Instrukcja systemu B2B Matras

Transkrypt

1 Instrukcja systemu B2B Matras Niniejszy dokument stanowi skróconą instrukcję posługiwania się systemem B2B dla klientów instytucjonalnych i bibliotek firmy Matras SA

2 Spis treści 1. Rejestracja i logowanie Sklep hurtowy firmy Matras znajduje się pod adresem Strona rejestracji i logowania Po kliknięciu na Przejdź do rejestracji klient jest przenoszony na stronę formularza rejestracji Zarejestrowany klient może się zalogować się (prawy panel z rysunku w p. 1.2), korzystając z podanego przy rejestracji loginu i hasła W przypadku, gdy klient zapomni hasła, może skorzystać z opcji Przypomnij hasło wówczas musi podać login oraz podane przy rejestracji, co spowoduje wysłanie na podany adres wiadomości z linkiem do zresetowania hasła Strona główna Przeglądanie oferty Korzystanie z kategorii Wyświetlanie strony z zawartością wybranej kategorii Wykorzystanie filtrów Wyszukiwarka Karta produktu Zakupy Dodawanie do koszyka Szybkie zamawianie Edycja koszyka Rezerwacja koszyka Moje konto Strona Dane konta umożliwia: Strona Użytkownicy Strona Zamówienia Informacje dodatkowe Znaczniki przy produktach Produkt był już kupowany Instrukcja systemu B2B Matras Strona 1

3 Wyprzedaże, Nowości Przełącznik Ceny detaliczne Instrukcja systemu B2B Matras Strona 2

4 Instrukcja systemu B2B 1. Rejestracja i logowanie 1.1. Sklep hurtowy firmy Matras znajduje się pod adresem Strona rejestracji i logowania 1.3. Po kliknięciu na Przejdź do rejestracji klient jest przenoszony na stronę formularza rejestracji Proces rejestracji polega na wypełnieniu pól formularza. W przypadku NIP u oraz telefonu system sprawdza, czy wpisywane wartości są poprawne pod względem struktury i, w przypadku stwierdzenia błędu, wyświetla stosowny komunikat. Wszystkie pola są wymagane, poza polem Załączniki. Pole to jest przeznaczone do załączenia dokumentów firmowych, co może znacznie przyśpieszyć proces zatwierdzenia przez Dział Sprzedaży zarejestrowanego konta. Wprowadzone w formularzu pola: login (nazwa użytkownika), hasło oraz będą w ciągu dalszej współpracy służyły jako identyfikatory klienta. Będą wykorzystywane do zalogowania się do systemu (login i hasło) oraz korespondencji z klientem ( ). Hasło będzie można po zatwierdzeniu rejestracji zmienić. Po zakończonej rejestracji klient ma dostęp do oferty sklepu B2B, ale nie może składać zamówień. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 3

5 Proces zatwierdzenia rejestracji dokonywany jest ręcznie przez Dział Sprzedaży po weryfikacji dokumentów klienta i zawarciu umowy handlowej. Konto klienta jest wówczas także uzupełniane o adres płatności, warunki dostawy i płatności na podstawie umowy. Klient nie będzie mógł samodzielnie zmodyfikować tych parametrów w systemie w przypadku zmian w umowie z klientem, zmian w systemie dokona Dział Handlowy. Klient, po zatwierdzeniu rejestracji, będzie mógł dodawać kolejnych użytkowników swojego konta oraz wprowadzać dodatkowe adresy dostawy. Każdorazowo nowy adres wymaga zatwierdzenia przez Dział Sprzedaży Zarejestrowany klient może się zalogować się (prawy panel z rysunku w p. 1.2), korzystając z podanego przy rejestracji loginu i hasła W przypadku, gdy klient zapomni hasła, może skorzystać z opcji Przypomnij hasło wówczas musi podać login oraz podane przy rejestracji, co spowoduje wysłanie na podany adres wiadomości z linkiem do zresetowania hasła. 2. Strona główna Po zalogowaniu się klient trafia na stronę główną, podzieloną przez belkę menu (czarny pasek z polem do wyszukiwania) na dwie części. Przy przewijaniu strony w górę i w dół pasek menu pozostaje nieruchomy W części górnej wyświetlane są informacje dotyczące konta, koszyka (z możliwością przejścia do jego zawartości), możliwe jest również przejście do Szybkiego zamawiania (omówione w dalszej części instrukcji) bądź przełączenia się na widok w cenach detalicznych (omówiony w dalszej części instrukcji) oraz wylogowania. Część dolna służy do prezentowania zawartości oferty trzy główne slidery zawierają Nowości, Wyprzedaże oraz towary Polecane. Można przesuwać ręcznie zawartość sliderów za pomocą klikania na strzałki znajdujące się z prawej i z lewej strony każdego slidera. Kliknięcie na nazwę slidera (np. Nowości) spowoduje wyświetlenie strony zawierającej wszystkie produkty z tej grupy. Na końcu części dolnej znajdują się zakładki z kategoriami, stanowiące powtórzenie zawartości, które można wyświetlić poprzez najechanie na Kategorie na pasku menu, a także kilka przydatnych linków. UWAGA wygląd i zawartość strony głównej może ulegać zmianom. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 4

6 3. Przeglądanie oferty 3.1. Korzystanie z kategorii Po najechaniu kursorem na Kategorie znajdujące się na belce menu, zostanie wyświetlone okno z kategoriami. Z lewej strony znajdują się kategorie główne, odpowiadające typom towarów (Książki, Podręczniki) przełączenie się (wybór kursorem) pomiędzy nimi powoduje wyświetlanie innej zawartości kategorii po prawej stronie. Kliknięcie na którąkolwiek kategorię spowoduje przejście do strony z zawartością tej kategorii Wyświetlanie strony z zawartością wybranej kategorii Instrukcja systemu B2B Matras Strona 5

7 Powyższa przykładowa strona wyświetlana jest po wybraniu kategorii Literatura dziecięca i młodzieżowa. Z lewej strony znajduje się lista podkategorii, a po prawej lista książek w danej kategorii. Nad listą produktów znajduje się belka podręcznego menu, pozwalającego na wykonanie kilku operacji na liście produktów: wyszukania produktu (wyszukiwanie, w przeciwieństwie do wyszukiwarki głównego menu, odbywa się tylko wśród produktów na liście), zmiany widoku (miniatury, lista z okładkami, lista bez okładek), sortowania listy (wg nazwy A-Z, nazwy Z-A, ceny rosnąco, ceny malejąco), ustawienia liczby produktów wyświetlanych na stronie Wykorzystanie filtrów Po lewej stronie listy produktów znajdują się również boksy z filtrami: autorzy, wydawcy, serie wydawnicze, rodzaj okładki, rok wydania, a także zakres cenowy. Wybrane wartości filtrów wyświetlane są w drugim oknie od góry, pod boksem z kategoriami poniższy przykład dla wybranych filtrów autora i wydawcy. Poniżej przedstawiona jest strona z widocznymi boksami filtrów. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 6

8 3.3. Wyszukiwarka Na belce głównego menu dostępna jest wyszukiwarka prosta i zaawansowana. Wyszukiwarka prosta działa od razu po wpisaniu tekstu w polu Szukaj w oknie poniżej pojawiają się podpowiedzi systemu wyszukiwania odpowiednie do wpisanego ciągu znaków. W poniższym przykładzie wpisany został fragment słowa blondynka Instrukcja systemu B2B Matras Strona 7

9 Wyszukiwarka zaawansowana jest dostępna po kliknięciu na strzałkę widoczną w polu wyszukiwarki, a wówczas pojawi się okno z polami do wyszukiwania Zestaw pól do wyszukiwania zależy od typu produktów i zmienia się po wskazaniu typu kursorem Karta produktu Po kliknięciu na obrazek przy produkcie lub nazwę produktu, lub link Opis produktu następuje wyświetlenie karty produktu. Poniżej fragment widoku listy z okładkami z wskazanymi punktami pozwalającymi na przejście do wyświetlania karty produktu Karta produktu zawiera najwięcej szczegółów dotyczących produktów, w tym notkę marketingową. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 8

10 4. Zakupy 4.1. Dodawanie do koszyka Dodawanie do koszyka jest możliwe na każdej stronie, zawierającej listę towarów bądź kartę produktu. O możliwości dodania do koszyka lub niedostępności towaru informuje ikona koszyka - wypukła w przypadku możliwości dodania do koszyka, płaska w przypadku niedostępności), dodatkowo po najechaniu kursorem na ikonkę koszyka, pojawia się odpowiednia informacja. Poniżej przykładowy wygląd przedstawiony jest poniżej dla widoku miniatur. Kliknięcie na ikonkę koszyka powoduje dodanie 1 egz. danego towaru do koszyka. W przypadku widoków list z okładkami lub bez, oraz karty produktu istnieje możliwość podania ilości (domyślnie ustawione na 1), jaka ma być dodana do koszyka. W przypadku, gdy towar jest niedostępny, pole z ilością jest wyszarzone i zablokowane do edycji. Fragment listy z okładkami Karta produktu Instrukcja systemu B2B Matras Strona 9

11 4.2. Szybkie zamawianie Poza dodawaniem poszczególnych produktów do koszyka, istnieje możliwość przyśpieszenia procesu zamawiania, poprzez wykorzystanie opcji Szybkie zamawianie, dostępne w nagłówku każdej strony: Szybkie zamawianie umożliwia: wczytanie zamówienia z pliku tekstowego (opcja Import z pliku CSV, plik musi zawierać w oddzielnych wierszach dla każdego produktu identyfikator i ilość, oddzielone separatorem), wklejenie z warstwy (podobnie jak dla pliku tekstowego w oddzielnych wierszach należy w oknie, które pojawi się w nowej warstwie strony, wkleić identyfikator i ilość oddzielone separatorem), wpisanie do formularza. Identyfikatorem produktu może być Indeks Matras produktu, jego ISBN lub EAN. Separatorem mogą być następujące znaki: przecinek, średnik, spacja. W przypadku korzystania z formularza można wpisywać tytuł, ISBN, EAN lub Indeks Matras po wpisaniu powinna pojawić się podpowiedź zawierająca szczegóły odnalezionej postaci, o ile produkt jest dostępny (poniżej przykład po wpisaniu Indeksu Matras X6904). Uwaga przed wczytaniem należy zwrócić na ustawienie jednej z dwóch możliwości, widniejących nad formularzem. Zaznaczenie opcji Dodaj do istniejącego koszyka spowoduje dodanie produktów do istniejącej zawartości koszyka, z zachowaniem istniejących pozycji. Wybranie drugiej opcji Stwórz nowy koszyk spowoduje usunięcie dotychczasowej zawartości koszyka i zastąpienie go tymi z Szybkiego zamawiania. Szybkie zamawianie doda do koszyka wyłącznie dostępne produkty. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 10

12 4.3. Edycja koszyka Po kliknięciu na ikonę koszyka w nagłówku strony następuje przejście do strony wyświetlającej zawartość koszyka Z tego poziomu możliwa jest: edycja ilości koszyka (poprzez wpisanie ilości lub użycie strzałek przy polu ilości). Po zmianie pierwotnej ilości pojawi się pod polem z ilością link Przelicz, który należy kliknąć, aby zaktualizować wartość koszyka (przeliczony zostanie cały koszyk). Instrukcja systemu B2B Matras Strona 11

13 usunięcie części lub fragmentu koszyka (poprzez zaznaczenie checkboksów przy pozycjach i użycie opcji pod koszykiem, lub użycie odpowiedniej ikony) Eksport zawartości koszyka do pliku csv lub import z pliku do koszyka (format pliku taki, jak opisywany w p. dotyczącym szybkiego zamawiania). Z poziomu edycji koszyka można również wybrać sposób płatności i dostawy służą do tego pola wyboru, znajdujące się pod koszykiem. Klient może wybierać tylko z listy dostępnych dla niego sposobów płatności i dostaw, które są określone w dostawie. Z danym sposobem płatności oraz dostawy może być związany odpowiedni koszt, który zostanie doliczony do wartości koszyka. Uwaga sposoby płatności i dostawy są ze sobą powiązane, w związku z czym niektóre kombinacje sposobu dostawy i płatności mogą być niedostępne. Z poziomu edycji koszyka można przejść do kontynuacji zakupów i uzupełniać dalej koszyk, bądź też przejść do etapu finalizacji zamówienia. W tym celu należy kliknąć przycisk Dalej, co spowoduje wywołanie procesu rezerwacji zawartości koszyka w systemie sprzedaży Matras Rezerwacja koszyka Po wysłaniu koszyka do rezerwacji pojawia się okienko informujące o rozpoczętym procesie rezerwacji, wraz z numerem rezerwacji oraz licznikiem (od momentu wysłania koszyka do rezerwacji przewidziano 1 godzinę na sfinalizowanie zamówienia). Instrukcja systemu B2B Matras Strona 12

14 Proces zamawiania obejmuje: rezerwację koszyka w systemie sprzedaży i informację zwrotną o tym do systemu B2B; w trakcie rezerwacji koszyk nie może być modyfikowany po otrzymaniu informacji o rezerwacji z systemu sprzedaży, możliwość modyfikacji (tylko zwiększenia) zawartości koszyka i wysłania go do ponownej rezerwacji; operację tę można powtarzać wielokrotnie pod warunkiem nie przekroczenia czasu licznika, o którym wspomniano wyżej możliwość anulowania rezerwacji (zawartość koszyka nie ulega przy tym usunięciu) podanie danych adresowych można wybrać adresy z listy podanej przy rejestracji konta w B2B, bądź uzupełnionych później i zatwierdzonych przez Dział Sprzedaży (uwaga z poziomu finalizacji zamówienia nie można dodać nowego adresu, ponieważ wymaga on zatwierdzenia przez Dział Sprzedaży). Można dodać osoby uprawnione do odbioru przesyłki i/lub dane kontaktowe. Oczekiwanie na rezerwację koszyka nie wymaga pozostawania na stronie B2B, aczkolwiek możliwe jest poruszanie się po niej i przeglądanie oferty. Po zarezerwowaniu koszyka w systemie sprzedaży na stronie B2B pojawia się odpowiednia informacja. Od tego momentu można zmodyfikować (zwiększyć) zamówienie poprzez Kontynuowanie zakupów, bądź przejść do następnego kroku finalizacji zamówienia, czyli podania danych adresowych. Po podaniu danych adresowych wyświetlane jest podsumowanie zamówienia z tego poziomu pozostaje już ostatni krok do złożenia zamówienia. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 13

15 Po złożeniu zamówienia pojawia się informacja z podziękowaniem za złożenie zamówienia oraz podstawowe informacje o zamówieniu. Informacja o zamówieniu zostanie wysłana mailem na adres zarejestrowany na koncie klienta. 5. Moje konto Po kliknięciu na strzałkę przy Moje konto w nagłówku strony rozwija się menu pozwalające na przejście do stron z danymi konta. W rozwijanym menu wyświetlane są: nazwa klienta, rodzaj cen, rodzaj konta, stan limitu kredytowego, stan konta zakupowego oraz linki do przejścia do danych konta, użytkowników (dane konto może mieć wielu użytkowników), historii zamówień. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 14

16 5.1. Strona Dane konta umożliwia: Wyświetlanie adresu główny, widniejący w sekcji Dane firmy. Nie może on być modyfikowany. Jest to główny adres używany także jako adres płatności. Zmodyfikować adresy dostawy (adresy dostawy, po zatwierdzeniu przez Dział Sprzedaży, będą dostępne podczas procesu zamawiania). Zmienić hasło 5.2. Strona Użytkownicy W systemie B2B może być wielu użytkowników do jednego konta, pełniących różne role i mających różne uprawnienia. Użytkownik, który dokonuje rejestracji konta, domyślnie pełni najwyższą rolę w ramach konta, czyli administratora. Administrator może zakładać innych użytkowników w ramach konta i przydzielać im uprawnienia. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 15

17 Administrator poza podaniem danych nowego użytkownika, może określić rodzaj roli użytkownika Pracownika lub Kierownika, ustalić limit koszyka, do jakiej użytkownik może składać zamówienia (puste pole oznacza brak limitu), wielkość limitu kredytowego, jaką użytkownik może wykorzystać (puste pole oznacza brak limitu). Administrator określa również przełożonego pracownika oraz czynności związane z zamówieniami: Wymagana autoryzacja zamówień przy zaznaczeniu tej opcji zamówienia złożone przez pracownika będą wymagały autoryzacji przez przełożonego (funkcja jeszcze nie uruchomiona w systemie) Upoważniony do odbioru zaznaczenie tej opcji powoduje, że użytkownik znajduje się na liście osób, które mogą odbierać zamówienia Może nadawać upoważnienia do odbioru użytkownik może, przy składaniu zamówienia, dodać osobę upoważnioną do odbioru Może wprowadzać nowe adresy dostawy użytkownik może dodawać nowe adresy (wymagają potwierdzenia przez Dział Sprzedaży Matras) Strona Zamówienia Na stronie zamówienia można prześledzić historię składanych zamówień. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 16

18 Zamówienie można odszukać poprzez jego numer i/lub datę złożenia. Szczegóły zamówienia zawierają pełną informację o złożonym zamówieniu. Z poziomu oglądania szczegółów zamówienia można przenieść część lub całość zamówienia do koszyka do zaznaczenia pozycji służą checkboksy przy pozycjach zamówienia oraz przycisk Dodaj zaznaczone do koszyka znajdujący się pod tabelą z pozycjami. Do koszyka można również przenieść pozycję za pomocą ikony koszyka. Zamówienie można również wydrukować. 6. Informacje dodatkowe 6.1. Znaczniki przy produktach Produkt był już kupowany Przy produktach, które były kupowane, na listach z okładkami i bez oraz na karcie produktu, pojawia się znacznik informujący, że produkt był już kupowany przez klienta. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 17

19 Po kliknięciu na znacznik pojawia się lista zamówień, analogiczna do listy ze strony Zamówienia, z której można przejść do przeglądania szczegółów zamówień, na których występuje produkt Wyprzedaże, Nowości Podobnie, jak w przypadku znacznika Produkt był już kupowany na listach oraz na karcie produktu mogą się pojawiać znaczniki wyprzedaży, nowości, zapowiedzi poniżej przykład produktu znajdującego się w wyprzedaży Przełącznik Ceny detaliczne Przełącznik pozwala na wyświetlenie oferty w cenach detalicznych brutto funkcjonalność przewidziana jest jako możliwość zaprezentowania oferty klientowi końcowemu kontrahenta firmy Matras (np. w księgarni). Powrót do wyświetlania cen właściwych dla kontrahenta Matras wymaga podania hasła kontrahenta. Instrukcja systemu B2B Matras Strona 18