SKRÓCONA INSTRUKCJA PROGRAMU Iform e Deklaracje

Transkrypt

1 SKRÓCONA INSTRUKCJA PROGRAMU Iform e Deklaracje 1. Środowisko programowo sprzętowe Oprogramowanie przeznaczone jest do pracy w środowisku sprzętowo programowym wyposażonym w czytnik kart kryptograficznych oraz oprogramowanie systemowe i narzędziowe zapewniające możliwość skutecznego zarządzania elementami systemu kryptograficznego. Oprogramowanie przeznaczone jest do pracy w środowisku rodziny systemów operacyjnych Microsoft Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows Server 2003 oraz 2008 w wersjach 32 oraz 64 bitowych. Aplikacja obsługuje pliki programów MS Excel 2003/2007/2010 (z rozszerzeniami *.xls, *xslm). Dla poprawnej pracy elementów kryptograficznych wymagana jest instalacja właściwej dla wykorzystywanego systemu operacyjnego wersji maszyny wirtualnej Java y. Program IForm e Deklaracje wymaga do poprawnej pracy instalacji JRE (Java Runtime Environment) w wersji 1.7 lub 1.8. Uwaga: JRE nie jest dostarczane w ramach pakietu instalacyjnego programu IForm e Deklaracje ze względu na duży rozmiar plików dystrybucyjnych. Właściwą dla zainstalowanego systemu operacyjnego wersję pliku instalacyjnego można pobrać i zainstalować zgodnie z wymaganiami określonymi w serwisie dostawcy platformy. Podczas całego procesu działania aplikacji wymagany jest stabilny dostęp do Internetu. 2. Infrastruktura podpisu elektronicznego Program IForm e Deklaracje współpracuje z poniższymi zestawami kryptograficznymi: 1. Unizeto Technologies (CERTUM) 2. Krajowa Izba Rozliczeniowa (Szafir) 3. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (Sigillum) 4. ENIGMA (CENCERT PEM HEART) 3. Weryfikacja poprawności instalacji oprogramowania podpisu elektronicznego Warunkiem poprawnego współdziałania programu IForm e Deklaracje z podpisem elektronicznym jest posiadanie ważnego certyfikatu kwalifikowanego, instalacja kompletnego oprogramowania danego dostawcy, jak również przeprowadzenie procesu rejestracji certyfikatu kwalifikowanego w magazynie certyfikatów osobistych systemu Windows, co jest etapem niezbędnym. Jeśli certyfikat kwalifikowany nie będzie poprawnie zarejestrowany w systemie, zostanie on odczytany przez program IForm e Deklaracje, natomiast nie będzie AKTYWNY, co uniemożliwi podpisanie i wysyłkę formularza. Poprawność zainstalowania certyfikatu w systemie można zweryfikować w poniższy sposób: Uruchamiamy korzystając z przycisku Start / Uruchom przystawkę o nazwie certmgr.msc (rysunek 1). Rysunek 1. Uruchomienie menadżera certyfikatów w systemie Windows 7 Sp. z o.o. Strona 1

2 W otwartym panelu menadżera certyfikatów rozwijamy w lewym oknie zakładkę Osobisty / Certyfikaty. W prawym oknie ukaże się lista certyfikatów aktualnie zarejestrowanych w wybranym magazynie (rysunek 2). Rysunek 2. Magazyn certyfikatów Klikamy podwójnie na certyfikacie, który mamy zainstalowany w magazynie certyfikatów. Pojawi się poniższe okienko (rys. 3). Przechodzimy do ostatniej zakładki zatytułowanej Ścieżka certyfikacji, gdzie powinna się nam zaprezentować trzystopniowa ścieżka certyfikacji, w której ostatnim ogniwem jest imię i nazwisko osoby, na którą certyfikat został wystawiony. W dolnej części okienka uwidoczniony jest Stan certyfikatu. Poprawność instalacji podpisu w systemie powinna potwierdzać adnotacja Ten certyfikat jest prawidłowy. Rysunek 3. Okienko certyfikatu UWAGA, Jeśli w okienku Ścieżka certyfikacji nie występuje trzystopniowa ścieżka certyfikacji, a w dolnej części okienka, w polu Stan certyfikatu znajduje się informacja Nie można odnaleźć wystawcy tego certyfikatu. wymagana jest konsultacja z infolinią techniczną wystawcy certyfikatu, w celu poprawnej finalizacji instalacji certyfikatu w systemie. Sp. z o.o. Strona 2

3 4. Instalacja programu IForm e Deklaracje Instalacja aplikacji odbywa się poprzez uruchomienie pliku IFSetup.exe, który w kilku krokach bardzo sprawnie i intuicyjnie przeprowadza przez proces instalacji programu IForm e Deklaracje. 5. Uruchomienie aplikacji Uruchomienie aplikacji możemy zrealizować na dwa sposoby: a) uruchamiając program wyszukując go na liście programów zainstalowanych w systemie Windows, poprzez skrót zamieszczony na pulpicie lub pasek szybkiego uruchamiania. b) bezpośrednio z przypisanej formularzowi zakładki o nazwie e Deklaracje na wstążce Excela, klikając przycisk Wyślij. Możliwość wysyłki formularza zostanie udostępniona po uprzednim sprawdzeniu poprawności wprowadzonych danych, co możemy zweryfikować przy pomocy pierwszej, po lewej stronie zakładki opcji Sprawdź poprawność. Należy pamiętać, że program umożliwi wysłanie jedynie wypełnionego dokumentu. Jeśli wszystkie obligatoryjne pola formularza nie zostaną wypełnione, proces wysyłki formularza do bramki e deklaracje nie zostanie zainicjowany. Rysunek 4a. Sprawdzenie poprawności danych / uruchomienie aplikacji bezpośrednio ze wstążki Excela. Jeśli potrzebujemy sporządzić korektę wysłanego wcześniej formularza, lub gdy w jakimś stopniu treść przesłanego uprzednio wzoru chcemy wykorzystać ponownie w celu stworzenia kolejnego dokumentu, możemy użyć opcji Popraw formularz. Wszystkie dane wpisane do formularza zostaną zachowane, usunięty zostanie jedynie numer referencyjny nadany wcześniej wysłanemu formularzowi. Jeśli chcemy rozpocząć pracę na czystym dokumencie, niezawierającym żadnych danych, używamy opcji Wyczyść formularz. Rysunek 4b. Poprawianie danych formularza / czyszczenie wszystkich pól dokumentu. Sp. z o.o. Strona 3

4 6. Proces przygotowania formularza do wysyłki. a) Po uruchomieniu aplikacji i wskazaniu formularza, który chcemy przesłać do bramki e deklaracje, lub inicjując program z poziomu pliku Excela (rys. 4), rozpoczyna się proces wczytywania i analizy dokumentu pod kątem zgodności wypełnionych danych z plikiem XSD, udostępnionym na portalu Ministerstwa Finansów, zawierającym szczegółowe wytyczne dla każdego z pól formularza. W przypadku zamiaru podpisania danych podpisem kwalifikowanym, należy podłączyć zestaw do podpisu do komputera. Proces analizy poprawnie wypełnionego formularza, powinien zostać zasygnalizowany przez aplikację statusem: Dokument gotowy do podpisania (rys. 5). Klikamy przycisk Podpisz Rysunek 5. Pierwsze okno aplikacji po zainicjowaniu procesu podpisu dokumentu b) Po kliknięciu przycisku Podpisz, aplikacja wyświetli okienko umożliwiające wybór rodzaju podpisu jakim chcemy uwiarygodnić formularz przed jego wysłaniem. W zależności od rodzaju deklaracji, dokument można podpisać: podpisem kwalifikowanym (podatnik niebędący osobą fizyczną) używając danych autoryzujących (podatnik niebędący osobą fizyczną), tj. imię, nazwisko, identyfikator podatkowy, data urodzenia (dane automatycznie pobierane są z wypełnionego formularza) oraz kwota przychodu wykazana w zeznaniu rocznym za rok podatkowy o 2 lata wcześniejszy, niż rok podatkowy, w którym są przesyłane deklaracje. Precyzyjne informacje dotyczące kwoty przychodu, jaką należy wpisać uzyskamy klikając na znak zapytania umieszczony po jej prawej stronie. Aktywuje się w momencie zaznaczenia kwadratu Dane autoryzujące w środkowej sekcji okna Sp. z o.o. Strona 4

5 Rysunek 6. Okienko wyboru podpisu: Rysunek 6 przedstawia sytuację, w której na komputerze zainstalowane są trzy ważne podpisy kwalifikowane, z czego jeden z nich (oznaczony przez program granatowym paskiem) jest aktywny ważny i podłączony do komputera, czyli gotowy do użycia. W przypadku wskazania podpisu 1 lub 2 (nieaktywnych), uaktywni się opcja użycia danych autoryzujących pod warunkiem, że autoryzacja dokumentu w tej formie, w podpisywanym dokumencie, przez system e Deklaracje jest dopuszczalna. Po wyborze odpowiedniej formy podpisu klikamy przycisk Wybierz. c) Wykonanie powyższej czynności uruchomi proces podpisywania dokumentu, którego pomyślnie zakończenie potwierdzi Status: Operacja złożenia podpisu w standardzie XADdES BES zakończona poprawnie (rys. 7) Sp. z o.o. Strona 5

6 Rysunek 7. Okienko przedstawiające treść podpisanego dokumentu, gotowego do wysłania Po zakończonej sukcesem fazie składania podpisu elektronicznego pojawia się możliwość (aktywny przycisk Zapisz ) utrwalenia podpisanej elektronicznie wersji dokumentu na dysku stacji roboczej. Podpisany dokument w formacie XML zapisywany jest w sygnowanym datą i czasem sporządzenia podpisu pliku z rozszerzeniem *.sig. Po poprawnym złożeniu podpisu z użyciem certyfikatu kwalifikowanego lub danych autoryzujących możliwe staje się przesłanie podpisanego dokumentu do bramki Ministerstwa Finansów. Proces komunikacji z bramką inicjujemy z wykorzystaniem przycisku Wyślij (rys. 7). d) W wyniku poprawnego wysłania formularza, otrzymujemy potwierdzenie tego faktu w postaci statusu: Podpisany dokument pomyślnie doręczono do bramki MF. W związku z powyższym dokumentowi przydzielany jest: Numer referencyjny na podstawie którego podatnik może sprawdzić status wysłanego dokumentu (wysłanie dokumentu nie jest równoznaczne z jego złożeniem), Skrót dokumentu Status dokumentu: wykaz możliwych statusów dokumentu zawarty jest na str. 9. Można przyjąć, że 200 oznacza przyjęcie i zakończenie przetwarzania, status z grupy 3xx oznacza, że dokument został doręczony, lecz nadal znajduje się w fazie przetwarzania oraz status z grupy 4xx sygnalizuje błąd w strukturze dokumentu lub inny problem, uniemożliwiający akceptację dokumentu przez MF (niezłożony do systemu e Deklaracje). Status z grupy 1xx nie powinien w praktyce wystąpić. Z reguły sygnalizuje błąd strumienia danych dostarczanych do bramki MF (przyczyna leżeć może po stronie programu lub błędów transmisji w trakcie przesyłania). Opis statusu Sp. z o.o. Strona 6

7 Rysunek 8. Okienko przedstawiające informacje identyfikujące wysłany dokument Sprawdzenie statusu przetworzenia dokumentu w trakcie tej samej sesji programu (sesji w ramach której nastąpiło wysłanie dokumentu) możliwe jest wielokrotnie poprzez naciśnięcia przycisku Sprawdź. Aktywny przycisk Zapisz (rys. 8) umożliwia utrwalenie odpowiedzi serwera (numeru referencyjnego zarejestrowanego przez bramkę dokumentu i skrótu dokumentu) na dysku stacji roboczej. Tym razem dane zapisywane są w pliku tekstowym z rozszerzeniem *.txt o nazwie sygnowanej datą i czasem sporządzenia podpisu. Po zakończonej fazie przesyłania dokumentu do bramki MF, automatycznie, w pliku Excela, w polu nr 2 wstawiony zostaje numer referencyjny dokumentu (rys. 9) Rysunek 9. Formularz z wypełnionym polem nr 2, zawierającym numer referencyjny dok. Należy zwrócić uwagę, iż w przypadku przesyłania dokumentu do bramki produkcyjnej portalu e Deklaracje, proces przetwarzania dokumentu, w zależności od obciążenia serwera MF może trwać np. około dwóch godzin, dlatego też możliwe jest zamknięcie aplikacji, pliku i weryfikacja poprawności dostarczenia formularza do bramki MF po upływie kilku godzin. Dzięki zapisanemu w dokumencie numerowi referencyjnemu jest to możliwe naciskając zawarty w zakładce e Deklaracje przycisk Pobierz UPO (rys. 4b). e) W wyniku poprawnego wysłania i przetworzenia formularza przez system e Deklaracje (status 200), otrzymujemy potwierdzenie tego faktu w postaci możliwości wydrukowania dokumentu UPO, klikając przycisk Drukuj (rys. 10). Sp. z o.o. Strona 7

8 Rysunek 10. Okno programu z komunikatem potwierdzającym poprawność dostarczonego dok. Przycisk Drukuj, umożliwia pobranie i zapisanie na dysku UPO w formacie *.pdf (rys. 11). Pobrany plik można zarówno wydrukować, jak również zapisać na dysku roboczym komputera w celu archiwizacji czy też późniejszego przeglądania (wydruku). Rysunek 11. Przykładowy wzór dokumentu UPO (system testowy). Sp. z o.o. Strona 8

9 f) Po pobraniu UPO (stanowi dowód złożenia dokumentu w formie elektronicznej) wszystkie przyciski funkcyjne, z wyjątkiem umożliwiającego zakończenie pracy Zakończ oraz przejście do ewentualnego przetwarzania kolejnego dokumentu Dalej stają się nieaktywne (rys. 12). Rysunek 12. Okno główne programu po zakończeniu cyklu wysyłki dokumentu. Po kliknięciu przycisku Dalej pojawi się okno powitalne programu umożliwiające rozpoczęcie procesu wysyłki kolejnego dokumentu od początku. Sp. z o.o. Strona 9

10 Sp. z o.o. Strona 10