W jakim generatorze znajduje się wniosek o płatność?

Transkrypt

1 1) W jakim generatorze znajduje się wniosek o płatność? Wniosek o płatność należy wypełnić w generatorze wniosków o płatność, które dostępne są na stronie WUP pod adresem 2) W jaki sposób należy skorygować należność za wykonaną pracę w przypadku zmiany umowy (np. z umowy o pracę, na umowę zlecenie) oczywiście po otrzymaniu zgody IP? Zgodnie z polskim prawodawstwem nie ma możliwości dokonywania korekt umowy. Zmiany w projekcie dotyczące form prawnych zatrudnienia powinny być zatwierdzane przed ich podpisaniem. 3) Jeśli pracownik jest zatrudniony w projekcie na umowę zlecenie lub umowę o pracę i w trakcie trwania projektu korzysta ze zwolnienia lekarskiego, to czy należy stosować potrącenia za chorobę mimo, że i tak musi wykonać swoją pracę w projekcie, a jest zatrudniony przez tego samego pracodawcę np. koordynator? Postępowanie w opisanej w pytaniu sytuacji zależne od tego, czy praca wykonywana przez daną osobę w projekcie jest określona w czasie i konieczne jest zastępstwo danej osoby, czy nie (np. zlecenie na wykonanie narzędzi do badania ewaluacyjnego / praca koordynatora bez wskazywania wymiaru czasu pracy / praca nauczyciela zatrudnionego w przedszkolu itd.). Postępowanie powinno być jednocześnie zgodne z przepisami krajowymi. W przypadku umowy o pracę należy za osobę pozostającą na zwolnieniu chorobowym ustanowić zastępstwo, przy czym kwalifikowalne są koszty wynagrodzenia osoby pozostającej na zwolnieniu chorobowym, natomiast wynagrodzenie osoby ją zastępującej powinno zostać pokryte ze środków własnych Beneficjenta. Należy przy tym zwrócić uwagę, że kwalifikowane jest tylko wynagrodzenie chorobowe, natomiast zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS niekwalifikowany. W przypadku umowy cywilno-prawnej nie ma konieczności zatrudniania osoby zastępującej. Praca powinna być w tym przypadku wykonana zgodnie z zapisami umowy, niezależnie od stanu zdrowia zleceniobiorcy. Możliwe jest ewentualnie rozwiązanie umowy i/lub podpisanie kolejnej umowy z inną osobą (kwalifikowalne są koszty związane bezpośrednio z pracą wykonywaną w projekcie). Wszystkie umowy powinny być konstruowane zgodnie z kodeksem pracy / kodeksem cywilnym, należy tez zwrócić szczególną uwagę, iż nie można z jedną osobą podpisać umowy zlecenie na wykonywanie zgodnych z zadaniami określonymi w umowie o pracę. 4) Jak rozliczać dojazd gości z zagranicy w obcej walucie czy w PLN? Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL w przypadku dokonywania operacji w walutach obcych Beneficjenci powinni w ramach prowadzonej działalności stosować kursy przeliczeniowe zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi podatku dochodowego, podatku VAT oraz zasad prowadzenia rachunkowości. Ponadto Zasady finansowania określają również sposoby postępowania przy rozliczaniu wydatków w walutach obcych we wnioskach o płatność. 5) Czy tablice multimedialne o wartości zł przeznaczone do realizacji projektu jako pomoc dydaktyczna powinno się zaksięgować w środkach trwałych, czy w pozostałych środkach trwałych? Polityka rachunkowości każdego podmiotu indywidualnie ustala zasady księgowania zakupów, zgodnie z ustawą rachunkowości. Jednocześnie należy zaznaczyć, że zgodnie z Zasadami finansowania PO KL z dnia 15 września 2008 r., cross-financingiem jest każdy zakup o wartości jednostkowej powyżej 350,00 zł, niezależnie od kwalifikowania danego zakupu jako środek trwały lub nie. W przypadku Beneficjentów, którzy realizują projekt zgodnie z wcześniej obowiązującymi Zasadami finansowania PO KL, do cross-financingu zalicza się zakup sprzętu wpisywanego na ewidencję ilościowo-wartościową jednostki, a więc kwalifikowane jako sprzęt.

2 6) Jeśli w kosztach pośrednich zaplanowane zostało wynagrodzenie dla dyrektora szkoły, czy głównego księgowego- jaką umową i czy w ogóle potrzebna jest umowa? Sposób wypłacania wynagrodzenia za pracę w ramach projektu (pełnienie funkcji merytorycznej jako personel projektu) powinien być przedstawiony w metodologii wyliczania kosztów pośrednich we wniosku o dofinansowanie projektu. Beneficjent powinien był oprzeć się na dotychczasowym wynagrodzeniu dyrektora lub głównego księgowego wypłacanym na podstawie umowy o pracę (finansowanie części etatu) lub na umowie cywilno prawnej. Nie może być to dodatkowe wynagrodzenia np. umowa zlecenie na księgowanie projektu. W przypadku, gdy księgowy zatrudniony jest na umowę cywilno-prawną i jest to osoba niezatrudniona na etacie u beneficjenta wydatkiem w metodologii będzie cała kwota z umowy cywilnoprawnej. Jeżeli we wniosku o dofinansowanie projektu, Beneficjent zadeklarował rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków - będzie to % wynagrodzenia danej osoby w określonej jednostce założony we wniosku o dofinansowanie. Jeżeli chodzi o koszty zarządu (zajmowanie się realizacją projektu ze względu na nadzór nad jednostką, bez jednoczesnego pełnienia funkcji personelu w projekcie) ujęte w metodologii koszty oparte mogą być wyłącznie o finansowanie części etatu danej osoby (wypłacanie środków wynika z zakresu obowiązków tych osób). 7) Zakup pomocy dydaktycznych został umieszczony na wniosku jako niepodlegający zasadom cross-financingu. Nie będą one również ewidencjonowane w ewidencji środków trwałych. Czy jeśli pojedyncze zakupy na fakturę VAT będą przekraczać kwotę 350 zł, to czy zostaną one przez WUP zakwalifikowane jako cross- financing? Zgodnie z najnowszymi zasadami finansowania PO KL, które obowiązują od 1 października 2008r. zostało jasno określone, iż wszystkie zakupy powyżej 350zł są traktowane jako crossfinancing. Jednakże decyzje tej sprawie należy podjąć na podstawie Zasad finansowania wskazanych w umowie o dofinansowanie projektu jako aktualnie obowiązujące. 8) Co w przypadku, gdy kwota na wniosku o płatność przekroczy kwotę ujętą w budżecie projektu (jak rozliczyć taką kwotę)? Rozliczając poniesione wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Ponadto Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w budżecie projektu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, przy czym poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu. Beneficjent powinien więc złożyć wniosek o płatność ze wskazaniem wszystkich poniesionych wydatków. Jednocześnie możliwe są zmiany w budżecie projektu, opisane w Zasadach finansowania PO KL, które mogą spowodować podniesienie wydatków na dane zadanie. Postępowanie w takim przypadku jest analogiczne, w razie konieczności IP poprosi o wyjaśnienia dotyczące rozliczanego wniosku o płatność. 9) Czy w ramach środków przeznaczonych na wynagrodzenie księgowej (ujętych w kosztach pośrednich) można zatrudnić księgową szkoły w ramach projektu. Jeżeli TAK, to w jakiej formie powinno być zatrudnienie (umowa- zlecenie czy pracy, a może w formie dodatku lub nagrody) Obowiązki księgowej w ramach projektu realizowanego przez Beneficjenta- będącego szkołą, może pełnić księgowa szkoły. Środki kwalifikowane będą stanowić część wynagrodzenia wynikającego z metodologii wyliczenia kosztów pośrednich na podstawie metodologii wskazanej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu lub mogą być wypłacane na podstawie dodatkowej umowy cywilno-prawnej. Ewentualne dodatki lub nagrody wypłacane wraz z wynagrodzeniem do umowy o pracę są kwalifikowalne, o ile stanowią dodatki

3 regulaminowe (szczegóły podają Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL). Ponadto należy zaznaczyć, że umowy cywilno-prawne mogą być zawierane tylko z osobami, które maja inny zakres czynności niż wynikający z umowy o pracę lub nie są zatrudnione na umowę o pracę w danej jednostce. W kosztach pośrednich ujmujemy albo metodologię wyliczając wynagrodzenie z dotychczasowego etatu księgowej, albo wyłącznie umowę zlecenie. 10) Czy księgowa w ramach projektu powinna tylko księgować wydatki, czy może również np. sporządzać wnioski o płatność itp.? Zadania dotyczące sporządzania wniosków o płatność realizowane są przez osoby zgodnie z zakresem ich obowiązków wynikających z wniosku o dofinansowanie realizacji projektu oraz w przypadku umowy o pracę również z zakresu obowiązków wynikających z tej umowy. 11) Jeśli nie zgłosiliśmy środków niewygasających, bo nie powinno nam nic zostać a okaże się, że nie wydamy np. 100 zł, to czy też zwracamy je do ? A w takiej sytuacji, co z ta kwotą 100zł w dniu ? - czy może zostać na koncie na rachunku wyodrębnionym i zwracamy ją dopiero w styczniu? - czy możemy ja zwrócić w dniu ? Podmioty mają obowiązek zwracać środki niewykorzystane do 15 stycznia 2009 r. co oznacza, że środki mogą być również zwrócone przed dniem 1 stycznia 2009 r. 12) Czy można przenieść środki z kosztów pośrednich do cross- financingu (a w dodatku cross- financing zbliża się do 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych), gdy koszty pośrednie rozliczone są na podstawie rzeczywistych wydatków (faktur)? Zasadniczo dopuszczalne są zmiany polegające na przesunięciach środków pomiędzy kosztami pośrednimi a bezpośrednimi w momencie, gdy rozliczane są one na podstawie rzeczywistych wydatków (nie jest to możliwe przy ryczałcie). Nie można natomiast, zgodnie z Zasadami finansowania PO KL oraz zapisami umowy o dofinansowanie projektu podnosić samodzielnie wartości wydatków w ramach crossfinancingu do wysokości wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu wykazane powyżej dopuszczalnej łącznej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowane. Należy zaznaczyć, że Beneficjenta obowiązuje wartość wydatków w ramach crossfinancingu a nie limit procentowy. Jednocześnie zaznaczyć należy, że każda zmiana w projekcie jest możliwa na zasadach określonych w Zasadach finansowania PO KL (a więc z odpowiednim zawiadomieniem IP o zmianie oraz uzyskaniem pisemnej zgody). 13) Czy można przenieść środki z kosztów pośrednich (rozliczonych na podstawie rzeczywistych wydatków ) na realizację innego: - zadania projektu - podzadania projektu Wg znowelizowanych Zasad finansowania z 15 września 2008 r. w przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, zasady dotyczące kosztów pośrednich są analogiczne jak w przypadku kosztów bezpośrednich. Możliwe jest dokonywanie przesunięć środków między zadaniami a kosztami pośrednimi rozliczanymi na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, wówczas łączna wartość wymienionych kosztów traktowana jest jak wartość zadania. 14) Czy we wniosku o płatność należy wypisywać wszystkie występujące na fakturze nazwy pozycji czy wystarczą same numery pozycji? W załączniku nr 1 do wniosku o płatność (zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem), Beneficjent powinien wskazać nazwę towaru lub usługi występującą na fakturze. Jeżeli zakupy w ramach danej faktury dotyczą kilku zadań, na fakturze

4 należy ująć odpowiednio w ramach tych zadań wskazując nazwę towaru i usługi zakupionej w ramach zadania i odpowiednią kwotą kwalifikowaną w ramach zadania. Nazwa powinna być zgodna z budżetem projektu a nie nazwą towaru albo punktu z FV. 15) Z otrzymanej transzy na poczet wydatków zaplanowano wydatki na wynagrodzenie oraz podatek dochodowy od wynagrodzeń i składkę za okres IX-XI. Transze należy rozliczyć do 8 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego tj. 10 XII 2008 obowiązek opłacenia składki ZUS oraz PIT powstaje w XII Czy można tę kwotę wydatków niemożliwych do poniesienia w XI 2008 przenieść na XII 2008 i rozliczyć w kolejnym wniosku składanym za XII 2008? Czy wymagana jest do tego osobna zgoda? Nie jest wymagana osobna zgoda. W sytuacji gdy w danym okresie rozliczeniowy Beneficjent nie przekazała składek ZUS oraz PIT może rozliczyć taki wydatek w następnym okresie rozliczeniowym (w kolejnym wniosku o płatność). 16) Na jaką kwotę należy wpisać w pozycji 2 pkt 10 wnioskowana kwota, czy ma to być cała kwota projektu czy kwota dofinansowania w danym roku np. 2008? Wnioskowana kwota, to kwota która beneficjent chce otrzymać w ramach zaliczki na realizację projektu w danym okresie, kwota powinna być zgodna z harmonogramem płatności z umowy o dofinansowanie projektu. 17) Opisy dokumentów finansowych - czy można zastosować załącznik papierowy do faktury, na którym wypełniono wszystkie dane dotyczące ponoszenia wydatków? Co do zasady, opisywanie lub nadruk opisu powinno być wykonane na odwrocie dokumentu księgowego. W szczególnych przypadkach, w razie braku możliwości opisania dokumentu na jego odwrocie, możliwe jest sporządzenie opisu na odrębnej kartce, w postaci załącznika do dokumentu właściwego, na stałe z nim połączonego. Jeśli jest miejsce z przodu FV, część opisu można się też tam umieścić. Na załączniku należy umieścić nazwę i numer dokumentu, do którego załącznik jest sporządzony. 18) Czy zestawienie dokumentów ujmować zadaniami czy tak, jak mamy księgowane? Zestawienie dokumentów należy ujmować zgodnie ze wzorem, umieszczonym w Zasadach finansowania PO KL (czyli w podziale na zadania). W sytuacji, gdy Beneficjent załącza wydruk z komputerowego systemu księgowego projektu potwierdzony przez osoby upoważnione lub poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię ewidencji księgowej projektu dokument ten powinien spełniać wymogi określone w zasadach finansowania PO KL tj. powinien być przedstawiony w podziale na zadania. 19) Czy na materiałach promocyjnych, szkoleniowych, innych dokumentach zamieszczamy logo WUP? Obowiązkowymi logotypami jakie powinny się znaleźć na dokumentach związanych z realizacją projektu są: logotyp PO KL oraz UE. Logotyp WUP nie jest obowiązkowy, aczkolwiek istnieje możliwość jego zamieszczania. Ponadto wszelkie dokumenty dotyczące realizacji projektu powinny zawierać jasne wskazanie na współfinansowanie publikacji przez EFS. Informacje dotyczące oznaczania materiałów można znaleźć w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach PO KL. 20) Czy wydatki można regulować gotówką, a nie przelewem, czy są takie, które gotówką płacić nie można? Jak potwierdzać wydatki poniesione gotówką? Generalnie co do zasady wszystkie wydatki powinny być wykonywane z wyodrębnionego rachunku, ale dopuszczalne są płatności ponoszone gotówką. W przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. zapłacono gotówką lub forma płatności - gotówka lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy fiskalnej Beneficjenta.

5 W przypadku wypłat gotówkowych wyciąg bankowy zastępujemy raportem kasowym. 21) Czy oprogramowanie komputera w kwocie musi być księgowane jako środki trwałe? Sposób zarówno środków trwałych jak i wartości niematerialnych i prawnych reguluje polityka rachunkowości każdego podmiotu, która indywidualnie ustala zasady księgowania zakupów, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 22) Z czego płacimy nauczycielowi zastępującemu nauczyciela, który jest na zwolnieniu lekarskim? Wynagrodzenie pracownika, który jest na zwolnieniu jest finansowane ze środków z EFS (pod warunkiem, że nie przekracza 33 dni kalendarzowych, zasiłek finansowany z ZUS jest niekwalifikowalny), natomiast wynagrodzenie osoby, która ją zastępuje jest sfinansowane ze środków własnych podmiotu. 23) Jeżeli projekt obejmuje okres to kiedy składamy pierwszy wniosek o płatność? Czy jest możliwość złożenia wniosku obejmującego okres ? Okres składania wniosku o płatność, również pierwszego wniosku o płatność, reguluje umowa o dofinansowanie projektu oraz zasady finansowanie PO KL. Powyższa sytuacja nie jest możliwa z uwagi na fakt, że jest to okres 4 miesięczny, a wnioski o płatność są składane nie rzadziej, niż raz na 3 miesiące. 24) Wzór opisu faktur nie zawiera rozdziału na paragrafy, zatem należy je umieszczać na fakturach, czy nie jest to potrzebne? Wzór opisu dokumentu księgowego jest uniwersalny do stosowania przez jednostki budżetowe i nie budżetowe. Jeżeli odrębne przepisu nakazują jednostkom budżetowym umieszczać klasyfikacje budżetową na dokumentach finansowych, to z punktu widzenia IP, nie ma przeciwwskazań, aby to robić. 25) Czy w przypadku wyniknięcia oszczędności dokonamy przesunięcia wewnątrz zadania musimy się kierować również limitem 10% i czy przesunięcia możemy dokonać z crossfinancingu na zakup, który nie jest w ramach cross-financingu (tym samym zmniejszyć wysokość cross-financingu)? W przypadku konieczności dokonywania zmian w ramach zadania nie jest konieczne uzyskiwanie zgody IP. Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w budżecie projektu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, przy czym poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu. Jednocześnie należy zaznaczyć, że zmiany te podlegają weryfikacji zasadności ich poniesienia podczas rozliczania wniosku o płatność. Należy zatem rozważyć w przypadkach kontrowersyjnych zwrócenie się do IP z prośbą o zatwierdzenie tego typu zmian przed ich dokonaniem, pomimo braku takiego obowiązku. Zasady dokonywania zmian w projekcie regulują zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Analogicznym zasadom podlegają wydatki przeznaczone na cross-financing, przy czym niemożliwa do przekroczenia jest górna granica wydatków. nie może zwiększyć wydatków na zakupy w ramach cross-financingu, można ich natomiast nie wykorzystać w całości. 26) Jeżeli chcemy dokonać przesunięć pomiędzy zadaniami i np. w Zadaniu 1 mamy 1 000zł i przesuniemy 100 zł na dwa zadania tj: - zadanie 2-500zł- przesuniemy 50zł - zadanie 3-500zł- przesuniemy 50zł Czyli rozbijemy 10% z Zadania 1 na inne (kilka) zadań czy możemy tak zrobić? Sytuacja taka jest dopuszczalna i prawidłowa.

6 27) Czy możemy rozliczyć koszty pośrednie (ryczałt) w ostatnim wniosku o płatność w całości? (pomijając koszty pośrednie we wcześniejszych wnioskach o płatność). Co do zasady we wniosku o płatność Beneficjent powinien rozliczać wszystkie poniesione wydatki również w ramach kosztów pośrednich. Rozliczanie wydatków poniesionych w okresach wcześniejszych nie rozliczonych dotychczas we wniosku o płatność nie jest możliwe. 28) Czy do wniosku o płatność należy załączyć wyciąg z rachunku bankowego partnera? Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL z dnia 15 września 2008 r., istnieje taki obowiązek - jeżeli z rachunku bankowego partnera zostają ponoszone wydatki w ramach projektu wynika to ze wzoru umowy, zgodnie z którym Beneficjent zobowiązuje się do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność m.in. poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii wyciągów z rachunków bankowych, potwierdzających wydatki objęte wnioskiem o płatność, za okres za który składany jest wniosek o płatność. Należy zwrócić uwagę, że większość umów zgodnych z wcześniej obowiązującymi Zasadami finansowania PO KL (które nie przewidywały tego obowiązku) została aneksowana w tym zakresie. Szczegóły dotyczące sposobu rozliczania projektu zależą od kształtu umowy partnerskiej, która powinna jasno określić nie tylko zadania poszczególnych partnerów, ale również sposób rozliczeń finansowych w partnerstwie. 29) Załącznik nr 1 wniosku o płatność - kolumna źródło finansowania - jeśli wkład jest przekazywany w formie finansowej (przelew JST na konto projektu) to w jaki sposób wskazać jakiego dokumentu dotyczy? Wniesienie wkładu finansowego własnego przez Beneficjenta w formie finansowej oznacza również, że środki te zostaną przeznaczone na wydatki w ramach projektu. Beneficjent sam decyduje, które wydatki pokrył środkami w ramach wkładu własnego. Środki w ramach wkładu własnego należy rozliczać na tych samych zasadach jak ośrodki EFS (czyli można każdą fakturę rozliczać proporcjonalnie lub wskazywać poszczególne wydatki jako pokryte z wkładu własnego). W kolumnie źródło finansowania należy wskazywać JST (zgodnie z Instrukcją wypełniania WNP oznacza to wkład z budżetu jednostek samorządu terytorialnego), jeżeli dany wydatek jest finansowany z wkładu własnego lub BP, jeżeli dany wydatek jest finansowany z dotacji rozwojowej przekazanej przez WUP. 30) Czy wkład własny można pokazać przy dowolnej fakturze (jest to wkład finansowy)? Beneficjent sam decyduje, które wydatki pokrył środkami w ramach wkładu własnego (pieniężnego). Środki w ramach wkładu własnego należy rozliczać na tych samych zasadach jak ośrodki EFS, czyli można każdą fakturę rozliczać proporcjonalnie lub wskazywać poszczególne wydatki jako pokryte z wkładu własnego. 31) Kiedy dostępny będzie Generator Wniosków o płatność PO KL? Generator wniosków o płatność dostępny jest na stronie WUP w Rzeszowie w zakładce generatory wniosków. 32) Czy w kolumnie 4 tabela 4 wniosku o płatność należy ujmować kwoty tylko wtedy, gdy wcześniejszy wniosek o płatność został zatwierdzony przez IP? TAK 33) Jeżeli na rynku nie ma jednostek, które mogłyby przeprowadzić specjalistyczne szkolenie, jak należy postępować? Na etapie przygotowania projektu Beneficjent powinien dokonać analizy dostępności szkoleń. Jeżeli założone szkolenie nie może być zrealizowane należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie opiekuna projektu wyznaczonego z ramienia WUP (istnieje podejrzenie niezrealizowania projektu zgodnie z założeniami ujętymi we wniosku).

7 34) Jak rozliczyć dojazdy odbiorców wsparcia na szkolenie (koszty bezpośrednie) w razie różnicy w kwocie założonej, a poniesionej. np. bilet dla jednej osoby kosztuje 4,5zł, a natomiast bilet dla innej osoby kosztuje 8 zł, w sytuacji gdy założono 6zł na koszty dojazdu. Dojazdy rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków przy czym Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w budżecie projektu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu. 35) Jak należy rozliczać kwoty pośrednie czy według faktur, czy ryczałtem. Jeśli ryczałtem, to czy należy gromadzić dokumenty? Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL Beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu zadaniowego tj. przedstawia podział na: - koszty bezpośrednie - koszty pośrednie. Beneficjent ma obowiązek przedstawienia w załączniku do wniosku o dofinansowanie projektu uzasadnienia dla wykazanej we wniosku o dofinansowanie wartości kosztów pośrednich, które zamierza w projekcie rozliczyć. Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: ryczałtem; na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków). W związku z powyższym sposób rozliczenia kosztów pośrednich wynika bezpośrednio z wniosku o dofinansowanie. Jeżeli Beneficjent zdecyduje się na rozliczenie kosztów pośrednich ryczałtem wtedy, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL oraz zgodnie z Zasadami finansowania PO KL należy je traktować jako poniesione w momencie przeksięgowania z konta projektowego na bieżące konto Beneficjenta. W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, procentowy limit kosztów pośrednich jest wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Limit ten jest podstawą do rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia wydatków bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach programu. Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie podlegają wymogom ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu, muszą natomiast być ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi. Brak wymogu ewidencjonowania w projekcie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem oznacza, że wydatki z nimi związane wykazane we wniosku o płatność nie podlegają kontroli na miejscu. Podczas kontroli na miejscu możliwe jest zweryfikowanie prawidłowości metodologii wyliczania kosztów pośrednich przedstawionej przez Beneficjenta na etapie wnioskowania o środki w ramach PO KL (w szczególności, czy kwoty, w oparciu o które Beneficjent wyliczył koszty pośrednie są rzeczywiste). W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, zasady są analogiczne jak w przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich, czyli koszty pośrednie rozliczane są na podstawie dokumentów księgowych do wysokości łącznej określonej w zatwierdzonym budżecie projektu. Wydatki pośrednie są wykazywane w zestawieniu poniesionych wydatków załączanym do wniosku o płatność ze wskazaniem szczegółowym dokumentów rozliczanych w danym wniosku o płatność. Zasady rozliczania kosztów pośrednich są opisane w Zasadach finansowania PO KL. 36) Jeśli zbliża się okres rozliczeniowy, a nie wydatkowaliśmy 70% otrzymanej transzy, czy składamy wniosek o płatność, czy czekamy np. kolejny miesiąc aż wydamy 70%?

8 Zatwierdzony wniosek o płatność rozliczający co najmniej 70% środków otrzymanych w ramach dotacji rozwojowej jest podstawą do przekazania kolejnej transzy środków na dofinansowanie projektu. Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosku o płatność zgodnie z harmonogramem płatności w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego, niezależnie od tego, czy wydatkował już 70% dotychczas otrzymanych środków, czy nie. Możliwe jest składanie przez Beneficjenta wniosków cząstkowych nie rozliczających 70% środków, przy czym ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków dla Beneficjenta. 37) Na początku realizacji projektu poniesiono wydatki w ramach cross - financingu w pełnej zakładanej w projekcie kwocie. Jeśli na końcu realizacji projektu okaże się że wydatki bezpośrednie uległy zmniejszeniu i w związku z tym poniesione wydatki na cross - financing przekraczają 10%, to czy należy tę różnicę sfinansować ze środków własnych czy będzie to wydatek niekwalifikowany? Beneficjent jest uprawniony do ponoszenia wydatków w ramach cross-financingu do wysokości wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Beneficjenta obowiązuje więc wartość wydatków w ramach cross-financingu, a nie limit procentowy (wydatki te zostaną uznane za kwalifikowalne). 38) Jeżeli po rozliczeniu projektu zmieniły się koszty bezpośrednie czy należy automatycznie zmniejszyć kwoty pośrednie (rozliczane ryczałtowo) do wysokości określonego % wydatków bezpośrednich. Czy koszty pośrednie pozostają w określonej we wniosku wysokości? W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, procentowy limit kosztów pośrednich wskazany jest w umowie o dofinansowanie projektu. Limit ten jest podstawą do rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczania wydatków bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadom kwalifikowalności w ramach programu. Wszelkie redukcje kosztów bezpośrednich mają wpływ na ryczałtową kwotę kosztów pośrednich. W sytuacji pomniejszenia się sumy kosztów bezpośrednich należy więc automatycznie zmniejszyć również kwotę kosztów pośrednich do wysokości % określonego we wniosku o dofinansowanie projektu. 39) Rozliczając w tym roku ostatnia transzę koszty pośrednie na pewno będą większe, niż jest założone w budżecie na ten rok, ponieważ budżecie jest to procent kosztów pośrednich na ten rok jak mamy to rozliczyć? Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL nie jest możliwe, aby koszty pośrednie były wyższe od zakładanych w projekcie. Ponieważ w przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem procent kosztów pośrednich liczony jest od wartości kosztów bezpośrednich całego projektu. Beneficjent dokonuje przeksięgowania odpowiedniej (obliczonej jako % kosztów pośrednich określony w umowie o dofinansowanie przemnożonej przez wartość wydatków bezpośrednich rozliczanych w danym wniosku o płatność) wysokości wydatków pośrednich oraz refundacji odpowiedniej kwoty z rachunku projektu na bieżąco w odniesieniu do poniesionych wydatków np. po zakończeniu pełnego miesiąca kalendarzowego lub innego przyjętego okresu rozliczeniowego. Niemniej jednak, jeżeli z zatwierdzenia wniosku o płatność przez IP będzie wynikało, że wartość kosztów pośrednich, które mogą być rozliczone jest niższa niż faktyczna kwota przeksięgowana przez beneficjenta, należy dokonać odpowiedniego zwrotu środków na rachunek projektu. Należy pamiętać, że wszelkie redukcje kosztów bezpośrednich (np. w związku z korektami finansowymi) mają wpływ na ryczałtową kwotę kosztów pośrednich.

9 40) Czy JST (gmina) ma obowiązek wykazać i zwrócić uzyskane odsetki od środków na rachunku bankowych - w umowie nie podano w tym punkcie numeru konta UP? Odsetki narosłe na rachunkach bankowych, zgodnie z ustawą z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego stanowią dochód JST (gminy) i nie są zwracane. Nie należy ich również wykazywać we wniosku o płatność. 41) W tabeli nr 1 wniosku o płatność jeżeli rozliczamy się ryczałtem, a opłaty za media za miesiąc grudzień (koszty pośrednie) zostaną zapłacone w styczniu, to czy w tej tabeli mamy wykazać te środki? W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem wydatki pośrednie nie są w ogóle wskazywane w załączniku nr 1. Jednocześnie ogólną zasadą jest, że zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków w załączniku nr 1 do wniosku o płatność powinno obejmować tylko faktycznie poniesione wydatki (dokonane płatności) objęte danym wnioskiem. 42) Czy możliwe są przesunięcia w wydatków dot. cross- financingu? W budżecie: - notebook 3 500zł - drukarka zł Czy możliwe i prawidłowe jest rozliczenie - notebook 3 000zł - drukarka zł = następuje przeniesienie 500 zł Jeżeli zakupy notebooka i drukarki odbywają się w ramach jednego zadania powyższe przesunięcie jest dopuszczalne. 43) Czy środki na pokrycie wkładu własnego należy przelewać na rachunek bankowy projektu? Szczególnie, czy trzeba to robić jeśli we wniosku oznaczono że wkład własny to będą wszystkie koszty pośrednie? Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu, z wyodrębnionego rachunku bankowego projektu powinny być, o ile to możliwe, ponoszone wszystkie płatności. Z zasady więc pełna wartość projektu, wraz z wkładem własny powinna przepływać przez wyodrębnione konto projektowe, niezależnie od tego, które z wydatków budżetowych finansowane są z wkładu własnego. W razie uzasadnionego dokonywania płatności z konta bieżącego Beneficjenta, a nie z konta projektowego należy do wniosku o płatność załączyć wyciąg z rachunku bieżącego Beneficjenta. 44) Z jakiego rachunku bankowego opłacać faktury za prąd, jeśli zgodnie z umową rozliczamy koszty pośrednie na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków. Szczególnie ma to znaczenie jeśli na własne potrzeby firmy rozliczamy 95% faktury, a do projektu księgujemy 5% faktury? Beneficjent może fakturę płacić zgodnie ze swoją wolą: albo od razu rozdzielić koszt na odpowiedni procent i zapłacić odpowiednio 5% z rachunku projektu i 95% z bieżącego. albo całość zapłacić z rachunku bieżącego, a następnie zrefundować proporcjonalnie poniesiony wydatek w ramach projektu z konta projektu. Należy przy tym pamiętać, aby dokonać powyższego rozdzielenia w jednym dniu. W drugim przypadku do wniosku o płatność należy załączyć wyciąg z rachunku bieżącego. 45) Skąd mamy wziąć środki na realizację projektu w styczniu każdego roku, skoro WUP zgodnie z prawem ma czas do końca stycznia by nam przelać te środki? Czy należy wziąć kredyt, czy raczej można aneksować umowę i przesunąć realizację projektu? Propozycja aneksowania umowy jest bezzasadna. Beneficjent powinien zabezpieczyć środki na realizację projektu. Dopuszczalne jest kredytowanie, jednak koszty kredytu nie są wydatkiem

10 kwalifikowanym w ramach projektu. Ewentualnie należy zaplanować realizację projektu w taki sposób, aby w okresie, w którym nie będą dostępne środki dotacji na realizację projektu (pierwsze tygodnie stycznia) nie realizować większych płatności, natomiast pozostałe wydatki ponosić z rachunku bieżącego firmy, a następnie po otrzymaniu środków, zrefundować z rachunku projektu. 46) Czy na przelew zwrotny środków niewygasających trzeba składać dodatkowy wniosek o płatność? Chodzi o środki przelane do WUP 14 listopada Przelewy środków niewygasających na konta Beneficjentów dokonywane będą bez dodatkowych formalności. 47) Co wpisujemy w załączniku numer 1 do wniosku w ostatniej kolumnie źródło finansowania? Gdy wydatek poniesiony jest z dotacji rozwojowej wpisujemy BP (budżet państwa), gdy poniesiony jest w ramach wkładu własnego należy określić źródło (w przypadku wkładu własnego pochodzącego z budżetu JST JST ). Zasady te opisane są w Instrukcji wypełniania wniosku o płatność. 48) Okres realizacji projektu we wniosku data rzeczywistego zakończenia projektu, czy finansowego? Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu okres realizacji projektu jest okresem realizacji zarówno rzeczowym, jak i finansowym. Końcowa data realizacji projektu nie musi uwzględniać czasu na złożenie wniosku o płatność końcową i finalne rozliczenie projektu Beneficjent od zakończenia realizacji projektu (końcowej daty realizacji) ma 30 dni na złożenie do IP końcowego wniosku o płatność i do tego czasu może realizować płatności, o ile wynikają one ze zobowiązań związanych z realizacją projektu w określonym w umowie terminie. 49) Co jeśli faktura za miesiąc poprzedni przychodzi w 15-tym dniu kolejnego miesiąca - w jaki sposób uregulować tę płatność? We wniosku o płatność ujmowane są wydatki faktycznie poniesione w okresie rozliczeniowym, którego dotyczy wniosek. W związku z tym, jeżeli faktura dotyczy zadania zrealizowanego w poprzednim okresie rozliczeniowym, a zapłacona została później, należy ją ująć w tym okresie rozliczeniowym, w którym został poniesiony wydatek (faktura została opłacona). 50) Czy wynagrodzenie chorobowe kierownika projektu jest wydatkiem kwalifikowanym? Wynagrodzenie chorobowe kierownika projektu jest wydatkiem kwalifikowanym w projekcie. (pod warunkiem, że nie przekracza 33 dni kalendarzowych, zasiłek finansowany z ZUS jest niekwalifikowalny) 51) Co w przypadku, gdy niezdolność do pracy kierownika projektu przedłuża się (np. ciąża). Czy wówczas należy ustanowić np. zastępstwo? Beneficjent zobowiązany jest zapewnić ciągłość realizacji projektu, w związku z tym należy ustanowić zastępstwo w przypadku przedłużającej się niezdolności do pracy kierownika projektu, jednak koszty wynagrodzenia osoby zastępującej nie będą wydatkiem kwalifikowanym. W przypadku, gdy beneficjent wie, że pracownik nie powróci na swoje stanowisko, powinien wprowadzić zmianę osoby pełniącej funkcję w projekcie. Zmiana musi być zaakceptowana przez IP. 52) Czy w przypadku rozliczenia kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, płatność zostaje poniesiona wprost z rachunku projektu, czy dokonujemy zapłaty z rachunku naszego, a później refundujemy z rachunku projektu? Zasadniczo, jeżeli nie ma przeszkód, aby dokonywać płatności bezpośrednio z rachunku projektu dokonujemy płatności z rachunku projektu.

11 Istnieje również możliwość opłacenia całości z rachunku bieżącego, a następnie zrefundowania poniesionego wydatku w ramach projektu z konta projektu. Należy przy tym pamiętać, aby dokonać powyższego rozdzielenia w jednym dniu. W takim przypadku do wniosku o płatność należy załączyć wyciąg z rachunku bieżącego Beneficjenta. 53) Jak należy dokumentować rezultaty miękkie (jakościowe)? Przykładowe sposoby mierzenia i dokumentowania rezultatów miękkich: - dzienniki osobistego rozwoju prowadzone przez uczestników, - dokumentacja doradcza, - dokumentacja szkoleniowa (wyniki testów i egzaminów, obserwacje prowadzących) - testy psychologiczne, - kwestionariusze i ankiety, - wywiady i rozmowy rejestrowane, - pre- i post-testy (diagnoza poziomu początkowego, a następnie postępów Beneficjenta w zwiększaniu jego umiejętności), Należy jednak podkreślić, że osiągane rezultaty różnią się w zależności od specyfiki projektu. Przykłady rezultatów miękkich wskazane są w dokumentacji konkursowej. Sposób ich pomiaru zależy od Beneficjenta i powinien być określony we wniosku o dofinansowanie projektu. Instytucja Pośrednicząca nie narzuca sposobów mierzenia rezultatów. 54) W kosztach pośrednich jest wynagrodzenie dyrektora finansowego: x 20% = 840 w projekcie Czy konieczne jest dokumentowanie wynagrodzenia w kwocie zł (dokumentami wyciąg bankowy), jeśli w projekcie rozliczanym jest tylko 840 zł? Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: - ryczałtem, - na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków). W związku z tym, jeżeli wynagrodzenie dyrektora rozliczane jest ryczałtowo dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku jest przelew bankowy potwierdzający refundację całości kosztów pośrednich z rachunku projektu. Jeżeli natomiast wynagrodzenie dyrektora rozliczane jest na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków jest lista płac. Wynagrodzenie to (20% wynagrodzenia) powinno, o ile jest to możliwe zostać wypłacone z konta projektowego. Istnieje również możliwość opłacenia całości z rachunku bieżącego, a następnie zrefundowania poniesionego wydatku w ramach projektu z konta projektu. Należy przy tym pamiętać, aby dokonać powyższego rozdzielenia w jednym dniu. W takim przypadku do wniosku o płatność należy załączyć wyciąg z rachunku bieżącego Beneficjenta. 55) Jak dokument powinien być opisany (opieczętowany) w przypadku składek ZUS pracodawcy? Składki te naliczone są dowodem poleceniem księgowania i połączona jest kserokopia DRA. Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL, dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty. Nie mogą być to kserokopie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Potwierdzeniem zapłaty składek ZUS jest deklaracja DRA wraz z wyciągiem bankowym dokumentującym przelew odpowiedniej kwoty na rachunek ZUS. Dokument powinien być opisany w taki sposób, aby widoczny był związek z projektem, zgodnie z obowiązującymi wzorami opisu dokumentów księgowych znajdujących się na stronie internetowej w zakładce Dokumenty do pobrania. 56) Jakie dokumenty kwalifikacyjne powinna mieć osoba zaangażowana do projektu np. nauczyciel do zajęć wyrównawczych z języka angielskiego, nauczyciel innych przedmiotów?

12 Wymagania dotyczące osób zaangażowanych w projekcie (nauczyciel) powinny być określone we wniosku o dofinansowanie projektu oraz zgodne z przepisami krajowymi. IP nie narzuca dodatkowych wymagań. 57) Mamy jeszcze niepodpisana umowę. Projekt realizujemy od r. wydatkujemy środki. Co z wydatkami niewygasającymi? Do r. nie przekazaliśmy informacji ponieważ nie mamy umowy Kwestie związane ze środkami niewygasającymi zostały rozwiązane w każdym z projektów indywidualnie. W przypadku projektów, których umowy nie są jeszcze podpisane, harmonogramy płatności zamykają się w roku kalendarzowym (suma środków wypłacanych przez IP i wydatkowanych przez Beneficjenta bilansuje się do zera) w związku z czym w projektach tych problem środków niewygasających nie istnieje (środki nie będą przenoszone na kolejny rok budżetowy). W razie niezgodności w konkretnych przypadkach w tym zakresie prosimy o kontakt z opiekunem projektu. 58) Czy adaptacją może być zmiana przeznaczenia pomieszczenia (kantorek przy sali na biuro projektu), co związane jest z wykuciem otworu drzwiowego z drzwiami i oknami wewnątrz? Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL taki wydatek nie może być kwalifikowany. Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań w ramach PO KL. Zasadniczo powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu. Cross-financing powinien być ponadto powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. Wydatki w ramach cross-financingu oraz ich uzasadnienie, Beneficjent przedstawia we wniosku o dofinansowanie projektu, który jest następnie oceniany przez KOP. 59) W jakim szyku należy układać kserokopie dowodów księgowych potwierdzających wydatki projektu przechowywane w instytucji realizującej projekt? Potwierdzeniem poniesienia wydatków są oryginały dowodów księgowych (nie zaś ich kserokopie) odpowiednio opisane i zaksięgowane. Podczas kontroli na miejscu sprawdzeniu zostaną poddane tylko oryginały losowo wybranych dowodów, zatem Beneficjent powinien ułożyć je w sposób pozwalający na bezpośredni do nich dostęp. Natomiast dokumentacja projektu merytorycznie przedstawiająca przebieg realizacji projektu powinna być opisana oraz posiadać odpowiednie oznaczenia graficzne zaś uszeregowanie dokumentów powinno pozwalać na weryfikację stanu zaawansowania realizacji zadań zakładanych w projekcie w dowolnej chwili. 60) Kto ma wypełniać karty pracy osoby zatrudnione na umowę o pracę? osoby zatrudnione na umowę cywilno - prawną? trenerzy? Każda z wymienionych osób potencjalnie powinna wypełniać kartę czasu pracy lub zestawienie godzin przepracowanych. Kata czasu pracy lub zestawienie godzin przepracowanych sporządzane jest w celu udokumentowania pracy wykonanej na rzecz projektu zgodnie z zawartą umową. Pytanie jest zbyt ogólnie sformułowane, dlatego też nie można jednoznacznie wykluczyć żadnej z wyżej wymienionych osób. Jedynie personel zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na rzecz projektu na umowę o pracę nie musi wypełniać karty czasu pracy. 61) Faktury zarchiwizowane elektronicznie bark papierowej czy uznana zostanie kwalifikowalność wydatków (można wtedy zdobyć duplikat)? Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w punkcie Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków określają wymogi co do dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione w ramach realizowanych przez Beneficjenta

13 projektów. Ponadto Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r., Nr 133, poz. 1119) określa zasady obowiązujące faktury elektroniczne. Beneficjent powinien posiadać odpowiednie zapisy dotyczące faktur elektronicznych w swojej polityce rachunkowości zgodne z obowiązującymi przepisami prawa w tej kwestii. Jeżeli proces wystawiania, przesyłania oraz archiwizacji faktur elektronicznych u Beneficjenta będzie spełniał powyższe wymogi, w chwili obecnej nie ma przeciwwskazań by wydatki w ten sposób poniesione w ramach projektu uznane były przez IP za niekwalifikowalne. W przypadku faktur elektronicznych należy zwrócić również uwagę na interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej z Bydgoszczy z dnia 29 sierpnia 2008 r. (nr ITPP3 / /08/ZG), która mówi że nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty kopie faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów. Ponadto nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane na zasadach właściwych dla faktur elektronicznych. 62) Jakie dokumenty są potrzebne do powiedzenia wyliczenia metodologii kosztów pośrednich podczas kontroli na miejscu realizacji projektu? Beneficjent w trakcie opracowywania i szacowania budżetu projektu przeprowadzanych na podstawie urealnionych poprzednich okresów rozliczeniowych dokonuje wyliczenia przewidywanych kosztów pośrednich. Wszystkie dokumenty użyte do oszacowania przewidywanych kosztów pośrednich mogą być przedmiotem kontroli na miejscu (w zależności od specyfiki danej metodologii). 63) Jak wypełnić miesięczną kartę czasu pracy, jeśli w projekcie nie wpisano ani godzin pracy ani części etatu (- asystent ds. finansowych)? Karta czasu pracy lub zestawienie godzin przepracowanych sporządzane jest w celu udokumentowania pracy wykonanej na rzecz projektu zgodnie z zawartą umową. Dlatego też w pierwszej kolejności należy zweryfikować zapisy umowy i w oparciu o nie ustalić, czy karta czasu pracy jest konieczna, a jeżeli tak to jaką formę potwierdzenia wykonania pracy będzie zawierała. 64) Jak prawidłowo dokumentować podróże służbowe, czy na druku delegacji powinno być potwierdzenie (pieczątka)? W świetle obowiązujących przepisów nie ma wymogu potwierdzania podróży służbowych personelu, co również dotyczy delegacji związanych z realizacją projektu. Polecenie wyjazdu służbowego ( delegacja) osoba zatrudniona na umowę o pracę Rachunki osoba zatrudniona na umowę cywilnoprawną Faktury VAT współwłaściciele, przejazd samochodem służbowym (przy czym należy pamiętać o kwocie VAT w kolumnie 10 zestawienia wydatków). 65) Czy należy sporządzić protokół z podróży służbowej? Generalnie z punktu widzenia realizacji projektu nie jest wymagany protokół z podróży służbowej. Niemniej jednak protokół taki może stanowić potwierdzenie wykonania zadań zleconych podczas podróży służbowej. Ponadto wymóg taki mogą narzucać ustalenia wewnętrzne w jednostce (regulamin pracy lub inny dokument wewnętrzny), które również dotyczą dokumentowania w ramach realizowanych projektów.

14 66) Czy dokumenty zakupu towarów do projektu (faktur, rachunki) powinny zawierać jakoś opis o współfinansowaniu itp. czy tylko ten, dotyczący sposobu rozliczenia zgodny z podanym wzorem? Potwierdzeniem poniesienia wydatków są oryginały dowodów księgowych i tylko te dowody powinny zawierać odpowiedni opis dostępny na stronie internetowej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Rzeszowie. 67) Dot. Działania 9.2 założono, że wkład własny do projektu stanowią: Wynagrodzenie kadry szkolącej (nauczycieli) (np. umowa o pracę, umowa-zlecenie). Jak udokumentować poniesienie tego wkładu: umową, listą płac, rachunkiem oraz czy jest wymagana karta czasu pracy? Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków z tytułu wynagrodzenia personelu zatrudnionego w projekcie z tytułu umowy o pracę jest lista płac, natomiast z tytułu umów cywilno- prawnych rachunek do umowy. Karta czasu pracy sporządzana jest w celu udokumentowania pracy wykonanej na rzecz projektu zgodnie z zawartą umową. Dlatego też w pierwszej kolejności należy zweryfikować zapisy umowy i w oparciu o nie ustalić, czy karta czasu pracy jest konieczna, a jeżeli tak to jaką formę potwierdzenia wykonania pracy będzie zawierała. 68) Dot. Załącznika nr 1 przy zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem w kolumnie numer księgowy (ewidencyjny) wpisujemy w przypadku ZUS-u: Numer wyciągu bankowego czy DRA deklaracji zusowskiej? i podobna sytuacja przy płatności za faktury to należy ująć: numer faktury czy numer wyciągu księgowego? W kolumnie nr 2 (numer księgowy lub ewidencyjny) wpisujemy numer nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe. W przypadku deklaracji DRA wpisujemy nie dotyczy, ponieważ DRA nie księgujemy. 69) Na realizację projektu założyliśmy subkonto środkami z rachunku podstawowego (I transza wpłynęła po 3 miesiącach od rozpoczęcia realizacji projektu) zatem w jakiej wysokości odsetki należy zwrócić? Kto pokryje straty poniesione przez stowarzyszenie z powodu opóźnienia podpisania umowy i przekazania I transzy? Wydatki poniesione od momentu rozpoczęcia realizacji projektu do otrzymania I transzy dotacji należy zrefundować z konta projektu pod warunkiem, że zostały one ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu. Okres kwalifikowalności wydatków został określony w umowie o dofinansowanie projektu, natomiast do momentu jej podpisania Beneficjent ponosi wydatki z rachunku bieżącego na własne ryzyko. Należy zwrócić wyłącznie odsetki narosłe od dotacji rozwojowej na rachunku projektu. 70) W ramach działalności statutowej stowarzyszenia realizujemy projekt z Działania (dotychczas nie prowadzona była działalność oświatowa). Jaką mamy stosować klasyfikację budżetową (dział, rozdział, paragrafy)? Stowarzyszenie nie jest jednostką sektora finansów publicznych i nie jest zobligowane do stosowania klasyfikacji budżetowej. 71) Czy należy ściśle trzymać się kwot wydatków miesięcznych (koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywistych wydatków) Np. materiały biurowe 5 m-cy x 400 zł/mc = 2 000zł w projekcie Czy musimy kupić za 500 zł a potem za 300zł by ogólna kwota zakupu materiałów biurowych wyniosła 2 000zł? Zasady rozliczania kosztów pośrednich na podstawie poniesionych wydatków są analogiczne, jak w przypadku kosztów bezpośrednich. Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie

15 dokumentów księgowych do wysokości łącznej określonej w zatwierdzonym budżecie projektu (bez konieczności zachowania wydatków w kwotach podanych jako średnie dla miesiąca). 72) Jeśli sporządzamy wniosek o płatność za okres od i wnioskujemy o kolejne transze tj zł jak wypełniamy pkt.10. harmonogram na kolejne okresy rozliczeniowe? Następny okres rozliczeniowy to i planujemy wydać co wpisujemy w kolumnie 3, czy kwotę o którą wnioskujemy obecnym wnioskiem czyli czy kwotę, o którą zamierzamy wnioskować kolejnym wnioskiem o płatność? W punkcie 10 wniosku Beneficjenta o płatność wpisujemy wartości, jakie planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach, aż do zakończenia realizacji projektu. W kolumnie 3 Planowana kwota wnioskowana należy wskazać kwotę planowaną w kolejnym okresie rozliczeniowym, zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu (lub zatwierdzonym poprzednim wnioskiem o płatność). W ww. przypadku w punkcie 10 wpisujemy planowaną rozliczaną kwotę czyli 5000 zł, a jako wnioskowaną - kwotę, którą beneficjent chce otrzymać, zgodnie z harmonogramem płatności z umowy o dofinansowanie projektu. 73) Projekt w ramach Działania realizowany jest jako partnerskie przedsięwzięcie dwóch organizacji pozarządowych - partner projektu jest organem prowadzącym punkt przedszkolny utworzony w ramach projektu. Gmina przekaże wkład JST w formie finansowej (przelew na konto). Czy może przekazać te środki na wyodrębnione konto partnera projektu? Wszystkie środki, które stanowią finansowanie projektu (w tym współfinansowanie pochodzące z wkładu własnego JST) powinny być wpłacone na wyodrębniony rachunek bankowy projektu prowadzony przez lidera. Z tego konta przekazywane są środki na realizację projektu dla partnerów (zgodnie z zapisami umowy, wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją niniejszej umowy, pomiędzy Beneficjentem a Partnerem bądź pomiędzy Partnerami, powinny być dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego, o którym mowa w ust. 7 [rachunek bankowy lidera wyodrębniony na potrzeby projektu], pod rygorem nieuznania poniesionych wydatków za kwalifikowalne). Po przesłaniu środków na rachunek partnera, może on ponosić wydatki, które następnie rozliczane są wspólnym wnioskiem o płatność składanym do IP przez lidera. Sytuacja opisana w pytaniu jest więc w pełni możliwa. Jednocześnie zaznaczyć należy, że kształt przepływów finansowych pomiędzy liderem projektu a jego partnerami nie jest narzucany w PO KL, ale wynika z umowy partnerskiej (rozwiązania dotyczące wypłacania środków w formie zaliczki/jako refundacji wydatków itp.). 74) Czy przy zmianach przy cross- financingu stawka VAT musi wynosić 0 w jaki sposób uzasadnić kwalifikowalność takiej stawki? W momencie, kiedy w ramach danego projektu (zgodnie z deklaracją Wnioskodawcy) VAT jest kwalifikowalny, uznaje się, że poszczególne wydatki w ramach budżetu każdorazowo zawierają VAT, w stawce, która wynika z przepisów krajowych. Jeżeli dochodzi do przesunięć pomiędzy pozycjami budżetowymi, należy w takim przypadku rozumieć, że przesuwane kwoty są kwotami brutto. Nie jest jednocześnie przeszkodą, jeżeli przy przesuwaniu tych kwot dojdzie do zmiany stawki VAT (w związku z czym zmianie ulegnie kwota netto wypłacana w ramach projektu). Wydatki powinny być ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w związku z czym istnieją sytuacje, w których stawka VAT wynosi 0. W momencie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu w załączniku Szczegółowy budżet projektu można zawrzeć informacje nt. możliwości dokonania zakupów przy zerowej stawce VAT (w związku z czym pozycja budżetowa równa się w tym przypadku kwocie netto). W razie braku takiej informacji we wniosku lub w korespondencji z IP (np. pismo z prośbą o akceptację zmian we wniosku), niejasności na ten temat powinny zostać wyjaśnione przy rozliczaniu wniosku o płatność.

16 75) Jeżeli projekt miał być realizowany od czerwca, a umowa była podpisana w październiku i nie było wydatków, nie było postępu w projekcie, to wniosek o płatność ma być składany jeżeli okres realizacji ma być przesunięty aneksem do umowy. Zasadniczo wniosek o płatność (WNP) powinien być składany maksymalnie co 3 miesiące realizacji projektu, nawet jeżeli w tym czasie nie były realizowane żadne płatności. W związku z tym, że w celu przygotowania WNP konieczne jest podpisanie umowy (WNP zawiera m.in. informacje o jej numerze) przyjęto, że w sytuacji, gdy realizacja projektu rozpoczęła się przed podpisaniem umowy i jednocześnie termin na złożenie WNP upływa przed podpisaniem umowy, WNP nie jest składany w wynikającym z ogólnych zasad terminie, ale termin złożenia WNP przesuwany jest na 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Jeżeli jednocześnie Beneficjent zwróci się z prośbą o zmianę terminu realizacji projektu i zmiana ta zostanie zaakceptowana składanie WNP powinno być adekwatne do nowego terminu realizacji projektu, w związku z czym nie ma potrzeby składania WNP za miesiące, w którym projekt nie był realizowany. 76) Jakie dane powinny znaleźć się na liście Beneficjentów ostatecznych (odbiorców wsparcia) w przypadku dzieci poniżej 12 roku życia (nie podlegających pod PEFS). Zgodnie z decyzją IZ (pismo DZF-I TB/08/8565 z 20 sierpnia 2008 r.), pełne dane osobowe zgodnie z formularzem PEFS zbierane są i przekazywane w odniesieniu do uczestników projektu, którzy rozpoczęli edukację przynajmniej na poziomie pierwszej klasy gimnazjum. Od dzieci poniżej tego wieku nie są zbierane pełne dane osobowe. W celu monitorowania realizacji projektu wystarczające jest w związku z tym prowadzenie imiennej listy (imię i nazwisko) uczestników projektu. 77) Nasz projekt (nr 203) rozpoczął realizację od r. Umowa została podpisana r., ale pieniądze jeszcze nie wpłynęły. Pierwszy wniosek o płatność musimy założyć za okres W związku z brakiem pieniędzy nie mogliśmy ponieść wydatków. Mamy rachunki z października, ale nie wiążą się z płatnościami, bo są one z przedłużoną płatnością. Jak ma wyglądać wniosek o płatność. Czy tylko sprawozdanie? Wniosek o płatność (WNP) powinien być wypełniany zgodnie z Instrukcją. We WNP wskazywane są te wydatki, które zostały poniesione w projekcie (dokonano płatności) niezależnie od źródeł, z których pochodziły środki na te płatności. W sytuacji opisanej w pytaniu, we WNP nie są wskazywane informacje nt. wydatków, ponieważ ich nie było, ale nie zmienia to faktu, że WNP jest wypełniany w całości, zgodnie z Instrukcją. Gdyby jednak w projekcie dokonano płatności ze środków innych niż dotacja, w celu późniejszego ich zrefundowania, wydatki te byłyby pokazywane we WNP. 78) Czy przy rozliczaniu kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków można rozliczyć koszty obsługi księgowej ponoszone przez inną jednostkę, niż ta która realizuje projekt? W naszej Gminie będzie realizowany projekt - prowadzenie zajęć pozalekcyjnych w jednym Zespole Szkół. Obsługą finansowo- księgową szkół, przedszkoli w naszej gminie zajmuje się odrębna jednostka budżetowa Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Szkół i Przedszkoli. I to ona ponosi wydatki z tytułu zatrudnienia księgowych. Jaka w takim przypadku będzie metodologia wyliczenia kosztu pośredniego obsługi księgowej? W związku z różnymi rozwiązaniami dotyczącymi przepływów finansowych w jednostkach samorządu terytorialnego, umowa o dofinansowanie projektu każdorazowo przygotowywana jest w porozumieniu z Beneficjentem i uwzględnia założenia tej polityki. W sytuacji, gdy rozliczenia finansowe jednostki składającej wniosek dokonywane są w instytucji takiej, jak ZEAS informacja na ten temat powinna pojawić się w punkcie 3.5 wniosku, natomiast w umowie o dofinansowanie projektu ZEAS ujmowany jest jako jedna z jednostek, w których realizowany jest projekt. Dzięki temu koszty dotyczące projektu, które powstają w ZEASie są kwalifikowalne.

17 Jeżeli chodzi o wyliczenie kosztów pośrednich, to metodologia powinna odzwierciedlać specyfikę samego projektu i rozwiązań wewnątrz gminy. Możliwe jest np. pokazanie jako podstawy wyliczenia kosztów pośrednich wykonania planu finansowego placówki składającej wniosek, powiększonego o wynagrodzenie księgowej zatrudnionej w ZEAS jednak powinno być to precyzyjnie opisane we wniosku. 79) Czy konieczne jest zastosowanie kodu księgowego do kwot używanych w realizacji projektu jeżeli TAK, to jaka powinien mieć formę? Beneficjenci PO KL prowadzący pełną księgowość mają obowiązek zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego. Jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające np. na wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzenie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: nr dokumentu źródłowego, nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu, datę wystawienia dokumentu, kwotę brutto i netto dokumentu, kwota kwalifikowana dotycząca projektu. Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania do wniosku) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. 80) Czy zasada konkurencyjności (przy zakupie za kwotę poniżej zł) dotyczy zakupu pojedynczego urządzenia, np. 1 komputer, 1 urządzenie wielofunkcyjne, czy należy kwoty dodać (komputer +urządzenie wielofunkcyjne). Jeśli szkoła realizuje kilka projektów, czy każdy należy traktować oddzielnie? Wartość transakcji ustala się zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. W związku z tym kwestie ewentualnego łączenia zamówień powinna być zgodna z postępowaniem określonym w ww. ustawie. Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie nie jest władny wydawać interpretacje dotyczące stosowania Prawa zamówień publicznych (jest to kompetencja Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych). 81) W projekcie wskazany jest trener z imienia i nazwiska - jak stosować zasadę konkurencyjności - trener traktowany jest jako podwykonawca (faktura)? Zgodnie z zasadą konkurencyjności Beneficjent (Wnioskodawca), nie będący jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, dokonując wydatków w ramach PO KL powinien wybierać oferty konkurencyjne cenowo. Aby wydatek został uznany za konkurencyjny podczas realizacji transakcji przekraczających kwotę zł związanych z odpłatnym nabywaniem towarów i zlecaniem usług w ramach projektu (wartość transakcji ustala się zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych); 1. Beneficjent (Wnioskodawca) zobowiązuje się do wysyłania zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców; zapytanie ofertowe powinno zawierać opis przedmiotu transakcji oraz kryteria oceny oferty; 2. Dokonując wyboru wykonawcy Beneficjent (Wnioskodawca) stosuje zasadę jawności i przejrzystości oraz równego traktowania potencjalnych kontrahentów, transakcja powinna zostać dokonana z tym z wykonawców, którego oferta jest najbardziej korzystna zgodnie z kryteriami wskazanymi w zapytaniu ofertowym. Jeżeli trener w projekcie traktowany jest jak podwykonawca i przeprowadza kilka szkoleń na ogólną kwotę przekraczającą ,00 zł w ramach projektu należy stosować zasadę konkurencyjności. 82) Firma rozlicza koszty pośrednie według rzeczywistych wydatków. Kiedy możemy przelać na własny rachunek bankowy z konta projektowego równowartość amortyzacji. Ma to szczególnie znaczenie, gdy firma zgodnie z zasadami rachunkowości rozlicza amortyzację, wyłącznie 1R/R w roku, a projekt kończy się w październiku?

18 Równowartość amortyzacji naliczonej proporcjonalnie za okres realizacji projektu (10 miesięcy) należy przelać na rachunek własny przed zakończeniem projektu. 83) Jakie składki ZUS powinny być odprowadzane od stypendium dla uczestniczek projektu? Czy jest to kwota odprowadzana ze środków własnych firmy? 84) Jak należy wyliczyć kwotę netto stypendium szkoleniowego przysługującego beneficjentowi? Jakie potrącać składki? W opinii Instytucji Zarządzającej PO KL na beneficjentach realizujących projekt w ramach Poddziałania 6.1.1, w których wypłacane są stypendia stażowe lub stypendia szkoleniowe spoczywają analogiczne obowiązki jak na powiatowych urzędach pracy w zakresie odprowadzania składek na podatek dochodowy od przedmiotowych świadczeń. Ww. świadczenia należy traktować jako źródło przychodów w oparciu o art. 10 ust.1 pkt 9 i art. 20 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Składki ZUS są kwalifikowane w ramach projektu. Jednocześnie pragnę zaznaczyć, że Instytucja Pośrednicząca PO KL nie jest właściwym organem do dokonywania interpretacji przepisów podatkowych.