Poradnik dla bibliotek uczestniczących w Programie Rozwoju Bibliotek

Transkrypt

1 Jak tanio drukować? Poradnik dla bibliotek uczestniczących w Programie Rozwoju Bibliotek Wstęp Drukowanie to nieodzowny element pracy z komputerem. Jest to często kluczowy proces, wieńczący naszą wielogodzinną pracę nad tekstem lub grafiką. Innym razem jest tylko etapem, pozwala zorientować się w rozkładzie tekstu i grafiki lub po prostu przeczytać fragmenty. Wiele osób woli przeglądać dokumenty lub nawet maile na papierze niż czytać je na ekranie komputera. To siła przyzwyczajenia, z którą konkuruje moda na ekologię. Niestety, drukowanie jest drogie. Należy wiedzieć o tym, że koszty wydruków po kilku latach użytkowania urządzenia drukującego mogą znacznie przewyższyć koszt jego zakupu. Istotny wpływ na koszty eksploatacji urządzeń drukujących ma sposób ich użytkowania. Z tego poradnika dowiesz się: 1. jakie są koszty wydruków w przypadku typowych urządzeń wielofunkcyjnych, 2. w jaki sposób należy ich używać, aby ograniczyć koszty ich eksploatacji. Koszty wydruków można zredukować, należy jednak pamiętać o dwóch zasadach: świadomym użytkowaniu urządzeń drukujących, odpowiednim wyborze urządzenia, dostosowanym do potrzeb i możliwości biblioteki.

2 Rozsądne i świadome użytkowanie urządzeń drukujących Aby istotnie obniżyć koszty drukowania, należy kierować się poniższymi wskazówkami. 1. Zawsze korzystaj z opcji podglądu przed wydrukowaniem Korzystając z podglądu drukowanych dokumentów przed wysłaniem do drukarki, sprawdź: Czy wszystkie strony powinny znaleźć się na wydruku? Usuń te niepotrzebne! Czy grafika zawarta na stronach jest potrzebna? Usuń niepotrzebną! Czy możesz ten dokument wydrukować w odcieniach szarości zamiast w kolorze? Czy potrzebujesz dokumentu w formie papierowej? Wydrukuj go do pliku PDF! 2. Nie drukuj wszystkiego Postaraj się zapisywać, udostępniać i przesyłać dokumenty w formie elektronicznej zamiast je drukować. Wystarczy darmowa drukarka plików, np. PDFCreator, CutePDF Writer, dopdf lub podobna aplikacja, która zapisze dokumenty w pliku PDF. Taki dokument można przenieść pomiędzy komputerami, wysłać pocztą elektroniczną, odczytać za pomocą czytników elektronicznych czy tabletów. 3. Drukuj tylko potrzebne fragmenty Nie trzeba drukować całej witryny WWW z grafiką, ikonami i reklamami, aby zabrać ze sobą ciekawy artykuł lub fragment instrukcji. Wystarczy skopiować

3 tekst do notatnika systemowego (notepad.exe lub do innego, dowolnego edytora tekstu) i stamtąd wydrukować interesujący nas fragment. 4. Drukuj wiele stron na jednej kartce papieru Posiadanie wszystkich roboczych notatek na jednej kartce papieru ma wiele zalet. Jedną z nich jest właśnie oszczędność toneru / tuszu. Dlatego warto rozważyć ustawienie domyślnie drukowania 2 stron na jednej kartce. 5. Drukuj dwustronnie Drukując na obu stronach zużywasz dwa razy mniej papieru. Twoje dokumenty mają mniejszą objętość, są lżejsze i poręczniejsze. Ze względu na niewielkie różnice w szybkości drukowania w porównaniu z drukiem jednostronnym, druk dwustronny jest szczególnie zalecany w przypadku korzystania z urządzeń laserowych. 6. Ustaw domyślnie roboczą jakość wydruku Ustawienie tzw. jakości roboczej wydruku (niższa jakość wydruku, wystarczająca jednak w większości przypadków) pozwoli na szybkie i oszczędne drukowanie przy zachowaniu wyrazistości tekstu. Szczególnie polecamy dla materiałów roboczych. 7. Ustaw domyślnie wydruk czarno-biały <Marcin, proszę uzupełnij ten akapit oraz przenieś powyższy i ten akapit na sam początek powinny być numerami 1 i 2. Moim zdaniem ten akapit powinien zastąpić poniższy o druku zdjęć i grafiki w szarościach, bo to wydaje mi się zbyt zaawansowane dla bibliotek> 8. Zdjęcia i grafiki drukuj w szarościach Warto ustawić drukarkę kolorową, aby grafikę drukowała domyślnie w odcieniach szarości. Być może unikniesz w ten sposób przypadkowego drukowania w kolorze materiałów, które mają charakter roboczy, albo zwyczajnie nie muszą być kolorowe. 9. Użyj sprawdzonych zamienników Istnieje możliwość obniżenia kosztów wydruków poprzez zastosowanie nieoryginalnych tuszy lub tonerów, tzw. zamienników. Niestety, ich jakość bywa różna. Dodatkowo, stosowanie nieoryginalnych tuszy lub tonerów grozi utratą gwarancji producenta urządzenia. Jednak istotna różnica w cenie pomiędzy oryginałami a zamiennikami powoduje, że te drugie są dość często wykorzystywane. Przy zakupie zamienników warto zwrócić uwagę na opinie wcześniejszych użytkowników odnośnie jakości.

4 10. Używaj czcionki Century Gothic Czcionka Century Gothic zużywa najmniej tuszu / toneru spośród 10 najczęściej wykorzystywanych czcionek. Używanie jej pozwala zaoszczędzić do 30% kosztów związanych z drukowaniem tekstów. Przy tym jest elegancka i wyraźna. Uświadomienie użytkowników Po uświadomieniu sobie, że drukowanie nie musi być drogie oraz poznaniu metod oszczędzania, czas na uświadomienie otoczenia. Należy podjąć takie działania, dzięki którym użytkownicy odwiedzający bibliotekę, chcący skorzystać z urządzeń drukujących, będą znali opisane powyżej wskazówki i będą ich przestrzegali. Jak spowodować, żeby użytkownicy odwiedzający bibliotekę oszczędzali toner/tusz? 1. Pobieraj opłaty 2. Uświadamiaj i informuj o zasadach 3. Promuj modę na ekologię 4. Kontroluj uprawnienia 1. Pobieraj opłaty Możliwe i zalecane jest pobieranie opłat za drukowanie w takiej wysokości, która będzie pokrywać koszt eksploatacji urządzeń drukujących i papieru, ponieważ opłata jest jednocześnie informacją, że ta usługa kosztuje oraz zachętą do racjonalnego z niej korzystania. 2. Uświadamiaj i informuj o zasadach Dobrym sposobem może okazać się umieszczenie listy zasad i ustawień drukarek np. na pulpicie komputera, obok monitora lub w okolicy urządzenia drukującego. Komunikaty muszą być widoczne i czytelne. Ważne aby było oczywiste, że w tej bibliotece dbasz o koszt wydruku i go kontrolujesz. Przykłady komunikatów: UWAGA! Domyślne ustawienia drukowania - drukowanie 2 stron na jednej kartce,

5 - drukowanie w jakości roboczej. UWAGA! Zawsze korzystaj z opcji Plik Drukuj i: - Sprawdź w podglądzie co drukujesz - Usuń z wydruku niepotrzebne strony! - Usuń z wydruku niepotrzebną grafikę! - Rozważ drukowanie do pliku PDF! 3. Promuj modę na ekologię Komunikuj, że tanie drukowanie, to też oszczędność papieru, w konsekwencji lasów, itd. Np. przyklej na urządzenia drukujące i na komputery napisy promujące modę na ekologię: Czytaj, wysyłaj i przechowuj dokumenty w formie cyfrowej Zapisuj notatki w cyfrowym notatniku Chroń lasy drukuj dwustronnie Century Gothic ekologiczna czcionka 4. Kontroluj uprawnienia Nie pozwalaj na swobodne drukowanie. Kontroluj wydruki. Dostęp do konta w komputerze z możliwością ominięcia oszczędnych ustawień domyślnych powinien posiadać tylko bibliotekarz.

6 Umieść informację w pobliżu urządzeń drukujących: UWAGA! Poproś bibliotekarza, jeżeli potrzebujesz wydruków o wysokiej jakości. Biblioteki uczestniczące w I rundzie PRB: zalecany kontakt z informatykiem. Biblioteki uczestniczące w II rundzie PRB: zalecany kontakt z informatykiem lub skorzystanie ze wsparcia technicznego firmy Talex.

7 Wybór odpowiedniego urządzenia Kluczowym czynnikiem wpływającym na koszt wydruku jest wybór odpowiedniego urządzenia dostosowanego do potrzeb i możliwości biblioteki. Urządzenia drukujące dostarczone przez Fundację Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego w ramach Programu Rozwoju Bibliotek zostały wybrane w taki sposób, aby zapewnić optymalną dla większości bibliotek relację możliwości oferowanych przez urządzenia drukujące do ich kosztów eksploatacji. Koszty wydruku były jednym z ważnych kryteriów oceny ofert, a urządzenie wielofunkcyjne atramentowe HP OfficeJet Pro 8500 (obecna wersja to 8600) dostarczone do bibliotek w ramach Programu Rozwoju Bibliotek otrzymało wiele nagród, m.in. prestiżowe wyróżnienie Power Chip Tip za jakość i koszt wydruków. Urządzenie wielofunkcyjne HP Officejet Pro 8500 W przypadku planowania zakupów nowych urządzeń drukujących zachęcamy do zapoznania się z poradnikiem pt.: Jak wybrać sprzęt komputerowy dla użytkowników biblioteki?, dostępny pod adresem: Można w nim znaleźć porady, które pomogą wybrać odpowiednie urządzenie dostosowane do potrzeb Twojej biblioteki, dowiedzieć się ile kosztuje urządzenie oraz z jakimi kosztami należy się liczyć. Koszty zakupu i koszty eksploatacji urządzeń drukujących Kontrola kosztów wydruku to dość złożony temat. Poniżej podajemy kilka podstawowych informacji, które przybliżą problem. W ramach danej klasy urządzeń drukujących (laserowe czarno-białe, laserowe kolorowe, atramentowe kolorowe) istnieje generalna zasada, która mówi, że im droższe urządzenie tym niższe koszty wydruków. Nie zawsze jednak jest to prawdą, nie jest to też jedyne kryterium, którym powinno się kierować. Wydruki czarno-białe są zdecydowanie tańsze od kolorowych. Szczególnie przemyślany powinien być zakup urządzeń laserowych kolorowych, ponieważ komplet tonerów, który wystarcza do wydrukowania około 3 tys. stron może kosztować nawet 2 tys. zł. Nie są to jednak jedyne koszty. Dodatkowym drogim elementem eksploatacyjnym większości drukarek laserowych jest bęben światłoczuły. Wymianę tego elementu określa specyfikacja urządzenia, jednak średnio jest to co 2 lub 3 wymiany tonerów. Przybliżony koszt bębna to 500 zł.

8 Rys. Przykładowe koszty wydruków dla różnych typów drukarek wielofunkcyjnych Instrukcje z opisami: Jak usunąć niepotrzebne strony przy drukowaniu roboczym? Jak usunąć zbędną grafikę przy drukowaniu roboczym? Jak ustawić niską jakość druku roboczego? Jak tworzyć elektroniczne dokumenty zamiast papierowych drukowanie do PDF? Jak obliczyć koszty eksploatacji, aby pobierać opłaty za drukowanie?

9 Szybkie i ekonomiczne drukowanie, czyli jak zmienić domyślne ustawienia drukowania? W menu start przejdź do okna Urządzenia i drukarki,

10 po czym prawym klawiszem myszy kliknij na odpowiednią drukarkę i w rozwiniętym menu wybierz Preferencje drukowania:

11 W oknie preferencji drukowania możesz wybrać jeden z gotowych szablonów ustawień drukowania lub stworzyć własny. Zalecamy utworzyć własny szablon z następującymi ustawieniami drukowania: Jakość druku: Robocza Drukowanie na obu stronach: Automatycznie

12 Zakładka Funkcje Opcje kolorów -- Druk w skali szarości: wysoka jakość Pamiętaj aby po zmianach wybrać przycisk OK lub Zastosuj. Jak ustawić niską jakość druku roboczego? (sposób II) Dostarczane do bibliotek komputery posiadają konfigurację, pozwalającą na łatwy wybór drukowania w roboczej lub pełnej jakości. Należy wybrać odpowiednio drukarkę opisaną szkic lub normal. Odpowiednia zmiana jakości drukowania dla dowolnej drukarki też nie jest trudna. Należy przejść do menu Start Urządzenia i drukarki.

13 Prawym klawiszem na drukarce wybrać Preferencje drukowania i wybrać klawisz Zaawansowane. W tym miejscu, w gałęzi Możliwości drukarki można decydować o jakości drukowania, przełączając odpowiednie opcje.

14

15 Świadome oszczędzanie. Ikona szybkiego drukowania vs. Menu Plik Drukuj. Większość programów opcje drukowania posiada w menu Plik. Należy zawsze wybierać tą drogę zamiast przyciskać ikonę szybkiego drukowania dostępną zazwyczaj na pasku narzędziowym. Drukowanie przez menu Plik pozwoli na podgląd i świadome przełączanie funkcji związanych z drukowaniem, podczas gdy wciśnięcie ikony szybkiego drukowania nie daje żadnej kontroli nad wydrukiem. <Marcin, prośba o ilustracje pokazujące co to jest szybkie drukowanie, co to jest menu Plik Drukuj oraz czym się różnią> Szybkie drukowanie po kliknięciu na ikonkę od razu rozpoczyna się wydruk z użyciem domyślnych, często nieefektywnych kosztowo ustawień druku Menu Plik -> Drukuj po wejściu w menu plik i wybraniu Drukuj istnieje możliwość wybrania wielu opcji druku, m.in. jakości druku i wydruku w czerni lub kolorze, co ma największy wpływ na koszty wydruków (po wejściu w opcję Właściwości drukarki )

16 Jak usunąć niepotrzebne strony przy drukowaniu roboczym? Poprzez wybranie zakresu drukowanych stron w sekcji Plik -- Drukuj Ustawienia Drukuj zakres niestandardowy. W polu Strony można wpisać numery stron i/lub zakresy stron oddzielone przecinkami, np.: 2-4, 10 oznacza, że zostaną wydrukowane strony: od 2 do 4 i 10 (czyli 4 strony). Więcej informacji i przykłady pojawią się po najechaniu kursorem myszy na ikonkę pomocy (i). Jak usunąć zbędną grafikę przy drukowaniu roboczym? Jeżeli potrzebujesz wydrukować fragmenty stron WWW, nie wybieraj automatycznie opcji drukuj, tylko zaznacz interesujący Cię tekst kursorem, skopiuj klawiszami Ctrl+c i wklej do notatnika lub Word a wciskając Ctrl+v. Podobnie można zrobić z fragmentami dokumentu zapisanego w formie PDF. Dopiero w tym momencie drukuj pozbierane fragmenty tekstu. Jeżeli potrzebujesz drukować roboczo duże dokumenty z pominięciem grafiki, to sięgnij po narzędzia, np. GreenPrint (program w języku angielskim, istnieje wersja darmowa, prosta instalacja; zapytaj informatyka). Wówczas w bardzo prosty sposób pominiesz grafikę,

17 zbędne strony lub zmienisz kolor w odcienie szarości, nawet w wielostronicowych dokumentach. Jak tworzyć elektroniczne dokumenty zamiast papierowych drukowanie do PDF? Aby utworzyć plik pdf, zamiast drukować na papier, należy wybrać odpowiednią wirtualną drukarkę z listy dostępnych, w tym przypadku drukarkę o nazwie PDFCreator. Dalsze drukowanie polega na wybraniu lokalizacji zapisania pliku pdf na dysku. Należy wybrać przycisk Zapisz, a w kolejnym oknie nazwę pliku i lokalizację zapisu.

18 Jak obliczyć koszty eksploatacji, aby pobierać opłaty za drukowanie? W sposób uproszczony, biorąc pod uwagę tylko zużyty toner/tusz, koszt wydruków można obliczyć według wzoru podanego poniżej. Koszt wydruków obliczony w ten sposób nie obejmuje wszystkich kosztów eksploatacji urządzeń drukujących, jednak w większości przypadków powinien stanowić dobre i wygodne przybliżenie do zastosowania w codziennej praktyce. Koszt wydrukowania jednej strony urządzeniem HP OfficeJet 8500 to suma 3 kosztów: - zużytego toneru (0,04 zł koszt strony cz/b, 0,20 zł koszt strony kolorowej) - zużytego papieru (0,02 zł koszt kartki A4) - zużytego prądu (0,03 zł dziennie)