INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I SPOSOBU REALIZACJI ZADAŃ W ARCHIWUM SEJMU

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia nr 8 Szefa Kancelarii Sejmu z dnia 8 marca 2013 r. INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I SPOSOBU REALIZACJI ZADAŃ W ARCHIWUM SEJMU Rozdział 1

2 - 2 - Przepisy ogólne 1. Instrukcja w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu, zwana dalej Instrukcją archiwalną, określa organizację, zadania i zakres działania Archiwum Sejmu, zwanego dalej archiwum, oraz zasady i tryb postępowania z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej i informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 2. Ilekroć w Instrukcji archiwalnej jest mowa o: 1) dokumentacji niearchiwalnej należy przez to rozumieć dokumentację mającą czasowe, praktyczne znaczenie dla jej twórcy, podlegającą brakowaniu po upływie określonego przepisami okresu przechowywania; 2) ekspertyzie archiwalnej należy przez to rozumieć badanie dokumentacji w celu oceny jej wartości i ustalenia kwalifikacji archiwalnej; 3) jednostce archiwalnej należy przez to rozumieć odrębną fizycznie jednostkę materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej (najmniejszą jednostkę ewidencyjną w archiwum), w szczególności: dokument, księgę, poszyt, wiązkę, teczkę, mapę, rysunek, fotografię, taśmę magnetofonową lub filmową, płytę CD lub DVD; 4) kategoriach archiwalnych należy przez to rozumieć grupy dokumentacji wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczone symbolami literowymi A, B, BE, Bc i literowo-cyfrowymi B2, B5, B10, B25, B50, przy czym liczba oznacza okres ich przechowywania; 5) serii dokumentacji należy przez to rozumieć szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących ciąg związanych analogią treści lub formy zewnętrznej bądź analogią obu tych elementów (np. seria protokołów z posiedzeń Sejmu, ustaw, interpelacji poselskich itp.); 6) zasobie archiwum należy przez to rozumieć całość dokumentacji zgromadzonej w archiwum. Rozdział 2 Organizacja i zakres działania archiwum

3 Archiwum jest archiwum wyodrębnionym, o którym mowa w art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), podległym Szefowi Kancelarii Sejmu i przez niego nadzorowanym. 2. Archiwum w strukturze organizacyjnej Kancelarii Sejmu stanowi wydział Biblioteki Sejmowej. 3. Za całokształt pracy archiwum bezpośrednio odpowiedzialny jest naczelnik archiwum Archiwum gromadzi dokumentację wytworzoną w wyniku działalności Sejmu i jego organów oraz Kancelarii Sejmu, oznaczoną symbolami, o których mowa w 2 pkt 4, stanowiącą materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną. 2. Archiwum gromadzi również dokumentację wytworzoną w wyniku działalności biur poselskich. Do dokumentacji biur poselskich przepisy Instrukcji archiwalnej stosuje się odpowiednio. 5. Do zadań archiwum należy: 1) przejmowanie dokumentacji; 2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji; 3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji; 4) nadzorowanie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych Kancelarii Sejmu i w biurach poselskich oraz udzielanie konsultacji i prowadzenie szkoleń w tym zakresie; 5) nadzorowanie postępowania związanego z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej; 6) opracowywanie dokumentacji i w miarę możliwości jej konserwacja; 7) przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego; 8) udostępnianie przechowywanej dokumentacji; 9) sporządzanie uwierzytelnionych kopii dokumentacji z zasobu archiwum;

4 - 4-10) pozyskiwanie materiałów archiwalnych lub ich kopii dokumentujących historię polskiego parlamentaryzmu; 11) przygotowywanie edycji źródeł do historii parlamentaryzmu; 12) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum i stanu zachowania zgromadzonej w nim dokumentacji; 13) prowadzenie działalności informacyjnej o zasobie archiwum i jego popularyzacja; 14) współpraca z archiwami krajowymi oraz udział w pracach Sekcji Archiwów Parlamentów i Partii Politycznych Międzynarodowej Rady Archiwów (ICA); 15) przygotowywanie projektów przepisów w zakresie czynności kancelaryjnych i archiwalnych Kancelarii Sejmu; 16) udział w pracach powoływanej w odrębnym trybie Komisji do spraw zakupu muzealiów i archiwaliów; 17) udział w pracach powoływanej w odrębnym trybie komisji do spraw brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii archiwalnej Bc zawierającej informacje niejawne. 6. W celu realizacji swoich zadań archiwum wykorzystuje również dostępne narzędzia informatyczne W przypadku zmiany na stanowisku naczelnika archiwum przekazanie zasobu archiwum jego następcy lub osobie wskazanej przez dyrektora Biblioteki Sejmowej odbywa się protokolarnie. 2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać aktualne dane o stanie zasobu archiwum oraz wykaz spraw, które nie zostały zakończone. Protokół przechowuje się w archiwum. Rozdział 3 Lokal i wyposażenie archiwum 1. Lokal archiwum składa się z: 8.

5 - 5-1) pomieszczeń magazynowych, w których przechowywana jest dokumentacja, zwanych dalej magazynami, w tym magazynu do przechowywania dokumentacji zawierającej informacje niejawne; 2) pracowni audiowizualnej; 3) pomieszczeń do udostępniania dokumentacji, w tym dokumentacji zawierającej informacje niejawne pracowni naukowych, zwanych dalej czytelniami ; 4) pomieszczeń biurowych dla pracowników. 2. Wielkość magazynów powinna być dostosowana do ilości zgromadzonej dokumentacji i jej przewidywanego przyrostu. Magazyny powinny być wydzielone pod względem pożarowym, usytuowane na poziomie budynku o odpowiedniej wytrzymałości stropów oraz powinny być suche, widne, zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych, z oświetleniem sztucznym, wolne od przewodów wodno-kanalizacyjnych i gazowych, wentylowane, z równomierną w ciągu całego roku temperaturą. 3. W magazynach należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury powietrza właściwe dla przechowywanych nośników informacji, a w szczególności: 1) dla dokumentacji na nośniku papierowym - temperatura od 14 C do 18 C przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 1 C a wilgotność względna od 30 % RH do 50 % RH, przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 3 % RH; 2) dla dokumentacji audiowizualnej: a) fotografii czarno-białej (negatywy i pozytywy) - temperatura od 3 C do 18 C przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 2 C a wilgotność względna od 20 % RH do 50 % RH, przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 5 % RH, b) fotografii kolorowej (negatywy i pozytywy) i taśm filmowych - temperatura od 3 C do 18 C przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 2 C a wilgotność względna od 20 % RH do 50 % RH, przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 5 % RH, c) taśm magnetycznych do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku - temperatura od 8 C do 18 C przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 2 C a wilgotność względna od 20 % RH do 50 % RH, przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 5 % RH; 3) dla informatycznych nośników danych - temperatura od 12 C do 18 C przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 2 C a wilgotność względna od 30 % RH do 40 % RH, przy dopuszczalnych wahaniach dobowych do 5 % RH.

6 Lokal archiwum powinien być wyposażony w szczególności w: 1) system sygnalizacji pożarowej; 2) urządzenia gaśnicze; 3) podręczny sprzęt przeciwpożarowy zgodnie z obowiązującymi przepisami; 4) system kontroli dostępu; 5) system antywłamaniowy, monitorowany całodobowo przez Straż Marszałkowską; 6) drzwi antywłamaniowe, wyposażone w co najmniej dwa zamki, zgodnie z obowiązującymi przepisami; 7) okna zabezpieczone kratami lub szybami (powłokami) antywłamaniowymi (w przypadku gdy lokal znajduje się w suterenie lub na parterze), zgodnie z obowiązującymi przepisami. 5. Magazyny do przechowywania dokumentacji zawierającej informacje niejawne oraz czytelnie przeznaczone do udostępniania tej dokumentacji powinny spełniać warunki ochrony określone w odrębnych przepisach. 6. Magazyny powinny być wyposażone w: 1) metalowe regały stacjonarne lub kompaktowe, lub inne urządzenia do przechowywania dokumentacji, rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do akt, nieprzylegające do sufitu, ścian, okien, grzejników (odstępy między regałami powinny być nie mniejsze niż 70 cm, zaś najniższa półka regału powinna znajdować się co najmniej 20 cm od podłogi); regały powinny zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez konieczności przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej; 2) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza; 3) odkurzacz elektryczny; 4) drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek. 7. Regały magazynowe oznacza się cyframi rzymskimi, a ich półki cyframi arabskimi. 8. W magazynach nie mogą być przechowywane przedmioty niestanowiące ich wyposażenia lub niezwiązane bezpośrednio z przechowywaniem dokumentacji lub pracą z nią związaną. 9. W lokalu archiwum zabrania się przechowywania materiałów łatwopalnych i wybuchowych oraz palenia wyrobów tytoniowych. 9.

7 - 7 - Prawo wstępu do magazynów mają pracownicy archiwum i ich przełożeni, a inne upoważnione osoby - tylko w obecności pracownika archiwum. 10. Po zakończeniu pracy magazyny muszą być zamknięte i zabezpieczone. Rozdział 4 Przejmowanie dokumentacji przez archiwum 11. Przejęcie dokumentacji przez archiwum oznacza uznanie jej za dokumentację archiwum Przekazywanie dokumentacji do archiwum odbywa się na podstawie spisu zdawczoodbiorczego, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji archiwalnej. 2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, sporządzany jest w trzech egzemplarzach, odrębnie dla materiałów archiwalnych i dla dokumentacji niearchiwalnej. Dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego przeznaczone są dla archiwum, jeden egzemplarz zatrzymuje komórka organizacyjna przekazująca dokumentację. 3. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, podpisują: dyrektor komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, pracownik tej komórki przekazujący dokumentację oraz pracownik archiwum przyjmujący dokumentację. 4. W ramach podziału, o którym mowa w ust. 2, można sporządzać odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji. 5. Każda jednostka archiwalna zawierająca materiały archiwalne ewidencjonowana jest w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w ust. 1, pod kolejną liczbą porządkową i posiada odrębną sygnaturę archiwalną Przekazywanie dokumentacji do archiwum odbywa się po wcześniejszym uzgodnieniu terminu przekazania z pracownikiem archiwum. Akta należy przekazywać kompletnymi rocznikami, dołączając wszelkie pomoce ewidencyjne (rejestry, kartoteki itp.).

8 Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do pracy bieżącej można pozostawić w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia z archiwum, to jest po dokonaniu formalności jej przekazania (umieszczeniu odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczoodbiorczym, o którym mowa w 12). 3. W przypadku braku części dokumentacji w teczce pracownik przekazujący ją sporządza pisemne oświadczenie, w którym podaje rodzaj dokumentacji, przyczynę braku i termin jej dostarczenia Archiwum przejmuje wyłącznie akta uporządkowane. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) wyłączenie zbędnych kopii tej samej dokumentacji oraz usunięcie części metalowych i plastikowych; 2) ułożenie dokumentacji w kolejności spisu spraw, a wewnątrz spraw - chronologicznie tak, aby na wierzchu znajdowało się pismo najwcześniejsze, a na spodzie ostatnie (układ książkowy), a w przypadku dokumentacji Sejmu i jego organów w porządku przewidzianym w obowiązującej w Kancelarii Sejmu Instrukcji kancelaryjnej; 3) opisanie teczek, zawierających dokumentację Kancelarii Sejmu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Instrukcji archiwalnej; na okładce powinny znajdować się następujące oznaczenia: a) na środku u góry: "Kancelaria Sejmu" oraz nazwa komórki organizacyjnej i ewentualnie komórki wewnętrznej, z której pochodzą akta, b) w lewym górnym rogu: znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i ewentualnie komórki wewnętrznej oraz symbolu hasła według obowiązującego w Kancelarii Sejmu jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej wykazem akt, c) w prawym górnym rogu: kategoria archiwalna akt, a przy dokumentacji kategorii B również okres ich przechowywania, d) na środku: tytuł akt, tj. pełne hasło według wykazu akt, uzupełnione o rodzaj akt zawartych w teczce, e) pod tytułem: daty skrajne, tj. daty założenia pierwszej i ostatniej sprawy; 4) ponumerowanie zapisanych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne (kategoria archiwalna A);

9 - 9-5) ułożenie teczek w porządku ustalonym w wykazie akt. 2. Materiały archiwalne Sejmu i jego organów archiwum przejmuje w formie tomów, przy czym: 1) na początku każdego tomu umieszcza się spis zawartości, sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Instrukcji archiwalnej; 2) na zewnętrznej stronie okładki i grzbiecie każdego tomu umieszcza się oznaczenia: a) u góry: "Sejm RP", oznaczenie kadencji oraz daty roczne początku i końca kadencji, b) w lewym górnym rogu: symbol klasyfikacyjny według wykazu akt, c) na środku: tytuł tomu, numer tomu (w ramach serii i kadencji) oraz daty skrajne akt zawartych w tomie; wzory opisu tomów określają załączniki nr 4-7 do Instrukcji archiwalnej; 3) na końcu każdego tomu umieszcza się klauzulę następującej treści: "Tom zawiera... (słownie... ) ponumerowanych stron"; 4) pod klauzulą, o której mowa w pkt 3, umieszcza się podpis dyrektora komórki organizacyjnej lub osoby przez niego wyznaczonej oraz pieczątkę tej komórki. 3. Nagrania audio i wideofoniczne, stanowiące materiały archiwalne Sejmu i jego organów (w tym przekazane zbiorczo na zewnętrznym nośniku danych), powinny zawierać co najmniej: informacje o organie Sejmu (nazwę), datę, godzinę oraz miejsce posiedzenia. 4. Fotografie, stanowiące materiały archiwalne, opisuje się wskazując co najmniej: oznaczenie podmiotu, który je przekazał, tytuł, datę i miejsce wydarzenia oraz imię i nazwisko autora zdjęć. 15. Materiały archiwalne powinny być przekazywane wyłącznie w bezkwasowych teczkach wiązanych lub pudłach archiwalnych. 16. Archiwum może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli: 1) nie została ona uporządkowana w sposób określony w 14; 2) spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w 12, zawierają błędy lub braki; 3) dokumentacja nie odpowiada zapisom w spisach zdawczo-odbiorczych, o których mowa w 12.

10 Rozdział 5 Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum Dokumentację przechowywaną w archiwum można układać: 1) według wydzielonych w archiwum serii dokumentacji; 2) według podziału na poszczególne komórki organizacyjne, pozostawiając rezerwę miejsca na kolejne dopływy. 2. Układ teczek z dokumentacją na regałach może być pionowy (system biblioteczny) od lewej strony ku prawej stronie, lub poziomy (system archiwalny) - teczka na teczce, od dołu ku górze (według kolejności sygnatur), od lewej strony ku prawej stronie. 3. Materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną przechowuje się odrębnie, w oddzielnych częściach magazynu lub na oddzielnych regałach. Odrębnie przechowuje się informatyczne nośniki danych. 4. Dokumentacja zgromadzona w archiwum jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek lub pudeł na nowe Ewidencję dokumentacji w archiwum stanowią następujące pomoce ewidencyjne: 1) spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w 12; 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do Instrukcji archiwalnej; 3) karta udostępniania akt, której wzór stanowi załącznik nr 9 do Instrukcji archiwalnej; 4) spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 10 do Instrukcji archiwalnej; 5) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 11 do Instrukcji archiwalnej; 6) spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do Instrukcji archiwalnej. 2. Pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 1, z wyjątkiem karty udostępniania akt, o której mowa w ust. 1 pkt 3, stanowią kategorię archiwalną A. Przechowuje się je w oddzielnych teczkach (segregatorach), które nie mogą być wynoszone poza lokal archiwum.

11 Karta udostępniania akt, o której mowa w ust. 1 pkt 3, otrzymuje w ciągu roku kolejny numer bieżący i zgodnie z tą kolejnością przechowywana jest przez dwa lata, licząc od daty zwrotu akt, a następnie brakowana. 4. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w 12, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, w kolejności wpływu do archiwum i nadaje się kolejny numer z tego wykazu. Numeracja spisów zdawczo-odbiorczych w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych jest numeracją ciągłą. 19. Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych: 1) zbiór pierwszy na pierwsze egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych, które ułożone są według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych; 2) zbiór drugi na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, które przechowywane są w teczkach założonych oddzielnie dla serii dokumentacji lub dla poszczególnych komórek organizacyjnych. 20. Archiwum może stosować inne, niż wymienione w 18, dodatkowe pomoce ewidencyjne Przed umieszczeniem dokumentacji na regałach należy każdą jednostkę archiwalną oznaczyć sygnaturą archiwalną składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w 12, łamanego przez numer pozycji w tym spisie. 2. Po umieszczeniu teczek na regałach w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w 12, w rubryce nr 7 należy odnotować numer magazynu i regału, na którym są one przechowywane. Rozdział 6 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum 22.

12 Materiały archiwalne przechowywane w archiwum udostępnia się w sposób i w trybie określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. Nr 196, poz. 1161) oraz w niniejszym rozdziale. 2. Dokumentację niearchiwalną przechowywaną w archiwum udostępnia się w sposób i w trybie określonych w niniejszym rozdziale Dokumentację niearchiwalną udostępnia się pod nadzorem pracownika archiwum na miejscu w archiwum w czytelni, albo przez przekazanie informacji zawartych w tej dokumentacji w postaci jej reprodukcji, albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie, a w szczególnych przypadkach - przez jej wypożyczenie poza lokal archiwum. 2. Udostępnienie dokumentacji niearchiwalnej przez jej wypożyczenie poza lokal archiwum wymaga odrębnej zgody dyrektora Biblioteki Sejmowej Dokumentację niearchiwalną dotyczącą osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tej dokumentacji lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi. 2. W przypadku gdy dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w ust. 1, zawiera dane osób trzecich, udostępnia się ją po anonimizacji tych danych, a w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne na podstawie odrębnych przepisów - po odebraniu od użytkownika stosownego oświadczenia o wykorzystaniu jej w sposób nienaruszający prawnej ochrony dóbr osobistych i danych osobowych tych osób, chyba że z przepisów szczególnych wynika obowiązek udostępnienia dokumentacji. 3. Anonimizacji danych, o której mowa w ust. 2, dokonuje pracownik archiwum. 4. Obowiązek anonimizacji danych, o której mowa w ust. 2, nie dotyczy danych osób trzecich związanych z pełnieniem przez nie funkcji publicznych Dokumentację niearchiwalną udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego. 2. Wniosek o udostępnienie dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać:

13 - 13-1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji jeżeli wniosek składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel; 2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu ma być udostępniona dokumentacja niearchiwalna jeżeli wniosek składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej; 3) wskazanie dokumentacji niearchiwalnej lub określenie tematu i zakresu przedmiotowego, której ona dotyczy; 4) określenie celu udostępnienia dokumentacji niearchiwalnej; 5) wskazanie okresu, jakiego dokumentacja niearchiwalna dotyczy; 6) nazwisko promotora - w przypadku pracy naukowej lub podmiotu, na którego rzecz praca jest realizowana; 7) proponowany sposób udostępnienia dokumentacji niearchiwalnej; 8) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez Kancelarię Sejmu zawartych we wniosku danych osobowych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, z 2007 r. Nr 165, poz i Nr 176, poz. 1238, z 2010 r. Nr 41, poz. 233, Nr 182, poz i Nr 229, poz oraz z 2011 r. Nr 230, poz. 1371), w celu udostępnienia dokumentacji niearchiwalnej z zasobu archiwum. 3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, załącza się upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i Wniosek o udostępnienie dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione powinien zawierać: 1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji jeżeli wniosek składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel; 2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu ma być udostępniona dokumentacja

14 niearchiwalna jeżeli wniosek składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej; 3) wskazanie dokumentacji niearchiwalnej lub określenie tematu i zakresu przedmiotowego, której ona dotyczy; 4) określenie celu i sposobu wykorzystania dokumentacji niearchiwalnej; 5) wskazanie okresu, jakiego dokumentacja niearchiwalna dotyczy; 6) nazwisko promotora - w przypadku pracy naukowej lub podmiotu, na którego rzecz praca jest realizowana; 7) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do informacji stanowiących tajemnice prawnie chronione; 8) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez Kancelarię Sejmu zawartych we wniosku danych osobowych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, w celu udostępnienia dokumentacji niearchiwalnej z zasobu archiwum. 2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, załącza się, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), kopie ważnych poświadczeń bezpieczeństwa wydanych przez właściwą służbę, instytucję lub pełnomocnika ochrony w rozumieniu tej ustawy, odpowiednich do klauzuli tajności dokumentacji niearchiwalnej, o której udostępnienie wystąpiono, dotyczące odpowiednio osoby fizycznej i upoważnionego przedstawiciela, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, a także osób fizycznych wchodzących w skład organów zarządzających osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, kopię aktualnego zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, o którym mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, oraz upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i Dokumentację niearchiwalną zawierającą informacje niejawne udostępnia się pod nadzorem pracownika archiwum na miejscu w archiwum w czytelni przeznaczonej do udostępniania dokumentacji niejawnej, przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów lub ich kopie. 4. Dokumentację niearchiwalną zawierającą informacje niejawne udostępnia się w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu, o którym mowa w ust. 1 pkt 4.

15 Fakt udostępnienia dokumentu niearchiwalnego zawierającego informacje niejawne, którym nadano klauzulę ściśle tajne, tajne albo poufne, podlega odnotowaniu w karcie zapoznania się z dokumentem, o której mowa w odrębnych przepisach. 6. Fakt udostępnienia dokumentu niearchiwalnego zawierającego informacje niejawne, którym nadano klauzulę zastrzeżone, podlega odnotowaniu na wniosku, o którym mowa w ust. 1, poprzez umieszczenie przez osobę, której udostępnia się dokument, jej imienia, nazwiska i podpisu wraz z datą udostępnienia Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się za zgodą dyrektora Biblioteki Sejmowej, a w przypadku gdy jest to dokumentacja niearchiwalna zawierająca informacje niejawne - za zgodą Szefa Kancelarii Sejmu. 2. Dokumentację niearchiwalną na miejscu w archiwum udostępnia się po okazaniu przez zainteresowanego dokumentu potwierdzającego tożsamość, a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, także oryginału ważnego poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych i aktualnego zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, o których mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. 3. Po uzyskaniu zgody, o której mowa w ust. 1, występujący o udostępnienie dokumentacji niearchiwalnej na miejscu w archiwum wypełnia zgłoszenie użytkownika, którego wzór stanowi załącznik nr 13 do Instrukcji archiwalnej Wykorzystywanie dokumentacji do celów służbowych w Kancelarii Sejmu odbywa się za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi, z zachowaniem przepisów dotyczących ochrony informacji stanowiących tajemnice prawnie chronione. 2. Zamówienia na dokumentację wykorzystywaną do celów służbowych składa się z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. W uzasadnionych przypadkach okres ten za zgodą archiwum może zostać skrócony.

16 Dokumentacja do celów służbowych w szczególnych przypadkach może być wypożyczona poza lokal archiwum, z tym że wyłącznie w obrębie pomieszczeń zajmowanych przez Kancelarię Sejmu. 4. Dokumentację do celów służbowych udostępnia pracownik archiwum na podstawie karty udostępniania akt, o której mowa w 18 ust. 1 pkt 3, wkładając w miejsce wyjętej dokumentacji zakładkę (zastawnik) z oznaczeniem daty wydania akt oraz sygnatury teczki Udostępnianie dokumentacji użytkownikom na miejscu w archiwum odbywa się od poniedziałku do piątku, w godzinach , w czytelni, z zastrzeżeniem ust Użytkownicy zewnętrzni korzystają z czytelni od poniedziałku do piątku, w godzinach , z wyjątkiem dni posiedzeń Sejmu. 3. Pierwszeństwo w kolejności realizowania zamówień mają posłowie oraz osoby działające w ich imieniu. 4. Użytkownik może zamówić jednorazowo do 10 jednostek archiwalnych. W uzasadnionych przypadkach liczba udostępnionych jednostek archiwalnych za zgodą archiwum może być zwiększona. 5. O zakończeniu korzystania z dokumentacji albo przerwie w korzystaniu z dokumentacji przez okres dłuższy niż miesiąc użytkownik zawiadamia pracownika archiwum. 6. Użytkownikowi zabrania się: 1) udostępniania dokumentacji innym użytkownikom czytelni; 2) dokonywania zmian w układzie nadanym dokumentacji; 3) umieszczania na dokumentacji notatek, zapisów, znaków itp. oraz innego szkodliwego oddziaływania na dokumentację; 4) wynoszenia dokumentacji poza czytelnię. 7. W przypadku naruszenia zakazów, o których mowa w ust. 6, odpowiednio Szef Kancelarii Sejmu albo dyrektor Biblioteki Sejmowej, mogą pisemnie cofnąć użytkownikowi zgodę na korzystanie z dokumentacji. 30.

17 Okres wypożyczenia dokumentacji poza lokal archiwum nie powinien przekraczać 30 dni kalendarzowych. W uzasadnionych przypadkach archiwum może przedłużyć okres wypożyczenia dokumentacji poza lokal archiwum. 2. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za wypożyczoną poza lokal archiwum dokumentację oraz jest obowiązany do jej zwrotu w terminie wyznaczonym przez pracownika archiwum. 3. Nie wolno wypożyczać poza lokal archiwum: 1) dokumentacji, którą zastrzegła w tym zakresie komórka organizacyjna przekazująca tę dokumentację; 2) dokumentacji zawierającej informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione; 3) materiałów archiwalnych, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w 28 ust. 3; 4) akt uszkodzonych; 5) nagrań dźwiękowych i wideofonicznych; 6) mikroform i baz danych Pracownik archiwum sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie. 2. Fakt zwrotu dokumentacji pracownik archiwum odnotowuje na zgłoszeniu lub wniosku, o których mowa odpowiednio w 4 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, oraz na wniosku, o którym mowa w 25 i 26, i na karcie udostępniania akt, o której mowa w 28 ust W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji albo zagubienia wypożyczonej poza lokal archiwum dokumentacji pracownik archiwum sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej: datę sporządzenia, dane osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację oraz opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia. 4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejsce brakującej dokumentacji, a drugi, na podstawie którego archiwum przeprowadza postępowanie wyjaśniające, przechowuje się w przeznaczonej na ten cel teczce Ogólnej oceny dopuszczalności udostępnienia dokumentacji dokonuje naczelnik

18 archiwum, który zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją na zgłoszeniu lub wniosku, o których mowa odpowiednio w 4 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, oraz na wniosku, o którym mowa w 25 i 26 i na karcie udostępniania akt, o której mowa w 28 ust W celu dokonania oceny, o której mowa w ust. 1, naczelnik archiwum może zwrócić się do występującego o udostępnienie dokumentacji o uzupełnienie zgłoszenia lub wniosku, o których mowa odpowiednio w 4 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych oraz wniosku, o którym mowa w 25 i 26 i karty udostępniania akt, o której mowa w 28 ust. 4, lub o złożenie dodatkowych wyjaśnień. 33. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale do udostępniania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych. Rozdział 7 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 34. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania jest ustalony w wykazie akt, odbywa się co najmniej raz w roku i obejmuje: 1) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął; 2) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii archiwalnej BE, podlegającej ekspertyzie archiwalnej w danym roku; 3) przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia. 35.

19 Czynności, o których mowa w 34, dokonuje - na wniosek pracownika archiwum - komisja oceny dokumentacji niearchiwalnej, zwana dalej Komisją. 2. W skład Komisji wchodzą: naczelnik archiwum - jako przewodniczący, pracownik komórki organizacyjnej, z której dokumentacja niearchiwalna pochodzi oraz pracownik archiwum, o którym mowa w ust. 1. Imienny skład Komisji wyznacza dyrektor Biblioteki Sejmowej. 3. W przypadku gdy czynności, o których mowa w 34, dotyczą dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne, Komisja składa się wyłącznie z osób posiadających określone w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych: 1) stosowne ważne poświadczenie bezpieczeństwa albo w przypadku dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne o klauzuli zastrzeżone, pisemne upoważnienie Szefa Kancelarii Sejmu - jeżeli nie posiadają one poświadczenia bezpieczeństwa, 2) aktualne zaświadczenie stwierdzające odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych a jej skład dodatkowo poszerza się o pracownika kancelarii tajnej. Imienny skład Komisji wyznacza Szef Kancelarii Sejmu Do zadań Komisji należy: 1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania lub ustalenie innego okresu jej przechowywania; 2) sporządzanie - w dwóch egzemplarzach - protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w 18 ust. 1 pkt 5, spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, o których mowa w 18 ust. 1 pkt 4 oraz protokołów zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne, o których mowa 38 ust Komisja nie jest uprawniona do zmiany kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do kategorii archiwalnej A; Komisja jest uprawniona do przedłużenia terminu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej kategorii archiwalnej B. 3. W przypadku błędnej kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do kategorii archiwalnej A decyzję o przekwalifikowaniu na kategorię archiwalną B - na wniosek Komisji -

20 podejmuje Szef Kancelarii Sejmu, po zasięgnięciu opinii dyrektora komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi Dokumentację niearchiwalną przeznaczoną do brakowania należy wydzielić i przechowywać w kolejności umieszczenia jej w spisie, o którym mowa w 36 ust. 1 pkt 2, do czasu jego zatwierdzenia przez Szefa Kancelarii Sejmu. 2. O zamiarze podjęcia czynności, o których mowa w 34 pkt 1, archiwum powiadamia dyrektora komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi, przekazując w załączeniu spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania. 3. W przypadku gdy czynności, o których mowa w 34 pkt 1, dotyczą dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne, archiwum powiadamia Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnych. 4. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, o których mowa w 36 ust. 1 pkt 2, Komisja przedkłada Szefowi Kancelarii Sejmu w celu zatwierdzenia. 5. Szef Kancelarii Sejmu może zlecić przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania, w wyniku której może dokonać zmiany jej kwalifikacji Pracownik archiwum, po zatwierdzeniu przez Szefa Kancelarii Sejmu protokołu i spisu, o których mowa w 36 ust. 1 pkt 2, dokonuje przekazania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia oraz odnotowuje w spisach zdawczo-odbiorczych, o których mowa w 12, fakt jej wybrakowania. 2. W przypadku dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne zniszczenia dokonuje Komisja, o której mowa w 35 ust. 3, przy wykorzystaniu urządzenia spełniającego wymogi bezpieczeństwa, w pomieszczeniu wskazanym przez Pełnomocnika do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych. Z czynności zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne Komisja, o której mowa w 35 ust. 3, sporządza protokół, który przechowuje się w archiwum, oraz dokonuje stosownych adnotacji we właściwych środkach ewidencyjnych. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 14 do Instrukcji archiwalnej.

21 Bezpośredni nadzór nad zniszczeniem lub przekazaniem do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej sprawuje przewodniczący Komisji lub wskazany przez niego członek Komisji. Dokumentację niearchiwalną niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści Dokumentacja niearchiwalna o krótkotrwałym okresie przechowywania, która nie została przekazana do archiwum przez komórkę organizacyjną, po upływie okresu jej przechowywania podlega brakowaniu w tej komórce organizacyjnej, z zastosowaniem przepisów i 38 ust. 2 i 3, z zastrzeżeniem ust O zamiarze podjęcia czynności, o których mowa w ust. 1, dyrektor komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi, powiadamia dyrektora Biblioteki Sejmowej. 3. Pracownik komórki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1, będący członkiem Komisji, po zatwierdzeniu przez Szefa Kancelarii Sejmu protokołu i spisu, o których mowa w 36 ust. 1 pkt 2, dokonuje przekazania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, a następnie odnotowuje ten fakt w prowadzonych przez siebie środkach ewidencyjnych. 4. Dokumentacja niearchiwalna kategorii archiwalnej Bc podlega brakowaniu w komórkach organizacyjnych bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej. Szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii archiwalnej Bc zawierającej informacje niejawne określają odrębne przepisy. Rozdział 8 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego Archiwum przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego po uzyskaniu zgody Szefa Kancelarii Sejmu, nie później niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli. 2. Szef Kancelarii Sejmu powiadamia dyrektora archiwum państwowego o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego według wzoru, o którym mowa w 18 ust. 1 pkt 6, podpisanego przez Szefa Kancelarii Sejmu.

22 Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczoodbiorczego, o którym mowa w ust Archiwum uzgadnia z dyrektorem archiwum państwowego termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych. 5. Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi Kancelaria Sejmu. 6. W przypadku odmowy przez dyrektora archiwum państwowego przejęcia materiałów archiwalnych z powodu ich nieprawidłowego uporządkowania, archiwum zobowiązane jest do dokonania odpowiednich zmian i poprawek w określonym przez archiwum państwowe terminie Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu. 2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne zapisane strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejnym numerem. 3. Opisanie materiałów archiwalnych wytworzonych w toku działalności Sejmu i jego organów polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdego tomu lub teczki: 1) nazwy: Sejm RP, nr kadencji oraz nazwy organu, w którym materiały powstały; 2) symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt; 3) tytułu tomu lub teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji o rodzaju znajdujących się w nich materiałów archiwalnych; 4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w tomie lub teczce; 5) sygnatury tomu lub teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w 40 ust. 2 i numeru pozycji tomu lub teczki w spisie zdawczo-odbiorczym; 6) oznaczenia kategorii archiwalnej; 7) liczby zapisanych stron w tomie lub w teczce. 4. Opisanie materiałów archiwalnych wytworzonych w toku działalności Kancelarii Sejmu polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki:

23 - 23-1) nazwy: Kancelaria Sejmu i nazwy komórki organizacyjnej, w której materiały powstały; 2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt; 3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce; 4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce; 5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w 40 ust. 2 i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym; 6) oznaczenia kategorii archiwalnej; 7) liczby zapisanych stron w teczce. 5. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na: 1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych wytworzonych w toku działalności Sejmu i jego organów ułożeniu tomów lub teczek seriami; 2) w odniesieniu do materiałów archiwalnych wytworzonych w toku działalności Kancelarii Sejmu ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną Kancelarii Sejmu obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w 40 ust. 2, wypełnionym pismem maszynowym lub techniką elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym im układem. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką elektroniczną jego zapis przekazuje się archiwum państwowemu w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym. 2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w 40 ust. 2, sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla archiwum. 3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian

24 organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne. 4. Pracownik archiwum zamieszcza w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w 12, stosowną informację o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. 43. Materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego należy: 1) umieścić w odpowiednich opakowaniach wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym; 2) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą: Kancelaria Sejmu oraz sygnaturami tomów, teczek lub innych materiałów archiwalnych. 44. Materiały archiwalne stanowiące dokumentację techniczną, fonograficzną i fotograficzną oraz utrwaloną na innych nośnikach archiwum przygotowuje do przekazania w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego. Rozdział 9 Kontrola archiwum Prawo kontroli archiwum mają osoby upoważnione przez Szefa Kancelarii Sejmu. 2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół kontroli i wydaje stosowne zalecenia pokontrolne. 3. Protokół kontroli, o którym mowa w ust. 2, podpisuje osoba kontrolująca, dyrektor Biblioteki Sejmowej i naczelnik archiwum. 4. Za realizację zaleceń i wniosków pokontrolnych odpowiada naczelnik archiwum. 5. Kontrolę stanu ochrony informacji prawnie chronionych regulują odrębne przepisy.

25 Załącznik nr 1 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu (oznaczenie Kancelaria Sejmu i nazwa komórki organizacyjnej) Warszawa, dnia 20 r. Spis zdawczo-odbiorczy akt nr.. Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w archiwum Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego Ogółem. j.a. tj. ok. mb akt Przekazujący dokumentację Dyrektor komórki Przyjmujący dokumentację organizacyjnej. (imię i nazwisko) (imię i nazwisko) (imię i nazwisko)

26 Załącznik nr 2 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu Wzór opisu teczki aktowej Kancelaria Sejmu Biuro Gospodarczo-Techniczne BGT 331 KAT. B5 Zaopatrzenie

27 Załącznik nr 3 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu Wzór spisu zawartości tomu Tom zawiera protokoły: Karta 113. posiedzenia w dniach 20, 21 i 22 stycznia 2010 r posiedzenia w dniach 27, 28 i 29 stycznia 2010 r posiedzenia w dniach 11 lutego 2010 r..

28 Załącznik nr 4 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu Wzór opisu tomu SEJM RP VI KADENCJA PROTOKOŁY POSIEDZEŃ SEJMU Nr TOM III

29 Załącznik nr 5 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu Wzór opisu tomu SEJM RP VI KADENCJA PROTOKOŁY KOMISJI SEJMOWYCH KOMISJA SPRAW ZAGRANICZNYCH Nr TOM II

30 Załącznik nr 6 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu Wzór opisu tomu SEJM RP VI KADENCJA USTAWY TOM II

31 Załącznik nr 7 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu Wzór opisu tomu SEJM RP VI KADENCJA INTERPELACJE* TOM I *Analogiczny opis tomu Zapytania poselskie

32 Załącznik nr 8 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych KANCELARIA SEJMU Nr Data przyjęcia Nazwa komórki organizacyjnej Liczba Uwagi spisu dokumentacji przekazującej dokumentację poz. spisu teczek/kaset /płyt

33 Załącznik nr 9 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu strona 1... pieczątka komórki organizacyjnej data 20 r. Karta udostępniania akt nr.. Termin zwrotu akt **) Proszę o udostępnienie*) wypożyczenie*) akt powstałych w komórce organizacyjnej... z lat o znakach... i upoważniam do ich wykorzystania*) odbioru*) p. (imię i nazwisko).. data i podpis Zezwalam na udostępnienie*) wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt *) Zbędne skreślić **) Wypełnia archiwum... data i podpis strona 2 Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt tomów..kart. Data..20.r. Adnotacje o zwrocie akt: Podpis Akta zwrócono do archiwum podpis oddającego dn r... podpis odbierającego

34 Załącznik nr 10 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu KANCELARIA SEJMU SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE Lp. Nr i poz. spisu zdawczoodbiorczego Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi

35 Załącznik nr 11 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu KANCELARIA SEJMU PROTOKÓŁ OCENY dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie (imiona i nazwiska członków komisji): dokonała przeglądu, oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości...mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną dla celów praktycznych Kancelarii Sejmu oraz, że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący Komisji Członkowie Komisji (podpisy) Zał..kart spisu..poz. spisu

36 Załącznik nr 12 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu.. (pieczątka Kancelarii Sejmu) Warszawa, dnia.20 r. SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY nr. materiałów archiwalnych..... (nazwa komórki organizacyjnej) przekazanych do archiwum państwowego:. Lp. Znak teczki (symbol klasyfikacyjn y z wykazu akt) Tytuł teczki Daty skrajne Uwagi

37 Załącznik nr 13 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu Zgłoszenie użytkownika Warszawa, dnia.... r. ARCHIWUM SEJMU RP (imię i nazwisko lub/i nazwa i siedziba osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej). (rodzaj i nr dokumentu tożsamości)*.. (adres do korespondencji) Proszę o udostępnienie następującej dokumentacji z zasobu Archiwum Sejmu: Cel udostępnienia:... Sposób udostępnienia:..... Zobowiązuję się do przestrzegania zasad udostępniania dokumentacji w Archiwum Sejmu oraz oświadczam, że informacje o osobach zawarte w udostępnionej mi dokumentacji wykorzystane zostaną zgodnie z celem wskazanym powyżej, w sposób nienaruszający prawnej ochrony dóbr osobistych lub danych osobowych: o wyniki moich badań będą opracowane w formie sumarycznej, bez ujawniania danych jednostkowych, o dane jednostkowe wykorzystam za zgodą osób, których dotyczą, o nie będę publikować danych jednostkowych o osobach - uzyskanych z zasobu Archiwum Sejmu. **. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu przez Kancelarię Sejmu Warszawa, ul. Wiejska 4/6/8, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), w celu udostępnienia dokumentacji z zasobu Archiwum Sejmu. Osoba wyrażająca zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w zgłoszeniu ma prawo dostępu do ich treści i ich poprawiania w Archiwum Sejmu, bud. K, pok. nr 443, od poniedziałku do piątku w godz * wypełnia się w przypadku, gdy wnioskodawcą jest osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel albo gdy występuje on w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej

38 ** właściwe zakreślić 2

39 Załącznik nr 14 do instrukcji w sprawie organizacji i sposobu realizacji zadań w Archiwum Sejmu KANCELARIA SEJMU PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA Nr. dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne Komisja w składzie (imiona i nazwiska członków komisji): dokonała w dniu/dniach r. zniszczenia dokumentacji wymienionej w spisie dokumentacji niearchiwalnej zawierającej informacje niejawne przeznaczonej do zniszczenia, który stanowi załącznik do protokołu oceny tej dokumentacji z dnia Powyższa dokumentacja została zniszczona w Pionie Ochrony przy wykorzystaniu urządzenia spełniającego wymogi bezpieczeństwa wskazanego przez Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnych. Przewodniczący Komisji Członkowie Komisji (podpisy)