Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 24/2009 Burmistrza Miasta i Gminy Pelplin R E G U L A M I N P R A C Y K O M I S J I K O N K U R S O W E J Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Komisja Konkursowa, zwana dalej Komisją, działa na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.) oraz corocznie uchwalanego przez Rade Miejską w Pelplinie Programu Współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność poŝytku publicznego. 2. Komisja realizuje zadania na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie Do podstawowych zadań Komisji naleŝy: 1) rozpatrywanie i ocena ofert na realizację zadania publicznego pod względem formalnym i merytorycznym, 2) rozpatrywanie i ocena ofert pod względem celowości realizacji zadania publicznego, uwag i wniosków złoŝonych przez organizacje pozarządowe oraz inne podmioty prowadzące działalność poŝytku publicznego, 3) przedłoŝenie Burmistrzowi propozycji co do wyboru najkorzystniejszych ofert na realizację zadania publicznego oraz propozycji podziału budŝetu konkursu w tym wysokości dotacji dla określonych ofert, 4) opracowywanie i prowadzenie dokumentacji z postępowania konkursowego oraz pozostałych prac komisji. 2. Komisja jest organem opiniodawczym w zakresie ustalenia wysokości dofinansowania najkorzystniejszych ofert realizacji zadań publicznych. 3. Burmistrz Miasta i Gminy Pelplin moŝe określić, w drodze zarządzenia, inne zadania niŝ wymienione w ust. 1. Strona 1 z 7

2 Rozdział II Skład i posiedzenia Komisji 1. Komisja składa się z 4 członków, w tym: 1) Przewodniczącego 2) Zastępcy Przewodniczącego 3) Sekretarza 4) Członka komisji ds. finansowych Pracami Komisji kieruje Przewodniczący, który przewodniczy obradom Komisji i reprezentuje ją na zewnątrz. 3. W przypadku nieobecności Przewodniczącego jego obowiązki pełni kolejno Zastępca bądź Sekretarz. 4. Sekretarz zapewnia obsługę administracyjną i organizacyjną Komisji Członkowie Komisji obiektywnie i rzetelnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 2. Członkowie Komisji obowiązani są do zagwarantowania i przestrzegania zasad efektywności, jawności i uczciwej konkurencji oraz traktowania wszystkich oferentów na równych prawach. 3. KaŜdy członek Komisji, przed przystąpieniem do pracy jest zobowiązany do złoŝenia pisemnego oświadczenia o tym, Ŝe nie jest w Ŝaden sposób związany z Podmiotami wnioskującymi o dotację wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu Członkowie Komisji mają prawo zgłaszania zastrzeŝeń, co do podejmowanych prac Komisji do Przewodniczącego Komisji lub Burmistrza. 2. Do obowiązków członków Komisji naleŝy w szczególności: 1) czynny udział w pracach Komisji, 2) wykonywanie poleceń Przewodniczącego, dotyczących realizacji zadań Komisji, 3) niezwłoczne informowanie Przewodniczącego o okolicznościach uniemoŝliwiających wykonywanie obowiązków członka Komisji. Strona 2 z 7

3 6 1. Komisja obraduje na posiedzeniach niejawnych, na których odbywa się ocena formalna i merytoryczna ofert. 2. Udział osób, o których mowa w ust. 2, nie moŝe budzić uzasadnionych wątpliwości, co do ich bezstronności w postępowaniu konkursowym Uchwały Komisji podejmowane są zwykłą większością głosów w obecności, co najmniej 2/3 ogólnej liczby członków, w tym w obecności Przewodniczącego lub jego Zastępcy. 2. Podczas głosowania członkowie zespołu nie mogą wstrzymać się od głosu. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego lub Zastępcy. Rozdział III Postępowanie konkursowe 8 1. Postępowanie konkursowe dzieli się na dwa etapy: 1) ocena formalna ofert na realizacje zadań publicznych Gminy Pelplin, 2) ocena merytoryczna ofert na realizacje zadań publicznych Gminy Pelplin W pierwszej kolejności Komisja sprawdza, czy podmioty składające ofertę spełniają następujące wymogi formalne: 1) czy oferta została złoŝona przez podmiot uprawniony do uczestnictwa w otwartym konkursie ofert, 2) czy oferta została złoŝona na obowiązującym wzorze oferty, 3) czy oferta jest wypełniona w sposób przejrzysty i czytelny, 4) czy w przypadku, gdy pytanie nie dotyczy wnioskodawcy, bądź zgłaszanego zadania, zostało to zaznaczone poprzez wpisanie słownie nie dotyczy lub w przypadku gdy są to wartości liczbowe cyfrę 0, 5) czy występuje zgodność złoŝonej oferty z zakresem ogłoszonego konkursu, 6) czy oferta został podpisana przez osoby upowaŝnione do reprezentacji, 7) czy oferta jest kompletna i zawiera załączniki w postaci wymaganych dokumentów, Strona 3 z 7

4 8) czy wnioskowana kwota dofinansowania nie przekracza 80% całkowitego kosztu projektu W przypadku stwierdzenia uchybień formalnych w ofercie, Komisja moŝe wezwać oferenta do ich uzupełnienia. 2. Wezwanie oferenta następuje natychmiast po podjęciu takiej decyzji. Oferent na wezwanie odpowiada niezwłocznie, nie dłuŝej niŝ w terminie 7 dni licząc od otrzymania wezwania. 3. Wezwanie moŝe zostać dokonane pisemnie bądź w razie konieczności telefonicznie, po czym naleŝy sporządzić notkę potwierdzającą przeprowadzenie rozmowy, którą podpisuje przeprowadzający rozmowę oraz świadek rozmowy Do ofert załącza się następujące dokumenty: 1) aktualny odpis z właściwego rejestru lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących, 2) sprawozdanie merytoryczne i finansowe (bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) za ostatni rok, 3) umowę partnerską lub oświadczenie partnera (w przypadku wskazania partnera w pkt V.1. oferty), 4) statut oferenta lub jego uwierzytelniony odpis. 2. Załączniki muszą być waŝne i aktualne tj., nie starsze niŝ 3 miesiące od dnia wydania i podpisane przez osoby uprawnione. W przypadku załączników składanych w formie kserokopii kaŝda strona załącznika winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione z ramienia organizacji. 12 Ocena formalna oferty dokonywana jest przez członków Komisji przy pomocy formularza wzór formularza stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu Oferty, które spełniają wymogi formalne stają się przedmiotem oceny Komisji pod względem merytorycznym. Komisja rozpatrując ich wartość merytoryczną stosuje następujące kryteria: Strona 4 z 7

5 1) moŝliwość realizacji zadania przez wnioskodawcę oraz terminem realizacji projektu, 2) merytoryczna wartość projektu, jego przydatność oraz zgodność z ustalonymi priorytetami, 3) zgodność z zadaniami gminy, 4) wymierne korzyściami dla mieszkańców gminy Pelplin, 5) dokonaniami wnioskodawcy oraz posiadanymi zasobami kadrowymi, lokalowymi i rzeczowymi, 6) dotychczasową współpracą z samorządem i innymi organizacjami a w szczególności terminowym i właściwym rozliczeniem uzyskanych poprzednio dotacji, 7) zgodnością celów projektu z celami statutowymi wnioskodawcy i ustalonymi priorytetami. 2. O podjętej decyzji powiadamia się oferenta niezwłocznie jednak nie później niŝ w terminie 30 dni od dnia zakończenia pracy komisji. 14 Oferty które uzyskały pozytywną ocenę merytoryczną ujmowane są w propozycji co do wyboru najkorzystniejszej oferty i przedkładane są Burmistrzowi Miasta i Gminy Pelplin Komisja w trybie otwartego konkursu ofert moŝe: 1) wybrać najkorzystniejszą ofertę, równieŝ w przypadku, gdy w wyniku ogłoszenia otwartego konkursu ofert została zgłoszona jedna oferta, 2) dokonać wyboru więcej niŝ 1 oferty, 3) odrzucić jedną lub więcej ofert, jeŝeli nie wynika z nich moŝliwość właściwej realizacji określonego zadania, 4) nie dokonać wyboru Ŝadnej oferty, jeśli nie wynika z nich moŝliwość właściwej realizacji określonego zadania, 5) przeprowadzić negocjacje dotyczące kosztów realizacji określonego zadania z oferentami, którzy złoŝyli najkorzystniejsze oferty. 2. W przypadku odrzucenia wszystkich ofert, postępowanie konkursowe pozostaje bez rozstrzygnięcia. 3. Ocena merytoryczna oferty dokonywana jest przez członków Komisji przy pomocy formularza wzór formularza stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Strona 5 z 7

6 16 1. Za najkorzystniejszą ofertę będzie uznana oferta, która w postępowaniu konkursowym uzyska największą liczbę punktów. 2. Po zakończeniu otwartego konkursu ofert sporządza się zbiorczy formularz oceny ofert wraz z propozycją Komisji dotyczącej wysokości dofinansowania wzór formularza stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu Komisja na podstawie informacji zawartych w ofercie proponuje wysokość kwoty przyznanego dofinansowania. 2. Komisja moŝe wskazać pozycje wymienione w budŝecie oferty, które zostaną objęte dofinansowaniem. 3. Komisja moŝe określić wysokość przyznanych kwot na wybrane pozycje budŝetu danej oferty. Rozdział IV Postanowienia końcowe Dla kaŝdej oferty Komisja sporządza oddzielny formularz oceny. 2. Po zakończeniu postępowania konkursowego Komisja sporządza zbiorczy formularz oceny ofert wraz z propozycją kwot dotacji na realizację poszczególnych zadań. 3. Z kaŝdego posiedzenia Komisji sporządza się protokół. 4. Protokoły podpisuje Przewodniczący i członkowie Komisji. 5. Przewodniczący Komisji przedstawia Burmistrzowi Miasta i Gminy Pelplin protokół z posiedzenia Komisji oraz zbiorczy formularz oceny ofert wraz z propozycją kwot dotacji na realizację poszczególnych zadań Ostateczną decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty na realizację określonego zadania podejmuje Burmistrz Miasta i Gminy Pelplin. 2. Decyzja Burmistrza o przyznaniu dotacji nie jest decyzją administracyjną w rozumieniu przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego i nie przysługuje od niej odwołanie. Strona 6 z 7

7 3. Z podmiotami, których oferty okazały się najkorzystniejsze, Burmistrz Miasta i Gminy Pelplin zawiera umowę na realizację określonego zadania publicznego. 4. W przypadku nie podpisania umowy przez jednego oferenta, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Burmistrz Miasta i Gminy Pelplin moŝe podjąć rozmowy z kolejnym oferentem posiadającym największą ilość punktów Wyniki konkursu zostaną opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej ( na oficjalnej stronie internetowej Miasta i Gminy Pelplin ( oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy Pelplin W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem, stosuje się przepisy ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie. Strona 7 z 7