Na podstawie ustalonego stanu faktycznego opisanego w protokole kontroli, badaną działalność Fundacji ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami.

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNIK-III Łódź, 13 września 2018 r. Pan Tomasz Michałowicz Prezes Fundacji JiM WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 29 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie 1, w dniach 23 lipca 7 sierpnia 2018 r. przeprowadzono kontrolę w Fundacji JiM z siedzibą w Łodzi, ul. Tatrzańska Kontrola została przeprowadzona przez zespół kontrolerów pracowników oddziału kontroli Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, legitymujących się upoważnieniami Wojewody Łódzkiego, w składzie: 1) Pan Paweł Remisz p.o. Kierownika kierownik zespołu (upoważnienia nr 47/2018 i nr 49/2018), 2) Pani Katarzyna Ambroziewicz Starszy Specjalista członek zespołu (upoważnienia nr 48/2018 i nr 50/2018). 3 Przedmiotem kontroli była prawidłowość gromadzenia i wydatkowania przez Fundację środków finansowych pochodzących z przekazanego na rzecz podmiotu kontrolowanego 1% podatku dochodowego od osób fizycznych w 2017 r. Ustalenia kontroli przedstawiono w sporządzonym 16 sierpnia 2018 r. protokole kontroli, który został podpisany przez kontrolerów i Pana Tomasza Mazurka upoważnionego do reprezentowania Zarządu Fundacji 4. Do protokołu kontroli nie wniesiono zastrzeżeń. Na podstawie ustalonego stanu faktycznego opisanego w protokole kontroli, badaną działalność Fundacji ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami j.t. Dz. U. z 2018 r., poz Dalej: ustawa OPP. Dalej: Fundacja. Upoważnienia wystawiono 16 i 24 lipca 2018 r. Upoważnienie wystawione 10 sierpnia 2018 r. przez Prezesa Fundacji. ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) , fax: (+48) Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka Administratorem danych osobowych jest Wojewoda Łódzki. Dane przetwarzane są w celu realizacji czynności urzędowych. Masz prawo do dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych.

2 Ustaleń dokonano na podstawie dokumentacji Fundacji oraz wyjaśnień złożonych przez Pana Tomasza Mazurka Kierownika Działu Rozwoju i Relacji z Darczyńcami i [...] 5. Ustalenia kontroli 1. Fundacja została powołana w celu realizacji przedsięwzięć określonych w Statucie Fundacji, do których należą m.in.: niesienie pomocy dzieciom i młodzieży z rodzin patologicznych i ubogich, ich rodzinom oraz bliskim; niesienie pomocy osobom niepełnosprawnym, zwłaszcza ze spektrum autyzmu, a szczególnie dzieciom i młodzieży niepełnosprawnej, ich rodzinom oraz bliskim; udzielanie pomocy w kształceniu dzieci i młodzieży, ze szczególnym uwzględnieniem dzieci i młodzieży z rodzin patologicznych i ubogich oraz dzieci i młodzieży niepełnosprawnej; promocja zatrudnienia i aktywizacja zawodowa osób pozostających bez pracy i zagrożonych zwolnieniem z pracy Komórką organizacyjną Fundacji, która zajmuje się wykonywaniem zadań związanych ze środkami finansowymi pochodzącymi z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych jest Dział Rozwoju i Relacji z Darczyńcami, którego Kierownikiem jest Pan Tomasz Mazurek (zatrudniony od 10 marca 2017 r.) 7. W okresie od 1 stycznia do 9 marca 2017 r. stanowisko Kierownika ww. Działu nie było obsadzone, zaś osobą bezpośrednio nadzorującą pracę komórki był Prezes Zarządu Fundacji. Dział prowadzi subkonta Fundacji, obsługiwane w kontrolowanym okresie, przez 2 pracowników. 3. Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie internetowej Ministra Finansów 8 Fundacja otrzymała w 2017 r. (z rozliczenia za 2016 r.) środki finansowe pochodzące z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych w wysokości ,65 zł (wg stanu na 15 września 2017 r.). Fundacja została umieszczona na 16. miejscu listy organizacji pożytku publicznego, które otrzymały najwyższe kwoty w skali całego kraju, pochodzące z wyżej wymienionych środków finansowych. 5 Wyjaśnienia z: 26 lipca, 2 i 7 sierpnia 2018 r. - akta kontroli, str. 315, 369, 437,447, Wyłączenia jawności w zakresie danych osobowych i informacji umożliwiających identyfikację osób, których dane zawarte zostały w dokumentach kontroli na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE dokonał Paweł Remisz, p.o. Kierownika oddziału kontroli w Wydziale Prawnym, Nadzoru i Kontroli. 6 Cele Fundacji zostały szczegółowo wymienione w protokole kontroli. 7 Opis stanowiska pracy akta kontroli, str Akta kontroli, str. 45. Źródło: 2

3 W Sprawozdaniu finansowym za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r. 9 Fundacji wskazano, że organizacja otrzymała odpisy 1% podatku dochodowego od osób fizycznych w wysokości ,16 zł. Taka sama kwota została ujawniona w Rocznym sprawozdaniu merytorycznym z działalności organizacji pożytku publicznego za rok Biorąc pod uwagę, że łączna kwota przychodów Fundacji, wykazana w ww. sprawozdaniach, wyniosła ,82 zł 11, wysokość przychodów z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych stanowi 25,92% wszystkich przychodów. Kwota ,16 zł jest zgodna z kwotą środków finansowych zaewidencjonowanych w systemie księgowym na koncie Przychody z tytułu 1%. 12 Tym samym dane wykazane w sprawozdaniach Fundacji za 2017 r. są zgodne z danymi ewidencji księgowej. 4. Polityka rachunkowości Fundacji 13 przewiduje odrębne konta księgowe związane ze środkami pochodzącymi z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych. Tym samym wypełnione zostały wymogi określone w art. 10 ust. 1 i art. 27 ust. 2c ustawy OPP 14. Wpływy i wypływy środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych są ewidencjonowane w systemie księgowym Fundacji na odrębnych kontach księgowych. 5. W Rocznym sprawozdaniu merytorycznym z działalności organizacji pożytku publicznego za rok 2017 wskazano, że w 2017 r. wydatkowano kwotę ,03 zł w ramach środków finansowych pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych. Na powyższą kwotę składają się kwoty: ,03 zł pomoc bezpośrednia dla dzieci i osób potrzebujących oraz zł koszty administracyjne (opłaty bankowe) 15. Opłaty bankowe były dokonywane z konta celem pokrycia kosztów bankowych. Konto to dotyczy środków 1% podatku dochodowego od osób fizycznych. 9 Akta kontroli, str Akta kontroli, str Na podstawie rachunku zysków i strat w sprawozdaniu finansowym oraz na podstawie sprawozdania merytorycznego. 12 Akta kontroli, str Polityka rachunkowości obowiązująca od 1 stycznia 2015 r. do 30 czerwca 2017 r., przyjęta Zarządzeniem Nr 1/2014/KS z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości oraz Polityka rachunkowości obowiązująca od 1 lipca 2017 r., przyjęta Zarządzeniem Nr 2/2017 z dnia 1 lipca 2017 r. w sprawie wprowadzenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości Dz. U. z 2016 r., poz Publikator aktu prawnego podano wg stanu na 1 stycznia 2017 r. - początek okresu objętego kontrolą. Zapisy w sprawozdaniu merytorycznym Fundacji za 2017 r. 3

4 Opłaty były dokonywane w okresie od 31 stycznia do 30 kwietnia 2017 r. W maju 2017 r. rachunek został zamknięty. Kolejny rachunek nie wiązał się z dokonywaniem opłat z kontrolowanych środków finansowych. Kwota ,03 zł została ustalona na podstawie następujących wyliczeń wskazanych w udzielonych wyjaśnieniach: Suma wydatków na koncie 203 I kwartał 2017 r ,83 Suma wydatków na koncie 203 II - IV kwartał 2017 r ,25 Opłaty bankowe 1 006,00 Wydatki sporne ,05 Łącznie ,03 16 Kwoty wydatków są zgodne z zapisami ewidencji księgowej konta 203 Rachunki Tysiąc Dzieci 17. W toku kontroli zbadano wydatkowanie przez Fundację środków finansowych pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych, niezawierających się w kwocie środków spornych. Odnośnie do środków spornych wykazanych przez Fundację szczegółowe ustalenia, dokonane przez zespół kontrolerów, zawarte zostały w protokole kontroli. 6. Fundacja wykorzystuje mechanizm refundacji wydatków poniesionych przez rodziców / opiekunów podopiecznych organizacji. W niektórych przypadkach stosowana była forma bezpośredniej zapłaty podmiotom, od których zakupiono produkty / usługi. 7. W Fundacji wprowadzono Regulamin Serwisu 1000dzieci.pl 18, który określa m.in. zasady refundowania wydatków poniesionych na rzecz podopiecznych organizacji. Załączniki do Regulaminu stanowią: wniosek o refundację, wniosek o zapłatę, katalog kosztów refundowanych. Zgodnie z Regulaminem refundacji nie podlegają: dopłaty do zakupu samochodu, paliwo, odzież, obuwie i zwierzęta. Nie przedłożono odrębnego aktu, którym wprowadzono ww. Regulamin i wyjaśniono, że Regulamin, przed zamieszczeniem na stronie internetowej Fundacji, został zaakceptowany przez Zarząd Fundacji. Wdrożenie wewnętrznych procedur wspomagających wykonywanie zadań związanych z wydatkowaniem 1% podatku dochodowego od osób fizycznych ocenić należy pozytywnie Wszystkie kwoty w zł. Akta kontroli, str Akta kontroli, str

5 8. Fundacja nie nabywała środków trwałych i nie dokonywała inwestycji z kontrolowanych środków finansowych. 9. Fundacja nie finansowała z kontrolowanych środków finansowych kosztów ponoszonych przez wolontariuszy organizacji. 10. Fundacja nie wzywała do przekazania i nie przekazywała kontrolowanych środków finansowych na rzecz organizacji pożytku publicznego, które nie zostały uwzględnione w wykazie, o którym mowa w art. 27a ustawy OPP (art. 27aa ust. 1 3 ustawy OPP). 11. W toku kontroli zbadano sposób wydatkowania środków finansowych pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie dokumentacji dotyczącej wydatkowania 19 i udzielonych wyjaśnień. Badaniem objęto kwotę ,94 zł, która stanowi 12,4% łącznej kwoty wydatkowanej przez Fundację w 2017 r. Analiza zbadanej dokumentacji pozwala stwierdzić, że poniesione wydatki są zgodne z celami statutowymi Fundacji, a więc zostały przeznaczone na działalność pożytku publicznego, co wypełnia wymóg art. 27 ust. 2 ustawy OPP. Szczegółowe wyniki badania przedstawiają się następująco: 1) stosowana była zarówno forma refundacji wydatków poniesionych przez rodziców / opiekunów podopiecznych jak i zapłaty dokonanej bezpośrednio do podmiotów, od których zakupiono produkty / usługi; 2) opracowywano dokument główny (dowód księgowy zbiorczy nr REF), zawierający szczegółowe informacje o wydatkach; dokumentacja zawiera wnioski o refundację / zapłatę; załączono faktury stanowiące dowód dokonania zakupu; na żądanie kontrolerów przedstawiono dokumentację uzasadniającą dany zakup; 3) znaczna część faktur zawiera (drugostronnie) odręczne uzasadnienia zakupów analiza dokumentacji dowodzi, że zostały dokonane przez rodziców / opiekunów; w kilku przypadkach uzasadnienia są szczegółowe; 4) w przypadkach, kiedy przedmiotem zakupu był sprzęt informatyczny, a dokumentacja finansowa nie zawierała wystarczającego uzasadnienia zakupu, na żądanie kontrolerów przedłożono stosowne dokumenty, będące w dyspozycji Fundacji, np. zalecenia lekarzy 20 ; Przykładowe dokumenty akta kontroli, str Akta kontroli, str , 455, , 472, , 5

6 5) dokumentacja podlegała weryfikacji, np. dokument księgowy zbiorczy dotyczący kalkulacji refundacji zawiera opisy: poza katalogiem / przeterminowana, w pozycji odnoszącej się do danej faktury 21 ; 6) ustalono pojedyncze przypadki nieprawidłowości w realizacji procedury refundacji: - w 1 przypadku podwójnie został zrefundowany wydatek udokumentowany fakturą zamiast wydatku poniesionego na podstawie innej faktury, co wyjaśniono błędem. Podano również, że Fundacja wystąpi bezpośrednio do kontrahenta o duplikat właściwej faktury celem uzupełnienia dokumentacji, - w 1 przypadku niezasadnie zrefundowano wydatki poniesione na podstawie 2 przeterminowanych faktur. Wyjaśniono, że Fundacja wystąpi do rodziców o zwrot niesłusznie wypłaconych środków finansowych, - w 1 przypadku zrefundowano wydatki udokumentowane jedną z faktur w całej wysokości kwoty faktury, podczas gdy rodzic / opiekun wskazał, że wyłącznie niektóre zakupy podlegają refundacji. Powyższe zostało wyjaśnione błędem oraz poinformowano, że Fundacja zwróci się do rodziców o zwrot niezasadnie wypłaconych środków, - w 1 przypadku refundacji dokonano na podstawie niepodpisanego wniosku rodzica, w którym również nie wskazano numeru konta bankowego. Wyjaśniono, że ze względu na trudną sytuację rodziców, refundacja została dokonana na podstawie telefonicznej dyspozycji, potwierdzającej przesłanie środków finansowych na wcześniej wykorzystywany numer rachunku. Pracownik dodał również, że Fundacja wystąpi o uzupełnienie braków, - dowody księgowe opracowywane przez Fundację, tj. dowody księgowe zbiorcze nr REF ( ) zawierają elementy, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 22, za wyjątkiem stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Wyłącznie w 1 przypadku zamieszczono dekretację na dowodzie księgowym. Opisany stan został wyjaśniony niedopatrzeniem; 7) zapisy księgowe wypełniają wymogi art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości; 8) dokumentacja finansowa jest uporządkowana Np. akta kontroli, str. 317, 371, 517, j.t. Dz. U. z 2016 r. poz ze zm. - publikator aktualny na początek okresu objętego kontrolą. Dalej: ustawa o rachunkowości. 6

7 Opisane w pkt 11.6 nieprawidłowości w działalności jednostki stanowią konsekwencję nierzetelności w przestrzeganiu lub niedostatecznej znajomości przepisów ustawy o rachunkowości oraz braku właściwego nadzoru ze strony organów Fundacji. W związku z ustaleniami kontroli Wojewoda Łódzki zobowiązuje do: 1) prawidłowego dokonywania refundacji wydatków poniesionych przez rodziców / opiekunów podopiecznych; 2) przestrzegania przepisu art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości w odniesieniu do dowodów księgowych; 3) wyeliminowania nieprawidłowości dotyczących realizacji procedur refundacji, opisanych w pkt 11.6 wystąpienia pokontrolnego. Na podstawie 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2010 r. w sprawie przeprowadzania kontroli organizacji pożytku publicznego 23, w związku z art. 32 ustawy OPP, członek organu zarządzającego lub osoba przez niego upoważniona, której przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu jest zobowiązany poinformować wojewodę o sposobie usunięcia uchybień oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. W związku z powyższym oczekuję, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. WOJEWODA ŁÓDZKI Zbigniew Rau Do wiadomości: Wiceprezes Rady Ministrów Przewodniczący Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego. 23 Dz. U. Nr 173, poz