Wskazówki metodyczne dotyczące zasad opracowania dokumentów wizyjnych w archiwach państwowych. I. Założenia ogólne

Transkrypt

1 Wskazówki metodyczne dotyczące zasad opracowania dokumentów wizyjnych w archiwach państwowych I. Założenia ogólne 1. Wskazówki określające zasady opracowania dokumentów wizyjnych w archiwach państwowych, mają zastosowanie do: 1) zespołów archiwalnych złożonych wyłącznie z dokumentów wizyjnych, 2) zbiorów (kolekcji) złożonych wyłącznie z dokumentów wizyjnych o różnej proweniencji, gromadzonych przez instytucje, osoby prywatne lub archiwum, 3) dokumentów wizyjnych wchodzących w skład zespołów (zbiorów) archiwalnych (aktowych). 2. Pod pojęciem dokumentu wizyjnego należy rozumieć każdy zapis ruchomego obrazu lub ruchomego obrazu z towarzyszącym dźwiękiem. 3. Definicje podstawowych pojęć znajdują się w załączniku do niniejszych wskazówek. 4. Egzemplarzem archiwalnym jest: 1) dla dokumentów wizyjnych zapisanych na taśmie filmowej oraz nośnikach do magnetycznego zapisu analogowego nośnik/komplet nośników z pierwotnym zapisem dokumentu w jego skończonej postaci nadanej przez twórcę. 2) dla dokumentów wizyjnych zapisanych na nośnikach do zapisu cyfrowego - dokument elektroniczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006r Nr 12 poz. 65 i Nr 73, poz.501) w jego skończonej postaci nadanej przez twórcę 3) W wyjątkowych przypadkach egzemplarzem archiwalnym mogą być również materiały robocze, jeżeli zawierają ważne treści niezawarte w skończonej postaci dokumentu, 5.1. Jeżeli nie zachował się nośnik z pierwotnym zapisem lub niezmieniony w stosunku do pierwotnego zapisu dokument elektroniczny, wówczas egzemplarzem archiwalnym jest wskazana kopia, uznana zastępczo za wzorcową (równoważnik oryginału). 5.2 Równoważnik oryginału powinien być wykonany w sposób umożliwiający uzyskanie zapisu o jakości możliwie najbardziej zbliżonej do zapisu pierwotnego Równoważnik oryginału wykonuje się, jeżeli istnieje niebezpieczeństwo utraty zapisu ze względu na degradację nośnika lub niemożność odtworzenia zapisu na skutek starzenia się nośników danych lub technologii służącej do ich odczytu. 6. Przedmiotem opracowania jest każdy dokument wizyjny wchodzący w skład zasobu archiwalnego. II. Opracowanie zespołu (zbioru) dokumentów wizyjnych 7. Jeżeli archiwum państwowe przejęło zespół (zbiór) całkowicie uporządkowany wraz z pomocami ewidencyjnymi, pozostawia się go w dotychczasowym układzie, o ile nie budzi on zastrzeżeń. W przypadku, gdy nie zachodzi potrzeba dokonania zmian, przeprowadza się jedynie skontrum zespołu (zbioru) i wprowadza się do ewidencji archiwum, sporządzając pomoce ewidencyjne wymagane przez obowiązujące przepisy archiwalne. 1

2 8. Jeżeli archiwum państwowe przejęło częściowo uporządkowany zespół (zbiór), to zachowuje się dawny lub nadaje nowy układ dla całości, w zależności od stopnia i jakości pierwotnego uporządkowania. 9. Jeżeli archiwum państwowe przejęło materiały nieuporządkowane (tzw. rozsyp) lub tworzy samodzielny zbiór materiałów różnego pochodzenia to postępuje zgodnie z zasadami określonymi w niniejszych wskazówkach dla opracowania zespołu (zbioru) 10. Opracowanie zespołu (zbioru) obejmuje następujące czynności: 1) rozpoznanie przynależności zespołowej, 2) porządkowanie wstępne, 3) przegląd zawartości nośników na stanowiskach technicznych i ich selekcja, 4) inwentaryzację (ewidencję), 5) indeksowanie. 11. Przynależność zespołową ustala się w oparciu o analizę wszelkich oznaczeń pochodzących od twórcy zespołu (zbioru), np. przekazów zawartych bezpośrednio w zapisach wizyjnych, na opakowaniach, w dokumentach towarzyszących (metryczki, karty przeglądu technicznego itp.). W razie wątpliwości należy posiłkować się informacjami ustalonymi na podstawie innych źródeł. 12. Porządkowanie wstępne obejmuje: 1) rozpoznanie zawartości i stanu uporządkowania zespołu (zbioru), 2) sprawdzenie stanu zachowania (kompletności) zespołu (zbioru) w przypadku istnienia jakichkolwiek pomocy ewidencyjnych, 3) rozpoznanie stanu technicznego nośników dokumentów wizyjnych, wyłączenie egzemplarzy zakażonych biologicznie (na okres konserwacji) oraz ewentualne przepakowanie w nowe opakowania, 4) kompletowanie nośników, na których zapisane są te same dokumenty wizyjne, 5) rozpoznanie typów nośników i wskazanie oryginałów lub równoważników oryginałów, 6)opatrzenie opakowań znakiem własnościowym archiwum państwowego, sporządzenie brakujących metryczek/kart nagrania 7) przeprowadzenie kwerendy mającej na celu zebranie informacji przydatnych w dalszym opracowaniu zespołu (zbioru), 13. Rozpoznanym w trakcie kompletowania nośników dokumentom wizyjnym o tej samej treści nadaje się jednolity identyfikator niezależny od ilości i rodzajów nośników, na których treść ta jest zapisana. 14. W trakcie przeglądu dokumentów wizyjnych na stanowiskach technicznych przeprowadza się z dużą ostrożnością selekcję. Selekcji mogą podlegać dokumenty wizyjne: 1). których treść nie ma wartości dokumentalnej, 2). które są kopiami materiałów archiwalnych przechowywanych w innych archiwach i ich przechowywanie uzna się za niecelowe. Wykaz przeznaczonych do wybrakowania z zespołu (zbioru) zapisów należy w formie spisu przedstawić do zatwierdzenia komisji właściwej do archiwalnej oceny dokumentacji. 2

3 14. Na podstawie ekspertyzy konserwatorskiej brakowaniu mogą podlegać także dokumenty wizyjne, które stały się nieczytelne wskutek zniszczenia w stopniu uniemożliwiającym ich rekonstrukcję. 15. Ewidencję prowadzi się w systemie informatycznym. System informatyczny powinien zapewniać możliwości zapisu i przeszukiwania według elementów wymienionych w pkt 18, a także przyporządkowanie każdego tematu/tytułu do nazwy archiwum państwowego oraz nazwy zespołu (zbioru) archiwalnego. 16. Ewidencji podlega zarówno zapis, jak i nośnik. Numery ewidencyjne w postaci: 1) sygnatury nadaje się nośnikom; 2) identyfikatora nadaje się zapisowi dokumentu wizyjnego zgodnie z pkt 17. Jednostkami podlegającymi opracowaniu są dokumenty wizyjne o nadanym identyfikatorze (pkt 16.2) takie jak 1) pojedyncze samodzielnie występujące materiały stanowiące odrębną całość znaczeniową odnoszące się do określonego wydarzenia lub osoby, 2) zbiory samodzielnych materiałów stanowiących odrębną całość znaczeniową, zestawione według określonych kryteriów i opatrzonych wspólnym tytułem, stanowiących wraz z komentarzem np. kronikę, magazyn, 3) jednolite dzieło filmowe, objęte jednym tytułem nadanym przez twórcę. W przypadku opisanym w ust 17.2) możliwe jest również opracowanie osobno każdego tematu wchodzącego w skład kroniki, magazynu, dziennika. 18. Opis jednostki opracowania powinien on zawierać następujące dane: 1) przyporządkowane do jednolitego identyfikatora: a) tytuł oryginalny lub w razie jego braku tytuł nadany przez archiwistę, b) jednolity identyfikator c) gatunek d) ogólny lub sekwencyjny opis treści e) miejsce/miejsca wydarzenia, f) data/daty skrajne wydarzenia, g) nazwiska twórców wraz z podaniem funkcji, h) nazwiska osób występujących wraz z podaniem funkcji i innych istotnych danych, i) język wykonania, j) informacje o producencie/koproducencie, k) czas trwania l) dane dotyczące praw, ł) hasła indeksu, m) dane o dokumentacji towarzyszącej, n) sygnatury nośników wg ust 18.2) (jeżeli na nośniku zapisane jest kilka jednostek opracowania podaje się kolejność danej pozycji na nośniku lub kod czasowy), o) sygnatury nośników kontynuacji (jeżeli dokument wizyjny zapisany jest na kilku nośnikach), p) uwagi, r) autor i data sporządzenia opisu i jego kolejnych modyfikacji. 2) przyporządkowane do nośników: 3

4 a) sygnatura nośnika, b) status nośnika (oryginał, kopia zabezpieczająca, kopia użytkowa, kopia na DVD z ), c) informacje o rodzaju nośnika, np. 8mm, 16mm, super 16mm, VHS, Betacam SP, plik.mpg, plik.avi, plik.mov), d)dane techniczne dot. zapisu na nośniku a w tym inf. dot. koloru (kolor, czarno/biały) technicznego sposobu zapisu na nośniku PAL, HDTV (dla zapisu magnetycznego), kopia obrazu i tonu, negatyw (dla zapisu na taśnie filmowej) sposobu zapisu dźwięku np. mono/stereo, informacje o ścieżkach dźwiękowych (ścieżka dialogowa, ścieżka efektów, dźwięk zgany na jedną ścieżkę, ścieżka lektora itd.), czasu trwania nagraia na danym nośniku długości taśmy (całości taśmy) wielkości pliku komputerowego (w przypadku gdy dokument wizyjny jest plikiem) ew. inne informacje niewymienione wyżej i mające znaczenie dla odtworzenia nagrania e) informacje o stanie technicznym i dokonywanych przeglądach, f) data wpływu nośnika do archiwum g) data nagrania na danym nośniku g) uwagi, h) autor i data sporządzenia opisu i jego kolejnych modyfikacji. 19. W trakcie inwentaryzacji poszczególnym nośnikom nadaje się sygnaturę. Sygnatura składa się z oznaczenia PL, numeru archiwum państwowego, numeru zespołu i numeru nośnika w obrębie zespołu (zbioru). Jeżeli w archiwum pogrupowano nośniki osobno według typów nośników (taśma światłoczuła, kasety magnetyczne, płyty DVD itp.) w sygnaturze, po numerze zespołu wprowadza się oznaczenie przyjęte dla danego typu nośnika i dalej numeruje się kolejne jednostki inwentarzowe w każdym ciągu sygnaturowym. Sygnaturę umieszcza się w zależności od rodzaju nośnika: 1) na naklejce na taśmie rozbiegowej, na kasecie, na płycie 2) na opakowaniu, 3) w odpowiednim polu inwentarza. Bezpośrednie oznaczenie nośnika sygnaturą nie może powodować zagrożenia zapisu na tym nośniku Indeksowanie polega na nadaniu wyodrębnionemu do opracowania dokumentowi wizyjnemu hasła (haseł), mających na celu ułatwienie użytkownikom wyszukania dokumentu wizyjnego (ust. 18 pkt 1 lit. ł). Rekomenduje się korzystanie ze słownika (słowników) haseł 21. Po sporządzeniu równoważnika oryginału wprowadza się stosowne wpisy do ewidencji - sygnaturę nowego zapisu, jego status (równoważnik oryginału, przegranie z nośnika sygnatura nr wykonane dnia ), a przy sygnaturze wybrakowanego nośnika wprowadza się informację dotyczącą co najmniej podstawy brakowania i numeru zezwolenia na brakowanie III. Opracowanie zapisów wizyjnych w zespole (zbiorze) archiwalnym (aktowym) 4

5 22. Nośniki z zapisami wizyjnymi stanowiące część zespołu (zbioru) archiwalnego (aktowego) wyłącza się z jednostek inwentarzowych zespołów/zbiorów, do których przynależą, sporządzając odpowiednie odsyłacze w inwentarzu, a w miejsce wyłączonego nośnika wkłada się zastawnik. 24. Wyłączanie nośników z zapisami wizyjnymi z zespołów/zbiorów i przechowywanie poza zespołem /zbiorem, do którego przynależą, np. w wyspecjalizowanych oddziałach gromadzących zbiory specjalne wskazane jest ze względu na wymagane warunki środowiskowe. Pozostawienie nośników w zespole archiwalnym (aktowym) mogłoby spowodować uszkodzenie, zniszczenie, przyspieszenie procesu destrukcji lub ich zagubienie. Zbiór wyłączonych nośników nie stanowi odrębnego zbioru archiwalnego, a wyłączone nośniki otrzymują sygnatury zespołu (zbioru), z którego zostały wyłączone. 25. Dla każdego zapisu wizyjnego, poza zapisami w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego (aktowego), prowadzi się dodatkową ewidencję w systemie informatycznym, powiązaną z bazą danych, w której prowadzona jest ewidencja zespołu (zbioru) aktowego - sporządzając opis zgodnie z ust. 18 wskazówek. 26. Dla zapisów wizyjnych występujących w zespole (zbiorze) archiwalnym (aktowym) mają zastosowanie zasady opisu przyjęte przy opracowywaniu samodzielnego zespołu (zbioru) wizyjnego zawarte w niniejszych wskazówkach.. ************* Załącznik Słowniczek Film - utwór artystyczny wykorzystujący tę technikę zapisu obrazu ruchomego, Taśma filmowa -taśma o podłożu nitratowym, octanowym, poliestrowym pokryta warstwą światłoczułą przenaczona do zapisu wideogramów utrwalanych w procesie obróbki chemicznej, może być też używana tylko do zapisu dźwięku, Producent 1. Producentem fonogramu lub wideogramu jest ten, pod czyim nazwiskiem lub firmą (nazwą) fonogram lub wideogram został po raz pierwszy sporządzony. 2. Bez uszczerbku dla praw twórców lub artystów wykonawców, producentowi fonogramu lub wideogramu przysługuje wyłączne prawo do rozporządzania i korzystania z fonogramu lub wideogramu w zakresie: 1) zwielokrotniania określoną techniką, 2) wprowadzenia do obrotu, 3) najmu, 4) dzierżawy. 3. W przypadku nadawania lub publicznego odtwarzania wprowadzonego do obrotu 5

6 fonogramu lub wideogramu, producentowi przysługuje prawo do stosownego wynagrodzenia. art. 94. ustawy o prawie autorskim Wideogram - utrwalenie sekwencji ruchomych obrazów z dźwiękiem lub bez, niezależnie od tego, czy stanowi ono utwór audiowizualny (ustawa o prawie autorskim Art. 94.2) Identyfikator unikatowe, stałe oznaczenie (ciąg znaków alfanumerycznych) nadane dokumentowi wizyjnemu, niezależnie od ilości i rodzaju nośników, na których zapisany jest dokument wizyjny. Identyfikator służy do jednoznacznej identyfikacji dokumentu wizyjnego, oraz (w postaci rozbudowanej) oznaczania jego wersji, zarządzania prawami, wymiany informacji pomiędzy instytucjami przechowującymi zbiory audiowizualne. Propozycja skrótów oznaczeń technicznych dla zapisu na ta śmie filmowej KOT kopia obrazu i dźwięku obraz i dźwięk zapisany w sposób optyczny na tej samej taśmie KOM kopia obrazu i dźwięku dźwięk magnetyczny na tej samej taśmie KO kopia obrazu (bez dźwięku) KOTM kopia obrazu i dźwięku zapisanego jako optyczny i magnetyczny M dźwięk magnetyczny tylko muzyka E dźwięk magnetyczny tylko efekty MRR zgrane razem wszystkie rodzaje dźwięku FO bezpośredni (pierwotny) zapis pozytywowy tzw. odwrotka (slajd) SFO odwrotka ścięta (fizycznie sklejone w całość podczas montażu fragmenty taśmy filmowej z zapisem pozytywowym). NO negatyw obrazu (bez dźwięku) SNO negatyw obrazu ścięty (fizycznie sklejone w całość podczas montażu fragmenty nagatywu taśmy filmowej) NT negatyw dźwięku tylko dźwięk optyczny na taśmie filmowej DPO duppozytyw obrazu - bezpośrednio wykonana z negatywu (negatywu ściętego) kopia pozytywowa obrazu (bez dźwięku) mająca na celu wytworzenie dupnegatywów obrazu w celu wykonania z nich masowej produkcji kopii eksploatacyjnych (duppozytywy i następnie dupnegatywy wykonuje się w celu zapobieżenia nadmiernej eksploatacji wzorcowego negatywu) DPOT duppozytyw obrazu i dźwięku (jak wyżej tylko z dźwiękiem) DNO dupnegatyw obrazu kopia negatywu służąca do masowej produkcji kopii eksploatacyjnych DNOT dupnegatyw obrazu i dźwięku (jak wyżej tylko z dźwiękiem) 6

7 magnetyczny optyczny Kod czasowy do synchronizacji z dźwiękiem na osobnym nośniku Przykłady optycznego i magnetycznego zapisu dźwięku na taśmie filmowej (źródło: ) Propozycja oznaczeń technicznych dla nośników wizyjnych najczęściej występujących w zbiorach (poza taśmą filmową) Nazwy nośników: VHS taśma ½ w kasecie przeznaczona do zapisu amatorskiego (bez możliwości wpisania kodu czasowego) U-matic taśma ¾ w kasecie przeznaczona do zapisu amatorskiego i półprofesjonalnego (bez możliwości wpisania kodu czasowego) Betacam - taśma ½ na podłożu tlenkowym, w kasecie, przeznaczona do zapisu profesjonalnego (z możliwością wpisania kodu czasowego) 1 taśma o szerokości 1 nawijana na szpulę przeznaczona do zapisu profesjonalnego (z możliwością wpisania kodu czasowego). Nawinięcie na szpulę warstwą mogło być magnetyczną do wewnątrz (tzw format C) lub na zewnątrz (tzw. format B. 2 (tzw format A) - taśma o szerokości 2 nawijana na szpulę przeznaczona do zapisu profesjonalnego (z możliwością wpisania kodu czasowego). Nawinięcie na szpulę warstwą magnetyczną do wewnątrz. Digital Betacam taśma ½ przeznaczona do profesjonalnego zapisu cyfrowego w jakością ok. 80mb/s. Wykonany na takiej taśmie zapis cyfrowy jest zapisem liniowym tj. nadal wymaga dedykowanych urządzeń do jego odtworzenia. Dokument wizyjny na taśmie nie jest plikiem który można przenieść do innego urządzenia bez naruszenia jego integralności. DVCPRo taśma ¼ przeznaczona do profesjonalnego zapisu cyfrowego w gęstością (w zależności od wersji 25, 50 lub 100 mb/s. Wykonany na takiej taśmie zapis cyfrowy jest zapisem liniowym tj. nadal wymaga dedykowanych urządzeń do jego odtworzenia. Dokument wizyjny na taśmie nie jest plikiem, który można przenieść do innego urządzenia bez naruszenia jego integralności. MiniDV - taśma ¼ przeznaczona do amatorskiego zapisu cyfrowego z gęstością 25mb/s. Wykonany na takiej taśmie zapis cyfrowy jest zapisem liniowym DVCam ta sama taśma ¼ jak MiniDV tylko szybkość przesuwu w urządzeniu większa. (dlatego przeznaczona do amatorskiego półprofesjonalnego zapisu cyfrowego). 7

8 MPEG2 standard kompresji cyfrowej materiału audiowizualnego przygotowany przez Motion Pictures Expert Group (nie mależy mylić z formatem pliku np. MPG lub.mp2 Oryginał pierwotny zapis dokumentu wizyjnego w jego skończonej postaci. Najczęściej jest to zapis na najwcześniejszej generacji taśm z zapisem dokumentu wizyjnego. Jeśli ten sam materiał rozpoznano na taśmie 16mm, 2, 1, Betacam i VHS to można z dużym prawdopodobieństwem wskazać tasmę 16mm jako oryginał. W przypadku stwierdzenia występowania dokumentu wizyjnego na taśmach 2, 1, DVCPRO 50 W przypadku zapisów magnetycznych z lat 70-tych może być już nie do odtworzenia. Z tego względu wymaga się wykonywania równoważników oryginałów w miarę starzenia się nośników i/lub technologii zapisu (nośnik może być w dobrej kondycji ale jego odtworzenie nie będzie możliwe ze względu na brak odpowiednich maszyn). Równoważnik oryginału wskazana kopia najbardziej zbliżona do oryginału, lub dokument elektroniczny uznany zastępczo za wzorcowy - podlegające ochronie, gdy nie zachował się oryginał. Kopia zabezpieczająca zduplikowany oryginał lub równoważnik oryginału lub kopia o możliwie najwyższych parametrach, niepodlegająca udostępnianiu, służąca jako zabezpieczenie oryginału na wypadek jego zniszczenia. Służy do produkcji następnych kopii. Kopia użytkowa (eksploatacyjna) kopia sporządzona na nośniku dającym się odtworzyć za pomocą powszechnie dostępnych urządzeń odtwarzających lub kopia w postaci skompresowanego pliku,.wideo zapisanego na informatycznym nośniku danych. Master - wzorcowa kopia, o możliwie najwyższej jakości zapisu przeznaczona do sporządzenia kopii użytkowych. Master jest rezultatem współczesnej produkcji telewizyjnej lub filmowej - często jest oryginałem (czyli pierwszym zapisem w skończonej postaci) a czasem równoważnikiem oryginału, w przypadku.gdy charakter procesu produkcyjnego wyklucza pozostawienie oryginału (np. w przypadku montażu nieliniowego po jego zakończeniu zgrywa się wykonana pracę na wskazany nośnik).. Cyfrowa kopia master wzorcowa kopia cyfrowa o możliwie najwyższej jakości zapisu przeznaczona do sporządzenia kopii użytkowych, wykonana z właściwym próbkowaniem, kwantyzacją, w kompresji możliwie bezstratnej zapisana w formacie, który pozwoli na przeniesienie zawartości do nowego formatu bez ryzyka utraty informacji 8