SiM Ewidencja spółka wodna wersja 1.0

Transkrypt

1 SiM Ewidencja spółka wodna wersja 1.0 Opis oferowanego programu komputerowego część ogólna "SiM Ewidencja spółka wodna" to program komputerowy napisany dla potrzeb jednej ze spółek wodnych działających na terenie województwa opolskiego. Jednakże ze względu na niemały rynek poszukujący kolejnych dostawców oprogramowania w zakresie obsługi spółek wodnych postanowiono przygotować wersję dla pozostałych zainteresowanych. Impulsem do powstania oferowanego programu było używanie przez naszego pierwszego klienta przestarzałego oprogramowania do ewidencjonowania wpłat, bazującego na platformie DOS. Dlatego też poprzednia aplikacja naszego klienta cechowała się zawężoną funkcjonalnością. Mając na uwadze obecnie proponowane kosztowne programy dla spółek wodnych, zdecydowano się na utworzenie autorskiego i alternatywnego oprogramowania w przedmiotowym zakresie. Efektem tego jest program SiM Ewidencja spółka wodna wspomagający rachunkowość spółek wodnych, który spełnia obowiązujące standardy, a przede wszystkim pozwala na: import danych z innych źródeł podczas tworzenia głównego profilu bazy danych spółki; ewidencjonowanie wg obrębów członków spółki wodnej wraz z gruntami, na które korzystnie oddziałują urządzenia wodne melioracji szczegółowych z możliwością uwzględnienia indywidualnej działki; łączenie lub rozłączanie jednostek gruntowych względem właścicieli; automatyczne generowanie kwot zobowiązań rocznych wg dwóch możliwych sposobów naliczania oraz wydruk dokumentów ze zobowiązaniami dla poszczególnych członków spółki wodnej; drukowanie listy potwierdzeń odbioru dokumentów w stosunku do wydrukowanych nakazów płatniczych; modyfikowanie wzorów drukowanych dokumentów; księgowanie wpłat z możliwością drukowania potwierdzeń wpłat; generowanie wezwań do uiszczeń zaległych świadczeń; dokonywanie umorzeń zobowiązań w stosunku do pojedynczego lub grupy członków spółki; drukowanie zestawień finansowych w odniesieniu do danego obrębu lub członka spółki wodnej; naliczanie odsetek od zaległości; bieżący podgląd do ogólnego bilansu spółki wodnej; zamykanie roku rozliczeniowego i tworzenie sald dla poszczególnych kont finansowych. strona 1

2 Minimalne wymagania oferowanego oprogramowania: komputer wraz z systemem Microsoft Windows XP; zainstalowana platforma Microsoft.NET Framework 4. Wybór sposobu korzystania z programu: standardowa dla jednej spółki wodnej; rozszerzona możliwość prowadzenia indywidualnych ewidencji dla kilku spółek wodnych. Ceny oferowanego programu: wersja standardowa dla jednej spółki wodnej: 500,- złotych netto (CENA PROMOCYJNA). strona 2

3 Opis oferowanego programu komputerowego część graficzna 1. UŻYTKOWNICY I ICH UPRAWNIENIA Podczas pierwszego uruchomienia programu ukaże się okno logowania, do którego trzeba wpisać hasło Administratora programu: Powyższe niezbędne jest w celu założenia kont operatorów i nadania im uprawnień (za pomocą tej opcji można również dokonywać edycji odnośnie kont użytkowników): 2. WPROWADZENIE DANYCH W celu założenia głównego profilu bazy danych spółki wodnej w menu należy wybrać opcję Kreatora baz danych. Podczas tego etapu wprowadza się niezbędne dane na temat spółki wodnej oraz możliwe jest wybranie i załadowanie danych z pliku wzorcowego odnośnie członków spółki wodnej, ich gruntów, obrębów oraz istniejących numerów ewidencyjnych. strona 3

4 Program może automatycznie połączyć grunty danego członka spółki wodnej na podstawie podstawowych danych tj. imię i nazwisko oraz adres zamieszkania. Na koniec procesu tworzenia bazy danych wyświetla się lista z wynikami pracy programu (okno Podsumowanie ), którą można wyeksportować do innych programów lub wydrukować. Poniżej przedstawiono główne okno programu: strona 4

5 Opis podstawowych okien programu: 1. Służy do wyboru nr ewidencyjnego (za pomocą przycisków, wpisania numeru w polu tekstowym oraz za pomocą klawiszy Page Up i Page Down ). Ponadto w lewym dolnym rogu okna można wybrać (dla wybranego numeru ewidencyjnego w oknie nr 1) włączenie/wyłączenie innych okien z osobna w zakresie danych adresowych, gruntów oraz dokumentów odnośnie finansów. 2. Okno do wyświetlania danych adresowych wybranego członka spółki wodnej. W opcjach okna jest możliwa edycja danych. Ponadto w tym miejscu jest wyświetlany status danej pozycji w bazie danych. Wyróżnia się 3 rodzaje statusów: a) aktywny wszystkie działania wobec pozycji są dostępne, b) nieaktywny pozycja uznana za usuniętą nie są możliwe żadne działania wobec niej, c) wstrzymany pozycja nie jest brana pod uwagę przy działaniach programu (np. podczas naliczania zobowiązania), ale możliwe jest jej przywrócenie do aktywnego statusu. 3. Okno do wyświetlania gruntów i opcjonalnie do ewidencjonowania ich współwłaścicieli. W opcjach okna jest możliwa zmiana statusu pozycji. 4. Zestawienie podstawowych danych profilu bazy danych tj. nazwa i adres spółki wodnej, telefon, faks, nr telefonu, nazwa banku i nr konta bankowego itd. Podczas pracy programu można korzystać z funkcji dodawania nowych danych oraz ich przetwarzania: Ciekawą funkcją jest możliwość ewidencjonowania uchwał Walnego Zgromadzenia Członków (Delegatów) i Zarządu spółki wodnej na podstawie, których ustala się roczne stawki, terminy i raty uiszczeń świadczeń, umorzenia. strona 5

6 Podstawową funkcją programu jest dodawanie danych odnośnie gruntów i ich właścicieli (poniżej przedstawiono okna dla dodawania do bazy danych osoby fizycznej): Analogiczne funkcje są dostępne dla osób prawnych ujętych w bazie, jako członkowie spółki wodnej. Ponadto należy wskazać, iż program posiada wbudowaną funkcję słownika, która polega proponowaniu całych wyrazów słów najczęściej występujących w bazie danych dla określonego typu danych, co z kolei wpływa korzystnie na szybkość i bezbłędność wprowadzania danych. strona 6

7 3. GENEROWANIE DOKUMENTÓW Po uzupełnieniu bazy danych w zakresie członków spółki wodnej i ich gruntów można na podstawie odpowiedniej uchwały naliczyć roczne zobowiązania: Składki można naliczać wg dwóch sposobów tj.: jako iloczyn powierzchni gruntu i stawki z ograniczeniem kwoty składki tzn. program nalicza kwoty składek jeśli iloczyn powierzchni gruntów danego członka spółki i ustalonej stawki mieścić będzie się w określonym przedziale kwotowym; jako iloczyn powierzchni gruntu i stawki ze stałą kwotą minimalną składki tzn. program nalicza składki, jak w wyżej przedstawionym sposobem, ale gdy ogólna powierzchnia gruntów będzie niższa od określonej przez daną uchwałę, to dla tej powierzchni będzie naliczana stała ustalona kwota. W tym oknie można również określić ilość terminów wpłat oraz podać kwotę, przy której składki będą dzielone na raty. Gdy wprowadzimy do bazy danych podstawę do naliczania składek, możemy wówczas przystąpić do wystawiania dokumentów określających zobowiązania w odniesieniu do poszczególnego członka spółki. Czynność tą zainicjujemy w poniżej zilustrowanym oknie: W tym oknie możemy również wybrać tworzenie innych dokumentów potrzebnych w strona 7

8 funkcjonowaniu spółki wodnej, co odbywa się na podobnych zasadach, jak w opisywanym przypadku. Po wybraniu z powyższego okna funkcji nakaz płatniczy ukaże się poniższe okno, w którym możemy odpowiednio określić uchwałę i członków spółki wodnej, wobec których mają być naliczone zobowiązania. W powyższym oknie można również dokonać podglądu uchwały, na podstawie której wygeneruje się kwoty składek. Generowanie składek można dokonać dla: indywidualnego numeru ewidencyjnego (członka spółki wodnej), zakresu numerów ewidencyjnych; danego obrębu lub dla wszystkich obrębów; zaznaczonych numerów ewidencyjnych wg listy wyboru. Po wygenerowaniu dokumentów w bazie danych ukaże się okno podsumowujące operację. Wyniki procesu można skopiować do podręcznego schowka pamięci lub wydrukować. strona 8

9 4. KSIĘGOWANIE WPŁAT I PODGLĄD DOKUMENTÓW Wygenerowany dokument w tym przypadku nakaz płatniczy można podejrzeć oknie w dokumenty od/księgowanie, które służy min. do : księgowania wpłat; wprowadzania dat odbioru dokumentów; szybkiego podglądu bilansu i dokumentów wybranego członka spółki wodnej. W powyższym oknie można również sprawdzić, kto i kiedy wystawiał dokument oraz podstawę, na której został wystawiony. Dla przykładu poniżej przedstawiono ww. okno programu: strona 9

10 W związku z zastosowaniem opisywanych możliwości należy wymienić typy dokumentów, jakie zastosowano w programie: N - nakaz płatniczy, należność naliczana w danym roku rozliczeniowym; W - wszystkie wpłaty bieżące; P - przypisy tzn. inne zobowiązania wynikające z realizacji zadań statutowych; O - odpisy, są to umorzenia zaległych i bieżących zobowiązań oraz odsetek, a także zmiany składki na świadczenia; S - saldo, generuje się automatycznie po zamknięciu roku rozliczeniowego i może mieć wartość ujemną lub dodatnią; Z - zwroty dotyczą zwróconych kwot wynikających np. z mylnych wpłat; K - koszty, są to wszystkie inne koszty związane funkcjonowaniem spółki wodnej np. związane z pokryciem kosztów wysyłki wezwań do uiszczeń zaległości; D - uregulowane odsetki. W przypadku odpisu odsetek program wstawia literę D w rubrykę Dotyczy celem odróżnienia odsetek wpłaconych a odpisanych. strona 10

11 Okno dokumenty od/księgowanie dla zawiera zakładkę związaną z księgowaniem wpłat oraz podgląd do bieżącego bilansu finansowego danego członka spółki wodnej. Podczas księgowania możliwe jest skorzystanie z opcji szybkie księgowanie, które polega na automatycznym proponowaniu przez program kwoty do zaksięgowania w polu kwota przy czym, gdy wybierzemy: po numerze ewidencyjnym wówczas proponowana kwota równać będzie się minusowemu saldu końcowemu; po nr dokumentu, wówczas proponowana kwota równać będzie się kwocie umieszczonej na danym dokumencie. Dodatkowo po każdej operacji księgowania jest możliwy wydruk potwierdzający wpłatę. Podczas tego etapu na bieżąco istnieje możliwość podglądu do danych członka spółki wodnej, którego dotyczą realizowane operacje finansowe. strona 11

12 5. DRUKOWANIE DOKUMENTÓW Podstawowym krokiem przy wydruku dokumentów jest określenie wzoru tegoż dokumentu. Zrealizowanie powyższej potrzeby umożliwiają funkcje okna wzorów dokumentów. Na przykładzie wydruku nakazu płatniczego, poniżej umieszczono ilustrację związaną z edytowaniem jego wzoru: W tym miejscu można określić kilka następujących opcji związanych ze wzorem: czy ma zostać wstawione uzasadnienie; czy ma zostać wstawione polecenie przelewu; czy ma być umieszczona dodatkowa informacja w stopce dokumentu. Kolejnym etapem przy wydruku dokumentów jest wybranie dokumentu wg jego rodzaju, daty wystawienia, podstawy prawnej (uchwały). Dodatkowo można wybrać zakres nr ewidencyjnych, dla których przewiduje się drukowanie dokumentów. Możliwości te zapewniają funkcje okna, które poniżej zilustrowano: strona 12

13 Dzięki powyższemu rozwiązaniu możliwe jest podzielenie na etapy drukowania dokumentów, co odciąża system i bufory drukarek przy operacjach drukowania dużej ilości dokumentów. Poniżej przedstawiono pojedynczy wydruk nakazu płatniczego w formacie kartki A4 z poleceniem przelewu: strona 13

14 Lista potwierdzeń odbioru dokumentów (nakazów płatniczych), wygenerowana przez program na podstawie wystawionych nakazów płatniczych: strona 14

15 6. ZESTAWIENIA FINANSOWE I ZAMYKANIE BILANSU FINANSOWEGO Program SiM Ewidencja spółka wodna umożliwia również generowanie bieżących zestawień finansowych wg poniższej listy funkcji: sumowanie wpłat wg formy; listowanie dziennych wpłat; zestawienie wymiaru; generowanie ogólnej listy wpłacających i względem poszczególnych obrębów. Ponadto zestawienia można tworzyć w zależności od wybranych opcji tzn. wg: zakresu dat; obrębu lub zakresu nr ewidencyjnych; operatora wprowadzającego dane do bazy. Poniższa ilustracja przedstawia okno umożliwiające wykorzystanie wymienionych funkcji w zakresie zestawień finansowych: Dodatkowo funkcje okna zapewniają utworzenie bieżącej listy wg nr ewidencyjnych odnośnie danych personalnych członków spółki wodnej oraz ogólnej powierzchni gruntów objętych wymiarem, a także generowanie listy odpisów (umorzeń). Poniższa ilustracja przedstawia efekt pracy generowania zestawienia po wybraniu jednej z opcji ww. okna, tu dot. listowania dziennych wpłat: Korzystając z funkcji ww. okna wygenerowane zestawienie można wydrukować, bądź zawartość strona 15

16 ujętą w tabelach przenieść do schowka podręcznego. Najistotniejszą funkcją programu w zakresie operacji finansowych jest sporządzanie bilansu finansowego, jego akceptacja i przez to zbilansowanie kont finansowych, a następnie przejście do kolejnego roku rozliczeniowego. Operacji akceptacji bilansu zamknięcia (zamknięcia kont finansowych w danym roku) nie można cofnąć. Niemniej jednak dane z operacji trafiają do archiwum, które w miarę potrzeb można przeglądać. Przedmiotową funkcjonalność umożliwiają opcje zwarte w oknie zilustrowanym poniżej: Aby dokonać zliczania sald końcowych należy wybrać przedmiotową opcję z okna i zaakceptować zliczanie. Następnie pojawi się okno, ze zliczonymi saldami względem danych obrębów: Ogólna kwota liczona w zestawieniu dla danego obrębu i ogółem wynika z następującego działania: Ogólna Kwota = (Wpłaty + Odpisy + Saldo początkowe) (Zobowiązania + Przypisy + Zwroty + Koszty) strona 16

17 Dodatkowo bilans ujmuje sumy odsetek uregulowanych i odpisanych w oddzielnych rubrykach. Po zakończeniu zliczania sald można przejść do akceptacji bilansu zamknięcia, bądź nie, w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Wybranie tej opcji spowoduje podliczenie i przeniesienie danych z indywidualnego konta do konta w archiwum i wygenerowanie salda końcowego na przyszły rok rozliczeniowy. USTAWIENIA Podstawowymi parametrami, które mogą zostać zmienione/edytowane w zakresie działania programu to: forma księgowania (umożliwia wprowadzanie lub usuwanie inkasentów składek); rok rozliczeniowy (po dokonaniu zmiany należy zamknąć i ponownie załadować dany profil bazy danych); opcjonalne naliczanie odsetek; ustawianie stawek odsetek w zależności od terminu ich obowiązywania; ustawianie progu naliczania i ściągalności odsetek (wg ustawy Ordynacja podatkowa); zaokrąglanie kwoty odsetek. Powyższe funkcje możliwe są do wykorzystania w oknie programu zilustrowanym poniżej: strona 17