastępca. 18. Komisja w terminie 45 dni roboczych od dnia, w którym upłynął termin składania wniosków dokonuje wyboru ekspertów. 19. Zarząd Województwa Lubuskiego w formie uchwały zatwierdza listę ekspertów. 6

7 20. IP prowadząca nabór w terminie 5 dni od daty powołania ekspertów, przesyła pisemną informację o wynikach naboru do wszystkich kandydatów na ekspertów, którzy złożyli wnioski w odpowiedzi na ogłoszenie o naborze. 21. Szczegółowe warunki wykonywania obowiązków, w tym wysokość wynagrodzenia eksperta określone są w umowie cywilno-prawnej zawartej pomiędzy ekspertem a instytucją korzystającą z jego usług. 5 Baza ekspertów 1. Instytucja Pośrednicząca prowadząca nabór ekspertów, przekazuje listę wybranych ekspertów w formie elektronicznej oraz papierowej do IZ (wraz z podpisanymi przez ekspertów zgodami na zamieszczanie ich danych osobowych w bazach ekspertów oraz przetwarzania danych osobowych ujawnionych przez nich w procesie tworzenia i prowadzenia baz ekspertów). Lista zawiera: a) imię i nazwisko eksperta; b) dziedzinę objętą programem operacyjnym, w której specjalizuje się ekspert; c) adres poczty elektronicznej eksperta. 2. Osoby powołane do pełnienia funkcji eksperta zobowiązane są do zrealizowania obligatoryjnego programu szkolenia internetowego IZ w zakresie i terminie wskazanym przez IZ (termin nie może być krótszy niż 4 miesiące od daty powołania eksperta). Zrealizowanie programu szkoleniowego w zakresie i terminie wskazanym przez IZ jest równoznaczne z autoryzowaniem eksperta do dokonywania oceny/wydawania opinii na rzecz IP/IP2 odpowiedzialnych za ocenę i wybór projektów do dofinansowania. 3. IP przekazując zatwierdzoną listę ekspertów do IZ, dokonuje także zgłoszenia do certyfikacji prowadzonej przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Udział w certyfikacji ekspertów wybranych przez IP w wyniku naboru określonego niniejszą procedurą jest obowiązkowy. 4. W wyniku zgłoszenia do certyfikacji, każdy z ekspertów otrzyma informację o udostępnieniu mu platformy e-learningowej, za pomocą której weźmie udział w szkoleniu certyfikującym. 5. Eksperci, którzy ukończą szkolenie i uzyskają certyfikat są zobligowani do pisemnego poinformowania o tym fakcie IP w ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania certyfikatu. 6. Eksperci zobowiązani są również do niezwłocznego poinformowania IP o nie ukończeniu szkolenia bądź rezygnacji ze szkolenia, bądź innej przyczynie skutkującej nie uzyskaniem certyfikatu. 7. Nie ukończenie szkolenia we wskazanym przez IZ terminie powoduje wykreślenie kandydata z bazy ekspertów. 8. Baza ekspertów prowadzona jest w podziale na następujące obszary wsparcia: 7

8 a) edukacja; b) integracja społeczna; c) adaptacyjność pracowników i przedsiębiorstw; d) współpraca ponadnarodowa. 9. Baza ekspertów w każdym z obszarów prowadzona jest alfabetycznie według nazwisk ekspertów. 10. Ekspert niezwłocznie informuje IP prowadząca nabór oraz IZ o zmianie: a) danych o których mowa w ust. 1 pkt a i c b) sytuacji dotyczącej kwestii związanych ze spełnieniem wymogów formalnych niezbędnych do pełnienia przez eksperta jego obowiązków: a. korzystania z pełni praw publicznych, b. posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych, c. niekaralności za przestępstwa umyślne lub umyślne przestępstwa skarbowe. 11. Ponadto ekspert niezwłocznie informuje IP prowadzącą nabór o: a) pełnieniu funkcji członka organów zarządzających lub organów nadzorczych Wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie w ramach konkursów ogłoszonych przez IP prowadzącą nabór; b) nawiązaniu stosunku pracy z IZ, Instytucją Pośredniczącą prowadzącą nabór. 12. Skreślenie z bazy ekspertów prowadzonej przez IZ oraz z centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego następuje w przypadku: a) odwołania eksperta; b) śmierci eksperta. 13. Ekspert zostaje niezwłocznie powiadomiony o skreśleniu go z bazy ekspertów wraz z podaniem przyczyny oraz terminem skreślenia. Dotyczy przypadków określonych w ust IZ odwołuje eksperta w przypadku, gdy: 6 Odwołanie eksperta a) ekspert przestał spełniać jeden z poniższych warunków: - korzystanie z pełni praw publicznych; 8

9 - posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych; - niekaralności za przestępstwa umyślne lub za umyślne przestępstwo skarbowe; b) złożył fałszywe oświadczenie dotyczące jego bezstronności względem podmiotu ubiegającego się o dofinansowanie lub podmiotu, który złożył wniosek będący przedmiotem oceny; c) gdy zachodzi uzasadniona wątpliwość co do stosowania przez eksperta standardów dokonywania oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie określonych w Zasadach dokonywania wyboru projektów PO KL; d) złożył rezygnację z pełnionej funkcji; e) nie wywiązuje się ze swych obowiązków, w tym w szczególności z obowiązku podnoszenia swoich kwalifikacji zgodnie z polityką szkoleniową IZ, IP; f) w przypadku trzykrotnej nieuzasadnionej odmowy dokonania oceny wniosku o dofinansowanie lub wyrażenia opinii o wniosku (odmowa dokonania oceny lub wyrażenia opinii o wniosku dokumentowana jest przez IOK, a informacja o odmowie wraz ze wskazaniem danych eksperta przesyłana jest do IZ); g) w przypadku powzięcia informacji o zaistnieniu innych, niewymienionych powyżej w pkt. okoliczności, uniemożliwiających pełnienie funkcji eksperta w sposób bezstronny lub rzetelny. 2. IP może zwrócić się do IZ z pisemnym wnioskiem o odwołanie eksperta w przypadkach określonych w ust. 1 oraz w przypadkach uregulowanych w umowie zawartej z ekspertem. 3. Ekspert odwołany i skreślony z bazy ekspertów prowadzonej przez IZ oraz z centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra do spraw rozwoju regionalnego skreślony zostaje również z listy członków KOP. 4. Ekspert w przypadku odwołania zostaje niezwłocznie powiadomiony przez IZ o skreśleniu go z bazy ekspertów prowadzonej przez IZ oraz z centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego wraz z uzasadnieniem przyczyny oraz terminem skreślenia. 7 Ocena i wyrażanie opinii przez eksperta 1. Zasady dokonywania oceny merytorycznej wniosków określa Regulamin Komisji Oceny Projektów dla konkursów ogłoszonych w 2011 roku przez Województwo Lubuskie (Uchwała Nr 39/497/11 Zarządu Województwa Lubuskiego z dnia 21 czerwca 2011r.) w ramach Priorytetu VII Promocja integracji społecznej, Priorytetu VIII Regionalne kadry gospodarki i Priorytetu IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata Ekspert powołany uchwałą Zarządu Województwa Lubuskiego w skład KOP dokonuje oceny merytorycznej projektu zgodnie z posiadaną wiedzą, doświadczeniem oraz najwyższą starannością. 9

10 3. Ekspert, w uzgodnieniu z IOK, może dokonać oceny osobiście na posiedzeniu Komisji, jak również drogą korespondencyjną lub drogą elektroniczną. Decyzję w jaki sposób ekspert dokonuje oceny, podejmowana jest przez Przewodniczącego Komisji z uwzględnieniem interesów obu stron (IOK oraz eksperta). 4. IOK może skorzystać z opinii eksperta, który nie został powołany do składu Komisji Oceny Projektów, w ramach której oceniany jest dany projekt. 5. Ekspert może wyrazić swoją opinię drogą korespondencyjną albo drogą elektroniczną. 8 Wynagrodzenie eksperta 1. Udział ekspertów w pracy KOP oraz wyrażanie opinii przez ekspertów jest odpłatne. 2. Ekspertowi przysługuje wynagrodzenie za każdą dokonaną w ramach KOP ocenę lub za każdą sporządzoną opinię, którego wysokość określa IP. 3. Szczegółowe warunki świadczenia usług przez eksperta oraz wynagrodzenie za te usługi, określone są w umowie cywilno-prawnej zawartej pomiędzy ekspertem a Województwem Lubuskim. 9 Postanowienia Końcowe W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy: ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm), postanowienia Systemu Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , odpowiednie przepisy prawa krajowego i europejskiego, Regulaminu Komisji Oceny Projektów dla konkursów ogłoszonych w 2011 roku przez Województwo Lubuskie. 10 Załączniki Wykaz załączników do Regulaminu powoływania, odwoływania ekspertów Instytucji Pośredniczącej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) w Województwie Lubuskim: 1. Załącznik nr 1:- Wzór ogłoszenia o możliwości ubiegania się o wpis do bazy ekspertów prowadzonej przez IZ oraz do centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego stosowanego przez IP. 2. Załącznik nr 2: Formularz osobowy kandydata na eksperta Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w Województwie Lubuskim. 3. Załącznik nr 3: Oświadczenie kandydata na eksperta. 10

11 4. Załącznik nr 4: Zgoda zainteresowanego na zamieszczenie danych osobowych w bazach ekspertów oraz na przetwarzanie danych osobowych ujawnionych przez niego w procesie tworzenia i prowadzenia baz ekspertów. 5. Załącznik nr 5: Zgodę kandydata na eksperta na przetwarzanie jego danych osobowych przez IP na potrzeby procedury rekrutacji. 6. Załącznik nr 6:: Wzór Karty oceny formalnej wniosku o wpis do bazy ekspertów prowadzonej przez IZ oraz do centralnej bazy ekspertów prowadzonej przez ministra właściwego do spraw rozwoju 11