Pan Antoni Jan Tarczyński Starosta Powiatu Mińskiego ul. Kościuszki Mińsk Mazowiecki

Transkrypt

1 Warszawa, 15 marca 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WG-IV Pan Antoni Jan Tarczyński Starosta Powiatu Mińskiego ul. Kościuszki Mińsk Mazowiecki SPRAWOZDANIE Z KONTROLI Na podstawie art. 6a ust. 1 pkt1 lit. b i ust. 2, art. 7b ust. 1 pkt 2 oraz art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne 1, ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 2, art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 3, z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego została przeprowadzona od dnia 30 listopada 2015 r. do dnia 18 grudnia 2015 r. kontrola w trybie uproszczonym o charakterze kontroli doraźnej w Starostwie Powiatowym w Mińsku Mazowieckim przez Aleksandrę Kościesza kierownika Oddziału Kontroli Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia nr 59/2015 z dnia r. oraz Grażynę Piałucha starszego inspektor wojewódzkiego w Oddziale Kontroli Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia nr 60/2015 z dnia r. /akta kontroli karta nr 42-43/ Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości prowadzenia ewidencji gruntów i budynków w świetle pisma Głównego Geodety Kraju nr KN-O z dnia 13 lutego 2015 r. /akta kontroli karta nr 1-41/ 1 Dz. U. z 2015 r. poz Dz. U. z 2011 r. nr 185 poz Dz.U. z 2015 poz. 525,

2 W toku czynności kontrolnych, informacji i wyjaśnień udzielała Pani Jolanta Nadłonek Kierownik Wydziału Geodezji i Katastru - Geodeta Powiatowy zwana dalej Geodetą Powiatowym. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: 1. Ustalenia formalno organizacyjne Kierownik jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą. Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim, którego siedzibą jest miasto Mińsk Mazowiecki, ul. Kościuszki 3, Mińsk Mazowiecki, na podstawie Uchwały Nr I/3/14 Rady Powiatu Mińskiego z dnia 27 listopada 2014 r. w sprawie wyboru Starosty Powiatu Mińskiego jest Pan Antoni Jan Tarczyński. /akta kontroli karta nr 46/ 1.2. Struktura organizacyjna jednostki kontrolowanej. Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim regulują: Statut Powiatu Mińskiego ogłoszono Uchwałą Nr XXIX/249/09 Rady Powiatu Mińskiego z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego Statutu Powiatu Mińskiego, Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim, zwany dalej RO, ustalony Uchwałą Nr XXV/305/14 Rady Powiatu Mińskiego z dnia 5 marca 2014 r. w sprawie przyjęcia regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim. Zmiany do regulaminu organizacyjnego wprowadzono Uchwałą Nr XXX/332/14 Rady Powiatu Mińskiego z dnia 3 września 2014 r. zmieniającą uchwałę w sprawie przyjęcia w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim. Zgodnie z 21 ust. 1 RO Wydział Geodezji i Kartografii wykonuje zadania w zakresie prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym prowadzenia dla obszaru powiatu ewidencji gruntów i budynków, geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu i gleboznawczej klasyfikacji gruntów, tworzenia i udostępniania baz danych i standardowych opracowań kartograficznych, koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, zakładania osnów szczegółowych, przeprowadzania powszechnej taksacji nieruchomości oraz opracowywania map i tabel taksacyjnych dotyczących nieruchomości, ochrony znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych. Jak wynika z 21 ust. 5 RO Wydziałem kieruje Geodeta Powiatowy wykonujący zadania należące do kompetencji Starosty, jako organu administracji geodezyjnej i kartograficznej. Ze schematu przedstawiającego strukturę organizacyjną Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim stanowiącym załącznik do RO wynika, że w skład Wydziału Geodezji i Kartografii wchodzi: 2

3 1. Referat Ewidencji Gruntów i Budynków, 2. Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, 3. Zespół do spraw Koordynacji Usytuowania Projektowanych Sieci Uzbrojenia Terenu. Jak wynika z treści pisma Starosty Mińskiego z dnia r., Starosta Miński powierzył z dniem 1 stycznia 1999 r. Pani Jolancie Nadłonek obowiązki Kierownika Wydziału Geodezji i Kartografii Geodety Powiatowego. Starosta Miński pismem z dnia r. nr BZ.BZ upoważnił Panią Jolantę Nadłonek Geodetę Powiatowego do wydawania w moim imieniu decyzji administracyjnych oraz załatwiania spraw w następującym zakresie: 1) prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym ewidencji gruntów i budynków, gleboznawczej klasyfikacji gruntów oraz geodezyjnej sieci uzbrojenia terenu, 2) koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, 3) zakładania osnów szczegółowych, 4) zakładania i aktualizacji mapy zasadniczej, 5) prowadzenia powszechnej taksacji nieruchomości oraz opracowanie i prowadzenie map i tabel taksacyjnych dotyczących nieruchomości, 6) ochrony znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych, 7) prowadzenia powiatowych baz danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji o terenie, 8) podpisywania faktur w zakresie wykonywanych przez Wydział Geodezji i Kartografii usług podlegających fakturowaniu, stwierdzania ostateczności decyzji administracyjnych. /akta kontroli karta nr 47-56/ Pani Jolanta Nadłonek Geodeta Powiatowy posiada wykształcenie wyższe oraz uprawnienia zawodowe nr 9545, zakres 1, 2. spełnia tym, samym wymogi określone w 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni 4. /akta kontroli karta nr 192/ 4 Dz. U. z 2004 r. Nr 249 poz

4 2. Ustalenia szczegółowe dotyczące realizacji zadań z zakresu prowadzenia ewidencji gruntów i budynków Utrzymanie operatu ewidencji gruntów i budynków w stanie aktualności tj. zgodności z dostępnymi dla organu dokumentami i materiałami źródłowymi oraz terminowość i poprawność zawiadamiania o dokonanych zmianach - 44 ust. 2, 45 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków 5. W pisemnych wyjaśnieniach Geodeta Powiatowy wskazał, że Do prowadzenia ewidencji gruntów i budynków (część kartograficzna i część opisowa), w tut. Urzędzie służy środowisko programowego: EGB 2000 firmy Intergrapf i GEO-MAP firmy Geo-System. /akta kontroli karta nr 192/ W celu zbadania utrzymania operatu ewidencji gruntów i budynków w stanie aktualności, zespół kontrolujący losowo wybrał 19 zawiadomień dotyczących zmian w operacie ewidencyjnym wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wprowadzonych zmian. Ponadto ocenie poddano poprawności sporządzenia powyższych zawiadomień o dokonanych zmianach. Z analizy skontrolowanych zawiadomień wynika, iż dane zawarte w dokumentach stanowiące podstawę wprowadzenia zmian zostały w sposób prawidłowy ujawnione w operacie ewidencji gruntów i budynków zarówno w zakresie zmiany użytków gruntowych jak i zmian w kartotece budynków. Zmiany w kartotece budynków zawierają wszystkie informacje o których mowa w 63 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków 6 z treści, którego wynika, że Danymi ewidencyjnymi dotyczącymi budynku stanowiącego część składową gruntu są: 1) numer ewidencyjny budynku stanowiący część składową identyfikatora budynku, 2) numer porządkowy, którym oznaczony został budynek w trybie przepisów o numeracji nieruchomości, 3) numeryczny opis konturu wyznaczonego przez prostokątny rzut na płaszczyznę poziomą zewnętrznych płaszczyzn ścian zewnętrznych kondygnacji przyziemnej budynku, a w budynkach posadowionych na filarach, kondygnacji opartej na tych filarach - zwanego dalej konturem budynku, 4) numery działek ewidencyjnych, na których usytuowany jest budynek, 5) oznaczenie funkcji podstawowej budynku, 5 Dz. U. z 2015 r. poz Dz. U. z 2001 r. Nr 38, poz.454 4

5 6) wartość budynku oraz data określenia tej wartości, 7) rok zakończenia budowy, 8) pole powierzchni zabudowy w m2, 9) liczba kondygnacji nadziemnych oraz liczba kondygnacji podziemnych, 10) informacja o materiale, z którego zbudowane są zewnętrzne ściany budynku, 11) liczba i numery lokali stanowiących odrębne nieruchomości lokalowe, 12) liczba i numery lokali innych niż wymienione w pkt 11, 13) łączne, wyrażone w m2, pole powierzchni użytkowej: a) wszystkich lokali w budynku, b) pomieszczeń przynależnych do lokali, 14) numer rejestru zabytków prowadzonego na podstawie przepisów o ochronie dóbr kultury. 2. Przez powierzchnię zabudowy rozumie się pole powierzchni figury geometrycznej określonej przez kontur, o którym mowa w ust. 1 pkt Powierzchnię użytkową lokalu ustala się zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy z dnia 2 lipca 1994 r. o najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. z 1998 r. Nr 120, poz. 787 i Nr 162, poz. 1119, z 1999 r. Nr 111, poz. 1281, z 2000 r. Nr 3, poz. 46, Nr 5, poz. 67, Nr 83, poz. 946, Nr 88, poz. 988, Nr 95, poz i Nr 122, poz oraz z 2001 r. Nr 4, poz. 27). 4. W ewidencji wykazuje się następujące materiały budowlane, o których mowa w ust. 1 pkt 10: 1) mur, 2) drewno, 3) inne materiały. 5. Dane ewidencyjne określające rok zakończenia budowy poszczególnych budynków przyjmuje się z ewidencji rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych, prowadzonej przez organy administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego na podstawie przepisów prawa budowlanego lub, jeżeli ewidencja ta nie zawiera odpowiednich danych, przyjmuje się przybliżoną datę zakończenia budowy ustaloną na podstawie innych miarodajnych informacji. Wykaz skontrolowanych zmian przedstawia Załącznik nr 1 do niniejszego sprawozdania. W wyniku oceny wybranych losowo 19 zawiadomień dotyczących zmian w operacie ewidencyjnym wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wprowadzonych zmian zespół kontrolujący stwierdził że, w 2 przypadkach brak daty wpływu dokumentów do organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków, co uniemożliwiło dokonanie oceny terminowości wprowadzenia zmian do operatu ewidencji gruntów i budynków. W pozostałych 17 przypadkach aktualizacji operatu ewidencji gruntów i budynków dokonano w ustawowym terminie. 5

6 Wszystkie skontrolowane zawiadomienia o dokonanych zmianach w danych ewidencyjnych zawierały informacje, o których mowa w 49 ust. 1, ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków 7 tj. 1. O dokonanych zmianach w danych ewidencyjnych starosta zawiadamia: 1) organy podatkowe - w wypadku zmian danych mających znaczenie dla wymiaru podatków: od nieruchomości, rolnego i leśnego; 2) wydział ksiąg wieczystych właściwego miejscowo sądu rejonowego - w wypadku zmian danych objętych działem I ksiąg wieczystych; 3) właściwe miejscowo jednostki statystyki publicznej - w wypadku zmian w cechach adresowych nieruchomości oraz dopisywania i wykreślania budynków; 4) właściwe podmioty ewidencyjne oraz osoby, jednostki organizacyjne i organy, o których mowa w 11 ust. 1 pkt 1 - w przypadku gdy zmiana została dokonana w trybie czynności materialnotechnicznych; 5) starostów sąsiednich powiatów - w przypadku gdy zmiana dotyczy punktów granicznych położonych na granicy tych powiatów. 2. Zawiadomienia, o których mowa w ust. 1, zawierają w szczególności: 1) oznaczenie dokumentu, który stanowił podstawę do zmiany, oraz datę wprowadzenia zmiany; 2) oznaczenia odpowiednich jednostek rejestrowych gruntów, budynków i lokali oraz pozycji kartotek budynków i lokali, w których nastąpiły zmiany; 3) zestawienie odpowiednich danych ewidencyjnych przed zmianą i po zmianie; 4) wyszczególnienie organów i jednostek organizacyjnych, do których przekazane zostało zawiadomienie; 5) podpis organu lub upoważnionej przez niego osoby. Z wyjaśnień Geodety Powiatowego wynika, że zmiany w części graficznej i opisowej wykonywane są w tym samym czasie. Wybrane losowo do oceny dokumenty dotyczące zmian w części opisowej i graficznej operatu ewidencyjnego potwierdzają opisany powyżej proces aktualizacji operatu ewidencji gruntów i budynków co potwierdza, że zmiany w części opisowej i graficznej wprowadzane są w tym samym czasie. 7 Dz. U. z 2015 r. poz.542 6

7 2.2. Archiwizacja wycofanych danych ewidencyjnych zgodnie z 50 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków 8. W pisemnych wyjaśnieniach Geodeta Powiatowy wyjaśnił, że Zawiadomienia o zmianach danych ewidencyjnych są przekazywane do archiwum zakładowego, na podstawie spisów zdawczo odbiorczych opisujących poszczególne tomy teczek wytworzone dla danego roku. Na potwierdzenie powyższych wyjaśnień przedłożono kopię protokołu zdawczo odbiorczego nr 808 dotyczącego przekazania w dniu r. dokumentacji wytworzonej w roku 2013 o kategorii archiwalnej BE10. /akta kontroli karta nr / 2.3. Udostępnianie informacji zawartych w operacie ewidencyjnym, o których mowa w art. 24 ust. 3 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne9. Z pisemnych wyjaśnień Geodety Powiatowego wynika, iż Dane ewidencji gruntów i budynków udostępniane są w postaci nieelektronicznej, tj. tradycyjnie, jako wydruk z bazy danych ewidencyjnych oraz w postaci elektronicznej. /akta kontroli karta nr 192/ Do oceny prawidłowości udostępniania danych ewidencyjnych, zespól kontrolujący wybrał losowo kopie 6 wniosków o udostępnienia danych z rejestru ewidencji gruntów i budynków o nr kancelaryjnych z 2015 roku G , G , G , G , G , G W wyniku oceny tych wniosków zespół kontrolujący stwierdził, że udostępnione dane z rejestru ewidencji gruntów były zgodne z treścią złożonego wniosku na formularzu zgodnym z wzorem określonym w załączniku nr 4 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 10. Z analizy powyższych wniosków wynika, że: we wszystkich skontrolowanych wnioskach, jako adresata wskazano Starostę Mińskiego, ul. Tadeusza Kościuszki 3, Mińsk Mazowiecki, w 4 wnioskach brak wpisanej daty sporządzenia wniosku, w 3 wnioskach brak nr PESEL lub REGON wnioskodawcy, w 1 wniosku brak adresu zamieszkania / siedziby wnioskodawcy, 8 Dz. U. z 2015 r. poz Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 10 Dz.U.2014 poz

8 udostępnione dane z rejestru ewidencji gruntów i budynków były zgodne z treścią złożonego wniosku. Treść wypisów z rejestru gruntów i wyrysów z mapy ewidencyjnej, dołączonych do ww. wniosków jest zgodna z zapisami 52 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków 11. /akta kontroli karta nr / Ponadto udostępniono zespołowi kontrolującemu płytę CD z plikami SWDE gminy Jakubów i Gminy Mrozy dotyczącymi danych opisowych z EGB 2000 i danych wektorowych z Geo-Map, wraz z raportami z kontroli syntaktycznej i semantycznej utworzone w dniu r. Z powyższych raportów wynika, że kontrola syntaktyczna plików SWDE nie wykazała błędów. Kontrola semantyczna wykazała nieliczne błędy oraz liczne ostrzeżenia. W pisemnych wyjaśnieniach Geodeta Powiatowy potwierdza, że Kontrola plików SWDE wygenerowanych z oprogramowania EGB2000 i Geo-Map 1. Kontrola syntaktyczna plików SWDE a. Część wektorowa (Geo-Map) nie wykazuje błędów b. Część opisowa (EGB2000) nie wykazuje błędów 2. Kontrola semantyczna plików SWDE a. Część wektorowa (Geo-Map) Wartość atrybutu G5OFU w obiekcie G5_UZG spoza zakresu wartości dopuszczalnych błąd wynika z dostosowania zapisów w EGiB zapisów użytków gruntowych po zmianie rozporządzenia ministra administracji i cyfryzacji z dnia 29 listopada 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. z dnia 16 grudnia 2013 r.). Zgodnie ze przepisami należało zamienić oznaczenie zapisów Lz (dla użytków rolnych) na zapis Lzr. Zmiana taka została wykonana. Oprogramowanie do kontroli plików SWDE nie zostało dostosowane do zmian wyżej wymienionego rozporządzenia. [rys. 1] Relacja G5RKRG nie jest zdefiniowana dla rekordu G5_GDZE nie wszystkie działki ewidencyjne posiadają operat geodezyjny, na podstawie, którego zostały wprowadzone na Mapę Ewidencyjną. Wynika to z zaszłości historycznych. [rys. 2] Relacja G5RKRG nie jest zdefiniowana dla rekordu G5_GBUD - nie wszystkie budynki ewidencyjne posiadają operat geodezyjny, na podstawie, którego zostały wprowadzone na Mapę Ewidencyjną. Wynika to z zaszłości historycznych. [rys. 3] Część opisowa (EGB2000) 11 Dz. U. z 2015 r. poz

9 Niepoprawny format kodu pocztowego w rekordzie G5ADR występuje tylko jedna taka wartość. Błąd wynika z faktu innego sposobu oznaczania kodów pocztowych poza terytorium Polski. W tym konkretnym przypadku jest to kod pocztowy ze Szwecji. [rys. 4] Wartość atrybutu G5OFU w obiekcie G5_KLU spoza zakresu wartości dopuszczalnych błąd wynika z dostosowania zapisów w EGiB zapisów użytków gruntowych po zmianie w/w rozporządzenia. Zgodnie ze zmianą należało zamienić oznaczenie zapisów Lz (dla użytków rolnych) na zapis Lzr. Zmiana taka została wykonana. Oprogramowanie do kontroli plików SWDE nie zostało dostosowane do zmian rozporządzenia. [rys. 5] Brak wymaganej relacji G5RKRG w rekordzie G5O_JEW trudno wskazać taki operat geodezyjny, który mógłby reprezentować opracowania dla całej Jednostki Ewidencyjnej (Gminy). Brak możliwości wpisania takiego operatu w oprogramowaniu EGB2000. [rys. 6] Brak wymaganej relacji G5RKRG w rekordzie G5O_OBR - Brak możliwości wpisania takiego operatu w oprogramowaniu EGB2000. [rys. 6] Brak wymaganej relacji G5RDOK w rekordzie G5O_ZMN - nie wszystkie zmiany wprowadzone w EGiB posiadają dokumenty, na podstawie, którego zostały wprowadzone do EGiB. Wynika to z zaszłości historycznych. W tym przypadku, jako stan początkowy w 1992 roku, zostały przepisane dane z rejestrów analogowych (pisanych). Ten fakt został oznaczony, jako wprowadzenie zmiany (stanu początkowego), dla którego podstawą była informatyzacja rejestrów EGiB. W starszych oprogramowaniach wykorzystywanych do prowadzenia EGiB tj. EGBV i starszych wersjach, nie zawsze były rejestrowane odrębnie dokumenty stanowiące podstawę zmian. W chwili obecnej nie ma możliwości prawidłowego uzupełnienia tych informacji. [rys. 7] /akta kontroli karta nr / W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych zespół kontrolujący zwrócił się do Geodety Powiatowego o udzielenie wyjaśnień na pytania wnioskodawcy Pietrzak Ludmiły InterTIM, Al. Stanów Zjednoczonych 72/180, Warszawa skierowane do Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru geodezyjnego i Kartograficznego o treści: 1. Wnoszę o udostępnienie informacji o środowisku programowym do prowadzenia części graficznej i opisowej ewidencji gruntów i budynków czy środowisko generuje (wydaje) GML obejmujący zakres ewidencji gruntów i budynków obowiązujący od roku? 9

10 2. Wnoszę o udostępnienie informacji o środowisku programowym do prowadzenia części graficznej i opisowej ewidencji gruntów i budynków czy środowisko generuje (wydaje) SWDE obejmujące zakres ewidencji gruntów i budynków obowiązujący od roku? 3. Wnoszę o udostępnienie informacji o środowisku programowym do prowadzenia części graficznej i opisowej ewidencji gruntów i budynków czy środowisko importuje (przyjmuje) GML obejmujący zakres ewidencji gruntów i budynków obowiązujący od roku? 4. Wnoszę o udostępnienie informacji o środowisku programowym do prowadzenia części graficznej i opisowej ewidencji gruntów i budynków czy środowisko importuje (przyjmuje) SWDE obejmujące zakres ewidencji gruntów i budynków obowiązujący od roku? 5. Wnoszę o udzielenie informacji czy stosowany w starostwach system teleinformatyczny do prowadzenia rejestr publicznego, jakim jest ewidencji gruntów i budynków, wymienia dane w pełnym zakresie ujętym w Rozporządzeniu zmieniającym Rozporządzenie w sprawie ewidencji gruntów i budynków, które weszło w życie roku tj. czy dane ewidencji gruntów i budynków zostaną zaimportowane w pełnym zakresie z ze Starostwa Powiatowego w Mińsku (EGB 2000) do starostwa Powiatowego w Piasecznie (KOL) bądź tez przykładowo do Starostwa Powiatowego w Żurominie (EWMAPA). W pisemnej odpowiedzi Geodeta Powiatowy wyjaśnił, że: Ad. 1 Nie posiadamy takiej informacji, gdyż czynności generowania GML dotychczas nie były wykonywane. Ad. 2 Oprogramowanie do prowadzenia części graficznej i opisowej Ewidencji Gruntów i Budynków aktualnie wykorzystywane w Starostwie Powiatowym w Mińsku Mazowieckim generuje (wydaje) SWDE zgodnie z załącznikiem 4 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. z 2015 r. poz. 542 j.t.). Katalog obiektów wydanych w formacie SWDE jest ściśle określone w w/w załączniku. Ad. 3 Nie posiadamy takiej informacji, gdyż czynności importu GML dotychczas nie były wykonywane. Ad. 4 Nie posiadamy takiej informacji, gdyż czynności importu SWDE nie były wykonywane. Ad. 5 Nie posiadamy takiej informacji, gdyż nie wymienialiśmy się danymi ewidencyjnymi z żadnym starostwem. /akta kontroli karta nr / 10

11 2.4. Wykonywanie obowiązków związanych z zabezpieczeniem danych ewidencyjnych przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnioną modyfikacją zawartych w nich danych oraz dostępem osób nieuprawnionych, o których mowa w 44 pkt 5 oraz 53 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków 12. W pisemnych wyjaśnieniach Geodeta Powiatowy wskazał, że W roku 1999 zgłoszono zbiór danych osobowych - Ewidencja Gruntów i Budynków do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO). W załączeniu potwierdzenie zgłoszenia wydrukowane z serwisu e-giodo. Obecnie w Urzędzie utworzono stanowisko - Administratora Bezpieczeństwa Informacji. Funkcję Administratora Bezpieczeństwa Informacji ABI pełni Pan Szymon Ostrowski - pracownik Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim. Do ABI zgłaszane są wnioski aktualizacyjne. W zakresie upoważnień pracowników do przetwarzania danych osobowych wyjaśniam, że wszyscy pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii, tj. Referatu Ewidencji Gruntów i Budynków, Referatu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej i Referatu Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu, posiadają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. W załączeniu kopia upoważnienia. Ponadto Geodeta Powiatowy wskazał, że Dwa razy w ciągu roku przekazywana jest kopia zabezpieczająca bazy danych państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w tym bazy danych ewidencji gruntów i budynków. Wojewódzkiemu Inspektorowi Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego (w załączeniu kopia protokołu z dnia roku). Z udostępnionego powyższego protokołu wynika, że przedmiotem przekazania pomiędzy Starostą Mińskim a Mazowieckim Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego była płyta DVD oraz dysk zewnętrzny HDD, jednocześnie odebrano znajdujący się w archiwum WINGiK w Warszawie dysk HDD przekazany w kwietniu 2015 r., zawierające: - bazy danych EGiB, - bazy danych GESUT, - BDOT 500, - BDSOG. /akta kontroli karta nr / 12 Dz. U. z 2015 r. poz

12 2.5. Okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych oraz stan modernizacji ewidencji gruntów i budynków w powiecie mińskim, o których mowa w 54, 55 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków 13. W pisemnych wyjaśnieniach Geodeta Powiatowy wskazał, że Na terenie powiatu mińskiego nie przeprowadzano dotychczas weryfikacji danych ewidencyjnych, o których mowa" w 54 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie ewidencji gruntów i budynków. Działania Starosty skierowane były na realizację procesu modernizacji ewidencji gruntów i budynków i wypełnienie obowiązków wynikających z 80 ust. l pkt 3 w/w rozporządzenia. Środki finansowe powiatowe, a także pozyskiwane z innych źródeł przeznaczone były przez Powiat Miński na modernizację ewidencji gruntów i budynków. Obecnie na koniec 2015 roku mamy wykonaną modernizację na obszarze całego powiatu. Modernizacja ta objęła założenie ewidencji budynków, weryfikację użytków gruntowych wraz z niezbędną klasyfikacją gruntów, a także ustaleniem granic działek zabudowanych, dla których brak było standardowych danych, co do położenia punktów granicznych. Najbliższe działania Urzędu ukierunkowane będą na dalszy proces modernizacji danych ewidencyjnych w zakresie pozyskania pozostałych punktów granicznych z wymaganą obecnie dokładnością, a także weryfikacji danych ewidencyjnych. W roku 2016 planujemy modernizację ewidencji gruntów i budynków Gminy Cegłów a weryfikację zaś na obszarze obrębu Cegłów, który był przedmiotem modernizacji zakończonej w 2003 roku. Stan wynikający z przeprowadzonych modernizacji ewidencji gruntów i budynków powiatu mińskiego obrazuje szczegółowo tabela załączona na płycie CD. Z analizy Tabeli nr 2 udostępnionej na płycie CD przedstawiającej stan modernizacji wynika, że na terenie powiatu mińskiego modernizacja była prowadzona od roku 1996 do roku Obowiązującą formą prowadzenia mapy ewidencyjnej jest forma numeryczna. Numeryczna mapa ewidencyjna spełniała standardy na dzień zakończenia modernizacji. /akta kontroli karta nr / W trakcie czynności kontrolnych Geodeta Powiatowy udostępnił między innymi sprawozdanie techniczne z przeprowadzonej modernizacji ewidencji gruntów i budynków dla gminy Mrozy z wyłączeniem obrębów Mrozy i Wola Rafalska. Powyższa modernizacja wykonana była przez Konsorcjum firm InterTIM Sp. o.o. ul. Noniewicza 85B, lok. IV, Suwałki Lider Konsorcjum i InterTIM Pietrzak Ludmiła, Al. Stanów Zjednoczonych 72/180, Dz. U. z 2015 r. poz

13 Warszawa w ramach projektu Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu. Z udostępnionego przez Geodetę Powiatowego Raportu z kontroli jakościowej GML nr 6/1/1/J/2 sporządzonego w dniu r. na zlecenie Województwa Mazowieckiego przez Podmiot Monitorująco Kontrolujący: ABM Group sp. o.o. wynika, że do kontroli przekazano produkt w formie numerycznej tj. Serwer FTP: plik gml dla 1 jednostki ewidencyjnej. W powyższym raporcie w uwagach opisowych wskazano, że W zakresie obiektów objętych modernizacją kontrola wykazała kilka przypadków braku atrybutów adresów lokali. ( ) System służący do prowadzenia baz danych EGiB nie ma funkcjonalności zapewniającej import danych w plikach GML. System został już zasilony wszystkimi danymi w ramach prac Wykonawcy w turze IV konwersji bezpośrednio w środowisku systemu. Powyższe opracowanie dotyczące modernizacji ewidencji gruntów i budynków dla gminy Mrozy między innymi dla obrębu _ zostało wpisane do ewidencji materiałów zasobu w dniu r. pod numerem identyfikacyjnym P W Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego w dniu 14 grudnia 2015 r. poz ukazała się informacja Starosty Mińskiego z dnia 30 listopada 2015 r. o zakończeniu modernizacji ewidencji gruntów i budynków jednostki ewidencyjnej Mrozy obszar wiejski z wyłączeniem obrębów Mrozy i Wola Rafałowska pow. Miński Terminowość sporządzania i przekazywania rocznych zestawień zbiorczych danych objętych ewidencją gruntów i budynków, o których mowa w 75, 76 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków 14 oraz przekazywanie Głównemu Geodecie Kraju przez starostę danych określających przebieg granic jednostek ewidencyjnych i obrębów ewidencyjnych, dla których ustalone zostały nowe punkty graniczne lub zmienione zostały współrzędne określające położenie dotychczasowych punktów granicznych Z treści pisemnych wyjaśnień Geodeta Powiatowy wynika, że W zakresie rocznych zestawień zbiorczych przekazuję na płycie CD folder wykazy wg stanu na styczeń 11_02_2015" zawierający podpisaną elektronicznie dokumentację dotyczącą sporządzenia i przekazania rocznych zestawień zbiorczych. 14 Dz. U. z 2015 r. poz

14 Jednocześnie wyjaśniam, że dane te zostały przekazane roku na serwer FTP wskazany przez pracownika Urzędu Marszałkowskiego (w załączeniu korespondencja w przedmiotowej sprawie). W powyższych wyjaśnieniach Geodeta Powiatowy wyjaśnił, że Informacja dotycząca danych Państwowego Rejestru Granic PRG jest przekazywana na początku każdego roku w formie elektronicznej na wskazany serwer FTP. W załączeniu, na płycie CD, folder PRG_05_01_2015" zawierający wykaz współrzędnych punktów granicznych, daty utworzenia lub modyfikacji oraz wartości atrybutów przekazanych do Państwowego Rejestru Granic. /akta kontroli karta nr / 2.7. Obowiązek utworzenia metadanych dla zbiorów objętych bazą danych ewidencji gruntów i budynków oraz obowiązek zgłaszania zbiorów i usług danych przestrzennych do ewidencji zbiorów i usług danych przestrzennych art. 4 ust. 1c ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 15. W pisemnych wyjaśnieniach Geodeta Powiatowy wskazał, że Obowiązek wynikający z art. 4 ust. Ic ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne dotyczący utworzenia metadanych infrastruktury informacji przestrzennej został zrealizowany. Metadane opisujące zbiory danych przestrzennych oraz usługi danych przestrzennych zostały zaimportowane do katalogu Geoportal w 2012 roku. W załączeniu informacja przekazana z Centralnego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej potwierdzająca poprawność zaimportowanych metadanych do Geoportalu. Jak wynika z udostępnionego a Pani Joanny Kołycińskiej z Centralnego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej metadane dotyczące powiatu mińskiego zostały pomyślnie zaimportowane do katalogu Geoportal. /akta kontroli karta nr 228/ Wnioski i ocena W wyniku oceny udostępnionych dokumentów, materiałów powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego jak również danych zawartych w rejestrze ewidencji gruntów i budynków zespół kontrolujący dokonał poniższych ustaleń: 1. Analiza 19 udostępnionych zawiadomień o zmianach w operacie ewidencji gruntów i budynków wykazała, że: 15 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 14

15 aktualizacji operatu ewidencji gruntów i budynków dokonano w oparciu o odpowiednie dokumenty zgodnie z 47 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków 16, w 2 przypadkach nie można było dokonać oceny terminowości wprowadzenia zmiany, ze względu na brak potwierdzenia wpływu dokumentu do organu, w pozostałych przypadkach aktualizacji operatu ewidencji gruntów i budynków dokonano w ustawowym terminie, zmiany w części opisowej i graficznej wprowadzane były w tym samym czasie, zawiadomienia zawierały informacje, o których mowa w 49 ust. 1, ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków Dane ewidencyjne udostępniane są na wniosek zainteresowanych osób. Analiza udostępnionych Wniosków o wydanie wypisu / wypisu i wyrysu / wyrysu z ewidencji gruntów i budynków wykazała, że: Dokumenty sporządzane były na formularzu zgodnym z wzorem określonym w załączniku nr 4 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 18. jako adresata wskazywano Starostę Mińskiego, ul. Tadeusza Kościuszki 3, Mińsk Mazowiecki, w 4 wnioskach brak było wpisanej przez wnioskodawcę daty wniosku, w 3 wnioskach brak było nr PESEL lub REGON wnioskodawcy, w 1 wniosku brak adresu zamieszkania/siedziby wnioskodawcy, udostępnione dane z rejestru ewidencji gruntów i budynków były zgodne z treścią złożonego wniosku, wypisy, wyrysy zawierały informacje, o których mowa w 52 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków Zgodne z 51 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków 20 wymiana danych ewidencyjnych pomiędzy tą ewidencją a innymi ewidencjami i rejestrami publicznymi, a także udostępnianie danych ewidencyjnych w postaci plików komputerowych odbywa się według zasad określonych w załączniku nr 4 do powyższego rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków tj. w formacie SWDE. 4. Kontrola plików SWDE programem A-SWDE nie wykazała błędów syntaktycznych. Kontrola semantyczna pliku SWDE programem A-SWDE wykazała nieliczne błędy oraz liczne 16 Dz. U. z 2015 r. poz Dz. U. z 2015 r. poz Dz.U.2014 poz Dz. U. z 2015 r. poz Dz. U. z 2015 r. poz

16 ostrzeżenia, które nie maja wpływu na prawidłowość prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. 5. Weryfikacja ewidencji gruntów i budynków planowana jest na obszarze obrębu Cegłów, dla którego modernizację zakończono w 2003 r. 6. W Starostwie Powiatowym w Mińsku Mazowieckim istnieje polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz instrukcja zarządzania systemem informatycznym. 7. Na terenie powiatu mińskiego obowiązuje numeryczna mapa ewidencyjna. 8. Powiatowe zestawienia zbiorczych danych objętych ewidencja gruntów i budynków sporządzane były na dzień 1 stycznia każdego roku. 9. Metadane powiatu mińskiego zostały pomyślnie zaimportowane do katalogu Geoportal. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Starostę Mińskiego do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Przestrzeganie obowiązku dokumentowania daty wpływu dokumentów stanowiących podstawę do wprowadzenia zmian w operacie ewidencji gruntów i budynków. 2. Starannej weryfikacji przez pracowników starostwa treści Wniosków o wydanie wypisu / wypisu i wyrysu / wyrysu z ewidencji gruntów i budynków składanych przez zainteresowane osoby. Pouczenie Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo przedstawienia stanowiska do Sprawozdania w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania, co nie wstrzymuje realizacji ustaleń kontroli, zgodnie z art. 52 ust. 5 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej. 21 Niniejsze Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Kierownik jednostki kontrolującej Kontrolujący : z up. Wojewody Mazowieckiego Aneta Konieczna Dyrektor Wydziału Geodezji 1. Aleksandra Kościesza 2. Grażyna Piałucha 21 Dz. U. Nr 185, poz