Nr. rejestu wydatków 321/S/2014 Słupsk, dnia

Transkrypt

1 Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku Oddział Etnografii Muzeum Kultury Ludowej Pomorza w Swołowie i Młynie Zamkowym w Słupsku MUZEUM REJESTROWANE Słupsk Swołowo 8 tel etnografia@muzeum.slupsk.pl muzeum@muzeum.slupsk.pl Nr. rejestu wydatków 321/S/2014 Słupsk, dnia ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY w postępowaniu o wartości zamówienia do kwoty określonej w art. 4 pkt.8 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający zaprasza do składania ofert w postępowaniu o wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości euro na Dostawę materiału opałowego stałego typu - pelet drzewny w workach dla potrzeb Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku - Oddziału Etnografii Muzeum Kultury Ludowej Pomorza w Swołowie i Młynie Zamkowym w Słupsku. I. Przedmiot zapytania ofertowego 1. Przedmiotem zapytania ofertowego są dostawy materiału opałowego stałego typu pelet drzewny dla potrzeb Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku - Oddziału Etnografii Muzeum Kultury Ludowej Pomorza w Swołowie i Młynie Zamkowym w Słupsku. Pelet drzewny w workach - do ilości 95 Ton na paletach. Zakładana wielkość dostaw - jednorazowo w granicach 5 ton. Planowana ilość peletu może ulec zmniejszeniu w zależności od potrzeb Zamawiającego Charakterystyka przedmiotu zamówienia surowiec: pelety, średnica: Ø 8 mm, długość : max. 50 mm, max. zawartość popiołu: 0,7 % całkowitego ciężaru, wartość opałowa min. 18,0 MJ/kg gęstość (ciężar właściwy) min. 0,6 kg/dm 3 zawartość wody max. 10 %

2 ścieranie max. 2,3-2,5 % zawartość siarki max. 0,03 % zawartość azotu max. 0,3 % zawartość chloru max. 0,02 % zgodność materiału z normą DIN plus 1.2. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu w dniu dostawy wymagany certyfikat na dostarczony pellet Zamawiający zastrzega sobie możliwość ograniczenia planowanej wielkości zamówienia Wykonawca dokona dostawy oraz rozładunku przedmiotu umowy do siedziby Zamawiającego tj. Swołowo 15, Słupsk, na własny koszt zapewniając należyte jego zabezpieczenie w czasie transportu oraz dbałość przy załadunku i rozładunku. 2. Kody i nazwy zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Paliwa drzewne II. Termin realizacji zamówienia: 1. Termin rozpoczęcia dostaw : Sukcesywnie według potrzeby Zamawiającego od stycznia 2015r. 2. Termin zakończenia dostaw: do r. 3. Realizacja dostaw: Dostawa każdorazowo nastąpi w nieprzekraczalnym terminie 3 dni od zgłoszenia faxem lub em przez Zamawiającego. 4. Wielkość dostaw: Jednorazowa minimalna dostawa peletu drzewnego wynosi 5 ton ( słownie: pięć ton) 5. Miejsce i sposób dostawy: Dostawa peletu drzewnego dostarczanego w workach na paletach uwzględniająca dowóz i rozładunek na placu przed drzwiami kotłowni znajdującej się Oddziale Etnografii - Muzeum Kultury Ludowej Pomorza w Swołowie, Swołowo nr 15. Wykonawca zapewnia należyte zabezpieczenie dostarczanego peletu w czasie transportu oraz dbałość przy załadunku i rozładunku w dniu wyznaczonym przez Zamawiającego w zamówieniu w godzinach od 8:00 do 15: Odbiór dostaw: Odbiór ilościowy dostawy peletu drzewnego będzie następować na peletach w workach po 25 kg każdy. III. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu oceny spełnienia tych warunków: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonania działalności, co potwierdzą stosowanym dokumentem oraz posiadają aktualny odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.: IV. W celu potwierdzenia, że zaoferowany pelet drzewny spełnia wymagania Zamawiającego, zamawiający żąda przedłożenia Certyfikatu DIN PLUS. V. Opis sposobu przygotowania oferty. 1.Wymagania podstawowe: a) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę; b) Ofertę należy przygotować według wymagań określonych w zaproszeniu;

3 c) Ofertę stanowi prawidłowo wypełniony formularz cenowy załącznik nr 1; d) Ofertę stanowi prawidłowo wypełniony formularz Ofertowy załącznik nr 2; e) Oferta musi być podpisana prze osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenia zamówienia. Oznacza to, iż jeżeli z dokumentu(ów) określającego(ych) status prawny Wykonawcy(ów) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów) upoważnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby; f) Upoważnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej) to do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną notarialnie za zgodność z oryginałem kopię stosownego pełnomocnictwa; g) Podana w ofercie cena musi być wyrażona w PLN z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania przewidziane w opisie przedmiotu zamówienia oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia, a w szczególności koszt : dostawy, wynajmu, wykupu, prowizji oraz inne koszty niezbędne do realizacji zamówienia. 2. Forma oferty: a) Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski; 3.Oferta musi zawierać: a) Formularz cenowy zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 b) Formularz oferty, zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2, c) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców występujących wspólnie) o ile ofertę składa pełnomocnik, d) Dokument potwierdzający posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności aktualny odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. 1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. VI. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty: 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku, ul. Dominikańska 5-9, Słupsk (sekretariat) 2. Termin składania ofert upływa r. o godzinie 11: Ofertę należy opakować w jednej kopercie zaadresowanej na Zamawiającego i opatrzonej napisem: Dostawę materiału opałowego stałego typu - pelet drzewny w workach dla potrzeb Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku - Oddziału Etnografii Muzeum Kultury Ludowej Pomorza w Swołowie i Młynie Zamkowym w Słupsku. Nr rejestru wydatków 321/S/ W przypadku złożenia oferty niekompletnej, Zamawiający wezwie w wykonawcę do uzupełnienia wymaganych dokumentów w wyznaczonym terminie. W przypadku ich nieuzupełnienia oferta nie będzie brana pod uwagę.

4 5. Oferta złożona do Zamawiającego po terminie składania ofert nie będzie brana pod uwagę przy ocenie ofert. 6. Zamawiający powiadomi o wyniku postępowania zamieszczając stosowne ogłoszenie w siedzibie Zamawiającego i na stronie internetowej: zaś Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zostanie niezwłocznie powiadomiony przez Zamawiającego. VII. Opis sposobu obliczania ceny. Wykonawca zobowiązany jest obliczyć cenę oferty na podstawie opisu przedmiotu zamówienia, ujmując wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia oraz wszystkie inne koszty wynikające z realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z umową, w tym dostawę, leasing/wynajem oraz wykup, przedmiotu leasingu, prowizję. Cenę ofertową należy obliczyć w następujący sposób: cena netto, podatek VAT i cena brutto. VIII. Oferty częściowe Nie dopuszcza się złożenia oferty częściowej. IX. Opis kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej. 1. Podczas oceny ofert Zamawiający będzie się kierował kryterium: cena 100%. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Uwaga : Po złożeniu ofert, Zamawiający podając cenę oferty najkorzystniejszej, jednakże bez podania nazwy wykonawcy, może zwrócić się pisemnie do wykonawców o zastosowanie dodatkowych rabatów i upustów. Oświadczenie wykonawcy winno nastąpić pisemnie w terminie wskazanym przez wykonawcę. X. Istotne postanowienia: 1. Zawarte we wzorze umowy stanowiący załącznik nr 3. XI. Dodatkowe informacje 1. W niniejszym postępowaniu oświadczenie, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub faksem. Każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 2. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Sprawy merytoryczne: Dawid Gonciarz Kierownik Muzeum Kultury Pomorza w Swołowie i Młynie Zamkowym w Słupsku Oddziału MPŚ w Słupsku Sprawy proceduralne: Edyta Statkiewicz Specjalista ds. administracyjnych 3. Zamawiający udostępni na wniosek dokumenty finansowe niezbędne do przygotowania oferty i zawarcia umowy leasingu. Załącznikami do niniejszego zaproszenia są: 1. Opis Przedmiotu Zamówienia załącznik nr 1; 2. Wzór formularza ofertowego - załącznik nr 2; 3. Wzór umowy załącznik nr 3.

5 ... (pieczęć adresowa Wykonawcy) Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego FORMULARZ CENOWY Nazwa. Adres Wykonawcy:... Miejscowość Data Cenowa oferta za wykonanie przedmiotu zamówienia: pn. Dostawa materiału opałowego stałego typu - pelet drzewny w workach dla potrzeb Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku Oddział Etnografii Muzeum Kultury Ludowej Pomorza w Swołowie i Młynie Zamkowym w Słupsku. L.p Przedmiot Ilość Cena jn. netto Netto (kol.3xkol.4) Kwota Vat Brutto (kol.5+kol.6) Wartość z pozycji ogółem należy przenieść do formularza ofertowego Miejscowość i data Podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy

6 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTY Nr. rejestru wydatków 321/S/2014 ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku Słupsk, ul. Dominikańska 5-9. fax: muzeum@muzeum.slupsk.pl województwo: nr fax: adres Odpowiadając na ogłoszenie w sprawie złożenia oferty w trybie przetargu nieograniczonego o wartości mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP na Dostawa materiału opałowego stałego typu - pelet drzewny w workach dla potrzeb Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku Oddział Etnografii Muzeum Kultury Ludowej Pomorza w Swołowie i Młynie Zamkowym w Słupsku, przedkładamy niniejszą ofertę, oświadczając jednocześnie, że zrealizujemy zamówienie zgodnie z wszystkimi warunkami zawartymi w Specyfikacji istotnych warunków zamówienia. OFERUJEMY: wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w Zaproszeniu do składania ofert za łączną cenę: netto:... zł + podatek VAT tj.... zł brutto (wraz z podatkiem VAT):... zł słownie (brutto):... zł Cena uwzględnia oprócz wartości materiału także koszt transportu Wykonawcy na miejsce wskazane przez Zamawiającego oraz koszt jego rozładunku.

7 Zamawiający zastrzega, że umowa będzie realizowana w okresie jej trwania do wysokości kwoty ofertowej za całość dostawy, wymienionej w ofercie. Zamawiający zastrzega, że podane ilości paliwa są ilościami szacunkowymi. Zamawiający informuje, że faktyczne ilości mogą ulec zmianie. OŚWIADCZAMY, ŻE: 1. Zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnosimy do niego zastrzeżeń. 2. Zdobyliśmy konieczne i wystarczające informacje do przygotowania oferty. 3. Przedmiot zamówienia wykonamy zgodnie ze wszystkimi warunkami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia oraz zapytaniu ofertowym. 4. Przedmiot zamówienia wykonamy w wyznaczony terminie. 5. Przedmiot zamówienia wykonamy zgodnie z obowiązującymi na dzień odbioru normami oraz przepisami prawa. 6. Posiadamy wymagane uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem zamówienia. 7. Posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 8. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 9. Nie podlegamy wykluczeniu z udziału w postępowaniu z uwagi na spełnienie przesłanek, o których mowa w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 10. Nie jesteśmy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Wyrażamy zgodę na warunki płatności określone w zapytaniu ofertowym. 11. Cena wskazana w niniejszej ofercie zawiera wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. Załącznikami do niniejszej oferty są: 1)... 2)... dnia (miejscowość) (podpis i pieczątka uprawomocnionego przedstawiciela Wykonawcy)

8 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego UMOWA NR MPŚ.III.321/./2014 zawarta w dniu.r. w Słupsku, pomiędzy: Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku, wpisanym do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Samorząd Województwa Pomorskiego pod numerem 2/99, posługującym się numerem identyfikacji podatkowej , reprezentowanym przez: Marzennę Mazur Dyrektora przy kontrasygnacie Głównej Księgowej Marioli Wrześniak, zwanym dalej Zamawiającym a zwanym dalej Wykonawcą. W wyniku przeprowadzonego postępowania o wartości zamówienia do kwoty określonej w art. 4 pkt.8 ustawy Prawo zamówień publicznych na Dostawę materiału opałowego stałego typu - pelet drzewny w workach dla potrzeb Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku Oddział Etnografii Muzeum Kultury Ludowej Pomorza w Swołowie i Młynie Zamkowym w Słupsku, zwanego w dalszej części postępowaniem, Zamawiający zleca Wykonawcy realizację zamówienia następującej treści, zgodnego w treści ze złożoną przez Wykonawcę ofertą. 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy są sukcesywne dostawy materiału opałowego stałego typu pelet drzewny dla potrzeb Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku - Oddziału Etnografii Muzeum Kultury Ludowej Pomorza w Swołowie i Młynie Zamkowym w Słupsku. 2. Dostawa każdorazowo nastąpi w nieprzekraczalnym terminie 3 dni od zgłoszenia faxem lub em przez Zamawiającego. 3. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać materiał opałowy stały typu - pelet drzewny w workach odpowiadający wymaganiom jakościowym wg Polskiej Normy DIN plus. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania przestrzegania przez Wykonawcę zgodności jakościowej dostarczanego peletu drzewnego z normami określonymi w ust. 3 poprzez pobranie próbki peletu drzewnego, która w przypadku ewentualnych podejrzeń, co do jakości produktu będzie oddawana do badania laboratoryjnego. 5. Koszty badania laboratoryjnego obciążają: a. Wykonawcę jeżeli pelet drzewny nie spełni parametrów określonych w ust. 3, b. Zamawiającego jeżeli pelet drzewny spełni parametry określone w ust.3.

9 2 Termin realizacji i odbiór 1. Czas obowiązywania umowy ustala się na 12 miesięcy od dnia..stycznia 2015r. i nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2015r. 2. Za realizację przedmiotu umowy odpowiedzialne są następujące osoby: 1) ze strony Zamawiającego: Łukasz Krzemiński lub Edyta Statkiewicz. 2) ze strony Wykonawcy:.. 3. Zamawiający dokona odbioru jakościowego i ilościowego w miejscu dostawy. 4. W razie wątpliwości, co do jakości dostarczonego paliwa ostateczny odbiór jakościowy Zamawiający dokona na podstawie badania przeprowadzonego wg procedur określonych w 1 ust.4 i W przypadku dostawy wadliwej partii peletu drzewnego Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia zwrotu i wymiany wadliwej partii peletu drzewnego oraz pokrycia wszelkich kosztów z tym związanych. 6. Wykonawca odpowiada za uszkodzenia urządzeń związanych ze spalaniem peletu drzewnego powstałe w wyniku złej jakości dostarczonego paliwa. 3 Wynagrodzenie za przedmiot umowy i warunki płatności 1. Zamawiający będzie dokonywał zakupu peletu drzewnego wg ceny wynikającej z oferty wykonawcy, tj: Netto. zł/tonę / + VAT 23 % tj. zł Brutto zł/tona/ : Zł Słownie:.. 2. Dostawca gwarantuje stałość ceny ustalonej w ust Cena wskazana w ust. 1 obejmuje wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, bez których wykonanie przedmiotu zamówienia byłoby niemożliwe, w tym koszty załadunku i rozładunku, transportu oraz podatek VAT. 4. Za realizację przedmiotu umowy Wykonawca wystawi faktury VAT na: Muzeum Pomorza Środkowego w Słupsku, ul. Dominikańska 5-9, Słupsk, NIP: Podstawą wystawienia faktur będzie zrealizowanie dostawy materiału opałowego zgodnie ze zleceniami o których mowa w 1 ust. 2 oraz protokół odbioru partii peletu drzewnego podpisany przez pracownika MPŚ w Słupsku wskazanego w 2 ust. 2 pkt 1). 5. Zamawiający wyraża zgodę, aby Wykonawca wystawił faktury VAT bez podpisu Zamawiającego na fakturze. 6. Faktura płatna będzie przelewem z konta Zamawiającego na rachunek Wykonawcy podany na fakturze w terminie 30 dni od daty wpływu faktury do Zamawiającego. 4 Opóźnienie i kary umowne 1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy strony zobowiązują się zapłacić kary umowne w następujących wypadkach i wysokościach: 1) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) w wysokości 5% wartości umownej partii peletu drzewnego, gdy Zamawiający odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca b) w wysokości 5% wartości zamówionej partii peletu drzewnego nie dostarczonego w

10 terminie za każdy rozpoczęty dzień zwłoki. 2. Jeżeli wysokość zastrzeżonych kar umownych nie pokrywa poniesionej szkody, zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego. 3. Kara umowna jest należna bez względu na poniesioną szkodę 5 Odstąpienie od umowy 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy : 1) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach, 2) Wykonawca nie rozpoczął dostaw bez uzasadnionych przyczyn oraz nie kontynuuje ich pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie. 2. W przypadku określonym w ust. 1 pkt 1) Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy, zrealizowanej do czasu odstąpienia. 3. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej i powinno zawierać uzasadnienie. 6 Rozwiązanie sporów Spory między stronami mogące zaistnieć na tle stosowania niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla Zamawiającego. 7 Postanowienia końcowe 1. Umowa wiąże strony z dniem jej podpisania prze Zamawiającego i Wykonawcę. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 3. Wszystkie wymienione załączniki stanowią integralną część umowy. 4. Umowę sporządzono w języku polskim w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 5. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Załącznikami do niniejsze oferty są: 1. Formularz cenowy złożony przez Wykonawcę w przedmiotowym postępowaniu. 2. Formularz oferty złożony przez Wykonawcę w przedmiotowym. Zamawiający Wykonawca