OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest: 1. Otwarcie i prowadzenie następujących oprocentowanych rachunków bankowych: 1) rachunku bieżącego Miasta Pabianice jako jednostki samorządu terytorialnego oraz Urzędu Miejskiego w Pabianicach i jednostek organizacyjnych Miasta wymienionych specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 2) rachunków pomocniczych Miasta Pabianice jako jednostki samorządu terytorialnego oraz Urzędu Miejskiego w Pabianicach i jednostek organizacyjnych Miasta, zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez te jednostki; 3) rachunków dla obsługi środków pochodzących z funduszy Unii Europejskiej zarówno w walucie polskiej jak i EURO; 4) możliwość otwierania dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie. Wysokość oprocentowania środków na rachunkach Zamawiającego wyznaczana będzie w okresach miesięcznych, na koniec każdego miesiąca w ostatnim dniu kalendarzowym. Wysokość oprocentowania będzie ustalana na podstawie stawki WIBID 1M z pierwszego dnia roboczego rozpoczynającego dany okres obrachunkowy, korygowanej wskaźnikiem określonym w złożonej przez Bank ofercie. Wskaźnik jest stały w całym okresie trwania umowy. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, zostanie ona zamieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBID 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBID 1M. 2. Zamykanie rachunków bankowych na pisemny wniosek w okresie trwania umowy bez ponoszenia z tego tytułu prowizji czy też opłat. 3. Możliwość udzielenia Zamawiającemu w każdym roku budżetowym odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku uchwałą budżetową Rady Miejskiej w Pabianicach, nie więcej jednak niż do wysokości zł., z uwzględnieniem, że: 1) Zamawiający, złoży wniosek na uruchomienie kredytu w danym roku i dostarczy wymagane przez Bank dokumenty; 2) szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa kredytu w rachunku bieżącym; 3) uruchomienie kredytu powinno następować bez prowizji i opłat; 4) Wykonawca nie będzie pobierać opłat i prowizji bankowej od salda niewykorzystanej części kredytu w rachunku bieżącym; 5) kredyt w rachunku bieżącym powinien zostać postawiony do wykorzystania przez Zamawiającego najpóźniej w następnym dniu po podpisaniu umowy kredytowej; 6) wszystkie wpływy na rachunek bieżący spłacają kredyt. Zamawiający jako posiadacz rachunku płaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia; 7) zadłużenie na rachunku bieżącym będzie spłacane do końca każdego roku kalendarzowego tj. do dnia 31 grudnia, natomiast zadłużenie w ostatnim roku realizacji umowy będzie spłacone najpóźniej do dnia 31 grudnia 2018 r.; 8) kredyt oprocentowany będzie według zmiennej stopy procentowej ustalonej przez Bank w oparciu o stawkę WIBOR dla jednomiesięcznych depozytów międzybankowych powiększonej o marżę w wysokości... punktów procentowych w stosunku rocznym; 9) odsetki od wykorzystanego kredytu naliczane będą na bieżąco od dnia pierwszej wypłaty kredytu, w okresach obrachunkowych i pobierane ze wskazanego rachunku w dniu zakończenia każdego okresu obrachunkowego, za który zostały naliczone, przy czym: okres obrachunkowy jest miesięczny i 1/5

2 liczony jest od dnia postawienia kredytu do dyspozycji, kolejne miesięczne okresy obrachunkowe liczone są od następnego dnia po zakończeniu poprzedniego okresu obrachunkowego, ostatni okres obrachunkowy kończy się w dniu poprzedzającym dzień całkowitej spłaty kredytu; 10) zabezpieczeniem roszczeń Wykonawcy z tytułu udzielenia Miastu Pabianice kredytu odnawialnego w rachunku bieżącym będzie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową; dopuszcza się również jako zabezpieczenie oświadczenie o poddaniu się egzekucji; 11) w przypadku likwidacji stawki WIBOR 1M, zostanie ona zamieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M. 4. Wykonywanie następujących czynności i świadczeń na rzecz Zamawiającego: 1) dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych: a) przyjmowanie bez opłat i prowizji oraz księgowanie na rachunkach z datą wpłaty zamkniętych wpłat gotówkowych, dokonywanych na rzecz posiadacza rachunku przez osoby upoważnione do dokonywania wpłat w imieniu posiadacza rachunku, b) dokonywanie wypłat gotówkowych z rachunku bankowego na rzecz posiadacza rachunku przez osoby upoważnione do dokonywania wypłat w imieniu posiadacza rachunku; wypłata gotówki na podstawie zlecenia elektronicznego powinna być realizowana bez opłat i prowizji, c) Wykonawca umożliwi wypłatę gotówki wg nominałów określonych przez Zamawiającego, d) zlecenie wypłaty gotówkowej będzie przekazywane przez Zamawiającego do banku w formie elektronicznej; jeżeli Wykonawca nie posiada takiej usługi dopuszcza się formę wypłaty gotówki na podstawie blankietu czeku gotówkowego, przy czym od wydania blankietów czekowych Wykonawca nie będzie pobierał prowizji ani opłat; 2) wymiana gotówki na nominały o mniejszej wartości bez opłat i wymianie będą podlegać banknoty o nominałach: 200 zł, 100 zł, 50 zł, 20 zł, 10 zł na banknoty bądź bilon o niższej wartości. Jednorazowa wymiana gotówki nie przekroczy wartości zł, nie częściej niż 2 razy w tygodniu, przez nie więcej niż 5 jednostek wymienionych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3) realizacja przelewów w formie elektronicznej, na rachunki prowadzone w innych bankach oraz w banku prowadzącym obsługę rachunku z uwzględnieniem, że: a) przelewy dokonywane przy pomocy systemu bankowości elektronicznej powinny być realizowane w czasie rzeczywistym, b) przelewy dokonywane wewnątrz Banku powinny być zrealizowane bez opłat i 4) Wykonawca umożliwi realizację przelewów w formie dyspozycji pisemnej w sytuacjach gdy nie będzie możliwe dokonanie przelewu elektronicznie bez dodatkowych opłat i prowizji, niezależnie od ilości przelewów; 5) Wykonawca zapewni, że przelewy/dyspozycje złożone do godziny 15:00 zostaną zaksięgowane i wysłane do banku Odbiorcy w tym samym dniu; 6) sporządzanie i dostarczanie przez bank dla poszczególnych jednostek wyciągów bankowych z każdego dnia dla poszczególnych rachunków bankowych z ustaleniem salda na każdy dzień roboczy w formie elektronicznej najpóźniej do godziny dnia następnego; za sporządzenie i dostarczenie w formie elektronicznej wyciągu do każdego rachunku Bank nie będzie pobierał żadnych prowizji czy opłat; 7) dostarczanie historii do rachunku bankowego w formie elektronicznej za dany miesiąc bez opłat i 8) poświadczenie (potwierdzenie) w formie elektronicznej realizacji polecenia przelewu bez opłat i 9) wydawanie opinii bankowej lub zaświadczenia o prowadzonym rachunku bankowym na wniosek Zamawiającego; 10) pobieranie opłat i kosztów związanych z funkcjonowaniem określonych przez Zamawiającego rachunków bankowych z innych wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych; 11) zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych Urzędu Miejskiego i jednostek budżetowych Miasta, zgodnie z dyspozycjami Miasta Pabianice jako jednostki samorządu terytorialnego, Urzędu 2/5

3 Miejskiego w Pabianicach oraz dyspozycjami kierowników jednostek budżetowych, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na ww. rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący Miasta Pabianice jako jednostki samorządu terytorialnego, bez opłat i 12) udzielanie osobom upoważnionym przez Posiadacza Rachunku informacji telefonicznych o stanie salda na rachunkach i wszelkich operacjach przeprowadzonych danego dnia, bez opłat; 13) zapewnienie możliwości wprowadzenia usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych oraz zapewnienie współpracy tej usługi z systemem informatycznym Zamawiającego, bez dodatkowych opłat, polegających m. in. na: a) przeprowadzeniu rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji pieniężnych na rachunkach wirtualnych Zamawiającego (poleceń przelewu przy użyciu bankowości elektronicznej), b) zautomatyzowaniu identyfikacji płatnika i rodzaju płatności polegającej na udostępnieniu przez bank odpowiedniej liczby cyfr w ramach numeru bankowego (nie więcej niż 12 cyfr). W ramach tych cyfr Zamawiający przy pomocy banku stworzy własny identyfikator i rodzaj płatności, utworzone w ten sposób numery rachunków bankowych stanowić będą wirtualne subkonto do rachunku bankowego Zamawiającego; wczytanie pliku do systemu finansowo-księgowego leży po stronie Zamawiającego, c) księgowaniu bezpośrednio (online) na rachunek docelowy (bieżący lub pomocniczy), jako pojedyncza operacja, środków finansowych wpłacanych na rachunki wirtualne, d) dostarczaniu do Zamawiającego raportu dot. masowych płatności z tytułu wpłat na rachunki wirtualne najpóźniej do godz. 9:00 następnego dnia po dokonaniu wpłaty na rachunek wirtualny; Zamawiający uzgodni wraz z Wykonawcą treść i rodzaj raportu; 14) wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo zgodnie z przepisami prawa, w zakresie bankowej obsługi finansowej, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Miasta Pabianice, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania, bez opłat i 15) w ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności (bez opłat i prowizji): a) dostępność systemu bankowości internetowej w każdym dniu roboczym przez 24 godziny, b) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym oraz na rachunkach pomocniczych, c) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w/w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu i kwoty, d) składanie poleceń przelewu, ze wszystkich w/w rachunków w ramach dostępnych środków, e) import przelewów przygotowanych we własnym systemie informatycznym (finansowo księgowym) Zamawiającego do systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych w formacie, umożliwiającym wczytanie tych danych. Zamawiający przygotuje pliki w formacie wymaganym przez Wykonawcę, f) eksport danych z systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych do własnego systemu informatycznego w formacie, umożliwiającym wczytanie tych danych do systemów finansowoksięgowych. Po wyborze oferty Zamawiający uzgodni wraz z Wykonawcą wymagania jakie muszą zostać spełnione przez Zamawiającego w zakresie eksportu danych pomiędzy systemem elektronicznej obsługi rachunków bankowych Wykonawcy, a systemem informatycznym Zamawiającego, g) pełną informację o procesie autoryzacji zleceń, poprzez podanie daty i godziny podpisu zlecenia przez każdą z osób, h) informację dla użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z Systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank), i) generowanie (wydruk) wyciągów bankowych nie wymagających stempla bankowego, j) generowanie (wydruk) historii do rachunku bankowego za dany miesiąc, 3/5

4 k) potwierdzenie zrealizowania przelewu w systemie on line (po realizacji przelewu natychmiastowa informacja w systemie bankowości internetowej), l) umożliwienie równocześnie (w tym samym czasie) wykonywania operacji na różnych rachunkach jednostki przez jednego bądź kilku użytkowników systemu, m) przechowywanie wysyłanych przelewów w archiwum systemu co najmniej przez okres 3 miesięcy od daty dokonania operacji, n) przeszkolenie pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi systemu wg uzgodnionego pomiędzy stronami harmonogramu, który umożliwi bezpieczne rozpoczęcie użytkowania systemu bankowości elektronicznej, o) zapewnienie dostępu do pomocy technicznej w zakresie obsługi systemu elektronicznej obsługi rachunków prowadzonych dla Miasta Pabianice, Urzędu Miejskiego i innych jednostek organizacyjnych Miasta; 16) Wykonawca zapewni instalację (uruchomienie) stanowisk bankowości elektronicznej oraz poprawne działanie oprogramowania bankowości elektronicznej na stanowiskach komputerowych wskazanych przez Zamawiającego, oraz zapewni wszelkie dodatkowe akcesoria zapewniające bezpieczeństwo pracy dla użytkowników systemu bankowości elektronicznej, a zwłaszcza dla podpisujących przelewy; jeśli system bankowości elektronicznej, który oferuje Wykonawca wymaga zastosowania dodatkowych akcesoriów, wówczas Wykonawca dostarczy odpowiednią ilość narzędzi bankowości elektronicznej ( akcesoria takie jak np.: token, karta, czytnik); 17) w przypadku planowania jakiejkolwiek zmiany systemu lub formatu wymiany danych, niezbędnej dla prawidłowego funkcjonowania Banku, Bank musi zawiadomić Zamawiającego o takiej zmianie z wyprzedzeniem sześciomiesięcznym, pozwalającym na terminową modyfikację systemu informatycznego Zamawiającego; 18) możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych powyżej kwoty ,00 PLN pozostających na rachunkach Miasta Pabianice - na rachunkach lokat terminowych typu OVERNIGHT, pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego automatycznego (bez dodatkowych formalności) lokowania w Banku, na lokatach, środków pieniężnych znajdujących się na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach na koniec dnia, bez opłat i powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego; środki będą do dyspozycji nie później niż o godzinie 8: Po zakończeniu okresu trwania umowy wskazane przez Zamawiającego rachunki bankowe będą funkcjonowały przez okres 3 miesięcy wraz z systemem bankowości elektronicznej. Salda na rachunkach bankowych będą podlegały codziennemu automatycznemu przelaniu na rachunek wskazany przez zamawiającego. Za usługę w tym okresie bank nie będzie pobierał żadnych opłat. Po upływie tego okresu bank jest zobowiązany do zamknięcia wszystkich rachunków bankowych. 6. Przyjmowanie płatności na rzecz Zamawiającego za pomocą terminali płatniczych POS. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego usługi związane z realizacją i rozliczaniem transakcji opłacanych kartami płatniczymi (wydanymi w Polsce, UE i poza UE) typu VISA, Visa Elektron, MasterCard Electronic, Maestro, Vpay za pomocą terminali POS. Wykonawca może dopuścić także obsługę innych kart z zachowaniem tych samych zasad obsługi rozliczeń jakie dotyczą wymienionych kart płatniczych. Zamawiający dopuszcza stosowanie terminali przenośnych bądź stacjonarnych. Wykonawca stworzy możliwość przekazywania płatności z danego zestawu POS na dwa lub więcej rachunków bankowych (osoba obsługująca zestaw POS określa, na który rachunek ma być przekazana płatność) - wykonawca uruchomi tę usługę nieodpłatnie. Wykonawca zobowiązuje się do obsługi technicznej i rozliczania transakcji bezgotówkowych, obsługi procesów autoryzacyjnych oraz generowanie danych w postaci wyciągu transakcji. Zamawiający dopuszcza podwykonawstwo w tym zakresie oraz zgadza się na podpisanie umowy trójstronnej z Wykonawcą oraz dostawcą terminali POS. Termin instalacji terminali Zamawiający ustala najpóźniej do dnia 31 stycznia Miejscem lokalizacji terminali będzie budynek Urzędu Miejskiego w Pabianicach. Zamawiający szacuje roczną wartość wpływów realizowanych za pośrednictwem terminali POS na poziomie około zł PLN. Wartość 4/5

5 określona jest wielkością szacunkową i jako taka nie może stanowić podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń, co do wysokości faktycznie zrealizowanych obrotów poprzez zestawy POS. 7. Obsługa parkomatów rozmieszczonych na terenie miasta Pabianice w zakresie przeliczania gotówki. Usługa obejmuje przyjęcie kaset z parkomatów dostarczonych przez Zamawiającego, przeliczenie gotówki, księgowanie wartości przeliczonej gotówki na wskazanym przez Zamawiającego rachunku bankowym. Księgowanie na rachunku bankowym może następować jedną kwotą ze wszystkich dostarczonych kaset. Wykonawca wygeneruje raport zawierający informacje co do zgodności bilonu zawartego w poszczególnych kasetach z wartością wpływów wykazaną na wydruku uzyskanym z poszczególnych parkomatów. 8. Zapewnienie możliwości Zamawiającemu korzystania z urządzenia do przyjmowania wpłat gotówkowych od klientów Zamawiającego za pomocą tzw. kasy automatycznej wraz z udostępnieniem urządzenia. Urządzenie winno być zaopatrzone w czytnik kodów, aby ograniczyć konieczność wprowadzania danych dyspozycji płatniczej ręcznie. Wpłacający powinien mieć możliwość wpłaty dowolnej kwoty. Urządzenie musi zapewniać księgowanie on-line na rachunku przypisanym do danego typu opłaty. Urządzenie umieszczone będzie w budynku Urzędu Miejskiego w Pabianicach z łatwym dostępem dla mieszkańców tak aby bezproblemowo mogli dokonać transakcji. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia poprawnego funkcjonowania kasy automatycznej i zapewni serwisowanie oraz obsługę gotówkową kasy automatycznej. Urządzenie może być obsługiwane przez wyspecjalizowany podmiot zewnętrzny wskazany przez Wykonawcę. Miasto udostępni pomieszczenia pracownikom wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego w celu dokonania obsługi kasy automatycznej i/lub serwisu. 9. Wykonawca wyznaczy z podaniem danych osobowych doradcę Zamawiającego, który będzie współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwanie niezgodności itp., pracujący w godzinach pracy Zamawiającego. O zmianie osób Wykonawca zobowiązany będzie poinformować Zamawiającego pisemnie. Kontakt z doradcą osobisty, pisemny (listem, em, fax) lub telefoniczny. Wykonawca zapewni kontakt telefoniczny z doradcą od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 do 16:00 przez wszystkie jednostki objęte zamówieniem. 5/5