Instrukcja obsługi spraw pomocy materialnej. w systemie Edukacja.CL

Transkrypt

1 Projekt JSOS Zespół Eksploatacji i Wdrożeń Instrukcja obsługi spraw pomocy materialnej w systemie Edukacja.CL Instrukcja obsługi spraw pomocy materialnej w systemie Edukacja.CL Wersja 1.9

2 Spis treści 1. Cel Funkcjonalność PMS Świadczenia pomocy materialnej ZAKŁADANIE SPRAWY STYPENDIALNEJ OBSŁUGA SPRAWY STYPENDIALNEJ Przyjęcie podania w formie papierowej Weryfikacja parametrów podania Weryfikacja dochodów rodziny Zweryfikowanie sprawy stypendialnej PODEJMOWANIE DECYZJI Indywidualne podejmowanie decyzji Grupowe podejmowanie decyzji TWORZENIE WYPŁAT ŚWIADCZEŃ TWORZENIE LISTY PŁATNICZEJ TWORZENIE KOREKT ŚWIADCZEŃ Strona 2 z 35

3 1. Cel Niniejsza instrukcja ma na celu przedstawienie metod zakładania i obsługi podań oraz rozpatrywania spraw pomocy materialnej w systemie Edukacja.CL. Szczegółowo opisuje ona cały proces wprowadzania i weryfikacji danych przy założeniu przeprowadzonego wcześniej procesu migracji danych dotyczących słuchaczy z istniejących systemów dziekanatowych. 2. Funkcjonalność PMS Świadczenia pomocy materialnej Funkcjonalność PMS dostępna jest dla użytkownika zalogowanego do systemu dziekanatowego w zakładce FINANSE SŁUCHACZA PMS Świadczenia. Główną formatką obsługi spraw (podań i decyzji) jest Obsługa spraw dla świadczeń. Strona 3 z 35

4 2.1. Zakładanie sprawy stypendialnej. Podania (nie tylko w ramach pomocy materialnej) są składane przez słuchaczy przede wszystkim za pomocą portalu studenckiego. W pewnych przypadkach pojawia się jednak konieczność założenia sprawy bezpośrednio w dziekanacie. Do tego celu służy przycisk +, opisany jako wstaw nowy wiersz. Strona 4 z 35

5 Pojawia się widok szczegółowy pustej formatki Obsługa spraw dla świadczeń i przede wszystkim należy wybrać typ sprawy i dział, którego sprawa dotyczy. Strona 5 z 35

6 Następnie należy wybrać słuchacza, dla którego zakładana jest sprawa, uzupełnić pola obowiązkowe (wyboldowane) i na końcu zatwierdzić klawiszem Zapisz. Przed zapisaniem trzeba jeszcze uzupełnić parametry wymagane dla podania (patrz rozdz Weryfikacja parametrów podania). Sprawa otrzymuje status Założona i dalsza obsługa przebiega tak samo, jak dla spraw założonych z portalu. Strona 6 z 35

7 2.2. Obsługa sprawy stypendialnej. Zanim sprawa może zostać przekazana dalej w celu podjęcia decyzji o przyznaniu, lub nieprzyznaniu pomocy materialnej, należy wykonać kilka czynności wspólnych dla wszystkich spraw Przyjęcie podania w formie papierowej Pierwszą czynnością podczas obsługi sprawy jest potwierdzenie w systemie faktu przyjęcia od słuchacza podania w formie papierowej (oczywiście podpisane). W tym celu należy rozwinąć klawisz Dokumenty sprawy i wybrać Dokumenty. Na kolejnej formatce widzimy, że dokument Podanie o ma status Do weryfikacji. Aby go zweryfikować przechodzimy do kolejnej formatki przy pomocy klawisza Wystąpienia. Strona 7 z 35

8 Tutaj dodajemy wystąpienie dokumentu (klawisz + ) i Utwórz na następnej formatce ( Tworzenie wystąpień dokumentów ). Strona 8 z 35

9 Po zamknięciu obu okienek widzimy, że dokument podania ma status zmieniony na : Dostarczony. Zamykamy również to okienko i przechodzimy do dalszej obsługi sprawy Weryfikacja parametrów podania Kolejną czynnością jest sprawdzenie kompletności i poprawności danych wprowadzonych przez słuchacza jako parametry podania. Parametry te są różne w zależności od rodzaju podania. Przykładowo dla podania o stypendium za wyniki w nauce należy przede wszystkim sprawdzić średnią ocen słuchacza. Strona 9 z 35

10 1 2 W przypadku podań socjalnych (szczególnie dotyczy to stypendium mieszkaniowego) konieczne jest wypełnienie parametrów: gmina, rok wykazanych dochodów oraz informacje o załącznikach Dla stypendium specjalnego dla osób niepełnosprawnych w parametrach należy wypełnić Stopień niepełnosprawności, natomiast w stypendium za wyniki sportowe powinny być wypełnione pola: Osiągnięcia i Załączone dokumenty. Po skorygowaniu/uzupełnieniu wszystkich wymaganych parametrów zapisujemy je przy pomocy klawisza Zatwierdź. Strona 10 z 35

11 Weryfikacja dochodów rodziny W sprawach: stypendium socjalne, stypendium wyżywieniowe, stypendium mieszkaniowe jednym z kryteriów przyznania świadczenia jest wykazanie dochodów rodziny. Aby zweryfikować wprowadzone przez słuchacza dane o dochodach rodziny, musimy przejść do Kartoteki. Służy do tego klawisz Świadczenia Dochody. 1 2 Na zakładce Dane rodziny należy sprawdzić wpisane informacje osobowe i adresowe poszczególnych członków rodziny (zwłaszcza numer PESEL) a następnie dla każdej osoby zweryfikować je klawiszem Zweryfikuj. Również dla każdej osoby trzeba zweryfikować dochody dolna tabelka. 1 2 Strona 11 z 35

12 Na koniec należy zweryfikować łączne dochody rodziny: na zakładce Dochód rodziny sprawdzamy/poprawiamy/uzupełniamy dane dotyczące wspólnych dochodów. Po wprowadzeniu zmian przeliczamy łączne dochody klawiszem Przelicz i jeżeli wszystko się zgadza, zatwierdzamy klawiszem Zweryfikuj. 1 2 Po zamknięciu okna Kartoteka powracamy do dalszej obsługi sprawy Zweryfikowanie sprawy stypendialnej Kolejnym etapem przygotowania sprawy przed rozpoczęciem procesu decyzyjnego jest zweryfikowanie sprawy. W tym celu należy zmienić status sprawy z Założona na Zweryfikowana. Aby to wykonać, przechodzimy do widoku szczegółowego sprawy klawiszem Widok szczegółowy w lewym dolnym rogu formatki. Następnie zmieniamy status sprawy i zatwierdzamy całą czynność klawiszem Zapisz. Strona 12 z 35

13 1 2 Podczas weryfikowania sprawy może pojawić się komunikat informujący o tym, że dane osobowe słuchacza nie są zweryfikowane. W tym przypadku należy przejść do formatki z danymi osobowymi słuchacza: Usługi Dane osobowe, tam skorygować/uzupełnić informacje o słuchaczu i następnie je zweryfikować: klawisz Zweryfikowano w prawym dolnym rogu formatki. Strona 13 z 35

14 Strona 14 z 35

15 Innym przypadkiem uniemożliwiającym zweryfikowanie sprawy w zakresie pomocy materialnej jest brak numeru konta bankowego w danych osobowych słuchacza. W celu uzupełnienia numeru konta przechodzimy do Kartoteki : Usługi Kartoteka (dla słuchacza/osoby). Na zakładce Dane personalne uzupełniamy numer konta, a następnie zatwierdzamy wprowadzone zmiany klawiszem zapisywania zmian: zielona strzałka na lewą tabelką formatki. Strona 15 z 35

16 Po zakończeniu weryfikacji status sprawy zmienia się na Zweryfikowana i jednocześnie zostaje odblokowany klawisz Decyzja, który umożliwi w następnym etapie podjęcie decyzji w założonej sprawie Podejmowanie decyzji Indywidualne podejmowanie decyzji Po zweryfikowaniu sprawy możemy przejść do podejmowania decyzji. Na formatce Decyzje uzupełniamy wszystkie wymagane pola: 1. - osoba decydująca: domyślnie osoba zalogowana do systemu, 2. - semestr obowiązywania: semestr od którego zaczyna obowiązywać decyzja, 3. - rodzaj decydenta: domyślnie dziekan, ale najczęściej Komisja Stypendialna Wydziału, 4. - dla Komisji Stypendialnej (KS) należy z listy wybrać właściwą komisję, 5. - data pierwszej wypłaty: data, od którego będą naliczane wypłaty świadczenia, 6. - liczba wypłat: ilość miesięcznych rat świadczenia do końca, 7. - kwota świadczenia: najczęściej jest wyliczana automatycznie, w razie wątpliwości można użyć klawisz Wyznacz, w niektórych przypadkach istnieje konieczność ręcznego wpisania kwoty, np. stypendium sportowe, 8. - kwotę należy potwierdzić zaznaczeniem odpowiedniego pola, 9. - status: należy wybrać Zgoda lub Brak zgody, ostatnia czynność to Zapisz. Strona 16 z 35

17 Strona 17 z 35

18 Po wykonaniu powyższego ciągu czynności status sprawy: Rozpatrzona, status decyzji: Wyrażono zgodę/nie wyrażono zgody, status wykonania decyzji: Do realizacji. Aby zakończyć rozpatrywanie sprawy, należy nacisnąć klawisz Realizacja decyzji, który spowoduje wykonanie wszystkich czynności przygotowujących przyznane świadczenia do naliczania wypłat. Status wykonania decyzji zmienia się na Zrealizowana. 2 1 Strona 18 z 35

19 Za pomocą rozwijanego klawisza Dokumenty sprawy można obejrzeć i wydrukować dokumenty związane ze sprawą: podanie i decyzję (po rozpatrzeniu sprawy). Po zakończeniu procesu decyzyjnego sprawa jest gotowa do naliczania wypłat. Dla indywidualnych przypadków można utworzyć wypłatę/wypłaty bezpośrednio z tej samej formatki: Świadczenia Świadczenie Grupowe podejmowanie decyzji Dla ułatwienia i przyśpieszenia procesu decyzyjnego przewidziano mechanizm grupowego przygotowania decyzji. Aby móc z niego skorzystać, należy wyselekcjonować sprawy dotyczące jednego rodzaju świadczenia, które mają aktualny status: Zweryfikowana lub Do rozpatrzenia. Po spełnieniu tych warunków zaznaczamy pole Grupowa obsługa decyzji, następnie Zaznacz / odznacz wszystkie i naciskamy klawisz Grupowe decyzje. Strona 19 z 35

20 1 2 3 Wyświetlane jest okienko Grupowa obsługa decyzji, a w nim szereg parametrów, które można ustawić dla całej, wyselekcjonowanej wcześniej, grupy spraw: - Status decyzji, - Osoba decydująca, - Semestr obowiązywania, - Data pierwszej wypłaty, - Liczba wypłat, - Rodzaj decydenta, - Komisja stypendialna (jeżeli taki decydent został wybrany), - Potwierdzone (dotyczy potwierdzenia kwot przyznanych swiadczeń), - Uzasadnienie w przypadku decyzji negatywnej można wszystkim wpisać takie samo uzasadnienie decyzji odmownej. Strona 20 z 35

21 Można wpisywać tylko niektóre atrybuty, wtedy wszystkie zostaną do decyzji wpisane tylko one. W szczególności możemy nie wpisywać statusu decyzji i wtedy uzupełnione zostaną pozostałe pola w decyzji, natomiast sam status decyzji można wpisywać indywidualnie. Należy pamiętać o tym, że status sprawy po takim niepełnym wykonaniu decyzji zmieni się ze Zweryfikowana na Do rozpatrzenia. Tylko po wybraniu statusu decyzji status sprawy zmienia się na Rozpatrzona. Do realizacji wpisu wybranych atrybutów wykorzystujemy klawisz Wstaw. Po wykonaniu tej czynności w tabelce po lewej stronie pojawią się wpisane atrybuty a kolor poszczególnych wierszy w tabelce określa poprawność zakończonej czynności. Kolor Strona 21 z 35

22 zielony czynność zakończona poprawnie, kolor czerwony podczas wpisywania atrybutów pojawiły się błędy. Szczegółowy raport błędów możemy uzyskać po nacinięciu klawisza Komunikaty Po wyświetleniu szczegółów decyzji widzimy, że wszystkie atrybuty zostały wpisane do odpowiednich pól decyzji. Strona 22 z 35

23 Jeżeli podczas grupowego wpisu został wybrany również status decyzji Wyrażono zgodę, to po zamknięciu formatki we wszystkich sprawach statusy zmienią się na: Rozpatrzona, Zgoda i Do realizacji. Grupowo można również wykonać realizację decyzji, należy tylko wybrać: Grupowa obsługa decyzji oraz Zaznacz / odznacz wszystkie. Czynność musimy potwierdzić w kolejnym okienku. Teraz wszystkie wybrane sprawy mają status: Rozpatrzona, Zgoda i Zrealizowana. Strona 23 z 35

24 2.4. Tworzenie wypłat świadczeń. Aby można było rozpocząć naliczanie świadczeń, wszystkie sprawy muszą zostać rozpatrzone i zrealizowane dopiero wtedy sprawy, które uzyskały pozytywną decyzję, pojawią się na liście świadczeń, którą wywołujemy: FINANSE SŁUCHACZA PMS Świadczenia Lista świadczeń. Na formatce Lista świadczeń przede wszystkim należy wyselekcjonować odpowiednią grupę świadczeń za pomocą filtrów, które znajdują się w górnej części okienka: 1. Jednostka organizacyjna (tylko wtedy, gdy mamy dostęp do kilku jednostek). 2. Definicja świadczenia (czyli rodzaj stypendium). 3. Status świadczenia: - Wszystkie, - Naliczone wypłaty, - Przyznane, - Wstrzymane, - Wznowione, - Zamknięte. Strona 24 z 35

25 1 2 3 Do naliczania wypłat musimy wybierać świadczenia w statusie Przyznane. Należy również sprawdzić, czy nie ma świadczeń w statusie Wznowione, bo je również należy naliczyć. Dolna tabelka formatki zawiera listę dotychczas dokonanych wypłat dla wybranej osoby z górnej tabelki. Naliczanie inicjujemy klawiszem Tworzenie wypłat świadczeń. Przedtem jednak należy zaznaczyć w kolumnie Wybr.? te osoby, dla których będą naliczane świadczenia. Można również skorzystać z zaznacz/odznacz wszystkie. Jeżeli trzeba naliczyć wypłaty dla kilku oddzielnych grup w ramach wydziału, np. dla poszczególnych kierunków, albo dla ZOD-i) i Wrocławia, wtedy przed zaznaczniem należy wykonać filtrowanie (najlepiej wykorzystując do tego kolumnę Przedmiot kształcenia ); po wyfiltrowaniu odpowiedniej grupy świadczeń zaznaczamy wszystkich. Przykłady filtrowania: - kierunek AiR: %AIR%, - ZOD Legnica: %LEG%, - kierunek MBM w Wałbrzychu: %MBM%WBL%. Strona 25 z 35

26 Wyświetla się dodatkowe okienko Tworzenie wypłat świadczeń, na którym wybieramy rok i miesiąc dla naliczanego świadczenia i naciskamy klawisz Utwórz wypłaty. Pole wyboru Nal. administracyjne? (naliczenie administracyjne) pozwala na to, aby w wyjątkowych sytuacjach umożliwić naliczenie świadczenia, które nie spełnia wymaganych kryteriów naliczania, np. chcemy naliczyć stypendium studentowi, który jest na urlopie, ale ma na to zgodę dziekana. Należy jednak pamiętać, że zaznaczenie tego pola skutkuje wyłączeniem wszelkich kontroli i musimy mieć absolutną pewność, że naliczenie jest prawidłowe. Dlatego bezpieczniej jest używa tej opcji dla naliczania pojedynczych świadczeń, lub pojedynczych osób, gdy decydujemy o jednej wypłacie dla konkretnych osób, a nie dla grupy, w której mogą się znaleźć osoby, które nie spełniają jeszcze jakichś innych kryteriów. Strona 26 z 35

27 Należy zdawać sobie sprawę z tego, że proces naliczania jest długotrwały i np. przy naliczaniu przykładowo 500 świadczeń może trwać ok minut. Po zakończeniu naliczania jest wyświetlany raport z tworzenia wypłat: dla każdego naliczonego świadczenia wyświetlane są jego parametry, natomiast w przypadku nienaliczenia możemy sprawdzić przyczynę nienaliczenia. Przyczyną zawsze jest niespełnienie któregoś z kryteriów naliczania świadczenia. Przykładowo dla stypendium socjalnego takimi kryteriami są: - jest słuchaczem, - jest wpisany na semestr, - nie jest urlopowany, - nie otrzymał tego samego świadczenia na innym PK, - nie uzyskał świadczenia równoważnego. W szczególnych przypadkach poszczególnych studentów możemy (za pomocą mechanizmu naliczania administracyjnego) poprawić wyniki naliczenia automatycznego, tzn. uzupełnić nienaliczone wypłaty. Przykład: studentowi system nie naliczył stypendium, bo jest aktualnie na urlopie; student ten ma jednak zgodę dziekana na wypłaty stypendiów podczas urlopu. Strona 27 z 35

28 Ważne: każdy raport z tworzenia wypłat należy zapisać w formacie XLS, aby po zamknięciu formatki można było przeanalizować wszystkie przypadki, w których nie zostały naliczone wypłaty świadczeń. Sugerowana nazwa dla pliku: rrrrmmdd_stypendia_wxx_nn.xls gdzie: - rrrrmmdd data zapisywania pliku, np , - Wxx numer wydziału, np. W10 dla Wydziału Mechanicznego, - nn numer miesiąca, dla którego jest naliczona wypłata, np. 11 dla listopada. W plikach tych należy zaznaczyć kolumnę Treść błędu i utworzyć dla tej kolumny Autofiltr ( w Excelu: Dane Filtr Autofiltr ), za pomocą którego można później wyselekcjonować wypłaty nienaliczone dla konkretnych przyczyn nienaliczenia. Po zamknięciu raportu klawisz Zamknij wyświetla się pytanie: Czy chcesz zapisać poprawnie utworzone wypłaty do bazy?. Jeszcze w tym momencie możemy anulować cały proces naliczania klawiszem Nie. Strona 28 z 35

29 Po odpowiedzi Tak i zamknięciu formatki Tworzenie wypłat świadczeń w dolnej tabeli Wypłaty świadczeń pojawiają się nowo naliczone wypłaty. Druga zakładka dolnej tabeli Szczegóły świadczenia umożliwia zmiany statusu konkretnego świadczenia, tzn. wstrzymywanie, wznawianie oraz zamykanie tego (zaznaczonego w górnej tabeli) świadczenia. Strona 29 z 35

30 Procedura przewiduje wpisanie uzasadnienia i daty (wstrzymania, wznowienia, zamknięcia), po czym należy zmienić status świadczenia Tworzenie listy płatniczej. Strona 30 z 35

31 Gdy już wszystkie przewidziane na dany miesiąc wypłaty świadczeń zostały naliczone, należy w kolejnym kroku utworzyć z nich listę płatniczą. Na formatce Listy płatnicze wypełniamy 3 filtry u góry formatki: Jednostka organizacyjna czyli symbol wydziału, Rodzaj kształcenia na razie tylko Studia, oraz Uzgodnione przez, tzn. imię i nazwisko osoby tworzącej nową listę Po zastosowaniu tych filtrów w tabeli pozostają tylko dotychczas utworzone listy płatnicze dla danego wydziału i rodzaju kształcenia. Kolejnym krokiem jest zainicjowanie procesu tworzenia listy klawisz Twórz listę płatniczą na dole formatki. Proces tworzenia listy kończy się komunikatem o bezbłędnym wykonaniu czynności, lub też komunikatem o wystąpieniu błędów. Po błędzie automatycznie jest wywoływane okno Przeglądanie komunikatów, które zawiera informacje o prawidłowo wykonanych czynnościach oraz o błędach, które wystąpiły. Okno z komunikatami można również wywołać przy pomocy klawisza Komunikaty. Strona 31 z 35

32 2 1 Strona 32 z 35

33 Po wygenerowaniu nowej listy płatniczej wyświetla się ona w lewej tabeli formatki i ma status W przygotowaniu. Przy pomocy klawisza Raporty Lista płatnicza generujemy wydruk listy płatniczej w formacie PDF. Po sprawdzeniu tego wydruku możemy listę wycofać klawiszem Wycofaj listę płatniczą, lub gdy wszystko zostało naliczone poprawnie, zatwierdzić do wypłaty przy pomocy funkcji Zmiana statusu Zmień na zatwierdzony Tworzenie korekt świadczeń. Często w trakcie roku akademickiego występuje konieczność dokonania zmiany w już zatwierdzonym i wypłacanym świadczeniu. Do wprowadzania takich zmian służy funkcja wywoływana klawiszem Korekty świadczenia. Na formatce o tej samej nazwie dodajemy nową korektę (klawisz + ) i następnie definiujemy: - wielkość korekty (na plus lub minus), - kwotę wypłaty po korekcie, - kwotę ostatniej wypłaty (wyrównawczej gdy po korekcie są problemy ze zbilansowaniem świadczenia), - kwotę opłaty (jeżeli należy ją odliczyć od wypłaty), - datę pierwszej wypłaty (tylko gdy jeszcze nie została naliczona ani jedna wypłata), - liczbę wypłat (wszystkich w ramach całego okresu wypłacania świadczenia). Po zapisaniu zmian należy uaktywnić korektę: klawisz Uaktywnij korektę, automatycznie dopisywana jest Data od i od tej chwili przy naliczaniu obowiązuje nowa kwota świadczenia. Po dodaniu kolejnej korekty ta poprzednia traci ważność zapisywana jest wtedy Data do, która wskazuje datę unieważnienia poprzedniej korekty. Strona 33 z 35

34 Strona 34 z 35

35 Przykłady: 1. Studentowi przyznano stypendium socjalne w wysokości 210,- zł od października Zostały mu naliczone wypłaty za październik i listopad. Od grudnia zmieniła się jego sytuacja rodzinna i powinien dostawać 250,- zł już do końca roku akademickiego. Korekta świadczenia = 40,00 zł Kwota wypłaty = 250,00 zł Ostatnia kwota wypłaty = 250,00 zł Kwota opłaty = 0,00 zł Wypłata od - pozostaje taka sama Liczba wypłat - pozostaje taka sama 2. Studentowi przyznano stypendium socjalne w wysokości 210,- zł od października Zostały mu naliczone wypłaty za październik i listopad. Od grudnia zmieniła się jego sytuacja rodzinna i powinien dostawać 170,- zł tylko do końca semestru. Korekta świadczenia = -40,00 zł Kwota wypłaty = 170,00 zł Ostatnia kwota wypłaty = 170,00 zł Kwota opłaty = 0,00 zł Wypłata od - pozostaje taka sama Liczba wypłat = 5 Strona 35 z 35