Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z dnia 20 stycznia 2017 r. a. Nazwa przedmiotu zamówienia:

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z dnia 20 stycznia 2017 r. a. Nazwa przedmiotu zamówienia: Organizacja konferencji pt. Partnerzy na rynku pracy realizowanej przez Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Partnerstwa lokalnego na rzecz Promocji Znaczenia Zatrudnienia i Przedsiębiorczości w województwie lubelskim, w dniu 28 lutego 2017 r., na którą składają się: 1. usługa wynajmu sali wraz z obsługą personelu technicznego podczas trwania konferencji, 2. usługa cateringowa świadczona podczas trwania konferencji, 3. wygłoszenie wykładu pt. Mobilność na rynku pracy, 4. prowadzenie konferencji przez doświadczonego konferansjera. b. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz kody CPV: Kod CPV: Usługi w zakresie organizacji imprez Termin: 28 luty 2017 r. godz , Liczba uczestników: 120 osób. 2.1 Sala konferencyjna: ekran multimedialny, laptop, rzutnik, nagłośnienie, mównica wyposażona w mikrofon, 2 przenośne mikrofony, klimatyzacja, 120 krzeseł w ustawieniu teatralnym, aranżacja kwiatowa składająca się z min. 30 żywych kwiatów ciętych, z dodatkiem liści, traw itp., wykonanej w szklanym wazonie/naczyniu lub koszu, z użyciem gąbki florystycznej; dekoracja powinna być dostosowana do okoliczności i oczekiwań Zamawiającego, obsługa techniczna sprzętu zapewniającego prawidłowy przebieg konferencji, służby porządkowe zapewniające sprawną logistykę wewnątrz budynku wraz z oznakowaniem pomieszczeń i drogi do sali konferencyjnej, z uwzględnieniem logotypów Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej: Zaplecza: recepcja wyposażona w stolik i miejsca siedzące dla trzech osób wraz z obsługą, szatnia wraz z obsługą, zaplecze sanitarne, 1

2 Pokoju przygotowań dla prelegentów z tablicą multimedialną, umożliwiającą śledzenie przebiegu konferencji, Foyer: tablice multimedialne umożliwiające śledzenie przebiegu konferencji. 2.2 Usługa cateringowa świadczona podczas konferencji, na którą składają się: Bufet serwowany od godz do godz , uzupełniany na bieżąco (obsługa kelnerska): Ciasto pieczone podawane w papilotkach, minimum 2 rodzaje, 2 szt. po 50 g/1 osobę, Sałatka owocowa uzupełniana na bieżąco, Kawa % naturalnej kawy serwowana z ekspresu, Herbata do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach jednorazowych, Mleko do kawy w dzbankach 15 ml/1 osobę, Cytryna 1 plaster/ 1 osobę, Cukier w torebkach jednorazowych 5 g: biały, trzcinowy oraz słodzik, Woda niegazowana naturalna woda mineralna, w butelkach szklanych, Woda gazowana naturalna woda mineralna, niskosodowa, w butelkach szklanych, Sok owocowy 100%, minimum 2 rodzaje (pomarańcza, jabłko). Lunch w formie bufetu serwowany od godz , uzupełniany na bieżąco (obsługa kelnerska): Wykonawca zobowiązany jest przedstawić menu do zaakceptowania przez Zamawiającego w terminie najpóźniej 3 dni przed wykonaniem usługi Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia własnych propozycji/sugestii odnośnie menu, Zamawiający zastrzega sobie prawo niepełnej realizacji przedmiotu zamówienia, Ilość zamówionych artykułów jest wartością szacunkową i w zależności od zapotrzebowania Zamawiającego może ulec zmianie, co oznacza, że Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie zamówione posiłki. Przykładowe propozycje menu obiadowego: zupa (np. krem z pomidorów, minestrone itp.), 3 rodzaje dań gorących (np. schab w sosie, polędwiczki wieprzowe, ryba) 1 porcja 200 g + 200g dodatków/ 1 osobę, bukiet warzyw gotowanych 60 porcji, ziemniaki z wody, ziemniaki opiekane lub ryż z dodatkami 1 porcja 100 g/1 osobę, surówki z warzyw sezonowych 60 porcji. 2

3 Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia: Najwyższej jakości dostarczanych produktów i usług składających się na przedmiot zamówienia, Serwisu uzupełnianego na bieżąco oraz obsługi kelnerskiej, Odpowiedniego nakrycia i estetycznego udekorowania stołu (stół w formie bufetu szwedzkiego), z wykorzystaniem akcesoriów jednorodnych, bez plam, braków i uszkodzeń, tj.: białych obrusów materiałowych, serwetek papierowych i materiałowych, metalowych sztućców (łyżeczki do herbaty, łyżeczki do kawy, widelczyki do ciasta i owoców), ceramicznego serwisu, Aranżacji kwiatowej składającej się z minimum pięciu kwiatów ciętych, żywych, z dodatkiem liści, traw itp., wykonanej w szklanym wazonie/naczyniu, z użyciem gąbki florystycznej; dekoracje powinny być dostosowane do okoliczności i oczekiwań Zamawiającego. 2.3 Prowadzenie wykładu pt. Mobilność na rynku pracy wymagania stawiane Wykładowcy: Przeprowadzenie wykładu nt. Mobilność na rynku pracy. Pojęcie mobilności należy przedstawić w ujęciu przestrzennym, jak również w obszarze postawy mobilnej na rynku pracy; punktem odniesienia wygłaszanego wykładu jest opracowany, przez Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie, Regionalny Plan Działań na rzecz Zatrudnienia na rok 2017, Zakres merytoryczny wykładu w formie agendy zostanie przedstawiony Zamawiającemu, celem akceptacji, w terminie nie krótszym niż 3 dni robocze poprzedzającym dzień przeprowadzenia wykładu, Osiągniecia naukowe w obszarze prawa i politologii: minimum w stopniu profesora nadzwyczajnego, publikacje z zakresu polityki zatrudnienia i polityki rynku pracy minimum 3, Doświadczenie w pracy w publicznych służbach zatrudnienia minimum 2 lata, Doświadczenie w obszarze współpracy z organizacjami zrzeszającymi przedsiębiorców minimum 3 lata. Ostateczny wybór osoby wykładowcy nastąpi po uzgodnieniu i akceptacji kandydata przez Zamawiającego. 2.4 Prowadzenie konferencji przez profesjonalnego prezentera, który posiada następujące cechy i umiejętności: Podstawowa wiedza z obszaru rynku pracy, Swoboda wypowiedzi poprawną polszczyzną, Aparycja i strój dostosowany do okoliczności konferencji, Opanowanie i obycie sceniczne, Udokumentowane doświadczenie w zakresie prowadzenia konferencji z okresu minimum 5 lat. 3

4 Ostateczny wybór osoby prezentera nastąpi po uzgodnieniu i akceptacji kandydata przez Zamawiającego. c. Pozostałe istotne warunki na jakich zostanie zawarta umowa: 1) Zamawiający udzieli wszelkich niezbędnych wyjaśnień związanych z realizacją umowy. 2) Wykonawca powinien posiadać kwalifikacje i uprawnienia, jak również wyposażenie techniczne niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. 3) Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić w toku realizacji zamówienia wszystkie uwagi, sugestie i wskazówki Zamawiającego. 4) Zamawiający upoważnia do kontaktów z Wykonawcą, dokonywania uzgodnień oraz dokonania odbioru przedmiotu umowy: Panią Agnieszkę Postępską, tel , a.postepska@wup.lublin.pl Panią Katarzynę Banach, tel , k.banach@wup.lublin.pl 5) Wykonawca upoważnia do kontaktów z Zamawiającym, dokonywania uzgodnień oraz dokonania odbioru przedmiotu zamówienia: Panią/Pana., tel.., .. 6) Zmiana osób, o których mowa w pkt. 4 i 5 nie powoduje konieczności zmiany umowy. Zmiana następuje przez pisemne oświadczenie przekazane drugiej stronie. 7) Dla skuteczności czynności, o których mowa w pkt. 4 wystarczające jest działanie jednej z wymienionych w punkcie 4 osób. 8) Wykonanie przedmiotu zamówienia Strony potwierdzą w protokole zdawczo-odbiorczym, stwierdzającym zgodność jakościową i ilościową z umową. 1) Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie łącznie w wysokości brutto.. PLN (słownie brutto: ). 2) Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie faktury, na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy, w terminie 21 dni od dnia wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT Zamawiającemu, przy czym Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu faktury VAT w ciągu 7 dni od daty jej wystawienia. 3) Warunkiem wystawienia faktury przez Wykonawcę jest zaakceptowanie i przyjęcie bez zastrzeżeń poszczególnych części przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego potwierdzone protokołem odbioru. 4) Dniem zapłaty należności jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 5) Za każdy dzień opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia, o którym mowa w ust., Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe, licząc od dnia upływu terminu płatności. 1) W wypadku niewykonania lub odstąpienia od umowy, jak również w sytuacji jej nienależytego wykonania z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, zobowiązany on będzie do zapłaty na rzecz Zamawiającego kar umownych w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w. ust. 4

5 2) Zamawiający może potrącić z wynagrodzenia ustalonego w umowie należności z tytułu kar umownych, które stają się wymagalne z chwilą naliczenia ich przez Zamawiającego, bez konieczności uprzedniego wezwania Wykonawcy do zapłaty. 3) Strony zgodnie dopuszczają możliwość dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokości kar umownych. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy, co zostanie potwierdzone protokołem sporządzonym przez przedstawicieli stron. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnego aneksu. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. Spory wynikłe na tle niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 5