Zawartość 1. Wstęp...

Transkrypt

1 SiM Ewidencja spółka wodna 1.2 Zawartość 1. Wstęp Opis Pierwsze uruchomienie, tworzenie kont użytkowników krok pierwszy Tworzenie profilu bazy danych i import danych Główne okno programu i podstawowe funkcje Wybór pozycji czynności jednostkowe opis funkcji Konfiguracja ustawień Wzory dokumentów Słowniki Zabezpieczenia i weryfikacja Księgowanie ustawienia przy pierwszym uruchomieniu programu Wprowadzanie i edycja obrębów oraz rodzajów gruntów Wprowadzanie danych do programu i generowanie nakazów płatniczych Generowanie wezwań do uiszczeń zaległych świadczeń Generowanie dokumentów związanych z umorzeniami i zamianą składki na świadczenia Drukowanie dokumentów Księgowanie wpłat Typy dokumentów i ich pojedyncze wprowadzanie do bazy finansowej Przeglądanie i edycja wprowadzonych danych Generowanie zestawień Zamykanie roku rozliczeniowego Strona 1 z 80

2 Strona 2 z 80

3 1. Wstęp. SiM Ewidencja spółka wodna to program komputerowy napisany dla spółek wodnych i ich związków działających na terenie całego kraju. Oprogramowanie powstało w wyniku zgłaszanych potrzeb spółek wodnych z terenu powiatu opolskiego oraz ze względu na nowelizację ustawy Prawo wodne, którą przyjęto w 2017 r. Współpracujące przy tworzeniu niniejszego oprogramowania spółki wodne posiadały w użyciu przestarzałe programy bazujące na platformie DOS, które na nowych systemach operacyjnych cechowały się zawężoną funkcjonalnością. Dodatkowo na rynku obecnie są proponowane kosztowne programy dla spółek wodnych z bazami danych w tzw. chmurze, czyli na dyskach serwerów dostępnych przez sieć Internet. W związku z powyższym zdecydowano się na utworzenie autorskiego i alternatywnego oprogramowania w przedmiotowymm zakresie dającego spółkom wodnych i ich związkom na 100% kontrolę nad danymi. Efektem tego jest program SiM Ewidencja spółka wodna, który spełnia obowiązujące standardy, a przede wszystkim pozwala na: import danych z innych źródeł podczas tworzenia głównego profilu bazy danych; ewidencjonowanie wg obrębów członków spółki wodnej wraz z gruntami, na które korzystnie oddziałują urządzenia wodne melioracji szczegółowych z możliwością uwzględnienia indywidualnej działki; przypisanie powierzchni gruntu danego członka pod zdefiniowany rodzaj gruntów i względem tego indywidualne naliczanie składek dla rodzaju gruntu; drukowanie nakazów ujmujących wszystkie zobowiązania danego członka spółki wodnej m.in. posiadającego grunty w innej jednostce, gdzie stosowane są inne stawki; łączenie lub rozłączanie jednostek gruntowych względem właścicieli; automatyczne generowanie kwot zobowiązań rocznych wg dwóch możliwych sposobów naliczania oraz wydruk dokumentów ze zobowiązaniami dla poszczególnych członków spółki wodnej; drukowanie listy potwierdzeń odbioru dokumentów w stosunku do wydrukowanych dokumentów np. dla nakazów płatniczych; generowanie danych do korespondencji seryjnej; modyfikowanie wzorów drukowanych dokumentów; księgowanie wpłat z możliwością drukowania potwierdzeń wpłat; generowanie wezwań do uiszczeń zaległych świadczeń; dokonywanie umorzeń zobowiązań w stosunku do pojedynczego lub grupy członków spółki; drukowanie zestawień finansowych w odniesieniu do danego obrębu lub członka spółki wodnej; naliczanie odsetek od zaległości, bieżący podgląd do ogólnego bilansu spółki wodnej; zamykanie roku rozliczeniowego i tworzenie sald dla poszczególnych kont finansowych; tworzenie kopii bezpieczeństwa baz danych i ich archiwizacja; korzystanie z programu przez operatorów według ich uprawnień nadanych przez administratora oprogramowania. Strona 3 z 80

4 Minimalne wymagania oferowanego oprogramowania: komputer wraz z systemem Microsoft Windows XP; zainstalowana platformaa Microsoft.NET Framework 4. Wybór względem typu obsługi podmiotu objętego ewidencją: standardowa dla jednej spółki wodnej/związku spółek wodnych; rozszerzona możliwość prowadzenia indywidualnych ewidencji dla kilku spółek wodnych lub związków spółek wodnych. Ceny oferowanego programu: wersja standardowa: 2000,- złotych netto; wersja rozszerzona: cena uzgadniana indywidualnie. Strona 4 z 80

5 2. Opis. Oferowane oprogramowanie podzielone jest kilka bloków proceduralnych służących do obsługi następujących zagadnień: Ewidencja deklaracji członkowskich. Ewidencja gruntów członków spółki wodnej lub ich związku oraz indywidualnych danych adresowych członków spółki wodnej i ich związków. Ewidencja uchwał dotyczących naliczania składek w jednej lub w kilku spółkach wodnych. Uchwały przewidują dwa sposoby naliczania składek płatnych w: od jednego terminu płatności po cztery takie terminy. Generowanie rocznych uchwał. Drukowanie zbiorcze lub indywidualne nakazów płatniczych z wyborem wzoru blankietu opłat przydatnych. Wprowadzanie wpłat z możliwością wykorzystania funkcji tzw. szybkiego księgowania. Generowanie zestawień finansowych końcowych i weryfikacyjnych. Bilansowanie i zamykanie danego roku z generowaniem zestawienia raportowego zamykającego dany rok rozliczeniowy. Dodatkowo program zawiera funkcje pochodne wynikające z powyższych działań: Wgląd do danych archiwalnych. Generowanie wezwań do uiszczeń zaległych świadczeń. Wprowadzanie umorzeń i zamian składek na świadczenia jej odpowiadające. Tworzenie listy do korespondencji seryjnej. zobowiązań na podstawie danych członkowskich i wprowadzonych Generowanie kilkanaście typów zestawień ewidencyjno-finansowych niezbędnych do analizy i oceny stanu bazy danych i kondycji podmiotu objętego ewidencją. Wprowadzenia tzn. przypisów jako innych zobowiązań nieprzewidzianych w standardowych procedurach. Ponadto program posiada inne funkcje usprawniające obsługę. Funkcje te są napisane głównie dla danych finansowych i obejmują operacje takie jak: usuwanie zbiorcze błędnych i nieprzydatnych wpisów w bazie finansowej np. przedawnionych dokumentów, usuwanie z bazy ewidencyjnej wykluczonych członków spółki wodnej. Program został skonstruowany wg powyższej logiki działania w celu umożliwienia intuicyjnej obsługi. Logika działania wpisuje się w pełni prawny charakter funkcjonowania spółek wodnych i ich związków, których podstawą jest ustawa Prawo wodne. Zapamiętanie powyższej logiki pozwoli na szybsze wdrożenie się w funkcje programu oraz ułatwi obsługę. Prawy charakter funkcjonowania spółek wodnych w ogólnym skrócie od momentu jej założenia można przedstawić na przykładzie spełniania poniżej przedstawionych wymagań: Strona 5 z 80

6 1. Deklaracje członkowskie z danymi adresowymi i powierzchniami gruntów i/lub z jego rodzajami użytkowania. Punkt ten dotyczy momentu założenia spółki wodnej lub w przypadku wnoszenia zmian w danych ewidencyjnych członków spółki wodnej. 2. Przyjęcie uchwał związanych z statutem i wyborem Zarządu w momenciee złożenia spółki. 3. Zatwierdzenie uchwał przez właściwego starostę, w myśl czego spółka nabywa osobowość prawną. Krok ten zobowiązuje wybrany Zarząd do zgłoszenia danych w katastrze wodnym. Dotyczy to etapu związanego z założeniem spółki wodnej. 4. Uchwalenie przez walne zgromadzenie uchwał odnośnie planu prac, budżetu spółki i sposobu naliczania i wysokości składek na dany rok. 5. Wprowadzenie w życie uchwał przez zarząd spółki. 6. Po wykonaniu planu prac i budżetu spółki następuję bilansowanie i zamykanie roku. Ujmując powyższe wypunktowania można stwierdzić, że oferowane oprogramowanie służy do wspomagania zarządu w realizacji zadań związanych z pkt. 1, 4 i 6 pod kątem ewidencjonowania środków finansowych członków spółki wodnej na podstawie danych ewidencyjnych i uchwał. Natomiast jeśli powyższe sugestie oraz niniejsza instrukcja okaże się niewystarczająca to można będzie skorzystać z niżej podanych sposobów na uzyskanie pomocy: Pomoc udzielona drogą telefoniczną i na bazie wideokonferencji W tym celu po uprzednim umówieniu się drogą poczty elektronicznej na dany termin, zapewniana będzie pomoc telefoniczna lub poprzez połączenie za pomocą komunikatora Skype. W przypadku wolnych terminów można na bieżąco kontaktować się: telefonicznie pod nr: , przez kontakt Skype: serwis.sim. Połączenie zdalne z pulpitem klienta Pomocy tego typu przewidziana jest w zaawansowanych przypadkach problematycznych związanych z pierwszym uruchomieniem i działaniem programu. Inicjowanie udzielania tego rodzaju pomocy odbywa się na takiej samej zasadzie, jak w przypadku pomocy telefonicznej i na bazie wideokonferencji. Strona 6 z 80

7 3. Pierwsze uruchomienie, tworzenie kont użytkowników krok pierwszy W pierwszym kroku po wypakowaniu plików programu należy go uruchomić w celu założenia kont administratora i innych użytkowników. Podczas tych operacji użytkownikom nadaje się uprawnienia. 1. Po uruchomieniu pliku exe ukaże się okno do wprowadzenia hasła administratora: 2. Po wprowadzeniu hasła administratora ukaże się okno do logowania użytkowników. W pierwszym kroku należy zalogować sie, jako Administrator podając wcześniej wprowadzone hasło. 3. Kolejne okno ukaże dostępne opcje odnośnie kont użytkowników. Przy pierwszym uruchomieniu programu należy kliknąć na Nowy. Strona 7 z 80

8 4. Kolejne okno służy do wprowadzenia danych użytkownika i nadania mu uprawnień. Po utworzeniu użytkownika można dodać kolejnego lub wyjść do okna logowania się do programu. 5. Strona 8 z 80

9 4. Tworzenie profilu bazy danych i import danych. Po pierwszym zalogowaniu się utworzonego użytkownika do programu pojawi się okno z informacją o braku baz danych i możliwości jej utworzenia. 6. Po wybraniu Kreatora baz danych i wybraniu odpowiedniej grupy i podgrupy profilu bazy danych ukażą się pola do wprowadzeniaa podstawowych danych odnośnie podmiotu objętego ewidencją. Na tym etapie można zaimportować dane z listy w pliku o rozszerzeniu *.csv. Aby tego dokonać należy wpierw utworzyć plik wzorcowy klikając na Utwórz wzorcowy plik importu. Strona 9 z 80

10 7. Po wybraniu miejsca i nazwy, pod którą znajdować się będzie plik wzorcowy, ukaże się informacja z instrukcją co w dalszej kolejności należy wykonać. 8. Strona 10 z 80

11 Powyższe okno jest związane z tym, iż do pliku wzorcowego we własnym zakresie należy zaimportować dane za pomocą dostępnych programów obsługujących pliki o rozszerzeniu *.csv. Wzorcowy plik importu zwierający przykłady można pobrać poniżej linku służącego do pobrania niniejszej instrukcji. Dalszym krokiem będzie zaimportowanie danych zgodnie z listą. W tym celu należy zaznaczyć opcję odnośnie zamiaru zaimportowania danych oraz wskazać źródło danych, którym będzie plik wzorcowy uzupełniony o stosowne dane członków spółki wodnej. 9. Po załadowaniu danych i wstępnej ich analizie przez program ukaże się okno z pozycjami automatycznie połączonymi ze względu na pojawienie sie w pliku wzorcowym pozycji podobnych. Wyznacznik podobieństwa obejmuję w pierwszym stopniu imię i nazwisko i w drugim stopniu imię i Strona 11 z 80

12 nazwisko oraz adres. W przypadku podobieństw drugie stopnia pozycje są łączone automatycznie i umieszczane w liście nr 2. Z listy nr 2 można jeszcze wycofać pozycję z łącznia ich w grupy. Pozycje podobne w pierwszym stopniu umieszczane są na liście nr 1 i to użytkownik będzie musiał zadecydować, czy owe pozycje ze sobą połączyć. Łączenie pozycji z listy nr 1 odbywa się poprzez zaznaczenie pozycji i kliknięcie Połącz zaznacz. pozycje. Wówczas zaznaczone i połączone pozycje zostaną usunięte z listy nr 1 i przeniesione do listy nr 2 i w formie nr ewidencyjnych do listy z wynikami analizy. Jeśli pozycje pozostawi się na liście nr 1 to w postaci niepołączonej trafią do generowanej bazy danych. Natomiast lista o nazwie Dane z bazy, których... zawiera pozycje, które nie posiadają żadnych odpowiedników w pliku wzorcowym w wyżej opisanych stopniach podobieństwa. Dane z tej listy bezpośrednio w niezmiennej formie trafią do generowanej bazy. Cel i zasada łączenia pozycji na etapie generowania bazy danych Czynność łączenia pozycji do siebie podobnych służy do wyeliminowania tzw. dublowania na głównej liście nr ewidencyjnych. Łączenie tych samych pozycji powoduje uniknięcie generowania w przyszłości kilku dokumentów na jedną osobę np. nakazów płatniczych. Opisywana procedura łączenia pozycji łączy pod jednym nr ewidencyjnym imię i nazwisko oraz adres osoby i sumuje powierzchnię gruntów z np. dwóch lub trzech i więcej pozycji należącej do tej samej osoby. Połączone pozycje będą widoczne w oknie Grunty i podczas dalszego korzystania z programu będzie można pozycje takie rozłączyć. Poniżej przedstawiono okno programu po dokonaniu podsumowania pozycji. Podsumowanie efektów pracy można wydrukować lub wyeksportować do pliku. Po finalizacji procesu tworzenia bazy danych będzie można załadować profil bazy danych i rozpocząć normalne korzystanie z programu. Strona 12 z 80

13 5. Główne okno programu i podstawowe funkcje. Poniżej przedstawiono okno programu służące do wyboru profilu bazy danych i miejsce inicjowania pojawienia się tego okna. Gdy program będzie obsługiwał tylko jeden profil bazy danych wówczas automatycznie podczas uruchamiania ładować się będzie dostępny profil bazy danych. Strona 13 z 80

14 Główne okno programu: Główne okno programu składaa się z trzech najistotniejszych części. Część 1. dotyczy ładowania profilu bazy danych, wprowadzania nowych danych i drukowania dokumentów. Część 2. Dotyczy operacji jednostkowych związanych z danym członkiem spółki wodnej. W oknie tym możemy wpisać lub przejść do interesującego nas nr ewidencyjnego i po zaznaczaniu danej czynności jednostkowej ukazanej w czerwonej obwódce uzyskamy wgląd i możliwość edycji odpowiedniego zasobu danych. Przykładem tym jest okno oznaczone nr 2.2., w którym przedstawiono dane personalne członka spółki wodnej wraz z adresemem do korespondencji i statusem w bazie danych. Dodatkowo zamieszczona pola z informacją o dacie utworzenia danej pozycji i jej edycji. Statusy w bazie danych. Program wyróżnia trzy statusy osoby i jego gruntów w bazie danych: Status 0 Nieaktywny. Program nie nalicza i nie generuje dokumentów względem tej pozycji i po wybraniu odpowiedniej procedury zostaje ona na trwale usunięta z bazy danych. Pozycji o statusie 0 nie można zmienić na inny status. Status 1 Aktywny. Dostępne są wszystkie funkcje programu względem tej pozycji. Status 2 Wstrzymany. Podobnie jak w przypadku statusu 0 program nie generuje żadnych dokumentów względem pozycji, ale jest możliwość zmiany statusu na inny. Część 3. okna służy przeprowadzaniu operacji zbiorczych. Operacje te polegają na generowaniu zestawień finansowych i ewidencyjnych dla ogółu załadowanego profilu bazy danych. Uruchamia podgląd do wprowadzonych uchwał oraz wyświetla okno związane z zamykaniem danego roku rozliczeniowego. Dodatkowo z tego panelu dostępne są opcje związane ze zmianą ustawień. Strona 14 z 80

15 Opisy najczęściej używanych procedur w programie. Ładowanie profilu bazy danych, co zostało opisane na wstępie niniejszego działu Ikona inicjująca okno służące do wyboru typu nowego dokumentu tworzonego do załadowanej bazy danych. Okno przedstawia się następująco: Drukowanie dokumentów. Po wybraniu tej ikony ukaże się okno do wybory typu i zakresu indywidualnego lub zbiorczego tryby wydruku dokumentów: Strona 15 z 80

16 Okno umożliwia drukowanie wielu dokumentów lub jednego po wpisaniu nr tego dokumentu. Drukowanie wielu dokumentów dzieje sie na zasadzie wskazania kryteriów, które mogą dokładnie zawęzić lub rozszerzyć zbiór dokumentów do wydruku. Dzięki temu np. można drukować nakazy płatnicze w etapach podzielonych na obręby lub drukować wezwania do uiszczeń zaległych świadczeń wystawionych w danym dniu Ikona wyszukiwania uruchamia okno dające możliwość wyszukania w bazie danych osoby lub więcej podmiotów w zależności od ustawionych kryteriów wyszukiwania. Poniżej przedstawiono okno służące do wyszukiwania i kryteria wyszukiwania. Strona 16 z 80

17 Po wybraniu tej opcji uruchamia się okno służące do generowania różnego typu zestawień ewidencyjnych i finansowych. Pierwsza zakłada obejmuje podstawowe zestawienia ewidencyjne. Aby wygenerować dany typ zestawienia wystarczy nacisnąć przycisk. Funkcje te służą do kontrolowania poprawności danych w bazie. Można również wygenerować listę osób i ich grunty objęte wymiarem bez względu na status pozycji. Kolejna zakłada Zestawienia finansowe ( Finanse cz. 1 ) obejmuje funkcje finansowe wynikające z generowania nakazów płatniczych, wprowadzania wpłat i pochodnych. Funkcje te zawierają: sumowanie wpłat wg formy, sumowanie wpłat wg dat, zestawienie finansowe, listowanie dziennych wpłat, kontrolka dziennych wpłat, rozliczenie okresowe operatorów, dziennik obrotów, zestawienie wymiaru, wydruk stanu kont, stopień realizacji zobowiązań. Ponadto zestawienia można tworzyć w zależności od wybranych opcji to znaczy. wg: Strona 17 z 80

18 zakresu dat, obrębu lub zakresu nr ewidencyjnych, operatora wprowadzającego dane do bazy. Aby wygenerować zestawienie wybrać jego rodzaj, zakres dat, formę księgowania, obręb lub zakres numerów ewidencyjnych oraz użytkownika. Powyższe kryteria można stosować do indywidualnych przypadków oraz do wszystkich osób ujętych w bazie danych. Wygenerowane listy można drukować lub ich zawartość kopiować do tzn. Schowka. W tym oknie jest możliwość również wygenerować wyliczoną dla danego obrębu i ogółu procentową ściągalność bieżących wpłat. Ściągalność ta nie uwzględnia wpłat dotyczących zaległych zobowiązań. Zakładka o nazwie Baza finansowa inne operacje ( Finanse cz. 2, wizualizacja okna str. nr 19) zawiera funkcje bezpośrednio generujące dane dla typu wykazu z możliwością określenia, dla którego obrębu lub czy wszystkich obrębów ma ono być sporządzone. - Generuj listę odpisów.... Wynikiem procedury jest lista osób i ich odpisów związanych z umorzeniami, czy zamianami składek na świadczenia jej odpowiadające. - Generuj listę wpłacających w br..... Dotyczy do wyłącznie osób, które uiściły jakąkolwiek wpłatę na rzecz spółki wodnej w bieżącym roku rozliczeniowym. Na liście zostaną przedstawione osoby, ich adresy oraz wielkość i inne dane związane z odpisem. - Generuj listę niewpłac. w br..... Analogicznie do powyższej funkcji zostanie wyświetlona lista z osobami, na których kontach nie zaksięgowano żadnej wpłaty. - Generuj uproszczoną listę zaległości. Po ustawieniu progu kwoty minimalnej dla łącznych zaległości, program wygeneruje listę z danymi osobowymi i wyszczególnionymi zaległościami w rozpisaniu na każdy dokument, z którego ta zaległość wynika. Zestawienie takie jest bardzo Strona 18 z 80

19 pomoce przy współpracy z firmą windykacyjną. Poniżej przedstawionoo przykład danych skopiowanych z programu i umieszczonych w arkuszu kalkulacyjnym. Nr ewid. prowadz. Nazwa Lp. nieruchomości podmiotu NAZWISKO IMIE3 NAZWISKO IMIE3 NAZWISKO IMIE3 NAZWISKO IMIE3 NAZWISKO IMIE3 NAZWISKO IMIE Ul. i nr domu\lok. Kod poczt. i miejscowość Telefon ULICAB 3\ TURAWA ULICAB 3\ TURAWA ULICAB 3\ TURAWA ULICAB 3\ TURAWA ULICAB 3\ TURAWA ULICAB 3\ TURAWA = === === ====== = ====== ===== Adres do doręczeń Nieuiszczona należność [zł] Rok powstania należności Suma: Ogółem całość: 444 === === Termin wymagalności Dział Operacje grupowe na dokumentach dotyczą sprawy związanej z półautomatycznym usuwaniem dokumentów przedawnionych z bazy danych finansowej. Opcje tą określono jako półautomatyczną z tego względu, iż to użytkownik ma pełną kontrolę nad usuwanymi dokumentami. Użytkownik określa termin przedawnienia i po wygenerowaniu listy zawierającej dokumenty spełniające kryteria przedawnienia, może listę zaakceptować lub nie. Aby tego dokonać należy wybrać termin, od którego będzie liczyć się przedawnienie i kliknąć w Przygotuj listę przedawnionych zobowiązań.... Aby funkcja usuwania przedawnionych dokumentów byłaby dostępna, w bazie danych finansowych nie mogą znajdować się wpłaty i odpisy wystawione w aktualnym roku rozliczeniowym. Czyli wskazanym momentem na skorzystanie z tej funkcji jest początek roku po dokonaniu zamknięcia poprzedniego roku rozliczeniowego. Okno dotyczące wyboru funkcji dla procedur zgrupowanych jako Finanse cz. 2 : Strona 19 z 80

20 W przypadku uruchomienia funkcji usuwającej przedawnione zobowiązania i spełnieniu warunku o niewystępowaniu w bazie danych dokumentów wpłat i odpisów na dany rok rozliczeniowy, wówczas ukaże się okno, którego przykład przedstawiono poniżej. Tabela w oknie ma jedynie służyć do zobrazowania danych dokumentów przedawnionych. Aby dane wykorzystać w innych programach możne je skopiować do tzw. Schowka. Po zamknięciu powyższego okna pod kontrolkami definiującymi termin przedawnia w nazwie przycisku Usuń na podstawie listy... (czerwona obwódka) ukaże się ilość przedawnionych dokumentów wcześniej wygenerowanych do tabeli. Wszystkie dokumenty, które wcześniej pokazały się w tabeli, po naciśnięciu przycisku zostaną usunięte z bazy danych. Strona 20 z 80

21 6. Wybór pozycji czynności jednostkowe opis funkcji. W celu dokonania działań na indywidualnej pozycji odnośnie danych ewidencyjnych lub finansowych można skorzystać z funkcji znajdujących się oknie Wybór pozycji : Dostępne pola do zaznaczeń umożliwiają otwieranie i zamykanie okien dotyczących danego członka spółki wodnej w zakresie: 1. Danych osobowych. 2. Gruntów to są powierzchnie działek lub ogólna powierzchnia gruntów. 3. Dokumentów. 4. Danych archiwalnych dotyczy dokumentów wystawianych w latach ubiegłych. Dane osobowe. Poniżej przedstawiono okno służące do wyświetlania podstawowych danych osobowych związanych z pozycją oraz związanych z jej statusem, a także z datami utworzenia oraz modyfikacji pozycji. Strona 21 z 80

22 Na powyższym oknie zamieszczono przyciski związane z edycją danych osobowych oraz z zamieszczaniem notek, które mogą być pomocne w przypadku skomplikowanych spraw. Poniżej przedstawiono wygląd okna edycji danych osobowych oraz notesu. Edycja danych osobowych następuje w podobny sposób, jak przy wprowadzaniu nowych danych do ewidencji. Jedyną różnicą jest to, że nie trzeba wprowadzać danych odnośnie gruntów lub ich zmieniać. Grunty. Okno Grunty od: zawiera informacje na temat pozycji powiązanych (połączonych ze sobą), obszaru objętego wymiarem oraz uszczegółowionych danych odnośnie innych pozycji wchodzących w przeglądaną pozycję. Dodatkowoo poniższe okno oferuje podgląd lub edycję danych wybranej pozycji. Edycja gruntów wybranej pozycji, która wchodzi w skład głównej pozycji, następuje poprzez wskazanie z listy wyboru nr ewidencyjnego i kliknięcie na przycisk Podgląd i edycja gruntu... : Strona 22 z 80

23 Po tej czynności ukaże się następujące okno: Okno edycji gruntów tak samo, jak w przypadku edycji danych osobowych, nie różni się wyglądem od okna do wprowadzania nowych danych. Jedyną opcją wyróżniającą powyższe okno to możliwość przy edycji gruntów ustawienia statusu dla tej pozycji. Z tego tytułu do wyboru są dwa statusy: Aktywny i Wstrzymany. Dokumenty. Okno Dokumenty posiada dwie zakładki: Dokumenty Księgowanie W pierwszej zakładce w tabeli są widoczne wszystkie wygenerowane lub indywidualnie wprowadzone dokumenty przez użytkownika. Tabela zawiera szczegółowe dane odnośnie mieszczących się w niej dokumentów. Dane te zwierają: numer dokumentu, typ dokumentu, data wystawienia, forma, rata, ile jest rat, kwota na dokumencie, czego dotyczyy dokument, termin płatności zobowiązania, data odbioru dokumentu, data realizacji zobowiązania, notes do Strona 23 z 80

24 wprowadzania informacji przy księgowaniu, podstawa prawna dla dokumentu, licznik wydruku dokumentu i kto i kiedy go utworzył. Dodatkowo tabela dokumentów posiada podręczne menu uruchamiane prawym przyciskiem z dodatkowymi funkcjami widocznymi poniżej: Druga zakładka okna Dokumenty dotyczy czynności związanych z księgowaniem wpłat i prowadzania innych dokumentów względem danej pozycji w bazie danych. Zakładka zawiera również tabelkę bilansową i pola zaznaczeń związanych z dodatkowymi opcjami służącymi podczas księgowania wpłat. Proces księgowania i wprowadzania innych dokumentów opisano i wyjaśniono w kolejnych punktach niniejszej instrukcji. Strona 24 z 80

25 Ważna funkcją, na którą należy zwrócić uwagę, jest funkcja o nazwie Szybkie księgowanie. Służy ona do sprawniejszego księgowania wpłat poprzez wpisywanie w odpowiednich polach numerów ewidencyjnych lub numerów dokumentów. Dzięki temu program automatycznie przed zatwierdzeniem księgowania wpłaty wprowadza wszystkie niezbędne do tego dane. W przyszłych wersjach oprogramowania planuje się wykorzystanie do tego celu czytnika kodów kreskowych. Dane archiwalne Kolejną funkcją programu jest możliwość wglądu do danych archiwalnych. Uzyskuje się przez to dostęp do typów danych, jak w przypadku aktualnych dokumentów w oknie Dokumenty. Do danych z zeszłych lat można również uzyskać dostęp poprzez generowanie zestawień zbiorczych z menu Profil bazy danych -> Dział zestawień i wydruków -> zakładka Zestawienia finansowe. 7. Konfiguracja ustawień. Przed przystąpień do jakichkolwiek działań z program warto przejrzeć ustawienia domyśle lub skonfigurować je pod kątem wymagań danej spółki wodnej. Konfiguracji ustawień dokonuje się w oknie wywoływanym z Panelu profilu bazy danych w zakładce Ustawienia dla profilu. Do ustawień zaliczają się: Wzory dokumentów. Słowniki. Funkcje zabezpieczające i weryfikujące. Funkcje związane z procedurami księgowymi. Wszystkie ustawienia są indywidualne dla każdego utworzonego profilu bazy danych i są ładowane podczas uruchamiania programu. Strona 25 z 80

26 7.1. Wzory dokumentów. Kliknięcie na Wzory dokumentów spowoduje wyświetlenie się okna wyboru wzoru, którego będzie można edytować. W omawianej wersji programu przewidziano cztery rodzaje dokumentów, które można we własnym zakresie odpowiednio zmieniać. Do wyboru są wzory: Nakazu płatniczego. Dowodu wpłaty (przy pobieraniu w kasie wpłat można jednocześnie księgować wpłaty oraz drukować potwierdzenia dowodu wpłaty np. dla wpłacającego). Wezwania do uiszczeń zaległych świadczeń. Przypisu (ogólny typ dokumentu definiujący inne rodzaje zobowiązań). Wzory nakazu, wezwania i przypisu pod względem wyglądu są do siebie podobne. Różnią się jedynie treścią, a dodatkowo wzór nakazu posiada możliwość wstawiania w wydruk blankietu polecenia przelewu pojedynczego lub ratalnego albo pustego blankietu wpłaty z możliwością określenia wysokości przelewu przez wpłacającego. W powyżej opisanych wzorach można wstawić swoją treść nagłówków, wstępu do pisma, uzasadnienia oraz można również dodać krótką informację na spodzie pisma związanej z działalnością spółki wodnej. Wzory własnych dokumentów można również zapisać. Natomiast wzór dowodu wpłat w obecnej wersji nie jest edytowalny. Przyszłe wersje programu Strona 26 z 80

27 obejmować będą księgowanie wpłat przy pomocy czytnika kodów kreskowych w celu przyspieszenia księgowania wpłat. Wzór nakazu płatniczego: Wzór wezwania do uiszczeń zaległych świadczeń: Strona 27 z 80

28 Wzór przypisu: 7.2. Słowniki Program umożliwia również korzystanie ze słowników nazw i adresów podczas wprowadzania danych od bazy. Obecna wersja procedury pobiera nazwy z bazy ewidencyjnej wcześniej wprowadzone przez użytkownika i sugeruje mu je przy wprowadzaniu. Poniżej przedstawiono panel informacyjny słonika w programie. Procedura ta jest pomocna przy wprowadzaniu dużej ilości danych adresowych osób o podobnych: Imionach; Nazwiskach; Adresach (tj. nazwy ulic, miejscowości i kodów pocztowych). Strona 28 z 80

29 Przykładowo przy wprowadzaniu nazwy ulicy w oknie wprowadzania danych nowego członka spółki wodnej można skorzystać z funkcji poprzez wpisanie kilku początkowych liter lub cyfr (dot. Kodu pocztowego), a poniżej pola pojawi się propozycja nazwy. Aby z jej skorzystać należy nacisnąć klawisz ze strzałką w dół, a następnie enter Zabezpieczeniaa i weryfikacja. Zakłada Ogólne w przyszłych wersjach programu obejmować będzie tworzenie kopii baz danych w zależności o wyboru przez użytkownika sposobu realizacji tego zadania. W domyśle zadanie to będzie obejmowało cykliczne tworzenie kopii bezpieczeństwa baz danych w określonym folderze lub tworzenie jednego egzemplarzaa kopii baz danych podczas działaniu programu, a następnie jego usuwanie, gdy program poprawnie zakończy działanie. Druga opisana opcja kopii bezpieczeństwa zapewni bazy dane o najbardziej aktualnym stanie. W aktualnej wersji programu, która nie zawiera procedur tworzenia kopii bezpieczeństwa, zaleca się użytkownikom dokonywania własnoręcznego tworzenia okresowych kopii bezpieczeństwa wszystkich baz danych znajdujących się w folderze programu w plikach o rozszerzeniu *.mdb. Kopie takie najlepiej też tworzyć okresowo i/lub przed większymi operacjami zbiorowymi (np. przed tworzeniem nakazów płatniczych dla całej spółki lub związku, lub przy analogicznym generowaniu wezwań do zapłaty zaległych świadczeń). Strona 29 z 80

30 Kolejnym omawianym punktem będzie zakładka Weryfikacja. Dotyczyy ona mechanizmu weryfikującego bazę danych finansowych pod kątem zachowania przejrzystości baz danych oraz nieprzekraczania przez nie odpowiedniej wielkości na nośniku danych. Ponadto funkcja ta ma również istotny wpływ na prawidłowe generowanie bilansów finansowych, gdyż błędne dane zostaną usunięte i nie będą brać udziału w sporządzaniu danego bilansu finansowego. Po naciśnięciu przycisku Sprawdzanie bazy danych finansowych pod względem... otworzy się okno narzędziowe do przedmiotowej operacji. Z zaznaczonym polem wyboru Uwzględniaj wszystkie pozycje podczas czynności weryfikacyjnych będą brane pod uwagę również nr ewidencyjne połączone w grupę pod innym nr ewidencyjnym, który został ustawiony jako nr ewidencyjny główny. Nr ewidencyjny główny ustawia się podczas łączenia pozycji w bazie ewidencyjnej. Np. przy połączeniu dwóch nr ewidencyjnych obejmujących tereny sprzedane przez jednego członka spółki na rzecz drugiego. Po naciśnięciu kolejnego przycisku Weryfikuj bazę... nastąpi zliczenie dokumentów nieprzypisanych do żadnego nr ewidencyjnego. Nieprzypisanie dokumentu następuje wtedy, gdy dojdzie do trwałego usunięcia z bazy ewidencyjnej błędnie wprowadzonego członka spółki wodnej, względem którego naliczono jakieś zobowiązania. Strona 30 z 80

31 7.4. Księgowanie ustawienia przy pierwszym uruchomieniu programu. Okno Ustawienia księgowe służy do podglądu i wprowadzania następujących ustawień księgowych: Forma księgowania ustawia się listę osób przyjmujących wpłaty na rzecz spółki wodnej lub związku, dzięki czemu będą one widoczne na zestawieniach finansowych. Rok rozliczeniowy istotny z punktu wprowadzania dokumentów finansowych i generowania zestawień. Np. wprowadzane wpłaty otrzymują numer bezpośrednioo związany z rokiem rozliczeniowym. Nie należy zmieniać roku rozliczeniowego w trakcie księgowania wpłat, gdyż może to wpłynąć na pojawienie się błędów bilansowych. Naliczanie odsetek. Stawki odsetek można wprowadzić dowolną liczbę rat, ze stawkami w procentach. Próg egzekwowania odsetek próg kwoty odsetek dla danego dokumentu, których przekroczenie spowoduje umieszczenie w należnościach wyliczonych odsetek. Ustawienie terminów rat od 1 do 4. Wybór sposobu księgowania nieuiszczonych odsetek służy do księgowania odsetek w postaci Kosztów lub Przypisu podczas księgowania wpłat, względem których naliczono odsetki, a wpłata nie wystarcza do pokrycia całości. Przy pierwszym uruchamianiu programu warto ustawić podstawowe opcje oznaczone na powyższym zrzucie ekranu w polach od 1 do 3. Ustawienia pola 2 dotyczące stawek i terminów odsetek jest opcjonalne. W przypadku wyboru nienaliczania odsetek nie trzeba uzupełniać listy stawek i terminów obowiązywania odsetek. Pole nr 3 dotyczące rat zależne jest od założonej ilości terminów płatności składek. Przy założeniu, że obowiązywać będzie jeden termin wpłat, nie jest wymagana modyfikacja tych kontrolek. Strona 31 z 80

32 W celu usprawnienia księgowania i generowania przejrzystych bilansów finansowych warto wprowadzić formy księgowań w oknach przedstawionych poniżej. Aby tego dokonać należy w oknie Ustawienia księgowe nacisnąć przycisk Formy księgowania, po czym pojawi się następujące okno: Należy wprowadzić nazwę i dodać formę. W przypadku edycji danych należy przełączyć się w tryb edycji, po czym pojawi się poniższe okno: 8. Wprowadzanie i edycja obrębów oraz rodzajów gruntów Przed wprowadzaniem danych ewidencyjnych należy dodać dane odnośnie obrębów, numer ewidencyjnych i opcjonalnie - rodzajów gruntów. Z graficznego menu należy wybrać i z okna wyboru o nazwie Wprowadź nowe dane zaznaczamy Obręb / Rodzaj Gruntów poczym przechodzimy dalej. Po lewej stronie okna dodajemy wymagane dane odnośnie obrębów i ich zakresów nr ewidencyjnych. Wprowadzenie tych danych jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania programu. Wprowadzone obręby zawsze będą widoczne na zestawieniach bilansowych i względem tych obrębów mogą być katalogowani członkowie spółki wodnej ich np. wpłaty lub inne dokumenty. Strona 32 z 80

33 Po prawej stronie widnieją kontrolki do wprowadzenia rodzajów gruntów i ich pomocniczych opisów. Tego rodzaju dane uzupełniają spółki wodne lub ich związki w przypadku stosowania zróżnicowanych stawek i naliczania składek zależnie od lokalizacji gruntów danego członka spółki. Dane te można ręcznie wprowadzić lub zaimportować według podręcznej instrukcji w programie lub w oparciu o przykład zamieszczony poniżej: Przykład dotyczy przypisania obrębów i zakresu numerów ewidencyjnych oraz rodzajów gruntów dla danej gminy, który można wykorzystać w związku spółek wodnych. Dane powyższe należy umieścić w pliku tekstowym z rozszerzeniem *.txt. a następnie załadować do programu naciskając Importuj listę numerów.... Edycja danych w powyższym zakresie następuję w tym samym oknie po kliknięciu w przycisk Tryb edycji : Wprowadzone dane można zmieniać i usuwać przy czym należy pamiętać, iż zbytnia ingerencja w ten zestaw danych może spowodować trudności w wprowadzaniu nowych danych. Zmiany w tym oknie nie wywierają żadnego wpływu na wcześniej wprowadzone dane w zakresie finansów np. odnośnie nakazów płatniczych lub wpłat. Strona 33 z 80

34 9. Wprowadzanie danych do programu i generowanie nakazów płatniczych. Głównym zadaniem programu jest automatyczne generowanie nakazów płatniczych na podstawie deklaracji członków spółki wodnej oraz w świetle podjętych uchwał przez walne zgromadzenie odnośnie sposobu naliczania i wysokości stawki. W celu utworzenia podstawy dla procedury generowania nakazów płatniczych należy wprowadzić dane ewidencyjne. W tym celu z graficznego paska menu klikamy na Nowy. Następnie dokonujemy wybory w menu pod względem wprowadzenia danych osoby fizycznej lub prawnej i klikamy w jedną z dwóch dostępnych opcji wprowadzania deklaracji: Opisywany przykład wprowadzania danych będzie dotyczył osoby fizycznej, gdyż oprócz formatki danych pozostałe kroki niczym się nie różnią. Po wybraniu opcji wprowadzaniaa nowej deklaracji osoby fizycznej ukaże się poniżej przedstawione okno dotyczące gruntów, w którym należy wprowadzić stosowne dane. Powyższe okno umożliwia wprowadzanie danych o gruntach w sposób ogólny i szczegółowy. Sposób ogólny polega na wprowadzeniu sumy powierzchni gruntów danego członka spółki wodnej podsumowanej w deklaracji. Zastosowanie takiej opcji wpłynie na utworzenie bazy ewidencyjnej w krótkim czasie. Możliwość tę wybierają spółki wodne, które w sposób uproszczony naliczają składki Strona 34 z 80

35 na rzecz spółki wodnej i nie wyróżniają typów użytkowania dla danego rodzaju gruntów (np. rowy, czy grunty zmeliorowane). Opcja ta również wyklucza stosowanie różnych stawek obowiązujących w danym obrębie, czy w danej spółce wodnej (w przypadku związków spółek wodnych). Wybór szczegółowego sposobu ewidencjonowania danych umożliwia wprowadzenie danych odnośnie każdej działki ujętej w deklaracji wraz z przypisaniem jej danej powierzchni gruntów. Zapewni to możliwość naliczania składek dla każdej działki z osobną w odniesieniu do typu użytkowania gruntów lub pod względem lokalizacji na danym obrębie, czy w danej spółce wodnej. Ważnym krokiem przed wprowadzaniem danych ewidencyjnych jest umieszczenie informacji w ustawieniach programu odnośnie obrębów i ich zakresów numerów ewidencyjnych oraz opcjonalnie dla rodzajów gruntów (dotyczy to szczegółowego sposobu ich ewidencjonowania). Krok ten przedstawiono w punkcie dotyczącym obrębów i rodzaju gruntów. Wracając do czynności związanych z wprowadzaniem danych należy uzupełnić formatki: 1. Obrębu wybór na podstawie danych wprowadzonych w Obręby / Rodzaje gruntów. 2. Nr ewidencyjny (początkowy) ustalany jest automatycznie, jako kolejny wolny w bazie. Można wprowadzić swój nr po warunkiem, że nie występuje już w bazie. 3. Dane o gruntach przykład dotyczy szczegółowego ewidencjonowania gruntów i w tym przypadku dane należy wprowadzić w tabelę na przykładzie poniższego wzoru. Po uzupełnieniu kontrolek należy przejść Dalej. W celu lepszego zobrazowania wprowadzanych rodzajów gruntów można skorzystać z opcji Pokaż oznaczenia rodzajów gruntu.. Kolejne okno umożliwi wprowadzenie danych osobowych i adresowych członka spółki wodnej. Przykład uzupełnienia danych przedstawiono poniżej. Podczas wprowadzaniaa tego typu danych Strona 35 z 80

36 można skorzystać z przyspieszonego trybu uzupełniania pól tekstowych poprzezz korzystanie z funkcji Słownika, którego sposób działania opisano w punkcie dotyczącym opisu programu. Przy zaznaczeniu pola Utwórz i nowy nastąpi dodanie zamieszczonych w formatkach i tabelce danych do baz danych, wyczyszczenie okien i przygotowanie kontrolek do wprowadzania kolejnych danych. Po przeprowadzeniu powyższych czynności, czyli po dodaniu deklaracji w celu naliczenia składek należy do programu wprowadzić uchwały walnego zgromadzenia. W związku z tym klikamy na Nowy i z listy wyboru klikamy na Uchwała. Ukaże się nam okno z możliwością wyboru organu i typu uchwały. W związku z tym w polu Organ wybieramy Uchwała Walnego Zgromadzenia, a w polu dotyczącym sprawy naliczania i wysokości składki. Następnie uzupełniamy formatki według niżej przedstawionego wzoru. Składki można naliczać wg dwóch sposobów naliczania tj.: jako iloczyn powierzchnii gruntu i stawki z ograniczeniem kwoty składki tzn. program nalicza kwoty składek jeśli iloczyn powierzchni gruntów danego członka spółki i ustalonej stawki mieścić się będzie w określonym przedziale kwotowym; jako iloczyn powierzchni gruntu i stawki ze stałą kwotą minimalną składki tzn. program nalicza składki jak w wyżej przedstawionym sposobie, ale gdy ogólna powierzchnia gruntów będzie niższa od określonej przez daną uchwałę, to dla tej powierzchni będzie naliczana stała kwota. Strona 36 z 80

37 W tym oknie można również określić ilość terminów wpłat oraz podać kwotę, przy której składki będą dzielone na raty. Czynność tę należy wykonać dla każdego obrębu lub rodzajów gruntów, gdy wiązać się to będzie z zróżnicowanymi stawkami składek. Przypisywanie stawek dla danego obrębu lub rodzaju gruntu następuje w rozwijanej liście: Aby ją zaktywować należy zaznaczyć pole wyboru Uchwała dotyczy rodzaju gruntu. W przypadku zastosowania ogólnego sposobu ewidencjonowania danych odnośnie gruntów i braku potrzeby różnicowania stawek za gruntu pole to należy zostawić niezaznaczone. W celu sprawdzenia prawidłowości wprowadzonych uchwał można skorzystać z podglądu dostępnego w profilu bazy danych: Strona 37 z 80

38 Analogicznie do czynności wprowadzania uchwał wyszukujemy w listach wyboru interesujące nas typy uchwał. Poniżej przedstawiono przykładowo wprowadzoną uchwałę: Po wybraniu tej uchwały ukaże się okno z szczegółowymi danymi: Strona 38 z 80

39 Po wprowadzeniu uchwały i jej zweryfikowaniu można przejść do generowania uchwał. W tym celu z menu graficznego się następujące okno: Nowy następnie Dokument i dalej Nakaz płatniczy, po czym ukaże W powyższym oknie można również dokonać podglądu uchwały, na podstawie której wygeneruje się kwoty składek. Generowanie składek można dokonać dla: indywidualnego numeruu ewidencyjnego (członka spółki wodnej); zakresu numerów ewidencyjnych; danego obrębu lub dla wszystkich obrębów; zaznaczonych numerów ewidencyjnych wg listy wyboru. Poniżej zobrazowano na zrzucie okna Nowy nakaz płatniczy etapy czynności niezbędne dla wygenerowania uchwał. Strona 39 z 80

40 1. Lista oznaczona nr 1 służy do wyboru podstawy generowania nakazów: Po dokonaniu wyboru w oknie na niżej oznaczonym polu tekstowym ukaże się oznaczenie rodzaju gruntu, wobec którego nastąpi naliczenie składki. Dzięki podręcznej możliwości sprawdzenia podstawy generowania nakazów w postaci funkcji Podgląd wybranej uchwały można się upewnić, czy wybrana uchwała jest prawidłowa. 2. Można zdefiniować datę wystawienia nakazu płatniczego, która będzie widoczna na drukowanym później nakazie płatniczym. 3. Ustalanie kryterium, według którego nastąpi wyselekcjonowanie numerów ewidencyjnych branych pod uwagę przy generowaniu nakazów płatniczych. Można tego dokonać na jednym numerze ewidencyjnym poprzez wpisanie numeru w polu tekstowym Indywidualny numer ewidencyjny. Przy generowaniu nakazów dla kilku obrębu wyłączając przy tym resztę numerów można posłużyć opcją z podaniem zakresu numerów. 4. W liście wyboru oznaczonej nr 3 dokonuje się sposobu zaokrąglania kwot. Funkcja ta jest istotna dla spółek wodnych lub ich związków, w których obowiązują raty. a. Pierwsza opcja służy do wyrównywania kwot w przypadku rat i ich zaokrąglnia według zasady zgodnej z obowiązującą ustawą Ordynacja podatkowa. Strona 40 z 80

41 b. Druga opcja zapewnia zaokrąglanie do części setnych. Kwota całkowita naliczona na cały rok zostanie równo podzielona na wybraną ilość rat. c. Trzecia opcja zaokrągla całkowitą roczną składkę i jej pochodne rozłożone na raty do liczby całkowitej, przy czym kwoty rozłożone na raty mogą minimalnie się różnic ze względu na nieparzystą kwotę rocznej składki. 5. W przypadku zewidencjonowania w bazie osób fizycznych i prawnych można osobno dla tych dwóch grup wygenerować nakazy wybierając odpowiedni typ z listy. Można wybrać, aby uwzględniono obie grupy osób. 6. W przypadku zdefiniowania wyżej opisanych kryteriów i występowania indywidualnych osób, które z różnych przyczyn nie powinny być objęte procedurą tworzenia nakazów, można jeszcze pojedynczo odznaczyć te osoby w liście wyboru oznaczonej nr 6. Ważną opcją przy tworzeniu nakazów, które obejmą kilka rodzajów gruntów lub obrębów, jest pole zaznaczenia o nazwie Twórz nowy dokument o danym typie pomimo już istniejącego. Opcja ta ma za zadanie uniemożliwić utworzenia dubla nakazu płatniczego np. wskutek pomyłki użytkownika. Natomiast w przypadku generowania nakazów dla członków związku spółek wodnych z wydzielonymi typami rodzajów gruntów oraz przy zróżnicowanych stawkach, opcja ta musi być zaznaczona. W innym razie zostanie wygenerowany tylko jeden nakaz płatniczy dla pierwszej wybranej podstawy (tj. dla jednego rodzaju gruntu). Po dokonaniu stosownych nastaw w oknie dotyczącym generowania nakazów i naciśnięciu przyciśnięciu Generuj program wyliczy składki i podsumuje działanie w następującym oknie: Strona 41 z 80

42 Dane z powyższego okna można wydrukować i skopiować zawartość do Schowka. Po zamknięciu okna z tabelą dane będą niedostępne. Powyższe okno kończy procedurę związaną z generowaniem nakazów. W następnych punktach instrukcji zostanie omówiony temat związany z drukowaniem wygenerowanych dokumentów. 10. Generowanie wezwań do uiszczeń zaległych świadczeń. Wezwania do uiszczeń zaległych świadczeń służą do poinformowania członka spółki wodnej o zaleganiu z płatnościami oraz wywarcia motywacji mającej na celu uregulowanie powstałych zaległości. Dąży się do tego poprzez stosowne uzasadnienie wezwania wraz z zamieszczeniem informacji odnośnie dostępnych narzędzi i procedur mogących zostać użytych w drodze windykacji i egzekucji w administracji. Wezwania do uiszczeń zaległych świadczeń naliczane są na podstawie wprowadzonej do programu uchwały zarządu spółki wodnej w przedmiotowym zakresie. Generowanie wezwań oparte jest o analogiczną procedurę, jak w przypadku tworzenia nakazów płatniczych. Jest to zadanie w pełni kontrolowane przez użytkownika. W powyższym celu klikamy na ukaże się poniższe okno: Nowy i z listy wyboru klikamy na Uchwała, po czym Strona 42 z 80

43 Z pierwszej listy wyboru należy wybrać Zarządu, a z drugiej dotyczącej sprawy wezwania do uiszczeń zaległych świadczeń. Na polu formy Wystawianie wezwań do zapłaty pojawią się cztery pola tekstowe. Pierwsze dwa z góry dotyczą numeru uchwały i dowolnego opisu podstawy prawnej uchwały. Dwa kolejne pola dotyczą warunków, jakie muszą spełniać wyliczone na bieżąco bilanse kont finansowych członków spółki wodnej, aby wygenerowano wobec nich tego typu wezwania. Pierwsza opcja dotyczy dodatkowych kosztów wliczanych w sumę zaległości ze względu na inne koszty związane z obsługą pozyskiwania przez zarząd zaległych składek. Druga opcja dotyczy progu kwotowego związanego z sumą zaległości, której przekroczenie uprawni program do wystawienia wezwania. Obie powyższe kwoty nie posiadają swoich granicznych wartości. Po wypełnieniu danych należy dodać uchwałę i przejść do generowania wezwań do zapłaty. W tym celu z menu graficznego wybieramy Nowy, a następnie z listy wyboru Dokument i w kolejnym oknie Wezwanie do uiszczeń zaległych świadczeń. Po wybraniu ww. opcji może ukazać się poniższe okno informacyjne: Informuje o sposobie naliczania odsetek i o możliwości ustawienia wartości domyślnie ustawionego progu w ustawieniach księgowych programu. Następnie wyświetli się okno programu podobne do tego, które obsługuje generowanie nakazów płatniczych: Strona 43 z 80

44 W celu wygenerowania wezwań do uiszczeń zaległych świadczeń w powyższym oknie należy postępować w sposób analogiczny, jak w przypadku generowania nakazów płatniczych. Oczywiście po przeprowadzeniu przez program stosownych operacji na koniec zadaniaa wyświetli się okno z raportem końcowym i wynikami naliczania zaległości oraz generowania wezwań. Dane te można poddać dalszej weryfikacji i analizie w innych programach dzięki możliwości kopiowania do schowka zawartości tabeli lub jej drukowania. Po zamknięciu okna z tabelą dane będą niedostępne. 11. Generowanie dokumentów związanych z umorzeniami i zamianą składki na świadczenia. Program umożliwia tworzenie dokumentów związanych z odpisem zobowiązań. Odpisy tj. umorzenia i zamiany składki na świadczenia można dodawać ręczenie dla indywidualnej pozycji, jak i poprzez generowanie automatyczne dla grupy wybranych osób. Ręczny sposób dodawania odpisów opisano w punkcie niniejszej instrukcji dotyczących Czynności z dokumentami i ich rodzaje. Strona 44 z 80

45 W celu wygenerowania odpisu dla grupy osób należy z menu graficznego wybrać Nowy i z listy wyboru klikamy na Uchwała, po czym ukaże się okno wyboru dla wprowadzania uchwał. Należy wybrać interesującą nas uchwałę związaną z odpisem. Okna do wprowadzania uchwał umorzenia lub zamiany składki na świadczenia nie różnią się od siebie oprócz opisów dotyczących nazw sprawy: Pierwsze dwa pola tekstowe służą do wprowadzenia dowolnych danych w zakresie nazwy uchwały oraz jej podstawy. Kolejne pola wyboru umożliwiają określenie, w jaki sposób lub w jakiej wysokości mają być naliczane kwoty odpisów. W związku z tym są trzy możliwości: 1. Procent kwoty łącznego zobowiązania podaje się wielkość procentu, który będzie stanowić odpis od łącznego zobowiązania. Tzn. zostaną zsumowane wszystkie zaległości, odsetki, inne koszty i przypisy oraz aktualne zobowiązania i następnie według podanego procentu zostanie wygenerowany odpis. Np. jeśli wszystkie zobowiązania będą wynosić 100 zł, a ustali się 20% odpis to program wygeneruje odpis w wysokości 20 zł. Wówczas bilans konta będzie wynosić -80 zł. 2. Podaje się kwotę, która będzie stanowić równy odpis dla wszystkich pozycji z grupy objętych działaniem. 3. Trzeci sposób umożliwia wygenerowanie dla grupy pozycji tzn. odpisu zerowego, którego finalną i indywidualną wartość musi wprowadzić użytkownik dla każdej pozycji objętej działaniem. Wszelkie wygenerowane dokumenty dla danej osoby są widoczne w oknie Dokumenty w zakładce Dokumenty. Strona 45 z 80

46 12. Drukowanie dokumentów. Drukowanie dokumentów może odbywać się na dwa sposoby: Indywidualnie. Zbiorczo. Drukowanie indywidualne. Należy w oknie Wybór pozycji zaznaczyć pole Dokumenty. Po pojawieniu się okna i wybraniu z niego zakładki Dokumenty należy z tabeli wybrać interesujący nas dokument, kliknąć na niego prawym klawiszem i z menu wybrać Drukuj. Pojawi się kolejne okno wykorzystywane również do drukowania zbiorczego, ale już z odpowiednimi ustawieniami niezbędnymi do drukowania wybranego dokumentu. Strona 46 z 80

47 Po kliknięciu Dalej pojawi się kolejne okno służące do weryfikacji i edycji danego typu dokumentu, gdzie można również wykonać podgląd wydruku. wzoru wydruku dla Aby wydrukować dokument należy kliknąć Drukowanie wybranych dokumentów. Drukowanie zbiorcze. W celu wydrukowania wszystkich dokumentów danego typu i utworzonych jednego dnia lub wydruku określonej puli dokumentów należy skorzystać z niniejszej funkcji. W tym celu z menu Strona 47 z 80

48 graficznego wybieramy: Po tym ukaże się nam poniższe okno: lub z menu Nowy -> Wydruk dokumentu/dokumentów. W celu wydrukowania określonych dokumentów należy ustawić stosowne ustawienia. I tak dla wydrukowania wszystkich wygenerowanych nakazów płatniczych z jednego dnia należy kontrolki okna ustawić w podobny sposób: Ustawiamy: 1. Zaznaczamy pole wyboru Drukowanie wielu dokumentów. 2. Wybieramy Źródło danych. W przykładzie będzie to Dział finanse. 3. Typ -> Nakaz płatniczy. 4. Dotyczy -> Nakaz płatniczy. Strona 48 z 80

49 5. Następnie z grupy kontrolek opisanej jako Pozycje objęte działaniem zaznaczamy interesujące nas pole wyboru dotyczące kryterium, które ustali numery ewidencyjne lub obręby biorące udział w dalszych czynnościach związanych z drukowaniem. 6. Na koniec ustawiamy Kryteria polegające na wyselekcjonowaniu dokumentów z wybranego typu względem dnia wystawienia i/lub pod względem podstawy prawnej. Dodatkowo można ustawić opcję Drukuj kilka wymiarów na raz dla jednego nr ewid.. Opcja ta ma za zadanie łączenia wymiarów do drukowania. Łączenie wymiarów na wydruku ma za zadnie wydrukowanie tylko jednego np. nakazu płatniczego w przypadku, gdy dany członek spółki wodnej lub ich związku, posiadać będzie grunty w różnych gminach, gdzie obowiązują różne stawki za grunty. Opcja ta ma również znaczenie w przypadku, gdy na terenie działania spółki wodnej zostanie wyróżnione kilka rodzajów gruntu i zostaną dla nich określone różne stawki. Wówczas opcja ta umożliwi wydrukowanie kilku wymiarów na jednym dokumencie poprzez zsumowanie kwot za daną powierzchnię gruntów i wstawienie odpowiednich tabel opisowych. 7. Wyniki selekcjonowania dokumentów wobec wyżej opisanych kryteriów zostaną wyświetlone na tle białej listy po prawej stronie okna. Lista będzie zawierać numery ewidencyjne i przypisane im numery dokumentów, które zostaną w dalszych krokach wydrukowane. Strona 49 z 80

50 Po naciśnięciu przycisku Dalej ukaże się na takie same okno, jak w przypadku drukowania pojedynczego dokumentu. Opcje i inne czynności są z tym związane są również analogiczne, jak dla pierwszego opisanego przypadku. Przy drukowaniu nakazów płatniczych można skorzystać z czterech form wydruku nakazów. Aby wybrać odpowiednią należy skorzystać z poniżej przedstawionej listy widocznej w oknie Wzór nakazu.... Na następnych stronach pokazano przykłady wydruków dokumentów. Strona 50 z 80

51 Nakaz płatniczy z opcją wydruku ratalnych blankietów wpłat z dwoma wymiarami za różne rodzaje gruntów: Strona 51 z 80

52 Nakaz płatniczy bez dodtkowych informacji i blankietów wpłat: Strona 52 z 80

53 Nakaz płatniczy z blankietem polecenia wpłaty/przelewu składki i z niewypełnionymi polami odnośnie wielkości wpłacanej kwoty oraz danymi osoby wpłacającej: Strona 53 z 80

54 Nakaz płatniczy z wypełnionym blankietem polecenia wpłaty: Strona 54 z 80

55 Wezwanie do uiszczeń zaległych świadczeń: Strona 55 z 80

56 Przypis inne zobowiązanie lub korekta wymiaru (dodawanie tego typu dokumentów opisano w punkcie dotyczącym wprowadzania wpłat): Strona 56 z 80

57 13. Księgowanie wpłat. Jedną z najważniejszych czynności w działalności statutowej każdej spółki wodnej jest przyjmowanie i księgowanie wpłat składek od członków spółki wodnej. Wpłaty składek można przyjmować bezpośrednio w kasie spółki wodnej, przez ich inkasentów oraz w wyniku wpłat lub przelewów bankowych. Niektóre spółki wodne preferują jedną składkę w ciągu roku, a inne wybierają pobieranie ich w ratach. Z punktu widzenia użytkownika księgującego wpłaty, system ewidencyjny do księgowania wpłat powinien zapewnić wykonanie tego zadania w sposób rzetelny i bez zbędnego obciążenia użytkownika czasem. Oferowany program posiada oprócz ww. aspektów inne przydatne rozwiązania, które przedstawiono poniżej. Moduł do księgowania wpłat i wprowadzania innych dokumentów przez użytkownika poza drogą zbiorczego generowania dokumentów znajduje się oknie Dokumenty. W celu inicjacji modułu zaznaczamy pole Dokumenty widniejące w oknie Wybór pozycji : Po jego zaznaczeniu ukaże się nam okno Dokumenty z dwoma zakładkami na górze okna. Po wybraniu zakładki Księgowanie ukaże się nam okno z modułem do księgowaniaa wpłat: Strona 57 z 80

58 Księgowanie wpłat może odbywać się następującymi metodami, czyli poprzez: Bezpośrednie księgowanie wpłat. Szybkie księgowanie wpłat w oparciu o numer ewidencyjny. Szybkie księgowanie wpłat w oparciu o numery dokumentów. Bezpośrednie księgowanie wpłat. Pierwsza metoda polega na wprowadzaniu wpłat krok po kroku przez użytkownika. W tym celu w poniższym oknie ( Wybór pozycji ) należy wpisać lub wyszukać za pomocą okna do wyszukiwania, żądany przez nas numeru ewidencyjny: W odpowiednich polach okna wygenerują się dane związane z wybraną pozycją: 1. Nieedytowalne pole tekstowe wskazujące, jakim numerem dokumentuu zostanie oznaczony wprowadzany przez nas dokument. W przykładzie dotyczy on wpłaty. Ważną informacją w tym punkcie jest to, aby data księgowania (wystawienia) tworzonego dokumentu (pole oznaczone nr 3) nie posiadała daty z rokiem niebędącym aktualnym rokiem rozliczeniowym ustawionym w programie. W przypadku niezastosowania się do niniejszej zasady dojdzie do wprowadzenia dokumentu do bazy, ale nie będzie on widoczny przy tworzeniu zestawień finansowych i nie zostanie on uwzględniony w ostatecznym bilansie finansowym. Wyraz temu Strona 58 z 80

59 da pole tekstowe opisywane w niniejszym punkcie, które pomimo wprowadzenia dokumentu z nieaktualną datą, nie zmieni swojego numeru przy kolejnym wprowadzanym dokumencie. 2. Pole informacyjne odnośnie danych, na które zostaną wprowadzone dokumenty do bazy danych finansowych. 3. Podaje się datę księgowania (wystawienia) dokumentu z zastrzeżeniem zasady w opisanym powyżej punkcie Wprowadza się rodzaj dokumentu. Do wyboru mamy następujące rodzaje dokumentów: a. Wpłata. b. Nakaz płatniczy. c. Przypis. d. Odpis. e. Saldo/Zaległość. f. Zwrot g. Koszty upomnienia/wezwania. h. Odsetki. 5. Po wybraniu rodzaju dokumentu (w przykładzie dotyczy to Wpłaty ) należy kolejno określić formę wpłaty. Z listy rozwijanej można wybrać domyślne wprowadzone formy lub te, które wprowadzono indywidualnie w Ustawieniach. 6. W przypadku stosowaniaa rat należy wybrać odpowiednio raty, a w innym przypadku pola te należy pominąć. 7. Podaje się kwotę dla wpłaty (dokumentu). W przypadku podawania części setnych w programie używa się przecinków. 8. Data wykonania obejmuje faktyczny termin wpłaty składki lub w tym polu podaje się termin wymagalności dla innych rodzajów dokumentów np. w odniesieniu do przypisów. 9. Można dokładnie przypisać wpłatę danemu zobowiązaniu. Zapewni to zachowanie rzetelności w bazie danych finansowych i uniemożliwi wprowadzenie w błąd danego członka spółki wodnej odnośnie faktycznie nieuiszczonych składek. W innym razie może dojść do zaksięgowania bieżących wpłat na zaległości najbardziej oddalone terminowo wobec bieżącej daty. W przypadku pozostawienia pustego pola program i tak wyświetli poniższe okno służące do przydzielaniaa sumy wpłaty na poszczególne zobowiązania np. raty lub koszty, czy przypisy: Strona 59 z 80

60 Dodatkowo można skorzystać z pola tekstowego Uwagi, gdzie można zamieszczać informacje nt. wprowadzonego dokumentu. Jest to pomocna opcja przy korygowaniu wymiarów. Można w niej zamieszczać informacje wpływające na zwiększenie rzetelności bazy danych. 10. Przy zaznaczaniu tej opcji, która jest szczególnie przydatna gdy użytkownik jest inkasentem, można przy pobraniu składki od razu wygenerować potwierdzenie wpłaty. Po odpowiednim wprowadzeniu wpłaty ukaże się okno: Okno to umożliwi wydruk potwierdzenia wpłaty w kilku egzemplarzach na jednej stronie kartki o formacie A5: Strona 60 z 80

61 11. Opcja wskazana pod nr 11 na ilustracji okna Dokumenty dla zakładki Księgowanie dotyczy automatycznego ustawiania daty realizacji w oparciu o datę księgowania. Jest to pomocne przy założeniu, gdy obieramy sobie datę księgowania w bazie danych finansowych taką samą, jak w przypadku daty przyjęcia wpłaty przez inkasenta lub daty zaksięgowania przelewu składki na konto bankowe spółki wodnej. 12. Na podstawie ustawień księgowych w oknie Ustawienia można wybrać opcję księgowania nieuiszczonych odsetek podczas wpłacania zaległości, których wpłata nie obejmuje wymaganych odsetek. Oprócz opcji braku księgowania odsetek tym sposobem można wybrać księgowanie odsetek, jako koszty K lub jako przypis P. Różnica pomiędzy kosztami, a przypisem jest taka, iż przypis w momencie zaksięgowania go jako odsetki, zawiera termin płatności z dniem zaksięgowania wpłaty. Od tak wprowadzonego przypisu będą naliczane w dalszym toku odsetki. Szybkie księgowanie wpłat: W celu uruchomienia procesu związanym z szybkim księgowaniem należy zaznaczyć opcję Szybkie księgowanie w oknie Dokumenty na zakładce Księgowanie : Strona 61 z 80

62 1. Szybkie księgowanie w oparciu o numery ewidencyjne. Po zaznaczeniu opcji oznaczonej na powyższym zrzucie okna, jako nr 1, wystarczy wpisać odpowiedni nr ewidencyjny, aby program wobec niego załadował wszystkie niezbędne dane do wpłat. Przy czym należy pamiętać, iż w tym przypadku program ujmie w polu tekstowym kwoty sumę wszystkich zobowiązań dla danej pozycji. W celu przejścia do dalszych kontrolek i dokonania ewentualnych korekt pól z danymi można przejść za pomocą naciskania klawiszu Enter. Miejsce edycji zostanie oznaczone pomarańczową obwódką. W przypadku dokonywania wpłaty składki o niższej kwocie niż kwota wskazana automatycznie przez program wówczas można ją skorygować do żądanej wartości, a po naciśnięciu przycisku Zaksięguj należy dokonać przydzielenia księgowanej kwoty pod dane zobowiązanie: W oknie Wybór składników księgowania wpłaty można poruszać się za pomocą klawiszy strzałek Góra i Dół. Aby zaznaczyć lub odznaczyć pole zaznaczenia rozdysponowania kwoty używa się klawiszu Spacja. Po wybraniu danego zobowiązania i naciśnięciu klawisza Ctrl, a następnie po powtórzeniu tej czynności dla drugiego zobowiązania nastąpi proporcjonalne wyliczenie wpłacanej kwoty pomiędzy wybrane zobowiązania. Opcja ta jest przydatna w przypadku występowania wielu zobowiązań z naliczonymi odsetkami oraz braku określenia przez wpłacającego, jakiej zaległości dotyczy jego wpłata. Wpłata w tym przypadku nie może pokrywać całości zobowiązań plus ich odsetki. Wówczas użytkownik może indywidualnie określić według proporcji na jakie składniki zostanie rozdysponowana kwota wpłaty. Strona 62 z 80

63 2. Szybkie księgowanie w oparciu o numery dokumentów. Szybkie księgowanie na podstawie numerów dokumentów wykorzystywane będzie głównie przy księgowaniu wpłat za pomocą czytnika kodów kreskowych i analogicznie odbywać się będzie w podobny sposób, jak w przypadku szybkiego księgowania wpłat w oparciu o numery ewidencyjne. Niemniej jednak z opcji tej można również korzystać bez pomocy czytnika kodów kreskowych. Rozwiązanie to zapewni księgowanie danej wpłaty bezpośrednio przypisując jej odpowiednie zobowiązanie. Odbywa się to w oknie Dokumenty na zakładce Księgowanie w tym samym polu kontrolek, w których wprowadza się wpłaty za pomocą metody księgowania w oparciu o numery ewidencyjne. Jedynie do tego celu wykorzystuje się pole tekstowe do wprowadzania numerów dokumentów: Po wprowadzeniu w pole tekstowe prawidłowego numeru dokumentów program automatycznie wczyta niezbędne dane do księgowania. Jeśli numer dokumentu będzie prawidłowy to rozwijana lista pod nazwą Dotyczy wyświetli: numer dokumentu, typ, kwotę, termin płatności i dane dotyczące rat związane z tym zobowiązaniem. Dane te zostaną przypisane wprowadzanej wpłacie. Poniższy zrzut ekranu obrazuje sposób umieszczania i przydzielania numeru dla nakazów płatniczych: Strona 63 z 80

64 Każdy wymiar ma przydzielony numer. Względem tych numerów można wprowadzać wpłaty dla łącznego zobowiązania (opis czynność w poprzednim punkcie) oraz dla pojedynczego dokumentu. Przy wprowadzaniu składek rozłożonych na raty można skorzystać z ułatwienia polegającego na dopisywaniu w polu tekstowym Po nr dokumentu liczby raty, której wpłata będzie dotyczyć. Wpisywanie tym sposobem raty polega na wpisaniu numeru dokumentu, umieszczeniu znaku Spacji i podaniu liczby raty: 14. Typy dokumentów i ich pojedyncze wprowadzanie do bazy finansowej. Moduł do księgowania wpłat, który został opisany w punkcie 13 niniejszej instrukcji, może również służyć do wprowadzania innych typów dokumentów. W związku z zastosowaniem opisywanych możliwości należy wymienić typy rozróżnia program: dokumentów, jakie N - nakaz płatniczy, należność naliczana w danym roku rozliczeniowym. W - wszystkie wpłaty bieżące ujmujące również wpłaty powstałych zaległości. P - przypisy tzn. inne zobowiązania wynikające z realizacji zadań statutowych. Strona 64 z 80

65 O - odpisy, są to umorzenia zaległych i bieżących zobowiązań oraz odsetek, a także zmiany składki na świadczenia. S - saldo, generuje się automatycznie po zamknięciu roku rozliczeniowego i może mieć wartość ujemną lub dodatnią. Z - zwroty dotyczą zwróconych kwot wynikających np. z mylnych wpłat. K - koszty, są to wszystkie inne koszty związane funkcjonowaniem spółki wodnej np. związane z pokryciem kosztów wysyłki wezwań do uiszczeń zaległości. D - uregulowane odsetki. W przypadku odpisu odsetek program wstawia literę D w rubrykę Dotyczy celem odróżnienia odsetek wpłaconych od odpisanych. Na powyższym zrzucie ekranu zilustrowano miejsce, w którym można bezpośrednio odczytać typ dokumentu. Powyższa tabela znajduje się w oknie Dokumenty na zakładce Dokumenty. Wprowadzanie innych dokumentów, niż te które można generować zbiorczo, można wprowadzać w oknie Dokumenty na zakładce Księgowanie. Odbywa się w analogiczny sposób, jak w przypadku księgowania wpłat. Jedyną w tej czynności różnicą jest to, iż przy księgowaniu innych rodzajów dokumentów niż wpłaty, należy wybrać z rozwijanych list o nazwach Rodzaj i Forma odpowiednie wartości. Aby wprowadzić: Przypis P należy ustawić Rodzaj na Przypis i Formę na Przypis. Strona 65 z 80

66 Odpis O należy ustawić Rodzaj na Odpis i Formę na Odpis. Saldo/Zaległość Z należy ustawić Rodzaj na Saldo/Zaległość i Formę na Przypis. W polu tekstowym Kwota można wprowadzać wartości dodatnie i ujemne. Zwrot Z należy ustawić Rodzaj na Zwrot i wybrać dowolną Formę, przez którą dokona się zrostu. Przy tej czynności jest możliwość wygenerowania i wydruku dokumentu potwierdzającego zwrot. Koszty upomnieć K lub odsetki D sposób wprowadzania dokumentów odbywa się tak samo, jak w przypadku księgowania zwrotu. 15. Przeglądanie i edycja wprowadzonych danych. Zasadniczą funkcją programu jest możliwość edycji wprowadzonych danych. Edycja danych jest dokonywana indywidualnie dla każdej pozycji wymagającej zmian. Przyszłe wersje programu będą posiadać funkcję generowania raportów odnośnie pozycji i danych, które uległy zmianom. Dane podlegające zmianom dotyczą: Danych osobowych i adresowych. Danych dotyczących powierzchni gruntów objętych wymiarem oraz numerów działek wchodzących w skład pozycji. Zawartości tzn. teczki dokumentów danego członka spółki wodnej (dotyczy okna Dokumenty ). Edycja danych osobowych i adresowych. Inicjacja okna do edycji danych z okna Wybór pozycji : osobowych odbywa się poprzez zaznaczenie pola Dane osobowe Strona 66 z 80

67 Po naciśnięciu przycisku Edytuj dane ukaże się takie samo okno, jak przy wprowadzaniu nowych danych, ale z możliwością ich edycji: Edycja powierzchni gruntów i innych danych w tym zakresie. Uruchomienie okna do edycji gruntów odbywa się w ten sam sposób, jak w przypadku edycji danych osobowych z tą różnicą, iż należy zaznaczyć na oknie Wybór pozycji kontrolkę Grunty : Po wyświetleniu powyższego okna ukażą nam się dane dotyczące pozycji w kontekście obszaru objętego wymiarem i pozycji połączonych oraz ich statusów. Aby przejść do edycji danych w tym zakresie należy nacisnąć Podgląd lub edycja grunt. dla poz. nr:. Jeśli w polu tekstowym o nazwie Strona 67 z 80

68 Pozycje połączone pojawi się więcej niż jeden nr, tak jak na pokazanym wyżej zrzucie okna z programu, to należy wybrać z listy rozwijanej numer ewidencyjny, którego dane zamierzamy szczegółowo podejrzeć lub poddać edycji. Po wykonaniu powyższych czynności ukaże się nam okno do podglądu lub edycji danych w zakresie gruntów danej pozycji: Edycja danych obywa się analogicznie do wprowadzania nowych informacji. Jedyną różnicą w dostępnych opcjach są możliwości: wycofania deklaracji danego członka spółki wodnej np. w wyniku jego wykluczenia, zmiany statusu wybranej pozycji z aktywnej na wstrzymaną i odwrotnie. Wycofanie deklaracji spowoduje usunięcie danej pozycji z bazy danych. Można tego dokonać wobec jednego członka spółki wodnej lub ich grupy. Natomiast opcje związane z zmianą statusu zostały opisane we wcześniejszych punktach instrukcji. Edycja i podgląd zawartości teczki (tabeli) dokumentów danego członka spółki wodnej. Do bezpośredniej edycji i podglądu dokumentów wystawionych na indywidualnego członka spółki wodnej służy tabela w oknie Dokumenty uruchamianej z okna Wyboru pozycji : Strona 68 z 80

69 Powyżej przedstawione okno oprócz szczegółowych informacji odnośnie wystawionych dokumentów oferuje również ich edycję oraz zapewnia inne opcje takie jak: stornowanie dokumentuu (dezaktywowanie), bezpośredni wydruk dokumentu, wyświetlanie składników danej wpłaty, drukowanie zawartości i bilansu wynikającego z zawartości tabeli z dokumentami, kopiowanie zawartości całej tabelki z możliwością użycia danych w innych programach. Stornowanie dokumentu stosuje się wtedy, gdy omyłkowo zostanie wprowadzony dokument do bazy. Aby tego dokonać należy skorzystać z powyższego menu uruchamianego prawym klawiszem, klikając na dany dokument w tabeli. Po wyborze opcji Storno typ dokumentu zmieni się z odpowiednim dopiskiem. Aby odwrócić operację Storno należy powtórzyć powyższą czynność na stornowanym dokumencie. Bezpośredni wydruk dokumentu uruchomi okno do wydruku z załadowanymi danymi odnośnie wybranego dokumentu. Ten typ wydruku nie umożliwia obecnie wydruku kilku dokumentów na razy, czy wydruków nakazów z kilkoma wymiarami. W tym przypadku należy skorzystać z opcji drukowania opisanej w punkcie 12 niniejszej instrukcji. Wyświetlanie składników wpłaty jest niezbędne, gdy dany członek spółki wodnej pomimo zaległości dokonuje częściowych wpłat składek z zaznaczeniem na jakie zaległości lub bieżące zobowiązania chce przeznaczyć wpłacaną część kwoty. Dzięki temu zawsze będzie wiadomo co zostało opłacone, a co będzie stanowiło zaległość na jego koncie finansowym. Strona 69 z 80

70 Drukowanie zawartości tabeli okna Dokumentów wraz z bilansem może być niezbędne dla otrzymania pełnego obrazu konta finansowego, co może okazać się pomocne przy wyjaśnianiu skomplikowanych spraw. Po użyciu tej opcji pojawi się poniższe okno: W efekcie czego można otrzymać poniższy wydruk z programu składający się np. z kilku stron (przy wydruku należy skorzystać z opcji wydruku poziomego): Strona 70 z 80

71 Kopiowanie zawartości tabeli umożliwi wykorzystanie danych w innych programach. Skopiowane dane pod kątem formy i treści są takie same, jak w przypadku ich wydruku. Pod tabelą zamieszczono kontrolki związane z wprowadzaniem terminów odbioru dokumentów lecz obecnie funkcje te nie jest dostępne w programie. 16. Generowanie zestawień. Do celów weryfikacyjnych i raportowych niezbędne są funkcje związane z zbiorczym generowaniem zestawień odnośnie danych w ewidencji lub danych finansowych w zakresie wszystkich wprowadzonych lub wystawionych dokumentów. Do tego celu służy okno o nazwie Dział zestawień i wydruków. Inicjuje się je z Panelu profilu zaznaczając kontrolkę Dział zestawień i wydruków : Po wybraniu powyższej opcji ukaże się okno w tym zakresie z trzema zakładkami: 1. Baza danych właścicieli gruntów. 2. Zestawienia finansowe. 3. Baza finansowa inne operacje. Ad. 1. Zestawienia Baza danych właścicieli gruntów. W zakładce Baza danych właścicieli gruntów dostępne są dwa rodzaje zestawień. Pierwsza opcja, patrząc od góry, służy do wygenerowania listy osób i ich powierzchni gruntów objętych wymiarem dla pozycji aktywnych: Strona 71 z 80

72 Druga opcja służy do wygenerowania danych w takiej samej formie jak w powyższym zakresie, ale przy uwzględnieniu wszystkich pozycji. Czyli bez względu na status i na połączenia pozycji w grupy. Opcje w tej zakładce nie mają wpływu na dane w bazach danych i nie wprowadzają do nich zmian. Ad. 2. Zestawienia Zestawienia finansowe. Po wybraniu zakładki o nazwie Zestawienia finansowe uzyskamy dostęp do wyboru różnych zestawień niezbędnych dla prowadzenia przejrzystej ewidencji wpłat członków spółki wodnej. W celu wygenerowania zestawienia finansowego należy: 1. Wybrać z listy oznaczonej nr 1 rodzaj zestawienia. Do wyboru posiadamy: a. sumowanie wpłat wg formy, b. sumowanie wpłat wg dat, c. zestawienie finansowe, d. listowanie dziennych wpłat, e. kontrolka dziennych wpłat, f. rozliczenie okresowe operatorów, Strona 72 z 80

73 g. dziennik obrotów, h. zestawienie wymiaru, i. wydruk stanu kont, j. stopień realizacji zobowiązań. 2. W drugim kroku należy wybrać zakres czasowy, dla którego zestawienie należy przygotować. Należy pamiętać, że jeśli wybieramy jedną datę do zestawienia to druga data musi być większa o jeden dzień. Np. jeśli interesuje nas 17 marca br. to pierwszą datę ustawiamy na 17 marca br., a drugą na 18 marca. Podobnie ma się to z innymi zakresami dat, tzn. druga data musi być zawsze większa o jeden dzień od daty końcowej interesującego nas zakresu. 3. Kolejno wybieramy formę księgowania danego dokumentu. Jeśli chcemy wygenerować zestawienie uwzględniając wszystkie formy to należy wybrać z listy Wszyscy. 4. Kontrolki opisane nr 4 i 5 umożliwiają wybranie zakresu numerów, jakie mają zostać uwzględnione w zestawieniu. Można to zrobić według danych obrębów lub wobec grupy numerów. 5. Na samym końcu należy wybrać użytkownika, który wprowadzał dane dokumenty. 6. Po naciśnięciu przycisku Generuj ukaże nam się okno z zestawieniem i opcjami co do dalszego postępowania: Inne rodzaje zestawień można wygenerować w wyżej opisany sposób. Dane będą przedstawione, jak w przypadku przykładowo wygenerowanego zestawienia z zachowaniem odpowiedniej formy i opisów. Opcje w tej zakładce nie mają wpływu na dane w bazach danych i nie wprowadzają do nich zmian. Ad. 3. Zestawienia Baza finansowa inne operacje. Zakładka o nazwie Baza finansowa inne operacje w obecnej wersji jest podzielona na 3 segmenty, które odpowiedzialne są za: Strona 73 z 80

74 Generowanie uproszczonych list odpisów, osób wpłacających i listę osób niewpłacających w bieżącym roku rozliczeniowym. Generowanie listy osób zalegających powyższej określonej kwoty, programowi. którą można zadać Tworzenie listy przedawnionych dokumentów i po jej zaakceptowaniu usuwanie dokumentów znajdujących się na tej liście. 1. W segmencie oznaczonym nr 1 program tworzy stosowne listy, których okna funkcyjne pokazano poniżej: Strona 74 z 80

75 Przed uruchomieniem procedur generujących należy wybrać jeszcze chcemy sporządzić listę: obręb, dla którego Powyższe listy służą do celu szybkiej oceny stanu wpłat zobowiązań i kondycji spółki wodnej wobec danego obrębu. 2. Segment oznaczony nr 2 służy do przygotowania listy zaległości, których progiem umieszczenia na liście jest ustalona kwota. Kwota jest sumą wszystkich zaległości względem danej pozycji. Lista ta ma również na celu sporządzenia dokładnego wykazu, za co zalega dany członek spółki wodnej. Wygenerowany tym sposobem dokument jest niezbędny dla celów windykacyjnych. Można dzięki temu przekazać podmiotowi prowadzącemu windykację stosowne dane do wszczęcia odpowiednich działań. Listę generuje się w podobny sposób, jak Strona 75 z 80