SWECO AB (publ) Corp. ID no Gjörwellsgatan 22, Box 34044, SE Stockholm Tel: Fax:

Transkrypt

1 SWECO AB (publ) Corp. ID no Gjörwellsgatan 22, Box 34044, SE Stockholm Tel: Fax:

2 Kodeks Postępowania

3 Kodeks Postępowania list Prezesa i Dyrektora Generalnego Sweco Kodeks Postępowania Sweco wyjaśnia, jak powinniśmy postępować oraz określa nasze obowiązki wobec klientów, konkurentów, współpracowników, wspólników oraz ogółu społeczeństwa. Kodeks Postępowania stanowi podstawę naszego działania i wspiera nas w utrzymaniu zaufania i wiarygodności w oczach współpracujących z nami podmiotów. Kodeks Postępowania Sweco dotyczy wszystkich jednostek Grupy Sweco i musi być przestrzegany przez wszystkich pracowników. Równie odpowiedzialnego postępowania oczekujemy także od naszych kontrahentów. Za przestrzeganie Polityki społecznej odpowiedzialności biznesu oraz Kodeksu Postępowania Sweco odpowiadają zarówno najwyższe kierownictwo Grupy, menedżerowie wszystkich szczebli jak i indywidualni pracownicy. Zachęcam Państwa do starannego zapoznania się z treścią Kodeksu Postępowania. Oczekuję, że wszyscy będziemy pracować i postępować zgodnie z jego postanowieniami Sztokholm, kwiecień 2015 r. Tomas Carlsson Prezes i Dyrektor Generalny Sweco Sweco jest czołowym doradcą w krajach skandynawskich w dziedzinie zrównoważonego rozwoju urbanistyki. 9 tysięcy naszych inżynierów, architektów i specjalistów w dziedzinie technologii środowiska opracowuje rozwiązania przynoszące istotne korzyści naszym klientom i całemu społeczeństwu. Sweco jest jedną z dziesięciu największych spółek świadczących usługi doradztwa technicznego w Europie. Rokrocznie prowadzi projekty w 80 krajach na całym świecie. Roczne przychody osiągane przez spółkę wynoszą około 9 mld koron szwedzkich. Sweco jest notowana na giełdzie Nasdaq w Sztokholmie.

4 Cel Kodeksu Postępowania Sweco Inżynierowie, architekci i specjaliści w dziedzinie technologii środowiska pracują nad projektami które mają wpływ zarówno na społeczeństwo, jak i codzienne życie zwykłych ludzi. Wymaga to zachowania wysokich standardów pod względem ekologicznym, etycznym i społeczno-gospodarczym. Chęć wniesienia wkładu w zrównoważony rozwój społeczeństwa jest podstawą podejmowanych przez nas działań. Wszyscy pracownicy Sweco mają wpływ na markę i reputację spółki. Nie tylko dzięki opracowywanym rozwiązaniom, ale również poprzez zachowanie oraz fachową wiedzę, którą dzielimy się z otaczającymi nas ludźmi, zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Bezwzględnym obowiązkiem wszystkich pracowników Sweco jest przestrzeganie obowiązujących przepisów, zasad i rozporządzeń. Przestrzegamy przepisów antykorupcyjnych, zasad konkurencji, przepisów prawa pracy, a także wszelkich innych przepisów lub postanowień odnoszących się do naszej działalności. Jednakże, prawo nie zawsze wskazuje, jak należy radzić sobie z problemami natury etycznej i moralnej. W swoich działaniach kierujemy się naszymi wartościami, a także dobrem klientów, konkurentów, współpracowników, wspólników i społeczeństwa. Dlatego też zaistniała potrzeba sformułowania dokładniejszych wytycznych w zakresie etyki biznesu, które wyjaśnią stawiane oczekiwania względem nas To właśnie jest celem Kodeksu Postępowania Sweco. Kodeks Postępowania wyjaśnia, jak powinniśmy postępować i określa nasze obowiązki wobec współpracowników, klientów, wspólników, a także ogółu społeczeństwa. Kodeks Postępowania Sweco dotyczy wszystkich jednostek Grupy Sweco i musi być przestrzegany przez wszystkich pracowników. Równie odpowiedzialnego postępowania oczekujemy także od naszych kontrahentów. Polityka społecznej odpowiedzialności biznesu Sweco dostępna na stronie określa nasze ogólne zasady odnośnie społecznej odpowiedzialności biznesu. Kodeks Postępowania powstał w oparciu o te zasady, a także zawiera dodatkowe wytyczne i wskazówki dotyczące naszej postawy wobec społeczeństwa. W Sweco obowiązują również wewnętrzne wytyczne i procedury w zakresie etyki biznesu, które stanowią dodatkowe wskazówki dla naszych pracowników. Za przestrzeganie Polityki społecznej odpowiedzialności biznesu oraz Kodeksu Postępowania Sweco odpowiadają zarówno najwyższe kierownictwo Grupy, menedżerowie wszystkich szczebli, jak i indywidualni pracownicy. Kodeks Postępowania 1

5 Kodeks Postępowania stanowi odzwierciedlenie naszych wartości 2 Kodeks Postępowania

6 Przyświecająca Sweco wizja osiągnięcia pozycji najbardziej szanowanej spółki doradczej w dziedzinie techniki, technologii środowiska i architektury, oznacza znacznie więcej niż tylko opracowywanie i realizację wyjątkowych projektów. Jednocześnie nawiązujemy i pielęgnujemy relacje z klientami, kontrahentami i współpracownikami. Są to relacje oparte na szacunku i odpowiedzialności. Urzeczywistnienie naszej wizji wymaga jednoznacznego określenia sposobu naszego działania. Jako pracownicy Sweco mamy obowiązek dopilnować, by kwestie te nie budziły żadnych wątpliwości. Wartości Sweco Ciekawość Chęć do nauki i wykorzystywania zdobytej wiedzy motywuje mnie do podejmowania wysiłku w celu rozwiązywania problemów klientów. Przejmuję inicjatywę i mam odwagę wprowadzać nowe rozwiązania, dbając o nieustanny rozwój spółki i siebie samego, aby stać się jednym z czołowych profesjonalistów w swojej dziedzinie. Zaangażowanie Lubię pracować ze swoimi współpracownikami i klientami. W pełni angażuję się w opracowywanie najlepszych rozwiązań, przynoszących trwałe korzyści naszym klientom i społeczeństwu. Nasza różnorodność wzbogaca wzajemną współpracę i wprowadzane przez nas rozwiązania. Suma naszych wspólnych osiągnięć przewyższa wkład wnoszony przez poszczególnych pracowników. Odpowiedzialność Biorę odpowiedzialność za swoje czyny i postępuję zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami oraz obowiazujacą w Sweco polityką dotyczącą etyki biznesu obowiązującymi w Sweco. Odpowiadam również za niezmiennie wysoką jakość wykonywanych przeze mnie zadań. Dążę do opracowywania rozwiązań, które będą trwałe i opłacalne zarówno dla klienta jak i dla Sweco. Dzielę się swoją wiedzą i doświadczeniem ze współpracownikami, a ponadto jestem otwarty na wiedzę przekazywaną przez innych. Łatwo się adaptuję i jestem otwarty oraz potrafię efektywnie współpracować. Kodeks Postępowania 3

7 Nasze prowadzenie biznesu jest praktycznym odzwierciedleniem naszych wartości 4 Kodeks Postępowania

8 Model działalności Sweco bazuje na prostocie i trosce o klienta. Nastawiony jest na ułatwianie współpracy i nawiązywanie relacji biznesowych. Jako pracownicy Sweco, wszyscy razem tworzymy markę i reputację spółki poprzez nasze zachowania oraz to jak postrzegają nas osoby z naszego otoczenia. Pracujemy w zdecentralizowanej i ukierunkowanej na klienta organizacji, która stawia wysokie wymagania w zakresie odpowiedzialności za prowadzony biznes oraz odpowiedzialności poszczególnych pracowników. Prowadzimy działalność zgodnie z obowiązującymi standardami zawodowymi, przepisami krajowymi i regulacjami, a także polityką i standardami obowiązującymi w Sweco. Jednakże jesteśmy świadomi tego, że praktykę właściwą pod względem etycznym i moralnym nie zawsze można ustalić w oparciu o przepisy prawa i regulacje. Dlatego Kodeks Postępowania Sweco pomaga nam określić, jak powinniśmy postępować i pracować w zależności od warunków i sytuacji. Każdy z nas powinien zapoznać się z Kodeksem Postępowania, zrozumieć go i przestrzegać jego postanowień. Dotyczy to w równym stopniu wartości, które stanowią jego fundament. Jednocześnie naszym obowiązkiem jest pomoc innym we wskazaniu zachowywania zgodnego z założeniami Kodeksu. Kodeks Postępowania zawiera wskazówki dotyczące standardów uczciwości i postępowania w biznesie. Nie może on jednak zastępować osobistej odpowiedzialności i obowiązku właściwej oceny sytuacji, a także możliwości uzyskania porady w zakresie właściwego postępowania w biznesie. W razie wątpliwości powinniśmy zwrócić się o dodatkowe wskazówki i pomoc do współpracowników, menedżerów bądź działu prawnego, personalnego lub komunikacyjnego Grupy Sweco. Wewnetrzne regulacje i Kodeks Postępowania Sweco obowiązują we wszystkich krajach, w których prowadzimy działalność. Kodeks Postępowania 5

9 Cztery wymiary Kodeksu Postępowania Sweco 6 Kodeks Postępowania

10 Wszyscy pracownicy odpowiadają za zapewnienie, że relacje Sweco z klientami, społeczeństwem, konkurentami i kontrahentami oraz nasz stosunek do nich będą charakteryzować się uczciwością, profesjonalizmem, szacunkiem oraz wysokimi standardami etycznymi. Wymiar: Klienci Nasi klienci są kluczowi dla naszej działalności Funkcjonowanie nas jako spółki opiera się na wnoszeniu wartości do działalności naszych klientów. Ponieważ klienci korzystają z naszej wiedzy oraz doświadczenia, naszym obowiązkiem jest znajomość najnowszych osiągnięć w zakresie naszych specjalizacji. Jesteśmy otwarci oraz zaangażowani w relacje z naszymi klientami. Wywiązujemy się z zobowiązań umownych, sprawozdań oraz rozliczeń zgodnie z założeniami odnośnie naszych usług. Zawsze szanujemy poufność i prywatność naszych klientów. Prowadzimy działalność rzetelnie, a nasi klienci zawsze mogą polegać na informacjach, które im dostarczamy. Obejmuje to także współpracę z odpowiedzialnymi kontrahentami. Niedopuszczalne i ściśle zabronione jest nasze uczestnictwo w nadużyciach finansowych, zmowach, korupcji lub w praktykach wymuszeń, bądź akceptowanie, oferowanie lub płacenie łapówek albo zabieganie o nie. Nasze podejście do prezentów i wydatków reprezentacyjnych charakteryzuje umiarkowanie oraz rozsądek. Rozumiemy, że istnienie praktyk ogólnobranżowych nie może oznaczać zgody na ich stosowanie. Nie promujemy ani nie akceptujemy praktyk, które mogą skutkować kwestionowaniem naszej uczciwości lub etycznego sposobu prowadzenia działalności. Wszelkie prezenty lub wydatki reprezentacyjne powinny być czytelnie powiązane z prowadzoną przez nas działalnością. Wymiar: Społeczeństwo Sweco prowadzi odpowiedzialną i zrównoważoną działalność biznesową. Oznacza to, że zawsze działamy w sposób odpowiedzialny pod względem społecznym i ekologicznym, zgodnie z przepisami prawa krajów w których prowadzimy działalność, oraz że wspieramy i respektujemy podstawowe prawa człowieka (określone przez Organizację Narodów Zjednoczonych w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ). Oznacza to także, że prowadzimy dialog i współpracujemy w celu przyczynienia się w sposób odpowiedzialny do rozwoju społeczności. Reprezentujemy Sweco w sposób, który wzmacnia nasz wizerunek oraz jest spójny z marką niezależnie od tego, czy dotyczy to kontaktów z mediami, wydarzeń lub innego rodzaju reprezentacji na zewnątrz. Jesteśmy zaangażowani we wspieranie międzynarodowych lub lokalnych działań mających na celu eliminowanie korupcji i przestępstw finansowych. Nigdy nie angażujemy się w takie działania, za które nie możemy wziąć odpowiedzialności i takie których nie można bedzie obronić, jak również nie podejmujemy decyzji w oparciu o osobiste interesy lub niewłaściwe relacje. Wymiar: Konkurenci W Sweco wierzymy, że konkurencja stanowi ważny element w rozwoju działalności oraz innowacyjności. Konkurujemy w zgodzie z obowiązującym w danym kraju prawem oraz wspieramy właściwą i nieograniczoną konkurencję w odniesieniu do naszych własnych propozycji biznesowych, przetargów na wybór dostawców oraz procesów związanych z zamówieniami. Pracownicy Sweco nie biorą udziału w zabronionych praktykach ograniczających konkurencję, np. zmowach cenowych, podziałach rynku lub wykorzystywaniu pozycji dominującej. Zabronione jest uzyskiwanie przewagi biznesowej dzięki wykorzystywaniu metod, które mogą być interpretowane jako próba przekupstwa lub brania łapówek bez względu na fakt, że przyniesie to zysk tylko spółce, a nie pracownikowi. Pracownicy Sweco nie mogą pracować ani też pośrednio świadczyć usług dla organizacji, która konkuruje lub współpracuje ze Sweco. Należy wcześniej skontaktować się z bezpośrednim przełożonym, w celu uzyskania wskazówek dotyczących tej kwestii. Wymiar: Współpracownicy Bezpieczeństwo wszystkich pracowników Sweco jest naszym priorytetem. Odpowiedzialność za to bezpieczeństwo biorą na siebie : Sweco jako pracodawca oraz każdy z pracowników naszej Grupy. Wszyscy pracownicy mogą otrzymać w razie potrzeby wsparcie od działu personalnego pomocne w rozwiązywaniu problemów, napotykanych w miejscu pracy. Jesteśmy świadomi, że jako konsultanci oraz pracownicy Sweco gramy w tej samej drużynie. Oznacza to, że jesteśmy lojalni wobec naszych współpracowników i wspieramy ich. Traktujemy naszych kolegów z szacunkiem, uprzejmością, uczciwością i godnością. Odnosimy się do siebie nawzajem z profesjonalizmem, dotrzymujemy złożonych obietnic oraz wywiązujemy się z nich na czas, a w przypadku jakichkolwiek przeszkód informujemy o nich osoby, których one dotyczą z. Dokładamy wszelkich starań, aby nasze środowisko było wolne od dyskryminacji, nękania lub chęci zemsty. Promujemy postawę otwartej komunikacji, gdzie szanowana jest opinia każdego. Kiedy zostanie podjęta decyzja, szanujemy ją i wspólnie postępujemy zgodnie z jej ustaleniami. Kodeks Postępowania 7

11 Przestrzeganie oraz monitorowanie Kodeksu Postępowania Przestrzeganie Kodeksu Postępowania Wszyscy pracownicy Sweco są odpowiedzialni za postępowanie w zgodzie z Kodeksem Postępowania oraz pomoc innym pracownikom w jego przestrzeganiu. Na członkach kadry kierowniczej Sweco spoczywa szczególna odpowiedzialność, jako że powinni oni stanowić przykład dla pozostałych osób oraz czuwać nad tym aby, Kodeks Postępowania był przestrzegany w praktyce. Wszyscy menedżerowie biorą odpowiedzialność za to aby pracownicy, kontrahenci oraz pozostałe strony zostały zaznajomione z treściąkodeksu Postępowania. W przypadku pracowników powinno to nastąpić w trakcie procesu rekrutacji, wprowadzenia oraz cyklicznych spotkań z przełożonymi. Wszyscy pracownicy mają obowiązek zachęcać kontrahentów do działania zgodnie z Kodeksem Postępowania. Monitorowanie Kodeksu Postępowania Monitorowanie przestrzegania Kodeksu Postępowania jest częścią naszej codziennej działalności. Pracownicy Sweco mają obowiązek zgłaszać wszelkie przypadki naruszenia etyki biznesowej, zaobserwowane w trakcie swej pracy, nawet jeśli Sweco nie jest bezpośrednio w nie zaangażowana lub nie jest stroną danej umowy. Zgłoszenia można dokonać poprzez rozmowę z bezpośrednim przełożonym, jego przełożonym, działem personalnym lub prawnikiem Grupy. Dodatkowo pracownicy mogą zgłaszać naruszenia etyki biznesowej anonimowo, korzystając z Systemu ds. etycznych w Sweco, czyli naszego zewnętrznego, bezpiecznego systemu zgłaszania kwestii związanych z etyką biznesową. W przypadku naruszenia naszych regulaminów W razie zgłoszenia lub podejrzenia nieprzestrzegania Kodeksu Postępowania Sweco zostaną podjęte kroki w celu przeanalizowania sytuacji, a jeśli będzie to konieczne, również w celu jej naprawy. Osoby, które dopuściły się naruszenia Kodeksu Postępowania bądź jakiegokolwiek innego prawa czy polityki, zostaną poddane odpowiednim działaniom dyscyplinarnym, które mogą obejmować również rozwiązanie stosunku pracy. Jeśli którykolwiek z kontrahentów Sweco naruszy nasz Kodeks Postępowania, uznamy to za podstawę do zakończenia naszych relacji biznesowych. 8 Kodeks Postępowania

12 Schemat etycznego postępowania i podejmowania decyzji Prosimy wykorzystać poniższe pytania jako pomoc, jeśli nie są Państwo pewni, jakie należy podjąć działania. Odpowiedzi na poniższe pytania dostarczą wskazówek. 1. Czy takie działanie może być w jakikolwiek sposób niezgodne z prawem? 2. Czy jest ono sprzeczne z kulturą i sposobem prowadzenia działalności Sweco? 3. Czy może mieć negatywny wpływ na markę Sweco lub klienta? 4. Czy należy rozważyć ewentualne konsekwencje dla stron innych niż Sweco oraz Państwa klienta? 5. Czy uzyskanie dalszych informacji pomogłoby podjąć decyzję? 6. Czy omówienie tej kwestii ze współpracownikiem w celu uzyskania opinii drugiej osoby byłoby pomocne? 7. Jaka byłaby reakcja opinii publicznej gdyby Państwa działanie opisano w mediach? 8. Czy takie zachowanie jest uczciwe wobec konkurencji? 9. Czy jest ono zgodne ze zdrowym rozsądkiem i właściwym osądem sytuacji? 10. Czy w Państwa odczuciu jest ono słuszne? Kodeks Postępowania 9

13 Praktyczne narzędzia do codziennego użytku Polityka społecznej odpowiedzialności biznesu Polityka społecznej odpowiedzialności biznesu jest głównym dokumentem Sweco dotyczącym etyki biznesowej. Opisuje on ogólny pogląd Sweco na kwestie związane ze społeczną odpowiedzialnością biznesu, wyszczególnia nasze zobowiązania oraz międzynarodowe porozumienia, które podpisaliśmy i których musimy przestrzegać. Polityka społecznej odpowiedzialności biznesu znajduje się pod adresem About-Sweco/Responsibility/CSR/ Oświadczenie Sweco odnośnie zrównoważonego rozwoju korporacyjnego Oświadczenie odnośnie zrównoważonego rozwoju korporacyjnego opisuje nasze podejście do tej kwestii; można je znaleźć na stronie: Dalsze informacje na temat naszej roli jako spółki w obszarze zrównoważonego rozwoju można znaleźć na stronie Światowej Rady Biznesu na rzecz Zrównoważonego Rozwoju: Sweco jest członkiem WBCSD od roku 2013 i realizuje strategię dalszego rozwoju i pogłębiania roli przedsiębiorstw w obszarze zrównoważonego rozwoju poprzez swój wkład w działania wspomnianej organizacji. System etyki Sweco Postępowanie, które stanowi lub z uzasadnionych przyczyn może być uznane za naruszenie prawa albo Kodeksu Postępowania, musi zostać zgłoszone. Sweco posiada wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń w obszarze etyki biznesu, z wykorzystaniem zewnętrznego, bezpiecznego systemu zgłaszania problemów w obszarze etyki biznesowej. Wszystkie zgłoszenia są traktowane jako poufne i mogą być składane anonimowo, jeśli osoba zgłaszająca wyrazi takie życzenie. Dane kontaktowe systemu etyki Sweco można znaleźć w Intranecie. Kodeks etyczny FIDIC Międzynarodowa Federacja Inżynierów Konsultantów (FIDIC) uznaje, że praca sektora doradztwa technicznego jest kluczowa w procesie dążenia do zrównoważonego rozwoju społeczeństwa i środowiska. Jako przedsiębiorstwo członkowskie za pośrednictwem krajowych Stowarzyszeń należących do FIDIC podzielamy przekonanie, że zasady opisane w Kodeksie etycznym FIDIC muszą być podstawą naszego postępowania, jeśli społeczeństwo ma mieć zaufanie do nas jako doradców. Kodeks etyczny można znaleźć na stronie 10 Kodeks Postępowania

14 Kodeks Postępowania 11