Księgarnia internetowa Lubię to!» Nasza społeczność

Transkrypt

1

2 Tytuł oryginału: Access 2013 Bible Tłumaczenie: Tomasz Walczak z wykorzystaniem fragmentów książki Access 2010 PL. Biblia w tłumaczeniu Tomasaz Walczaka i Radosława Meryka ISBN: Copyright 2013 by John Wiley & Sons, Inc., Indianapolis, Indiana All Rights Reserved. This translation published under license with the original publisher John Wiley & Sons, Inc Translation copyright 2014 by Helion S.A. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, scanning or otherwise, without either the prior written permission of the Publisher. Wiley and related trade dress are registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc., in the United States and other countries, and may not be used without written permission. Microsoft and Access are registered trademarks of Microsoft Corporation. All other trademarks are the property of their respective owners. John Wiley & Sons, Inc. is not associated with any product or vendor mentioned in this book. Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie bierze jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Wydawnictwo HELION nie ponosi również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, GLIWICE tel , helion@helion.pl WWW: (księgarnia internetowa, katalog książek) Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ac13bi.zip Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. Printed in Poland. Oceń książkę Księgarnia internetowa Lubię to!» Nasza społeczność

3 Spis tre ci O autorach Wprowadzenie Cz I. Komponenty Accessa Rozdzia 1. Wprowadzenie do projektowania baz danych Terminologia zwi zana z bazami danych wyst puj ca w Accessie...35 Bazy danych...36 Tabele...37 Rekordy i pola...38 Warto ci...38 Relacyjne bazy danych...38 Obiekty baz danych Accessa...39 Arkusze danych...40 Kwerendy...40 Formularze do wprowadzania danych i ich wy wietlania...40 Raporty...41 Obiekty bazy danych...41 Pi cioetapowa metoda projektowania...42 Krok 1.: Ogólny projekt systemu od koncepcji do rzeczywisto ci...42 Krok 2.: Projektowanie raportów...43 Krok 3.: Projektowanie danych...43 Krok 4.: Projektowanie tabel...45 Krok 5.: Projektowanie formularzy...48 Rozdzia 2. Wprowadzenie do Accessa Ekran powitalny...51 Tworzenie pustej bazy danych dla komputerów stacjonarnych...53 Interfejs Accessa Okienko nawigacji...55 Wst ka...58 Pasek narz dzi Szybki dost p...58

4 8 Access 2013 PL. Biblia Cz II. Tabele Accessa Rozdzia 3. Tworzenie tabel Rodzaje tabel...65 Tabele obiektów...66 Tabele transakcyjne...66 Tabele cz ce...66 Tworzenie nowej tabeli...66 Projektowanie tabel...68 Pos ugiwanie si zak adk Projektowanie...72 Praca z polami...74 Tworzenie tabeli klientów...82 Korzystanie z pól typu Autonumerowanie...82 Ko czenie definicji tabeli tblcustomers...82 Zmiana projektu tabeli...83 Wstawianie pola...83 Usuwanie pola...83 Zmiana po o enia pola...84 Zmiana nazwy pola...84 Zmiana rozmiaru pola...84 Problemy konwersji danych...84 Przypisywanie w a ciwo ci pól...85 W a ciwo ci pól tabeli tblcustomers Okre lanie klucza g ównego Wybór klucza g ównego Tworzenie klucza g ównego Tworzenie z o onych kluczy g ównych Indeksowanie tabel Wa no stosowania indeksów Indeksy z o one z wielu pól Kiedy nale y indeksowa tabele? Drukowanie struktury tabeli Zapisywanie uko czonej tabeli Operacje na tabelach Zmiana nazwy tabel Usuwanie tabel Kopiowanie tabel w obr bie bazy danych Kopiowanie tabel do innej bazy danych Dodawanie rekordów do tabeli bazy danych Pos ugiwanie si polami typu Za cznik Rozdzia 4. Relacje mi dzy tabelami Tworzenie kuloodpornych baz danych Normalizacja i denormalizacja danych Pierwsza posta normalna Druga posta normalna Trzecia posta normalna Denormalizacja...130

5 Spis tre ci 9 Relacje mi dzy tabelami Wi zanie danych Jeden do jednego Jeden do wielu Wiele do wielu Regu y integralno ci Klucz g ówny nie mo e mie warto ci null Wszystkim warto ciom kluczy obcych musz odpowiada klucze g ówne Klucze Okre lanie klucza g ównego Korzy ci wynikaj ce ze stosowania kluczy g ównych Wybór klucza g ównego Tworzenie relacji i wymuszanie przestrzegania integralno ci odwo a Przegl danie wszystkich relacji Usuwanie relacji Regu y integralno ci specyficzne dla aplikacji Rozdzia 5. Praca z tabelami Arkusze danych Okno arkusza danych Poruszanie si po arkuszu danych Korzystanie z przycisków nawigacyjnych Wst ka arkusza danych Otwieranie arkusza danych Wpisywanie nowych danych Zapisywanie rekordu Automatyczne sprawdzanie poprawno ci typów danych W jaki sposób w a ciwo ci wp ywaj na wprowadzanie danych? Poruszanie si mi dzy rekordami w arkuszu danych Poruszanie si mi dzy rekordami Wyszukiwanie okre lonej warto ci Modyfikowanie warto ci w arkuszu danych R czne zamienianie istniej cych warto ci Modyfikacja istniej cej warto ci U ywanie funkcji Cofnij Kopiowanie i wklejanie warto ci Zast powanie warto ci Dodawanie nowych rekordów Usuwanie rekordów Wy wietlanie rekordów Zmiana kolejno ci pól Zmiana szeroko ci wy wietlanych pól Zmiana wysoko ci wy wietlanych rekordów Zmiana czcionki Wy wietlanie linii oddzielaj cych komórki i ró ne kolory wierszy Wyrównywanie danych w kolumnach Ukrywanie i odkrywanie kolumn Blokowanie kolumn Zapisywanie zmienionego uk adu arkusza Zapisywanie rekordu...182

6 10 Access 2013 PL. Biblia Sortowanie i filtrowanie rekordów w arkuszu danych Korzystanie z funkcji szybkiego sortowania U ywanie filtrowania wed ug wyboru U ywanie filtrowania wed ug formularza Agregowanie danych Drukowanie rekordów Drukowanie arkusza danych Korzystanie z podgl du wydruku Rozdzia 6. Importowanie i eksportowanie danych Access i dane zewn trzne Typy danych zewn trznych Metody pracy z danymi zewn trznymi Typy importu i eksportu Importowanie zewn trznych danych Importowanie z innej bazy danych Accessa Importowanie danych z arkusza kalkulacyjnego Excela Importowanie list SharePointa Importowanie danych z plików tekstowych Importowanie i eksportowanie dokumentów XML Importowanie i eksportowanie dokumentów HTML Importowanie obiektów Accessa innych ni tabele Importowanie folderu Outlooka Eksportowanie do formatów zewn trznych Eksportowanie obiektów do innych baz danych Accessa Eksportowanie do programu Word Publikowanie w formacie PDF lub XPS Rozdzia 7. Do czanie danych zewn trznych Do czanie danych zewn trznych Identyfikowanie tabel po czonych Ograniczenia dotycz ce do czonych danych Do czanie tabel z innych baz danych Accessa czenie ze ród ami danych ODBC Do czanie danych, które nie s bazami Praca z tabelami po czonymi Ustawianie w a ciwo ci widoku Ustawianie relacji Optymalizowanie tabel po czonych Usuwanie odwo ania do tabeli po czonej Przegl danie lub zmienianie informacji o tabelach po czonych Od wie anie zawarto ci tabel po czonych Dzielenie baz danych dla dost pu sieciowego Zalety dzielenia baz danych Jak podzieli obiekty? Korzystanie z dodatku Rozdzielacz bazy danych...242

7 Spis tre ci 11 Cz III. Kwerendy Accessa Rozdzia 8. Pobieranie danych za pomoc kwerend Wprowadzenie w tematyk kwerend Czym s kwerendy? Co mo na robi za pomoc kwerend? Co zwracaj kwerendy? Tworzenie kwerendy Dodawanie pól Uruchamianie kwerend Praca z polami Zaznaczanie pola w obszarze siatki QBE Zmiana kolejno ci pól Zmiana rozmiaru kolumn w obszarze siatki QBE Usuwanie pól Wstawianie pól Ukrywanie pól Zmiana kolejno ci sortowania Dodawanie kryteriów do kwerend Kryteria wyboru rekordów Definiowanie prostych kryteriów tekstowych Definiowanie prostych kryteriów innych typów Drukowanie zbiorów wynikowych kwerend Zapisywanie kwerendy Tworzenie kwerend bazuj cych na wielu tabelach Przegl danie nazw tabel Dodawanie wielu pól Ograniczenia dla kwerend bazuj cych na wielu tabelach Obchodzenie ogranicze dotycz cych kwerend Obszar tabel Linie sprz e Przesuwanie tabel Usuwanie tabel Dodawanie kolejnych tabel Tworzenie sprz e w kwerendach i ich obs uga Wprowadzenie do sprz e Wykorzystywanie sprz e ad hoc Okre lanie typu sprz enia Usuwanie sprz e Rozdzia 9. Stosowanie operatorów i wyra e Wprowadzenie w tematyk operatorów Typy operatorów Priorytety operatorów Stosowanie operatorów i wyra e w kwerendach U ywanie operatorów porównania w kwerendach Tworzenie z o onych kryteriów U ywanie funkcji w kwerendach wybieraj cych Odwo ywanie si do pól w kwerendach wybieraj cych...296

8 12 Access 2013 PL. Biblia Wpisywanie kryteriów jednowarto ciowych Wprowadzanie kryteriów znakowych (Krótki tekst lub D ugi tekst) Operator Like i symbole wieloznaczne Okre lanie warto ci niepasuj cych Wprowadzanie kryteriów liczbowych Wprowadzanie kryteriów logicznych (Prawda/Fa sz) Wprowadzanie kryterium dla obiektu OLE Wprowadzanie wielu kryteriów w kwerendzie Operacja Or Okre lanie wielu warto ci pola za pomoc operatora Or U ywanie komórki Lub: na siatce projektu (QBE) U ywanie listy warto ci w po czeniu z operatorem In Wykorzystanie operatora And do zdefiniowania zakresu Stosowanie operatora Between...And Wyszukiwanie danych o warto ci Null Wprowadzanie kryteriów w wielu polach Stosowanie operacji And i Or w polach kwerendy Okre lanie kryteriów Or w wielu polach kwerendy Stosowanie operacji And i Or na ró nych polach Kwerenda z o ona w wielu wierszach Rozdzia 10. Poza kwerendy wybieraj ce Kwerendy podsumowuj ce Tworzenie kwerendy podsumowuj cej Funkcje agreguj ce Kwerendy funkcjonalne Kwerendy tworz ce tabele Kwerendy usuwaj ce Kwerendy do czaj ce Kwerendy aktualizuj ce Kwerendy krzy owe U ywanie kreatora kwerend krzy owych R czne tworzenie kwerend krzy owych Cz IV. Analizowanie danych w Accessie Rozdzia 11. Przekszta canie danych Wyszukiwanie i usuwanie powtarzaj cych si rekordów Czym s powtarzaj ce si rekordy? Wyszukiwanie duplikatów Usuwanie powtarzaj cych si rekordów Typowe zadania z zakresu przekszta cania danych Uzupe nianie pustych pól Scalanie a cuchów znaków Zmiana wielko ci liter Usuwanie pocz tkowych i ko cowych spacji z a cuchów znaków Wyszukiwanie i zast powanie okre lonego tekstu Dodawanie w asnego tekstu w okre lonych miejscach a cucha znaków Przetwarzanie a cuchów znaków na podstawie znaczników...367

9 Spis tre ci 13 Rozdzia 12. Obliczenia i daty Korzystanie z oblicze w analizach Typowe scenariusze zwi zane z obliczeniami Tworzenie oblicze za pomoc konstruktora wyra e Typowe b dy w obliczeniach U ywanie dat w analizach Proste obliczenia na datach Zaawansowane analizy z wykorzystaniem funkcji Rozdzia 13. Analizy warunkowe Stosowanie kwerend z parametrami Jak dzia aj kwerendy z parametrami? Podstawowe zasady dotycz ce kwerend z parametrami U ywanie kwerend z parametrami Stosowanie funkcji warunkowych Funkcja IIf Funkcja Switch Porównanie funkcji IIf i Switch Rozdzia 14. Podstawy SQL-a w Accessie Podstawy SQL-a Instrukcja SELECT Klauzula WHERE Sprz enia Zaawansowane instrukcje SQL-a Rozbudowywanie wyszukiwania za pomoc operatora Like Pobieranie unikatowych warto ci i wierszy bez grupowania Grupowanie i agregowanie danych za pomoc klauzuli GROUP BY Okre lanie kolejno ci sortowania za pomoc klauzuli ORDER BY Tworzenie aliasów za pomoc klauzuli AS Wy wietlanie tylko pierwszych elementów (instrukcje SELECT TOP i SELECT TOP PERCENT) Wykonywanie kwerend funkcjonalnych za pomoc instrukcji SQL-a Tworzenie kwerend krzy owych za pomoc instrukcji TRANSFORM Kwerendy charakterystyczne dla SQL-a Scalanie zbiorów danych za pomoc operatora UNION Tworzenie tabeli za pomoc instrukcji CREATE TABLE Manipulowanie kolumnami za pomoc instrukcji ALTER TABLE Tworzenie kwerend przekazuj cych Rozdzia 15. Podkwerendy i funkcje agreguj ce domeny Wzbogacanie analiz za pomoc podkwerend Po co stosowa podkwerendy? Podstawowe zasady dotycz ce podkwerend Tworzenie podkwerend bez pisania instrukcji SQL-a U ywanie operatorów IN i NOT IN w podkwerendach U ywanie podkwerend z operatorami porównania Stosowanie podkwerend jako wyra e Stosowanie podkwerend skorelowanych U ywanie podkwerend w kwerendach funkcjonalnych...436

10 14 Access 2013 PL. Biblia Funkcje agreguj ce domeny Ró ne funkcje agreguj ce domeny Sk adnia funkcji agreguj cych domeny Stosowanie funkcji agreguj cych domeny Rozdzia 16. Statystyki opisowe Podstawowe statystyki opisowe Obliczanie statystyk opisowych za pomoc kwerend podsumowuj cych Okre lanie rankingu, warto ci modalnej i mediany Pobieranie losowej próbki ze zbioru danych Zaawansowane statystyki opisowe Obliczanie percentyli Ustalanie kwartyla dla rekordu Tworzenie rozk adu cz sto ci Cz V. Formularze i raporty Accessa Rozdzia 17. Tworzenie prostych formularzy Tworzenie formularzy Tworzenie nowego formularza Specjalne typy formularzy Zmiana rozmiaru obszaru formularza Zapisywanie formularza Formanty formularza Typy formantów Dodawanie formantów Zaznaczanie i anulowanie zaznaczenia formantów Wykonywanie operacji na formantach W a ciwo ci Wy wietlanie arkusza w a ciwo ci Korzystanie z arkusza w a ciwo ci Zmiana ustawie w a ciwo ci formantu Nadawanie nazw i tytu ów formantom Rozdzia 18. Praca z danymi w formularzach U ywanie widoku formularza Zak adka NARZ DZIA G ÓWNE Nawigacja mi dzy polami Nawigacja mi dzy rekordami w formularzu Modyfikowanie warto ci w formularzu Formanty, których nie mo na modyfikowa Praca z obrazami i obiektami OLE Wprowadzanie danych w polu typu D ugi tekst Wprowadzanie danych w polu typu Data U ywanie grup opcji U ywanie pól kombi i list Prze czanie si do widoku arkusza danych Zapisywanie rekordu...510

11 Spis tre ci 15 Drukowanie formularzy Praca z w a ciwo ciami formularza Modyfikacja tekstu na pasku tytu u za pomoc w a ciwo ci Tytu Tworzenie formularza zwi zanego Okre lanie sposobu wy wietlania formularza Usuwanie paska selektora rekordów Inne w a ciwo ci formularzy Dodawanie nag ówka lub stopki formularza Korzystanie z w a ciwo ci sekcji W a ciwo Widoczny W a ciwo Wysoko W a ciwo Kolor t a W a ciwo Efekt specjalny W a ciwo Kiedy wy wietla W a ciwo ci zwi zane z drukowaniem Zmiana uk adu formularza Modyfikacja w a ciwo ci formantów Okre lanie kolejno ci dost pu Modyfikowanie formatu tekstu w formancie U ywanie narz dzia Lista pól do dodawania formantów Przekszta canie formularza w raport Rozdzia 19. Praca z formantami formularzy Ustawianie w a ciwo ci formantów Modyfikowanie w a ciwo ci domy lnych Cz sto u ywane formanty i w a ciwo ci Tworzenie formantów obliczeniowych Praca z podformularzami Wskazówki z zakresu projektowania formularzy Wykorzystanie w a ciwo ci Tab Stop Zliczanie pól wyboru Szybsze od wie anie z u yciem SQL-a Techniki zwi zane z polami kombi i polami list Techniki zaawansowane Formanty numeru strony i daty/godziny Stosowanie formantu Obraz Morfing formantów Malarz formatów Dodatkowa pomoc dla u ytkowników Dodawanie obrazów t a Ograniczanie liczby rekordów wy wietlanych w formularzu Korzystanie z formantu Karta Pobieranie informacji za pomoc okien dialogowych Projektowanie kwerend Konfigurowanie przycisków polece Wybór przycisku domy lnego Konfiguracja przycisku Anuluj Usuni cie menu sterowania...553

12 16 Access 2013 PL. Biblia Projektowanie formularza od podstaw Tworzenie prostego formularza Tworzenie podformularza Dodawanie podformularza Modyfikowanie dzia ania formularza Modyfikowanie wygl du formularza Rozdzia 20. Prezentowanie danych za pomoc raportów Podstawowe informacje o raportach Dost pne typy raportów Ró nice mi dzy raportami a formularzami Tworzenie raportu od podstaw Zdefiniowanie uk adu raportu Gromadzenie danych Tworzenie raportu za pomoc kreatora Drukowanie lub wy wietlanie raportu Zapisywanie raportów Zagadnienia zwi zane z raportami typu pasmowego Sekcja nag ówka raportu Sekcja nag ówka strony Sekcja nag ówka grupy Sekcja szczegó ów Sekcja stopki grupy Sekcja stopki strony Sekcja stopki raportu Tworzenie raportu od podstaw Tworzenie nowego raportu i wi zanie go z kwerend Definiowanie rozmiaru i uk adu strony raportu Umieszczanie formantów na raporcie Zmiana rozmiaru sekcji Praca z polami tekstowymi Zmiana w a ciwo ci etykiet i pól tekstowych Powi kszanie i zmniejszanie pól tekstowych Sortowanie i grupowanie danych Sortowanie danych w obr bie grup Wprowadzanie podzia u na strony Dopracowywanie wygl du raportu Modyfikowanie nag ówka strony Tworzenie wyra enia w nag ówku grupy Tworzenie nag ówka raportu Rozdzia 21. Raporty w Accessie techniki zaawansowane Grupowanie i sortowanie danych Alfabetyczne grupowanie danych Grupowanie wed ug przedzia ów czasowych Ukrywanie powtarzaj cych si informacji Ukrycie nag ówka strony Nowa numeracja strony dla ka dej grupy...624

13 Spis tre ci 17 Formatowanie danych Tworzenie list numerowanych Dodawanie znaków wypunktowania Dodawanie wyró nienia w czasie wykonywania programu Unikanie pustych raportów Dodawanie linii pionowych pomi dzy kolumnami Dodawanie pustego wiersza co n rekordów Drukowanie stron nieparzystych i parzystych U ywanie ró nych formatów w tym samym polu tekstowym Centrowanie tytu u atwe wyrównywanie etykiet formantów Precyzyjne przemieszczanie formantów Dodawanie danych Dodawanie innych informacji do raportu Dodanie nazwiska u ytkownika do raportu zwi zanego Inne techniki Wy wietlanie wszystkich raportów w polu kombi Szybkie drukowanie danych z kwerendy U ywanie dwóch i wi cej kolumn w raporcie Wykorzystanie dwuprzebiegowego przetwarzania raportów Przypisywanie unikatowych nazw do formantów Cz VI. Podstawy programowania w Accessie Rozdzia 22. Korzystanie z makr programu Access Wprowadzenie do makr Tworzenie makr Przypisanie makra do zdarzenia Makra a bezpiecze stwo Centrum zaufania Makra z wieloma akcjami Podmakra Korzystanie z warunków Otwieranie raportów za pomoc warunków Wiele akcji w warunku Korzystanie ze zmiennych tymczasowych Rozszerzanie utworzonego makra Upraszczanie makr za pomoc zmiennych tymczasowych Korzystanie ze zmiennych tymczasowych w kodzie VBA Obs uga b dów i debugowanie makr Akcja PrzyB dzie Obiekt MacroError Debugowanie makr Makra osadzone Makra kontra kod VBA Makra czy VBA? Konwersja istniej cych makr na kod VBA...687

14 18 Access 2013 PL. Biblia Rozdzia 23. Podstawy programowania w j zyku VBA Wprowadzenie do j zyka Visual Basic for Applications Terminologia zwi zana z j zykiem VBA Wprowadzenie do pisania kodu w j zyku VBA Tworzenie programów w j zyku VBA Modu y i procedury Korzystanie z okna kodu Konstrukcje steruj ce j zyka VBA Instrukcje warunkowe P tle Obiekty i kolekcje Wprowadzenie do obiektów Metody i w a ciwo ci Instrukcja With Instrukcja For Each Przegl d edytora VBE Okno Immediate Project Explorer Object Browser Opcje edytora VBE Rozdzia 24. Typy danych i procedury w j zyku VBA Zmienne Nazewnictwo zmiennych Deklarowanie zmiennych Typy danych Porównanie niejawnego i jawnego deklarowania zmiennych Wymuszanie jawnego deklarowania zmiennych Stosowanie konwencji nazewniczej Zasi g i czas ycia zmiennych Stosowanie sta ych Stosowanie tablic Procedury Sub i funkcje Gdzie mo na utworzy procedur? Wywo ywanie procedur w j zyku VBA Tworzenie procedur Sub Tworzenie funkcji Obs uga przekazywanych parametrów Wywo ywanie funkcji i przekazywanie parametrów Tworzenie funkcji wyznaczaj cej kwot podatku Upraszczanie kodu za pomoc argumentów identyfikowanych przez nazw Rozdzia 25. Model zdarze Programowanie zdarze W jaki sposób zdarzenia uruchamiaj kod VBA? Tworzenie procedur zdarze Cz sto u ywane zdarzenia Procedury zdarze formularza Procedury obs ugi zdarze formantów...775

15 Spis tre ci 19 Procedury zdarze zwi zane z raportami Procedury zdarze dotycz cych sekcji raportów Kolejno zdarze Cz sto wyst puj ce sekwencje zdarze Pisanie prostych procedur obs ugi zdarze formularzy i formantów Rozdzia 26. Debugowanie aplikacji Accessa Porz dkowanie kodu VBA Testowanie aplikacji Testowanie funkcji Kompilowanie kodu VBA Tradycyjne techniki debugowania U ywanie instrukcji MsgBox Korzystanie z instrukcji Debug.Print Korzystanie z mechanizmów debugowania Accessa Uruchamianie kodu w oknie Immediate Wstrzymywanie wykonywania kodu z wykorzystaniem pu apek Podgl d zmiennych w oknie Locals Ustawianie czujek w oknie Watches Czujki warunkowe U ywanie stosu wywo a Przechwytywanie b dów w kodzie Na czym polega przechwytywanie b dów? Obiekt Err Dodawanie obs ugi b dów do procedur Cz VII. Zaawansowane techniki programowania w Accessie Rozdzia 27. Dost p do danych za pomoc kodu VBA Praca z danymi Wprowadzenie do obiektów ADO Obiekt Connection w ADO Obiekt Command w ADO Obiekt Recordset w ADO Obiekty DAO Obiekt DBEngine w DAO Obiekt Workspace w DAO Obiekt Database w DAO Obiekt TableDef w DAO Obiekty typu QueryDef w DAO Obiekty typu Recordset w DAO Obiekty typu Field (ze zbiorów rekordów) w DAO Pisanie kodu VBA do aktualizowania tabeli Aktualizacja pól rekordu z zastosowaniem ADO Aktualizacja pola obliczeniowego w rekordzie Wstawienie nowego rekordu Usuwanie rekordu Usuwanie powi zanych rekordów znajduj cych si w kilku tabelach...855

16 20 Access 2013 PL. Biblia Rozdzia 28. Zaawansowany dost p do danych z wykorzystaniem kodu VBA Wyszukiwanie danych w formularzach za pomoc niezwi zanych pól kombi Wykorzystanie metody FindRecord Wykorzystywanie zak adek Filtrowanie danych formularza Filtrowanie za pomoc kodu Wykorzystanie kwerend Rozdzia 29. Integrowanie baz SQL Server i Access Wprowadzenie do serwera SQL Server Express Typy danych w bazach SQL Server Instalowanie serwera SQL Server Express Instalowanie silnika bazy danych Instalowanie przyk adowej bazy danych Wprowadzenie do narz dzia Management Studio Pos ugiwanie si wierszem polece Pod czanie si do serwera SQL Server Tworzenie ród a danych czenie serwera SQL Server z Accessem U ywanie ADO do baz SQL Server Praca z obiektami serwera SQL Server U ywanie tabel z serwera SQL Server w Accessie Widoki Procedury sk adowane Wyzwalacze Rozdzia 30. Dostosowywanie wst ek Hierarchia wst ki Formanty dla wst ek Specjalne mechanizmy wst ki Modyfikowanie domy lnej wst ki Praca z paskiem narz dzi Szybki dost p Tworzenie niestandardowych wst ek Proces tworzenia wst ki Korzystanie z wywo a zwrotnych w j zyku VBA Tworzenie niestandardowej wst ki Krok 1.: Projektowanie wst ki i rozwijanie kodu w XML-u Krok 2.: Pisanie procedur wywo a zwrotnych Krok 3.: Tworzenie tabeli USysRibbons Krok 4.: Dodawanie kodu w XML-u do tabeli USysRibbons Krok 5.: Okre lenie niestandardowych w a ciwo ci wst ki u ytkownika Podstawowy XML-owy kod wst ki Dodawanie formantów do wst ki Okre lanie atrybutu imagemso Formant etykiety Przycisk Separator Pola wyboru...940

17 Spis tre ci 21 Formant Lista rozwijana Przycisk rozdzielenia Wi zanie wst ek z formularzami i raportami Ca kowite usuwanie wst ek Rozdzia 31. Dystrybucja aplikacji Accessa Definiowanie opcji bie cej bazy danych Opcje aplikacji Opcje nawigacji Opcje wst ki i paska narz dzi Opcje autokorekty nazw Tworzenie aplikacji Budowanie aplikacji zgodnie ze specyfikacj Dokumentacja aplikacji Testowanie aplikacji przed dystrybucj Dopracowywanie aplikacji Nadanie aplikacji spójnego wygl du i wra enia Dodawanie popularnych, profesjonalnych komponentów U atwienie uruchamiania aplikacji Dodatkowa ochrona aplikacji Przechwytywanie b dów wszystkich procedur j zyka Visual Basic Oddzielanie tabel od pozosta ej cz ci aplikacji Tworzenie formularzy odpornych na b dy Sprawdzanie poprawno ci danych wprowadzanych przez u ytkownika Korzystanie z opcji /runtime Szyfrowanie i kodowanie bazy danych Zabezpieczanie kodu Visual Basica Zabezpieczanie rodowiska Ustawianie opcji startowych w kodzie Blokada omijania opcji startowych Ustawianie warto ci w a ciwo ci Pobieranie warto ci w a ciwo ci Cz VIII. Access i Windows SharePoint Services Rozdzia 32. Wprowadzenie do programu Windows SharePoint Services Wprowadzenie do SharePointa Przegl d typów witryn SharePointa Witryny SharePointa Dokumenty SharePointa Listy SharePointa Omówienie podstaw integrowania Accessa z SharePointem Rozdzia 33. Integrowanie Accessa z SharePointem Wspó u ytkowanie danych Accessa z SharePointem Do czanie list SharePointa Importowanie list SharePointa Eksportowanie tabel Accessa do SharePointa Przenoszenie tabel Accessa do SharePointa Korzystanie z szablonów SharePointa

18 22 Access 2013 PL. Biblia Rozdzia 34. Wprowadzenie do us ug Access Services Aplikacje zarz dzane Publikowanie w internecie za pomoc Accessa Dlaczego SharePoint? Wykorzystanie funkcji SharePointa Us ugi Access Services Ograniczenia aplikacji internetowych Accessa Limity w us ugach Access Services Limity w zakresie transakcji Rozdzia 35. Instalowanie aplikacji Accessa w SharePoincie Publikowanie niestandardowej aplikacji Accessa w SharePoincie Przygotowywanie modelu danych Accessa Inicjowanie i konfigurowanie niestandardowej aplikacji sieciowej Uruchamianie aplikacji sieciowej i zarz dzanie ni Rozdzia 36. Makra danych Wprowadzenie do makr danych Zdarzenia tabel Zdarzenia przed Zdarzenia po U ywanie edytora makr do tworzenia makr danych Pos ugiwanie si wykazem akcji Przep yw sterowania w programie Bloki danych Akcje danych Tworzenie pierwszego makra danych Zarz dzanie elementami makr Zwijanie i rozwijanie elementów makr Przenoszenie elementów makr Zapisywanie makr w plikach XML Ograniczenia makr danych Dodatki Dodatek A. Specyfikacja Accessa Specyfikacje dotycz ce baz danych Accessa Specyfikacja bazy danych Microsoft SQL Server Express Dodatek B. Optymalizowanie aplikacji Accessa adowanie modu u na danie Organizowanie modu ów Przycinanie drzewa wywo a Dystrybucja plików.accde Czym jest stan skompilowany? Przekszta cenie kodu aplikacji na posta skompilowan Utrata stanu skompilowanego

19 Spis tre ci 23 Poprawianie szybko ci dzia ania aplikacji Dostrajanie systemu Optymalne wykorzystanie tabel Optymalne wykorzystanie kwerend Optymalne wykorzystanie formularzy i raportów Optymalne wykorzystanie modu ów Zwi kszenie wydajno ci dzia ania w sieci Praca z du ymi bazami danych Accessa Jak zwi ksza si rozmiar baz danych? Ograniczenie si do kompilowania i scalania mo e nie wystarczy Wprowadzanie ma ych zmian w du ych bazach danych Dodatek C. Wydajno kwerend i uszkodzenia baz danych Optymalizowanie wydajno ci kwerend Normalizowanie projektu bazy danych Stosowanie indeksów dla odpowiednich pól Optymalizowanie kwerend przez ulepszenie ich projektu Regularne kompaktowanie i naprawianie bazy danych Radzenie sobie z uszkodzeniami baz danych Wykrywanie uszkodzonych baz danych Przywracanie uszkodzonej bazy danych Zapobieganie uszkodzeniom baz danych Dodatek D. Przegl d funkcji dla analityków danych Skorowidz

20 24 Access 2013 PL. Biblia

21 Rozdzia 16. Statystyki opisowe W tym rozdziale: Okre lanie pozycji, warto ci modalnej i mediany Pobieranie losowej próbki ze zbioru danych Obliczanie percentyla Okre lanie kwartyla dla rekordu Tworzenie rozk adu cz sto ci Statystyki opisowe umo liwiaj prezentowanie du ych ilo ci danych w postaci atwych do zrozumienia podsumowa liczbowych. Gdy dodajesz, zliczasz lub u redniasz dane, tworzysz statystyki opisowe. Nale y zauwa y, e statystyki opisowe s u tylko do okre lania natury zbioru danych i umo liwiaj tworzenie porówna, które mo na wykorzysta w innych analizach. Ró ni si wi c od statystyk dedukcyjnych, które pozwalaj wyci ga wnioski wykraczaj ce poza same dane. Aby lepiej zrozumie ró nice mi dzy statystykami opisowymi i dedukcyjnymi, pomy l o ankietach przeprowadzanych w ród klientów. Statystyki opisowe podsumowuj wyniki ankiety dla wszystkich klientów i pozwalaj przedstawi dane za pomoc zrozumia ych wska ników, natomiast statystyki dedukcyjne dotycz wniosków, na przyk ad lojalno ci klientów ustalonej na podstawie ró nic mi dzy grupami klientów. Do obliczania statystyk dedukcyjnych narz dzia w rodzaju Excela nadaj si lepiej od Accessa. Dlaczego? Po pierwsze, Excel udost pnia wiele wbudowanych funkcji i narz dzi, które pozwalaj na atwe obliczanie statystyk dedukcyjnych. Access tych narz dzi nie posiada. Po drugie, statystyki dedukcyjne zwykle oblicza si dla ma ych zbiorów danych, które mo na swobodnie analizowa i prezentowa w Accessie. Natomiast obliczanie statystyk opisowych w Accessie jest praktycznym rozwi zaniem. Z uwagi na struktur i wielko danych cz sto lepiej jest oblicza je w Accessie ni w Excelu. Wyj ciow baz danych dla tego rozdzia u, Rozdzia 16.accdb, mo na pobra z witryny po wi conej tej ksi ce.

22 448 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Podstawowe statystyki opisowe W tym podrozdziale omawiamy podstawowe zadania, które mo na wykonywa za pomoc statystyk opisowych. Obliczanie statystyk opisowych za pomoc kwerend podsumowuj cych Na tym etapie ksi ki uruchomi e ju wiele kwerend Accessa. Cz z nich to kwerendy podsumowuj ce. Gdy je uruchamia e, prawdopodobnie nie zdawa e sobie sprawy, e oblicza e statystyki opisowe. Naprawd. Najprostsze statystyki opisowe mo na obliczy za pomoc kwerend podsumowuj cych. Aby si o tym przekona, utwórz kwerend przedstawion na rysunku Rysunek Uruchomienie tej kwerendy podsumowuj cej pozwala uzyska przydatne statystyki opisowe Wyniki tej kwerendy przedstawia rysunek S one podobne do wyników funkcji obliczaj cych statystyki opisowe w Excelu i udost pniaj najwa niejsze wska niki statystyczne dla ca ego zbioru danych. Rysunek Najwa niejsze wska niki statystyczne dla ca ego zbioru danych Do statystyk opisowych mo na atwo dodawa poziomy. Na rysunku 16.3 dodano pole Branch_Number. Pozwala to uzyska najwa niejsze wska niki statystyczne dla ka dego oddzia u firmy. Rysunek Do cz do kwerendy pole Branch_Number, aby doda do analizy nowy wymiar

23 Rozdzia 16. Statystyki opisowe 449 Na rysunku 16.4 wida, e mo na teraz porównywa statystyki opisowe dla ró nych oddzia ów, aby ustali, jak funkcjonuj. Rysunek W jednym arkuszu widoczne s statystyki opisowe dla ka dego oddzia u Okre lanie rankingu, warto ci modalnej i mediany Ustalanie rankingu rekordów, warto ci modalnej i mediany w zbiorze danych to zadania, które analitycy danych musz czasem wykonywa. Niestety, Access nie udost pnia wbudowanych funkcji, które umo liwia yby atwe wykonanie tych operacji. Oznacza to, e trzeba znale sposób obliczania tego rodzaju statystyk opisowych. W tym punkcie poznasz pewne techniki, które mo na wykorzysta do ustalania rankingu, warto ci modalnej i mediany. Okre lanie rankingu rekordów w zbiorze danych Bez w tpienia natrafisz na sytuacj, gdy trzeba b dzie uporz dkowa rekordy w zbiorze danych na podstawie pewnego wska nika, np. wygenerowanych wp ywów. Ranking rekordów nie tylko jest przydatny w kontek cie prezentowania danych, ale te stanowi wa ny element przy obliczaniu zaawansowanych statystyk opisowych takich jak mediana, percentyle i kwartyle. Naj atwiejszym sposobem tworzenia rankingu rekordów w zbiorze danych jest wykorzystanie podkwerendy skorelowanej. W kwerendzie z rysunku 16.5 pokazano, jak utworzy ranking za pomoc podkwerendy. Rysunek Ta kwerenda porz dkuje pracowników na podstawie wp ywów

24 450 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Zastanów si nad podkwerend, która generuje ranking: (SELECT Count(*)FROM RepSummary AS M1 WHERE [Rev]>[RepSummary].[Rev])+1 Ta podkwerenda skorelowana zwraca czn liczb rekordów z tabeli M1 (jest to tabela RepSummary o aliasie M1), dla których pole Rev w tej tabeli jest wi ksze od pola Rev z tabeli RepSummary. Nast pnie warto w podkwerendzie jest zwi kszana o 1. Dlaczego? Je li tego nie zrobisz, dla rekordu o najwi kszej warto ci zwrócona zostanie warto 0, poniewa jest zero rekordów wi kszych od rekordu o maksymalnej warto ci. Wtedy ranking zaczyna si b dzie od warto ci 0 zamiast 1. Dodanie 1 pozwala zapewni, e ranking rozpocznie si od pozycji pierwszej. Poniewa u ywana jest tu podkwerenda skorelowana, jest ona wykonywana dla ka dego rekordu ze zbioru danych, dzi ki czemu dla wszystkich rekordów zwracane s inne pozycje. Szczegó owe omówienie podkwerend skorelowanych znajdziesz w rozdziale 15. Wyniki zosta y przedstawione na rysunku Rysunek Utworzono kolumn Rank dla zbioru danych Technika ta jest przydatna tak e wtedy, gdy trzeba utworzy w kwerendzie pole typu Autonumerowanie. Okre lanie warto ci modalnej dla zbioru danych Warto modalna w zbiorze danych to liczba, która pojawia si w tym zbiorze najcz - ciej. Na przyk ad warto ci modaln dla zbioru {4, 5, 5, 6, 7, 5, 3, 4} jest 5. Access (w odró nieniu od Excela) nie udost pnia wbudowanej funkcji Mode, dlatego trzeba opracowa w asn metod okre lania warto ci modalnej dla zbioru danych. Cho istniej ró ne sposoby ustalenia warto ci modalnej, naj atwiej jest za pomoc kwerendy zliczy wyst pienia poszczególnych elementów, a nast pnie przefiltrowa je, tak aby pozosta element o najwi kszej liczbie wyst pie. Aby zastosowa t metod, wykonaj nast puj ce czynno ci: 1. Utwórz kwerend przedstawion na rysunku Wyniki (przedstawione na rysunku 16.8) nie wygl daj na pomocne, jednak je li zastosujesz kwerend zwracaj c tylko najwi ksz warto, uzyskasz warto modaln.

25 Rozdzia 16. Statystyki opisowe 451 Rysunek Ta kwerenda grupuje dane wed ug pola Rev, a nast pnie zlicza wyst pienia ka dej liczby z tego pola. Kwerenda jest sortowana malej co na podstawie pola Rev Rysunek Prawie gotowe wystarczy zastosowa kwerend zwracaj c najwi ksze warto ci, aby otrzyma warto modaln Rysunek Ustaw w a ciwo Najwy sze warto ci na 1 2. Otwórz zak adk NARZ DZIA KWEREND PROJEKTOWANIE i kliknij przycisk Arkusz w a ciwo ci. Pojawi si okno dialogowe Arkusz w a ciwo ci dla kwerendy. 3. Ustaw w a ciwo Najwy sze warto ci na 1, jak pokazano na rysunku Otrzymasz rekord o najwi kszej liczbie wyst pie. Na rysunku wida, e teraz zwracana jest tylko jedna warto z pola Rev ta, która wyst puje najcz ciej. To w a nie jest warto modalna. Rysunek Oto warto modalna Warto pami ta, e je li najcz ciej wyst puje kilka warto ci, kwerenda wy wietlaj ca najwi ksze warto ci poka e wszystkie rekordy o warto ci maksymalnej. Prowadzi to do zwrócenia wi cej ni jednej warto ci modalnej. W takiej sytuacji trzeba samodzielnie okre li, któr warto modaln zastosowa.

26 452 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Okre lanie mediany dla zbioru danych Mediana dla zbioru danych to rodkowa warto ze zbioru danych. Oznacza to, e po- owa liczb ma warto wi ksz i po owa ma warto mniejsz od mediany. Na przyk ad median w zbiorze {3, 4, 5, 6, 7, 8, 9} jest 6, poniewa jest to rodkowa liczba w tym zbiorze danych. Dlaczego po prostu nie obliczy redniej? Otó czasem uwzgl dnienie skrajnych przypadków w redniej powoduje zafa szowanie analiz. Na przyk ad je li obliczysz redni dla zbioru {32, 34, 35, 37, 89}, otrzymasz wynik 45,4. Problem polega na tym, e warto ta nie reprezentuje tendencji centralnej dla badanej próbki liczb. Wi kszy sens ma zastosowanie dla tej próbki mediany. Wynosi ona 35 i lepiej reprezentuje dane. Access nie ma wbudowanej funkcji Median, dlatego trzeba opracowa w asn technik okre lania mediany dla zbiorów danych. atwym sposobem na uzyskanie po danych efektów jest utworzenie kwerendy w dwóch krokach: 1. Utwórz kwerend, która sortuje rekordy i tworzy ranking. Kwerenda z rysunku sortuje rekordy i tworzy ich ranking w tabeli RepSummary. Rysunek Pierwszy krok w trakcie okre lania mediany dla zbioru danych wymaga okre lenia pozycji ka dego rekordu w rankingu 2. Okre l rodkowy rekordy ze zbioru danych, zliczaj c rekordy z tego zbioru, a nast pnie dziel c uzyskan warto przez 2. Dzi ki temu otrzymasz rodkow warto. Poniewa rekordy s teraz posortowane i uporz dkowane w rankingu, rekord o pozycji odpowiadaj cej rodkowej warto ci jest median. Rysunek przedstawia podkwerend, która zwraca rodkow warto zbioru danych. Zauwa, e warto ta jest umieszczona w funkcji Int, co powoduje usuni cie cz ci u amkowej liczby. Na rysunku wida, e rodkow warto ma rekord 336. Mo esz przej do tego rekordu, aby zobaczy median. Je li chcesz tylko zwróci median, zastosuj podkwerend jako kryterium w polu Rank, jak pokazano na rysunku

27 Rozdzia 16. Statystyki opisowe 453 Rysunek Podkwerenda Middle Value zlicza wszystkie rekordy ze zbioru danych, a nast pnie dzieli uzyskan liczb przez 2 Rysunek Przejd do rekordu 336, aby zobaczy median dla zbioru danych Rysunek Zastosowanie podkwerendy jako kryterium w polu Rank powoduje, e zwracana jest tylko mediana

28 454 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Pobieranie losowej próbki ze zbioru danych Cho tworzenie losowej próbki danych niekoniecznie mo na uzna za zadanie z zakresu statystyki opisowej, takie próbki cz sto s podstaw do analiz statystycznych. W Accessie losowe próbki danych mo na tworzy na wiele sposobów. Jednym z naj- atwiejszych jest zastosowanie funkcji Rnd w kwerendzie zwracaj cej najwy sze warto ci. Funkcja ta na podstawie wyj ciowej warto ci zwraca losow liczb. Chodzi o to, aby utworzy wyra enie, które stosuje funkcj Rnd do pola z warto ciami liczbowymi, a nast pnie ograniczy list zwracanych rekordów za pomoc w a ciwo ci Najwy sze warto ci kwerendy. Aby zastosowa t metod, wykonaj nast puj ce czynno ci: 1. W widoku projektu utwórz kwerend u ywaj c tabeli TransactionMaster. 2. Utwórz pole Random ID (zobacz rysunek 16.15), a nast pnie posortuj dane rosn co lub malej co wed ug tego pola. Rysunek Zacznij od utworzenia pola Random ID, wywo uj c funkcj Rnd dla pola Customer_Number Funkcja Rnd nie zadzia a dla pól zawieraj cych tekst lub warto ci Null. Co dziwne, dzia a ona dla pól z liczbami nawet wtedy, gdy pola te maj tekstowy typ danych. Je li tabela sk ada si z pól zawieraj cych tylko tekst, mo esz doda pole typu Autonumerowanie, aby móc wykorzysta je w funkcji Rnd. Inna mo liwo to przekazanie pola zawieraj cego tekst do funkcji Len, a nast pnie wykorzystanie tego wyra enia w funkcji Rnd np. Rnd(Len([Mytext])). 3. Otwórz zak adk NARZ DZIA KWEREND PROJEKTOWANIE i kliknij przycisk Arkusz w a ciwo ci. Pojawi si okno dialogowe Arkusz w a ciwo ci dla kwerendy. 4. Zmie warto w a ciwo ci Najwy sze warto ci na 1000, co pokazano na rysunku Wy cz zaznaczenie w wierszu Poka dla pola Random ID i dodaj pola, które chcesz wy wietli w zbiorze danych. 6. Uruchom kwerend. Otrzymasz ca kowicie losow próbk danych, co pokazano na rysunku

29 Rozdzia 16. Statystyki opisowe 455 Rysunek Ogranicz liczb zwracanych rekordów, ustawiaj c w a ciwo Najwy sze warto ci kwerendy Rysunek Kwerenda ta generuje próbk 1000 losowych rekordów Gdy ponownie uruchomisz t kwerend, zmienisz widok lub posortujesz zbiór danych, wówczas otrzymasz inny zbiór losowych rekordów. Je li chcesz przeprowadza rozbudowane analizy na niezmiennym zbiorze losowych rekordów, uruchom przedstawion kwerend jako kwerend tworz c tabel. Pozwoli to utworzy trwa tabel. Zaawansowane statystyki opisowe W czasie stosowania statystyk opisowych niewielka ilo wiedzy mo e przynie cenne efekty. Podstawowe analizy statystyczne cz sto prowadz do bardziej zaawansowanych. W tym podrozdziale wykorzystasz poznane wcze niej podstawy do przygotowania zaawansowanych statystyk opisowych. Obliczanie percentyli Percentyl okre la relacj danego wyniku wzgl dem standardu dla grupy. Percentyle najcz ciej stosuje si przy okre laniu wyników w standaryzowanych testach. Je li wynik dziecka w takim te cie odpowiada 90. percentylowi, jest wy szy od wyników 90% innych dzieci bior cych udzia w tym te cie. Mo na te uj to tak: taki wynik nale y do 10% najwy szych wyników wszystkich dzieci zdaj cych ten test. Percentyle cz sto u ywa si w analizach danych do pomiaru wyniku badanego wzgl dem grupy. Mo na na przyk ad okre li, w jakim percentylu znalaz si ka dy pracownik ze wzgl du na roczne wp ywy uzyskane dla firmy.

30 456 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Obliczanie percentyli dla zbioru danych to operacja matematyczna. Wzór na percentyle to: (liczba rekordów pozycja) / liczba rekordów. Ca y problem polega na uzyskaniu wszystkich zmiennych potrzebnych do wykonania tej operacji. Wykonaj nast puj ce czynno ci: 1. Utwórz kwerend z rysunku Porz dkuje ona wszystkich pracowników wed ug rocznych wp ywów. Koniecznie nadaj nowemu polu alias Rank. Rysunek Rozpocznij od utworzenia kwerendy, która porz dkuje pracowników na podstawie wp ywów 2. Dodaj pole, które zlicza rekordy ze zbioru danych. Na rysunku wida, e wykorzystano do tego podkwerend. Koniecznie nadaj nowemu polu alias RCount. Rysunek Dodaj pole, które zwraca czn liczb rekordów 3. Utwórz pole obliczeniowe z wyra eniem (RCount Rank)/RCount. Na tym etapie kwerenda powinna wygl da jak ta z rysunku Uruchom kwerend. Gdy posortujesz dane wed ug pola Rev, uzyskasz wyniki przedstawione na rysunku Wynikowy zbiór danych pozwala oceni wyniki ka dego pracownika wzgl dem ca ej grupy. Na przyk ad szósty pracownik ze zbioru danych znajduje si w 99. percentylu, co oznacza, e wygenerowa wi cej wp ywów ni 99% pozosta ych pracowników.

31 Rozdzia 16. Statystyki opisowe 457 Rysunek Ostatni krok polega na utworzeniu pola obliczeniowego okre laj cego, w którym percentylu znajduje si ka dy rekord Rysunek Uda o si z powodzeniem obliczy, w którym percentylu znajduje si ka dy pracownik Ustalanie kwartyla dla rekordu Kwartyl to miara statystyczna oparta na podziale zbioru danych na cztery równe grupy (ka da z nich zawiera 25% elementów z ca ego zbioru). Najwy sze 25% zbioru znajduje si w pierwszym kwartylu, natomiast najni sze 25% w kwartylu czwartym. Kwartyle zwykle stosuje si do podzia u danych na logiczne grupy, które mo na porównywa i niezale nie analizowa. Na przyk ad je li chcesz okre li minimalny standard dla generowanych miesi cznie wp ywów, mo esz ustali go na poziomie redniej dla pracowników z trzeciego kwartyla. W ten sposób uzyskasz minimalny standard, który w przesz o ci osi gn o lub przekroczy o 50% pracowników. Ustalenie kwartylu, do którego nale poszczególne rekordy ze zbioru danych, nie wymaga wykonywania operacji matematycznych wystarczy porówna warto ci. Nale y porówna ranking ka dego rekordu z punktami wyznaczaj cymi kwartyle. Dlaczego? Za ó my, e zbiór danych zawiera 100 rekordów. Gdy podzielisz 100 przez cztery, otrzymasz punkt wyznaczaj cy pierwszy kwartyl (25). Oznacza to, e ka dy rekord z pozycji 25 lub wy szej nale y do pierwszego kwartyla. Aby uzyska punkt wyznaczaj cy drugi kwartyl, nale y wykona dzia anie 100/4*2. Punkt wyznaczaj cy trzeci kwartyl mo na obliczy za pomoc dzia ania 100/4*3.

32 458 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Na podstawie tych informacji atwo zauwa y, e nale y uporz dkowa rekordy w zbiorze danych i zliczy je. Zacznij od utworzenia kwerendy z rysunku Utwórz pole Rank w taki sam sposób jak na rysunku 16.18, a pole RCount tak jak na rysunku Rysunek Zacznij od utworzenia pól Rank (w którym pracownicy s uporz dkowani wed ug wygenerowanych wp ywów) i RCount (które zawiera czn liczb rekordów w zbiorze danych) Po utworzeniu w kwerendzie pól Rank i RCount mo na je wykorzysta w funkcji Switch, która przypisuje do ka dego rekordu odpowiedni kwartyl. Przyjrzyj si przez chwil u ywanej funkcji Switch: Switch([Rank]<=[RCount]/4*1,"1st",[Rank]<=[RCount]/4*2,"2nd", [Rank]<= [RCount]/4*3,"3rd",True,"4th") Funkcja Switch sprawdza tu cztery warunki i porównuje pozycj ka dego rekordu z punktami wyznaczaj cymi kwartyle w u ywanym zbiorze danych. Wi cej informacji na temat funkcji Switch znajdziesz w rozdziale 13. Na rysunku pokazano, jak wykorzysta przedstawion funkcj Switch w kwerendzie. Zauwa, e u ywany jest tu alias Quartile. Rysunek U ywanie funkcji Switch do tworzenia znaczników okre laj cych kwartyle Jak wida na rysunku 16.24, mo na posortowa wynikowy zbiór danych wed ug dowolnego pola, a znaczniki okre laj ce kwartyle pozostan prawid owe. Tworzenie rozk adu cz sto ci Rozk ad cz sto ci to analiza specjalnego rodzaju, która kategoryzuje dane wed ug liczby wyst pie elementów o okre lonych warto ciach wyznaczanych przez zmienne. Na rysunku pokazano rozk ad cz sto ci utworzony za pomoc funkcji Partition.

33 Rozdzia 16. Statystyki opisowe 459 Rysunek Wynikowy zbiór danych mo na posortowa w dowolny sposób bez ryzyka utraty znaczników okre laj cych kwartyle Rysunek Ten rozk ad cz sto ci utworzono za pomoc funkcji Partition W tym rozk adzie cz sto ci pracownicy s grupowani na podstawie uzyskanych wp ywów. Na przyk ad 183 pracowników nale y do grupy 500: Oznacza to, e tych 183 pracowników zarobi o od 500 do 5999 dolarów ka dy. Cho uzyskane tu wyniki mo na otrzyma na kilka sposobów, naj atwiejsza technika tworzenia rozk adu cz sto ci oparta jest na funkcji Partition: Partition(Liczba, Warto pocz tkowa, Warto ko cowa, Skok) Funkcja Partition okre la przedzia, do którego nale y dana liczba. Informuje, w jakim miejscu wyznaczanej serii przedzia ów znajduje si ta liczba. Funkcja Partition wymaga podania nast puj cych czterech argumentów: Liczba (wymagany) sprawdzana liczba. W kwerendzie jest to zwykle nazwa pola. Pozwala to okre li, e nale y sprawdzi warto ci tego pola z wszystkich wierszy. Warto pocz tkowa (wymagany) liczba ca kowita, od której rozpoczyna si wyznaczanie przedzia ów. Warto zauwa y, e liczba ta nie mo e by mniejsza od 0. Warto ko cowa (wymagany) liczba ca kowita, przy której ko czy si wyznaczanie przedzia ów. Warto zauwa y, e liczba ta musi by wi ksza ni Warto pocz tkowa.

34 460 Cz IV Analizowanie danych w Accessie Skok (wymagany) liczba ca kowita okre laj ca wielko ka dego przedzia u z zakresu od Warto pocz tkowa do Warto ko cowa. Liczba ta nie mo e by mniejsza od 1. Aby utworzy rozk ad cz sto ci widoczny na rysunku 16.25, utwórz kwerend z rysunku W kwerendzie tej wykorzystano funkcj Partition. Za pomoc argumentów okre lono, e sprawdzane jest pole Revenue, warto ci pocz tkow jest 500, warto ci ko cow , a skok wynosi Rysunek Ta prosta kwerenda tworzy rozk ad cz sto ci przedstawiony na rysunku Rozk ad cz sto ci mo na te utworzy dla grup. W tym celu nale y doda do kwerendy pole Grupuj wed ug. Na rysunku pokazano, jak to zrobi na podstawie pola Branch_Number. Rysunek Ta kwerenda tworzy odr bny rozk ad cz sto ci dla ka dego numeru oddzia u ze zbioru danych Wynik to zbiór danych (zobacz rysunek 16.28) obejmuj cy odr bny rozk ad cz sto ci dla ka dego oddzia u. W wynikach szczegó owo okre lona jest liczba pracowników z ka dego przedzia u rozk adu wp ywów. Rysunek Uda o si za pomoc jednej kwerendy utworzy zbiór rozk adów cz sto ci