Regulamin uczestnictwa w Imprezie pod nazwą EDU Trendy

Transkrypt

1 Regulamin uczestnictwa w Imprezie pod nazwą EDU Trendy 1 Przepisy ogólne 1. Współorganizatorami imprezy pod nazwą EDU Trendy, zwanej dalej Imprezą są: Wolters Kluwer Polska" Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie przy ul. Płockiej 5a, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, Wydział XII Gospodarczy KRS za numerem KRS , posiadająca nr NIP (dalej WKP) oraz z siedzibą w Warszawie przy ul. Dywizjonu B, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, Wydział XIII Gospodarczy KRS za numerem KRS , posiadająca nr NIP (dalej rednet ), zwane dalej łącznie Współorganizatorami". 2. Impreza składa się z dwóch części - Strefy Konferencji i Warsztatów, zwanej dalej Konferencją oraz Strefy Targów, zwanej dalej Targami. 3. Konferencja składa się z paneli tematycznych, zwanych dalej Panelami. 4. Niniejszy Regulamin lub jego częśd stanowi integralną częśd zamówienia. 5. Z uwagi na inny charakter obu części Imprezy, Regulamin odrębnie będzie określał zasady uczestnictwa w każdej z tych części. W przypadku gdy uczestnik bierze udział w obu częściach Imprezy obowiązują go wszystkie postanowienia Regulaminu. W przypadku gdy uczestnik bierze udział tylko w jednej części Imprezy obowiązują go postanowienia ogólne wspólne dla obu części oraz te postanowienia Regulaminu, które traktują o właściwej części Imprezy. 2 Warunki uczestnictwa w Konferencji 1. Warunkiem udziału w Konferencji jest: a. przesłanie przez uczestnika wypełnionej karty zgłoszenia faksem na numer , albo wypełnienie i wysłanie karty zgłoszenia ze strony internetowej pod adresem Karty zgłoszenia należy dostarczyd WKP najpóźniej do 10 dni roboczych przed rozpoczęciem Imprezy (liczy się data wpływu karty zgłoszenia do WKP). Po upływie tego terminu zgłoszenie uczestnictwa jest dopuszczalne na podstawie uprzedniego telefonicznego uzgodnienia z WKP oraz przesłania wypełnionej karty zgłoszenia w jednej z wyżej określonych form. Uczestnik może zgłosid się do udziału w jednym lub większej liczbie Paneli lub wybrad opcję skorzystania z pakietu konferencyjnego. Na 7 dni roboczych przed terminem Imprezy WKP za pośrednictwem faksu bądź poczty elektronicznej prześle uczestnikom potwierdzenie udziału w Konferencji wraz z podaniem szczegółów organizacyjnych dotyczących Konferencji. Na 7 dni przed terminem Imprezy Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji lub zmiany jej terminu; b. dokonanie przez uczestnika, w ciągu 14 dni od przesłania karty zgłoszenia, nie później jednak niż do dnia 17 września 2012 r. zapłaty za udział w Konferencji. Zapłata powinna zostad dokonana na rachunek bankowy WKP wskazany na stronie internetowej Imprezy. W treści przelewu wskazad należy nr zgłoszenia wskazany przez WKP w potwierdzeniu udziału. Uczestnik powinien dostarczyd WKP dowód zapłaty za udział w Konferencji faksem na numer lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres edutrendy@wolterskluwer.pl. Ewentualnie uczestnik może przybyd na Konferencję wraz z wydrukiem dowodu zapłaty za udział w Konferencji. Na wyraźne życzenie uczestnika wyrażone w karcie zgłoszeniowej WKP wystawi i doręczy uczestnikowi fakturę pro forma. W uzasadnionych i uzgodnionych z WKP przypadkach dopuszcza się możliwośd dokonania zapłaty po Imprezie. Wówczas termin dokonania zapłaty wynosid będzie 14 dni od dnia wystawienia przez WKP stosownej faktury VAT. 2. Cena za Konferencję obejmuje w zależności od rodzaju wykupionego pakietu: a. w ramach pełnego pakietu konferencyjnego: i. udział w Panelu ogólnym; ii. udział we wszystkich Panelach tematycznych; iii. udział w bankiecie wieczornym 1-go dnia Imprezy;

2 iv. materiały konferencyjne; v. catering podczas całej Imprezy (przerwy kawowe oraz lunchowe); vi. pakiet wybranych książek WKP. 3. w ramach opłaty za wybrany Panel/wybrane Panele: i. udział w Panelu ogólnym; ii. udział w wybranym Panelu/wybranych Panelach; iii. materiały konferencyjne. 4. Współorganizatorzy nie zapewniają dojazdu uczestników na i z Imprezy ani ich zakwaterowania w czasie trwania Imprezy. 5. Rezygnacja z uczestnictwa w Konferencji powinna byd przesłana w formie faksu lub za pośrednictwem poczty elektronicznej do WKP. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w terminie 7 dni roboczych i więcej dni roboczych przed rozpoczęciem Imprezy (liczy się data wpływu oświadczenia do WKP), uczestnikowi przysługuje zwrot uiszczonej płatności w całości. W przypadku otrzymania rezygnacji w terminie krótszym niż 7 dni roboczych przed dniem Imprezy lub nie zgłoszenia się uczestnika na Imprezę, uczestnik zobowiązany będzie do zapłaty pełnej ceny. 6. W przypadku wyczerpania miejsc lub odwołania Imprezy lub samej Konferencji kwota wpłacona za udział w Konferencji zostanie zwrócona w całości po uprzednim przesłaniu faksem lub pocztą elektroniczną przez uczestnika numeru konta, na które wpłata ma zostad zwrócona. Zwrot nastąpi w ciągu 14 dni od daty otrzymania ww. informacji. 7. Uczestnik może składad reklamacje dotyczące Konferencji w formie pisemnej do WKP najpóźniej w terminie 30 dni od daty zakooczenia Imprezy. 8. Przesłanie karty zgłoszenia jest równoznaczne z potwierdzeniem zapoznania się oraz akceptacją warunków niniejszego Regulaminu. 3 Warunki uczestnictwa w Targach 1. Podstawą udziału w Targach jest: a. prawidłowo wypełnione i podpisane przez osoby upoważnione ze strony uczestnika zamówienie, przesłane faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na dane kontaktowe podane w formularzu zamówienia, b. dokonanie przedpłaty w wysokości 100 % wartości zamówienia, na podstawie wystawionej faktury proforma, w terminie na niej podanym, jednak nie później niż do 17 września 2012 r. 2. Wpłaty muszą byd udokumentowane kopią przelewu przesłaną faksem lub pocztą elektroniczną na wskazane w zamówieniu dane kontaktowe podane w formularzu zamówienia. 3. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwośd płatności na podstawie faktury VAT wystawionej w dniu realizacji Imprezy. O takiej konieczności należy pisemnie poinformowad Współorganizatorów w formularzu zamówienia. 4. Współorganizatorzy będą realizowad zamówienie zgodnie z wyszczególnioną w nim specyfikacją świadczeo. 5. Wszelkie zmiany w zakresie świadczeo mogą nastąpid tylko i wyłącznie na pisemny wniosek uczestnika i po akceptacji jednego ze Współorganizatorów. 6. Na pisemny wniosek uczestnika i za dodatkową opłatą możliwe jest rozszerzenie zakresu świadczeo o: a. wypożyczenie dodatkowego wyposażenia i mebli, b. organizację imprez promocyjnych, seminariów, konferencji prasowych, c. usługi plastyczne, d. usługi fotograficzne. 7. Wykonanie ww. świadczeo możliwe jest po zgłoszeniu takiego wniosku Współorganizatorom, nie później jednak niż do oraz po dokonaniu dodatkowej opłaty za nie. Cennik ww. świadczeo jest przesyłany uczestnikowi na jego życzenie. 8. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo niezrealizowania wniosku na dodatkowe świadczenia, złożonego po r. 9. Współorganizatorzy zapewniają po pierwszym dniu Targów sprzątanie stoisk i wywóz śmieci. 10. Współorganizatorzy zapewniają uczestnikom identyfikatory w ilości odpowiadającej liczbie osób do obsługi stoiska w trakcie imprezy, zgłoszonych przez niego do r. Identyfikator upoważnia do poruszania się po terenie Targów oraz korzystania z cateringu. 11. Współorganizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za stan prawny, fizyczny oraz merytoryczny materiałów nadesłanych przez uczestnika w celu realizacji zamówienia Współorganizatorzy przydzielają powierzchnię wystawienniczą w uzgodnieniu z uczestnikiem w miarę posiadanych możliwości oraz w oparciu o warunki organizacyjno-techniczne terenu Targów.

3 2. Lokalizacja stoiska wynika z ustaleo dokonanych między uczestnikiem a Współorganizatorami oraz projektu zabudowy powierzchni wystawienniczej i warunków organizacyjno-technicznych terenu Imprezy. 3. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska lub wielkości powierzchni zamówionej przez uczestnika, w przypadku gdy koniecznośd taka wynikad będzie z warunków organizacyjno-technicznych terenu Targów, przepisów bhp lub ppoż. Współorganizatorzy dołożą wszelkich starao, aby odpowiednio wcześnie poinformowad uczestnika o dokonanych zmianach. 4. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany numeracji stoisk najpóźniej na 14 dni przed Targami, o czym pisemnie poinformuje uczestnika. 5. Po zakooczeniu Targów uczestnik zobowiązany jest usunąd eksponaty i przywrócid zajmowaną powierzchnię wystawienniczą do stanu z dnia przekazania przez Współorganizatorów pod rygorem wykonania demontażu przez osobę trzecią na koszt i ryzyko uczestnika. 6. Za zaistniałe na stoisku braki lub uszkodzenia uczestnik zostanie obciążony równowartością aktualnej ceny rynkowej braków lub uszkodzenia. 7. Indywidualny projekt zabudowy powierzchni wystawienniczej zaproponowany przez uczestnika oraz jego wykonanie techniczne wymaga zatwierdzenia przez Współorganizatorów do dnia r. Ściany stoiska oraz inne elementy konstrukcyjne na granicy stoiska o wysokości powyżej 2,5 m powinny byd estetycznie wykooczone. 8. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo do ewentualnego zagospodarowania ścian zewnętrznych standardowych stoisk zabudowanych. 9. Współorganizatorzy nie odpowiadają za indywidualny sposób aranżacji powierzchni wystawienniczej przez uczestnika, a w szczególności za estetykę elementów konstrukcyjnych stoiska o wysokości powyżej 2,5 m. 10. W uzasadnionych wypadkach, Współorganizatorzy mogą ingerowad w wystrój i wyposażenie powierzchni wystawienniczej, w szczególności zapobiegad niszczeniu zabudowy, usuwad przedmioty wydzielające nieprzyjemne zapachy, demontowad urządzenia zakłócające pracę innym uczestnikom Targów, na koszt i ryzyko uczestnika. 11. W przypadku, gdy ściany oraz inne elementy konstrukcyjne stoiska zabudowanego zostały uszkodzone przez uczestnika lub podmiot działający na jego rzecz, prawo doprowadzenia ich do stanu poprzedniego po zakooczeniu Targów przysługuje Współorganizatorom. W takiej sytuacji uczestnik obowiązany jest uiścid na rzecz Współorganizatorów opłatę z tytułu usuwania uszkodzeo powierzchni ścian i innych oklejonych elementów konstrukcyjnych stoiska, w wysokości 15 zł netto za 1 m². 12. Prace elektryczne na terenie Targów wykonywane są wyłącznie przez upoważnionego przez Współorganizatorów elektryka. 13. Na terenie Targów obowiązuje zakaz: a. palenia tytoniu i używania ognia, b. eksploatowania grzejnych urządzeo elektrycznych w odległości mniejszej niż 60 cm od materiałów łatwopalnych oraz 30 cm od materiałów trudnopalnych i urządzeo nie przystosowanych do ciągłej eksploatacji, c. wnoszenia na tereny Targów substancji chemicznych i pożarowo niebezpiecznych, d. zastawiania dojśd i dojazdów do urządzeo przeciwpożarowych oraz tarasowanie przejśd i wyjśd ewakuacyjnych, e. używania sprzętu pożarniczego do innych celów. 14. Transport, montaż, demontaż oraz wszelkie inne czynności związane z dostarczeniem eksponatów oraz innych materiałów na Targi wykonywane będą przez uczestnika na jego koszt i ryzyko. 15. Uczestnik jest zobowiązany do dostarczenia eksponatów na teren Targów nie później niż w przeddzieo rozpoczęcia Targów do godz Rozpakowanie i zapakowanie eksponatów może byd dokonane jedynie przez uczestnika lub osoby przez niego wskazane. 17. Uczestnik ma obowiązek oznakowania eksponatów i własnych elementów wyposażenia stoiska. 18. Zainstalowanie eksponatów niebezpiecznych wymaga otrzymania pisemnej zgody jednego ze Współorganizatorów. Warunkiem ich zainstalowania jest zapewnienie bezpieczeostwa innych uczestników Targów i zwiedzających. 19. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo odmówienia wystawiania przez uczestnika eksponatów, które uznają za niebezpieczne. 20. Eksponaty nie mogą byd umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, a pokazy sprzętu nie mogą utrudniad lub uniemożliwiad bezpiecznego przemieszczania się innych uczestników Targów i zwiedzających. 21. Zmiana wystroju lub naprawa uszkodzeo stoiska może byd wykonywana wyłącznie po godzinie zamknięcia Targów dla zwiedzających i uzyskaniu zgody jednego ze Współorganizatorów. 22. Likwidacja ekspozycji dozwolona jest dopiero w dniu zakooczenia Targów, po jej zamknięciu dla zwiedzających. 23. Uczestnik ma prawo do prowadzenia reklamy na swoim stoisku pod warunkiem, że nie zakłóca normalnego toku pracy innych uczestników Targów.

4 24. Reklama w jakiejkolwiek formie poza lub ponad stoiskiem uczestnika, w szczególności na ciągach komunikacyjnych, korytarzach i poza terenem Targów wymaga pisemnej zgody jednego ze Współorganizatorów i może byd prowadzona wyłącznie po wniesieniu dodatkowej opłaty na rzecz Współorganizatorów Reklama do publikacji towarzyszącej Targom jest musi zostad dostarczona w formie gotowej do druku przez uczestnika najpóźniej do r., na adres ftp podany przez Współorganizatorów. Szczegóły techniczne przygotowania reklamy określa Załącznik nr 1 do Regulaminu. Współorganizatorzy nie przyjmują reklam nie spełniających wymagao określonych w Załączniku nr 1 do Regulaminu. 2. Wszelkie materiały Współorganizatorów udostępnione na Targach chronione są prawem autorskim. Wykorzystanie ich w jakikolwiek sposób w całości lub w części może nastąpid wyłącznie po udzieleniu pisemnej zgody przez Współorganizatorów lub osoby przez nich upoważnione. 3. Współorganizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności prawnej za podaną przez uczestnika treśd wpisu do katalogu w publikacji towarzyszącej Targom, czy reklamy w niej zamieszonej. 4. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzenia w treści wpisu, reklamy bądź prezentacji prezentowanej podczas wykupionego przez uczestnika czasu, poprawek ortograficznych i stylistycznych oraz zmian zgodnych z przyjętą przez niego formą zamieszczania wpisów, reklam i prezentacji. 5. Fotografowanie, filmowanie oraz utrwalanie obrazu w jakiejkolwiek innej formie podczas trwania Targów wymaga pisemnej zgody Współorganizatorów, a jeżeli dotyczy pojedynczych stoisk i eksponatów, wymaga również uprzedniej zgody zainteresowanych uczestników. 1. Terminy i miejsce trwania Targów: r., Pałac Kultury i Nauki, Plac Defilad 1, Warszawa; 2. Godziny otwarcia Targów dla zwiedzających: 9:00 17:00; 3. Przygotowanie stoisk przez Wystawców: a. którzy wykupili powierzchnię niezabudowaną: r. w godzinach ; b. którzy wykupili powierzchnię zabudowaną: r. w godzinach Demontaż stoisk przez Wystawców: r. w godzinach Reklamacje powinny byd zgłaszane przez uczestnika pisemnie w następujący sposób: a. reklamacje dotyczące stanu technicznego stoiska - w momencie odbioru stoiska, b. pozostałe reklamacje w terminie 14 dni od zakooczenia Targów. 2. Po upływie terminów określonych w powyżej, reklamacje nie będą uwzględniane. 3. Wszelkie ustne ustalenia między uczestnikiem a Współorganizatorami wymagają niezwłocznego pisemnego potwierdzenia Niedotrzymanie przez uczestnika terminów zawartych w Regulaminie lub w zamówieniu zwalnia Współorganizatorów z obowiązku wykonania świadczeo na rzecz uczestnika i ewentualnej szkody, jaka mogła powstad z tego tytułu. 2. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo odmowy przyjęcia zamówienia lub wykonania jego części bez podania przyczyny. 3. Rezygnacje z uczestnictwa przyjmowane są tylko i wyłącznie w formie pisemnej (w tym faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej). 4. Bezkosztowe rezygnacje są możliwe tylko i wyłącznie do dnia 27 sierpnia 2012 r., pod warunkiem, że nie zostały do tego dnia zrealizowane żadne świadczenia przez Współorganizatorów na rzecz uczestnika. 5. Rezygnacja z udziału w Targach po dniu 27 sierpnia 2012 r. lub po zrealizowaniu jakichkolwiek świadczeo przez Współorganizatorów powoduje obciążeniu uczestnika pełną kwotą zawartą w zamówieniu Współorganizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody w mieniu uczestników spowodowane przez osoby trzecie lub powstałe z winy poszkodowanego, za utracone korzyści i/lub szkody pośrednie uczestnika, szkody spowodowane siłą wyższą.

5 2. Współorganizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za wypadki osób i uszkodzenia eksponatów zaistniałe w czasie trwania Targów oraz podczas montażu i demontażu stoisk przez uczestników. 3. Uczestnik ubezpiecza eksponaty na swój koszt i ryzyko. 4. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany opłat za udział w Targach w przypadku uzasadnionego wzrostu kosztów realizacji Targów, w szczególności z przyczyn takich jak: a. wzrost kosztów najmu obiektu, w którym organizowane są Targi; b. wzrost opłat za wykonanie zabudowy stoisk targowych. 10 Postanowienia końcowe 1. Współorganizatorzy zastrzegają sobie prawo wprowadzania zmian do Regulaminu w każdym czasie. Aktualna wersja Regulaminu jest zawsze dostępna na stronie internetowej 2. Wszelkie spory mogące wyniknąd z tytułu uczestnictwa w Targach i realizacji przez Współorganizatorów usług zleconych przez uczestników, będą rozstrzygane przez sąd powszechny w właściwy miejscowo dla spółki Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o. 3. Prawem obowiązującym przy interpretacji postanowieo Regulaminu jest prawo polskie.