GMINA MIASTA RADOMIA

Transkrypt

1 GMINA MIASTA RADOMIA PROCEDURA OBIEGU DOKUMENTÓW ORAZ JEDNOLITYCH ZASAD PROWADZENIA EWIDENCJI DLA CELÓW PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG GMINY MIASTA RADOMIA

2 Spis treści 1. Wykaz aktów prawnych i pojęć Uwagi ogólne Wystawianie faktur i ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, inne dokumenty księgowe Faktury zakupowe Ewidencja dla celów rozliczania podatku od towarów i usług Deklaracje VAT Rozliczenie zobowiązania podatkowego / nadwyżki podatku naliczonego nad należnym Korekty deklaracji VAT oraz ewidencji sprzedaży i zakupu Załącznik nr 1 - wykaz stanowisk, których sprawowanie wiąże się z odpowiedzialnością za sporządzanie deklaracji oraz prowadzenie rozliczeń VAT Załącznik nr 2 wzór ewidencji sprzedaży VAT Załącznik nr 3 wzór ewidencji zakupu VAT Załącznik nr 4 wzór uproszczonej ewidencji VAT Załącznik nr 5 wykaz symboli jednostek

3 1. Wykaz aktów prawnych i pojęć Jeśli w dalszej części procedury obiegu dokumentów oraz jednolitych zasad prowadzenia ewidencji dla celów podatku od towarów i usług Gminy Miasta Radomia będzie mowa o: 1. jednostce lub jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć jednostkę budżetową oraz samorządowy zakład budżetowy Gminy Miasta Radomia. 2. ustawie lub ustawie o VAT rozumie się przez to ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.), 3. ustawie o finansach publicznych rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2016 r., poz ze zm.), 4. ustawie kodeks karny skarbowy rozumie się przez to ustawę z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (tj. Dz. U. z 2016 r., poz ze. zm.), 5. ordynacji podatkowej rozumie się przez to ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U z 2015 r., poz. 613 ze zm.), 6. UM należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Radomiu. 3

4 2. Uwagi ogólne 2.1 Kwestie wstępne Niniejsza procedura reguluje zasady obiegu dokumentów oraz jednolitego prowadzenia ewidencji dla celów podatku od towarów i usług poprzez określenie reguł obowiązujących jednostki organizacyjne Gminy Miasta Radomia w celu rzetelnego, terminowego oraz poprawnego wypełniania obowiązków wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług oraz centralizacji rozliczeń Gminy Miasta Radomia. Procedura określa zasady wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług oraz postępowania wobec otrzymanych faktur dokumentujących zakupy towarów i usług, prowadzenia ewidencji dla celów rozliczania podatku od towarów i usług, wypełniania i składania deklaracji VAT, korygowania deklaracji VAT oraz ewidencji sprzedaży i zakupu, rozliczania zobowiązania podatkowego / nadwyżki podatku naliczonego nad należnym oraz wskazuje zasady dotyczące odpowiedzialności za poszczególne elementy rozliczeń VAT w Gminie Miasta Radomia oraz jej jednostkach organizacyjnych. w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług sporządza zbiorczą deklarację VAT oraz zbiorcze ewidencje sprzedaży i zakupu, które są przygotowywane na podstawie cząstkowych rejestrów / deklaracji VAT jednostek. Za prawidłowość sporządzanych deklaracji jednostek oraz prowadzonych rozliczeń VAT jednostek odpowiedzialne są wyznaczone osoby sprawujące określone w niniejszej procedurze stanowiska. Wykaz stanowisk, których sprawowanie wiąże się z odpowiedzialnością za sporządzanie cząstkowych rejestrów / deklaracji VAT oraz prowadzenie rozliczeń VAT w danej jednostce stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury. Dyrektorzy i kierownicy wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Radomia oraz Urzędu Miejskiego w Radomiu są obowiązani do przestrzegania zasad wskazanych w niniejszej procedurze. 2.2 Archiwizowanie dokumentów Wszystkie archiwizowane dokumenty należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku za dany okres. Przykładowo w przypadku złożenia deklaracji VAT za kwiecień 2016 r. termin zapłaty podatku upłynął 25 maja 2016 r. Licząc od końca roku (a więc 31 grudnia 2016 r.) dokumenty dotyczące deklaracji VAT za kwiecień 2016 r. należy przechowywać do 31 grudnia 2021 r. włącznie. Termin płatności podatku wynikającego z deklaracji składanych za grudzień poszczególnych lat upływa w styczniu następnego roku. W konsekwencji, w przypadku złożenia deklaracji VAT za grudzień 2016 r., termin płatności podatku upłynie 25 stycznia 2017 r. Oznacza to, że licząc od końca roku (a więc 31 grudnia 2017 r.) dokumenty dotyczące deklaracji VAT za grudzień 2016 r. należy przechowywać co najmniej do 31 grudnia 2022 r. W odniesieniu do wydatków inwestycyjnych, dokumenty należy przechowywać przez okres co najmniej 10 lat licząc od początku roku, w którym dana inwestycja została oddana do użytkowania. Powyższe wiąże się z faktem, iż w określonych przypadkach przepisy art. 91 ustawy o VAT przewidują możliwość dokonywania korekty wieloletniej od nabycia środków trwałych przez okres 10 lat. W przypadku wątpliwości co do okresu przechowywania poszczególnych dokumentów, należy każdorazowo dokonać konsultacji z Kierownikiem Biura ds. Ewidencjonowania i Fakturowania nr tel Dodatkowo, każdorazowo przed rozpoczęciem niszczenia dokumentów stanowiących dokumentację księgową dla potrzeb VAT należy potwierdzić takie działanie z Kierownikiem Biura ds. Ewidencjonowania i Fakturowania nr tel

5 3. Wystawianie faktur i ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, inne dokumenty księgowe a) wystawianie faktur Szczegółowe zasady wystawiania faktur oraz elementy, które powinny zawierać faktury zostały wskazane w procedurze rozliczania podatku od towarów i usług Gminy Miasta Radomia. Niniejsza instrukcja określa czynności organizacyjno-techniczne związane z wystawianiem faktur. Wszystkie wystawione i otrzymane faktury należy archiwizować. jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, identyfikowanym poprzez numer NIP Jednostki są obowiązane wystawiać faktury w związku z dokonywaną sprzedażą towarów i usług na rzecz: innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej, podatku o podobnym charakterze (dotyczy podmiotów zagranicznych), osoby prawnej niebędącej podatnikiem, osoby fizycznej będącej nabywcą towaru lub usługi, która zażądała wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej usług dzierżawy / najmu, dostawy mediów, świadczenia usług telekomunikacyjnych (i innych usług wskazanych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT) wystawianie faktur nie jest wymagane przepisami, jednakże zgodnie z podejściem Gminy Miasta Radomia dokumentowanie ww. czynności za pomocą faktur VAT jest konieczne (terminy wystawiania faktur określa procedura rozliczania podatku od towarów i usług). W przypadku, gdy podatnik (jednostka) dokonuje transakcji podlegającej zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 (rozporządzenia Ministra Finansów regulujące zwolnienia inne niż wskazane w ustawie o VAT), nie jest on obowiązany do wystawienia faktury na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej, podatku o podobnym charakterze lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Za wystawianie faktur odpowiada dyrektor / kierownik jednostki. Faktury należy wystawiać w dwóch (lub więcej) egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz pozostaje w dokumentacji jednostki. Wystawione faktury sprzedaży ujmuje się w ewidencji sprzedaży oraz w księgach rachunkowych zgodnie z polityką rachunkowości. Faktury należy numerować począwszy od znaku określający rodzaj dokumentu (F faktura, KF - faktura korygująca). Następnie umieszcza się symbol danej jednostki w formacie ZZZZZZ. Wykaz symboli jednostek stanowi załącznik nr 5 do niniejszej procedury. Następnie umieszcza się nr lub symbol rejestru VAT lub innego oznaczenia w formacie YYY. Następnie umieszcza się kolejny numer faktury w formacie XXXXXX. Końcowo umieszcza się aktualny rok w formacie RR. Wszystkie elementy numeru są obowiązkowe, natomiast ilość znaków dla poszczególnych grup tj. symbolu jednostki, symbolu rejestru i numeru kolejnego pozostaje do dyspozycji jednostki stosownie do jej potrzeb. Numerację należy prowadzić w taki sposób, aby uniknąć sytuacji oznaczenia dwóch faktur takim samym numerem. Przykładowy sposób numeracji faktur: F/ZZZZZZ- YYY/XXXXXX/RR, KF/ZZZZZZ-032/ /17, F/ZZZZZZ-020/ /17. Wystawiając fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług, jako dane sprzedawcy należy wskazać dane Gminy Miasta Radomia, zgodnie z jednym z podanych niżej schematów: a. Schemat 1 5

6 Radom Natomiast jako dane wystawcy należy wskazać dane jednostki: Nazwa jednostki ul. nazwa ulicy kod pocztowy, miejscowość b. Schemat Radom Nazwa jednostki Adres jednostki (ulica, kod pocztowy, miejscowość) Jeżeli ze względów technicznych lub innych nie jest możliwe wystawienie faktury zgodnie z powyższym schematem, (np. z powodu ograniczeń technicznych systemu księgowego, ograniczeniem ilości pól na fakturze), faktura może nie zawierać adresu Gminy Miasta Radomia (tj. ul. Jana Kilińskiego 30, Radom). Wystawiając fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług dokonywaną bezpośrednio przez Gminę Miasta Radomia (za pośrednictwem UM), jako dane sprzedawcy należy wskazać następujące dane: Radom W przypadkach, gdy Prezydent Miasta Radomia reprezentuje Skarb Państwa, fakturę dokumentującą sprzedaż towarów lub usług wystawia, a jako dane sprzedawcy należy wskazać: Skarb Państwa reprezentowany przez Prezydenta Miasta Radomia Radom W każdym z ww. przypadków wystawiona faktura każdorazowo musi zawierać NIP Gminy Miasta Radomia. W przypadku, gdy stwierdzone zostaną nieprawidłowości związane z wystawieniem faktury należy wystawić fakturę korygującą zgodnie z zasadami wskazanymi w procedurze rozliczania podatku od towarów i usług Gminy Miasta Radomia. b) ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących 6

7 W określonych przypadkach jednostki są obowiązane prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (wystawiać paragony) w związku z dokonywaną sprzedażą towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Szczegółowe zasady ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały wskazane w procedurze rozliczania podatku od towarów i usług Gminy Miasta Radomia. Niniejsza instrukcja określa czynności organizacyjno-techniczne związane z ewidencjonowaniem sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (wystawianiem paragonów). Wszystkie wystawione paragony wraz z raportami dobowymi oraz raportami miesięcznymi należy archiwizować. Za prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących odpowiada dyrektor / kierownik jednostki. Miesięczne raporty fiskalne ujmuje się w ewidencji sprzedaży oraz w księgach rachunkowych zgodnie z polityką rachunkowości. W przypadku nabycia nowej kasy rejestrującej, dokonując jej fiskalizacji (jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego) jako dane sprzedawcy należy wskazać dane Gminy Miasta Radomia, tj. w szczególności: Radom Nazwa jednostki organizacyjnej Adres jednostki organizacyjnej Jeżeli ze względów technicznych lub innych nie jest możliwa fiskalizacja kasy zgodnie z powyższym schematem, (np. z powodu ograniczeń technicznych kasy fiskalnej, ograniczeniem ilości pól), przy fiskalizacji należy wskazać dane sprzedawcy zgodnie z poniższym schematem: Nazwa jednostki Adres jednostki (ulica, kod pocztowy, miejscowość) Dokonując fiskalizacji kasy w związku ze sprzedażą towarów i usług dokonywaną bezpośrednio przez Gminę Miasta Radomia (za pośrednictwem UM), jako dane sprzedawcy należy wskazać następujące dane: Radom Wystawiony paragon każdorazowo musi zawierać NIP Gminy Miasta Radomia. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kasy rejestrującej jednostka dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji: 1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego); 2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. W takim przypadku jednostka ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości. 7

8 W przypadku, gdy dana transakcja, powodująca konieczność zaewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej zostanie dodatkowo udokumentowana fakturą, oryginał paragonu powinien zostać dołączony do kopii tej faktury podlegającej zarchiwizowaniu przez daną jednostkę. W takim przypadku nie ma obowiązku generowania kopii paragonu fiskalnego. Jeżeli jednostka organizacyjna na dzień 31 grudnia 2016 r. użytkowała kasę rejestrującą (zafiskalizowaną z podaniem danych tej jednostki) może ona z niej dalej korzystać (bez konieczności dokonywania zmian w pamięci fiskalnej kasy), jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2018 r. c) ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu innych dokumentów księgowych W przypadku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu innych dokumentów księgowych (w szczególności not księgowych) w zakresie danych sprzedawcy należy stosować zasady analogiczne do zawartych powyżej w punkcie a) wystawianie faktur. W przypadku wystawienia noty księgowej, konieczne jest umieszczenie symbolu jednostki zgodnie z załącznikiem nr 5 oraz kolejnego numeru noty księgowej. 4. Faktury zakupowe W przypadku dokonywania przez daną jednostkę nabyć towarów lub usług, na potrzeby wystawienia przez dostawcę faktury dotyczącej zakupu ww. towarów i usług należy wskazać dane Gminy Miasta Radomia, zgodnie z jednym z podanych niżej schematów: a. Schemat Radom Natomiast jako dane odbiorcy należy wskazać dane jednostki: Nazwa jednostki ul. nazwa ulicy kod pocztowy, miejscowość b. Schemat Radom Nazwa jednostki Adres jednostki (ulica, kod pocztowy, miejscowość) Jeżeli ze względów technicznych lub innych nie jest możliwe wystawienie faktury zakupowej zgodnie z powyższym schematem, (np. z powodu ograniczeń technicznych systemu księgowego, ograniczeniem ilości pól na fakturze), faktura może nie zawierać adresu Gminy Miasta Radomia (tj., Radom). W przypadku dokonywania bezpośrednio przez Gminę Miasta Radomia (za pośrednictwem UM) nabyć towarów lub usług, na potrzeby wystawienia przez dostawcę faktury dotyczącej zakupu ww. towarów i usług należy wskazać następujące dane: 8

9 Radom W przypadkach, gdy Prezydent Miasta Radomia reprezentuje Skarb Państwa przy czynnościach nabycia towarów lub usług faktury powinny wskazywać dane nabywcy zgodnie z poniższym schematem: Skarb Państwa reprezentowany przez Prezydenta Miasta Radomia Radom Faktury zakupu otrzymane w formie papierowej należy podstemplować w celu potwierdzenia daty wpływu faktury do jednostki. Otrzymane faktury dotyczące zakupów towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych ujmuje się w ewidencji zakupu oraz w księgach rachunkowych zgodnie z polityką rachunkowości. W odniesieniu do faktur zakupu otrzymanych w formie elektronicznej, konieczne jest gromadzenie danych pozwalających na jednoznaczne określenie momentu otrzymania faktury zakupowej, a tym samym momentu powstania prawa do odliczenia VAT. W przypadku, gdy stwierdzone zostaną nieprawidłowości związane z otrzymaną fakturą zakupu należy wystawić notę korygującą zgodnie z zasadami wskazanymi w procedurze rozliczania podatku od towarów i usług Gminy Miasta Radomia. W przypadku, gdy nie jest możliwe wystawienie noty korygującej, należy poinformować sprzedawcę o konieczności wystawienia faktury korygującej. 5. Ewidencja dla celów rozliczania podatku od towarów i usług 5.1 Zasady dotyczące prowadzenia ewidencji dla celów rozliczania podatku od towarów i usług Jednostki organizacyjne Gminy Miasta Radomia prowadzą ewidencję sprzedaży oraz ewidencję zakupu dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług w oparciu o dokumenty o których mowa w punktach 3 i 4 w celu umożliwienia weryfikacji rozliczeń VAT jednostki przez UM. Za prowadzenie ewidencji w danej jednostce odpowiedzialna jest wyznaczona osoba, wskazana w załączniku nr 1 do niniejszej procedury. Ewidencja prowadzona jest dla poszczególnych okresów rozliczeniowych tj. miesięcznie. Ewidencje muszą być prowadzone terminowo i rzetelnie, tak aby na ich podstawie było możliwe sporządzenie deklaracji cząstkowej jednostki zgodnej z przepisami ustawy o VAT. W zakresie sprzedaży fakturowanej ewidencje muszą zawierać dane dotyczące numerów NIP kontrahentów. Ewidencje powinny zawierać, co najmniej pozycje wskazane w załączniku nr 2 i załączniku nr 3 do niniejszej procedury. Wzory ewidencji sprzedaży i zakupów stanowią załącznik nr 2 oraz załącznik nr 3 do niniejszej procedury. Ewidencje sprzedaży i zakupów prowadzone są w formie elektronicznej z wykorzystaniem programów księgowych dotychczas używanych przez jednostki, jednakże po sporządzeniu deklaracji cząstkowej jednostki należy każdorazowo dokonać wydruku ewidencji sprzedaży i zakupu i dokonać ich archiwizacji wraz z deklaracją cząstkową jednostki. Archiwizowane ewidencje sprzedaży i zakupu należy przechowywać zgodnie z zasadami przedstawionymi w pkt 2. Uwagi ogólne. 9

10 Dodatkowo, jednostki są zobowiązane przygotować uproszczoną ewidencję zawierającą podsumowania poszczególnych rodzajów czynności z podziałem na: sprzedaż z zastosowaniem poszczególnych stawek VAT, zakupy środków trwałych / pozostałe zakupy, wszelkie korekty. Wzór uproszczonej ewidencji stanowi załącznik nr 4 do niniejszej procedury. Osoby wskazane w załączniku nr 1 do niniejszej procedury odpowiadają za prawidłowość sporządzanych ewidencji sprzedaży i zakupu oraz uproszczonych ewidencji sprzedaży i zakupu. Uproszczone cząstkowe ewidencje sprzedaży i zakupu jednostek sporządza się i przesyła drogą elektroniczną do Kierownika Biura ds. Ewidencjonowania i Fakturowania na adres vat@umradom.pl najpóźniej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składana jest deklaracja (przykładowo, w przypadku ewidencji za kwiecień 2016 r. powinna ona zostać przekazana do UM do 15 maja 2016 r.). Uproszczone cząstkowe ewidencje opatrzone podpisem kwalifikowalnym należy przesyłać w formacie Microsoft Excel 97/2000/XP.xls. Nazwę pliku należy wprowadzić w formacie: R RR_MM_ZZZZZ.xls (gdzie ZZZZZ - symbol jednostki zgodnie z załącznikiem nr 5, RR - rok, MM - miesiąc). W przypadku przesyłania korekty uproszczonej cząstkowej ewidencji, nazwę pliku należy rozpocząć od symbolu KR, a następnie wprowadzić resztę nazwy pliku zgodnie z ww. schematem (przykład: KR_ RR_MM_ZZZZZ.xls). O każdym przypadku przewidywanego opóźnienia w przesłaniu cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu jednostek należy poinformować Kierownika Biura ds. Ewidencjonowania i Fakturowania (nr tel ) najpóźniej w terminie 2 dni roboczych przed upływem terminu na przesłanie cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu jednostek wraz ze wskazaniem przyczyn opóźnienia. Przed przesłaniem cząstkowej uproszczonej ewidencji sprzedaży i zakupu jednostki do UM, należy je wydrukować i odpowiednio podstemplować, a osoba do tego wyznaczona powinna podpisać ewidencje sprzedaży i zakupu jednostki. Następnie należy zarchiwizować ewidencje sprzedaży i zakupu jednostki. W oparciu o przesłane cząstkowe, uproszczone ewidencje sprzedaży i zakupu poszczególnych jednostek sporządza się zbiorczą ewidencję sprzedaży i zakupu Gminy Miasta Radomia. Za sporządzenie zbiorczej ewidencji sprzedaży i zakupu odpowiada Kierownik Biura ds. Ewidencjonowania i Fakturowania. Po sporządzeniu zbiorczej ewidencji sprzedaży i zakupu należy je zarchiwizować i przechowywać zgodnie z zasadami przedstawionymi w pkt 2. Uwagi ogólne. 5.2 Zasady dotyczące przekazywania informacji w formacie jednolitego pliku kontrolnego a) przekazywanie ewidencji sprzedaży i zakupu w formacie jednolitego pliku kontrolnego Jednostki organizacyjne są obowiązane, do przekazywania do UM, za pomocą środków komunikacji elektronicznej informacji dotyczących prowadzonej uproszczonej ewidencji sprzedaży i zakupu, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a 2 ordynacji podatkowej za okresy miesięczne w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Na podstawie otrzymanych od jednostek danych, UM przygotowuje zbiorczą ewidencję sprzedaży i zakupu w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a 2 ordynacji podatkowej, a następnie przesyła je do właściwego organu podatkowego na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a 3 w zw. z art. 82 ust. 1b ordynacji podatkowej za okresy miesięczne w terminie 10

11 do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy. b) przekazywanie danych w formacie jednolitego pliku kontrolnego na żądanie organu podatkowego W przypadku, gdy organ podatkowy zażąda przekazania całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a 2 ordynacji podatkowej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą, jednostka organizacyjna przekazuje odpowiednie dane do UM w terminie uzgodnionym z UM. Jednostka organizacyjna musi posiadać oprogramowanie umożliwiające w każdej chwili wygenerowanie informacji w określonym powyżej schemacie jednolitego pliku kontrolnego (zgodnie z wymogami art. 193a 2 ordynacji podatkowej) w zakresie wszystkich struktur jednolitego pliku kontrolnego występujących w danej jednostce. UM przekazuje następnie otrzymane dane do właściwego organu podatkowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a 2 ordynacji podatkowej. 6. Deklaracje VAT Na podstawie ewidencji sprzedaży i zakupu za dany okres rozliczeniowy sporządza się cząstkową deklarację VAT jednostki. Kwot wprowadzanych do cząstkowej deklaracji VAT jednostek nie zaokrągla się do pełnych złotych (zaokrąglenie zgodnie z zasadami zawartymi w ordynacji podatkowej jest dokonywane dopiero na etapie sporządzania zbiorczej deklaracji VAT Gminy Miasta Radomia). Cząstkowe deklaracje VAT jednostek sporządza się i przesyła za pośrednictwem poczty elektronicznej do UM na adres vat@umradom.pl wraz z uproszczoną ewidencją zakupu i sprzedaży, tj. najpóźniej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu za który składana jest deklaracja (przykładowo, w przypadku ewidencji za kwiecień 2016 r. powinna ona zostać przekazana do UM do 15 maja 2016 r.). Cząstkowe deklaracje VAT opatrzone podpisem kwalifikowalnym należy przesyłać w formacie.xml. Nazwę pliku należy wprowadzić w formacie: D_RR_MM_ZZZZZ.xml (gdzie ZZZZZ - symbol jednostki zgodnie z załącznikiem nr 5, RR - rok, MM - miesiąc). W przypadku przesyłania korekty cząstkowej deklaracji VAT, nazwę pliku należy rozpocząć od symbolu KD, a następnie wprowadzić resztę nazwy pliku zgodnie z ww. schematem (przykład: KD_ RR_MM_ZZZZZ.xml). O każdym przypadku przewidywanego opóźnienia w przesłaniu cząstkowej deklaracji VAT należy poinformować Kierownika Biura ds. Ewidencjonowania i Fakturowania (nr tel ) najpóźniej w terminie 2 dni roboczych przed upływem terminu na przesłanie cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu jednostek wraz ze wskazaniem przyczyn opóźnienia. Jeżeli w jednostce organizacyjnej wystąpi sprzedaż, z tytułu której wymagane jest złożenie deklaracji VAT-27 (por. procedura rozliczania podatku od towarów i usług Gminy Miasta Radomia), jednostka powinna przesłać wypełnioną deklarację VAT-27 do UM wraz z uproszczoną ewidencją zakupu i sprzedaży, tj. najpóźniej w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu za który składana jest deklaracja (przykładowo, w przypadku ewidencji za kwiecień 2016 r. powinna ona zostać przekazana do UM do 15 maja 2016 r.). Deklarację VAT-27 opatrzone podpisem kwalifikowalnym należy przesyłać w formacie.xml. Nazwę pliku należy wprowadzić w formacie: V27_ RR_MM_ZZZZZ.xml (gdzie ZZZZZ - symbol jednostki zgodnie z załącznikiem nr 5, RR - rok, MM - miesiąc). W przypadku przesyłania korekty deklaracji VAT-27, nazwę pliku należy rozpocząć od symbolu KV27, a następnie wprowadzić resztę nazwy pliku zgodnie z ww. schematem (przykład: KV27_ RR_MM_ZZZZZ.xml). 11

12 W przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym nie dokonano sprzedaży opodatkowanej oraz nie dokonano nabyć podlegających odliczeniu, sporządza się cząstkową deklarację VAT zerową jednostki. Taka deklaracja również powinna zostać przesłana do UM ww. terminie. Przed przesłaniem cząstkowej deklaracji VAT jednostki do UM, należy ją wydrukować i odpowiednio podstemplować, a osoba do tego wyznaczona powinna podpisać deklarację VAT jednostki. Następnie należy zarchiwizować cząstkową deklarację VAT jednostki. *** Przesłane uproszczone rejestry sprzedaży i zakupu jednostek, cząstkowe deklaracje VAT lub jednolite pliki kontrolne, o których mowa w punkcie 5.2 niniejszej procedury są podstawą do sporządzenia zbiorczej deklaracji VAT Gminy Miasta Radomia. Przed sporządzeniem zbiorczej deklaracji VAT następuje weryfikacja i kontrola przesłanych danych wynikających z uproszczonej ewidencji w stosunku do danych wynikających z deklaracji cząstkowej pod względem terminowości i prawidłowości matematycznej. Za sporządzenie zbiorczej deklaracji VAT odpowiada Kierownik Biura ds. Ewidencjonowania i Fakturowania. Zbiorczą deklarację VAT Gminy Miasta Radomia sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz podpisany przez Skarbnika Gminy Miasta Radomia lub inną osobę do tego upoważnioną składa się do Pierwszego Urzędu Skarbowego w Radomiu, natomiast drugi egzemplarz należy zarchiwizować i przechowywać zgodnie z zasadami przedstawionymi w pkt 2. Uwagi ogólne. 7. Rozliczenie zobowiązania podatkowego / nadwyżki podatku naliczonego nad należnym 7.1 Pozycja wynikająca z cząstkowych deklaracji VAT jednostek a) Jednostka wykazuje w cząstkowej deklaracji pozycję do zapłaty (nadwyżka VAT należnego nad VAT naliczonym) W przypadku, jeżeli w danym okresie rozliczeniowym z cząstkowej deklaracji VAT jednostki wynika kwota zobowiązania podatkowego, jednostka jest obowiązana przekazać środki pieniężne w odpowiedniej wysokości celem uregulowania zobowiązania VAT wykazanego w deklaracji cząstkowej jednostki na konto UM - numer rachunku bankowego: , najpóźniej do 18 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składana jest deklaracja. b) Jednostka wykazuje w cząstkowej deklaracji VAT pozycję do zwrotu (nadwyżka VAT naliczonego nad VAT należnym) W przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym z cząstkowej deklaracji VAT jednostki wynika kwota nadwyżki VAT naliczonego nad VAT należnym i ww. kwota jest odzyskiwana przez Gminę Miasta Radomia w drodze wniosku o zwrot VAT wynikający ze scentralizowanej deklaracji VAT (przypadek, o którym mowa w pkt 7.2 lit. b) poniżej), UM dokonuje zwrotu ww. nadwyżki na rachunek bankowy jednostki w ciągu 10 dni roboczych od jej otrzymania z Urzędu Skarbowego. W przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym z cząstkowej deklaracji VAT jednostki wynika kwota nadwyżki VAT naliczonego nad VAT należnym i ww. kwota jest w całości lub w części odzyskiwana przez Gminę Miasta Radomia w drodze potrącenia z zobowiązaniami VAT wynikającymi z cząstkowych deklaracji VAT innych centralizowanych jednostek, w szczególności w sytuacji, kiedy w scentralizowanej deklaracji VAT wykaże kwotę do zapłaty (przypadek opisany w pkt. 7.2 lit. a), jak również, kiedy ww. kwota jest odzyskiwana przez Gminę Miasta Radomia w drodze potrącenia z przyszłymi zobowiązaniami, kiedy w scentralizowanej deklaracji VAT wykazana zostanie kwota do przeniesienia (przypadek opisany w pkt. 7.2 lit. c), UM 12

13 dokona zwrotu ww. nadwyżki na rachunek bankowy jednostki w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia scentralizowanej deklaracji VAT. 7.2 Pozycja wynikająca ze scentralizowanej deklaracji VAT Gminy Miasta Radom a) Kwota do zapłaty W przypadku, gdy ostateczna kwota wynikająca ze zbiorczej deklaracji VAT stanowi zobowiązanie podatkowe, zapłaty ww. kwoty zobowiązania Gminy Miasta Radomia dokonuje UM. Kwota podatku do zapłaty wynikająca ze zbiorczej deklaracji VAT Gminy Miasta Radomia jest przekazywana przelewem na rachunek bankowy Pierwszego Urzędu Skarbowego w Radomiu, tj. na następujący rachunek: b) Kwota do zwrotu W przypadku, jeśli w danym okresie rozliczeniowym, w wyniku złożenia zbiorczej deklaracji VAT przez Gminę Miasta Radomia powstanie nadwyżka podatku naliczonego nad podatkiem należnym, jej zwrot dokonywany jest przez Urząd Skarbowy w całości na rachunek bankowy Gminy Miasta Radomia. W tym zakresie przygotowuje odpowiedni wniosek o zwrot VAT, który jest podpisywany przez Skarbnika Gminy Miasta Radomia. c) Kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy W przypadku, jeśli w danym okresie rozliczeniowym, w wyniku złożenia zbiorczej deklaracji VAT przez Gminę Miasta Radomia powstanie nadwyżka podatku naliczonego nad podatkiem należnym, możliwe jest także, aby została ona przeniesiona na następny okres rozliczeniowy (w całości lub części). Decyzja w zakresie rozdysponowania kwotą nadwyżki podatku naliczonego nad należnym jest podejmowana przez Skarbnika Gminy Miasta Radomia. 8. Korekty deklaracji VAT oraz ewidencji sprzedaży i zakupu Jeżeli stwierdzono nieprawidłowości w przesłanych cząstkowych deklaracjach VAT jednostki lub cząstkowej ewidencji sprzedaży i zakupu jednostki należy dokonać ich korekty, a następnie procedować zgodnie z zasadami przedstawionymi powyżej. Jeżeli nieprawidłowości w przesłanych cząstkowych deklaracjach VAT jednostki lub cząstkowej ewidencji sprzedaży i zakupu jednostki stwierdzono przed terminem na złożenie deklaracji VAT (zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani składać deklaracje VAT w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu za który składa się deklarację), należy niezwłocznie przesłać do UM skorygowaną cząstkową deklarację VAT oraz cząstkową ewidencję sprzedaży i zakupu, a następnie skontaktować się z UM w celu ustalenia dalszego toku postępowania. Jeżeli ze skorygowanej deklaracji VAT jednostek wynika większa kwota VAT do zapłaty do Urzędu Skarbowego niż z pierwotnej cząstkowej deklaracji VAT jednostki, należy przesłać do UM skorygowaną cząstkową deklarację VAT jednostki, a następnie skontaktować się z UM w celu ustalenia daty złożenia korekty deklaracji. Po ustaleniu daty złożenia korekty deklaracji (jeśli korekta zwiększająca zobowiązanie na poziomie jednostki zostanie stwierdzona po złożeniu rozliczenia) i ustaleniach z UM, jednostka jest zobligowana obliczyć kwotę odsetek od powstałej zaległości podatkowej na dzień złożenia korekty zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej, a następnie jest zobowiązana niezwłocznie przekazać środki pieniężne celem uregulowania zaległości podatkowej wraz z odsetkami w odpowiedniej wysokości na konto UM - numer rachunku bankowego: *** 13

14 Regulacje zawarte w niniejszej procedurze są obligatoryjnie uwzględniane w polityce rachunkowości jednostek oraz Urzędu Miejskiego w Radomiu. 14

15 Załącznik nr 1 - wykaz stanowisk, których sprawowanie wiąże się z odpowiedzialnością za sporządzanie deklaracji oraz prowadzenie rozliczeń VAT 15

16 Załącznik nr 2 wzór ewidencji sprzedaży VAT 16

17 Załącznik nr 3 wzór ewidencji zakupu VAT 17

18 Załącznik nr 4 wzór uproszczonej ewidencji VAT 18

19 Załącznik nr 5 wykaz symboli jednostek 19