KSZTAŁTOWANIE NARASTAJĄCEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO W SIŁACH ZBROJNYCH. 1. Wstęp

Transkrypt

1 Andrzej Bartnik KSZTAŁTOWANIE NARASTAJĄCEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO W SIŁACH ZBROJNYCH 1. Wstęp Centralne Archiwum Wojskowe w swojej działalności zawsze czuło się odpowiedzialne za prawidłowe kształtowanie wojskowego zasobu archiwalnego. Ilość wytworzonych akt determinuje działalność archiwistów i ten problem stawia się jako jeden z decydujących w zarządzeniu archiwami wojskowymi. W tej dziedzinie wojskowa służba archiwalna ma już konkretne osiągnięcia. W 1989 roku znowelizowano przepisy dotyczące archiwalizacji dokumentów; w 1990 roku Sztab Generalny WP podjął szereg przedsięwzięć mających na celu dalsze doskonalenie wojskowej służby archiwalnej. Widoczne staje się właściwe docenianie problemów archiwalizacji dokumentów nie tylko w kancelariach ale i wśród wykonawców merytorycznych. Niniejsze opracowanie ma na celu kompleksowe przedstawienie problematyki kształtowania wojskowego zasobu archiwalnego w świetle realizacji powyższych decyzji. Dlatego też przedstawia stan aktualny bez odwoływania się do praktyki czasu minionego. Jednocześnie chodzi tu o przybliżenie tych zagadnień szczególnie w środowisku publicystów i historyków wojskowych, którzy niejednokrotnie w rozważaniach o działalności archiwów nie doceniają wagi i roli przedpola archiwalnego, utożsamiając archiwum z działalnością kancelaryjną.

2 Należy nadmienić, że sprawy kształtowania wojskowego zasobu archiwalnego były wielokrotnie omawiane w wojskowej publicystyce archiwalnej 1. Jednakże dotychczasowe rozważania tej tematyki dotyczyły jedynie cząstkowych zagadnień lub w opracowaniach kompleksowych traktowały je pobieżnie. W opracowaniu została omówiona całość zasadniczych elementów składowych działań archiwistyki wojskowej nad właściwym kształtowaniem wojskowego zasobu archiwalnego. Należą do nich niewątpliwie: inicjowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, selekcja akt i ich brakowanie, zagadnienia przyjmowania akt, szkolenia i konsultacje oraz kontrole archiwalne. Powyższe zagadnienia omówiono na bazie aktualnej struktury i zadań archiwistyki wojskowej. Obecnie obowiązujące przepisy archiwalne stanowią autentyczną pomoc w pracy. Jednakże trudno przewidzieć, jaką nową sytuację przyniesie życie. Pod koniec półrocza br. zostaną podjęte ostateczne decyzje o nowej strukturze sił zbrojnych. Należy się liczyć z koniecznością rozwiązania szeregu problemów spowodowanych procesami reorganizacyjnymi. Niemniej jednak praktyka ostatnich dwóch lat dowiodła, że stosowane metody są właściwe i w wielu momentach wyprzedzają sprawy restrukturyzacji sił zbrojnych. 2. Zadania i organizacja wojskowej służby archiwalnej W toku działalności sił zbrojnych powstaje ogromna ilość dokumentacji, 1 Problem ten znalazł odbicie w artykułach: H. F a b i j a ń s k i, Kształtowanie narastającego zasobu aktowego i selekcja materiału archiwalnego LWP w świetle założeń i praktyki, (w:) Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s ; L. L e w a n d o w i c z, Początkowy okres kształtowania zasobu CAW po zakończeniu wojny w roku 1945, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, 1971, s. 5 17; S. M i l c z a r k i e w i c z, Kilka uwag o roli archiwum DWL w zakresie kształtowania zasobu aktowego, tamże, s ; J. M a l c z e w s k i, Selekcja akt w archiwach wojskowych, Biuletyn... nr 4, 1972, s ; K. K o s t y r a, Sprawy nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym, Biuletyn... nr 8 9, 1978, s ; Z. B a r a n o w s k i, Zadania wojskowej służby archiwalnej w zarządzaniu archiwami oraz kształtowaniu narastającego zasobu aktowego jednostek, instytucji i zakładów wojskowych, Biuletyn... nr 11, 1981, s

3 której część ma nieprzemijającą wartość dla narodu i państwa oraz stanowi nie tylko podstawę badań z dziedziny wojen i wojskowości, lecz także zagadnień społecznopolitycznych, spraw gospodarczych, kulturalnych, naukowych, oświatowych, wychowania fizycznego i sportu. Zadaniem wojskowej służby archiwalnej jest wyselekcjonowanie z dokumentacji powstającej w wyniku działalności instytucji i jednostek wojskowych materiałów o wartości historycznej, ich gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie oraz udostępnianie dla celów służbowych i naukowo-badawczych, prowadzenie działalności szkoleniowej i popularyzatorskiej. Ponadto archiwa wojskowe świadczą usługi w zakresie wydawania wszelkiego rodzaju zaświadczeń, odpisów i reprodukcji dokumentacji aktowej. Wojskowa służba archiwalna działa w oparciu o zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 21/MON 2 oraz Instrukcję o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej 3. Dokumenty te są normatywami wykonawczymi Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 4. W 1990 roku w wyniku podjęcia szeregu prac studyjnych przez Sztab Generalny WP dokonano szeregu przedsięwzięć restrukturyzacyjnych, które objęły także archiwistykę wojskową. Zgodnie z opracowanym i wprowadzonym do użytku Zarządzeniem Szefa Sztabu Generalnego WP nr 23/Sztab z dnia 29 maja 1990 roku w sprawie dalszego doskonalenia działalności wojskowej służby archiwalnej, sieć archiwów wojskowych stanowią: Centralne Archiwum Wojskowe, filie CAW archiwum Instytucji Centralnych MON oraz archiwa okręgów wojskowych i rodzajów sił zbrojnych (schemat nr 1). Ich zasób aktowy liczy ogółem mb. akt wytworzonych w latach , w tym zasób Centralnego Archiwum Wojskowego mb. Filia nr 1 CAW archiwum IC MON, powstała w wyniku likwidacji 2 Zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 21/MON z w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów wojskowych, zasad postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi oraz udostępniania tych materiałów (Dz. Rozk. MON, 1984, poz. 25). 3 Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej (sygn. Szt. Gen. 1344/88). 4 Ustawa z o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. nr 38, poz. 173).

4 archiwów będących w dyspozycji 7 instytucji centralnych MON. W chwili obecnej gromadzi zasób aktowy, który po zakończeniu prac scalających osiągnie poziom mb. Filie CAW archiwa okręgów wojskowych, Wojsk Lotniczych i Obrony Powietrznej oraz Marynarki Wojennej gromadzą materiały archiwalne wytwarzane przez komórki organizacyjne odpowiednich dowództw i podległych im jednostek. Zasób tych archiwów ogółem liczy 23,5 tys. mb. Akta filii CAW są stosunkowo młode, gdyż powstały po II wojnie światowej. Ich znaczenie dla badań naukowych będzie rosło w miarę upływu czasu. Materiały archiwalne o charakterze wojskowym są gromadzone także w komórkach spraw obronnych ministerstw, urzędów centralnych oraz instytucji. Istnieją także archiwa jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym (np. akademie wojskowe, Centralna Biblioteka Wojskowa, Wojskowy Instytut Historyczny). Zgromadzony tam zasób aktowy jest nieliczny i odgrywa rolę jedynie w skali potrzeb w/w instytucji. Nadzór nad archiwaliami zgromadzonymi w w/w instytucjach sprawuje wojskowa służba archiwalna. Stosownie do postanowień ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach minister Obrony Narodowej w wymienionym wcześniej zarządzeniu określił jednoznacznie statut prawny archiwów wojskowych. Archiwa filie CAW są zobowiązane m.in. do sprawowania nadzoru w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego oraz merytorycznego opracowywania akt. Natomiast kierownictwo CAW jest zobligowane do stałego nadzoru merytorycznego nad całokształtem archiwistyki wojskowej oraz nad archiwalizacją dokumentacji powstającej we wszystkich jednostkach organizacyjnych sił zbrojnych (schemat nr 2). Centralne Archiwum Wojskowe od początku swego istnienia wielką wagę przykładało do prawidłowo kształtowanego wojskowego zasobu archiwalnego. Zagadnienie to nie jest nowe wszystkie służby archiwalne stają przed zjawiskiem masowego napływu akt i ich właściwej selekcji, której wynikiem będzie gromadzenie archiwaliów o niezaprzeczalnej wartości historycznej. Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego to oddziaływanie władz archiwalnych na twórców zespołów poprzez instruktaż i nadzór w zakresie

5 klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania wytworzonych przez tych twórców materiałów archiwalnych 5. Powyższe zadania stoją przed wojskową służbą archiwalną, która realizuje je poprzez: inicjowanie, uzgadnianie i opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, dokonywanie ekspertyz archiwalnych i brakowania akt, przyjmowanie akt przez archiwa wojskowe, prowadzenie kontroli i wizytacji, szkolenia i konsultacje archiwalne. 3. Normatywy kancelaryjne i archiwalne oraz ich rola w kształtowaniu zasobu archiwalnego Centralne Archiwum Wojskowe w swej działalności wiele uwagi poświęca problematyce pracy kancelarii instytucji i jednostek wojskowych. Stanowią one tzw. przedpole archiwalne 6 obszar odgrywający szczególną rolę w kształtowaniu narastającego zasobu archiwalnego. Często wadliwy system kancelaryjny oraz brak należytej klasyfikacji akt i ich oceny pod względem wartości archiwalnej, uniemożliwiają wręcz nadanie prawidłowego kierunku procesowi archiwalizacji akt. Instrukcja kancelaryjna oraz instrukcja archiwalna i rzeczowy wykaz akt, posiadają zasadnicze znaczenie w kształtowaniu zasobu archiwalnego. Wojskowa służba archiwalna w oparciu o przysługujące jej uprawnienia ocenia prawidłowość narastania zespołów akt już w kancelariach, gdzie proces ten regulowany jest postanowieniami przepisów o ochronie tajemnicy w siłach zbrojnych 7. Powyższe przepisy zawierają m.in. ogólne zasady organizacji kancelarii, wytwarzania dokumentów oraz pomocy kancelaryjnych. Ponadto określają szczegółowe zasady 5 Polski słownik archiwalny, pod red. W. M a c i e j e w s k i e j, Warszawa B. R y s z e w s k i, Problemy i metody badawcze archiwistyki, Toruń Przepisy o ochronie tajemnicy w siłach zbrojnych, cz. I i III (sygn. Szt. Gen. 1251/86 i 770/76).

6 kompletowania dokumentacji i przygotowania akt celem przekazania do archiwum. Przepisy te były uzgadniane i opiniowane z wojskową służbą archiwalną. Ten sam sposób postępowania obowiązuje w przypadkach nowelizacji fragmentów lub całości instrukcji. Wynika z tego, że archiwiści wojskowi nie ograniczają nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym wyłącznie do kontroli sposobu przyjmowania materiałów archiwalnych, ale w oparciu o przysługujące im uprawnienia wnikają w prawidłowości narastania zespołów akt już w kancelariach instytucji i jednostek wojskowych. Postępowanie z materiałami archiwalnymi wytwarzanymi przez instytucje i jednostki wojskowe poza przepisami kancelaryjnymi reguluje także Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej. Instrukcja w sposób szczegółowy przedstawia prawidłowy tok kształtowania wojskowego zasobu archiwalnego, kwalifikowania archiwalnego dokumentacji wojskowej, przygotowywania i przekazywania dokumentacji do archiwów oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Ponadto zawiera pomocnicze kwalifikatory stanowiące podstawę przy opracowywaniu rzeczowego wykazu akt, jakimi są Schemat jednolitego podziału archiwalnego dokumentacji wojskowej oraz Wykaz dokumentacji wojskowej z okresami przechowywania. Reasumując Instrukcja stanowi kompendium zasad kształtowania zasobu archiwalnego, klasyfikowania, kwalifikowania i kompletowania dokumentacji w kancelariach instytucji i jednostek wojskowych oraz jej przejmowania, ewidencjonowanie, przechowywanie i udostępnianie w archiwach wojskowych. Racjonalne stosowanie norm kancelaryjnych i archiwalnych zależy w dużej mierze od starań Centralnego Archiwum Wojskowego, sprawującego nadzór nad archiwizacją materiałów w instytucjach i jednostkach wojskowych. Jest to bez wątpienia bardzo poważne zadanie wymagające odpowiedniej wiedzy teoretycznej i praktycznej. Dziedzina ta jest domeną Wydziału Nadzoru Archiwalnego CAW. Do jego zadań należy: 1) gruntowne opanowanie zagadnień związanych z opracowaniem, uzgadnianiem i prawidłowym stosowaniem norm, śledzenie za postępem w tej dziedzinie w archiwistyce polskiej i zagranicznej, gromadzenie

7 materiałów źródłowych; 2) prowadzenie systematycznego szkolenia pracowników własnego archiwum i jego filii; 3) systematyczne zbieranie, ewidencjonowanie i składanie Szefowi CAW wniosków w sprawach uzgadniania norm kancelaryjnych i archiwalnych; 4) udzielanie instytucjom i jednostkom wojskowym konsultacji i porad w sprawach skomplikowanych; 5) śledzenie za właściwą realizacją norm wydawanych przez Sztab Generalny WP; 6) nadzór nad prawidłowym stosowaniem we własnym archiwum obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt oraz składanie Szefowi CAW wniosków w kierunku usunięcia ewentualnych usterek. Inicjowanie, uzgadnianie, opiniowanie oraz nadzór nad wdrażaniem normatywów kancelaryjnych i archiwalnych zajmuje ważną pozycję w całokształcie działalności wojskowej służby archiwalnej. Dzięki powyższym zabiegom istnieje możliwość ingerowania we wstępne stadium powstawania akt w kancelarii ich twórcy. Ukierunkowanie pod kątem potrzeb archiwistyki procesów opracowywania przepisów kancelarnych i archiwalnych, a w szczególności rzeczowych wykazów akt, ma zasadniczy wpływ na prawidłowe kształtowanie zespołów aktowych, maksymalne zabezpieczenie materiałów o wartości historycznej, a jednocześnie eliminacji akt bezwartościowych dla badań naukowych. 4. Selekcja akt i ich brakowanie Sprawy kwalifikacji, selekcji i brakowania akt najnowszych były i są przedmiotem badań i rozważań doświadczonych archiwistów już od dawna 8. W 8 Wymienić można m.in.: A. B a c h u l s k i, Brakowanie akt, Archeion nr XIX XX, 1951, s ; J. J a r o s z, Brakowanie akt najnowszych, Archeion nr XXV, 1956, s ; H. A l t m a n, Zagadnienia selekcji akt w archiwistyce współczesnej, Archeion nr XXIX 1958, s ; B. K r o l l, Uwagi w sprawie rozmiarów narastającego zasobu archiwalnego i ich wpływ na perspektywy działalności

8 ostatnim okresie, wobec narastającej ilości akt, problem ten stał się ważnym elementem nadzoru archiwalnego niejednokrotnie trudnym i skomplikowanym. Podobnie jak w archiwach państwowych zagadnienie powyższe występuje w archiwach wojskowych. Wnioski i dotychczasowe doświadczenia w zakresie oceny, selekcji i brakowania akt wskazują na trend, że archiwiści nie są w stanie własnymi siłami rozwiązać tych zagadnień. Brakowanie akt najnowszych zakwalifikowanych do kategorii materiałów krótkotrwałego znaczenia praktycznego muszą przeprowadzać ich twórcy w kancelariach pod warunkiem, że dokonają tego pod nadzorem doświadczonych archiwistów. Problematykę kwalifikowania archiwalnego oraz brakowania dokumentacji reguluje uprzednio wymieniona Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej. Dokumentacja powstająca w wyniku działalności instytucji i jednostek wojskowych, ze względu na jej wartość historyczną lub praktyczną, dzieli się na materiały archiwalne trwałego przechowywania oznaczone symbolem literowym A oraz dokumentację niearchiwalną czasowego przechowywania oznaczoną symbolami literowymi B lub Bc. Wszystkie materiały kategorii A i B są przekazywane do archiwum. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwanej oznaczone są cyfrą arabską przy symbolu literowym np. B-10, B-30 licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zakończeniu spraw. Dokumentacja niearchiwalna, po upływie ustalonego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Dokumenty zakwalifikowane do kategorii Bc stanowią materiały krótkotrwałego znaczenia praktycznego, które po wszechstronnym wykorzystaniu są brakowane w kancelarii. Podstawą powyżej kwalifikacji do odpowiednich kategorii archiwalnych i ustalenia okresów przechowywania dokumentacji niearchiwalnej jest rzeczowy wykaz akt opracowany na podstawie Instrukcji o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej. Przy opracowywaniu wykazów rzeczowych stosuje się specjalne kryteria archiwów, Archeion nr LVII, 1972, s Ponadto J. M a l c z e w s k i, Selekcja akt w archiwach wojskowych, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 4, 1972, s

9 oceny materiałów archiwalnych 9. Są to kryteria: znaczenie twórcy zespołu, znaczenia historycznego twórcy zespołu, wartości informacyjnej, niepowtarzalności informacji, niepowtarzalności tekstów. Ma to ogromne znaczenie w przypadku archiwaliów wojskowych stanowiących wyjątkowo wartościowy materiał do badań takich wydarzeń i problemów jak wykorzystanie wojska w wypadkach 1956 i 1970 roku, stan wojenny, siły zbrojne w systemie totalitarnym, Wojsko Polskie w Układzie Warszawskim, interwencja w Czechosłowacji itp. Prawidłowa kwalifikacja akt odgrywa podwójną rolę: z jednej strony orzeka o wartości źródłowej akt dla badań naukowych, z drugiej daje gwarancję sprawdzianu zgodności kwalifikacji z rzeczywistą treścią brakowanych akt. Zatem jej wyniki są podstawą selekcji i wydzielenia akt podlegających brakowaniu. Brakowanie polega na zniszczeniu części nagromadzonych akt, które stają się zbędne dla instytucji lub archiwum, gdy okres przechowywania upłynął i nie występuje ich wykorzystanie. Problem brakowania akt należy do najbardziej palących współczesnej archiwistyki. Coraz szybszy rozwój życia gospodarczego, społecznego, politycznego i kulturalnego, jak i rozwój techniki biurowej niosą ze sobą lawinowe wprost zwiększanie się ilości akt. Z drugiej strony nie ma technicznych możliwości pomieszczenia wszystkich tych materiałów w archiwach ze względu na ogromne koszty budownictwa archiwalnego. Powyższe stwierdzenia stanowią najważniejsze motywy niszczenia akt 10. W archiwistyce wojskowej brakowaniu podlega dokumentacja niearchiwalna zaliczona do kategorii B, której okres przechowywania w archiwum upłynął. Brakowania akt dokonuje komisja (w składzie 3 6 osób), której skład akceptuje Szef Centralnego Archiwum Wojskowego. Ze względu na wagę przedsięwzięcia, komisja winna spełniać określone wymogi. W składzie komisji poza archiwistami winni uczestniczyć przedstawiciele twórców zespołów, których akta podlegają brakowaniu (oficerowie odpowiednich specjalności wojskowych). Członkowie komisji winni legitymować się długoletnim stażem jako wykonawcy merytoryczni oraz wysokimi kwalifikacjami w zakresie problematyki występującej w brakowanej dokumentacji. 9 H. R o b ó t k a, B. R y s z e w s k i, A. T o m c z a k, Archiwistyka, Warszawa 1989, s Cz. B i e r n a t, Problemy archiwistyki współczesnej, Warszawa 1977, s

10 Decyzje odnośnie poszczególnych teczek winny być kolektywne. Niedopuszczalne jest brakowanie akt na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych, spisów akt lub inwentarzy. Kierownik archiwum nie wchodzi w skład komisji winien natomiast spełniać ogólny nadzór pod względem fachowym, służyć jej niezbędnymi radami i wyjaśnieniami oraz zabezpieczyć techniczną stronę pracy komisji. Głównym zadaniem komisji jest: sprawdzenie prawidłowości kwalifikacji dokumentacji kategorii B wydzielonej do zniszczenia, w wypadku wystąpienia niewłaściwej kwalifikacji ustalenie nowych okresów przechowywania akt, sporządzenie spisu akt wydzielonych do zniszczenia. Po zakończeniu prac komisja sporządza protokół zawierający spisy teczek akt przeznaczonych do zniszczenia i przesyła go do Centralnego Archiwum Wojskowego w celu akceptacji. W miarę potrzeby Szef CAW zarządza przeprowadzenie ekspertyzy mającej za zadanie ostateczne ustalenie, czy kwalifikacja akt dokonana przez komisję jest prawidłowa, oraz czy akta przeznaczone do zniszczenia nie posiadają dalszej, praktycznej wartości. W koniecznych przypadkach specjaliści CAW dokonują ekspertyz i podejmują stosowne decyzje. Spis akt wydzielonych do zniszczenia podpisany przez komisję selekcji każdorazowo zatwierdza Szef CAW. Komisja przeprowadzająca brakowanie dokumentacji zobowiązana jest zastosować się do jego uwag i zaleceń z ekspertyzy akt. CAW zwraca spis akt wydzielonych do zniszczenia wraz z zezwoleniem na ich zniszczenie. Dokumenty te przechowuje się trwale w archiwum. Po uzyskaniu zezwolenia CAW akta przeznaczone do niszczenia wyłącza się z miejsca dotychczasowego przechowywania. Należy z nich wyłączyć oryginały dokumentów osobistych (metryki, świadectwa szkolne itp.). Dokumenty tego typu winny być przechowywane w archiwum i zwracane na prośbę osób zainteresowanych. Fakt zniszczenia akt członkowie komisji potwierdzają podpisami, na odwrotnej stronie zezwolenia na wybrakowanie akt. W 1990 roku w archiwistyce wojskowej poddano brakowaniu ponad 50 tys. jednostek dokumentacji niearchiwalnej.

11 Wojskowa służba archiwalna traktuje jako podstawowy swój obowiązek czuwanie nad tym, aby z gąszcza akt służących praktycznym celom wydobyć materiał archiwalny o znaczeniu historycznym. Sprawa ochrony wojskowych materiałów archiwalnych winna być zawsze zasadą niezmienną oraz generalnym kryterium przy ocenie i zatwierdzaniu akt wydzielonych do zniszczenia. Dotychczasowa praktyka utwierdza w przekonaniu, iż stosowane metody są właściwe i znajdują odzwierciedlenie w ogólnych założeniach teorii archiwalnej. W siłach zbrojnych stosowane są coraz nowocześniejsze środki techniczne w zakresie porozumiewania się i wykonywania prac biurowych. Rozwój gospodarczy, społeczny, kulturalny itp. społeczeństwa jest coraz bardziej burzliwy i gwałtowny. Znajduje to m.in. wyraz w powstawaniu nowych rodzajów dokumentacji, odpowiadających aktualnemu poziomowi techniki i organizacji pracy. Można tu wymienić karty i taśmy perforowane, dyskietki i inne materiały służące do utrwalania informacji Będzie to powodować stałe poszerzanie zakresu znajomości zasad selekcji i brakowania tego typu materiałów przez archiwistów wojskowych. 5. Przejmowanie akt przez archiwa wojskowe Zagadnienie przejmowania akt z kancelarii instytucji i jednostek wojskowych przez archiwa jest jednym z ważniejszych elementów nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym. Od jego rozwiązania bowiem zależy w sposób decydujący stan w jakim materiały źródłowe będą się znajdować, kiedy i jak można je będzie udostępniać. Akta w kancelarii winny narastać w sposób planowy. Podział na poszczególne grupy rzeczowe i kategorie archiwalne winien być ściśle oparty o obowiązujący rzeczowy wykaz akt. Akta spraw załatwionych powinny być gromadzone w odpowiednich teczkach przedmiotowych o określonej kategorii archiwalnej. Przed zakończeniem teczki i jej zszyciem, należy dokonać przeglądu jej zawartości, w miarę potrzeby wyłączyć pisma (sprawy) niewłaściwie tam skierowane oraz sprawdzić wystarczalność informacyjną jej tytułu. Akta przekazywane do archiwum muszą

12 również pod względem fizycznym odpowiadać wymogom przepisów archiwalnych. Dokumentacja aktowa powstająca w wyniku działalności każdej jednostki czy instytucji, po skompletowaniu jest następnie przekazywana do jednej z filii CAW. Należy zaznaczyć, że w strukturze organizacyjnej archiwów wojskowych (w odróżnieniu od państwowej służby archiwalnej) nie występuje pojęcie: archiwum zakładowe 11 lub archiwum jednostki wojskowej. Pracę archiwisty zakładowego, choć w znacznie ograniczonym zakresie wykonują w zasadzie kierownik kancelarii wraz w podległym mu personelem (głównie selekcja materiałów kategorii Bc ). Kierownik kancelarii odpowiada za właściwe kompletowanie akt, co wpływa na zabezpieczenie procesu przekazywania do archiwów. Akta winny być tak kompletowane, aby można nieprzerwanie z nich korzystać, a dłuższe przechowywanie nie wpłynęłoby ujemnie na ich stan fizyczny. Akta grupuje się według kategorii (akta kat. A, B i Bc w osobnych teczkach ponadto akta kat. B w teczkach o zbliżonym okresie przechowywania). Instytucje i jednostki wojskowe przekazują materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną kat. B do filii CAW po upływie 5 lat od daty ich wytworzenia. Wyjątki stanowią jednostki badawczorozwojowe, szkoły, szpitale, wojskowe komendy uzupełnień, składnice, organy obsługi prawnej po upływie 10 lat. Teczki akt personalnych podoficerów, chorążych i oficerów do stopnia podpułkownika, zwolnionych z zawodowej służby wojskowej przekazywane są do archiwów okręgów wojskowych, filii CAW. Teczki akt oficerów w stopniu generała i pułkownika, przeniesionych do rezerwy, bądź w stan spoczynku oraz zmarłych Departament Kadr MON przekazuje bezpośrednio do CAW. Termin przekazania dokumentacji przez instytucję lub jednostkę określa kierownik archiwum. Akta przekazywane są na podstawie spisów akt przekazanych, sporządzonych oddzielnie dla materiałów archiwalnych kat. A i niearchiwalnych kat. B. Spis sporządzony jest w dwóch egzemplarzach (pierwszy egzemplarz wraz z 11 Archiwum zakładowe (dawniej składnica akt) komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum. Polski Słownik Archiwalny, Warszawa 1974, s. 21.

13 aktami przekazuje się do archiwum, drugi potwierdzony przez kierownika archiwum w kancelarii). W razie potrzeby kierownik archiwum dokonuje ekspertyzy akt przygotowywanych do przekazania. Archiwum przyjmując akta zwraca szczególną uwagę na stan fizyczny teczek, prawidłowość kwalifikacji archiwalnej, właściwe opisanie teczek, zgodność ilości kart (stron) z liczbą podaną na obwolucie teczki. Fakt przyjęcia archiwaliów kierownik archiwum potwierdza podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej na spisie akt przekazanych. Jak już wspomniano filie CAW przyjmują materiały archiwalne kategorii A i B. Materiały kat. B są niszczone po upływie ustalonego okresu przechowywania zaś materiały kat. A są wstępnie opracowywane w formie inwentarza kartkowego. Po upływie 20 lat od momentu przekazania akta te są przejmowane przez CAW, gdzie są opracowywane ostatecznie pod kątem naukowo-archiwalnym (schemat nr 3). Procedura przyjmowania akt do CAW jest identyczna jak w przypadku przekazywania z kancelarii do filii. W 1990 roku filie CAW przyjęły z kancelarii instytucji i jednostek wojskowych jednostek archiwalnych, natomiast CAW przejęło z filii jednostek archiwalnych. 6. Szkolenie i konsultacje archiwalne Na stan narastającego zasobu archiwalnego w zdecydowany sposób rzutuje poziom znajomości przepisów kancelaryjnych i archiwalnych przez uczestników procesu powstawania i gromadzenia akt. Pogłębianie znajomości przepisów oraz doskonalenie umiejętności zastosowania ich w praktyce kancelaryjnej i archiwalnej mają służyć między innymi szkolenia i konsultacje prowadzone przez pracowników wydziału nadzoru CAW. Szkolenia winny rozszerzać, pogłębiać i ujednolicać interpretację obowiązujących normatywów, natomiast konsultacje na bieżąco rozwiązywać problemy rodzące się w codziennej działalności. Wojskowa służba archiwalna obejmuje szkoleniem archiwalnym personel archiwów wojskowych, pracowników kancelarii i wykonawców merytorycznych. Dużą wagę przywiązuje się do podnoszenia kwalifikacji personelu archiwów

14 wojskowych. Brak wykwalifikowanych pracowników oraz duża ich rotacja hamująca proces opracowywania akt narzuciły konieczność zorganizowania wewnętrznego szkolenia fachowego. W szkoleniu kursowym uczestniczyła kadra zawodowa i pracownicy cywilni archiwów wojskowych. Do chwili obecnej na kursie I stopnia przeszkolono 110 osób, natomiast na kursie II stopnia 26 osób. Kurs archiwalny I-stopnia trwa około 1,5 miesiąca. Uczestnicy przygotowują prace kontrolną, zdają egzamin ustny przed komisją i otrzymują świadectwo ukończenia kursu. Ponadto zapoznają się z pracą wydziałów CAW oraz z zawartością zasobu archiwalnego CAW. Kurs archiwalny II-stopnia trwa około 6 miesięcy i uczestnicy muszą się wylegitymować samodzielnym opracowaniem niedużego zespołu akt. Na zakończenie składają egzamin ustny i otrzymują świadectwo ukończenia kursu. Szkolenie kierowników i personelu kancelarii oraz inspektorów ochrony tajemnicy wojskowej odbywa się co najmniej raz w roku. W trakcie zajęć omawia się zasady archiwalizacji dokumentacji wojskowej ze szczególnym podkreśleniem funkcjonowania w kancelarii właściwie opracowanego rzeczowego wykazu akt. W ramach czasu przeznaczonego na szkolenie odbywają się dyskusje, wzajemna wymiana doświadczeń oraz przekazywane są decyzje w sprawach budzących wątpliwości szkolonych. Na szczeblu instytucji centralnych oraz okręgów wojskowych i rodzajów sił zbrojnych szkolenie prowadzi przedstawiciel CAW; na szczeblu związków taktycznych i jednostek kierownik danego archiwum okręgu wojskowego i rodzaju sił zbrojnych. W 1990 roku w szkoleniu uczestniczyło 738 kierowników kancelarii i 125 inspektorów ochrony tajemnicy. Głównym celem szkolenia wykonawców merytorycznych jest zapoznanie z działalnością wojskowej służby archiwalnej oraz zasadami archiwizacji dokumentacji wojskowej. Podczas szkoleń prowadzone są zajęcia przedstawiające historyczne i naukowe znaczenie wytwarzanych dokumentów. W miarę możliwości uczestnicy szkoleń zapoznają się także ze strukturą wojskowej służby archiwalnej oraz z ważniejszymi grupami dokumentów z zasobu CAW. W 1990 roku w tego typu szkoleniu uczestniczyło 531 wykonawców merytorycznych. Konsultacje archiwalne prowadzone są w każdym przypadku zgłoszonego

15 zapotrzebowania przez instytucję lub jednostkę wojskową oraz w czasie wizytacji i kontroli. Pozwalają one z jednej strony na bieżące rozwiązywanie problemów rodzących się w codziennej działalności kancelarii, natomiast z drugiej grupować materiały i wnioski do długofalowej działalności archiwistów wojskowych. Podsumowując problematykę szkolenia i konsultacji archiwalnych należy podkreślić uwagę jaką przywiązuje kierownictwo resortu obrony narodowej do zagadnień archiwistyki. Dowodem tego jest decyzja Sztabu Generalnego WP o wprowadzeniu od 1991 roku do programów nauczania akademii i szkół wojskowych tematyki dotyczącej archiwalizacji dokumentacji wojskowej. 7. Kontrole archiwalne Dowodzenie 12 i zarządzanie 13 są formami działalności kierowniczej którą najogólniej można rozumieć jako oddziaływanie jednego obiektu (kierującego) na inny obiekt (kierowany), zmierzające do tego, aby ten ostatni zachowywał się (działał, funkcjonował) w kierunku osiągnięcia postawionego przed nim celu. Oddziaływanie powyższe realizowane jest poprzez podejmowanie i przekazywanie decyzji regulujących funkcjonowanie obiektu kierowanego. Ocena stanu tego oddziaływania, a także udzielania niezbędnej pomocy i pobudzanie do podejmowania inicjatyw sprzyjających osiąganiu optymalnych wyników jest celem kontroli i wizytacji. Powyższy układ jest adekwatny do sytuacji w wojskowej służbie archiwalnej (obiekt kierujący Centralne Archiwum Wojskowe, filie CAW; obiekt kierowany filie CAW, kancelarie instytucji i jednostek wojskowych). Potraktowanie filii CAW jako obiektu kierowanego i jednocześnie kierującego ma swoje uzasadnienie w roli jaką spełniają te archiwa w strukturze archiwistyki wojskowej. Są one kierowane i nadzorowane przez CAW, a jednocześnie nadzorują i obsługują kancelarie instytucji i 12 Działalność dowódców wszystkich szczebli, sztabów i innych organów dowodzenia w zakresie utrzymywania stałej gotowości bojowej wojsk, przygotowanie działań bojowych i kierowanie nimi podczas wykonywania postawionych zadań. Wojskowy Słownik Informatyczny, Szt. Gen. 1235/ Działalność kierownicza polegająca na ustalaniu celów i powodowaniu ich realizacji w organizacjach podległych zarządzającemu. Encyklopedia Organizacji i Zarządzania. Warszawa 1981.

16 jednostek wojskowych (schemat nr 4). Działalność kontrolną prowadzi CAW w stosunku do filii i kancelarii wszystkich jednostek sił zbrojnych oraz filie CAW w odniesieniu do kancelarii odpowiedniego okręgu wojskowego, rodzajów sił zbrojnych oraz instytucji centralnych MON. W stosunku do filii, CAW stosuje kontrole kompleksowe i rekontrole polegające na sprawdzeniu określonych problemów i zjawisk ocenionych uprzednio w ramach kontroli oraz stanu zaleceń pokontrolnych. Stosowany jest też tzw. nadzór służbowy czyli bezpośrednie, bieżące lub okresowe sprawdzenie i rozliczanie z wykonanych zadań. W ramach kontroli realizowanych przez Sztab Generalny WP w okręgach i rodzajach sił zbrojnych, CAW przeprowadza kontrole problemowe w kancelariach wytypowanych instytucji i jednostek podległych kontrolowanemu dowództwu. Filie CAW prowadzą systematyczne kontrole problemowe w kancelariach jednostek okręgowych i rodzajów sił zbrojnych oraz sprawują nadzór służbowy. Wszelkiego rodzaju przedsięwzięcia kontrolne są ujmowane w rocznych planach działalności archiwum. Raz na 5 lat w każdym archiwum wojskowym przeprowadza się komisyjną kontrolę. Skład komisji ustala Sztab Generalny WP. Zakres kontroli obejmuje ocenę realizacji planowanych zamierzeń, sprawdzenie prawidłowości ewidencji zasobu oraz zgodność stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym wybranego elementu zasobu, ocenę stanu fizycznego i zabezpieczenia przechowywanych materiałów oraz aktualność planów ewakuacyjnych, analizę obsady etatowej oraz ocenę warunków pracy w archiwum. Z każdej przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, który jest przedkładany w Sztabie Generalnym WP. Materiał pokontrolny winien zawierać wnioski i zalecenia, które uprzednio wpisuje się w książce kontroli będącej w posiadaniu jednostki kontrolowanej. Powinny one zawierać szczegółowe wskazania usunięcia istniejących niedociągnięć oraz terminy ich realizacji. Każda kontrola winna rozpoczynać się od oceny realizacji zaleceń. Problemy te winny także być lustrowane na bieżąco w ramach nadzoru służbowego.

17 8. Zakończenie Jednym z podstawowych problemów współczesnej archiwistyki jest kwestia wykorzystania zasobów archiwalnych w możliwie wszechstronnym zakresie dla potrzeb różnych dziedzin nauki. Jest to efekt finalny działalności archiwistów, których praca rozpoczyna się już na etapie powstawania akt. Przed wiekami na budynkach, w których przechowywano akta, umieszczano napisy Sacrosanctum Depositum. Z upływem lat dostrzega się w tych świętych i bezcennych skarbach już nie wartości nieokreślone, ale konkretyzuje się je i dostosowuje do aktualnych potrzeb społecznoekonomicznych, gospodarczych, kulturalnych. Ukierunkowanie działalności archiwów ma silniejszy związek z nauką, podnosi wagę problematyki obejmującej swoim obszarem nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym. Zabezpieczenie źródeł historycznych powstających w wyniku działania wykonawców dokumentacji aktowej jest jednym z najbardziej odpowiedzialnych zadań jakimi zajmuje się wojskowa służba archiwalna. Zadania archiwów wojskowych w kształtowaniu narastającego zasobu archiwalnego są bardzo szerokie, obejmują bowiem całość procesu aktotwórczego instytucji i jednostek wojskowych. Celem tej działalności jest dążenie do osiągnięcia możliwie jak najlepszego stanu wewnętrznego i zewnętrznego gromadzonych w archiwach materiałów o wartości historycznej. Aby sprostać tym zadaniom przeanalizowano w roku 1990 na szczeblu Sztabu Generalnego dotychczasową praktykę nadzoru archiwalnego nad narastającym zasobem, wprowadzono niezbędne korekty oraz przyjęto od połowy 1990 roku obowiązujące zasady działania określone jako przedsięwzięcia zmierzające do doskonalenia działania wojskowej służby archiwalnej 14. W niniejszej pracy zawarto jedynie podstawowe problemy z działalności archiwistyki wojskowej w dziedzinie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego. Mimo upływu stosunkowo krótkiego okresu czasu można stwierdzić, że 14 Informacja o roli i zadaniach wojskowej służby archiwalnej oraz wnioski do dalszej działalności. Materiał na posiedzenie kolegium Szefa Sztabu Generalnego WP, marzec 1990 (maszynopis w CAW).

18 podjęte kroki uporządkowały w znaczący sposób realizację zadań statutowych CAW. Należy podkreślić, że zasady obecnie stosowane stworzyły przejrzysty obraz systemu, który precyzuje zadania dla określonych grup wykonawców. I tak: Centralne Archiwum Wojskowe jako archiwum historyczne; a) prowadzi badania w zakresie teorii i metodyki archiwalnej, b) ustala zasady opracowywania poszczególnych rodzajów materiałów archiwalnych, c) kształtuje system informacji archiwalnej, d) określa zasady gromadzenia wojskowego zasobu archiwalnego, e) ustala system rozmieszczenia narastającego zasobu archiwalnego, f) określa zasady porządkowania i inwentaryzacji materiałów archiwalnych, g) prowadzi szkolenia fachowe personelu archiwów, h) wydaje zezwolenia na niszczenie akt, i) prowadzi ekspertyzy archiwalne w podległych filiach, j) przyjmuje z filii materiały archiwalne kat. A. Filie Centralnego Archiwum Wojskowego jako archiwa przejściowe: a) nadzorują działalność podległych kancelarii, b) prowadzą ekspertyzy akt w podległych instytucjach i jednostkach wojskowych, c) dokonują wizytacji w podległych kancelariach, d) prowadzą szkolenie dla personelu kancelarii i wykonawców merytorycznych, e) przyjmują z kancelarii podległych instytucji i jednostek wojskowych materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, f) brakują dokumentację niearchiwalną kat. B, g) przekazują do CAW materiały archiwalne kat. A. Twórcy akt i personel kancelarii: a) ustalają na podstawie instrukcji klasyfikację rzeczową i kwalifikację archiwalną dokumentacji wojskowej,

19 b) realizują wstępny proces archiwalizacji dokumentacji wojskowej, c) dokonują brakowania dokumentacji niearchiwalnej kat. Bc, d) przekazują dokumentację niearchiwalną kat. B i materiały archiwalne kat. A do filii CAW. Jest to swoisty zbiór obowiązków, który wymaga oddziaływania na ich stan realizacji. Dlatego też aktualnie występuje wzmożona ilość wizytacji i konsultacji, szczególnie w kancelariach. Już w świetle wstępnych kontaktów uwidaczniają się potrzeby stopniowych działań doskonalących w dziedzinie oceny materiałów archiwalnych przejmowanych z instytucji i jednostek Wojskowych, dokładnego sprecyzowania problematyki opracowywania akt przez filię CAW, stosowania priorytetów w opracowywaniu zasobu CAW. Również forma opracowywania zasobu i przygotowania pomocy archiwalnych musi ulegać stopniowemu doskonaleniu pod kątem użyteczności oraz szybkiego i łatwego wyszukiwania danych, co odpowiadałoby współczesnym wymogom stawianym sprawnej i kompleksowej informacji. Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego stanowi element całości funkcjonowania archiwum. Finał tej działalności stanowi moment, kiedy badacz otrzyma te źródła, których wyboru dokona archiwista a to zobowiązuje.

20 Schemat Nr 1 STRUKTURA SIECI ARCHIWÓW WOJSKOWYCH C E N T R A L N E A R C H I W U M W O J S K O W E F I L I A NR 1 ARCHIWUM INSTYTUCJI CENTRALNYCH MON F I L I A NR 2 ARCHIWUM WARSZAWSKIEGO OKRĘGU WOJSKOWEGO F I L I A NR 3 - ARCHIWUM POMORSKIEGO OKRĘGU WOJSKOWEGO F I L I A NR 4 - ARCHIWUM ŚLĄSKIEGO OKRĘGU WOJSKOWEGO F I L I A NR 5 - ARCHIWUM MARYNARKI WOJENNEJ F I L I A NR 6 - ARCHIWUM WOJSK LOTNICZYCH I OBRONY POWIETRZNEJ

21 Schemat Nr 2 ZADANIA WOJSKOWEJ SŁUŻBY ARCHIWALNEJ KSZTAŁTOWANIE NARASTAJĄCEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO GROMADZENIE I PRZECHOWYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH OPRACOWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH UDOSTĘPNIANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DZIAŁALNOŚĆ ADMINISTRACYJNO GOSPODARCZA ZADANIA SZCZEGÓŁOWE DOTYCZĄCE KSZTAŁTOWANIA NARASTAJĄCEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO DZIAŁANOŚĆ NORMATYWNA DZIAŁANOŚĆ NORMATYWNA PRZYJMOWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DZIAŁANOŚĆ NORMATYWNA PLANOWANIE PRZYJMOWANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH KONTROLA STANU PRZYGOTOWANIA AKT DO PRZEKAZANIA PRZEJMOWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

22 Schemat Nr 3 PROCES ARCHIWALIZACJI DOKUMENTACJI WOJSKOWEJ ARCHIWUM HISTORYCZNE GROMADZENIE ZASOBU CENTRALNE ARCHIWUM WOJSKOWE ARCHIWALNEGO NAUKOWO-ARCHIWALNE Z A S Ó B D A W N Y Z LAT OPRACOWANIE ZASOBU ZASÓB NARASTAJĄCY PO 1945 ROKU OPRACOWYWANIE ZBIORU ARCHIWALNYCH POMOCY INFORMACYJNO-WYSZUKIWAWCZYCH MATERIAŁY ARCHIWALNE KAT. A ARCHIWUM PRZEJŚCIOWE GROMADZENIE ZASOBU FILIE CENTRALNEGO ARCHIWUM WOJSKOWEGO ARCHIWALNEGO OPRACOWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWUM IC MON ARCHIWA OW I RSZ ARCHIWALNYCH BRAKOWANIE DOKUMENTACJI MATERIAŁY ARCHIWALNE KAT. A NIEARCHIWALNEJ DOKUMENTACJA NIEARCHIWALNA KAT. B TWÓRCY AKT KWALIFIKOWANIE I KOMPE- IC MON SZCZEBLA DOWÓDZTWA, SZTABY TOWANIE DOKUMENTACJI CENTRALNEGO ORAZ OW I RSZ ORAZ JEDNOSTKI PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW JEDNOSTKI PODLEGŁEGO PODLEGŁE ORGANIZACYJNIE ARCHIWALNYCH /kat. A/ I DO- ORGANIZACYJNE KUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ /kat. B/ DO FILII CAW podlega zniszczeniu DOKUMENTY podlega zniszczeniu DOKUMENTY BRAKOWANIE DOKUMENTACJII po wykorzystaniu kat. Bc po wykorzystaniu kat. Bc NIEARCHIWALNEJ /kat. Bc/

23 Schemat Nr 4 SYSTEM KIEROWANIA PROBLEMATYKĄ ARCHIWALNĄ W SIŁACH ZBROJNYCH CENTRALNE ARCHIWUM WOJSKOWE OBIEKT KIERUJĄCY OBIEKT KIERUJĄCY FILIE CAW KANCELARIE INSTYTUCJI I JEDNOSTEK WOJSKOWYCH OBIEKT KIEROWANY