Raport końcowy. Umowa finansowa KA Mobilność edukacyjna między krajami programu. Umowa finansowa KA programu i krajami partnerskimi

Transkrypt

1 Raport końcowy Umowa finansowa KA Mobilność edukacyjna między krajami programu Umowa finansowa KA Mobilność edukacyjna między krajami programu i krajami partnerskimi Warszawa, 24 października 2016 Ogólne zasady rozliczania Okres realizacji uprawnionych działań: KA => raport do => raport do KA => raport do => raport do => raport do => raport do Niezłożenie rozliczenia do NA = automatyczne żądanie zwrotu całego dofinansowania z NA 2 1

2 Formularz sprawozdania końcowego Link do formularza oraz instrukcje są dostępne na: Raport jest składany w Mobility Tool+: 3 Część opisowa raportu końcowego 4 2

3 Rozpoczęcie Kontynuacja 5 Rozliczenie kwoty na wsparcie organizacji wymiany (OS) Rozliczenie kwoty OS zależy od liczby zrealizowanych mobilności (wyjazdów stypendialnych); Zero mobilności = 0 EUR na OS; Jeśli różnica pomiędzy liczbą wyjazdów określoną w umowie jako podstawa alokacji kwoty OS a liczbą przeprowadzonych mobilności jest mniejsza niż 10%, kwota OS nie będzie zmniejszona; Przesunięcia z kategorii OS do kategorii stypendialnych (SM/ ST); Rejestr wydatków ponoszonych z kwoty OS; 6 3

4 Mobility Tool+ Należy wpisać kwotę OS 7 Oświadczenie 4

5 Język raportu Formularz raportu końcowego dostępny jest w języku angielskim i w języku polskim; Formularz w języku angielskim nie zawiera pola na streszczenie projektu w języku obcym; Do pola opisowego można wpisać maksymalnie 5000 znaków; 9 2. Streszczenie projektu Należy opisać zrealizowany projekt w dwóch językach: polskim i angielskim, zgodnie z podanymi w tej sekcji wskazówkami; Opis powinien zawierać m.in. cele projektu, liczbę mobilności, charakterystykę uczestników, zarys podjętych działań, osiągnięte wyniki i - jeśli dotyczy - długoterminowe korzyści; Dane liczbowe, do jakich należy się odnieść zawarte są w załączniku I do umowy; Sugestia: Wypełnienie tej części jako ostatniej. Będzie ona opublikowana i jest wizytówką uczelni. 10 5

6 3. Opis beneficjenta i organizacji partnerskich W tej części dane zostaną wypełnione automatycznie Opis projektu Należy określić, czy główne cele jakościowe i liczbowe, które zapisano w umowie finansowej z NA i w Karcie Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE) zostały osiągnięte - jeśli nie, to wyjaśnić dlaczego. Jeżeli dotyczy, prosimy opisać osiągnięcia przekraczające plany z umowy finansowej; KA107: Druga część tego samego punktu dotyczy współpracy z organizacjami partnerskimi: zaangażowanie instytucji partnerskich, jaki był wkład partnerów w realizację projektu. 12 6

7 5. Realizacja projektu Należy podać informacje o wszystkich etapach realizacji projektu: wsparcie praktyczne i zarządzanie projektem: pięć pytań dotyczących współpracy międzyinstytucjonalnej, rekrutacji, przygotowania i monitorowania WSZYSTKICH uczestników mobilności oraz rozwiązywania problemów; wsparcie językowe: liczba wykorzystanych licencji w podziale na testy i kursy językowe (KA103: kursy językowe OLS); Inne rodzaje wsparcia: ewentualne wykorzystanie OS do przygotowania językowego i kulturowego oraz sposoby przygotowania uczestników w tym zakresie; Działania Tabele wypełniane są automatycznie. Podział na rodzaje mobilności (SMS, SMP-KA103, STA, STT); Podsumowanie zrealizowanych mobilności. Pod tabelą, jeśli dotyczy, należy odnieść się do różnicy pomiędzy planowanymi (zapisanymi w umowie) a zrealizowanymi mobilnościami oraz skomentować zrealizowaną liczbę mobilności w odniesieniu do strategii instytucjonalnej (w przypadku konsorcjum - także w odniesieniu do strategii pozostałych członków konsorcjum). 14 7

8 7. Opis uczestników Tabele wypełniane są automatycznie. Wpisując tekst pod tabelami należy odnieść się do: typu mobilności: należy skomentować uzyskane wyniki, a także wyjaśnić w jaki sposób zachęcano do udziału w mobilności każdą z grup; proporcji między procentem wyjazdów kobiet i mężczyzn; Uznania efektów uczenia się: należy wyjaśnić ewentualne rozbieżności między uznaną liczbą punktów ECTS a wymaganą liczbą 30 punktów ECTS na semestr Informacja od uczestników Tabele wypełniają się automatycznie. Wpisując tekst pod tabelami należy odnieść się do zagadnień: przestrzeganie ECHE: uznawalność, jakość katalogu przedmiotów instytucji beneficjenta, LA oraz porozumienie o programie nauczania/szkolenia, pomoc w sprawach związanych z uzyskaniem wizy i ubezpieczenia, wskazówki dotyczące zakwaterowania, równe traktowanie i integracja, opieka mentorska i wsparcie; ogólne zagadnienia: wypłata dofinansowania (stypendium), ogólne zadowolenie uczestników przyjeżdżających i wyjeżdżających; 16 8

9 9. Przestrzeganie postanowień ECHE Wpisując tekst we wskazanych miejscach należy odnieść się do zagadnień: - odpowiedzieć na pytanie, czy osiągnięte rezultaty są zgodne z postanowieniami Karty ECHE; - przedstawić plan działań naprawczych (w konkretnym okresie), jeśli przestrzeganie postanowień karty ECHE wymaga poprawy Efekty uczenia się i wpływ mobilności na uczestnika, instytucję i lokalne środowisko Tabele wypełniają się automatycznie. Wpisując tekst pod tabelami należy odnieść się do zagadnień: Efekty uczenia się (kompetencje uzyskane w trakcie mobilności przez studentów oraz pracowników); 10.2.Wpływ: danego rodzaju mobilności oraz mobilności jako takiej na uczestników, instytucję beneficjenta, inne grupy zgodnie ze strategią instytucji, Polityką jakości Erasmus+ (EPS) oraz programem modernizacji szkolnictwa wyższego; na stopień zwiększenia przez beneficjenta swojej zdolności współpracy na poziomie europejskim/międzynarodowym; na instytucje/organizacje/osoby spoza instytucji beneficjenta na poziomie lokalnym, regionalnym, krajowym, europejskim i/lub międzynarodowym; KA107: na stopień zwiększenia potencjału instytucji partnerskich we współpracy europejskiej/ międzynarodowej 18 9

10 11. Upowszechnianie rezultatów projektu Należy podać przykłady: - dobrych praktyk i historie sukcesu dla zrealizowanych mobilności; - działań upowszechniających ( promocyjnych) prowadzonych w uczelni i poza nią; - dzielenia się doświadczeniem przez uczestników wymiany z innymi osobami; Plany na przyszłość Plany ewentualnej dalszej współpracy z zagranicznymi partnerami w zakresie mobilności; Sugestie dla Agencji Narodowej lub Komisji Europejskiej dotyczące zarządzania i realizacji projektów w programie Erasmus

11 13. Rozbieżności w projekcie Tabela wypełnia się automatycznie i pokazuje liczbę uczestników mobilności i liczbę złożonych indywidualnych raportów uczestnika (tylko w KA103). Jeżeli dotyczy należy wyjaśnić różnicę między tymi dwiema wartościami w polu pod tabelą Budżet Tabele wypełniają się automatycznie i pokazują szczegółowo poszczególne kategorie, w podziale na rodzaje mobilności, działania planowane i zrealizowane. Pod tabelami, we wskazanych miejscach, należy odnieść się m.in. do zagadnień: podsumowanie budżetu: jeżeli dotyczy, należy opisać przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetowymi; zwiększenie stawki z tytułu wyjazdu na praktykę oraz dla studentów będących w trudnej sytuacji materialnej (otrzymujących dodatek socjalny). Prosimy o wyjaśnienie, że studenci znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej otrzymali status uczestnika z dofinansowaniem zerowym w programie Erasmus+, a ich dofinansowanie pochodziło ze środków PO WER; 22 11

12 14. Budżet (2) Wszystkie pytania w raporcie są wspólne zarówno dla KA103, jak i KA107 z wyjątkiem punktu 13.5, który jest właściwy tylko dla umowy KA103 (dot. zwiększenia stawki stypendium dla osób w trudnej sytuacji materialnej). 23 Załączniki i lista kontrolna Przed złożeniem raportu online w Mobility Tool+ należy wydrukować Oświadczenie (przycisk Wydrukuj oświadczenie ), przekazać je do podpisu prawnego przedstawiciela, następnie zeskanować podpisane oświadczenie i OBOWIĄZKOWO załączyć w postaci zeskanowanego pliku do raportu (sekcja Załączniki )

13 25 Kryteria oceny jakości realizacji projektu na podstawie raportu końcowego Aspekty jakościowe stopień osiągnięcia założonych celów jakościowych projektu opisanych w misji/ strategii/ Polityce jakości Erasmusa (EPS) uczelni oraz w Karcie Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE) i umowach międzyinstytucjonalnych (KA107) - 40 punktów; Aspekty ilościowe - stopień osiągnięcia założonych celów ilościowych i wykorzystania budżetu oraz jakość zarządzania budżetem - 40 punktów; Wpływ (oddziaływanie) i upowszechnianie - oczekiwane/ zakładane oddziaływanie oraz działania służące upowszechnieniu rezultatów - 20 punktów; 26 13

14 Ocena raportu końcowego przez NA Raport może zostać oceniony na maksymalnie 100 punktów. Jeżeli raport uzyska mniej niż 50 punktów (niska jakość, częściowa lub nieterminowa realizacja) nastąpi proporcjonalne obniżenie kwoty na wsparcie organizacyjne (OS) o: - 25%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale punktów; - 50%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale punktów; - 75%, jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale 0-24 punkty; 27 Uwagi ogólne Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy sprawdzić, czy w MT+ w wykazie organizacji (sekcja Organizacje ) i danych indywidualnych stypendystów (sekcja Mobilności ): wszystkie organizacje partnerskie są wpisane z PIC i kodem Erasmusa uczelni (dotyczy uprawnionych uczelni z ECHE) jednokrotnie (instytucja jest zarejestrowana raz z jednym numerem porządkowym/identyfikatorem); wszystkie organizacje partnerskie, które są jednostkami organizacyjnymi szkół wyższych (KA103) są wpisane z kodem Erasmusa uczelni (np. biblioteka, centrum kształcenia językowego, szpital uniwersytecki jeśli dotyczy); 28 14

15 Uwagi ogólne (2) Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych stypendystów (cd.): wybrano z menu i zapisano właściwy typ wyjazdu; daty mobilności są datami z zaświadczenia potwierdzającego okres mobilności danej osoby, wydanego przez instytucję przyjmującą: - daty z umowy lub aneksu do umowy z uczestnikiem należy zweryfikować, ale nie w polu Uwagi ogólne ; - jeśli uczelnia stosuje zasadę 5-dniowej elastyczności data zakończenia mobilności studenta/absolwenta może pozostać niezmieniona, ale należy wpisać informację o tym w polu Uwagi ogólne ; 29 Uwagi ogólne (3) Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych stypendystów (cd.): dla każdej mobilności do kraju programu (KA103), także wyjazdu studenta/ absolwenta na praktykę (SMP) i wyjazdu pracownika na szkolenie (STT), który odbył się w szkole wyższej posiadającej ECHE (tylko uczelnie z Kartą są uprawnione), wpisano kod Erasmusa uczelni; został złożony raport uczestnika (status złożony) brak ankiety spowoduje, że dana mobilność zostanie uznana za nieuprawnioną do rozliczenia; 30 15

16 Uwagi ogólne (4) Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych stypendystów (cd.): dla każdej mobilności pracownika w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA) wpisano liczbę przeprowadzonych godzin zajęć (minimalnie 8); - dla ww. wyjazdów, które trwały dłużej niż 5 dni, liczba godzin zajęć musi być większa proporcjonalnie do czasu trwania danej mobilności; 31 Uwagi ogólne (5) Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych stypendystów (cd.): dla każdego studenta/ absolwenta, który był zobowiązany, a nie dokonał oceny kompetencji językowych w OLS, wpisano wyjaśnienie w polu Uwagi ogólne ; - testy oceny biegłości językowej są obowiązkowe dla uczestników, dla których głównym językiem studiów/ komunikacji w środowisku pracy jest 1 z 12 języków dostępnych w platformie - niewykonanie testu może spowodować uznanie mobilności za nieuprawnioną do rozliczenia; 32 16

17 Uwagi ogólne (6) Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych stypendystów (cd.): dla każdego studenta i pracownika dofinansowanego z innych źródeł niż Erasmus+, który w programie ma status stypendysty z dofinansowaniem zerowym, wybrano pole Dofinansowanie zerowe i wpisano odpowiednią informację w polu Uwagi ogólne, np. PO WER student socjalny, PO WER student niepełnosprawny ; 33 Uwagi ogólne (7) Przed rozpoczęciem wypełniania raportu należy sprawdzić, czy w MT+ w danych indywidualnych stypendystów (cd.): podano prawidłową informację o liczbie miesięcy wykorzystanej z kapitału mobilności dostępnego dla danego studenta uczestnika na danym cyklu studiów w polu Wcześniejszy udział w programie Erasmus lub Erasmus+ na studiach tego samego stopnia (dana w określonym formacie); - mobilność/i nie trwała/y dłużej niż 12 miesięcy dla studenta i absolwenta I, II i III stopnia lub dłużej niż 24 miesiące dla studenta i absolwenta jednolitych studiów magisterskich; 34 17

18 Uwagi ogólne (8) Kapitał mobilności obejmuje wszystkie okresy mobilności studenta w programie LLP-Erasmus, Erasmus Mundus i Erasmus+, z dofinansowaniem, jak i bez dofinansowania ( zerowe, PO WER); Wyjazd pracownika trwający minimum 2 dni (KA103) i 5 dni (KA107) oraz wyjazd studenta równy lub dłuższy od 2 miesięcy (SMP KA103) lub od 3 miesięcy (SMS), zakończony przed terminem określonym w umowie finansowej/aneksie, spełnia kryterium formalne i nie jest przypadkiem działania siły wyższej ; 35 Uwagi ogólne (9) Podczas wypełniania części opisowej raportu w MT+ należy zwrócić uwagę na: język interfejsu w formularzu raportu z interfejsem i pytaniami w języku angielskim nie ma pola na streszczenie w drugim języku i raport nie zostanie wypełniony w całości; kompletność odpowiedzi i opinii/wyjaśnień (wszystkie zagadnienia w poszczególnych punktach; wyjazdy i przyjazdy); styl i forma wypowiedzi; 36 18

19 Wskazówki techniczne Raport statystyczno-opisowy otworzy się po wybraniu polecenia Wygeneruj raport beneficjenta w sekcji Raporty w MT+; Częściowo wypełniony raport można zapisać i wielokrotnie edytować (polecenie Edytuj szkic ) - system pobiera aktualne dane statystyczno-finansowe z innych sekcji w MT+ (przede wszystkim Mobilności i Budżet ); Dokument można złożyć online dopiero po jego 100% wypełnieniu (polecenie Rozpoczęcie procesu składania raportu jest widoczne w lewym górnym rogu ekranu); 37 Wskazówki techniczne (2) Raport można wydrukować i zapisać (w formie PDF) na etapie przygotowania (polecenie Drukuj szkic ), jak i po jego złożeniu (polecenie Pobierz raport beneficjenta ); Jedynym obowiązkowym załącznikiem do raportu jest Oświadczenie prawnego przedstawiciela, które przed złożeniem raportu należy pobrać z MT+ i wydrukować, a po podpisaniu dokumentu przez prawnego przedstawiciela zeskanować i dodać do raportu ( Załączniki ); 38 19

20 Wskazówki techniczne (3) Linki do stron internetowych, np. z informacjami o rezultatach i działaniach upowszechniających można zamieścić w treści raportu, nie jako załączniki; Po złożeniu raportu i wylogowaniu się beneficjent traci dostęp do danych projektu w MT+; Instytucja jest proszona o wysłanie a do osoby kontaktowej w NA informującego o złożeniu raportu w MT+; 39 Zespół Rozliczeń Finansowych: Uwagi do części finansowej 1. Brak kwoty w ramach Wsparcia Organizacyjnego OS; 2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami niezgodne z zapisem w umowie; 3. Błędne komentarze w raporcie opisowym (pdf), nieadekwatne do wykazanego budżetu w systemie MT+; 4. Brak komentarza w pozycji 13.1 Podsumowanie budżetu kwestii dotyczącej przesunięcia z OS do danej kategorii; 20

21 Uwagi do części finansowej cd. 5. Brak komentarza dla mobilności z dofinansowaniem zerowym - powinno być POWER, FSS lub inne źródła; 6. W przypadku dwóch mobilności tego samego uczestnika pokrywają się daty realizacji działania; 7. Błędnie wyliczony czas trwania z uwzględnieniem przerwy wpływa na przekroczenie kwoty dofinansowania w ramach wsparcia indywidualnego; 8. Błędnie wybrany dystans w ramach kosztów podróży (dotyczy pracowników ); 9. Wykazanie w raporcie wystąpienia siły wyższej w sytuacji gdzie nie miało to miejsca