LPO /2014 I/14/002 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 LPO /2014 I/14/002 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej I/14/002 - Wykorzystanie przez organizacje pożytku publicznego z terenu województwa wielkopolskiego środków pochodzących z 1% należnego podatku dochodowego od osób fizycznych w latach Najwyższa Izba Kontroli, Delegatura w Poznaniu Mirosław Babkiewicz specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z r. Fundacja Złotowianka, ul. Widokowa 1, Złotów ( Fundacja ) Angelika Leszczyńska, Prezes Zarządu Fundacji ( Prezes Zarządu ) (dowód: akta kontroli str. 1-2) (dowód: akta kontroli str. 3-6) (dowód: akta kontroli str ) II. Ocena kontrolowanej działalności Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości 1, realizację przez Fundację Złotowianka zadań dotyczących wykorzystania w latach środków pochodzących z 1% należnego podatku dochodowego od osób fizycznych. Fundacja spełniała warunki uprawniające do uzyskiwania środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych ( środki z 1% ). Działalność Fundacji sprzyjała zaspokojeniu zdrowotnych i społecznych potrzeb jej podopiecznych, poprzez realizację zadań związanych z celami statutowymi Fundacji, mieszczącymi się ramach określonych przepisami art. 3 i 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie 2 ( udpp ). Podopiecznym Fundacji zapewniono finansowanie zakupów odpowiednich materiałów, sprzętu (m.in. leków, środków higieny osobistej i sprzętu rehabilitacyjnego) i usług (głównie rehabilitacyjnych i fizjoterapeutycznych). Zatwierdzone sprawozdania merytoryczne i finansowe zostały terminowo zamieszczone na internetowych stronach Fundacji i na stronach Ministra Pracy i Polityki Społecznej ( MPiPS ), a dane zawarte w sprawozdaniach finansowych wynikały z ewidencji finansowo-księgowej Fundacji. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły: zamieszczenia w sprawozdaniach merytorycznych za lata 2011 i 2012 nieprawidłowo ustalonych danych o wydatkowanych i niewydatkowanych środkach z 1%; stosowania w księgowości programu informatycznego nieujętego w zasadach (polityce) rachunkowości; finansowania niektórych wydatków na podstawie niekompletnych dokumentów; nieprawidłowego ustalenia i zaksięgowania przychodu środków z 1% w 2013 r.; 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz ze zm. 2

3 nieewidencjonowania środków trwałych zakupionych ze środków z 1% i niedokumentowania przekazywania ich podopiecznym. III. Opis ustalonego stanu faktycznego Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości Ocena cząstkowa 1. Spełnianie warunków uprawniających do uzyskania przychodów z 1% podatku od osób fizycznych 1.1. Fundacja Złotowianka posiada osobowość prawną, została utworzona dn r. 3, wpisana dn r. nr do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr i od r. posiada status organizacji pożytku publicznego. W latach Fundacja prowadziła działalność pożytku publicznego (działalność społecznie użyteczną) w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ( udpp ) 4, określonych w statucie Fundacji 5 ( Statut ) jako cele statutowe. (dowód: akta kontroli str. 3-14, 18-37) Fundacja na podstawie art. 23 ust. 1 i 2 udpp corocznie sporządzała sprawozdania merytoryczne i finansowe, które po zatwierdzeniu uchwałami Rady Fundacji Złotowianka ), z zachowaniem terminu określonego w art. 23 ust. 6 ww. ustawy 6, zostały zamieszczone na internetowej stronie Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Zgodnie z art. 23 ust. 2a ww. ustawy, sprawozdania zostały zamieszczone na internetowej stronie Fundacji. (dowód: akta kontroli str. 59, , ) 1.4. Fundacja posiadała status organizacji pożytku publicznego i była uprawniona do otrzymania środków z 1% za lata podatkowe: (dowód: akta kontroli str. 60) 1.5. Fundacja nie prowadziła działalności gospodarczej ani działalności odpłatnej pożytku publicznego. Przychody Fundacji z tytułu środków z 1% były odrębnie księgowane. Na podstawie zasad (polityki) rachunkowości ( polityka rachunkowości ) 7, dla ewidencjonowania środków z 1% od dn r. stosowano konta: 204 (rozrachunki z tytułu 1%) i 207 (rozliczenie wpłat z 1%), a od dn r. do dnia kontroli NIK, stosowano subkonta kont 702 (przychody statutowe 1%) i 502 (koszty statutowe rozliczanie 1%). (dowód: akta kontroli str , ) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości. Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym obszarze. 2. Zgodność zadań sfinansowanych z 1% podatku ze statutem i regulacjami wewnętrznymi organizacji oraz zadaniami szczegółowymi (wskazanymi przez donatorów) 3 Na podstawie aktu notarialnego Rep. A nr 1601/2008 z dnia r. 4 Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz ze zm. 5 Przyjętym uchwałą Zarządu Fundacji Złotowianka z dnia 2 maja 2008 r. i zmienionym jego uchwałami: nr 3/12/2009 z dnia 4 grudnia 2009 r. i nr 2/12/2013 z dnia 27 grudnia 2013 r. 6 Tzn. do 15 lipca roku następującego po roku, za który składane jest sprawozdanie. 7 Wprowadzonych uchwałą nr 4/08 Zarządu Fundacji Złotowianka z dnia r. ws. zasad rachunkowości, zmienionych uchwałami z dnia r. i nr 1/01/2013 z dnia r. 3

4 1) W kontrolowanym okresie na konto Caritas Poznańskiej wpłynęły następujące kwoty pochodzące z 1% należnego podatku dochodowego od osób fizycznych: w roku 2011 łącznie ,75 zł (w tym ,96 zł w lipcu), w roku 2012 łącznie ,79 zł (w tym ,52 zł w lipcu) oraz w roku 2013 łącznie ,88 zł (w tym ,98 zł w lipcu). (dowód: akta kontroli str. 240) W roku 2011 kwota wskazana przez podatników na cele szczegółowe wyniosła ,61 zł i stanowiła 37,3% ogółu wpływów z 1% podatku. W roku 2012 kwota ta wyniosła ,86 zł i stanowiła 29,6% ogółu wpływów, a w roku 2013 kwota ta wyniosła ,97 zł i stanowiła 27,9% tych wpływów. Opis stanu faktycznego 2.1. Sformułowane w statucie zadania, służące realizacji celów statutowych Fundacji, były finansowane ze środków takich jak: dotacje i darowizny, przychody z lokat, a także środki z 1%. W okresie objętym kontrolą NIK na rachunek Fundacji wpłynęły środki z 1% w następujących kwotach: w 2011 r.: ,86 zł, w 2012 r.: ,58zł i w 2013 r.: ,83 zł. Kwoty przekazane beneficjentom tych środków, stosownie do wskazań poczynionych przez podatników podatku dochodowego (na podstawie art. 45c ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych 8, tzn. wskazanych jako cele szczegółowe dla tych środków), w poszczególnych latach wyniosły: w 2011 r.: ,49 zł (90,1%), w 2012 r.: ,44 zł (92,6%) i w 2013 r.: ,74 zł (93,3%). (dowód: akta kontroli str. 282) 2.2. Ustalenie udziału kosztów pośrednich w strukturze kosztów poniesionych przez Fundację ze środków z 1% nie było możliwe, ponieważ koszty ponoszone przez Fundację i pokrywane z tych środków nie były odrębnie ewidencjonowane. Fundacja w okresie objętym kontrolą NIK nie przeznaczała środków z 1% na realizację zadań statutowych dla beneficjentów niebędących podopiecznymi Fundacji, nie ponosiła także wydatków z 1% na kampanie informacyjno-reklamowe na rzecz pozyskania 1% podatku. (dowód: akta kontroli str , 74, , ) W Fundacji, w celu gospodarowania środkami (w tym środkami z 1%) w okresie objętym kontrolą NIK funkcjonowały tzw. Porozumienia podopieczny - Fundacja ( Porozumienia ) 9. Zgodnie z ich postanowieniami, podopieczny posiadał subkonta przychodów (702-x) i wydatków (502-x), za pomocą których Fundacja księgowała i rozliczała środki z 1% od podatników podatku dochodowego, którzy w zeznaniach podatkowych wskazali podopiecznego jako cel szczegółowy. Podopieczny miał prawo do gromadzenia ww. środków na rachunku Fundacji i zgodnie z Regulaminem gromadzenia środków pieniężnych na koncie fundacji >>Złotowianka<<, do dokonywania na rzecz Fundacji zakupów do wysokości środków zaewidencjonowanych na jego subkoncie. Zakres i rodzaj tych zakupów został określony w Regulaminie refundacji kosztów w ramach pomocy społecznej Fundacji ( Regulamin ) i był on zgodny z celami statutowymi Fundacji. Fundacja nie pobierała żadnych opłat za udostępnienie ani za obsługę subkonta. W myśl Porozumienia, podopieczny był obowiązany przesłać do Fundacji w terminie czteromiesięcznym dowody finansowe wystawione na Fundację, potwierdzające dokonanie zakupu, podpisane, opisane co do zgodności wydatkowania z celami 8 Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm. 9 Wprowadzone uchwałą nr 3/10/2009 Zarządu Fundacji z dn r. 4

5 statutowymi i niebudzące wątpliwości co do rzetelności lub celowości wydatkowania. Na podstawie ww. dowodów Fundacja w terminie 14-dniowym była obowiązana zrefundować (w formie przelewu) podopiecznemu poniesiony koszt zakupu. W Fundacji nie określono żadnej formy przekazania podopiecznemu przez Fundację przedmiotu zakupu (np. przekazanie w użytkowanie, użyczenie czy w formie darowizny). (dowód: akta kontroli str. 142, ) Fundacja w 2013 r. wydała łącznie ,16 zł środki z 1% w kwocie (53,0%). Badanie prawidłowości wydatkowania ,60 zł (20,5% wydatków) z powyższej kwoty przeprowadzono na podstawie dowodów finansowych pochodzących od dziesięciu podopiecznych, którzy w 2013 r. dokonali największych wydatków 10. Kontrola wykazała, że: a) Podopieczni, zgodnie z Porozumieniem, posiadali indywidualne subkonta księgowe dla środków pochodzących z 1% podatku dochodowego. Na odwrocie dowodu finansowego (wystawionego na Fundację) uzasadniali oni wydatek pod względem realizacji zadań dotyczących celów statutowych Fundacji. Tak opisane dowody finansowe były przez Fundację uznawane, pod warunkiem ich przesłania w terminie czteromiesięcznym do siedziby Fundacji. b) Zarząd Fundacji zatwierdzał refundację wydatku po sprawdzeniu zakupów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Zbadane zakupy służyły realizacji zadań i celów statutowych i dotyczyły: usług rehabilitacyjnych: ,52 zł (64,6%), sprzętu rehabilitacyjnego ,38 zł (26,9%), leków: 7.511,34 zł (3,3%), odżywek i środków higienicznych: 5.546,49 zł (2,4%) i innych: 8.424,72 zł (3,7%). W 15 uzasadnionych przypadkach na łączną kwotę 1.427,04 zł Fundacja odmówiła refundacji wydatków (z powodu nieterminowego przekazania dowodów lub niezgodności wydatku z Porozumieniem); c) w 94 przypadkach dowód finansowy nie zawierał potwierdzenia zalecenia przez kompetentną osobę zastosowania zakupionego środka lub zabiegu; d) w 28 przypadkach dowód finansowy (w szczególności: rachunek) nie zawierał stawki w zł za 1 godzinę usługi ani liczby godzin danej usługi; e) w 11 przypadkach z dowodu finansowego nie wynikało uzasadnienie związku przedmiotu zakupu z przeprowadzonym leczeniem, terapią, rehabilitacją, lub rozwojem psychicznym i fizycznym podopiecznego. (dowód: akta kontroli str. 142, , , ) Fundacja nie zawierała umów z osobami fizycznymi lub prawnymi na realizację zadań ze środków pochodzących z 1% podatku. Fundacja nie uczestniczyła także w programach (projektach, zadaniach) z udziałem własnym ze środków z 1%, dofinansowanych przez instytucje zewnętrzne. (dowód: akta kontroli str. 60) Fundacja, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o zamówieniach publicznych, nie zawierała w okresie objętym kontrolą NIK umów sfinansowanych ze środków z 1%, których przedmiotem były usługi, dostawy lub roboty budowlane wymagające stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. Środki z 1% nie były też przekazywane przez Fundację jako wkład własny na współfinansowanie realizacji zadań/programów finansowanych z udziałem środków europejskich. (dowód: akta kontroli str. 60) 2.8. W okresie objętym kontrolą NIK Fundacja została raz skontrolowana przez organy administracji publicznej. Wojewoda Wielkopolski skontrolował w 2013 r. 10 Powyżej 100,00 zł; łącznie zbadano 241 dowodów finansowych. 5

6 Ustalone nieprawidłowości Uwagi dotyczące badanej działalności Fundację w zakresie uprawnień, obowiązków i wymogów wynikających z udpp, w latach , w tym częściowo w zakresie dotyczącym środków z 1%. Funkcjonowanie Fundacji w skontrolowanym zakresie zostało ocenione pozytywnie pomimo stwierdzonych uchybień 11. Zalecenia Wojewody zostały przez Fundację zrealizowane do końca 2013 r. 12 (dowód: akta kontroli str. 73, ) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej obszarze stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Badanie wydatkowania przez Fundację środków z 1% w 2013 r., wykazało, że: a) w 94 przypadkach (43,0%), na łączną kwotę ,97 zł (46,5%), przyjęte do refundacji dowody finansowe (faktury, rachunki), wbrew wymogom wynikającym z 1 pkt. 5 a) Regulaminu, nie zawierały pisemnego potwierdzenia zalecenia zastosowania środka lub zabiegu (w tym: preparatu aminokwasowego, odzieży terapeutycznej, zajęć hipoterapii, rehabilitacji, fizjoterapii, udziału w zajęciach i turnusach rehabilitacyjnych) przez kompetentną osobę (lekarz, psycholog, terapeuta, instruktor, pedagog). Prezes Zarządu podała w wyjaśnieniach, że uznano, iż potwierdzeniem zasadności zakupu był opis faktury sporządzony przez rodzica (opiekuna) podopiecznego (traktowany jako oświadczenie woli) oraz wiedza o bieżącym stanie zdrowia i predyspozycjach podopiecznego do odbycia konkretnych zabiegów, przekazywana Fundacji przez rodziców; b) w 11 przypadkach (4,6%) na kwotę 8.289,72 zł (3,6%) 13 na dowodach finansowych, wbrew wymogom wynikającym z Porozumienia, brak było uzasadnienia związku wydatku z przeprowadzonym leczeniem, rehabilitacją, zakupem lekarstw i sprzętu medycznego lub rozwojem psychicznym i fizycznym podopiecznego. NIK wskazuje przy tym, że wymogi dotyczące zasadności zakupów określone dla podopiecznych w ww. Porozumieniu, nie obejmowały wszystkich zadań wyszczególnionych w statucie a służących realizacji zawartych w nim celów Fundacji. Prezes Zarządu podała w wyjaśnieniach, że Fundacja uznaje tego typu wydatki wyjątkowo, na podstawie pisemnych wniosków i próśb rodziców podopiecznych, zazwyczaj stwierdzając taką potrzebę na podstawie konsultacji telefonicznych, co nie zostało udokumentowane. (dowód: akta kontroli str. 142, , , ) 1. Wyżej przedstawione badanie prawidłowości wydatkowania przez Fundację środków z 1% w 2013 r., wykazało, że w 28 przypadkach (13,1%) na kwotę 11 Wystąpienie pokontrolne nr PS-Pi z r. dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 9 do 23 października 2013 r. Wojewoda wniósł: o dostosowanie statutu Fundacji do wytycznych art. 20 ust. 1 pkt 6 udpp, o uchylenie zapisów statutu Fundacji stanowiących o zatwierdzaniu sprawozdań z działalności Zarządu przez Komisję Rewizyjną i ujęcie tego zadania w zadaniach Rady Fundacji; o dokonanie korekty sprawozdania merytorycznego za rok 2012 w zakresie przychodów środków z 1 %; o zaprowadzenie ewidencji księgowej w sposób umożliwiający uzyskanie informacji w celu sporządzenia poprawnych sprawozdań merytorycznych dotyczących kosztów poniesionych z 1 %; rzetelne i staranne prowadzenie rozliczeń z podopiecznymi w celu uniknięcia pomyłek. 12 Wiceprezes Zarządu poinformowała w piśmie z dn r. Wojewodę Wielkopolskiego o zrealizowaniu wszystkich zaleceń pokontrolnych. 13 Dotyczyło to następujących zakupów: dla J.A., nr konta: 502-4, terapia EEG-biofeedback na kwotę 450,00 zł (rach. nr 1/2013 z r.) i preparaty aminokwasowe na łączną kwotę 6.046,00 zł (faktury: nr 512 na z r. na 1.203,00 zł, nr 263 z r ,50 zł, nr 122 z r. na 1.203,50 zł, nr 567 z r. na 1.218,00 zł, i nr 709 z r. na 1.218,00 zł); dla M.L., nr konta: , kurtki, rękawiczek i spodni na kwotę 222,72 zł (faktura nr /13 z r.; dla OH, nr konta: , zakup bluzy, dresu, kompletu dziecięcego, okrycia kąpielowego i piżamy na kwotę 265,00 zł (rachunek nr 4/2013 z dn r. i odzieży terapeutycznej na łączną kwotę 866,00 zł (rachunki nr 11/10/2013 z r. na 380,00 zł i 8/10/2013 z r. na 486,00 zł), dla B.Z., nr konta: , ćwiczeń ogólnorozwojowych w klubie tenisowym na kwotę 440,00 zł (rachunek nr R1/12/2012 z r.), 6

7 Ocena cząstkowa ,00 zł (8,0%) dowód finansowy (rachunek), wbrew wymogom określonym w polityce rachunkowości nie zawierał stawki w zł za 1 godzinę usługi ani liczby godzin wykonanej usługi. Zdaniem NIK, uniemożliwiało to np. porównanie cen danej usługi z cenami tej usługi na rynku. Prezes Zarządu podała w wyjaśnieniach, że przyczyną ww. przypadków było przeoczenie, a zgoda na refundację wynikała z wiedzy Fundacji o stanie zdrowia podopiecznych i dotychczas prawidłowo prowadzonej rehabilitacji przez rodziców podopiecznego. (dowód: akta kontroli str. 142, , , ) Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym obszarze. 3. Zgodność z ewidencją finansowo-księgową danych wykazanych w sprawozdaniach merytorycznych w zakresie przychodów i wydatków poniesionych z 1% podatku Opis stanu faktycznego 3.1. W zatwierdzonych sprawozdaniach merytorycznych za 2011 i 2012 r. łączna kwota przychodów Fundacji ogółem (dział III pkt 1 sprawozdania merytorycznego) była zgodna danymi zawartymi sprawozdaniu finansowym (rachunek zysków i strat) i z danymi wynikającymi z ewidencji finansowo-księgowej. (dowód: akta kontroli str , , 139, ) 3.2. Zarząd Fundacji w uchwale nr 3/12/2013 z r. określił, że w 2013 r. łączny przychód Fundacji z tytułu środków z 1% wyniósł ,23 zł, z czego na podstawie informacji otrzymanej od naczelnika urzędu skarbowego kwotę: ,74 zł przeznaczono do zaksięgowania na subkontach podopiecznych Fundacji a pozostałą kwotę ,49 zł przeznaczono do zaksięgowania na koncie Fundacji, z przeznaczeniem na cele statutowe, w tym: ,65 zł (gdzie Fundacja została przez podatników określona jako cel szczegółowy) przeznaczono do zaksięgowania jako przychody Fundacji z 1% a kwotę ,84 zł (różnica między kwotą przychodu Fundacji z 1% a kwotą określoną przez Naczelnika Urzędu Skarbowego jako należną Fundacji z 1% podatku) przeznaczono na cele statutowe Fundacji. Kontrola NIK wykazała, że a) faktyczny przychód środków z 1% wyniósł ,83 zł a różnica między kwotą wykazaną w uchwale wyniosła 218,60 zł; b) na subkoncie (Fundacja Złotowianka) konta 702 (przychody statutowe 1%) zaksięgowano kwotę ,95 zł, tzn. o 10,30 zł większą od kwoty ustalonej w ww. uchwale; c) na koncie 702 (przychody statutowe 1%) zaksięgowano kwotę ,99 zł, tzn. o 1.426,40 zł mniejszą od określonej w ww. uchwale; d) ww. kwota: ,84 zł (różnica między kwotą przychodu Fundacji z 1% a kwotą określoną przez Naczelnika Urzędu Skarbowego) do dnia kontroli NIK nie została zaksięgowana na koncie 702 (przychody statutowe 1%). Zarząd Fundacji w trakcie kontroli NIK w dniu r. stosowną uchwałą 14 potwierdził przychód w 2012 r. środków z 1% w skorygowanej kwocie ,83 zł i postanowił o jej zaksięgowaniu na koncie 702 (przychody statutowe 1%), w tym: m.in. kwoty ,95 zł na koncie (Fundacja Złotowianka) i kwoty ,44 zł na koncie 702-1A (wpłaty z 1% nieopisane). (dowód: akta kontroli str. 75, , 167, , , ) 14 Uchwała nr 1/04/2014 z dnia r. ws. zmiany uchwały nr 3/12/2013 z dn r. ws. podziału środków z 1% podatku za rok

8 Ustalone nieprawidłowości 3.3. Fundacja w 2011 i 2012 r. nie prowadziła ewidencji wydatków z wyodrębnieniem środków z 1%. Natomiast w sprawozdaniu merytorycznym za 2011 r. w cz. III pkt. 3. (Informacje o sposobie wydatkowania środków pochodzących z 1% podatku od osób fizycznych) podano kwoty środków z 1%, w tym: ,90 zł - niewydatkowanej w poprzednich okresach sprawozdawczych i ,58 zł - wydatkowanej w okresie sprawozdawczym. W sprawozdaniu za 2012 r. podano kwoty odpowiednio: ,04 zł i ,51 zł. Ponadto w sprawozdaniu merytorycznym za 2012 r., w cz. III pkt. 4. (Informacje o poniesionych kosztach w okresie sprawozdawczym) w rubryce: W tym: wysokość kosztów finansowana z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych, wykazano koszty organizacji w kwocie: ,51 zł i kosztów administracyjnych w kwocie: ,46 zł. (dowód: akta kontroli str , 61-72, ) 3.4. W polityce rachunkowości określono, że środki trwałe wycenia się według cen nabycia, pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne. Nie określono wymogu ewidencjonowania i amortyzowania przedmiotów, w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości będących środkiem trwałym, a zakupionych ze środków z 1% i użytkowanych przez podopiecznych Fundacji. Podopieczni Fundacji zwracali się o refundację środków wykorzystanych na zakupy przedmiotów, które ze względu na swą wartość i okres użytkowania mogły być uznane za środki trwałe (w badanej próbie: wózek inwalidzki i podnośnik dla osoby niepełnosprawnej). Fundacja refundowała te zakupy obciążając bezpośrednio koszty działalności, natomiast środków tych nie wprowadzano na stan środków trwałych Fundacji. (dowód: akta kontroli str , , ) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej obszarze stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Fundacja w 2011 i 2012 r. nie prowadziła ewidencji wydatków z wyodrębnieniem środków z 1%, jednak w sprawozdaniach merytorycznych za 2011 r. i 2012 podano kwoty wydatkowanych i niewydatkowanych środków z 1% a w sprawozdaniu merytorycznym za 2012 r. wykazano koszty organizacji i kosztów administracyjnych. Wiceprezes Zarządu Fundacji Katarzyna Klaczyńska ( Wiceprezes Zarządu ) podała w wyjaśnieniach, że w roku 2011 i 2012 rejestr przychodów i wydatków środków z 1% był prowadzony za pomocą pomocniczego (pozaksięgowego) programu informatycznego Promyk, który służył do ewidencjonowania operacji na subkoncie każdego z podopiecznych Fundacji w celu bieżącego monitorowania przez niego stanu środków. Stosowanie ww. programu w sprawozdawczości stwarzało ryzyko powstawania błędów, dlatego od sierpnia 2012 r. księgowość w Fundacji, m.in. w zakresie przychodów i rozchodów środków z 1%, jest prowadzona w innym programie, a Promyk pozostaje programem pomocniczym. (dowód: akta kontroli str , 61-72, ) 2. W Fundacji w okresie objętym kontrolą NIK do podręcznego księgowania na subkontach podopiecznych Fundacji, przychodów i wydatków ze środków pochodzących z 1% podatku dochodowego, oraz do informowania podopiecznego Fundacji o bieżącym stanie środków na jego subkoncie, stosowano program informatyczny Promyk, który wbrew wymogom określonym w art. 10 ust. 1 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 15, nie został ujęty w polityce rachunkowości. Prezes Zarządu podała w wyjaśnieniach, że wynikało to z przeoczenia. (dowód: akta kontroli str ) 15 Dz. U. z 2013, poz. 330 j.t. 8

9 Uwagi dotyczące badanej działalności 3. Zarząd Fundacji w uchwale nr 3/12/2013 z r. nieprawidłowo ustalił przychód Fundacji z tytułu środków z 1% za 2012 r. w łącznej kwocie ,23 zł, podczas, gdy faktycznie wyniósł on ,83 zł. Różnica w kwocie 218,60 zł wynikała z błędnego księgowania na kontach 145 (środki pieniężne w drodze) i 207 (rozliczenia wpłat z 1%). Ponadto na subkoncie (Fundacja Złotowianka) konta 702 (przychody statutowe 1%) zaksięgowano kwotę ,95 zł, tzn. o 10,30 zł większą od kwoty ustalonej w ww. uchwale. Na koncie 702 (przychody statutowe 1%) zaksięgowano kwotę ,99 zł, tzn. o 1.426,40 zł mniejszą od określonej w ww. uchwale a różnica wynikała błędnego zaksięgowania ww. kwoty na kontach 702 i 701. W trakcie kontroli NIK (dn r.) dokonano odpowiedniego przeksięgowania ww. różnic. Główna księgowa Fundacji podała w wyjaśnieniach, że przyczyną zaistnienia tych przypadków były pomyłki, ww. kwoty byłyby jeszcze raz weryfikowane sprzed sporządzeniem sprawozdania finansowego i merytorycznego. (dowód: akta kontroli str. 75, , 167, , , ) 4. Kwota: ,84 zł (różnica między kwotą przychodu Fundacji z 1% a kwotą określoną przez Naczelnika Urzędu Skarbowego jako należną Fundacji z 1% podatku), przeznaczona uchwałą Zarządu Fundacji na jej cele statutowe, była wykazana na koncie 207 (rozliczenia wpłat z tytułu 1%) i do dnia kontroli NIK nie została zaksięgowana na koncie 702 (przychody statutowe 1%). Główna księgowa Fundacji podała w wyjaśnieniach, że ww. kwota pozostawała na koncie 207 Fundacji, jako wpływy z 1% nieopisane szczegółowo na płycie CD przez naczelnika urzędu skarbowego, a środki te byłyby przeksięgowane na subkonta podopiecznych, w razie otrzymania od nich uzasadnionych zgłoszeń nieotrzymania środków z 1%. Środki te do dnia dzisiejszego nie zostały przez Fundację wydatkowane. W trakcie kontroli NIK (dn r.), ww. kwotę przeksięgowano na konto 702-1a (wpłaty z 1% nieopisane). (dowód: akta kontroli str. 75, , 167, , , ) 1. NIK wskazuje, że na subkontach 702-x konta 702 (przychody statutowe 1%), w pozycji: Bilans otwarcia - Winien/Ma, na dzień 1 stycznia 2013 r. wykazano stan zerowy, pomimo zgromadzenia przez podopiecznych na ten dzień łącznej kwoty ,07 zł (od 357,21 zł do ,86 zł.) Wiceprezes Zarządu podała w wyjaśnieniach, że zysk za 2012 r. jest wykazany w bilansie otwarcia jedną sumą na koncie 860 (Wynik finansowy) i koncie 800 (Fundusz statutowy) a bilans zerowy był wykazany tylko na subkontach podopiecznych Fundacji, ponieważ księgowanie w nowym systemem informatycznym z analityką, zaczęto od wpisywania bieżących wpływów, z zamiarem uzupełnienia sald za rok poprzedni (z programu Promyk ). Kumulacja różnych spraw w księgowości opóźniła to uzupełnianie. Fundacja posiada wiedzę na temat stanu na środków zgromadzonych na kontach podopiecznych w poprzednim okresie, ponieważ dane te zawierał program Promyk. W 2013 roku wydatki i przychody podopiecznych fundacji monitorowane były w programie Optima oraz w programie Promyk. (dowód: akta kontroli str , , ) 2. Najwyższa Izba Kontroli wskazuje, że nieewidencjonowanie przedmiotów które ze względu na swą wartość i okres użytkowania mogły być uznane za środki trwałe a których zakup Fundacja refundowała podopiecznym, nie jest sprzeczne z przepisami ustawy o rachunkowości ale praktyka ta powinna być określona i opisana w polityce rachunkowości jako zasada do stosowania. Prezes Zarządu podała w wyjaśnieniu, 9

10 Ocena cząstkowa Wnioski pokontrolne Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków że przyjęto zasadę, że zakupy tych środków nie są ewidencjonowane, ponieważ zakupu dokonuje podopieczny. Zdaniem NIK, zasadne jest rozważenie możliwości przekazywania podopiecznym wartościowych przedmiotów w użytkowanie, po to aby w przypadku gdy przestaną być one im potrzebne można było je przekazać innym potrzebującym (dowód: akta kontroli str , ) Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym obszarze. IV. Wnioski Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli, wnosi o: 1) zamieszczanie w sprawozdaniach merytorycznych Fundacji danych dotyczących gospodarowania środkami z 1% podatku, zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji finansowo-księgowej Fundacji; 2) egzekwowanie od podopiecznych Fundacji wszystkich wymogów dotyczących dokumentowania i uzasadniania wydatków z 1%, zgodnie z zawartymi porozumieniami; 3) prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej przy pomocy programów informatycznych wskazanych w polityce rachunkowości Fundacji; 4) ustalenie zasad księgowania oraz sposobów i form przekazywania podopiecznym zakupionych przedmiotów - mających cechy środka trwałego. V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK 16, kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Poznaniu. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Poznań, dnia maja 2014 r. 16 Dz. U. z 2012 r., poz. 82 ze zm. 10

11 Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Kontroler Dyrektor Mirosław Babkiewicz Grzegorz Malesiński specjalista kontroli państwowej z up. Wicedyrektor 11