INFORMACJA O REALIZACJI ZADAŃ Z ZAKRESU AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W ROKU 2013

Transkrypt

1 AW/AS/1/2014 INFORMACJA O REALIZACJI ZADAŃ Z ZAKRESU AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W ROKU Audyt realizowano w Komunikacyjnym Związku Komunalnym Górnośląskiego Okręgu Komunalnego w Katowicach ADRES: ul. Barbary 21A, Katowice Dochody w 2013 r.: Plan ,75 zł, Wykonanie ,89 zł (85,73%), w tym dotacje celowe w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich: Plan ,00 zł, Wykonanie ,54 zł (13,47%) Wydatki w 2013 r: Plan ,87 zł, Wykonanie ,03 zł (80,99%). Komunikacyjny Związek Komunalny Górnośląskiego Okręgu Przemysłowego Jest związkiem gmin działającym na podstawie przepisów ustawy o samorządzie gminnym. 1

2 Cele i zadania Związku: a) Zaspokajanie potrzeb gmin w zakresie lokalnego transportu zbiorowego oraz skorelowanych z nimi innych usług publicznych. b) Szczegółowe zadania Związku: - organizacja lokalnego transportu zbiorowego, - utrzymanie i rozwój infrastruktury Związku, - prowadzenie prac studialnych nad rozwojem systemów transportowych, - realizacja innych praw i obowiązków związanych z transportem zbiorowym, - podejmowanie działań zmierzających do rozwoju elektronicznych usług publicznych (w tym transportowych), - promocja oraz informacja o usługach transportu zbiorowego, - inicjowanie i koordynacja przedsięwzięć związanych z zarządzaniem ruchem oraz parkowaniem w miastach. 2. Komórka audytu wewnętrznego a) Zatrudniony jest jeden audytor wewnętrzny na podstawie umowy o pracę na pełny etat, b) Audytor spełnia wymogi określone w art.286 ustawy o finansach publicznych, c) Dane Audytora: Imię i Nazwisko: Maurycy GRACA Adres poczty elektronicznej: mgraca@kzkgop.com.pl Telefon służbowy: 032/ d) Organizacja pracy komórki: Lp. Zadania Planowana liczba dni Wykorzystana liczba dni 1 Zadania zapewniające Czynności doradcze Czynności sprawdzające Szkolenia i rozwój zawodowy Planowanie i sprawozdawczość 8 20 roczna 6 Czynności organizacyjne Urlopy i inne nieobecności Rezerwa czasowa 10 5 Uwagi 3. Opis zrealizowanych zadań Zgodnie z przyjętym planem audytu za rok 2013, zadania realizowano kompleksowo w przyjętych do badania komórkach organizacyjnych KZK GOP (Wydziałach). 2

3 Oceniając zapewnienie wykonywania zadań i celów w badanych obszarach, można stwierdzić, że ich realizacja przebiega prawidłowo, szczególnie w zakresie zależnym od pracowników poszczególnych Wydziałów. Jedyne zagrożenia (potencjalne ryzyka) występują w obszarze kontaktów zewnętrznych. Zdecydowana większość tych zagrożeń ma charakter obiektywny, rynkowy, społeczny i prawny. Zależne jest to od funkcjonowania otoczenia, ale należy te zagrożenia uwypuklić i w miarę możliwości ograniczać. W zaleceniach położono nacisk na samoocenę potencjalnych ryzyk na poziomie każdego Wydziału. W ocenie funkcjonowania kontroli zarządczej zwrócono uwagę na korzyści płynące z jej samooceny na każdym szczeblu organizacyjnym KZK GOP. Pozwala to lepiej identyfikować istniejące i potencjalne zagrożenia i ryzyka oraz ułatwia ich analizę we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi. Właściwa analiza ryzyka dostarcza bowiem niezbędnych informacji Kierownictwu Związku, które może właściwie i w odpowiednim czasie reagować na występujące zagrożenia. Przedmiotem badania było zarówno zapewnienie, że system działania Wydziału pozwala na skuteczne i efektywne realizowane wyznaczonych zadań i celów. Wyniki badania przedstawiono w Załączniku Nr 1. Ponadto przedmiotem oceny było funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w danym Wydziale po kątem porównania do obowiązujących Standardów Kontroli Zarządczej. Wyniki oceny przedstawiono w Załączniku Nr 2. W roku 2013 realizowano zadania w następujących Wydziałach: a) Wydział Kontroli Biletów, b) Wydział Windykacji c) Wydział Planowania Systemu Komunikacyjnego d) Wydział Księgowości e) Wydział Informatyki f) Wydział Organizacyjny i Spraw Pracowniczych Na tym informację zakończono r (data) (podpis audytora wewnętrznego) r (data) (podpis Dyrektora Biura KZK GOP) 3

4 ZAŁĄCZNIK NR 1 DO INFORMACJI ROCZNEJ ZA 2013 r. Wyniki oceny wykonywania zadań według Wydziałów będącymi przedmiotem badań audytu wewnętrznego w 2013 r.: Lp. Wydział Ustalenia audytu 1. Wydział Kontroli Biletów Osoby przeprowadzające kontrole są odpowiednio przeszkolone. Kontrole biletowe są organizowane na podstawie planów miesięcznych. W celu optymalizacji planowania zaleca się opracowanie zasad planowania z uwzględnieniem takich czynników jak ilość wystawianych opłat dodatkowych, wielkość przewozów, ilość pasażerów, wielkość sprzedaży biletów, dni tygodnia czy pora dnia. Umowy z kontrolerami współpracującymi są przestrzegane. Rozliczenia wykonuje się terminowo. Druki opłat dodatkowych są prawidłowo ewidencjonowane, weryfikowane i rozliczane. Obieg dokumentów jest zapisywany w systemie informatycznym. Brak możliwości automatycznego pobierania numerów druków z magazynu (w systemie informatycznym) osłabia kontrole ich ewidencji. Kontrole biletowe są przeprowadzane zgodnie z wytycznymi Kierownictwa KZK GOP, które są określone w Regulaminie Kontrole Biletowej. Wszelkie skargi i zażalenia pasażerów są dokumentowane, rozpatrywane i wyjaśniane w formie pisemnej. Współpraca z organami porządku publicznego przebiega zgodnie z wymogami prawa. Każdy kontroler przed rozpoczęciem pracy jest szczegółowo instruowany oraz sprawdzany pod względem gotowości do pracy. Utrzymuje się stałą łączność z zespołami kontrolerskimi. W każdym przypadku czynności kontrolerskie są kończone szczegółowym raportem. Wszelkie wątpliwości są wyjaśniane na bieżąco. Wyniki raportów są podstawa sprawozdawczości dla kierownictwa KZK GOP. W związku z rozpoczęciem stosowania Śląskiej Karty Usług Publicznych ulegną również zmianie sposoby kontroli pasażerów. 4

5 W związku z powyższym zachodzi konieczność sporządzenia planu odpowiednich szkoleń dla kontrolerów. Również niezbędne jest opracowanie właściwej Instrukcji Kontroli Biletowej. Będzie to możliwe po otrzymaniu od firmy Asseco kompletnego systemu kontroli pasażerów. 2. Wydział Windykacji Podstawowym zadaniem Wydziału Windykacji, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym KZK GOP, jest windykacja wszystkich należności, w tym z tytułu opłat dodatkowych. Zadania w tym obszarze są wykonywane przez pracowników przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi prawnych, w tym wezwań do zapłaty oraz w postaci postępowań sądowych. Windykacja jest prowadzona także przez firmy zewnętrzne (w wyniku postępowań o zamówienie publiczne). W Wydziale są sporządzane odpowiednie sprawozdania dla Kierownictwa, zarówno wartościowe jak i ilościowe. Odwołania pasażerów są rozpatrywane w sposób prawidłowy i przez osoby do tego uprawnione. Pracownicy Wydziału aktywnie uczestniczą w pracach nad nowymi rozwiązaniami, w tym związanymi z udoskonaleniem odpowiednich systemów informatycznych. Szczegółowe regulacje i zasady funkcjonowania Wydziału określa odpowiednia Instrukcja. W związku ze zmianą zakresu zadań Wydziału dotychczasowa Instrukcja postępowania jest aktualizowana. Na dzień zakończenia badania, przedmiotowa Instrukcja nie została wprowadzona do stosowania. Ocena powyższej Instrukcji będzie przedmiotem czynności sprawdzających audytora w późniejszym okresie. 3. Wydział Planowania Systemu Komunikacyjnego Opracowano i zatwierdzono Plan zrównoważonego rozwoju publicznego transportu zbiorowego dla obszaru KZK GOP na lata Stanowi on podstawę do planowania i rozwoju komunikacji publicznej. Uwzględniono też założenia rozwoju przy wykorzystaniu danych z systemu Śląskiej Karty Usług Publicznych. Wydział realizuje skuteczną współpracę z Gminami w zakresie nowych rozwiązań oraz koordynuje obsługę połączeń, a także analizuje i zatwierdza funkcjonowanie przewoźników. Analizuje się akty prawne dotyczące komunikacji oraz koordynuje się ich wdrażanie. Wydział na bieżąco dokonuje analizy rynkowej w 5

6 obszarze transportu publicznego i inicjuje odpowiednie działania w tym zakresie. 4. Wydział Księgowości Opracowano i zatwierdzono Politykę Rachunkowości. Dokument ten reguluje wszystkie zakresy działalności Wydziału Księgowości w sposób zgodny z przepisami prawa, jak i regulacjami wewnętrznymi KZK GOP. Wszelkie ewidencje są prowadzone zgodnie z wymogami prawa podatkowego oraz wymaganiami dla celów sprawozdawczych. Wycena majątku jest prowadzona prawidłowo, a spisy z natury i uzgodnienia są przeprowadzane regularnie. Wynagrodzenia są realizowane w terminie, a odpowiednie dokumenty są zatwierdzane przez osoby upoważnione. Sprawozdania (wewnętrzne i zewnętrzne) są sporządzane terminowo i na podstawie prawidłowych danych. Wydział korzysta z systemów informatycznych, których zasoby są opisane. Dane są odpowiednio zabezpieczone, a dostęp właściwie ograniczony. Zaleca się przegląd Regulaminu Organizacyjnego KZK GOP w celu analizy wykazu zadań Wydziału i dostosowanie treści faktycznych działań, które Wydział realizuje. 5. Wydział Informatyki Wszystkie zadania Wydziału Informatyki zostały przydzielone odpowiednio przeszkolonym pracownikom. Zadania te są realizowane zgodnie z wyznaczonymi celami. Prawidłowość funkcjonowania zapewniają regulacje szczegółowe w postaci Zarządzeń. Regulacje obejmują zasady używania i gospodarowania sprzętem komputerowym i oprogramowaniem, a także zarządzanie systemem oraz politykę bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych. Sprawdzono przebieg postępowań w obszarze zamówień publicznych. Stwierdzono zgodność z prawem o zamówieniach publicznych i z Regulaminem Zamówień Publicznych KZK GOP. Prawidłowość wypełniania zadań przez Wydział Informatyki potwierdzają audyty zewnętrzne w zakresie Bezpieczeństwa Teleinformatycznego oraz w obszarze Legalności Oprogramowania. 6. Wydział Organizacyjny i Spraw Pracowniczych Obszary m zadania będące przedmiotem audytu zostały uregulowane w postaci procedur zawartych w Regulaminach i Zarządzeniach. Spełnione są wymogi w sprawie akt pracowniczych. Ich sporządzanie, zmiany, ewidencjonowanie jest 6

7 wykonywane na bieżąco a dane przekazywane do odpowiednich Wydziałów. Sprawozdawczość wykonywana jest terminowo i przekazywana do odpowiednich osób i instytucji. Dokumentacja jest przechowywana w sposób ograniczający dostęp osób nieupoważnionych, a dane w sposób bezpieczny kopiowane. Zarządzanie nieruchomością spełnia wymogi prawa oraz zapewnia bezpieczeństwo dla pracowników. Także są spełnione wymogi w zakresie realizacji odpłatności czynszowych od najemców. Majątek Związku jest inwentaryzowany oraz ewidencjonowany prawidłowo. W zakresie dotyczącym Wydziału zadania związane z zamówieniami publicznymi są zgodne z obowiązującymi przepisami. Katowice, r. (podpis) 7

8 ZAŁĄCZNIK NR 2 DO INFORMACJI ROCZNEJ ZA 2013 r. Wyniki oceny funkcjonowania kontroli zarządczej według Wydziałów 2013 r. przedstawiono poniżej: Lp. Wydział Ocena kontroli zarządczej 1. Wydział Kontroli Biletów Szacowanie ryzyka obszarów w których działa Wydział Kontroli Biletów wykazała średni poziom potencjalnego ryzyka. Zaistniała konieczność oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. Ocenę przeprowadzono metodą pytań kontrolnych w zakresie przestrzegania obowiązujących Standardów Kontroli Zarządczej. Część Standardów odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział Kontroli Biletowej będący częścią Związku przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których przestrzeganie zależy wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału są realizowane. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale Kontroli Biletowej można ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak plany działania, okresowe oceny wyników, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, zbiór procedur i instrukcji dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji pracowników, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji finansowych, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Słabością kontroli zarządczej jest zakres analizy ryzyka. Postuluje się dokonywanie analizy ryzyka za pomocą samooceny ryzyka i zagrożeń. Ocena ryzyka jest możliwa w przypadku uzyskania szczegółowych informacji nt. ilości pasażerów i ilości opłat dodatkowych. Wyniki analizy ryzyka należy uwzględnić w planach kontroli, co może pozwolić na optymalizacje zakresu kontroli biletowych. Także postuluje się wzmocnienie kontroli operacji finansowych. Należy uzupełnić system informatyczny o pełną ewidencję druków od momentu magazynowania (system ma pobierać druki z Magazynu). Ponadto zaleca się w przyszłości przeprowadzanie 8

9 samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Wydziale. 2. Wydział Windykacji Ocena ryzyka obszarów w których działa Wydział Windykacji wykazała średni i wysoki poziom potencjalnego ryzyka. Zaistniała konieczność szczegółowej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. Zastosowano ocenę przestrzegania obowiązujących Standardów Kontroli Zarządczej przy zastosowaniu metody pytań kontrolnych. Część Standardów odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział Windykacji będący częścią Związku przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których przestrzeganie zależy wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału Windykacji są generalnie realizowane. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale Windykacji można ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak plany działania, okresowe oceny wyników, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, zbiór procedur i instrukcji dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji pracowników, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji finansowych, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji. Jedyną słabością kontroli zarządczej jest zakres analizy ryzyka. W związku z powyższym zaleca się wdrożenie procesu regularnej samooceny ryzyka (np. w formie kwestionariusza). Samoocena może dostarczyć narzędzi do skutecznej identyfikacji ryzyka oraz właściwej analizy ryzyka. Efekty pozwolą na identyfikację zagrożeń oraz propozycje ich ograniczenia. 3. Wydział Planowania Systemu Komunikacyjnego Dokonano oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w ramach Wydziału. Zastosowano metodę sprawdzającą przestrzeganie obowiązujących Standardów Kontroli Zarządczej przy pomocy pytań kontrolnych. Część Standardów odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział Planowania Systemu Komunikacyjnego będący częścią Związku przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których przestrzeganie zleży wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału są realizowane. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale można 9

10 ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak plany działania, okresowe oceny wyników, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, zbiór procedur i instrukcji dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji pracowników, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji finansowych, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji. Zaleca się wdrożenie procesu regularnej samooceny potencjalnego ryzyka niepowodzenia w wykonywaniu zadań Wydziału. Samoocena może dostarczyć narzędzi do skutecznej identyfikacji ryzyka oraz właściwej analizy ryzyka. Efekty pozwolą na identyfikację zagrożeń oraz propozycje ich ograniczenia. 4. Wydział Księgowości Dokonano oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w ramach Wydziału. Zastosowano metodę sprawdzającą przestrzeganie obowiązujących Standardów Kontroli Zarządczej przy pomocy pytań kontrolnych. Część Standardów odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział Księgowości, będący częścią Związku przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których przestrzeganie zależy wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału są realizowane. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale można ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak plany działania, okresowe oceny wyników, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, zbiór procedur i instrukcji dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji pracowników, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji finansowych, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji. Zaleca się wzmocnienie kontroli zarządczej w zakresie analizy ryzyka poprzez samoocenę ryzyka i zagrożeń. Samoocenę można przeprowadzać za pomocą kwestionariuszy lub narad w celu dostosowania dokumentacji regulującej pracę Wydziału do zmieniających się warunków działania. 5. Wydział Informatyki Dokonano oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w ramach Wydziału. Zastosowano metodę sprawdzającą przestrzeganie 10

11 obowiązujących Standardów Kontroli Zarządczej przy pomocy pytań kontrolnych. Część Standardów odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział Informatyki, będący częścią Związku przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których przestrzeganie zależy wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału są realizowane. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale można ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak plany działania, okresowe oceny wyników, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, zbiór procedur i instrukcji dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji pracowników, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji finansowych w ramach zamówień publicznych, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji. Zaleca się wzmocnienie kontroli zarządczej w zakresie analizy ryzyka poprzez samoocenę ryzyka i zagrożeń. Samoocenę można przeprowadzać za pomocą kwestionariuszy lub narad w celu dostosowania dokumentacji regulującej pracę Wydziału do zmieniających się warunków działania. 6. Wydział Organizacyjny i Spraw Pracowniczych Dokonano oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w ramach Wydziału. Zastosowano metodę sprawdzającą przestrzeganie obowiązujących Standardów Kontroli Zarządczej przy pomocy pytań kontrolnych. Część Standardów odnosi się do funkcjonowania KZK GOP jako całości. Wydział Organizacyjny i Spraw Pracowniczych, będący częścią Związku przestrzega tych Standardów w zakresie, który jego dotyczy. Szczegółowe ustalenia wykazały, że Standardy, których przestrzeganie zależy wyłącznie od sposobu organizacji pracy Wydziału są realizowane. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w Wydziale można ocenić jako adekwatną, skuteczną i efektywną. Jest ona realizowana za pomocą takich elementów jak plany działania, okresowe oceny wyników, zakresy czynności i obowiązków, powierzanie zadań na piśmie, zbiór procedur i instrukcji dla poszczególnych zadań, bieżące omawianie wyników, sposoby zatwierdzania dokumentów, wymienność funkcji pracowników, ochrona i monitoring pomieszczeń, sprzętu i dokumentacji, kontrola operacji finansowych w ramach zamówień publicznych, zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji. 11

12 Zaleca się wzmocnienie kontroli zarządczej w zakresie analizy ryzyka poprzez samoocenę ryzyka i zagrożeń. Samoocenę można przeprowadzać za pomocą kwestionariuszy lub narad w celu dostosowania dokumentacji regulującej pracę Wydziału do zmieniających się warunków działania. Katowice, r. (podpis) 12