WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 B-ZP Czeladź, dnia r. Pani Dyrektor mgr Mariola Kozieł ul. Katowicka Czeladź WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Zgodnie z Rocznym planem kontroli w dniach od 27 lutego do 15 marca 2017 r. przeprowadzono w Gimnazjum Nr 2 kontrolę w zakresie : gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych realizacji zaleceń wydanych po kontroli w 2016 r. Ustalenia kontroli zawarto w Protokole podpisanym w dniu r., którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Do protokołu nie wniesiono uwag ani zastrzeżeń. 1. Gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Zasady tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i gospodarowania jego środkami zostały określone w Ustawie z dnia r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz.800). W jednostce Regulamin Funduszu wprowadzono Zarządzeniem Nr 2/2007 Dyrektora Gimnazjum z dnia 22 maja 2007 r. na podstawie art.8 w/w ustawy. W regulaminie wskazano że, za właściwą realizację postanowień ustawy i regulamin odpowiedzialny jest wyznaczony pracownik starsza księgowa E.T. Organem opiniodawczym i konsultacyjno doradczym jest komisja socjalna składająca się od 3 do 5 wybranych pracowników szkoły. Regulamin gospodarowania funduszem oraz coroczny preliminarz wprowadzany winien być zarządzeniem po zasięgnięciu opinii pracownika i Komisji Socjalnej. Według zapisu w regulaminie środki funduszu przeznacza się na dofinansowanie wyłącznie działalności socjalnej organizowanej na terenie kraju ( Takie zasady zakwestionował Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 28 marca 2007 r., od 4 czerwca 2008 r. ustawa o zfśs dopuszcza również dofinansowanie do wypoczynku zagranicznego.) na rzecz osób uprawnionych do korzystania ze środków funduszu, a zwłaszcza na: obligatoryjne świadczenia urlopowe nauczycieli, wypoczynek urlopowy organizowany we własnym zakresie - przysługuje 1 raz w roku ich wysokość określa tabela (która nie dotyczy nauczycieli). Warunkiem dofinansowania jest 14 dniowy urlop udzielony przez pracodawcę. Emeryci i renciści składają wnioski o dofinansowanie po dniu 20 maja, z odcinkiem emerytury lub renty, wypoczynek dzieci pracowników będących uczniami szkół podstawowych w ramach tzw. zielonej kolonii - przysługuje raz na każde kolejne dziecko, niezależnie od dochodu uprawnionych pracowników. W dokumentacji przedłożonej do celów kontrolnych widniały 2 tabele. Jedna z tabel określa dofinansowanie w wysokości 500,00 zł.(brak daty i zatwierdzenia przez dyrektora ) W drugiej wskazano na 3 progi dochodowe przy dofinansowaniu w wysokości od 500,00 zł do 470,00 zł ( brak daty uniemożliwia 1

2 stwierdzenie jej obowiązywania), działalność kulturalno-oświatową organizowaną w formie imprez artystycznych, kulturalnych i rozrywkowych oraz zakup biletów na te imprezy, działalność sportowo rekreacyjną, uczestnictwo w masowych imprezach sportowych oraz zakup biletów na te imprezy - wysokość ustalana jest każdorazowo przez komisję socjalną przy uwzględnieniu środków przeznaczonych na ten cel w preliminarzu wydatków. świadczenia rzeczowe- podlegają takiemu samemu postępowaniu jak wyżej, wypoczynek w dni wolne od pracy w formie turystyki grupowej, zapomogi bezzwrotne - wysokość bezzwrotnej pomocy pieniężnej uzależniona jest od aktualnej sytuacji życiowej, materialnej, finansowej, rodzinnej pracownika, klęsk żywiołowych, zdarzeń losowych, długotrwałej choroby, kosztownego leczenia lub śmierci osoby bliskiej w wysokości do 1.500,00 zł w ciągu roku kalendarzowego, pomoc rzeczową i finansową z tyt. trudnej sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej opracowana tabela dofinansowania wskazuje na 3 progi dochodowe a jej wysokość wynosi od 400,00 zł do 200,00 zł pomoc mieszkaniowa w formie pożyczek - wysokość pożyczki może wynosić od 3.000,00 zł do 5.000,00 zł (udzielana raz na 3 lub 5 lat) z oprocentowaniem jednorazowym w wysokości 4%. W przypadku pożyczki mieszkaniowej w związku ze zdarzeniem losowym komisja socjalna może wnioskować o odstąpienie od naliczania odsetek lub postanowić o niższych odsetkach. Ze świadczeń funduszu mogą korzystać pracownicy zatrudnieni na czas określony i nieokreślony, zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy,pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych emeryci i renciści, którzy są byłymi pracownikami szkoły. Przeznaczenie oraz wysokość pomocy lub dofinansowania jest uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, świadczenie udzielane jest na wniosek osoby uprawnionej. Dochodem przyjętym przy składaniu wniosku jest wynagrodzenie brutto (bez zasiłków pielęgnacyjnych i rodzinnych) uzyskiwanych przez wszystkie osoby prowadzące wspólne gospodarstwo domowe i razem zamieszkałe. Zapisy te są sprzeczne z określeniem zawartym w opracowanym do regulaminu wniosku,który w części zawierającej Oświadczenie wnioskodawcy wskazuje na łączny średni dochód ( z ostatnich trzech miesięcy). Dochody wykazane w oświadczeniu mogą podlegać weryfikacji, w przypadku stwierdzenia nieprawdziwych danych uprawniony zobowiązany jest do zwrotu świadczenia i traci prawo do korzystania z funduszu na kolejne 2 lata. Brak podstaw prawnych do wykluczenia świadczeniobiorcy z możliwości dalszego korzystania z funduszu w przypadku stwierdzenia nieprawidłowych danych. Do obowiązującego regulaminu wprowadzono 3 zmiany. Jedną w formie zarządzenia wprowadzające zmiany do tabel dopłat do wypoczynku, pozostałe w formie Aneksów w zakresie zapisów dotyczących osób niepełnozatrudnionych, które otrzymają świadczenie świąteczne proporcjonalnie do zatrudnienia wg progów dochodowych. Zapis ten został zmieniony Aneksem Nr 1/2014 wprowadzono zapis, ze osoby niepełnozatrudnione i zatrudnione w trakcie roku kalendarzowego otrzymują świadczenia proporcjonalne do czasu pracy i do okresów zatrudnienia wg progów dochodowych W myśl art.8 ust.1 ustawy o ZFŚS przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do 2

3 korzystania z Funduszu tzw. kryterium socjalne. Postanowienia regulaminu nie mogą być mniej korzystne dla osób uprawnionych niż wynika to z przepisów ustawy. Uzależnienie dopłat do świadczeń z Funduszu od wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia, jest niezgodne z przepisami ustawy o ZFŚS. Wysokość odpisów na ZFŚS w 2016 r. obliczana jest od podstawy wynoszącej 2.917,14 zł (M.P. z 2011 r. nr 15 poz. 156). Wobec powyższego odpis obligatoryjny na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy wynosi 1.093,93 zł, dla emerytów i rencistów administracji i obsługi 6,25 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Wysokość odpisu podstawowego 37,5 % może być zwiększona o 6,25 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. W przypadku nauczycieli wysokość odpisu ustalana jest jako iloczyn planowanej liczby nauczycieli i 110 % kwoty bazowej. Aktualnie stosuje się kwotę bazową obowiązującą w dniu 1 stycznia 2012 r. (art. 2 ustawy z dnia r.). Jest to kwota 2.618,10 zł, co oznacza że odpis za nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć w 2016 r. wynosi 2.879,91 zł., dla nauczycieli będących emerytami i rencistami 5 % od pobieranych emerytur i ren Z zestawienia sporządzonego przez sekretarza szkoły dla księgowości wynika, że przeciętne faktyczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło : a/ nauczyciele 23 osoby 20,28 etatu b/ administracja i obsługa 14 osób 13,75 etatu c/ emeryci i renciści (nauczyciele 22 osoby, administracja i obsługa 6 osób). Wysokość naliczonego odpisu na 2016 r. wyniosła ,00 zł. W dniu r. dokonano korekty naliczenia ze względu na liczbę zatrudnionych oraz wysokość pobieranych emerytur i rent przez byłych nauczycieli. Wysokość naliczonego funduszu wyniosła ,32 zł. Przekazanie odpisu na rachunek bankowy funduszu nastąpiło w dniach: r. w wysokości ,00 zł i r. w kwocie ,00 zł. Wysokość przekazanego odpisu była zgodna z dokonanym naliczeniem. Po dokonanej korekcie i spłacie pożyczek Preliminarz sporządzony w dniu r. przedstawiał się następująco : Lp. Wyszczególnienie Plan w zł Wykonanie w zł DOCHODY 1 Bilans otwarcia 1.063, ,67 2 Odpis , ,00 3 Spłaty pożyczek , ,00 4 Odsetki od pożyczek mieszkaniowych 240,00 RAZEM , ,67 WYDATKI 1 Pożyczki mieszkaniowe , ,00 2 Zapomogi 2.000, ,00 3

4 3 Świadczenia urlopowe , ,02 4 Dofinansowanie wypoczynku ,00 nauczyciele ,50 Admin.i obsł ,00 emeryci ,00 5 Zielona szkoła 2.000, ,00 6 Świadczenie świąteczne ,00 Świadczenie świąteczne nauczyciele Świadczenie świąteczne adm. i obsł , ,00 Świadczenie świąteczne emeryci ,00 7 Działalność kulturalno -oświatowa 10 Rezerwa 1.000, , ,52 RAZEM , ,54 Pozostało BO 3.364,13 zł. W 2016 r. przyznano następujące świadczenia: Dofinansowanie do różnych form wypoczynku - Na podstawie przedłożonych dokumentów stwierdzono : wypłatę świadczenia urlopowego dla nauczycieli (zgodnie z art. 53 Karty Nauczyciela) w wysokości ,02 zł. Świadczenie wypłacono obligatoryjnie bez składania wniosku. wypłatę dofinansowania do wypoczynku dla nauczycieli na podstawie złożonych wniosków w wysokości ,50 zł. Wnioski zostały rozpatrzone pomimo braku wskazania w regulaminie uprawnień do tego świadczenia. wypłatę dofinansowania do wypoczynku dla pracowników administracji i obsługi na podstawie złożonych wniosków w wysokości ,00 zł, wypłatę dofinansowania do wypoczynku dla emerytowanych pracowników na podstawie złożonych wniosków w wysokości ,00 zł, W przypadku emerytów na 21 złożonych wniosków, w 5 przypadkach wskazano nieprawidłowy rodzaj świadczenia. Wnioski na żadnym etapie rozpatrywania nie zostały zweryfikowane. Łączna kwota dopłat do wypoczynku dla nauczycieli i pracowników administracji i obsługi i emerytów wyniosła ,52 zł. Podsumowanie wszystkich list wypłat brutto dało kwotę ,52 zł. Naliczone świadczenie w stosunku do kwoty wykazanej na listach płac stanowi różnicę 45,00 zł. W związku z zawyżoną kwotą wypłaty świadczenia z tyt. dopłat do Zielonej szkoły pracownicy wyrazili zgodę na jej potrącenie z wypłaty dofinansowania do wypoczynku. Brak wykonania takiej operacji. Dokonano bezpośredniego zmniejszenia kwoty brutto, zaniżając podstawę do naliczenia podatku. 4

5 Świadczenie świąteczne Zgodnie z zapisami regulaminu pomoc świąteczna może być przyznana wszystkim uprawnionym na ich wniosek w miarę posiadanych środków przez pracodawcę. Zapis ten zmieniono (Aneksem Nr 1/2014) dodając zapis: osoby niepełnozatrudnione i zatrudnione w trakcie roku kalendarzowego otrzymują świadczenia proporcjonalne do czasu pracy i do okresów zatrudnienia wg progów dochodowych. Na podstawie przedłożonych dokumentów stwierdzono : Wypłatę dofinansowania do świąt dla nauczycieli na podstawie złożonych wniosków w wysokości 7.595,50 zł. Wnioski złożyło 18 pracowników, w 8 przypadkach świadczenie wypłacono proporcjonalnie do wymiaru etatu. Wypłatę dofinansowania świątecznego dla pracowników administracji i obsługi na podstawie 13 złożonych wniosków w wysokości 6.610,00 zł. W 1 przypadku wypłacono świadczenie zmniejszone proporcjonalnie do wymiaru etatu. Wypłatę dofinansowania świątecznego dla emerytowanych pracowników na podstawie złożonych wniosków w wysokości ,00 zł. W 1 przypadku naliczono podatek (świadczenie kompensacyjne nauczyciela). Dofinansowanie do zielonej szkoły Ogólna kwota dofinansowania wyniosła 1.895,00 zł. dla 4 dzieci pracowników. Pierwsze dwa wnioski zostały rozpatrzone w dniach r. i r., w obu przypadkach przyznano dofinansowanie w wysokości po 500,00 zł. i w takiej wysokości zostały przekazane na konta pracowników. Starsza księgowa na wnioskach zamieściła adnotację z której wynika, że dofinansowanie wg progów dochodowych winno wynosić odpowiednio 470,00 i 485,00 zł. W adnotacji tej wskazano daty zwrotu środków na konto. Na wskazanych wyciągach brak potwierdzenia takiej operacji. Czynność ta została przeprowadzona przez starszą księgową poprzez pomniejszenie kwoty brutto z należnego dofinansowania do wypoczynku. W pozostałych dwóch dofinansowaniach przyznanych na posiedzeniu w dniu r. zastosowano aktualne tabele i jego wysokość wyniosła 940,00 zł (2x 470,00 zł). Zapomogi Komisja socjalna opiniowała wnioski z proponowaną kwotą zasiłku odpowiednio w dniach: r. - rozpatrzono 1 wniosek i przyznano zapomogę losową w wysokości 300,00 zł r. - rozpatrzono 1 wniosek i przyznano zapomogę losową w wysokości 200,00 zł r. rozpatrzono 4 wnioski, przyznając 2 zapomogi losowe po 400,00 zł i 2 zapomogi losowe po 200,00 zł oraz rozpatrzono ponownie wniosek pracownika przyznając mu dodatkowe 200,00 zł r. - rozpatrzono 1 wniosek przyznając zapomogę losową w wysokości 200,00 zł. 5

6 Z przedstawionych dokumentów i uzasadnień wnioskodawców nie w każdym przypadku wynika zapomoga losowa lecz zapomoga finansowa podlegająca opodatkowaniu. Wolne od podatku dochodowego są m.in. zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280,00 zł (art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych). Działalność kulturalno oświatowa Na działalność kulturalno -oświatową wydatkowano ogólnie 1.264,52 zł. Były to środki przeznaczone na zakupy z okazji świąt wielkanocnych, organizacji Dnia nauczyciela czy organizacji wigilii szkolnej. Na przedłożonych fakturach stwierdzono brak dekretacji księgowej a zapisy księgowe wskazują na brak księgowania na kontach kontrahentów zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości (j.t. Dz.U z 2016 r. poz. 1047) Taka forma działalności zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r. (II PK 74/08) może być stosowana pod warunkiem że Regulamin funduszu będzie przewidywał wydatkowanie środków na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustali inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach w zakresie imprez integracyjnych. W związku z powyższym impreza okolicznościowa, impreza integracyjna może być finansowana ze środków ZFŚS, bez konieczności stosowania kryterium socjalnego, aby jednak tak się stało, należy zawrzeć odpowiednie postanowienia w regulaminie ZFŚS. Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny w dniu 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) wydał wyrok orzekający, że przepisy dotyczące nieodpłatnych świadczeń dla pracowników są zgodne z Konstytucją RP, dodatkowo odniósł się wprost do opodatkowania udziału w imprezach integracyjnych. Pożyczki mieszkaniowe Zgodnie z zapisami 9 Regulaminu funduszu pracownicy i emeryci mogą ubiegać się o przyznanie zwrotnej pożyczki na remont i modernizację mieszkania i domu. Wysokość tej pożyczki może wynosić do 3.000,00 zł do 5.000,00 zł. W pkt.4 wskazano że, Komisja Socjalna każdorazowo będzie analizować sytuację materialną pracownika, możliwości spłaty biorąc pod uwagę wysokość pożyczki mieszkaniowej. Jej oprocentowanie wynosi 4% wartości pożyczki a okres spłaty odpowiednio od 3 do 5 lat. W 2016 r. wniosek o pożyczkę na remont mieszkania złożyło 2 pracowników i 1 emeryt. Komisja pozytywnie zaopiniowała 2 wnioski złożone na początku roku i udzielono wnioskodawcom pożyczek w wysokości po 3.000,00 zł. Opracowany wniosek nie zawiera części dotyczącej dochodów wnioskodawcy i komisja nie analizuje sytuacji materialnej. Z pożyczkobiorcami zawarto stosowne umowy. 2. Realizacja zaleceń wydanych po kontroli w 2016 r. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia r. skierowanym do Dyrektora G2 wydano 3 zalecenia, które zostały zrealizowane poprzez : Zaopiniowanie projektu planu finansowego zgodnie z terminem wynikającym z art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 885) poprzez: Podjęcie Uchwały Nr 245 Rady Pedagogicznej Gimnazjum Nr 2 w Czeladzi w dniu 12 grudnia 2016 r. w sprawie wyrażenia opinii o projekcie planu finansowego na rok 2017 oraz wydanie pozytywnej opinii w sprawie projektu planu finansowego jednostki przez Radę Rodziców w dniu 15 grudnia 2016 r. 6

7 Terminy opiniowania projektu planu finansowego zostały zachowane. Wprowadzenie Zarządzeniem Nr 4/2016 Dyrektora Gimnazjum Nr 2 w Czeladzi z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie ustaleń dotyczących polityki rachunkowości dla Gimnazjum Nr 2 zmian do obowiązujących ustaleń. W Załączniku Nr 2 do w/w zarządzenia w części Obieg i kontrola dokumentów w zakresie zakupu rzeczy, praw i usług wprowadzono zapisy: - w przypadku zlecenia wykonania robót budowlanych wymagana jest umowa pisemna bez względu na wartość zamówienia - w przypadku usług wymagana jest umowa pisemna dla zamówień o wartości brutto powyżej 1.500,00 zł. Pismem z dnia r. Dyrektor jednostki zobowiązał pracownika ( starszy referent ds. płac) odpowiedzialnego za sporządzanie wniosków o potwierdzenie zgodności z art.4 pkt.8 Pzp do rzetelnego ich sporządzania i prawidłowego zakwalifikowania wydatku do dostaw,usług lub robót budowlanych. Przedstawiając powyższe polecam realizację następujących zaleceń : Zalecenie nr 1 Opracować Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie z dnia r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz.800). W regulaminie uwzględnić i doprecyzować zapisy m.in. w zakresie: określenia rodziny i prowadzenia wspólnego gospodarstwa, spójnego określenia dochodu przyjmowanego do oceny sytuacji socjalnej uprawnionych, dokładnego określenia uprawnień do rodzaju przyznawanych świadczeń, równego traktowania wszystkich uprawnionych bez względu na wymiar etatu i okres zatrudnienia, jasnego i precyzyjnego określenia rodzaju przyznawanych zapomóg z uwzględnieniem art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, etapów i sposobu weryfikacji składanych wniosków ( od celu i rodzaju świadczenia o jakie ubiega się wnioskodawca do sposobu postępowania z dokumentacją gromadzoną przy wnioskach o zapomogę). Termin: niezwłocznie Zalecenie nr 2 Wszelkie zmiany do regulaminu wprowadzać Zarządzeniem Dyrektora, w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Zgodnie z art. 8 ust. 2 i 3 ustawy o ZFŚS pracodawca ma obowiązek uzgadniania treści zapisów wewnętrznego regulaminu ZFŚS oraz planu wydatków zaplanowanych na dany rok ze związkami zawodowymi działającymi w danej jednostce. Termin : na bieżąco 7

8 Zalecenie nr 3 Doprecyzować zapisy w zakresie czynności pracownika obsługującego fundusz obejmujące zadania określone w Regulaminie, jednocześnie zobowiązać do bezwzględnego ich przestrzegania. Termin : niezwłocznie Zalecenie nr 4 Zobowiązać starszą księgową do stosowania zasad wynikających z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U z 2016 r. poz 1047) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych ( Dz.U z 2013 r. poz.289). Księgi rachunkowe funduszu powinny być prowadzone w taki sposób, aby spełniały wymogi określone w art. 13 w/w ustawy. Termin: niezwłocznie Zalecenie Nr 5 Wzmóc nadzór nad starszą księgową wprowadzając skuteczne mechanizmy kontroli zarządczej w rozumieniu art.68 ustawy z dnia 27. sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U z 2016 r. poz.1870), które zapewniają bezwzględne przestrzeganie przepisów prawa regulujących kwestie w zakresie funduszu socjalnego. Termin: od zaraz Wykonanie zaleceń będzie przedmiotem kontroli sprawdzającej. Zgodnie z 14 pkt 6 Zarządzenia Nr 365/2015 Burmistrza Miasta Czeladź z dnia 30 października 2015 r. w sprawie nadania Regulaminu przeprowadzania kontroli wewnętrznej Wydziałów Urzędu oraz gminnych jednostkach organizacyjnych informację o sposobie realizacji zaleceń należy przedłożyć pisemnie oraz em na adres : kontrola@um.czeladz.pl w terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń. Burmistrz mgr Zbigniew Szaleniec 8