REGULAMIN UCZESTNICTWA W XVI KONGRESIE MEDYCYNY RODZINNEJ

Transkrypt

1 REGULAMIN UCZESTNICTWA W XVI KONGRESIE MEDYCYNY RODZINNEJ I. DEFINICJE Na potrzeby niniejszego regulaminu wprowadza się następujące definicje: Regulamin niniejszy regulamin. Kongres XVI Kongres Medycyny Rodzinnej, odbywający się w dniach czerwca 2016 roku w Centrum Kongresowym Targi Kielce, w Kielcach. Imprezy Towarzyszące dodatkowe imprezy integracyjne mające na celu m.in. wymianę doświadczeń zawodowych, nie stanowiące programu merytorycznego Kongresu, w szczególności nie objęte opłatą kongresową, wymagające odrębnego zgłoszenia, takie jak: wycieczki, Bal Lekarzy Rodzinnych, występ zespołu Skaldowie oraz Cezarego Pazury. Organizator wykonawczy Kongresu: ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, Kraków, ul. Garbarska 13/3, NIP , REGON , wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS , o kapitale zakładowym w wysokości: 9 000,00 zł. Organizator merytoryczny Kongresu: Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie, Warszawa, ul. Muranowska 1, NIP , REGON , wpisana do rejestru stowarzyszeń, pod numerem KRS Uczestnik wyłącznie osoba uprawniona do wystawiania recept, która dopełniła formalności związanych z uczestnictwem w Kongresie, 7. Osoba Towarzysząca osoba uczestnicząca w części Kongresu na zasadach określonych Regulaminem, niebędąca Uczestnikiem. 8. Biuro Kongresu biuro uruchomione podczas trwania Kongresu w miejscu jego odbywania się. 9. Uroczysta Sesja Otwarcia - Sesja inauguracyjna kongresu odbywająca się dnia 2 czerwca 2016 roku w godzinach 19:00-21:00

2 II. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA W KONGRESIE Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie powinno nastąpić poprzez przesłanie wypełnionych: karty zgłoszenia uczestnictwa dostępnej w broszurze informacyjnej lub na stronie kongresu formularza on-line, dostępnych na stronie internetowej lub w materiałach informacyjnych dotyczących Kongresu wraz z kopią dowodu wpłaty, mailem na adres kongres@zizce.edu.pl lub faxem na numer: Termin nadsyłania zgłoszeń upływa w dniu 6 maja 2016 roku [liczy się data wpływu do Organizatora wykonawczego Kongresu]. Po upływie terminu, wskazanego w ust. 2 powyżej, w zależności od dostępności miejsc, będzie można zgłosić swoje uczestnictwo JEDYNIE w Biurze Kongresu, podczas rejestracji w miejscu obrad, chyba, że Organizator wykonawczy Kongresu każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia w inny sposó Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia w inny sposób może nastąpić, w szczególności, poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszeni W przypadku przyjęcia przez Organizatora wykonawczego Kongresu zgłoszenia uczestnictwa dokonanego po 6 maja 2016 roku, nie gwarantuje on pełnego pakietu materiałów. Zgłoszenie dokonane w sposób niezgodny z Regulaminem może nie zostać przyjęte przez Organizatora wykonawczego Kongresu. Organizator wykonawczy Kongresu zastrzega sobie, w przypadku wyczerpania miejsc, prawo zamknięcia listy Uczestników przed 6 maja 2016 roku. 7. Do wejścia na sesje oraz Imprezy Towarzyszące upoważnione będą jedynie osoby zarejestrowane i posiadające identyfikatory kongresowe. 8. Niezależnie od powyższych postanowień wstęp na Bal lekarzy Rodzinnych będzie możliwy po okazaniu zaproszenia, a wstęp na występ Cezarego Pazury po okazaniu kuponu otrzymanego od organizatora wykonawczego kongresu. 9. Wstęp na Uroczystą Sesję Otwarcia będzie WYŁĄCZNIE na podstawie wysłanego przez Organizatora wykonawczego Kongresu odrębnego potwierdzenia uczestnictw

3 10. Ze względów dydaktycznych liczba miejsc w poszczególnych kursach tematycznych jest ograniczona, a zgłaszanie uczestnictwa odbywa się na następujących zasadach: Uczestnik może wziąć udział tylko w jednym kursie tematycznym, wyłącznie po wcześniejszym zaznaczeniu odpowiedniej opcji w karcie zgłoszenia lub formularzu zgłoszenia on-line, w miarę dostępności wolnych miejsc, a także po dopełnieniu wszelkich formalności związanych z udziałem w Kongresie; o zakwalifikowaniu do uczestnictwa w kursie decyduje kolejność zgłoszeń (decyduje kolejność wpłat); c. potwierdzenie przez Organizatora wykonawczego Kongresu udziału w wybranym kursie, wraz z terminem jego odbywania, zostanie wysłane do Uczestnika wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie. 1 Osoby Towarzyszące, niebędące jednocześnie osobami uprawnionymi do wystawiania recept, nie są uprawnione do wstępu na teren wystaw medycznych, gdzie będą prezentowane reklamy produktów leczniczych oraz wyrobów medycznych dostępnych na receptę. III. REJESTRACJA Rejestracja oraz odbiór materiałów kongresowych możliwe są w piątek, 3 czerwca 2016 roku, w godz w Biurze Kongresu. Biuro Kongresu będzie czynne: piątek, 3 czerwca 2016 roku, w godz sobota, 4 czerwca 2016 roku, w godz Organizator dopuszcza możliwość uruchomienia rejestracji w czwartek, 2 czerwca 2016 roku, w Centrum Konferencyjnym Targi Kielce, o czym poinformuje uczestników na stronie

4 IV. OPŁATY Udział w Kongresie możliwy jest po dokonaniu opłaty zgodnej z tabelą dostępną na Zakres opłaty kongresowej obejmuje: W przypadku Uczestników: udział w Uroczystej Sesji Otwarcia w dniu 2 czerwca 2016 roku z wyłączeniem występu zespołu SKALDOWIE udział we wszystkich sesjach, warsztatach oraz wystawie medycznej, pakiet materiałów kongresowych, certyfikat uczestnictwa, wyżywienie w dniu 3 czerwca 2016 roku lunch i dwie przerwy kawowe, wyżywienie w dniu 4 czerwca 2016 lunch i dwie przerwy kawowe, udział w wybranych kursach tematycznych (decyduje kolejność zgłoszeń) Opłata NIE OBEJMUJE: wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych, występu zespołu Skaldowie dnia 2 czerwca 2016 roku oraz występ kabaretowy Cezarego Pazury dnia 3 czerwca2016 roku (występ finansowany jest przez Organizatora wykonawczego Kongresu) zakwaterowani Wycieczek W przypadku Osób Towarzyszących: udział w Uroczystej Sesji Otwarcia w dniu 2 czerwca 2016 roku, wstęp na imprezę towarzyszącą w dniu 3 czerwca 2016 roku, wyżywienie w dniu 3 czerwca 2016 roku lunch i dwie przerwy kawowe, wyżywienie w dniu 4 czerwca 2016 roku lunch i dwie przerwy kawowe. Opłata NIE OBEJMUJE: udziału w sesjach, warsztatach, pakietu materiałów kongresowych, certyfikatu uczestnictwa, wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych, zakwaterowani Wycieczek udziału w wystawie medycznej,

5 Wysokość opłaty ustala się na dzień dokonania wpłaty, nie zaś na dzień dokonania zgłoszeni Opłaty można regulować w formie: przelewu bankowego (ZiZ Centrum Edukacji Sp. z o.o., mbank S.A z dopiskiem "Kongres" oraz imieniem i nazwiskiem osoby, za którą dokonywana jest wpłata), lub przekazu pocztowego c. osobiście w siedzibie Organizatora wykonawczego Kongresu, lub d. płatnością online za pomocą karty płatniczej (obsługiwaną przez firmę ecard S.A.): W Visa Visa Electron MasterCard Maestro MasterCard Electronic przypadku, gdy uczestnik Kongresu uprawniony jest do wniesienia opłaty kongresowej w obniżonej wysokości, przewidzianej dla członka Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce, konieczne jest przesłanie stosownego zaświadczenia w tym zakresie z biura Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce. W przypadku nieprzedstawienia ww. zaświadczenia uczestnik zobowiązany jest do dokonania opłaty w pełnej wysokości. W przypadku wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, Uczestnik zostanie wezwany do zapłacenia różnicy, a w przypadku niedokonania zapłaty Organizator uprawniony będzie do anulowania zgłoszenia w terminie do 13 maja 2016 roku. W powyższym przypadku zwróci on dokonaną wpłatę na rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem kwoty w wysokości 20 % wpłaty. Dane do faktury VAT podane w formularzu/karcie zgłoszenia podczas rejestracji są ostateczne. Faktura 7. VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi. V. WARUNKI NADSYŁANIA ABSTRAKTÓW Kwestie dotyczące prezentacji ustnych i plakatów, w szczególności ich przygotowanie, nadsyłanie oraz ocenianie zostały uregulowane w Regulaminie Medycznych Filipik i Rembrandtów, a organizatorem ww. konkursu jest Organizator merytoryczny Kongresu. Prezentacje ustne i plakaty, zgłoszone w formie abstraktów, będą przedmiotem oceny i kwalifikacji Komitetu Programowego. Rozpatrywane będą wyłącznie propozycje prezentacji ustnych lub plakatowych spełniające kryteria przedstawione w Regulaminie Medycznych Filipik i Rembrandtów.

6 VI. UCZESTNICTWO W IMPREZACH TOWARZYSZĄCYCH Z zastrzeżeniem ust. 2 poniżej, uczestnictwo w Imprezach Towarzyszących jest dodatkowo płatne, zgodnie z cennikiem dostępnym na stronie internetowej: Imprezy Towarzyszące: występ zespołu Skaldowie oraz Cezarego Pazury w całości finansowane są przez Organizatora wykonawczego Kongresu. Opłaty należy dokonać zgodnie z Pkt IV ust. 4 Regulaminu. Imprezy Towarzyszące w postaci wycieczek odbędą się wyłącznie w przypadku zgłoszenia wymaganej liczby uczestników. W przypadku odwołania wycieczki z powodu braku wymaganej liczby uczestników Organizator wykonawczy Kongresu zobowiązuje się do zwrócenia uczestnikowi wniesionej wcześniej opłaty w sposób wskazany w pkt VII ust. 2 Regulaminu. Uczestnictwo w Imprezach Towarzyszących wymaga odrębnego zgłoszenia, które będzie przyjmowane: Przed Kongresem do wyczerpania miejsc, nie później jednak niż do dnia 6 maja 2016 roku, na podstawie karty zgłoszenia uczestnictwa w kongresie zamieszczonej we wkładce broszury i na stronie internetowej kongresu lub na podstawie zgłoszenia on-line ( - przy czym należy uzupełnić punkty dotyczące Imprez Towarzyszących. Wypełnioną kartę zgłoszenia uczestnictwa wraz z kopią dowodu wpłaty lub kopię dowodu wpłaty za udział w Kongresie i Imprezach Towarzyszących po dokonaniu zgłoszenia za pomocą formularza on-line należy przesłać faxem na numer W czasie trwania Kongresu wyłącznie w przypadku wolnych miejsc, na stoisku Biura Kongresu, w godzinach jego funkcjonowani Potwierdzenie przez Organizatora wykonawczego Kongresu udziału w Imprezach Towarzyszących oraz kursach tematycznych wysłane będzie wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie.

7 VII. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA W KONGRESIE LUB IMPREZACH TOWARZYSZĄCYCH ORAZ ZMIANA PODMIOTU POKRYWAJĄCEGO OPŁATĘ (nie dotyczy zakwaterowania, w zakresie którego Uczestnik lub Osoba Towarzysząca samodzielnie zawiera umowę z odrębnym podmiotem) Uczestnik może zrezygnować z udziału w Kongresie oraz Imprezie Towarzyszącej do dnia 15 kwietnia 2016r. na zasadach poniżej. Rezygnacja z udziału w Kongresie lub w Imprezach Towarzyszących powinna być zgłoszona faxem na numer lub listownie na adres Organizatora wykonawczego Kongresu (decyduje data wpłynięcia pisma). Zwrotu płatności (na zasadach określonych w Regulaminie) Organizator wykonawczy Kongresu dokona na rachunek bankowy wskazany w piśmie doręczonym mu przez wpłacającego, a w przypadku płatności kartą płatniczą zwrot środków zostanie wykonany bezpośrednio na kartę wpłacającego. W przypadku zmiany podmiotu pokrywającego opłatę za udział w Kongresie (tj. zwrotu Uczestnikowi dokonanej opłaty w związku następnie z pokryciem tej opłaty na rzecz Uczestnika przez osobę trzecią) bądź rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie lub Imprezach Towarzyszących do dnia 15 kwietnia 2016 roku, Organizator zwraca wniesione opłaty pomniejszone, o 20% (co nie dotyczy Osób Towarzyszących będących konsumentami, którzy mogą jednak zostać, na zasadach ogólnych przepisów prawa, obciążeni kosztami Organizatora poniesionymi do dnia rezygnacji, w zakresie związanym z zapewnieniem ich udziału w Kongresie). Po ww. terminie rezygnacja nie będzie możliw VIII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązują się do przestrzegania przepisów ppoż. oraz BHP. Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące odpowiadają za swoje rzeczy w miejscu Kongresu. Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązani będą do naprawienia wyrządzonej szkody. IX. PROGRAM NAUKOWY KONGRESU Uczestnicy są świadomi i akceptują fakt, że z przyczyn niezależnych od Organizatorów, na które nie mają oni wpływu, mogą nastąpić zmiany w programie naukowym Kongresu.

8 ************************************************************************** DANE OSOBOWE: Administratorem danych osobowych jest ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Garbarskiej 13/3, Kraków wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: , NIP , REGON , kapitał zakładowy 9.000,00 złotych (Administrator). Przekazanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, przy czym odmowa wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji umowy o uczestnictwo w XVI Kongresie Medycyny Rodzinnej uniemożliwi zawarcie oraz wykonanie tej umowy. Przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie art. 23 ust. 1 pkt. 1, pkt 3 oraz pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) (Ustawa). Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być w każdym czasie odwołan Przetwarzanie danych osobowych następuje w zakresie dozwolonym przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Osobie, której dane osobowe dotyczą przysługuje w każdym czasie: prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania prawo do kontroli przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 32 ust. 1 Ustawy W celu realizacji uprawnień powyżej określonych osoba, której dane dotyczą może podejmować kontakt z Administratorem w drodze korespondencji kierowanej na adres podany w pkt. 1 powyżej.