Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych

Transkrypt

1 Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w ramach Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Priorytet: Promowanie roli społeczeństwa obywatelskiego jako ważnego uczestnika w zwiększaniu spójności społeczno-gospodarczej kraju Wydanie drugie poprawione Obowiązuje od 29 marca 2013 roku

2 Spis treści DEFINICJE... 4 I. INFORMACJE OGÓLNE Informacje ogólne o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy Cele i zakres podmiotowy Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Aspekty horyzontalne II. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA Wymagania dotyczące Wnioskodawców Podmioty, które nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Partnerstwo Podwykonawstwo Wymagania dotyczące projektów, które mogą być przedmiotem dofinansowania Cele projektów Rodzaje obszarów tematycznych Typy projektów Projekty MAŁE wymagania formalne Projekty DUŻE wymagania formalne Projekty, które nie mogą uzyskać dofinansowania Wymagania dotyczące kwalifikowalności wydatków Kategorie kosztów podlegające finansowaniu Wydatki niekwalifikowane III. SZCZEGÓŁOWE ZASADY DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW W RAMACH FUNDUSZU DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH Zasady ogólne dotyczące finansowania projektów: Zasady dotyczące wydatkowania środków z Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Budżet projektu Informacje ogólne Wkład własny Wkład finansowy Wkład rzeczowy Sposób finansowania IV. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE Informacje podstawowe Składanie Wniosków o dofinansowanie Terminy przyjmowania Wniosków o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Projekty MAŁE Projekty DUŻE Formularz Wniosku o dofinansowanie oraz wymagane do wniosku o dofinansowanie załączniki V. PROCES OCENY I WYBORU WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE Informacje podstawowe Ocena administracyjna Ocena formalna Ocena merytoryczna Kryteria oceny merytorycznej dla projektów MAŁYCH Kryteria oceny merytorycznej dla projektów DUŻYCH Procedura oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie VI. REALIZACJA PROJEKTU Zawarcie Umowy o dofinansowanie z Beneficjentem Raportowanie i płatności Sprawozdania z realizacji projektu Wypłata dofinansowania. Sposób finansowania Zasady rozliczania dofinansowania

3 6.2.4 Dokumentowanie poszczególnych kosztów Podatek VAT Zmiany w Umowie o dofinansowanie Informacje podstawowe Zmiany w wysokości kosztów działań w budżecie i harmonogramie finansowym Zmiany w harmonogramie płatności Zmiana okresu realizacji projektu Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta Rachunek bankowy System księgowania Przechowywanie dokumentów księgowych Proponowany model rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerami Rozwiązanie umowy Projekty nieukończone Monitorowanie i kontrola projektów realizowanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Informacje ogólne Kontrola o charakterze rzeczowym Kontrola finansowa Archiwizacja dokumentów VII. INNE KWESTIE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PROJEKTU Informacja i promocja Pomoc publiczna a Fundusz dla Organizacji Pozarządowych Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych ZAŁĄCZNIK NR 1. WZÓR WNIOSKU O DOFINANSOWANIE ZAŁĄCZNIK NR 2. INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA FORMULARZA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE ZAŁĄCZNIK NR 3. WZÓR OŚWIADCZENIA WNIOSKODAWCY O OTRZYMANEJ POMOCY PUBLICZNEJ (POMOCY DE MINIMIS) ZAŁĄCZNIK NR 4. WZÓR DEKLARACJI WYSTAWCY WEKSLA IN BLANCO

4 DEFINICJE Ilekroć w niniejszym Podręczniku jest mowa o: Asesorze należy przez to rozumieć eksperta, który w sposób niezależny i obiektywny dokonuje oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie. Beneficjencie należy przez to rozumieć Wnioskodawcę, z którym Operator zawarł Umowę o dofinansowanie projektu. BSPPW - należy przez to rozumieć Biuro Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Dofinansowaniu należy przez to rozumieć pomoc w formie bezzwrotnego wsparcia finansowego przeznaczonego na pokrycie części wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z publicznych środków pomocowych pochodzących z utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich (a w nim Funduszu dla Organizacji Pozarządowych) i publicznych środków krajowych. Grancie Blokowym - należy przez to rozumieć Grant Blokowy dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzony w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Funduszu dla Organizacji Pozarządowych należy przez to rozumieć fundusz utworzony w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy mający na celu promowanie roli społeczeństwa obywatelskiego jako ważnego uczestnika w zwiększaniu spójności społeczno-gospodarczej. Komitecie Sterującym ds. zatwierdzania projektów należy przez to rozumieć zespół ekspertów powołanych przez Operatora, którzy zatwierdzają bądź modyfikują oceny projektów dokonane przez asesorów i formułują ostateczną listę rankingową projektów. Krajowej Instytucji Koordynującej (KIK) należy przez to rozumieć polską instytucję odpowiedzialną za zarządzanie i nadzór nad realizacją Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w tym Grantu Blokowego. Operatorze należy przez to rozumieć firmę ECORYS Polska Sp. z o.o. w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk, które na podstawie umowy zawartej z Ministrem Rozwoju Regionalnego wykonują zadania Operatora Grantu Blokowego utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Podręczniku należy przez to rozumieć Podręcznik Procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko-Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Projekcie należy przez to rozumieć przedsięwzięcie realizowane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych będące przedmiotem Umowy o dofinansowanie zawartej między Beneficjentem a Operatorem. Sponsorze należy przez to rozumieć podmiot, który może zapewnić wkład własny Wnioskodawcy do projektu. Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy (SPPW) należy przez to rozumieć bezzwrotną pomoc udzieloną Polsce w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej. Wkładzie własnym należy przez to rozumieć określoną w Umowie o dofinansowanie część nakładów ponoszonych przez Beneficjenta na realizację projektu, niepodlegającą zwrotowi. Wnioskodawcy należy przez to rozumieć podmiot ubiegający się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. 4

5 Wniosku należy przez to rozumieć Wniosek o dofinansowanie składany w celu uzyskania dofinansowania na realizację Projektu. 5

6 I. INFORMACJE OGÓLNE 1.1. Informacje ogólne o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy Szwajcarsko-Polski Program Współpracy jest częścią programu bezzwrotnej pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są Polska oraz 9 innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej 1 maja 2004 roku. Wsparcie Szwajcarii jest wyrazem solidarności wobec nowych krajów członkowskich UE, kładącym jednocześnie podwaliny trwałych gospodarczych i politycznych powiązań z tymi krajami. Utworzenie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ma na celu zmniejszanie różnic gospodarczych i społecznych pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi państwami Unii Europejskiej oraz na terytorium Polski pomiędzy dynamicznie rozwijającymi się ośrodkami miejskimi a regionami słabo rozwiniętymi pod względem strukturalnym, m.in. poprzez nawiązywanie partnerstw między polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi. U podstaw podejścia akcentującego rolę partnerskich wspólnot w rozwoju społeczeństwa leży przekonanie, że jedynie współpraca wszystkich krajów oparta na zaangażowaniu i przyjaźni zwykłych mieszkańców może doprowadzić do przełamania barier pomiędzy narodami. Wzmocniona współpraca między Polską a bardziej rozwiniętymi państwami, m.in. w Unii Europejskiej przyczyni się do stworzenia stabilnej, pokojowej i zamożnej rozszerzonej Europy, opierającej swoje istnienie na zasadach dobrego rządzenia, demokratycznych instytucjach, rządach prawa, poszanowaniu praw człowieka i zrównoważonym rozwoju. Pomoc w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przyznawana jest krajowym i międzynarodowym projektom na rzecz rozwoju zrównoważonego ekonomicznie i społecznie. Wsparcie uzyskują projekty skoncentrowane między innymi na takich zagadnieniach jak: bezpieczeństwo i wsparcie rozwoju regionalnego, poprawa stanu środowiska i infrastruktury, rozwój małych i średnich przedsiębiorstw, rozwój społeczny i rozwój zasobów ludzkich. W ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ustanowiony został specjalny instrument finansowy tzw. Grant Blokowy, a w jego obrębie 2 fundusze: 1. Fundusz dla Organizacji Pozarządowych, 2. Fundusz Partnerski Niniejszy podręcznik dotyczy pierwszego z funduszy: Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Cele i zakres podmiotowy Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Podstawowym celem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest zwiększanie aktywności obywatelskiej i wspieranie rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Polsce oraz promowanie jego roli, jako ważnego uczestnika procesu zmniejszania różnic społeczno-gospodarczych na obszarze naszego kraju, a także różnic pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi krajami Unii Europejskiej. W ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych organizacje pozarządowe będą miały możliwość realizacji projektów nastawionych przede wszystkim na zwiększenie aktywnego udziału obywateli w życiu publicznym, promując w ten sposób rolę społeczeństwa obywatelskiego jako kluczowego czynnika wzmacniania spójności społecznej i gospodarczej kraju. Działania w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinny mieć na celu m.in. zwrócenie uwagi na kluczową rolę aktywności obywatelskiej w rozwiązywaniu problemów społeczności lokalnych, promowanie partycypacyjnego modelu demokracji, propagowanie rządów prawa, aktywizowanie obywateli i zachęcanie ich do angażowania się w społeczną 6

7 kontrolę instytucji publicznych, wspieranie procesów demokratycznych oraz wymianę doświadczeń i promowanie dobrych praktyk w rozwiązywaniu problemów społeczeństwa obywatelskiego. Realizacja projektów współfinansowanych ze środków Funduszu dla Organizacji Pozarządowych ma ponadto umożliwić organizacjom pozarządowym, działającym w dziedzinach objętych działaniami Funduszu, przeprowadzenie takich przedsięwzięć, które przyczynią się do wzmocnienia potencjału instytucjonalnego organizacji i do uzyskania znaczącej pozycji we współtworzeniu społeczności lokalnej. Fundusz dla Organizacji Pozarządowych stworzy również szansę rozwoju małym organizacjom lokalnym o niewielkiej dotychczas sile przebicia, których głos w dyskursie publicznym był nierzadko bagatelizowany. Biorąc pod uwagę fakt, że głównym celem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest aktywizacja społeczeństwa obywatelskiego i może ona obejmować wszystkie aspekty życia społeczno-gospodarczego, o dofinansowanie projektów będą mogły starać się wszystkie te podmioty, które spełniają wymagane warunki formalne uczestnictwa w programie, niezależnie od profilu swojej działalności. Operatorem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych utworzonego w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w wyniku przeprowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego konkursu została firma ECORYS Polska Sp. z o.o. w konsorcjum ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk Aspekty horyzontalne. Projekty realizowane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinny być zgodne z priorytetami polityki społeczno-gospodarczej kraju oraz Unii Europejskiej. Podejmowane działania powinny zaś obejmować aspekty horyzontalne, które podnoszą jakość realizowanych projektów, a tym samym wywierają wpływ na osiągnięcie spójności społeczno-gospodarczej w obrębie rozszerzonej UE. Do głównych polityk horyzontalnych zalicza się tu: 1. Zrównoważony rozwój, czyli prawo do zaspokajania potrzeb i aspiracji rozwojowych obecnej generacji bez naruszania zdolności do zaspokajania potrzeb i aspiracji przyszłych pokoleń. Celem zrównoważonego rozwoju jest zapewnienie społeczeństwu długofalowej wizji rozwoju. Zrównoważony rozwój jest koncepcją złożoną obejmującą wszystkie obszary działania człowieka. Integruje wymiar środowiskowy, ekonomiczny i społeczny czyli: ma na celu podniesienie jakości życia obecnych i następnych pokoleń przy jednoczesnym zachowaniu zdolności naszej planety do utrzymywania życia we wszelkich jego różnorodnych formach, czyli rozwój gospodarczy i cywilizacyjny nie powinien odbywać się kosztem wyczerpywania zasobów nieodnawialnych i niszczenia środowiska; wspiera wysoki poziom zatrudnienia w gospodarce, której siła opiera się na wykształceniu, innowacyjności, spójności społecznej i terytorialnej oraz ochronie zdrowia ludzkiego i środowiska naturalnego; opiera się na zasadach demokracji, rządach prawa i poszanowaniu podstawowych praw, w tym wolności, równości szans i zróżnicowania kulturowego; zmniejsza rozwarstwienie społeczne oraz przeciwdziała dyskryminacji i marginalizacji. 2. Równość szans polega na zniesieniu nierówności oraz zwalczaniu wszelkich przejawów dyskryminacji w tym m.in. ze względu na wiek, płeć, narodowość, rasę, orientację seksualną i niepełnosprawność. Równość szans to zapewnienie jednakowego dostępu wszystkich osób do edukacji, informacji i zatrudnienia poprzez eliminację wszelkich barier fizycznych, finansowych, socjalnych czy psychologicznych, utrudniających lub zniechęcających do brania pełnego udziału w życiu społeczeństwa. Należy dążyć do umożliwienia wszystkim osobom integrację z otoczeniem, czyli tworzyć warunki do równoprawnego uczestnictwa wszystkich osób w życiu społecznym i zawodowym. 7

8 3. Dobre zarządzanie, które określa udział szerokiej grupy partnerów w procesie podejmowania decyzji oraz opiera się na uwzględnieniu podstawowych zasad dobrego zarządzania w ogólnym zarządzaniu projektem przez Wnioskodawcę i partnera. Zasady dobrego zarządzania obejmują: podejmowanie decyzji zgodnie z prawem, odpowiedzialność, przejrzystość, partycypację oraz zdolność reakcji i podjęcia środków zaradczych na ewentualne problemy w realizacji projektu. Zasady dobrego zarządzania wymagane są oraz powinny być uwzględnione w całym cyklu projektowym, począwszy od etapów opracowywania projektu poprzez jego realizację, aż do zakończenia działań. Stopień uwzględnienia aspektów horyzontalnych w projekcie będzie miał wpływ na jego ocenę, a tym samym - na szansę uzyskania dofinansowania. 8

9 II. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA 2.1. Wymagania dotyczące Wnioskodawców Jakie podmioty, mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o środki w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych mogą być wyłącznie organizacje pozarządowe - osoby prawne utworzone na podstawie przepisów ustaw w tym fundacje, stowarzyszenia oraz związki stowarzyszeń - niebędące jednostkami sektora finansów publicznych, w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, niedziałające w celu osiągnięcia zysku lub przeznaczające zysk na cele statutowe, zarejestrowane w Polsce, niezależne od partii politycznych i ich organizacji wspierających lub instytucji działających w celu osiągnięcia zysku, których fundatorem, członkiem bądź założycielem nie jest podmiot działający w celu osiągnięcia zysku, jednostka samorządu terytorialnego, jednostka sektora finansów publicznych, lub partia polityczna - z zastrzeżeniem punktu 2.2 Podręcznika Procedur. Uwaga, zmiana! Jednocześnie organizacje te muszą spełniać następujące warunki: mieć osobowość prawną, być zarejestrowane co najmniej 12 miesięcy przed złożeniem Wniosku o dofinansowanie, być zarejestrowane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Projekty będą mogły składać wszystkie ww. podmioty niezależnie od profilu swojej działalności, które będą spełniały wszystkie wyżej wskazane kryteria formalne. Organizacja, która nie ma osobowości prawnej lub jest zarejestrowana krócej niż 12 miesięcy w momencie składania Wniosku o dofinansowanie nie może być Wnioskodawcą w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Może jednak uczestniczyć w projekcie jako partner, we współpracy z podmiotem spełniającym kryteria Wnioskodawcy. Oddziały (jednostki) terenowe podmiotu uprawnionego do ubiegania się o środki w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie mające osobowości prawnej nie mogą składać Wniosku o dofinansowanie, mogą jednak uczestniczyć w realizacji projektu jako partner matki, która osobowość prawną posiada. W każdym z naborów uprawniony Wnioskodawca będzie mógł złożyć maksymalnie 2 Wnioski o dofinansowanie. W przypadku złożenia maksymalnej ilości Wniosków o dofinansowanie Wnioskodawca nie będzie miał możliwości występowania w charakterze partnera w innych Wnioskach o dofinansowanie złożonych w tym samym naborze. W przypadku złożenia przez Wnioskodawcę 1 Wniosku o dofinansowanie w danym naborze, dopuszcza się możliwość wystąpienia Wnioskodawcy w charakterze partnera w innym (tylko w 1) Wniosku o dofinansowanie złożonym w tym samym naborze (lub w 2 projektach w charakterze partnera, gdy podmiot nie ubiega się o dofinansowanie). Wnioski o dofinansowanie, które będą naruszały powyższe zasady zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. O odrzuceniu Wniosków złożonych ponad ustalony powyżej limit decyduje kolejność rejestracji w bazie Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Podmioty, które nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Uwaga, zmiana! O dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie mogą ubiegać się podmioty niespełniające warunków, o których mowa w punkcie 2.1. Podręcznika Procedur, oraz te wymienione poniżej: partie polityczne i inne podmioty założone przez partie lub powstałe przy ich wsparciu, 9

10 związki zawodowe i organizacje pracodawców, samorządy zawodowe i gospodarcze, fundacje, których fundatorem jest jednostka samorządu terytorialnego, jej jednostka organizacyjna, lub jednostka sektora finansów publicznych, partia polityczna, lub podmiot działający w celu osiągnięcia zysku, stowarzyszenia, których członkiem lub założycielem jest jednostka samorządu terytorialnego, jej jednostka organizacyjna, lub jednostka sektora finansów publicznych, partia polityczna, lub podmiot działający w celu osiągnięcia zysku oraz związki tych stowarzyszeń, kluby sportowe działające w formie spółki, na podstawie przepisów Ustawy z 18 stycznia 1996 r. o kulturze fizycznej (kluby sportowe działające w formie stowarzyszeń kultury fizycznej lub uczniowskie kluby sportowe mogą ubiegać się o dofinansowanie pod warunkiem spełnienia kryteriów pkt. 2.1), organy i jednostki organizacyjne kościołów lub związków wyznaniowych utworzone na podstawie odrębnych przepisów. Uwaga, zmiana! W przeciwieństwie do organizacji założonych przez kościoły lub związki wyznaniowe, które mogą ubiegać się o dofinansowanie, organy i jednostki organizacyjne kościołów lub związków wyznaniowych, nie mogą składać Wniosków w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych (przykładowo są to podmioty, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt. 1-5 oraz art. 8 ust. 1 pkt Ustawy z 17 maja 1989 roku o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego). To samo dotyczy jednostek organizacyjnych innych kościołów lub związków wyznaniowych działających w RP na podstawie innych aktów prawnych. Ponadto o wsparcie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie ma prawa ubiegać się podmiot, jeśli: zbankrutował, został złożony wobec niego wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu lub zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, zostało wszczęte przeciwko Niemu postępowanie egzekucyjne, którykolwiek z urzędujących członków organu zarządzającego wnioskującego podmiotu został prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstw przekupstwa lub innych przestępstw popełnionych w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, nie dopełnił obowiązku płacenia składek ZUS i należnych podatków. Na etapie składania Wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca będzie zobowiązany złożyć oświadczenie, którego treść będzie zawierała ww. wymagania. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji o dofinansowaniu, w okresie przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie Operator zastrzega sobie prawo do żądania stosownych zaświadczeń zawierających ww. wymagania. 10

11 2.3. Partnerstwo Realizacja przedsięwzięć w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinna służyć zacieśnieniu i wzmocnieniu współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a Szwajcarią oraz innymi krajami Unii Europejskiej, dlatego udział partnera zagranicznego w projektach realizowanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest promowany w ramach oceny merytorycznej. Utworzenie partnerstwa w ramach projektu z organizacją polską również będzie pozytywnie wpływało na ocenę projektu. Jednocześnie należy podkreślić, iż zawiązanie partnerstwa nie jest konieczne, aby ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, tj. w przypadku nie występowania partnera Wnioskodawca ma prawo ubiegać się o dofinansowanie. Szczegółowe zasady oceny zostały przedstawione w dalszej części niniejszego Podręcznika. Zważywszy na optymalne wykorzystanie możliwości, jakie stwarza Fundusz dla Organizacji Pozarządowych, szczególne znaczenie dla dofinansowywanych projektów ma współpraca polskich organizacji pozarządowych z organizacjami pozarządowymi z innych krajów - Szwajcarii lub innych krajów należących do Unii Europejskiej dysponujących wiedzą i doświadczeniem w danej dziedzinie (wymiana najlepszych praktyk, rozwój kontaktów między organizacjami pozarządowymi, wizyty studyjne, wspólne konferencje, spotkania, partnerstwa, konferencje). Równie istotną kwestią jest tworzenie partnerstw i współpraca między polskimi organizacjami pozarządowymi a polskimi jednostkami samorządowymi oraz współpraca pomiędzy organizacjami pozarządowymi w obrębie różnych sektorów tematycznych i obszarów geograficznych w Polsce, mające na celu zwiększenie zaangażowania społecznego, promowanie najlepszych praktyk oraz transfer wiedzy pomiędzy regionami. Wziąwszy pod uwagę powyższe, partnerami w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych mogą być w szczególności: organizacje pozarządowe z Polski bądź innych krajów należących do Unii Europejskiej oraz Szwajcarii, polskie jednostki samorządu terytorialnego i ich związki wszystkich szczebli lub działające w ich imieniu jednostki organizacyjne, a także podmioty zależne. Ze względu na specyfikę tematyki Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, w realizacji projektów składanych przez uprawnionych Wnioskodawców, partnerami będą mogły zostać również zaangażowane nieformalne grupy obywateli (osób fizycznych) działające w porozumieniu z Wnioskodawcami. W przypadku zawiązania partnerstwa międzynarodowego Wnioskodawcą będzie mógł być wyłącznie podmiot zarejestrowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Partner uczestniczący w realizacji projektu powinien spełniać poniższe warunki: pochodzić ze Szwajcarii 1 lub krajów należących do Unii Europejskiej: Austrii, Belgii, Bułgarii, Cypru, Czech, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Polski, Portugalii, Rumunii, Słowacji, Słowenii, Szwecji, Węgier, Wielkiej Brytanii, Włoch, mieć uzasadniony udział w projekcie w kontekście celów i zakresu projektu, partnerstwo w projekcie powinno opierać się na wniesieniu odpowiednich zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych w proporcji odpowiadającej realizowanym przez partnera zadaniom i podejmowanym działaniom, zaangażowanie partnera w projekcie powinno mieć charakter non-profit partner projektu nie może czerpać zysków z uczestnictwa w projekcie, co oznacza, że Istnieje możliwość znalezienia partnera ze Szwajcarii poprzez Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy. Szczegóły są podane na stronie internetowej Biura Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy 11

12 dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone niezbędne koszty udziału partnera w przedsięwzięciu, uczestnictwo partnera projektu jest przewidywane na każdym etapie projektu począwszy od jego przygotowania, poprzez fazę jego realizacji, aż do jego zakończenia, zakładane cele współpracy są podobne dla wszystkich partnerów i muszą odnosić się do wspólnego celu. Partner projektu nie musi mieć osobowości prawnej i być zarejestrowany dłużej niż 12 miesięcy licząc od daty złożenia Wniosku. Niezależnie od kraju pochodzenia Partnera, do Wniosku o dofinansowanie należy załączyć list intencyjny, deklarujący udział Partnera/Partnerów w projekcie. W przypadku przyznania dofinansowania, przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, konieczne będzie przedłożenie umowy partnerskiej/umów partnerskich definiującej/definiujących szczegółowo zakres prac, działań projektowych i odpowiedzialności Partnera/Partnerów w projekcie, jego koszty oraz wkład merytoryczny. List intencyjny powinien zawierać następujące elementy: miejscowość i data, oznaczenie stron partnerstwa z podaniem danych teleadresowych, wskazanie przedmiotu partnerstwa (tytuł projektu), jasne określenie zasad oraz obszarów współpracy, jasne i spójne określenie obowiązków między partnerami w związku z realizacją i zarządzaniem projektem (w tym zarządzaniem finansowym oraz przepływem środków finansowych pomiędzy partnerami), informację o zamiarze zawarcia umowy o partnerstwie w przypadku otrzymania przez Wnioskodawcę dofinansowania, podpisy osób uprawnionych do reprezentowania Partnera. List intencyjny należy przygotować w języku polskim lub angielskim. List intencyjny może być załączony do Wniosku o dofinansowanie w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji Wnioskodawcy. WAŻNE Niedołączenie listu intencyjnego do Wniosku o dofinansowanie (w przypadku występowania partnerstwa) potraktowane zostanie jako brak załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! W przypadku, gdy w projekcie występuje kilku partnerów brak jednego z listów intencyjnych traktowany będzie jako brak pełnego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! Podmiot spełniający wymagania dotyczące partnera może występować w charakterze partnera maksymalnie w dwóch projektach w ramach danego naboru wniosków pod warunkiem że nie występuje jako Wnioskodawca w żadnym innym Wniosku o dofinansowanie złożonym w tym samym naborze. W przypadku nie dostosowania się do powyższej zasady, Wnioski o dofinansowanie, które zostaną zarejestrowane w danym naborze jako kolejne, zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. 12

13 2.4. Podwykonawstwo Jeżeli w celu właściwego zrealizowania działań projektowych konieczne jest zaangażowanie podwykonawcy, należy w jasny, nie budzący wątpliwości sposób, uzasadnić tę potrzebę, wyjaśnić, dlaczego Wnioskodawca nie jest w stanie wykonać tych działań we własnym zakresie oraz określić zakres prac i zadań, które zostaną podwykonawcy zlecone. Ponadto, przy wyborze podwykonawcy Wnioskodawca ma obowiązek unikania konfliktu interesów. Operator zastrzega sobie prawo do uznania za niekwalifikowalne kosztów poniesionych na realizację projektu w przypadku zaistnienia konfliktu interesów. Należy pamiętać, że podwykonawstwo nie powinno odbywać się w ramach formalnego partnerstwa w projekcie. W przypadku zawarcia formalnego partnerstwa w projekcie niedopuszczalne jest zawieranie w ramach umowy partnerskiej lub dodatkowo, jakichkolwiek zleceń o charakterze komercyjnym. W przypadku wszystkich umów o podwykonawstwo/umów wykonawczych, podwykonawcy są zobowiązani do dostarczenia organom audytu i kontroli wszelkich niezbędnych informacji dotyczących działań w ramach podwykonawstwa. Za podwykonawcę uważa się osobę fizyczną lub prawną, której Beneficjent zleca wykonanie części działań w ramach realizowanego projektu. Zlecanie na zewnątrz prac, które należą do zadań statutowych Wnioskodawcy może wpływać na otrzymanie mniejszej liczby punktów w ocenie merytorycznej projektu Wymagania dotyczące projektów, które mogą być przedmiotem dofinansowania Działania z zakresu aktywizacji obywatelskiej muszą stanowić główny cel i przedmiot przedkładanego projektu. Przedmiotem dofinansowania będą projekty miękkie /nieinwestycyjne skierowane na aktywizację obywateli w sprawach publicznych, zwiększanie różnorodności działań podejmowanych przez Wnioskodawców i ich partnerów, propagowanie dobrych praktyk, podnoszenie jakości i skuteczności prowadzonych działań. Jednocześnie dopuszcza się możliwość przeznaczenia części kosztów na realizację projektu na działania o charakterze inwestycyjnym takie jak zakup: sprzętu lub innych aktywów, zakup wyposażenia, remont pomieszczeń bądź ich adaptacja, jednakże nie więcej niż 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Przekroczenie limitu spowoduje odrzucenie Wniosku o dofinansowanie z przyczyn formalnych. Realizacja projektów może obejmować działania mające na celu aktywizację, poszerzenie bazy członkowskiej i wzmocnienie demokratycznych procedur wewnątrz organizacji oraz wspieranie podniesienia kompetencji przedstawicieli Wnioskodawców w zakresie formalnego uczestnictwa w procedurach konsultacji lub monitoringu. Wszystkie składane projekty powinny dotyczyć przynajmniej jednego obszaru tematycznego spośród wskazanych w punkcie [2.5.2] Podręcznika Dofinansowaniem objęte zostaną tylko projekty, które będą miały jasno sprecyzowane cele i spodziewane rezultaty oraz których działania będą skoncentrowane w obrębie danego obszaru tematycznego/danych obszarów tematycznych Cele projektów W związku z nadrzędnym celem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jakim jest wsparcie rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Polsce, finansowaniem objęte zostaną te działania, które bezpośrednio przyczynią się do zwiększenia aktywnego udziału obywateli w życiu publicznym. Działania w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych powinny mieć na celu m.in.: zwrócenie społeczeństwu uwagi, na poziomie lokalnym i regionalnym, na rolę aktywności obywatelskiej w rozwiązywaniu problemów społeczności lokalnych, promowanie partycypacyjnego modelu demokracji, 13

14 rozwój aktywności i postaw obywatelskich poprzez upowszechnianie wiedzy na temat praw i obowiązków obywateli oraz równouprawnienia płci, propagowanie rządów prawa - a w szczególności konstytucyjnej zasady demokratycznego państwa prawnego, promowanie włączania się obywateli i organizacji pozarządowych w życie publiczne, zachęcanie obywateli i organizacji pozarządowych do zaangażowania się w społeczną kontrolę instytucji publicznych szczebla lokalnego i centralnego, udoskonalanie już funkcjonujących oraz/lub wypracowanie nowych innowacyjnych rozwiązań, które będą miały za zadanie wspierać procesy demokratyczne oraz rozwój społeczeństwa obywatelskiego, wymiana doświadczeń w rozwiązywaniu problemów lokalnych, regionalnych i centralnych Rodzaje obszarów tematycznych Wziąwszy pod uwagę cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych oraz Wytyczne Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, środki finansowe w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych będą dostępne na realizację projektów w następujących obszarach priorytetowych: 1. Edukacja obywatelska w ramach tego obszaru wspierane będą następujące pola działalności: działania edukacyjne dotyczące praw wyborczych elektoratu (z wykluczeniem prowadzenia kampanii wyborczych i partyjnej agitacji) oraz mające na celu zwiększenie świadomości praw obywatelskich (w tym edukacja konsumencka), kampanie oraz programy informacyjne i edukacyjne w zakresie pobudzania aktywności obywatelskiej, tworzenie narzędzi, w tym informatycznych, pozwalających na zwiększenie partycypacji obywatelskiej (np. niezależnych od władz publicznych wyspecjalizowanych portali służących udostępnianiu informacji publicznej lub mobilizacji społecznej), programy edukacyjno-informacyjne adresowane do liderów organizacji pozarządowych, aktywnych w zakresie partycypacji obywatelskiej, działania mające na celu podnoszenie wiedzy i świadomości w zakresie współdziałania w różnych formach organizacyjnych, programy służące rozwijaniu postaw obywatelskich wśród dzieci i młodzieży, w tym służące rozwojowi samorządności uczniowskiej i angażowaniu młodzieży na rzecz środowiska lokalnego, programy, których celem jest wzmocnienie zaufania do instytucji publicznych oraz zmniejszenie dystansu między obywatelami a instytucjami publicznymi, poradnictwo obywatelskie - działania oraz programy poradnicze i informacyjne mające na celu edukację obywateli w zakresie ich praw obywatelskich i sposobów ich dochodzenia (polegające na pobudzaniu obywatela do aktywności oraz uczenia go samodzielności i odpowiedzialności za siebie samego- inaczej niż w przypadku poradnictwa prawnego). 2. Działania kontrolne - w ramach tego obszaru wspierane będą następujące pola działalności: działania mające na celu wzmocnienie oraz promocję instrumentów i procedur demokratycznych dotyczących społecznej kontroli działań władz i instytucji publicznych, obywatelski monitoring działań administracji publicznej na poziomie centralnym, lokalnym i regionalnym, społeczne inicjatywy w zakresie działań antykorupcyjnych, dostępu do informacji publicznej oraz dziennikarstwa obywatelskiego, 14

15 monitorowanie i recenzowanie administracji publicznej i środowisk politycznych w zakresie wdrażania przez nich działań z zakresu partycypacji obywatelskiej, monitoring obietnic wyborczych na poziomie centralnym, lokalnym i regionalnym. W ramach obszarów tematycznych 1 i 2 oraz wszystkich pól działalności wspierane będą projekty nowatorskie, innowacyjne przedsięwzięcia, skupiające się na zastosowaniu nowych technik wymiany informacji, wiedzy i poglądów obywateli także z różnych środowisk. Przyjęte rozwiązania powinny służyć zwiększeniu aktywności obywatelskiej poprzez możliwość interaktywnego wykorzystania różnorodnych dostępnych środków przekazu, obejmujących możliwie jak najszerszą grupę obywateli na poziomie lokalnym, a także krajowym. Oprócz tego, w projektach o charakterze ściśle edukacyjnym powinny znaleźć się elementy służące zwiększeniu aktywności grupowej poprzez budowę i wsparcie samodzielnych inicjatyw społecznych w wybranej formule i wybranym zakresie. Innowacyjność projektów w ramach ww. działań będzie polegała na zastosowaniu rozwiązań z zakresu technik wymiany informacji, wiedzy, poglądów oraz form aktywności w ramach akcji bezpośrednich, dotychczas nie wykorzystywanych na obszarze wybranej jednostki terytorialnej tj. gminy, powiatu, województwa lub kraju. 3. Partycypacja w polityce publicznej - w ramach tego obszaru wspierane będą następujące pola działalności: promocja konsultacji społecznych, włączających zarówno instytucje, jak i indywidualnych obywateli, a także uczestnictwo w tych konsultacjach, wypracowywanie i upowszechnianie dobrych praktyk w dziedzinie partycypacji obywatelskiej - technik organizowania debat, referendów, petycji, deliberacji, inicjatyw ustawodawczych i uchwałodawczych, wysłuchań publicznych, konsultacji itp. (z wyłączeniem prowadzenia kampanii wyborczych), działania obywatelskie w zakresie oceny jakości funkcjonowania administracji publicznej (audyt społeczny) i zwiększania tzw. responsywności działań administracji publicznej, projekty mające na celu zwiększenie zakresu partycypacji obywatelskiej w formułowaniu i wdrażaniu polityk publicznych (tworzenie strategii, budżetowanie, ustalanie wskaźników opartych na satysfakcji obywateli, itp.), w tym programów służących wspieraniu aktywności młodzieży w życiu publicznym, realizowane we współpracy z administracją publiczną, budowanie mechanizmów partycypacji i rzecznictwa na rzecz grup pomijanych lub w niewielkim stopniu reprezentowanych w publicznej debacie (np. osoby starsze, osoby pozostające w skrajnym ubóstwie, osoby niepełnosprawne, imigranci, itp.). W ramach opisanych powyżej obszarów tematycznych od 1 do 3 i wszystkich pól działalności wspierane będą projekty zakładające wykorzystanie instrumentów opierających się zarówno na dotychczasowej praktyce wynikającej z istniejących rozwiązań prawnych i organizacyjnych, jak i na nowatorskich pomysłach. Zaleca się także, by projekt zawierał formułę wsparcia rozwoju wolontariatu lub innych form społecznego zaangażowania, jako czynnika wspomagającego trwałość zakładanych efektów wykraczających poza okres realizacji projektu Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowywane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych (nie stanowią zamkniętej listy działań możliwych do dofinansowania): spotkania robocze, debaty, zebrania, zgromadzenia publiczne, interaktywne narzędzia wymiany informacji, wiedzy i poglądów, wydawanie pism, biuletynów lub wykorzystanie innych form społecznego przekazu, konferencje, 15

16 szkolenia, opracowania, publikacje, analizy, spotkania konsultacyjne, działania promocyjne (z wykorzystanie wszystkich dostępnych mediów i form przekazu) Dopuszcza się możliwość składania projektów, które będą obejmowały więcej niż jedno pole działań w ramach danego obszaru tematycznego. Projekty finansowane w ramach Funduszu dla Organizacji powinny odpowiadać na rzeczywiste problemy oraz dotyczyć aktualnego lub prognozowanego stanu faktycznego. Pożądane jest również, aby w projektach składanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Wnioskodawca zapewniał udział szerokiej grupy współpracowników oraz angażował i aktywizował nowe osoby, wolontariuszy oraz grupy nieformalne. Działania z zakresu aktywizacji (partycypacji) obywatelskiej, wymienione powyżej, muszą stanowić główny cel i przedmiot przedkładanego projektu. UWAGA: Fundusz nie ma na celu finansowania powstawania nowych organizacji pozarządowych ani wzmacniania zdolności instytucjonalnych organizacji już istniejących w oderwaniu od realizacji celu głównego Grantu i projektu Typy projektów W ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych dopuszcza się możliwość składania 2 kategorii projektów ze względu na kwotę dofinansowania oraz długość trwania projektu: Projekty MAŁE wymagania formalne kwota dofinansowania: od CHF do CHF okres realizacji projektu: do 12 miesięcy, nie dłużej jednak niż do 30 września 2014 roku średnia sum przychodów z działalności organizacji w 2 ostatnich okresach obrachunkowych nie przekracza kwoty PLN. Uwaga, zmiana! UWAGA W przypadku organizacji działających krócej niż dwa lata będzie brana pod uwagę średnia miesięczna przychodów za cały okres działalności, która nie może przekroczyć 1/12 z PLN (czyli ok ,67 PLN) Projekty DUŻE wymagania formalne kwota dofinansowania od CHF do CHF okres realizacji projektu: brak ograniczenia czasowego, jednak nie dłużej niż do 30 września 2014 roku W obydwu przypadkach kurs franka szwajcarskiego, po którym należy ustalić w złotówkach wartość powyższych limitów będzie podany na stronie internetowej Grantu Blokowego Będzie to kurs kupna Narodowego Banku Polskiego z dnia ogłoszenia danej edycji konkursu. WAŻNE W przypadku ubiegania się o dofinansowanie o wartości przekraczającej franków szwajcarskich, wraz z podpisaniem Umowy o dofinansowanie, Wnioskodawca musi wnieść zabezpieczenie otrzymanej zaliczki w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, której wzór stanowi Załącznik numer 3 do niniejszego Podręcznika. 16

17 Refundacji podlegać będą wyłącznie koszty poniesione od dnia podjęcia decyzji o przyznaniu Wnioskodawcy dofinansowania Projekty, które nie mogą uzyskać dofinansowania Dofinansowaniu w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych nie mogą podlegać projekty zawierające następujące działania: działania polegające na doraźnej pomocy (w tym na bezpośredniej pomocy socjalno bytowej), działania, które mają na celu jedynie finansowanie bieżących kosztów związanych z działalnością Wnioskodawcy, działania polegające na dalszej dystrybucji otrzymanych środków, tzw. re-granting tj. przekazywanie środków podmiotom trzecim w ramach oddzielnej procedury konkursowej bez możliwości bezpośredniej kontroli ich wydatkowania, projekty już trwające lub zakończone, działania o charakterze politycznym (związane z formą agitacji politycznej, organizowaniem kampanii wyborczych czy promowaniem działalności konkretnego ugrupowania, komitetu wyborczego lub partii politycznych, a także organizacji je wspierających), działania o charakterze religijnym (związane ze sprawowaniem kultu religijnego oraz posługi kapłańskiej), działania o charakterze komercyjnym (realizowane dla osiągnięcia zysku), działania inwestycyjne w tym wszelkie zakupy sprzętu lub innych aktywów oraz wyposażenia, remonty oraz adaptacja pomieszczeń powyżej ustalonego limitu określonego w punkcie [2.7.1] niniejszego Podręcznika 2.7. Wymagania dotyczące kwalifikowalności wydatków W ramach projektów sfinansowane mogą zostać wyłącznie koszty uznane za kwalifikowalne. Za koszty kwalifikowalne uznaje się koszty spełniające łącznie poniższe warunki: są bezpośrednio związane z realizowanym projektem i są niezbędne dla jego właściwego przygotowania lub realizacji, są uwzględnione w budżecie projektu, są racjonalnie skalkulowane na podstawie cen rynkowych, odzwierciedlają koszty rzeczywiste, a także są skalkulowane proporcjonalnie dla przedsięwzięcia objętego finansowaniem (np. kosztem kwalifikowalnym może być jedynie część wynagrodzenia księgowego, jeżeli wykonuje on w ramach godzin pracy również inne zadania, niezwiązane z obsługą projektu, natomiast w przypadku wydatków poniesionych na czynsz i inne opłaty eksploatacyjne związane z utrzymaniem biura sfinansowana może być tylko ta część wydatków, która bezpośrednio związana jest z realizacją projektu), są ponoszone celowo, rzetelnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, są ponoszone z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz z dołożeniem wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów* (patrz punkt 3.2. Podręcznika Procedur), 17

18 zostały poniesione w okresie uprawnionym/kwalifikowanym (nie wcześniej niż dzień podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania i nie później niż dzień zakończenia realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie), są poparte właściwymi dowodami księgowymi, są prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej Beneficjenta (wszystkie wydatki, łącznie z wydatkami partnerów krajowych i/lub zagranicznych, muszą być możliwe do weryfikacji i zaewidencjonowane w systemie księgowym Beneficjenta). Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych i przeznaczonych na realizację zadania zgodnie z Ustawą o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. WAŻNE Beneficjent jest zobowiązany do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowane w ramach realizowanego Projektu. WAŻNE Kwalifikowalność poniesionych kosztów weryfikowana jest na podstawie procedur Funduszu dla Organizacji Pozarządowych i fakt przedstawienia ich we Wniosku o dofinansowanie nie jest jednoznaczny z uznaniem poniesionych wydatków za kwalifikowalne Kategorie kosztów podlegające finansowaniu Koszty podlegające finansowaniu w ramach Funduszu dla Organizacji podzielone zostały na 7 kategorii: 1. Koszty usług przygotowawczych i doradczych (G 1),w tym m.in.: koszty konsultacji społecznych, konsultacje specjalistyczne niezbędne do prawidłowej realizacji działań projektu np. konsultacje prawne, usługi notarialne, opracowanie narzędzi badawczych, koszty badań pod warunkiem, że mają one nierozerwalny związek z projektem. 2. Koszty informacji i promocji (G 2), w tym wydatki związane z upowszechnianiem informacji o realizacji projektu i informacji o tym, że projekt jest współfinansowany ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz budżetu Państwa Polskiego. Kosztami kwalifikowanymi będą m.in.: utworzenie i prowadzenie stron internetowych, przygotowanie i druk ulotek, broszur, plakatów, banerów, naklejek, przygotowanie i opublikowanie ogłoszeń i innych materiałów informacyjnych w prasie, przygotowanie i emisja ogłoszeń w telewizji, radiu oraz na bilboardach, tablice pamiątkowe, tablice informacyjne, spotkania informacyjne, konferencje, konferencje prasowe, przygotowanie materiałów audiowizualnych, inne podobne wydatki związane z promocją. 3. Koszty opłat finansowych (G 3), w tym m.in. koszty: poręczeń finansowych i ubezpieczeń, opłat za założenie i prowadzenie rachunku na potrzeby realizacji projektu, przelewów bankowych, 18

19 poręczenia bankowe, ekspertyz finansowych. 4. Koszty wynikające ze specyfiki realizowanego projektu (G 4), w tym między innymi koszty: usług hotelowych i gastronomicznych (dotyczących uczestników projektu, wykładowców, trenerów), wynajem sal szkoleniowych i konferencyjnych, tłumaczeń, przygotowania materiałów szkoleniowych (np. druku i powielania materiałów), wynagrodzeń personelu merytorycznego m.in.: wykładowców, trenerów, ekspertów zewnętrznych, terapeutów, podróży, zakwaterowania i wyżywienia osób spoza personelu zarządzającego projektem, które prowadzą szkolenia/konferencje/debaty lub w nich uczestniczą (w przypadku ekspertów zagranicznych zwroty kosztów noclegów nie mogą być wyższe od wysokości limitów przyjętych przez Komisję Europejską), diet, inne koszty ściśle związane ze specyfiką projektu. 5. Koszty inwestycyjne i nieinwestycyjne dotyczące wsparcia instytucjonalnego (G.5), a w nich m.in.: specjalistyczne szkolenia i konsultacje, działania mające na celu poprawę jakości usług, które mają znaczenie z punktu widzenia prawidłowej i efektywnej realizacji projektu, koszty związane z opracowaniem długoterminowych strategii operacyjnych, doradztwem, itp., zakup sprzętu lub innych aktywów pod warunkiem, że zakupiony sprzęt lub inne aktywa pozostaną własnością Wnioskodawcy przez okres co najmniej 5 lat od daty zakończenia projektu, zakup wyposażenia pod warunkiem, że zakupione wyposażenie pozostanie własnością Wnioskodawcy przez okres co najmniej 5 lat od daty zakończenia projektu koszty związane z remontem pomieszczeń bądź ich adaptacją (warunkiem kwalifikowalności jest posiadanie przez Wnioskodawcę aktu własności lub innego dokumentu np. umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia potwierdzającego prawo do dysponowania nieruchomością). W przypadku poniesienia kosztów dotyczących obiektów będących własnością Wnioskodawcy zabronione jest przenoszenie własności na inne podmioty przez okres co najmniej 5 lat od daty zakończenia projektu. Po zakończeniu projektu Beneficjent ma obowiązek zapewnić operacyjność projektu, w którym przeprowadzony był remont pomieszczeń bądź dokonano jego adaptacji przez minimum 5 lat od zakończenia projektu. Uwaga! Zakup sprzętu, innych aktywów i wyposażenia oraz koszty związane z remontem bądź adaptacją pomieszczeń uznane będą za kwalifikowalne pod warunkiem, że są niezbędne do prawidłowej realizacji i osiągnięcia celów projektu. Koszty zakupu sprzętu używanego są kwalifikowalne po spełnieniu łącznie poniższych 3 warunków: sprzedawca sprzętu przedstawi oświadczenie potwierdzające, że nie został on nabyty z wykorzystaniem dotacji krajowej lub ze środków zagranicznych współfinansowanych ze środków Rzeczpospolitej Polskiej, cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej, a wziąwszy pod uwagę jego zużycie, jest niższa od ceny nowego sprzętu o zbliżonych parametrach technicznych, 19

20 sprzęt ma właściwości techniczne niezbędne do realizacji projektu oraz spełnia obowiązujące normy i standardy. 6. Koszty personelu zarządzającego projektem (G.6) a w nich : Koszty wynagrodzenia pracowników wraz ze wszystkimi składnikami (koszty podatków i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne odprowadzane faktycznie i ostatecznie) z wyłączeniem premii nieregulaminowych, premii motywacyjnych lub nagród. Koszty te nie mogą być wyższe niż stawki powszechnie stosowane na rynku w danej dziedzinie i powinny być racjonalnie skalkulowane w odniesieniu do realizacji projektu. 7. Koszty biurowe (G.7) w tym koszty: usług teleinformacyjnych, przesyłek pocztowych, kopiowania dokumentów, zakupu materiałów biurowych, zakupu lub napełniania tonerów do sprzętu biurowego, koszty wynajęcia i eksploatacji pomieszczeń wykorzystywanych bezpośrednio do realizacji projektu (koszt wynajmu lokalu, opłaty eksploatacyjne prąd, ogrzewanie) itp. WAŻNE Koszty wzmocnienia zdolności instytucjonalnych organizacji, czyli koszty inwestycyjne i nieinwestycyjne dotyczące wsparcia instytucjonalnego (G.5), koszty personelu zarządzającego projektem (G.6) oraz koszty biurowe (G.7) nie mogą przekroczyć 30% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. Wnioskodawca powinien sam zdecydować o podziale kosztów w obrębie ww. 30%, przy czym koszty personelu zarządzającego projektem nie mogą być wyższe niż 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie istnieje możliwość poniesienia kosztów przez partnera bądź partnerów, jednakże nie mogą one przekroczyć 40% całkowitych kosztów kwalifikowanych. Wysokość wydatków poniesionych przez partnera/partnerów uzależniona powinna być od roli jaką odgrywają oraz od ich poziomu udziału w realizacji projektu. WAŻNE Dopuszcza się możliwość przedstawienia we wniosku o dofinansowanie wydatków niekwalifikowanych w ramach projektu jako dodatkowy element projektu, finansowany wyłącznie ze środków własnych. Należy jednak pamiętać, że wydatki niekwalifikowane (dodatkowe) nie mogą zastępować wkładu własnego, który musi być kwalifikowany i musi stanowić część całkowitych wydatków projektu Wydatki niekwalifikowane Kosztami kwalifikowanymi nie są: koszty działań inwestycyjnych, takich jak zakup sprzętu i wyposażenia, koszty remontu i adaptacji pomieszczeń, koszty nabycia środków transportu w przypadku gdy koszty te nie mieszczą się w limicie kosztów wzmocnienia zdolności instytucjonalnych organizacji, tj. 30% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu, zakup nieruchomości, pieniężne i rzeczowe nagrody znacznej wartości dla uczestników konkursów i zawodów organizowanych w ramach projektu (dopuszczalne są tylko nagrody symboliczne, o wartości jednostkowej nie przekraczającej 200 zł), 20

21 podatki i opłaty, w tym podatek od towarów i usług, które w świetle obowiązujących przepisów prawnych mogą być odzyskiwane, mandaty, grzywny, kary finansowe, koszty postępowań sądowych, koszt oprocentowania salda debetowego z przeprowadzonych transakcji finansowych, straty spowodowane różnicami kursowymi, prowizje związane z wymianą walut, koszty zakupu i instalacji komputerowych systemów zarządzania organizacją, prowizje i odsetki z tytułu spłaty kredytów, koszty rozliczenia strat, wydatki sfinansowane z innych źródeł, wszelkiego rodzaju formy gratyfikacji rzeczowej lub finansowej, w tym nagrody i premie dla osób związanych z realizacją projektu, indywidualne stypendia socjalne, naukowe i szkoleniowe (środki finansowe wpłacane jednorazowo lub okresowo uczniom, studentom, nauczycielom akademickim itd., na pokrycie kosztów nauki, badań naukowych itp. poza miejscem zamieszkania), koszty wynagrodzenia za pracę 1 osoby w przypadku, gdy suma przepracowanych przez nią godzin przekracza 60 godzin tygodniowo, koszty przygotowania wniosku o dofinansowanie, wydatki nieudokumentowane, usługi medyczne. Uwaga, zmiana! 21

22 III. Szczegółowe zasady dofinansowania projektów w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych 3.1. Zasady ogólne dotyczące finansowania projektów: projekt może być współfinansowany z różnych źródeł, przy czym niedopuszczalne jest finansowanie wydatków, które zostały dofinansowane z innych źródeł (podwójne dofinansowanie), nakłady na realizację projektu powinny być adekwatne do oczekiwanych rezultatów, we Wniosku powinny być umieszczone wyłącznie wydatki niezbędne do prawidłowej realizacji celów projektu, dofinansowaniem w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych objęte będą wyłącznie koszty kwalifikowane wskazane w niniejszym Podręczniku, dofinansowaniu podlegają wyłącznie koszty poniesione od dnia podjęcia decyzji o przyznaniu Wnioskodawcy dofinansowania do dnia zakończenia projektu określonego w umowie o dofinansowanie. WAŻNE Działania projektowe nie mogą generować zysku w trakcie realizacji projektu. Zabronione jest pobieranie wpłat i opłat od adresatów projektu (np. jeżeli w ramach projektu przeprowadzane są szkolenia uczestnicy tych szkoleń nie mogą ponosić opłat za uczestnictwo) Zasady dotyczące wydatkowania środków z Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Oprócz zasad wymienionych w punkcie [3.1] Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. W szczególności Beneficjent przy wyborze osób i/lub podmiotów realizujących działania projektowe lub przy wyłanianiu ich wykonawców nie może wybrać oferty od osoby/podmiotu, z którą pozostaje w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności tych osób. W przypadkach uzasadnionych merytorycznie, gdzie wyjaśnienia Beneficjenta oraz stwierdzony stan faktyczny dowiodą, że zatrudnianie lub udzielanie zamówień w ramach projektów Funduszu dla Organizacji Pozarządowych będzie stanowić nieodzowny element projektu, kluczowy dla wykonalności projektu, a w szczególności, gdy, wydatki zostaną poniesione celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów projektu, wówczas Operator - ECORYS Polska - może odstąpić od stosowania ww. zasad unikania konfliktu interesów. W takich przypadkach Beneficjent zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Operatora o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się do Operatora o wyrażenie zgody na odstąpienie od stosowania zasad unikania konfliktu interesów nie później niż 5 dni roboczych licząc od dnia w którym planowane jest zatrudnienie osób lub udzielenie zamówień w ramach projektu tym podmiotom co do których może zachodzić podejrzenie zaistnienia konfliktu interesów. *) Konflikt interesów sytuacja, w której z przyczyn gospodarczych, powiązań politycznych lub narodowych, związków rodzinnych, emocjonalnych lub innych wspólnych interesów po stronie jakiejkolwiek osoby realizującej umowę istnieje ryzyko nieobiektywnego 22

23 wykonywania umowy lub braku bezstronności w postępowaniu. W szczególności konflikt interesów ma miejsce wówczas, gdy do zadań realizowanych w ramach projektu wybierane są osoby pozostające w związku pokrewieństwa, opieki lub kurateli z pracownikami lub członkami organów Beneficjenta, gdy Beneficjent nabywa usługi lub towary od podmiotów gospodarczych, będących własnością takich osób, lub wówczas, gdy w związku z realizacją projektu, pracownicy lub członkowie organów Beneficjenta dostarczają towary lub usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Budżet projektu Informacje ogólne Maksymalna wartość dofinansowania wynosi 90% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Beneficjenci zobowiązani są do współfinansowania co najmniej 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Kurs franka szwajcarskiego, po którym należy ustalić w złotówkach wartość powyższych limitów, będzie podany na stronie internetowej Grantu Blokowego, Będzie to kurs kupna Narodowego Banku Polskiego z dnia ogłoszenia danej edycji konkursu. Budżet projektu, raportowanie i rozliczanie będą prowadzone w polskich złotych Wkład własny Beneficjent ma obowiązek wniesienia wkładu własnego w wysokości co najmniej 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych. Wkład ten może pochodzić z zasobów własnych Wnioskodawcy lub partnerów oraz sponsorów. Wkład własny stanowiący nie mniej niż 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu może zostać wniesiony w całości w formie pieniężnej lub też może składać się z części finansowej i rzeczowej. W przypadku, gdy składa się on z 2 części, wkład finansowy musi stanowić minimum 2% całkowitych kosztów kwalifikowalnych. Pozostałe 8% można zapewnić w postaci wkładu rzeczowego. Wkład własny finansowy oraz wkład własny rzeczowy może zostać zapewniony przez samego Wnioskodawcę bądź partnera lub sponsora projektu Wkład finansowy Wkład własny finansowy środki pieniężne pochodzące od Wnioskodawcy, partnera bądź sponsora. W celu udokumentowania zapewnienia wkładu finansowego zadeklarowanego i wskazanego we wniosku o dofinansowanie, Wnioskodawca zobowiązany jest załączyć do wniosku o dofinansowanie następujące dokumenty: Uwaga, zmiana! w przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca - informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we wniosku o dofinansowanie (np. gdy zadeklarowano 2% kosztów kwalifikowalnych projektu należy udokumentować posiadanie 2%, gdy zadeklarowano 5% należy udokumentować posiadanie 5% - nie mniej), wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku. Poprzez Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej należy rozumieć zaświadczenie wystawione przez bank Wnioskodawcy lub wyciąg z konta bankowego Wnioskodawcy; jeżeli wkład finansowy zapewnia partner lub sponsor - do Wniosku o dofinansowanie należy dołączyć 2 dokumenty: a) oświadczenie partnera/sponsora projektu o zapewnieniu wkładu własnego finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie, oraz b) informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której partner/sponsor posiada rachunek, potwierdzającą wysokość 23

24 posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż wartość planowanego wkładu finansowego wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku; w przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia jednostka samorządu terytorialnego, Wnioskodawca zobowiązany jest złożyć tylko 1 dokument - oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niż przedstawiono i zadeklarowano we Wniosku o dofinansowanie. WAŻNE W przypadku, gdy Wnioskodawca składa 2 Wnioski o dofinansowanie w ramach 1 naboru, w celu udokumentowania zapewnienia wkładu finansowego Wnioskodawca zobowiązany jest wykazać posiadane środki finansowe lub zdolność kredytową na każdy projekt niezależnie. Jeżeli potwierdzeniem wysokości posiadanych środków finansowych na realizację 2 projektów w ramach 1 naboru jest wyciąg lub zaświadczenie o stanie rachunku bankowego Wnioskodawcy, wówczas wysokość znajdujących się środków finansowych na koncie nie może być mniejsza niż suma wartości wkładów finansowych przedstawionych we Wnioskach łącznie dla 2 projektów. Wymóg ten dotyczy również przypadków, w których wkład finansowy zapewniany jest przez 1 partnera lub sponsora dla 2 projektów w ramach 1 naboru. Podczas rozliczania projektu Wnioskodawca będzie zobowiązany do formalnego udokumentowania wniesienia wkładu własnego finansowego Wkład rzeczowy Za wkład rzeczowy uważa się wniesienie do projektu określonych składników majątku, nie powodujące powstania faktycznego wydatku pieniężnego. Wkład rzeczowy wniesiony na rzecz projektu może obejmować tylko i wyłącznie poniższe 3 kategorie: nieodpłatną dobrowolną pracę, przez którą rozumie się prace wykonywane nieodpłatnie przez wolontariuszy, pod warunkiem, że jej wymiar jest udokumentowany, a jej wartość jest ustalana z uwzględnieniem ilości spędzonego czasu oraz standardowej stawki godzinowej i dziennej za dany rodzaj wykonywanej pracy. Wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy musi uwzględniać wszystkie koszty, które zostałyby poniesione w przypadku jej odpłatnego wykonywania. W przypadkach, kiedy wolontariusz, którego wartość dobrowolnej nieodpłatnej pracy przedstawiona będzie do refundacji w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych wykonuje inną pracę na rzecz Beneficjenta tzn. pobiera wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło bądź innych i koszty tych wynagrodzeń będą również przedstawione do refundacji w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych to łączna ilość godzin (stanowiących podstawę refundacji) nie może przekroczyć 60 godzin tygodniowo; udostępnienie lokalu/nieruchomości (np. powierzchnia biurowa, sale konferencyjne) o ile jest on/ona udostępniony/udostępniona na potrzeby realizacji projektu nieodpłatnie. Koszt lokalu/nieruchomości jest liczony/liczona jako część kosztów ponoszona w związku z jego/jej użytkowaniem, proporcjonalnie do wielkości powierzchni przeznaczonej na potrzeby projektu lub liczby osób pracujących na rzecz projektu. W przypadku, gdy wkład rzeczowy wnoszony jest w postaci udostępnienia lokalu/nieruchomości na biuro projektu, to jego wartość łącznie z sumą kosztów wzmocnienia zdolności instytucjonalnych (grupa kosztów G5, G6 oraz G7) nie może przekroczyć 30% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu; 24

25 sprzęt i wyposażenie o ile stanowi własność Wnioskodawcy lub partnera, bądź też zostało formalnie przekazane Wnioskodawcy lub partnerom, i będzie udostępnione na potrzeby realizacji projektu nieodpłatnie. Koszty związane ze sprzętem i wyposażeniem należy obliczać według stawki wyrażającej proporcjonalnie stopień i czas wykorzystania danego urządzenia na potrzeby projektu. Koszty amortyzacji mogą być uznane za wkład rzeczowy do projektu tylko wtedy, gdy dotyczą sprzętu niezbędnego do realizacji projektu oraz są obliczane zgodnie z zasadami rachunkowości i odnoszą się wyłącznie do okresu używania danego środka trwałego w okresie realizacji projektu. Wkład własny rzeczowy by mógł być uznany za koszt kwalifikowany musi spełniać ww. wymagania. UWAGA! Wkład własny rzeczowy nie może być wyższy niż 80% wkładu własnego Beneficjenta wnoszonego na rzecz projektu oraz nie może przekraczać 8% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. Kwoty deklarowane jako wartość wkładu rzeczowego muszą być ustalane na podstawie cen rynkowych. Operator zastrzega sobie prawo żądania przedstawienia aktualnej wyceny wkładu rzeczowego w dowolnym punkcie realizowania projektu przez Wnioskodawcę. W czasie rozliczania projektu Wnioskodawca jest zobowiązany do formalnego udokumentowania wartości wniesionego wkładu rzeczowego. Operator zastrzega sobie prawo zażądania od Wnioskodawcy przedstawienia opinii niezależnego rzeczoznawcy/jednostki audytowej potwierdzającej wartość/wycenę wkładu rzeczowego Sposób finansowania Dofinansowanie projektu przekazywane będzie w transzach. Liczba transz uzależniona jest od okresu realizacji projektu. W przypadku projektów, których okres realizacji projektu przekracza 1 kwartał pierwsza transza będąca zaliczką stanowi równowartość 40% kwoty dofinansowania, nie więcej jednak niż równowartość franków szwajcarskich. Kolejne transze przekazywane będą kwartalnie na podstawie faktycznie poniesionych kosztów. Płatność końcowa przekazana zostanie po zatwierdzeniu sprawozdania końcowego z realizacji projektu i przeprowadzeniu kontroli finansowej. Wysokość tej płatności uzależniona jest od faktycznie poniesionych kosztów na realizację projektu, jednak planowana płatność końcowa nie może być niższa niż 10% planowanej kwoty dofinansowania. W przypadku projektów, których okres realizacji nie przekracza 1 kwartału nie występują płatności pośrednie. Pierwsza płatność obejmuje zaliczkę stanowiącą 60% wartości przyznanego dofinansowania, nie więcej jednak niż równowartość franków szwajcarskich. Druga płatność będąca jednocześnie płatnością końcową zostanie przekazana po zaakceptowaniu sprawozdania końcowego z realizacji projektu oraz przeprowadzeniu kontroli finansowej. Wysokość tej płatności uzależniona jest od faktycznie poniesionych kosztów na realizację projektu, jednak planowana płatność końcowa nie może być wyższa niż 40% planowanej kwoty dofinansowania. Szczegółowe informacje na temat zasad i sposobu finansowania projektów realizowanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych omówione są w dalszej części Podręcznika, punkt [6.2]. 25

26 IV. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE 4.1. Informacje podstawowe Przed przystąpieniem do wypełniania Wniosku o dofinansowanie należy szczegółowo zapoznać się z niniejszym Podręcznikiem Procedur. Należy się upewnić, że organizacja, która zamierza ubiegać się o dofinansowanie, spełnia oczekiwania co do podmiotów, które mogą aplikować zgodnie z zapisami niniejszego Podręcznika, rozdział 2, punkt [2.1] oraz ma odpowiednie zasoby osobowe, finansowe i techniczne, aby skutecznie i sprawnie zrealizować planowane przedsięwzięcie. Organizacje mogą telefonicznie uzyskiwać informacje na temat zasad korzystania z Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Operator będzie prowadził konsultacje telefoniczne w dni robocze w godzinach pod numerem telefonu (22) Możliwe jest także uzyskanie porad w formie konsultacji w siedzibie Operatora (ECORYS Polska Sp. z o.o., ul. Łucka 2/4/6, Warszawa). Aby zapewnić właściwy poziom obsługi i odpowiednią ilość czasu konsultantów dla osób zainteresowanych uzyskaniem dofinansowania, konsultacje będą udzielane wyłącznie po wcześniejszym telefonicznym uzgodnieniu terminu. Zgłoszenia przyjmowane będą w dni robocze godzinach pod numerem telefonu (22) Dodatkowo, poza w/w formami uzyskiwania informacji na temat Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przeprowadzone zostaną szkolenia oraz warsztaty. Szczegółowe informacje na temat szkoleń oraz warsztatów zakres tematyczny, terminy, miejsca wydarzeń - podane będą na stronie internetowej Operatora Konsultacje, szkolenia oraz warsztaty nie mogą być związane z indywidualnym doradztwem merytorycznym dotyczącym przygotowania Wniosku o dofinansowanie. W przypadku podjęcia decyzji o ubieganie się o dofinansowanie, należy pobrać formularz Wniosku o dofinansowanie ze strony internetowej Operatora: Wniosek należy wypełnić ściśle według wskazówek zawartych w instrukcji wypełniania Wniosku o dofinansowanie. Formularz Wniosku o dofinansowanie stanowi niezmienną całość. Nie jest możliwe modyfikowanie go przez Wnioskodawców dokonanie jakichkolwiek zmian w formularzu będzie stanowiło podstawę do odrzucenia Wniosku ze względów formalnych. Należy wypełniać jedynie rubryki wskazane w formularzu i stosować się do ograniczeń liczby znaków. Złożenie wniosku o dofinansowanie na błędnym formularzu także stanowi podstawę do odrzucenia Wniosku z przyczyn formalnych. WAŻNE Przekroczenie limitów znaków, a tym samym ilości miejsca pozostawionego do uzupełnienia sprawi, że nadmiar tekstu nie będzie widoczny w wersji drukowanej, co spowoduje niemożność jego oceny. W trosce o uzyskanie jak najwyższych ocen, należy dokładnie stosować się do Instrukcji wypełniania Wniosku o dofinansowanie oraz niniejszego Podręcznika. Dotyczy to również informacji zamieszczanych we Wniosku muszą one jak najściślej odpowiadać szczegółowym wymogom zawartym w instrukcji wypełniania Wniosku. Wnioski o dofinansowanie należy sporządzać w języku polskim. Podczas wypełniania Wniosku należy zwrócić szczególną uwagę na opis realizacji celów i precyzyjne określenie oczekiwanych rezultatów. Projekty muszą być sformułowane w sposób jasny i logiczny oraz mieć realistyczny i jednoznaczny plan wdrażania. Ponadto, należy przedstawić efektywne wykorzystanie środków finansowych oraz określić 26

27 potencjalnych odbiorców ostatecznych projektu (np. społeczność lokalna, osoby starsze, osoby niepełnosprawne, młodzież, administracja publiczna). Należy precyzyjnie zdefiniować, jakiego rodzaju rezultaty zostaną osiągnięte i w jaki sposób będzie można je zmierzyć, a także, jakie wielkości wskaźników są zakładane do osiągnięcia. WAŻNE Przy przygotowywaniu Wniosku o dofinansowanie należy zapoznać się z siatką ocen zamieszczoną w niniejszym Podręczniku w punktach [5.4.1] oraz [5.4.2], gdzie zostały zdefiniowane kryteria oceny formalnej oraz merytorycznej wraz z punktacją, jaka będzie przyznawana w poszczególnych kryteriach. Wypełniając Wniosek o dofinansowanie, Wnioskodawca powinien zweryfikować ilość, jakość, spójność oraz kompletność zamieszczonych informacji oraz kompletność wymaganych załączników Składanie Wniosków o dofinansowanie Wnioskodawca zobowiązany jest do złożenia Wniosku o dofinansowanie w następujący sposób: Uwaga! 1. Oryginał Wniosku o dofinansowanie wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wnioskodawcy kopie Wniosku o dofinansowanie (bez wymaganych załączników) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania Wnioskodawcy. 3. Jeden nośnik (CD, DVD lub inne) z nagraną elektroniczną wersją Wniosku o dofinansowanie. W celu ułatwienia i usprawnienia pracy Operatora zaleca się, aby dokumenty spiąć spinaczami (zamiast zszywania) oraz aby unikać wkładania ich w segregatory, teczki, koszulki, a także unikać stosowania przekładek. Wskazane jest, aby oryginał wniosku, kopie oraz załączniki zostały dostarczone w wąsach" (opartych na systemie dwóch otworów, bez okładek). Każdy egzemplarz wniosku powinien być opisany w taki sposób: oryginał, kopia, kopia. Każdy Wniosek o dofinansowanie (oryginał oraz 2 kopie) należy przesłać w 1 kopercie, która powinna: zawierać pełną nazwę i adres Wnioskodawcy, opatrzona być sformułowaniem Wniosek o dofinansowanie projektu w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, zawierać nazwę i adres Operatora. Wnioskodawca składający Wniosek osobiście otrzyma potwierdzenie jego złożenia od Operatora. Dla Wnioskodawców przesyłających Wniosek drogą pocztową bądź drogą kurierską poświadczeniem będzie potwierdzenie nadania przesyłki. 1 Wnioskodawca może złożyć maksymalnie 2 Wnioski o dofinansowanie w ramach 1 naboru pod warunkiem, że nie będzie występować w charakterze partnera w innych projektach złożonych w tym samym naborze 27

28 Wnioski o dofinansowanie należy przesłać listem poleconym, kurierem bądź dostarczyć osobiście do siedziby Operatora w zamkniętej kopercie w godzinach w dni robocze. W przypadku Wniosków, które zostały wysłane drogą pocztową bądź drogą kurierską o dotrzymaniu terminu składania wniosków o dofinansowanie decyduje data stempla nadania przesyłki. Dane teleadresowe Operatora: ECORYS Polska Sp. z o.o. ul. Łucka 2/4/ Warszawa Tel.: Faks.: adres strony internetowej Operatora: adres poczty elektronicznej Operatora: sfngo@ecorys.pl Ostateczny termin składania Wniosków o dofinansowanie upływa w ostatnim dniu naboru o godzinie w przypadku osobistego składania Wniosków, a w przypadku przekazania Wniosku drogą pocztową lub kurierską obowiązuje data nadania przesyłki. Wnioskodawcy w ciągu 14 dni roboczych od upłynięcia terminu składania Wniosków o dofinansowanie otrzymają pocztą elektroniczną na adres poczty elektronicznej podany we Wniosku o dofinansowanie potwierdzenie złożenia Wniosku wraz z nadanym numerem ewidencyjnym. Numer ewidencyjny będzie niezbędny do uzyskiwania jakichkolwiek informacji na temat Wniosku. W tym samym czasie zostanie opublikowana na stronie internetowej Operatora lista wszystkich wniosków o dofinansowanie złożonych w danym naborze. Wnioski o dofinansowanie złożone po terminie wskazanym przez Operatora zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. Termin składania Wniosków nie podlega jakimkolwiek modyfikacjom czy negocjacjom ze strony Wnioskodawców. 4.3.Terminy przyjmowania Wniosków o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Aktualizacja Planowane i zrealizowane nabory Wniosków o dofinansowanie: Projekty MAŁE Numer Okres naboru Wniosków Budżet we frankach Status naboru szwajcarskich I II kwartał CHF Rozstrzygnięty (11/2011) II II kwartał CHF Rozstrzygnięty (09/2012) III I kwartał CHF + środki niewykorzystane w poprzednich naborach W toku Projekty DUŻE Numer Okres naboru Wniosków Budżet we frankach Status naboru szwajcarskich I I kwartał CHF Rozstrzygnięty (09/2011) II IV kwartał CHF Rozstrzygnięty (06/2012) III III kwartał CHF Rozstrzygnięty (03/2013) 28

29 Szczegółowe terminy naborów Wniosków o dofinansowanie są sukcesywnie ogłaszane na stronie internetowej Operatora Funduszu dla Organizacji Pozarządowych stronie internetowej Krajowej Instytucji Koordynującej oraz stronie internetowej Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Formularz Wniosku o dofinansowanie oraz wymagane do wniosku o dofinansowanie załączniki Formularz Wniosku o dofinansowanie stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Podręcznika Procedur. Formularz jest również dostępny na stronie internetowej Operatora Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Załączniki do Wniosku o dofinansowanie Do Wniosku o dofinansowanie należy dołączyć następujące dokumenty: 1. Oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione statutu, umowy lub innego równoważnego dokumentu określającego cele i przedmiot działalności Wnioskodawcy. 2. Oryginał albo kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione aktualnego wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego właściwego rejestru lub inny aktualny dokument potwierdzający datę rejestracji Wnioskodawcy, osobowość prawną ubiegającego się o dofinansowanie wraz z danymi osoby/osób upoważnionej/upoważnionych do reprezentowania Wnioskodawcy. 3. Oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione dokumentów określających sytuację finansową ubiegającego się o dofinansowanie: W przypadku projektów MAŁYCH : a) bilans za dwa ostatnie okresy obrachunkowe, b) rachunek zysków i strat za ostatnie dwa okresy obrachunkowe. W przypadku organizacji istniejących krócej niż 2 lata należy złożyć a) bilans/bilanse za cały okres działalności, b) rachunek/rachunki zysków i strat za cały okres działalności. W przypadku projektów DUŻYCH : a) bilans za ostatni pełny okres obrachunkowy, b) rachunek zysków i strat za ostatni pełny okres obrachunkowy. 4. List intencyjny partnera projektu w języku polskim lub angielskim (oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione) - jeżeli dotyczy. Uwaga, zmiana! Uwaga, zmiana! WAŻNE Ilość listów intencyjnych dołączonych do Wniosku o dofinansowanie musi bezwzględnie odpowiadać ilości partnerów projektu wymienionych przez Wnioskodawcę w punkcie [2.3.] Wniosku o dofinansowanie. Podmiot występujący w charakterze partnera może uczestniczyć w realizacji 2 projektów w ramach 1 naboru projektów. 5. Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy (w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu własnego finansowego przedstawionego we Wniosku 2 do 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych), wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku w przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca. Jeżeli wkład własny finansowy zapewnia partner projektu bądź sponsor do Wniosku o dofinansowanie należy dołączyć 2 dokumenty: a) oświadczenie partnera/sponsora projektu o zapewnieniu wkładu własnego finansowego do projektu w wysokości nie 29

30 mniejszej niż wartość wkładu finansowego przedstawionego we Wniosku oraz b) informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym partner/sponsor posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową (w wysokości nie mniejszej niż wartość planowanego wkładu finansowego), wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku. W przypadku gdy sponsorem wkładu finansowego jest jednostka samorządu terytorialnego, Wnioskodawca zobowiązany jest złożyć tylko 1 dokument - oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niż przedstawiono i zadeklarowano we Wniosku o dofinansowanie. W przypadku gdy wkład finansowy zapewnia jednostka samorządu terytorialnego podległa lub nadzorowana przez właściwego ministra Wnioskodawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie ministra o podjęciu działań na rzecz zapewnienia wkładu własnego finansowego. Wszystkie wymienione powyżej dokumenty muszą potwierdzać wymaganą wysokość środków nie mniejszą niż wysokość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie. WAŻNE W przypadku, gdy Wnioskodawca składa 2 Wnioski o dofinansowanie w ramach 1 naboru, w celu udokumentowania zapewnienia wkładu własnego finansowego Wnioskodawca zobowiązany jest wykazać posiadane środki finansowe lub zdolność kredytową na każdy projekt niezależnie. Jeżeli potwierdzeniem wysokości posiadanych środków finansowych na realizację 2 projektów w ramach 1 naboru jest wyciąg z konta bankowego Wnioskodawcy, wówczas wysokość znajdujących się środków finansowych na koncie nie może być mniejsza niż suma wartości wkładów finansowych łącznie dla 2 projektów. Wymóg ten dotyczy również przypadków, w których wkład własny finansowy zapewniany jest przez 1 partnera lub sponsora dla 2 projektów w ramach 1 naboru. Informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej musi zawierać informację dotyczącą wysokości posiadanych środków lub zdolności kredytowej Wnioskodawcy. Przedstawienie informacji takich jak wysokość obrotów, stan winien, ma itp. nie będzie akceptowane i spowoduje odrzucenie Wniosku o dofinansowanie. W przypadku zapewnienia wkładu własnego finansowego przez partnera projektu bądź sponsora informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej musi zawierać informację dotyczącą wysokości posiadanych środków lub zdolności kredytowej partnera/sponsora. Przedstawienie informacji takich jak wysokość obrotów, stan winien, ma itp. nie będzie akceptowane i spowoduje odrzucenie Wniosku o dofinansowanie. 6. Oświadczenie Wnioskodawcy o otrzymanej pomocy publicznej (pomocy de minimis) w formacie wskazanym w Załączniku nr 3 niniejszego Podręcznika. WAŻNE Oświadczenie o otrzymanej pomocy publicznej musi być złożone niezależnie od faktu czy Wnioskodawca otrzymał w przeszłości pomoc publiczną czy nie. Niedołączenie oświadczenia de minimis skutkować będzie odrzuceniem Wniosku o dofinansowanie z powodów formalnych brak wymaganego załącznika 30

31 Oświadczenie o otrzymanej pomocy publicznej musi być złożone przez wszystkich Wnioskodawców ubiegających się o środki w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. WAŻNE W przypadku podpisania Wniosku o dofinansowanie w inny sposób niż jest to określone w KRS lub innych właściwych dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji, do Wniosku należy dołączyć stosowne upoważnienie podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji Wnioskodawcy. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeżeli osoba/osoby podpisujące Wniosek są umocowane formalnie do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych. W przypadku gdy zapisy KRS wskazują, że Wnioskodawcę może reprezentować upoważniony członek zarządu lub inna upoważniona osoba, do wniosku o dofinansowanie należy dołączyć upoważnienie dla tej osoby. Brak takiego upoważnienia spowoduje odrzucenie wniosku z powodów formalnych. Podpisy poświadczające kopie dokumentów za zgodność z oryginałem muszą być zgodne z zasadami reprezentacji określonymi w KRS lub innych właściwych dokumentach potwierdzających sposób reprezentacji Wnioskodawcy. Przed przesłaniem Wniosku o dofinansowanie do Operatora zalecane jest, aby Wnioskodawca dokładnie zapoznał się z kryteriami oceny formalnej i merytorycznej zawartymi w poszczególnych siatkach ocen w punkcie [5.3] i [5.4] niniejszego Podręcznika. Uwaga, zmiana! 31

32 V. PROCES OCENY I WYBORU WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE 5.1.Informacje podstawowe Przyjmowanie Wniosków o dofinansowanie trwa do czasu, kiedy wpłyną wszystkie Wnioski o dofinansowanie nadane przed upływem terminu ich składania tj. przed upływem terminu zamknięcia danego naboru Wniosków. Jednocześnie Operator zastrzega sobie prawo do nie przyjęcia wniosku i odrzucenia go z przyczyn formalnych w przypadku wpłynięcia wniosku do siedziby Operatora później niż 20 dni roboczych licząc od daty zamknięcia naboru. Koperty z wnioskami o dofinansowanie otwierane są w siedzibie Operatora z zachowaniem poufności otrzymanych informacji Ocena administracyjna Każdy Wniosek o dofinansowanie jest wprowadzany do bazy danych Operatora, gdzie zostaje mu nadany numer identyfikacyjny. Informacja o nadanym numerze przekazywana jest Wnioskodawcy przy pomocy tego numeru Wnioskodawca będzie uzyskiwał wszelkie informacje na temat Wniosku. Na tym etapie pracownicy administracyjni Operatora dokonują weryfikacji Wniosku pod kątem jego kompletności i zgodności ze wzorem. Sprawdzeniu podlegają także załączniki. W przypadku stwierdzenia opisanych poniżej błędów Operator informuje Wnioskodawcę o konieczności uzupełnienia brakujących elementów. Dopuszczalne jest dokonanie korekty WYŁĄCZNIE następujących błędów: brak wersji elektronicznej Wniosku, brak załączników lub elementów załączników, brak kopii Wniosku, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii Wniosku, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem dołączonych do Wniosku załączników (w przypadku przedłożenia kopii dokumentów). WAŻNE Wniosek o dofinansowanie w wersji papierowej musi być kompletny (zawierać wszystkie punkty). Nie będzie możliwości uzupełniania brakujących papierowych stron wniosku. Uwaga, zmiana! Uwaga, zmiana! W przypadku gdy z załączonych załączników wynika niespełnienie warunków określonych w Podręczniku Procedur (np. z informacji z banku/wyciągu z rachunku wynika niezapewnienie wkładu własnego finansowego w wysokości zadeklarowanej we Wniosku o dofinansowanie), wówczas Wniosek o dofinansowanie zostanie odrzucony z przyczyn formalnych. Brak podpisu/podpisów osoby/osób uprawnionej/uprawnionych do reprezentowania Wnioskodawcy na oryginale Wniosku o dofinansowanie spowoduje odrzucenie Wniosku z przyczyn formalnych. Podpisy złożone na Wniosku muszą być zgodne z zasadami reprezentacji określonymi w KRS lub innym właściwym dokumencie potwierdzającym sposób reprezentacji Wnioskodawcy. W przypadku podpisania Wniosku w inny sposób niż jest to określone w KRS lub dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji, należy dołączyć stosowne upoważnienie dla osoby/osób podpisującej/podpisujących Wniosek. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeżeli osoba/osoby podpisujące Wniosek formalnie są umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku. W przypadku gdy zapisy KRS wskazują, że Wnioskodawcę może Uwaga, zmiana! 32

33 reprezentować upoważniony członek zarządu lub inna upoważniona osoba, do wniosku o dofinansowanie należy dołączyć upoważnienie dla tej osoby. Brak takiego upoważnienia spowoduje odrzucenie wniosku z powodów formalnych. Informacje o błędach będą wysyłane do Wnioskodawcy drogą elektroniczną ( em) na adres podany we Wniosku oraz faksem, na numer wskazany we Wniosku. Pisemne wyjaśnienia Wnioskodawcy lub uzupełnienia do Wniosku o dofinansowanie muszą wpłynąć do siedziby Operatora (faksem na numer lub drogą e- mailową na adres sfngo@ecorys.pl) nie później niż w przeciągu 7 dni kalendarzowych od daty wysłania przez Operatora drogą mailową powiadomienia (informacji o wymaganych uzupełnieniach). Dokumenty wysłane faksem lub drogą elektroniczną należy równocześnie przesłać listem poleconym. Uwaga, zmiana! W przypadku przekroczenia przez Wnioskodawcę terminu 7 dni kalendarzowych Wniosek zostanie odrzucony z powodów formalnych. Wnioski będą odrzucane także wówczas, gdy Wnioskodawca nie złoży wszystkich uzupełnień wskazanych przez Operatora. Po uzupełnieniu wszystkich braków lub upływie terminu wyznaczonego przez Operatora na poprawę błędów administracyjnych Wniosek o dofinansowanie zostaje przekazany do oceny formalnej Ocena formalna Ocena formalna polega na sprawdzeniu, czy Wniosek o dofinansowanie spełnia wszystkie wymagania formalne zgodnie z kartą oceny formalnej Wniosków o dofinansowanie złożonych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, która zamieszczona jest poniżej. Aby Wniosek o dofinansowanie mógł być przekazany do oceny merytorycznej, konieczne jest spełnienie wszystkich kryteriów formalnych wskazanych w karcie oceny formalnej. Niespełnienie nawet jednego z tych kryteriów spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych. W takiej sytuacji Wnioskodawca otrzymuje informację (faksem lub drogą elektroniczną oraz listem poleconym) o odrzuceniu Wniosku z podaniem przyczyny (np. złożenie Wniosku przez nieuprawnionego Wnioskodawcę, brak załącznika, niewłaściwa informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej). Oryginały Wniosków odrzuconych będą przechowywane przez Operatora. Kopie Wniosków odrzuconych Wnioskodawca może odebrać osobiście (po wcześniejszym powiadomieniu Operatora) w terminie 20 dni roboczych od daty otrzymania informacji o odrzuceniu Wniosku. Po tym okresie kopie wniosków o dofinansowanie zostaną zniszczone. Kryteria oceny formalnej Wniosku o dofinansowanie Kryterium TAK NIE Poprawność Wniosku o dofinansowanie Czy wniosek jest kompletny? Czy wersja papierowa zawiera wszystkie punkty przewidziane do wypełnienia i czy wypełnione są one w języku polskim? Czy wniosek zgodny jest ze wzorem? Uwaga, zmiana! Czy Wniosek złożono w terminie? Czy Wniosek jest podpisany przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wnioskodawcy zgodnie z zasadą reprezentacji określoną w KRS lub innym właściwym dokumencie potwierdzającym sposób reprezentacji Wnioskodawcy? Czy w przypadku podpisania Wniosku w inny sposób niż jest to określone w KRS lub innych dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji dołączono stosowne upoważnienie/pełnomocnictwo dla osoby/osób podpisującej/ podpisujących Wniosek? Czy złożono oryginał Wniosku, 2 kopie oraz wersję elektroniczną? 33

34 Czy okres realizacji projektu obejmuje właściwe ramy czasowe? w przypadku projektów MAłYCH do 12 miesięcy, jednakże nie dłużej niż do 30 września 2014 roku w przypadku projektów DUŻYCH" nie dłużej niż do 30 września 2014 roku Czy budżet projektu jest kompletny? Czy prawidłowo zostały wypełnione pola w punktach: 3.3 Koszty realizacji projektu, 4.Budżet i harmonogram finansowy projektu, 5. Harmonogram realizacji działań w projekcie? Czy Wniosek zawiera działania nieinwestycyjne/ miękkie? Czy Wnioskodawca przesłał w terminie stosowne wyjaśnienia i uzupełnienia do Wniosku (jeżeli dotyczy)? Spełnianie kryteriów dotyczących aplikującej organizacji Czy Wnioskodawca spełnia kryteria organizacji wspieranych przez środki Funduszu dla Organizacji Pozarządowych? Spełnianie kryteriów dotyczących typu projektu Czy Wnioskodawca spełnia kryteria uprawniające go do aplikowania do danego typu projektu? Czy w przypadku aplikacji do projektów MAŁYCH spełniony jest wymóg średniej sum przychodu nie przekraczającej w ostatnich dwóch okresach obrachunkowych kwoty PLN lub średniej miesięcznej przychodu nie przekraczającej 1/12 z PLN? Uwaga, zmiana! Spełnianie kryteriów dotyczących ilości złożonych Wniosków/uczestnictwa w innym Wniosku w charakterze partnera Czy Wnioskodawca nie złożył więcej niż 2 Wnioski o dofinansowanie? Czy w przypadku złożenia 2 Wniosków o dofinansowanie Wnioskodawca nie występuje w charakterze partnera w żadnym innym Wniosku? Czy w przypadku złożenia 1 Wniosku Wnioskodawca nie występuje w żadnym innym Wniosku w charakterze partnera bądź występuje w charakterze partnera tylko w 1 Wniosku? Zgodność wnioskowanych kwot dofinansowania z zasadami Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Czy wnioskowana kwota dofinansowania mieści się w granicach: od CHF do CHF w przypadku aplikowania do projektów MAŁYCH, od CHF do CHF w przypadku aplikowania do projektów DUŻYCH? Uwaga, zmiana! Czy Wnioskodawca zapewnia wkład własny w wysokości minimum 10% wartości całkowitych kosztów kwalifikowalnych? Czy Wnioskodawca zapewnia wkład własny finansowy w wysokości minimum 2% całkowitych kosztów kwalifikowalnych? Czy kwota kosztów personelu zarządzającego projektem (G.6) nie przekracza 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu? Czy kwota kosztów wzmocnienia zdolności instytucjonalnych organizacji (kosztów inwestycyjnych i nieinwestycyjnych dotyczących wsparcia instytucjonalnego [G.5] + kosztów personelu zarządzającego projektem [G.6] + kosztów biurowych [G.7]) nie przekracza 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu? Czy kwota kosztów partnera/partnerów nie przekracza 40% całkowitych 34

35 kosztów kwalifikowanych projektu? Załączniki Czy do Wniosku o dofinansowanie załączono: oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione statutu, umowy lub innego równoważnego dokumentu określającego cele i przedmiot działalności Wnioskodawcy? oryginał albo kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione aktualnego wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego właściwego rejestru lub inny aktualny dokument potwierdzający datę rejestracji Wnioskodawcy, osobowość prawną ubiegającego się o dofinansowanie wraz z danymi osoby/osób upoważnionej/upoważnionych do reprezentowania Wnioskodawcy? oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione dokumentów określających sytuację finansową Wnioskodawcy: W przypadku projektów MAŁYCH : a) bilans za dwa ostatnie okresy obrachunkowe, b) rachunek zysków i strat za ostatnie dwa okresy obrachunkowe. W przypadku organizacji istniejących krócej niż 2 lata należy złożyć a) bilans/bilanse za cały okres działalności, b) rachunek/rachunki zysków i strat za cały okres działalności. W przypadku projektów DUŻYCH : a) bilans za ostatni pełny okres obrachunkowy, b) rachunek zysków i strat za ostatni pełny okres obrachunkowy. Uwaga, zmiana! Uwaga, zmiana! list intencyjny partnera projektu (oryginał albo kopia, poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione) jeżeli dotyczy? Czy w przypadku gdy w projekcie występuje kilku partnerów dołączono do Wniosku list intencyjny dotyczący każdego partnera? gdy wkład własny finansowy zapewnia Wnioskodawca - wyciąg z rachunku Wnioskodawcy bądź informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, w którym Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzający/potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy (w wysokości nie mniejszej niż wartość przedstawionego/deklarowanego we wniosku wkładu własnego finansowego), wystawiony/wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku? gdy wkład własny finansowy zapewnia Partner lub Sponsor projektu dwa dokumenty a) oświadczenie Partnera projektu lub Sponsora o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu własnego finansowego zadeklarowanego i przedstawionego we wniosku o dofinansowanie, oraz b) informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Partner lub Sponsor posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż wartość wkładu finansowego zadeklarowanego i przedstawionego w projekcie (np. gdy zadeklarowano 2% kosztów kwalifikowalnych projektu należy udokumentować posiadanie 2%, gdy zadeklarowano 5% należy udokumentować posiadanie 5% - Uwaga, zmiana! 35

36 nie mniej), wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia Wniosku. gdy wkład własny finansowy zapewnia jednostka samorządu terytorialnego, oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niż przedstawiono i zadeklarowano we Wniosku? w przypadku gdy wkład finansowy zapewnia jednostka samorządu terytorialnego podległa lub nadzorowana przez właściwego ministra - oświadczenie ministra o podjęciu działań na rzecz zapewnienia wkładu własnego finansowego? Oświadczenie Wnioskodawcy o otrzymanej pomocy publicznej (pomocy de minimis) w formacie wskazanym z Załączniku numer 3 niniejszego Podręcznika. Akceptacja Wniosku o dofinansowanie i przekazanie do oceny merytorycznej Tak Nie Odwołania Jeżeli Wnioskodawca nie zgadza się z oceną formalną, może w ciągu 10 dni roboczych od dnia wysłania przez Operatora decyzji informującej o odrzuceniu Wniosku o dofinansowanie z przyczyn formalnych złożyć pisemne odwołanie od tej decyzji. Odwołanie należy złożyć w 2 formach: a) faksem na numer (22) lub drogą elektroniczną na adres sfngo@ecorys.pl oraz b) listem poleconym na adres Operatora: ECORYS Polska Sp. z o.o. ul. Łucka 2/4/6, Warszawa. Odwołanie Wnioskodawcy od decyzji o odrzuceniu Wniosku o dofinansowanie z powodów formalnych zostanie rozpatrzone przez Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów w ciągu 14 dni roboczych licząc od dnia w którym Operator otrzyma (drogą elektroniczną lub faksem) ostatnie pismo z odwołaniem. Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów składa się z co najmniej 4 ekspertów mających wiedzę i doświadczenie związane z obszarami tematycznymi Funduszu dla Organizacji Pozarządowych i zatrudnieniem lub współpracą z sektorem pozarządowym oraz w roli obserwatorów - przedstawicieli Krajowej Instytucji Koordynującej, Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz Stowarzyszenia Gmin RP Euroregion Bałtyk. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia odwołania Wniosek zostanie przekazany do oceny merytorycznej w ramach naboru, do którego został złożony. WAŻNE Nie ma możliwości odwołania od oceny merytorycznej, przedmiotem odwołania może być jedynie ocena formalna. 36

37 5.4. Ocena merytoryczna Wszystkie Wnioski o dofinansowanie spełniające kryteria formalne przechodzą do oceny merytorycznej, która jest przeprowadzana według ujednoliconych formularzy, zawierających kryteria oceny i liczbę punktów, jaką można przyznać za dane kryterium. W wyniku oceny merytorycznej sporządzana zostaje przez Operatora lista rankingowa projektów, która ostatecznie zostaje zatwierdzona przez Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów. Maksymalna liczba punktów, jaką można uzyskać w trakcie oceny wynosi 200 punktów. Projekty muszą otrzymać przynajmniej 101 punktów, aby zostały wpisane na listę rankingową. Jednocześnie muszą one uzyskać co najmniej 50% punktów w ramach pierwszego kryterium oceny merytorycznej Kryterium spójności. Projekty, które nie osiągną minimum 101 punktów lub nie uzyskają co najmniej 10 punktów w ramach pierwszego kryterium zostają odrzucone. UWAGA! Jeżeli Wnioskodawca otrzymał już dofinansowanie w poprzednich edycjach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ogólna ocena projektu zostanie pomniejszona o 10 punktów. 37

38 Kryteria oceny merytorycznej dla projektów MAŁYCH NAZWA KRYTERIUM OPIS KRYTERIUM I. KRYTERIUM SPÓJNOŚCI - maksymalnie 20 punktów. Kryterium to ocenia, czy projekt zgodny jest z celami i obszarami tematycznymi Funduszu dla Organizacji Pozarządowych: edukacja obywatelska, działania kontrolne, partycypacja w polityce publicznej Spełnienie kryterium spójności jest kluczowym elementem oceny merytorycznej. Zadaniem osoby oceniającej jest sprawdzenie następujących informacji przedstawionych przez Wnioskodawcę: 1. Czy cel główny projektu oraz cele szczegółowe projektu zostały jasno i precyzyjnie opisane i czy wpisują się w cele i założenia Funduszu dla Organizacji Pozarządowych? 2. W jakim zakresie dany projekt będzie realizował cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych? 3. Czy planowane cele oraz działania wpisują się w odpowiednie obszary tematyczne i pola działalności Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 4. Czy Wnioskodawca prawidłowo wybrał odpowiednie obszary tematyczne oraz pola działania? 5. Czy z postawionych przez Wnioskodawcę celów projektu jasno wynika co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie jej beneficjentem? 6. Czy postawiony przez Wnioskodawcę cel (cele projektu) jest konkretny, mierzalny, odnosi się do precyzyjnie określonego obszaru, jest określony w czasie i czy jest realny do zrealizowania? 7. 7) Czy i jak projekt wpływa na realizację polityk horyzontalnych: zrównoważony rozwój, równość szans oraz dobre zarządzanie? 20 punktów - projekt może otrzymać wówczas, gdy: a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu zostały jasno i precyzyjnie opisane oraz wpisują się w cele, obszar tematyczny oraz założenia Funduszu dla Organizacji Pozarządowych b) działania zaproponowane do realizacji w pełni wpisują się w cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych c) Wnioskodawca poprawnie wybrał i wskazał obszar tematyczny oraz pole (pola) działań, w jakie wpisują się planowane działania projektowe, d) z celów projektu postawionych przez Wnioskodawcę jasno wynika, co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany. e) cele sformułowane przez Wnioskodawcę są: konkretne (jasno wynika z nich co ma się zmienić w wyniku realizacji projektu); dotyczą precyzyjnie określonego obszaru (wskazano teren działań projektowych), są określone i zamknięte w konkretnym czasie, są realne do zrealizowania (adekwatne do możliwości realizatorów). f) projekt ma pozytywny wpływ na realizację wszystkich polityk horyzontalnych punktów projekt może otrzymać, gdy: a) w odniesieniu do celów i obszarów tematycznych Funduszu dla Organizacji Pozarządowych cel główny projektu został jasno i precyzyjnie opisany, natomiast cele szczegółowe sformułowano mało precyzyjnie jednak w toku oceny możliwe jest przypisanie działań do założeń 38

39 Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, b) zaproponowane działania wpisują się w cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, c) Wnioskodawca poprawnie wybrał obszar tematyczny natomiast nie przyporządkował działań do odpowiednich pól tematycznych, jednak w toku oceny możliwe jest przypisanie działań do konkretnego pola/pól działań Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. d) z postawionych przez Wnioskodawcę celów wynika co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany. e) Sformułowane przez Wnioskodawcę cele w większości są: konkretne, dotyczą określonego obszaru (wskazano teren działań projektowych), są określone w konkretnym czasie, są realne do zrealizowania (adekwatne do możliwości realizatorów). f) projekt ma pozytywny wpływ na realizację przynajmniej jednej z polityk horyzontalnych punktów projekt może otrzymać, gdy: a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu sformułowane są mało precyzyjnie jednak w toku oceny możliwe jest przypisanie działań do założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, b) zaproponowane działania w większości wpisują się w cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych c) Wnioskodawca nie wybrał odpowiedniego obszaru tematycznego i pola/pól działań, jednak w toku oceny możliwe jest ich przyporządkowanie do konkretnego obszaru oraz pola/pól działań. d) z postanowionych przez Wnioskodawcę celów ogólnie wynika, co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany. e) projekt odnosi się do polityk horyzontalnych na ogólnym poziomie. Projekty, które otrzymają mniej niż 10 39

40 punktów w ramach niniejszego kryterium nie będą podlegały dalszej ocenie merytorycznej (nie będą oceniane w pozostałych ośmiu kryteriach) i tym samym nie będą wpisane na listę rankingową oraz nie otrzymają dofinansowania. 9-1 punktów projekt otrzymuje wówczas, gdy: a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu sformułowane są bardzo ogólnie i w toku oceny nie ma możliwości przypisania działań do założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych lub postawione cele tylko w nieznacznym stopniu wpisują się w cele, obszar tematyczny oraz założenia FOP. b) zaproponowane działania w większości nie wpisują się w cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych c) Wnioskodawca nie wskazał odpowiedniego obszaru tematycznego i pola/pól działań, a w toku oceny bardzo trudno jest określić obszar tematyczny oraz powiązać go z określonymi celami FOP i polem/polami działalności w ramach danego obszaru tematycznego. Ta sytuacja może dotyczyć w szczególności Wnioskodawców zaznaczających więcej niż jeden obszar tematyczny, które nie będą ze sobą w sposób jasny i precyzyjny powiązane. d) z postanowionych przez Wnioskodawcę celów nie wynika co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany e) projekt nie ma wpływu na realizację polityk horyzontalnych. 0 punktów jeżeli projekt swoimi działaniami w ogóle nie pokrywa się z celami, zakresem tematycznym oraz założeniami Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. W toku oceny nie ma możliwości przypisania żadnego z działań do któregoś z obszaru i pola/pól działań Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 0 punktów za powyższe kryterium przyznawane jest również, gdy: działania zaplanowane w projekcie polegają na pomocy doraźnej (w tym na bezpośredniej pomocy socjalno-bytowej), działania, które mają na celu jedynie finansowanie bieżących 40

41 kosztów związanych z działalnością Wnioskodawcy, działania polegające na dalszej dystrybucji otrzymanych środków, tzw. re-granting (przekazywanie otrzymanych środków lub ich części innym podmiotom), działania w projekcie mają charakter komercyjny (są realizowane dla osiągnięcia zysku), działania w projekcie mają charakter polityczny (są związane z działalnością partii politycznych i organizacji je wspierających), działania w projekcie mają charakter religijny (związane są ze sprawowaniem kultu religijnego oraz posługi kapłańskiej) działania w projekcie są związane z przygotowaniem i finansowaniem akcji protestacyjnych lub innych form protestu. Liczba punktów uzyskanych w ramach tego kryterium jest czynnikiem decydującym o tym, czy projekt będzie podlegał dalszej ocenie. W przypadku uzyskania mniej niż 10 punktów projekt nie będzie dalej oceniany i zostanie odrzucony. II. UZASADNIENIE REALIZACJI PROJEKTU (Uzasadnienie realizacji projektu określa zasadność wydatkowania środków na wskazany we wniosku o dofinansowanie obszar tematyczny) maksymalnie 35 punktów. 1. POTRZEBA REALIZACJI PROJEKTU Projekt musi określać, w jakim stopniu cele projektu odpowiadają rzeczywistym potrzebom, a także czy projekt jest adekwatny do zdefiniowanych potrzeb. Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na to: 1. Czy Wnioskodawca opisuje potrzeby, które mają być zaspokojone dzięki realizacji projektu? 2. Czy cele projektu są adekwatne do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb? 3. Na jakiej podstawie, z wykorzystaniem jakich źródeł informacji, wiedzy Wnioskodawca definiuje i opisuje potrzeby oraz cele projektu? Czy źródła wiedzy są rzetelne, wiarygodne? 4. 4) Czy i w jakim stopniu opisane we wniosku potrzeby, cele, są ze sobą spójne i adekwatne do obszarów W ramach tego podkryterium projekt może otrzymać maksymalnie 25 punktów 25 punktów projekt może otrzymać wówczas, gdy: a) dokładnie uzasadniono oraz dokładnie zdefiniowano potrzebę realizacji działań projektowych, Wnioskodawca wskazał precyzyjnie: gdzie występuje problem, kogo dotyczy, jaka jest istota problemu, czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie- podjęcia odpowiednich działań, czy planowane działania projektowe były lub są realizowane na tym samym terenie przez inne podmioty, b) Cele projektu są adekwatne do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb, c) Wnioskodawca wykazał, z jakich źródeł 41

42 tematycznych i założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych? informacji i wiedzy korzystał, definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Wskazuje, skąd wie o problemie i jego skali. Powołuje się na rzetelne i wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy, raporty z badań społecznych realizowane przez samorządy, ministerstwa, znane instytucje) d) Przedstawione potrzeby i cele są spójne i adekwatne do obszarów tematycznych i założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych punktów - projekt może uzyskać, gdy: a) stosunkowo dokładnie uzasadniono oraz zdefiniowano potrzebę realizacji działań projektowych, a Wnioskodawca wskazał tylko część z poniższych elementów: gdzie występuje problem, kogo dotyczy, jaka jest istota problemu, czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie- podjęcia odpowiednich działań, czy na terenie, gdzie planowane są działania projektowe, ktoś zajmuje się rozwiązaniem problemu b) Cele projektu w większości adekwatne są do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb, c) Wnioskodawca wykazał, z jakich źródeł informacji i wiedzy korzystał, definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Wskazuje, skąd wie o problemie i jego skali. W niewielkim stopniu powołuje się na rzetelne i wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy, raporty z badań społecznych, które realizowane są przez samorządy, ministerstwa, znane instytucje). d) Przedstawione potrzeby i cele są w większości spójne i adekwatne do obszarów tematycznych i założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych punktów - projekt może uzyskać wówczas gdy: a) ogólnie uzasadniono oraz zdefiniowano potrzebę realizacji działań projektowych, a w toku oceny trudno jest stwierdzić dokładnie: gdzie występuje problem, kogo dotyczy, jaka jest istota problemu, 42

43 czy problem narasta i jakie mogą być skutki niepodjęcia odpowiednich działań, czy na terenie, gdzie planowane są działania projektowe, ktoś zajmuje się rozwiązaniem problemu b) Nie wszystkie cele projektu adekwatne są do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb, c) Wnioskodawca ogólnie wskazał, z jakich źródeł informacji i wiedzy korzystał, definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Brak powołania się na rzetelne i wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy, raporty z badań społecznych, które realizowane są przez samorządy, ministerstwa, znane instytucje). d) Przedstawione potrzeby i cele w większości nie są spójne i adekwatne do obszarów tematycznych i założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych 0 punktów Wnioskodawca nie przedstawił uzasadnienia potrzeby realizacji projektu lub przedstawione uzasadnienie jest zupełnie nieadekwatne do realizacji projektu. 2. ZASPOKOJENIE POTRZEB GRUP DOCELOWYCH Czy i w jakim zakresie projekt ma wpływ na zaspokojenie potrzeb grup docelowych? Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na to: 1. Czy Wnioskodawca jasno definiuje grupy docelowe w zakresie aktywizacji obywateli w sprawach publicznych, 2. W jakim zakresie zdefiniowane wyżej potrzeby będą zaspokojone dzięki realizacji projektu. Czy zaplanowane działania są odpowiednie do opisanych potrzeb i czy będą prowadzić do osiągnięcia zamierzonych korzyści. Zaspokojenie potrzeb grup docelowych zdefiniowanych w projekcie, a także zakres korzyści, jakie płyną z realizacji przedsięwzięcia dla ostatecznych odbiorców decyduje o jego przydatności i sensie realizacji W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 10 punktów: 10 punktów projekt może otrzymać, gdy: a) grupy docelowe w zakresie aktywizacji obywateli w sprawach publicznych zostały jasno i dokładnie zdefiniowane, b) korzyści dla grup docelowych płynące z realizacji projektu są dokładnie przedstawione i bezsprzeczne. Zaproponowane w projekcie działania odpowiadają na potrzeby grup docelowych i prowadzą do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. 9-6 punktów projekt może otrzymać, gdy: a) grupy docelowe w zakresie aktywizacji obywateli w sprawach publicznych zostały zdefiniowane, b) większość korzyści płynących z realizacji projektu dla grup docelowych zostało przedstawionych i są one bezsprzeczne. Zaproponowane w projekcie działania w większości odpowiadają na potrzeby grup docelowych i prowadzą do osiągnięcia zamierzonych korzyści. 5 1 punktów projekt może otrzymać, 43

44 gdy: a) grupy docelowe w zakresie aktywizacji obywateli w sprawach publicznych zostały ogólnie zdefiniowane, b) ogólnie wskazano korzyści płynące z realizacji projektu dla grup docelowych lub/i wpływ projektu na grupy docelowe budzi wątpliwości zaproponowane działania nie odpowiadają w pełni na zdefiniowane potrzeby. 0 punktów jeżeli nie zostały zdefiniowane grupy docelowe lub przedstawione działania projektowe w ogóle nie mają wpływu na zaspokojenie potrzeb grup docelowych i nie prowadzą do żadnych korzyści. III. ZDOLNOŚĆ WNIOSKODAWCY DO ZREALIZOWANIA PROJEKTU - maksymalnie 30 punktów Osoba oceniająca Wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na: 1. Czy Wnioskodawca posiada wystarczające, odpowiednie zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do skutecznego wdrażania projektu? Czy osoby zaangażowane w realizację projektu posiadają odpowiednie doświadczenie? 2. Czy Wnioskodawca wskazuje, jak będzie wyglądała struktura organizacyjna i personalna projektu oraz podział zadań i kompetencji kadry kluczowej zaangażowanej w realizację projektu? 3. Czy i w jakim stopniu Wnioskodawca posiada odpowiednie zasoby lokalowe i wyposażenie, aby sprawnie zrealizować projekt? W ramach tego kryterium projekt może uzyskać maksymalnie 30 punktów: Zdolność Wnioskodawcy do sprawnej i płynnej realizacji projektu jest oceniana pod kątem zapewnienia odpowiednich zasobów kadrowych niezbędnych do skutecznego i prawidłowego wdrażania projektu oraz pod kątem posiadanego zaplecza organizacyjnego. 30 punktów wówczas gdy: a) Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu). Dokładnie opisano doświadczenie oraz kompetencje wszystkich kluczowych osób, które zaangażowane będą do realizacji projektu. Kadra posiada odpowiednie doświadczenie i kompetencje. b) Dokładnie wskazano jak będzie wyglądała struktura organizacyjna i personalna projektu oraz szczegółowo przedstawiono podział zadań kadry kluczowej zaangażowanej w realizację projektu. c) Wnioskodawca dokładnie przedstawił posiadane zaplecze organizacyjne (lokal, wyposażenie), które jest wystarczające do realizacji projektu punktów wówczas gdy: a) Wymieniono osoby, które stanowić będą kadrę kluczową projektu oraz opisano doświadczenie i kompetencje większości tych osób. Z przedstawionego opisu można wnioskować, że Wnioskodawca posiada 44

45 wystarczające zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu). b) Wskazano strukturę organizacyjną i personalną projektu. Przedstawiono podział zadań dotyczących większości kadry kluczowej zaangażowanej w realizację projektu. c) Wnioskodawca ogólnie przedstawił posiadane zaplecze organizacyjne (lokal, wyposażenie), jednak można wnioskować, że jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji projektu punktów wówczas gdy: a) Wymieniono osoby, które stanowić będą kadrę kluczową projektu oraz opisano doświadczenie i kompetencje tylko części tych osób. Z przedstawionego opisu można wnioskować, że Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu). b) Wskazano strukturę organizacyjną i personalną projektu. Przedstawiono podział zadań dotyczących tylko części kadry kluczowej zaangażowanej w realizację projektu. c) Wnioskodawca ogólnie przedstawił posiadane zaplecze organizacyjne (lokal, wyposażenie), jednak można wnioskować, że jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji projektu 9 1 punktów - wówczas gdy: a) Wymieniono osoby, które stanowić będą kadrę kluczową projektu, jednak doświadczenie i kompetencje tych osób przedstawiono na bardzo ogólnym poziomie lub w ogóle. Z przedstawionego opisu nie wynika jednoznacznie, czy Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu. b) Bardzo ogólnie wskazano strukturę organizacyjną i personalną projektu oraz pobieżnie lub w ogóle nie przedstawiono podział zadań kadry kluczowej zaangażowanej w realizację projektu. c) Wnioskodawca ogólnie przedstawił posiadane zaplecze organizacyjne (lokal, wyposażenie). Z przedstawionego opisu nie wynika jednoznacznie, czy jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji 45

46 projektu. 0 punktów Wnioskodawca nie przedstawił ani kadry, która zaangażowana miałaby być w realizację projektu ani posiadanego zaplecza organizacyjnego (lokal, wyposażenie) lub przedstawione zasoby kadrowe i organizacyjne nieadekwatne i niewystarczające do prawidłowej realizacji projektu. IV. OPIS PROJEKTU ORAZ FINANSE PROJEKTU- maksymalnie 60 punktów SPÓJNOŚĆ I RACJONALNOŚĆ DZIAŁAŃ Czy projekt jest wewnętrznie spójny (logicznie sformułowany)? Osoba dokonująca oceny sprawdza: a) racjonalność i spójność planowanych działań, czy projekt stanowi spójną całość i czy działania zaplanowane są w sposób logiczny i przejrzysty, b) dostosowanie działań do zakładanych rezultatów, c) czy przedstawione działania są możliwe do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie? d) czy Wnioskodawca określił poziom potencjalnego ryzyka związanego z realizacją planowanych działań (czy przeprowadzono analizę ryzyka) i czy przewidziano odpowiednie środki w celu przeciwdziałania oraz minimalizacji skutków ryzyka. W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 15 punktów: Aby we właściwy sposób zdefiniować planowane przedsięwzięcie, należy opisać je w sposób spójny i logiczny, a więc z opisu zawartego we Wniosku musi wynikać jednoznacznie: poprzez jakie działania Wnioskodawca zamierza realizować działania w obszarze tematycznym lub obszarach tematycznych, jakie są koszty i korzyści wynikające z realizacji projektu oraz jakie jest potencjalne ryzyko związane z realizacją zaplanowanych działań i jak można mu zapobiec. 15 punktów wówczas gdy: a) wszystkie planowane działania są racjonalne i spójne, a projekt stanowi logiczną całość. Działania zaplanowane są w sposób spójny i przejrzysty oraz wzajemnie się uzupełniają b) wszystkie działania dostosowane zostały do zakładanych rezultatów, a ich realizacja powinna doprowadzić do osiągnięcia oczekiwanych korzyści c) wszystkie zaplanowane działania są możliwe do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie. d) określono poziom potencjalnego ryzyka związanego z realizacją planowanych działań oraz przewidziano odpowiednie środki w celu przeciwdziałania oraz minimalizacji skutków ryzyka punktów wówczas gdy: a) większość planowanych działań jest racjonalna i spójna, a projekt generalnie stanowi logiczną całość. Działania w większości zaplanowane są w sposób spójny i przejrzysty oraz wzajemnie się uzupełniają. b) większość działań dostosowana została do zakładanych rezultatów, a ich realizacja 46

47 powinna doprowadzić do osiągnięcia większości oczekiwanych korzyści, c) działania w większości możliwe są do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie. d) określono poziom potencjalnego ryzyka związanego z realizacją większej części planowanych działań, jednak środki przewidziane w celu przeciwdziałania i minimalizacji skutków ryzyka nie wydają się wystarczające. 7 1 punktów wówczas gdy: a) część planowanych działań nie jest racjonalna i spójna, a projekt miejscami nie stanowi logicznej całości. Nie wszystkie działania wzajemnie się uzupełniają. b) część działań nie została dostosowana do zakładanych rezultatów oraz istnieje wątpliwość, czy ich realizacja doprowadzi do osiągnięcia oczekiwanych korzyści, c) co do części działań istnieje wątpliwość, czy będą możliwe są do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie. d) określono poziom potencjalnego ryzyka związanego z realizacją części planowanych działań, jednak nie przewidziano środków w celu przeciwdziałania i minimalizacji skutków ryzyka lub nie wydają się one odpowiednie. 0 punktów projekt jest niespójny wewnętrznie. Brakuje logicznych powiązań między poszczególnymi elementami jego realizacji. (przedstawione działania nie uzupełniają się wzajemnie). Działania nie zostały dostosowane do zakładanych rezultatów i oczekiwanych korzyści. Realizacja działań wydaje się niemożliwa do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie. Nie przeprowadzono analizy ryzyka związanej z planowanymi działaniami. 2. OPIS DZIAŁAŃ Czy działania zostały precyzyjnie określone? Osoba dokonująca oceny sprawdza, czy zaplanowane działania są opisane w sposób dokładny, przejrzysty i wyczerpujący. Czy podano poszczególne etapy realizacji działań projektowych, określono czas ich trwania oraz osoby odpowiedzialne za ich prawidłową realizację? W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 15 punktów: Działania projektu muszą być precyzyjnie opisane i zawierać takie elementy jak: zakres działania, czas realizacji działania, osoby/organizacje odpowiedzialne za zrealizowanie danego działania oraz biorące udział w jego realizacji, budżet działania, rolę partnera projektu w realizacji działania. 15 punktów wówczas gdy wszystkie działania opisane są w sposób dokładny i wyczerpujący. Co do każdego działania 47

48 Wnioskodawca przedstawił: a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację punktów wówczas gdy większość działań opisana została w sposób dokładny i przejrzysty. Co do większości działań Wnioskodawca przedstawił: a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację. 7 1 punktów wówczas gdy część działań opisanych zostało w sposób mało dokładny i przejrzysty. Nie we wszystkich działaniach przedstawiono: a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację. 0 punktów przedstawione działania zostały tylko zasygnalizowane i w ogóle nie posiadają takich informacji jak a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację. 3. RACJONALNOŚĆ KOSZTÓW I KONSTRUKCJA BUDŻETU Czy budżet projektu jest jasno i racjonalnie skonstruowany? Czy szczegółowo przedstawiono koszty poszczególnych działań? Czy i w jakim stopniu zaproponowane koszty są zasadne, niezbędne i logicznie powiązane z poszczególnymi działaniami projektowymi oraz czy nakłady finansowe są adekwatne do planowanych rezultatów? Czy wydatki określono na poziomie rynkowym? W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 20 punktów: O racjonalności budżetu stanowi m.in. zgodność z wytycznymi, konieczność i realność wydatków (są określone na rynkowym poziomie), spójność planu finansowego w odniesieniu do poszczególnych działań. 20 punktów wówczas gdy: a) Budżet projektu jest jasno i racjonalnie skonstruowany b) Wnioskodawca szczegółowo przedstawił koszty wszystkich poszczególnych działań. c) Wszystkie zaproponowane koszty są zasadne, niezbędne i logicznie powiązane z poszczególnymi działaniami. Nakłady są adekwatne do planowanych rezultatów. d) Wszystkie wydatki określono na poziomie rynkowym punktów wówczas gdy: a) Budżet projektu w większości jest jasno i racjonalnie skonstruowany b) Wnioskodawca szczegółowo przedstawił 48

49 koszty większości poszczególnych działań. c) Większość zaproponowanych kosztów jest zasadnych, niezbędnych i logicznie powiązanych z poszczególnymi działaniami. Nakłady w większości są adekwatne do planowanych rezultatów. d) Większość wydatków określono na poziomie rynkowym 9-1 punktów wówczas gdy:: a) Budżet projektu skonstruowany jest ogólnie i mało czytelnie, b) Wnioskodawca nie przedstawił szczegółowo kosztów poszczególnych działań. c) Część zaproponowanych kosztów wydaje się niezasadnych i zbędnych oraz trudno jest je powiązać z poszczególnymi działaniami. Część nakładów nie jest adekwatnych do planowanych rezultatów. d) Część wydatków wydaje się zawyżona 0 punktów budżet projektu skonstruowany jest nieczytelnie i na bardzo ogólnym poziomie. brak przedstawienia poszczególnych kosztów działań lub przedstawione koszty są nieracjonalne, zawyżone i zupełnie nieadekwatne do planowanych rezultatów. 4. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW Czy właściwie określono koszty kwalifikowane w ramach poszczególnych kategorii budżetowych wydatków projektu? Czy poszczególne wydatki przypisane są do odpowiednich grup kosztów? Czy wszystkie koszty przedstawione w budżecie można uznać za koszty kwalifikowane? Czy przedstawiony wkład własny rzeczowy jest zgodny z procedurami (jeżeli dotyczy)? W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 10 punktów. W ramach przedstawionego przez Wnioskodawcę budżetu sprawdzana będzie zgodność rodzaju kosztów kwalifikowanych z zakresem poszczególnych kategorii budżetowych wydatków określonych w wytycznych dla Wnioskodawców. 10 punktów wówczas gdy: a) Wszystkie koszty przedstawione w budżecie nie budzą wątpliwości w zakresie przypisania ich do właściwej kategorii budżetowej wydatków- poszczególne wydatki przypisane zostały do odpowiednich grup kosztów. b) Wszystkie koszty przedstawione w budżecie można uznać za koszty kwalifikowane c) Wkład własny rzeczowy zgodny jest z procedurami (jeżeli dotyczy). 9 6 punktów wówczas gdy: a) Większość kosztów przedstawionych w budżecie nie budzi wątpliwości w zakresie 49

50 przypisania ich do właściwej kategorii budżetowej wydatków - większość wydatków przypisanych zostało do odpowiednich grup kosztów. b) Koszty przedstawione w budżecie można uznać za koszty kwalifikowane c) Wkład własny rzeczowy w większości zgodny jest z procedurami (jeżeli dotyczy). 5 1 punktów wówczas gdy: a) Część kosztów przedstawionych w budżecie budzi wątpliwości w zakresie przypisania ich do właściwej kategorii budżetowej wydatków. Niektóre wydatki przypisane zostały do nieodpowiednich grup kosztów. b) Nie wszystkie koszty przedstawione w budżecie można uznać za koszty kwalifikowane. c) Część wkładu własnego rzeczowego nie jest zgodna z procedurami (jeżeli dotyczy). 0 punktów wszystkie koszty przypisano do błędnych kategorii budżetowych. Większość kosztów przedstawionych w budżecie można uznać za koszty niekwalifikowane. Wkład własny rzeczowy jest niezgodny z procedurami (jeżeli dotyczy). V. OCZEKIWANE REZULTATY ORAZ TRWAŁOŚĆ PROJEKTU maksymalnie 35 punktów 1. REZULTATY PROJEKTU Czy wskaźniki osiągnięcia celów i rezultatów projektu są właściwie skonstruowane? Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na: 1. Rezultaty ilościowe: a) czy i w jakim stopniu Wnioskodawca precyzyjnie i kompleksowo określa rezultaty ilościowe (produkty) projektu? b) czy podane zostały policzalne, dające się zweryfikować wskaźniki produktu (zawierające wartości, jednostki miary), które będą mierzyć planowane rezultaty ilościowe projektu? c) czy wskaźniki są spójne z działaniami określonymi we Wniosku? d) czy zaproponowane wskaźniki ilościowe są możliwe do osiągnięcia? e) czy wskazano obiektywne/ rzetelne W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 20 punktów Wskaźniki osiągnięcia celów i rezultatów projektu stanowią podstawę do weryfikacji prawidłowej realizacji projektu. Aby to było możliwe, wskaźniki muszą jasno określać, jakiego rodzaju rezultaty zostaną osiągnięte i w jaki sposób będzie można je zmierzyć, a także, jakie wielkości wskaźników są zakładane do osiągnięcia. Równie istotne jest wskazanie jak przeprowadzana będzie ich weryfikacja oraz obiektywna ocena ich osiągnięcia.: 20 punktów wówczas gdy: a) precyzyjnie określono rezultaty ilościowe oraz jakościowe projektu, b) podano policzalne, dające się zweryfikować wskaźniki ilościowe (produkty) i jakościowe, c) podane wskaźniki są spójne z działaniami określonymi we Wniosku, d) zaproponowane wskaźniki są realne, 50

51 źródła i metody weryfikacji wskaźników? 2. Rezultaty jakościowe: a) czy i w jakim stopniu Wnioskodawca precyzyjnie i kompleksowo określa rezultaty jakościowe projektu, czy wskazano efekty projektu w odniesieniu do korzyści dla odbiorców działań projektowych? b) czy Wnioskodawca przedstawia realne wskaźniki osiągnięcia rezultatów projektu i wskazuje, w jaki sposób będzie je mierzył? c) czy wskazano źródła weryfikacji wskaźników? 2. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU Czy przewiduje się kontynuowanie realizacji projektu po zakończeniu jego finansowania? możliwe do osiągnięcia, e) wskazano źródła weryfikacji wszystkich wskaźników punktów wówczas gdy: a) określono rezultaty ilościowe i jakościowe projektu, b) podane wskaźniki ilościowe i jakościowe dają się zweryfikować, c) większość wskaźników jest spójna z działaniami określonymi we Wniosku, d) większość zaproponowanych wskaźników jest możliwa do osiągnięcia. e) wskazano źródła weryfikacji dla więcej niż połowy wskaźników. 9-1 punktów - wówczas gdy: a) nie określono rezultatów ilościowych lub jakościowych projektu, b) część podanych wskaźników ilościowych lub jakościowych jest trudna do weryfikacji, c) część wskaźników nie jest spójna z działaniami określonymi we Wniosku, d) część zaproponowanych wskaźników wydaje się niemożliwa do osiągnięcia i budzi wątpliwości w odniesieniu do specyfiki projektu, e) źródła weryfikacji podano tylko dla pojedynczych wskaźników. 0 punktów brak wskaźników lub nie są one adekwatne do opisu projektu i podejmowanych w nim działań. W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 15 punktów: Kontynuowanie działań projektu po zakończeniu finansowania podkreśla potrzebę jego realizacji. Istotne znaczenie ma to, czy zostanie zapewniona dalsza realizacja projektu, biorąc pod uwagę sposoby jego finansowania przez organizację Wnioskującą lub inną. 15 punktów Wnioskodawca deklaruje, że po zakończeniu dofinansowania projekt będzie kontynuowany w pełnym zakresie. Wskazano stabilne źródła finansowania jego dalszej realizacji punktów Wnioskodawca deklaruje, że po zakończeniu dofinansowania kontynuowana będzie realizacja części działań projektowych. Przedstawiono, jakie to będą działania. Wskazano stabilne 51

52 źródła ich finansowania. 7-1 punktów Wnioskodawca przewiduje kontynuację działań projektowych, jednak ich opis przedstawiono bardzo ogólnie. Wskazane źródła finansowania wydają się mało stabilne lub nie wskazano ich w ogóle. 0 punktów nie przewiduje się kontynuowania projektu/ działań projektowych po zakończeniu dofinansowania. VI. PARTNERSTWO maksymalnie 10 punktów Czy udział partnerów wzmacnia potencjał projektu? W tym podkryterium można uzyskać maksymalnie 10 punktów. Realizacja przedsięwzięć powinna służyć zacieśnieniu współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a Konfederacją Szwajcarii i krajami Unii Europejskiej, dlatego udział partnera zagranicznego z ww. krajów jest promowany w ramach oceny merytorycznej. Ocenie podlega także uczestnictwo w projekcie partnera krajowego. Oceniany jest charakter oraz zakres partnerstwa, a nie ilość partnerów: 10 punktów w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz dokładnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner zagraniczny spełnia wszystkie warunki przedstawione w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur, czyli: ma uzasadniony udział w projekcie w kontekście celów i zakresu projektu, partnerstwo opiera się na wniesieniu odpowiednich zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych w proporcji odpowiadającej realizowanym przez partnera zadaniom i podejmowanym działaniom, zaangażowanie partnera w projekcie ma charakter non-profit - partner nie czerpie zysków z uczestnictwa w projekcie, co oznacza, że dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone niezbędne koszty udziału partnera w przedsięwzięciu, uczestnictwo partnera przewidziane jest na każdym etapie projektu (począwszy od początku do jego Uwaga, zmiana! 52

53 zakończenia). 9 6 punktów w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner zagraniczny spełnia większość warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. 5 punktów - w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera krajowego oraz dokładnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner krajowy spełnia wszystkie warunki przedstawione w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. i/lub w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner zagraniczny spełnia połowę warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. 4 1 punktów - w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera krajowego i/lub zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz ogólnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner spełnia część warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. 0 punktów w projekcie brak partnera lub przewiduje się udział partnera zagranicznego i/lub krajowego, lecz jego rola w projekcie jest niejasna i/lub partner nie spełnia warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. VII. KRYTERIUM STRATEGICZNE maksymalnie 10 punktów Zgodnie z zapisami Wytycznych w sprawie Grantu Blokowego punkt 6.4. projekty składane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w zwiększaniu spójności społeczno gospodarczej otrzymają dodatkowe punkty w co najmniej jednym z poniższych przypadków: a) Wnioskodawca ma siedzibę na tzw. obszarze koncentracji geograficznej Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy (tj. województwa: lubelskiego, małopolskiego, podkarpackiego, świętokrzyskiego); b) organizacja partnerska (organizacje) ma siedzibę na obszarze koncentracji geograficzne i partner (partnerzy) merytorycznie wzmacnia projekt czyli W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 10 punktów. 10 punktów któryś z 3 warunków jest spełniony, czyli Wnioskodawca ma siedzibę na tzw. obszarze koncentracji geograficznej i/lub partner, który wzmacnia projekt ma siedzibę na obszarze koncentracji geograficznej i/lub wnioskowany projekt będzie w całości adresowany do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej i nie ma co do tego wątpliwości po analizie projektu; 9 5 punktów ani Wnioskodawca ani partner, który merytorycznie wzmacnia projekt nie mają siedziby na obszarze koncentracji geograficznej, ale działania w większości adresowane są do grupy docelowej z obszaru koncentracji Uwaga, zmiana! 53

54 projekt uzyskał punkty przy ocenie kryterium PARTNERSTWO; c) wnioskowany projekt będzie w całości adresowany do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej. geograficznej; 4 1 punktów - ani Wnioskodawca ani partner, który merytorycznie wzmacnia projekt nie mają siedziby na obszarze koncentracji geograficznej, ale działania w niewielkiej części adresowane są do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej; 0 punktów nie spełniony jest żaden warunek. WYNIKI OCENY PROJEKTU NAZWA KRYTERIUM LICZBA ZDOBYTYCH PUNKTÓW WAGI (% SUMY PUNKTÓW) I. KRYTERIUM SPÓJNOŚCI 20 10% II. UZASADNIENIE REALIZACJI PROJEKTU 35 17,5% 1. POTRZEBA REALIZACJI PROJEKTU 25 12,5% 2. ZASPOKOJENIE POTRZEB GRUP DOCELOWYCH 10 5% III. ZDOLNOŚĆ WNIOSKODAWCY DO ZREALIZOWANIA PROJEKTU 30 15% IV. OPIS PROJEKTU ORAZ FINANSE PROJEKTU 60 30% 1. SPÓJNOŚĆ I RACJONALNOŚĆ DZIAŁAŃ 15 7,5% 2. OPIS DZIAŁAŃ 15 7,5% 3. RACJONALNOŚĆ KOSZTÓW I KONSTRUKCJA BUDŻETU 20 10% 4. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW 10 5% V. OCZEKIWANE REZULTATY ORAZ TRWAŁOŚĆ PROJEKTU 35 17,5% 1. REZULTATY PROJEKTU 20 10% 2. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU 15 7,5% VI. PARTNERSTWO 10 5% VII. KRYTERIUM STRATEGICZNE 10 5% SUMA % 54

55 Kryteria oceny merytorycznej dla projektów DUŻYCH NAZWA KRYTERIUM OPIS KRYTERIUM I. KRYTERIUM SPÓJNOŚCI - maksymalnie 20 punktów Kryterium to ocenia, czy projekt zgodny jest z celami i obszarami tematycznymi Funduszu dla Organizacji Pozarządowych : edukacja obywatelska, działania kontrolne, partycypacja w polityce publicznej Spełnienie kryterium spójności jest kluczowym elementem oceny merytorycznej. Zadaniem osoby oceniającej jest sprawdzenie następujących informacji przedstawionych przez Wnioskodawcę: 1. Czy cel główny projektu oraz cele szczegółowe projektu zostały jasno i precyzyjnie opisane i czy wpisują się w cele i założenia Funduszu dla Organizacji Pozarządowych? 2. W jakim zakresie dany projekt będzie realizował cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych? 3. Czy planowane cele oraz działania wpisują się w odpowiednie obszary tematyczne i pola działalności Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 4. Czy Wnioskodawca prawidłowo wybrał odpowiednie obszary tematyczne oraz pola działania? 5. Czy z postawionych przez Wnioskodawcę celów projektu jasno wynika co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie jej beneficjentem? 6. Czy postawiony przez Wnioskodawcę cel (cele projektu) jest konkretny, mierzalny, odnosi się do precyzyjnie określonego obszaru, jest określony w czasie i czy jest realny do zrealizowania?. 7. Czy i jak projekt wpływa na realizację polityk horyzontalnych: zrównoważony rozwój, równość szans oraz dobre zarządzanie? 20 punktów - projekt może otrzymać wówczas, gdy: a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu zostały jasno i precyzyjnie opisane oraz wpisują się w cele, obszar tematyczny oraz założenia Funduszu dla Organizacji Pozarządowych b) zaproponowane do realizacji działania w pełni wpisują się w cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych c) Wnioskodawca poprawnie wybrał i wskazał obszar tematyczny oraz pole (pola) działań, w jakie wpisują się planowane działania projektowe, d) z celów projektu postawionych przez Wnioskodawcę jasno wynika, co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany e) Cele sformułowane przez Wnioskodawcę są: konkretne (jasno wynika z nich co ma się zmienić w wyniku realizacji projektu); dotyczą precyzyjnie określonego obszaru (wskazano teren działań projektowych), są określone i zamknięte w konkretnym czasie, są realne do zrealizowania (adekwatne do możliwości realizatorów). f) projekt ma pozytywny wpływ na realizację wszystkich polityk horyzontalnych punktów projekt może otrzymać, gdy: a) w odniesieniu do celów i obszarów tematycznych Funduszu dla Organizacji Pozarządowych cel główny projektu został jasno i precyzyjnie opisany, natomiast cele szczegółowe sformułowano mało precyzyjnie jednak w toku oceny możliwe jest przypisanie działań do założeń 55

56 Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, b) zaproponowane działania wpisują się w cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, c) Wnioskodawca poprawnie wybrał obszar tematyczny natomiast nie przyporządkował działań do odpowiednich pól tematycznych, jednak w toku oceny możliwe jest przypisanie działań do konkretnego pola/pól działań Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. d) z postawionych przez Wnioskodawcę celów wynika co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany. e) Sformułowane przez Wnioskodawcę cele w większości są: konkretne, dotyczą określonego obszaru (wskazano teren działań projektowych), są określone w konkretnym czasie, są realne do zrealizowania (adekwatne do możliwości realizatorów). f) projekt ma pozytywny wpływ na realizację przynajmniej jednej z polityk horyzontalnych punktów projekt może otrzymać, gdy: a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu sformułowane są mało precyzyjnie jednak w toku oceny możliwe jest przypisanie działań do założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych, b) zaproponowane działania w większości wpisują się w cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych c) Wnioskodawca nie wybrał odpowiedniego obszaru tematycznego i pola/pól działań, jednak w toku oceny możliwe jest ich przyporządkowanie do konkretnego obszaru oraz pola/pól działań. d) z postanowionych przez Wnioskodawcę celów ogólnie wynika co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany. e) projekt odnosi się do polityk horyzontalnych na ogólnym poziomie. Projekty, które otrzymają mniej niż 10 56

57 punktów w ramach niniejszego kryterium nie będą podlegały dalszej ocenie merytorycznej (nie będą oceniane w pozostałych ośmiu kryteriach) i tym samym nie będą wpisane na listę rankingową oraz nie otrzymają dofinansowania. 9-1 punktów projekt otrzymuje wówczas, gdy: a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu sformułowane są bardzo ogólnie i w toku oceny nie ma możliwości przypisania działań do założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych lub postawione cele tylko w nieznacznym stopniu wpisują się w cele, obszar tematyczny oraz założenia FOP. b) zaproponowane działania w większości nie wpisują się w cele Funduszu dla Organizacji Pozarządowych c) Wnioskodawca nie wskazał odpowiedniego obszaru tematycznego i pola/pól działań, a w toku oceny bardzo trudno jest określić obszar tematyczny oraz powiązać go z określonymi celami FOP i polem/polami działalności w ramach danego obszaru tematycznego. Ta sytuacja może dotyczyć w szczególności Wnioskodawców zaznaczających więcej niż jeden obszar tematyczny, które nie będą ze sobą w sposób jasny i precyzyjny powiązane. d) z postanowionych przez Wnioskodawcę celów nie wynika co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany e) projekt nie ma wpływu na realizację polityk horyzontalnych. 0 punktów jeżeli projekt swoimi działaniami w ogóle nie pokrywa się z celami, zakresem tematycznym oraz założeniami Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. W toku oceny nie ma możliwości przypisania żadnego z działań do któregoś z obszaru i pola/pól działań Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 0 punktów za powyższe kryterium przyznawane jest również, gdy: działania zaplanowanie w projekcie polegają na pomocy doraźnej (w tym na bezpośredniej pomocy socjalno-bytowej), działania, które mają na celu jedynie finansowanie bieżących 57

58 kosztów związanych z działalnością Wnioskodawcy, działania polegające na dalszej dystrybucji otrzymanych środków, tzw. re-granting (przekazywanie otrzymanych środków lub ich części innym podmiotom), Działania w projekcie mają charakter komercyjny (są realizowane dla osiągnięcia zysku), działania w projekcie mają charakter polityczny (są związane z działalnością partii politycznych i organizacji je wspierających), działania w projekcie mają charakter religijny (związane są ze sprawowaniem kultu religijnego oraz posługi kapłańskiej) działania w projekcie są związane z przygotowaniem i finansowaniem akcji protestacyjnych lub innych form protestu. Liczba punktów uzyskanych w ramach tego kryterium jest czynnikiem decydującym o tym, czy projekt będzie podlegał dalszej ocenie. W przypadku uzyskania mniej niż 10 punktów projekt nie będzie dalej oceniany i zostanie odrzucony. II. UZASADNIENIE REALIZACJI PROJEKTU (Uzasadnienie realizacji projektu określa zasadność wydatkowania środków na wskazany we wniosku o dofinansowanie obszar tematyczny) maksymalnie 30 punktów. 1. POTRZEBA REALIZACJI PROJEKTU Projekt musi określać, w jakim stopniu cele projektu odpowiadają rzeczywistym potrzebom, a także czy projekt jest adekwatny do zdefiniowanych potrzeb. Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na to: 1. Czy Wnioskodawca opisuje potrzeby, które mają być zaspokojone dzięki realizacji projektu? 2. Czy cele projektu są adekwatne do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb? 3. Na jakiej podstawie, z wykorzystaniem jakich źródeł informacji, wiedzy Wnioskodawca definiuje i opisuje potrzeby oraz cele projektu? Czy źródła wiedzy są rzetelne, wiarygodne? 4. 4) Czy i w jakim stopniu opisane we wniosku potrzeby, cele, są ze sobą spójne i adekwatne do obszarów W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 20 punktów 20 punktów projekt może otrzymać wówczas, gdy: a) dokładnie uzasadniono oraz dokładnie zdefiniowano potrzebę realizacji działań projektowych, Wnioskodawca wskazał precyzyjnie: gdzie występuje problem, kogo dotyczy, jaka jest istota problemu, czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie podjęcia odpowiednich działań, czy planowane działania projektowe są lub były realizowane na tym samym terenie przez inne podmioty, b) Cele projektu są adekwatne do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb, 58

59 tematycznych i założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych? c) Wnioskodawca wykazał, z jakich źródeł informacji i wiedzy korzystał definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Wskazuje skąd wie o problemie i jego skali. Powołuje się na rzetelne i wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy, raporty z badań społecznych, realizowane przez samorządy, ministerstwa, znane instytucje) d) Przedstawione potrzeby i cele są spójne i adekwatne do obszarów tematycznych i założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych punktów - projekt może uzyskać, gdy: a) stosunkowo dokładnie uzasadniono oraz zdefiniowano potrzebę realizacji działań projektowych, a Wnioskodawca wskazał tylko część z poniższych elementów: gdzie występuje problem, kogo dotyczy, jaka jest istota problemu, czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie podjęcia odpowiednich działań, czy na terenie, gdzie planowane są działania projektowe, ktoś zajmuje się rozwiązaniem problemu b) Cele projektu w większości adekwatne są do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb, c) Wnioskodawca wykazał, z jakich źródeł informacji i wiedzy korzystał, definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Wskazuje, skąd wie o problemie i jego skali. W niewielkim stopniu powołuje się na rzetelne i wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy, raporty z badań społecznych, które realizowane są przez samorządy, ministerstwa, znane instytucje). d) Przedstawione potrzeby i cele są w większości spójne i adekwatne do obszarów tematycznych i założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 9-1 punktów - projekt może uzyskać wówczas gdy: a) ogólnie uzasadniono oraz zdefiniowano potrzebę realizacji działań projektowych, a w toku oceny trudno jest stwierdzić dokładnie: gdzie występuje problem, kogo dotyczy, jaka jest istota problemu, czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie podjęcia 59

60 odpowiednich działań, czy na terenie, gdzie planowane są działania projektowe, ktoś zajmuje się rozwiązaniem problemu b) Nie wszystkie cele projektu adekwatne są do rzeczywistych, zdefiniowanych potrzeb, c) Wnioskodawca ogólnie wskazał, z jakich źródeł informacji i wiedzy korzystał, definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Brak powołania się na rzetelne i wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy, raporty z badań społecznych, które realizowane są przez samorządy, ministerstwa, znane instytucje). d) Przedstawione potrzeby i cele w większości nie są spójne i adekwatne do obszarów tematycznych i założeń Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. 0 punktów Wnioskodawca nie przedstawił uzasadnienia potrzeby realizacji projektu lub przedstawione uzasadnienie jest zupełnie nieadekwatne do realizacji projektu 2. ZASPOKOJENIE POTRZEB GRUP DOCELOWYCH Czy i w jakim zakresie projekt ma wpływ na zaspokojenie potrzeb grup docelowych? 1. Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na to: 2. Czy Wnioskodawca jasno definiuje grupy docelowe w zakresie aktywizacji obywateli w sprawach publicznych, 3. W jakim zakresie zdefiniowane wyżej potrzeby będą zaspokojone dzięki realizacji projektu. Czy zaplanowane działania są odpowiednie do opisanych potrzeb i czy będą prowadzić do osiągnięcia zamierzonych korzyści? Zaspokojenie potrzeb grup docelowych zdefiniowanych w projekcie, a także zakres korzyści, jakie płyną z realizacji przedsięwzięcia dla ostatecznych odbiorców decyduje o jego przydatności i sensie realizacji W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 10 punktów: 10 punktów projekt może otrzymać, gdy: a) grupy docelowe w zakresie aktywizacji obywateli w sprawach publicznych zostały jasno i dokładnie zdefiniowane, b) korzyści dla grup docelowych płynące z realizacji projektu są dokładnie przedstawione i bezsprzeczne. Zaproponowane w projekcie działania odpowiadają na potrzeby grup docelowych i prowadzą do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. 9-6 punktów projekt może otrzymać, gdy: a) grupy docelowe w zakresie aktywizacji obywateli w sprawach publicznych zostały zdefiniowane, b) większość korzyści płynących z realizacji projektu dla grup docelowych zostało przedstawionych i są one bezsprzeczne. Zaproponowane w projekcie działania w większości odpowiadają na potrzeby grup docelowych i prowadzą do osiągnięcia zamierzonych korzyści. 5 1 punktów projekt może otrzymać, gdy: a) grupy docelowe w zakresie aktywizacji obywateli w sprawach publicznych zostały 60

61 ogólnie zdefiniowane, b) ogólnie wskazano korzyści płynące z realizacji projektu dla grup docelowych lub/i wpływ projektu na grupy docelowe budzi wątpliwości zaproponowane działania nie odpowiadają w pełni na zdefiniowane potrzeby. 0 punktów jeżeli nie zostały zdefiniowane grupy docelowe lub przedstawione działania projektowe w ogóle nie mają wpływu na zaspokojenie potrzeb grup docelowych i nie prowadzą do żadnych korzyści. III. ZDOLNOŚĆ WNIOSKODAWCY DO ZREALIZOWANIA PROJEKTU maksymalnie 35 punktów 1. ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE Osoba oceniająca Wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na: 1. Czy Wnioskodawca posiada wystarczające, odpowiednie zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do skutecznego wdrażania projektu? Czy osoby zaangażowane w realizacje projektu posiadają odpowiednie doświadczenie? 2. Czy Wnioskodawca wskazuje, jak będzie wyglądała struktura organizacyjna i personalna projektu oraz podział zadań i kompetencji kadry kluczowej zaangażowanej w realizację projektu? 3. Czy i w jakim stopniu Wnioskodawca posiada odpowiednie zasoby lokalowe i wyposażenie, aby sprawnie zrealizować projekt? W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 20 punktów: Zdolność Wnioskodawcy do sprawnej i płynnej realizacji projektu jest oceniana pod kątem zapewnienia odpowiednich zasobów kadrowych niezbędnych do skutecznego i prawidłowego wdrażania projektu oraz pod kątem posiadanego zaplecza organizacyjnego. 20 punktów wówczas gdy: a) Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu). Dokładnie opisano doświadczenie oraz kompetencje wszystkich kluczowych osób, które zaangażowane będą do realizacji projektu. Kadra posiada odpowiednie doświadczenie i kompetencje. b) Dokładnie wskazano jak będzie wyglądała struktura organizacyjna i personalna projektu oraz szczegółowo przedstawiono podział zadań kadry kluczowej zaangażowanej w realizację projektu. c) Wnioskodawca dokładnie przedstawił posiadane zaplecze organizacyjne (lokal, wyposażenie), które jest wystarczające do realizacji projektu punktów wówczas gdy: a) Wymieniono osoby, które stanowić będą kadrę kluczową projektu oraz opisano doświadczenie i kompetencje większości tych osób. Z przedstawionego opisu można wnioskować, że Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu). 61

62 b) Wskazano strukturę organizacyjną i personalną projektu. Przedstawiono podział zadań dotyczących większości kadry kluczowej zaangażowanej w realizację projektu. c) Wnioskodawca ogólnie przedstawił posiadane zaplecze organizacyjne (lokal, wyposażenie), jednak można wnioskować że jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji projektu. 9-1 punktów wówczas gdy: a) Wymieniono osoby, które stanowić będą kadrę kluczową projektu, jednak doświadczenie i kompetencje tych osób przedstawiono na ogólnym poziomie. Z przedstawionego opisu nie wynika jednoznacznie, czy Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji projektu. b) Ogólnie wskazano strukturę organizacyjną i personalną projektu oraz pobieżnie przedstawiono podział zadań kadry kluczowej zaangażowanej w realizację projektu. c) Wnioskodawca ogólnie przedstawił posiadane zaplecze organizacyjne (lokal, wyposażenie). Z przedstawionego opisu nie wynika jednoznacznie, czy jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji projektu. 0 punktów Wnioskodawca nie przedstawił ani kadry, która zaangażowana miałaby być w realizację projektu ani posiadanego zaplecza organizacyjnego (lokal, wyposażenie) lub przedstawione zasoby kadrowe i organizacyjne nieadekwatne i niewystarczające do prawidłowej realizacji projektu. 2. DOŚWIADCZENIE Czy Wnioskodawca ma doświadczenie w realizacji podobnych projektów? W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 15 punktów Posiadanie doświadczenia w realizacji projektów o zbliżonym schemacie i/lub o zbliżonym celu wskazuje, że Wnioskodawca jest w stanie właściwie zrealizować projekt zwłaszcza, gdy wartość dotychczasowych projektów jest współmierna do kwoty wnioskowanej w niniejszym konkursie. 15 punktów Wnioskodawca posiada doświadczenie w realizacji projektów o zbliżonym schemacie i/lub o zbliżonym celu oraz w ciągu ostatnich 5 lat zrealizował i zakończył podobne projekty o łącznej wartości dwukrotnie większej od kwoty, o 62

63 którą obecnie wnioskuje punktów Wnioskodawca posiada doświadczenie w realizacji projektów o zbliżonym schemacie i/lub o zbliżonym celu oraz w ciągu ostatnich 5 lat zrealizował i zakończył podobne projekty o łącznej wartości równej lub nieco większej do kwoty, o którą obecnie wnioskuje. 9-5 punktów Wnioskodawca posiada ogólne doświadczenie w realizacji projektów o zbliżonym schemacie i/lub o zbliżonym celu o łącznej wartości mniejszej od kwoty, o którą obecnie wnioskuje. 4-1 punktów Wnioskodawca posiada doświadczenie w realizacji projektów, jednak nie są to projekty o zbliżonym schemacie i/lub o zbliżonym celu. 0 punktów - Wnioskodawca nie posiada w ogóle doświadczenia w realizacji projektów. IV OPIS PROJEKTU ORAZ FINANSE PROJEKTU maksymalnie 60 punktów 1. SPÓJNOŚĆ I RACJONALNOŚĆ DZIAŁAŃ Czy projekt jest wewnętrznie spójny (logicznie sformułowany)? Osoba dokonująca oceny sprawdza: a) racjonalność i spójność planowanych działań, czy projekt stanowi spójną całość i czy działania zaplanowane są w sposób logiczny i przejrzysty, b) dostosowanie działań do zakładanych rezultatów, c) czy przedstawione działania są możliwe do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie? d) czy Wnioskodawca określił poziom potencjalnego ryzyka związanego z realizacją planowanych działań (czy przeprowadzono analizę ryzyka) i czy przewidziano odpowiednie środki w celu przeciwdziałania oraz minimalizacji skutków ryzyka. W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 15 punktów: Aby we właściwy sposób zdefiniować planowane przedsięwzięcie, należy opisać je w sposób spójny i logiczny, a więc z opisu zawartego we Wniosku musi wynikać jednoznacznie: poprzez jakie działania Wnioskodawca zamierza realizować działania w obszarze tematycznym lub obszarach tematycznych, jakie są koszty i korzyści wynikające z realizacji projektu oraz jakie jest potencjalne ryzyko związane z realizacją zaplanowanych działań i jak można mu zapobiec. 15 punktów wówczas gdy: a) wszystkie planowane działania są racjonalne i spójne, a projekt stanowi logiczną całość. Działania zaplanowane są w sposób spójny i przejrzysty oraz wzajemnie się uzupełniają b) wszystkie działania dostosowane zostały do zakładanych rezultatów, a ich realizacja powinna doprowadzić do osiągnięcia oczekiwanych korzyści c) wszystkie zaplanowane działania są możliwe do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie. d) określono poziom potencjalnego ryzyka związanego z realizacją planowanych działań oraz przewidziano odpowiednie środki w celu przeciwdziałania oraz minimalizacji skutków ryzyka. 63

64 14 8 punktów wówczas gdy: a) większość planowanych działań jest racjonalna i spójna, a projekt generalnie stanowi logiczną całość. Działania w większości zaplanowane są w sposób spójny i przejrzysty oraz wzajemnie się uzupełniają. b) większość działań dostosowana została do zakładanych rezultatów, a ich realizacja powinna doprowadzić do osiągnięcia większości oczekiwanych korzyści, c) działania w większości możliwe są do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie. d) określono poziom potencjalnego ryzyka związanego z realizacją większej części planowanych działań, jednak środki przewidziane w celu przeciwdziałania i minimalizacji skutków ryzyka nie wydają się wystarczające. 7 1 punktów wówczas gdy: a) część planowanych działań nie jest racjonalna i spójna, a projekt miejscami nie stanowi logicznej całości. Nie wszystkie działania wzajemnie się uzupełniają. b) część działań nie została dostosowanych do zakładanych rezultatów oraz istnieje wątpliwość, czy ich realizacja doprowadzi do osiągnięcia oczekiwanych korzyści, c) co do części działań istnieje wątpliwość, czy będą możliwe są do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie, d) określono poziom potencjalnego ryzyka związanego z realizacją części planowanych działań, jednak nie przewidziano środków w celu przeciwdziałania i minimalizacji skutków ryzyka lub nie wydają się one odpowiednie. 0 punktów projekt jest niespójny wewnętrznie. Brakuje logicznych powiązań między poszczególnymi elementami jego realizacji. (przedstawione działania nie uzupełniają się wzajemnie). Działania nie zostały dostosowane do zakładanych rezultatów i oczekiwanych korzyści. Realizacja działań wydaje się niemożliwa do zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie. Nie przeprowadzono analizy ryzyka związanej z planowanymi działaniami. 2. OPIS DZIAŁAŃ Czy działania zostały precyzyjnie określone? W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 15 punktów: Działania projektu muszą być precyzyjnie 64

65 Osoba dokonująca oceny sprawdza czy zaplanowane działania są opisane w sposób dokładny, przejrzysty i wyczerpujący. Czy podano poszczególne etapy realizacji działań projektowych, określono czas ich trwania, oraz osoby odpowiedzialne za ich prawidłową realizację? 3. RACJONALNOŚĆ KOSZTÓW I KONSTRUKCJA BUDŻETU Czy budżet projektu jest jasno i racjonalnie skonstruowany? Czy szczegółowo przedstawiono koszty poszczególnych działań? Czy i w jakim stopniu zaproponowane koszty są zasadne, niezbędne i logicznie powiązane z poszczególnymi działaniami projektowymi oraz czy nakłady finansowe są adekwatne do planowanych rezultatów? Czy wydatki określono na poziomie rynkowym? opisane i zawierać takie elementy jak: zakres działania, czas realizacji działania, osoby/organizacje odpowiedzialne za zrealizowanie danego działania oraz biorące udział w jego realizacji, budżet działania, rolę partnera projektu w realizacji działania. 15 punktów wówczas gdy wszystkie działania opisane są w sposób dokładny i wyczerpujący. Co do każdego działania Wnioskodawca przedstawił: a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację, 14 8 punktów wówczas gdy większość działań opisana została w sposób dokładny i przejrzysty. Co do większości działań Wnioskodawca przedstawił: a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację. 7-1 punktów wówczas gdy część działań opisanych zostało w sposób mało dokładny i przejrzysty. Nie we wszystkich działaniach przedstawiono: a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację. 0 punktów przedstawione działania zostały tylko zasygnalizowane i w ogóle nie posiadają takich informacji jak a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację. W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 20 punktów: O racjonalności budżetu stanowi m.in. zgodność z wytycznymi, konieczność i realność wydatków (są określone na rynkowym poziomie), spójność planu finansowego w odniesieniu do poszczególnych działań. 20 punktów wówczas gdy: a) Budżet projektu jest jasno i racjonalnie skonstruowany b) Wnioskodawca szczegółowo przedstawił koszty wszystkich poszczególnych działań. c) Wszystkie zaproponowane koszty są zasadne, niezbędne i logicznie powiązane z poszczególnymi działaniami. Nakłady są 65

66 adekwatne do planowanych rezultatów. d) Wszystkie wydatki określono na poziomie rynkowym punktów wówczas gdy: a) Budżet projektu w większości jest jasno i racjonalnie skonstruowany b) Wnioskodawca szczegółowo przedstawił koszty większości poszczególnych działań. c) Większość zaproponowanych kosztów jest zasadnych, niezbędnych i logicznie powiązanych z poszczególnymi działaniami. Nakłady w większości są adekwatne do planowanych rezultatów. d) Większość wydatków określono na poziomie rynkowym 9-1 punktów wówczas gdy:: a) Budżet projektu skonstruowany jest ogólnie i mało czytelnie, b) Wnioskodawca nie przedstawił szczegółowo kosztów poszczególnych działań. c) Część zaproponowanych kosztów wydaje się niezasadnych i zbędnych oraz trudno jest je powiązać z poszczególnymi działaniami. Część nakładów nie jest adekwatnych do planowanych rezultatów. d) Część wydatków wydaje się zawyżona 0 punktów budżet projektu skonstruowany jest nieczytelnie i na bardzo ogólnym poziomie. brak przedstawienia poszczególnych kosztów działań lub przedstawione koszty są nieracjonalne, zawyżone i zupełnie nieadekwatne do planowanych rezultatów. 4. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW Czy właściwie określono koszty kwalifikowane w ramach poszczególnych kategorii budżetowych wydatków projektu? Czy poszczególne wydatki przypisane są do odpowiednich grup kosztów? Czy wszystkie koszty przedstawione w budżecie można uznać za koszty kwalifikowane? Czy przedstawiony wkład własny rzeczowy jest zgodny z procedurami (jeżeli dotyczy)? W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 10 punktów. W ramach przedstawionego przez Wnioskodawcę budżetu sprawdzana będzie zgodność rodzaju kosztów kwalifikowanych z zakresem poszczególnych kategorii budżetowych wydatków określonych w wytycznych dla Wnioskodawców. 10 punktów wówczas gdy: a) Wszystkie koszty przedstawione w budżecie nie budzą wątpliwości w zakresie przypisania ich do właściwej kategorii budżetowej wydatków - poszczególne wydatki przypisane zostały do odpowiednich grup kosztów. b) Wszystkie koszty przedstawione w budżecie można uznać za koszty 66

67 kwalifikowane c) Wkład własny rzeczowy zgodny jest z procedurami (jeżeli dotyczy). 9 6 punktów wówczas gdy: a) Większość kosztów przedstawionych w budżecie nie budzi wątpliwości w zakresie przypisania ich do właściwej kategorii budżetowej wydatków - większość wydatków przypisanych zostało do odpowiednich grup kosztów. b) Koszty przedstawione w budżecie można uznać za koszty kwalifikowane c) Wkład własny rzeczowy w większości zgodny jest z procedurami (jeżeli dotyczy). 5 1 punktów wówczas gdy: a) Część kosztów przedstawionych w budżecie budzi wątpliwości w zakresie przypisania ich do właściwej kategorii budżetowej wydatków. Niektóre wydatki przypisane zostały do nieodpowiednich grup kosztów. b) Nie wszystkie koszty przedstawione w budżecie można uznać za koszty kwalifikowane. c) Część wkładu własnego rzeczowego nie jest zgodna z procedurami (jeżeli dotyczy). 0 punktów wszystkie koszty przypisano do błędnych kategorii budżetowych. Większość kosztów przedstawionych w budżecie można uznać za koszty niekwalifikowane. Wkład własny rzeczowy jest niezgodny z procedurami (jeżeli dotyczy). V. OCZEKIWANE REZULTATY ORAZ TRWAŁOŚĆ PROJEKTU maksymalnie 35 punktów 1. REZULTATY PROJEKTU Czy wskaźniki osiągnięcia celów i rezultatów projektu są właściwie skonstruowane? Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na: 1) Rezultaty ilościowe: a) czy i w jakim stopniu Wnioskodawca precyzyjnie i kompleksowo określa rezultaty ilościowe (produkty) projektu? b) czy podane zostały policzalne, dające się zweryfikować wskaźniki produktu (zawierające wartości, jednostki miary), które będą mierzyć planowane rezultaty W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 20 punktów: Wskaźniki osiągnięcia celów i rezultatów projektu stanowią podstawę do weryfikacji prawidłowej realizacji projektu. Aby to było możliwe, wskaźniki muszą jasno określać, jakiego rodzaju rezultaty zostaną osiągnięte i w jaki sposób będzie można je zmierzyć, a także, jakie wielkości wskaźników są zakładane do osiągnięcia. Równie istotne jest wskazanie jak przeprowadzana będzie ich weryfikacja oraz obiektywna ocena ich osiągnięcia. 20 punktów wówczas gdy: a) precyzyjnie określono rezultaty ilościowe oraz jakościowe projektu, 67

68 ilościowe projektu? c) czy wskaźniki są spójne z działaniami określonymi we Wniosku? d) czy zaproponowane wskaźniki ilościowe są możliwe do osiągnięcia? e) czy wskazano obiektywne/ rzetelne źródła i metody weryfikacji wskaźników? 2) Rezultaty jakościowe: a) czy i w jakim stopniu Wnioskodawca precyzyjnie i kompleksowo określa rezultaty jakościowe projektu, czy wskazano efekty projektu w odniesieniu do korzyści dla odbiorców działań projektowych? b) czy Wnioskodawca przedstawia realne wskaźniki osiągnięcia rezultatów projektu i wskazuje, w jaki sposób będzie je mierzył? c) czy wskazano źródła weryfikacji wskaźników? 2. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU Czy przewiduje się kontynuowanie realizacji projektu po zakończeniu jego finansowania? b) podano policzalne, dające się zweryfikować wskaźniki ilościowe (produkty) i jakościowe, c) podane wskaźniki są spójne z działaniami określonymi we Wniosku, d) zaproponowane wskaźniki są realne, możliwe do osiągnięcia, e) wskazano źródła weryfikacji wszystkich wskaźników punktów wówczas gdy: a) określono rezultaty ilościowe i jakościowe projektu, b) podane wskaźniki ilościowe i jakościowe dają się zweryfikować, c) większość wskaźników jest spójna z działaniami określonymi we Wniosku, d) większość zaproponowanych wskaźników jest możliwa do osiągnięcia. e) wskazano źródła weryfikacji dla więcej niż połowy wskaźników. 9-1 punktów - wówczas gdy: a) nie określono rezultatów ilościowych lub jakościowych projektu, b) część podanych wskaźników ilościowych lub jakościowych jest trudna do weryfikacji, c) część wskaźników nie jest spójna z działaniami określonymi we Wniosku, d) część zaproponowanych wskaźników wydaje się niemożliwa do osiągnięcia i budzi wątpliwości w odniesieniu do specyfiki projektu, e) źródła weryfikacji podano tylko dla pojedynczych wskaźników. 0 punktów brak wskaźników lub nie są one adekwatne do opisu projektu i podejmowanych w nim działań. W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać 15 punktów: Kontynuowanie działań projektu po zakończeniu finansowania podkreśla potrzebę jego realizacji. Istotne znaczenie ma to, czy zostanie zapewniona dalsza realizacja projektu, biorąc pod uwagę sposoby jego finansowania przez organizację Wnioskującą lub inną. 15 punktów Wnioskodawca deklaruje, że po zakończeniu dofinansowania projekt będzie kontynuowany w pełnym zakresie. Wskazano stabilne źródła finansowania 68

69 jego dalszej realizacji punktów Wnioskodawca deklaruje, że po zakończeniu dofinansowania kontynuowana będzie realizacja części działań projektowych. Przedstawiono, jakie to będą działania. Wskazano stabilne źródła ich finansowania. 7-1 punktów Wnioskodawca przewiduje kontynuację działań projektowych, jednak ich opis przedstawiono bardzo ogólnie. Wskazane źródła finansowania wydają się mało stabilne lub nie wskazano ich w ogóle. 0 punktów nie przewiduje się kontynuowania projektu/działań projektowych po zakończeniu dofinansowania. VI. PARTNERSTWO maksymalnie 10 punktów Czy udział partnerów wzmacnia potencjał projektu? W tym podkryterium można uzyskać maksymalnie 10 punktów. Realizacja przedsięwzięć powinna służyć zacieśnieniu współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a Konfederacją Szwajcarii i krajami Unii Europejskiej, dlatego udział partnera zagranicznego z ww. krajów jest promowany w ramach oceny merytorycznej. Ocenie podlega także uczestnictwo w projekcie partnera krajowego. Oceniany jest charakter oraz zakres partnerstwa, a nie ilość partnerów: 10 punktów w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz dokładnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner zagraniczny spełnia wszystkie warunki przedstawione w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur, czyli: ma uzasadniony udział w projekcie w kontekście celów i zakresu projektu, partnerstwo opiera się na wniesieniu odpowiednich zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych w proporcji odpowiadającej realizowanym przez partnera zadaniom i podejmowanym działaniom, zaangażowanie partnera w projekcie ma charakter non-profit - partner nie czerpie zysków z Uwaga, zmiana! 69

70 uczestnictwa w projekcie, co oznacza, że dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone niezbędne koszty udziału partnera w przedsięwzięciu, uczestnictwo partnera przewidziane jest na każdym etapie projektu (począwszy od początku do jego zakończenia). 9 6 punktów w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner zagraniczny spełnia większość warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. 5 punktów - w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera krajowego oraz dokładnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner krajowy spełnia wszystkie warunki przedstawione w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. i/lub w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner zagraniczny spełnia połowę warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. 4 1 punktów - w projekcie przewidziano udział przynajmniej jednego partnera krajowego i/lub zagranicznego (szwajcarskiego lub z UE) oraz ogólnie określono i zdefiniowano jego rolę oraz zakres zadań. Partner spełnia część warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. 0 punktów w projekcie brak partnera lub przewiduje się udział partnera zagranicznego i/lub krajowego, lecz jego rola w projekcie jest niejasna i/lub partner nie spełnia warunków przedstawionych w punkcie 2.3. Podręcznika Procedur. VII. KRYTERIUM STRATEGICZNE maksymalnie 10 punktów Zgodnie z zapisami Wytycznych w sprawie Grantu Blokowego punkt 6.4. projekty składane w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych w zwiększaniu spójności społeczno gospodarczej otrzymają dodatkowe punkty w co najmniej W ramach tego podkryterium projekt może uzyskać maksymalnie 10 punktów. 10 punktów któryś z 3 warunków jest spełniony, czyli Wnioskodawca ma siedzibę na tzw. obszarze koncentracji geograficznej Uwaga, zmiana! 70

71 jednym z poniższych przypadków: a) Wnioskodawca ma siedzibę na tzw. obszarze koncentracji geograficznej Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy (tj. województwa: lubelskiego, małopolskiego, podkarpackiego, świętokrzyskiego); b) organizacja partnerska (organizacje) ma siedzibę na obszarze koncentracji geograficzne i partner (partnerzy) merytorycznie wzmacnia projekt czyli projekt uzyskał punkty przy ocenie kryterium PARTNERSTWO; c) wnioskowany projekt będzie w całości adresowany do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej. i/lub partner, który wzmacnia projekt ma siedzibę na obszarze koncentracji geograficznej i/lub wnioskowany projekt będzie w całości adresowany do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej i nie ma co do tego wątpliwości po analizie projektu; 9 5 punktów ani Wnioskodawca ani partner, który merytorycznie wzmacnia projekt nie mają siedziby na obszarze koncentracji geograficznej, ale działania w większości adresowane są do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej; 4 1 punktów - ani Wnioskodawca ani partner, który merytorycznie wzmacnia projekt nie mają siedziby na obszarze koncentracji geograficznej, ale działania w niewielkiej części adresowane są do grupy docelowej z obszaru koncentracji geograficznej; 0 punktów nie spełniony jest żaden warunek. WYNIKI OCENY PROJEKTU NAZWA KRYTERIUM LICZBA ZDOBYTYCH PUNKTÓW WAGI (% SUMY PUNKTÓW) IV. KRYTERIUM SPÓJNOŚCI 20 10% V. UZASADNIENIE REALIZACJI PROJEKTU 30 15% 1. POTRZEBA REALIZACJI PROJEKTU 20 10% 2. ZASPOKOJENIE POTRZEB GRUP DOCELOWYCH 10 5% VI. ZDOLNOŚĆ WNIOSKODAWCY DO ZREALIZOWANIA PROJEKTU 35 17,5% 1. ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE 20 10% 2. DOŚWIADCZENIE 15 7,5% IV. OPIS PROJEKTU ORAZ FINANSE PROJEKTU 60 30% 1. SPÓJNOŚĆ I RACJONALNOŚĆ DZIAŁAŃ 15 7,5% 2. OPIS DZIAŁAŃ 15 7,5% 3. RACJONALNOŚĆ KOSZTÓW I KONSTRUKCJA BUDŻETU 20 10% 4. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW 10 5% V. OCZEKIWANE REZULTATY ORAZ TRWAŁOŚĆ PROJEKTU 35 17,5% 1. REZULTATY PROJEKTU 20 10% 2. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU 15 7,5% VI. PARTNERSTWO 10 5% VII. KRYTERIUM STRATEGICZNE 10 5% SUMA % 71

72 Procedura oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie Wnioski o dofinansowanie są oceniane przez asesorów, którymi są niezależni eksperci posiadający rozległą, kompleksową i praktyczną wiedzę oraz wieloletnie doświadczenie pozwalające na dogłębną, specjalistyczną ocenę Wniosków w zakresie obejmującym obszary wsparcia w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Asesorzy posiadają wysokie kwalifikacje i kompetencje merytoryczne oraz charakteryzują się obiektywizmem i bezstronnością w ocenie projektów. Wszyscy asesorzy przechodzą szkolenie dotyczące zasad dokonywania oceny oraz obowiązku formułowania uwag do projektu w trakcie jej dokonywania. Służy to zapewnieniu: dokonywania wysokiej jakości ocen, ujednoliconego sposobu oceniania Wniosków o dofinansowanie przez poszczególnych asesorów. Ocena będzie przebiegała zgodnie z procedurą i zasadami opisanymi w niniejszym Podręczniku. Asesorzy oceniając Wnioski przyznają punkty za poszczególne kryteria zgodnie z formularzem oceny i dokładnymi wskazówkami opisanymi powyżej. Liczba punktów przyznanych projektowi stanowi średnią punktów przyznanych przez dwóch niezależnych asesorów. Wartość punktowa jest podstawą do utworzenia listy rankingowej, która przekazywana jest do akceptacji do Komitetu Sterującego ds. zatwierdzenia projektów. W przypadkach, kiedy różnica w punktacji przyznanej przez asesorów jest większa niż 20% maksymalnej wartości punktowej, Wniosek o dofinansowanie jest oceniany dodatkowo przez trzeciego oceniającego - Menadżera ds. Rekrutacji i Oceny Wniosków. Po zapoznaniu się z uzasadnieniami sporządzonymi przez asesorów, Menadżer ds. Rekrutacji dokonuje ponownej oceny Wniosku zgodnie z tabelą ocen oraz wskazówkami dotyczącymi oceny. Punkty przyznane w wyniku tej oceny stanowią podstawę do wpisania projektu na listę rankingową. Menadżer ds. Rekrutacji i Oceny Wniosków rozstrzyga, czy Wniosek przechodzi do dalszej oceny merytorycznej w przypadku, gdy jeden z asesorów nie przyznał minimalnej liczby punktów za pierwsze kryterium. W sytuacji, kiedy obaj asesorzy niezależnie oceniając Wniosek (lub Menadżer) nie przyznają minimalnej liczby punktów za pierwsze kryterium, Wniosek zostaje odrzucony. Wnioskodawca otrzyma dokładne uwagi asesorów do Wniosku, aby w kolejnym naborze Wniosków o dofinansowanie mógł lepiej dostosować swój Wniosek do wymagań Funduszu. Lista rankingowa projektów, które pozytywnie przeszły ocenę merytoryczną zostaje przedstawiona do akceptacji do Komitetu Sterującego ds. zatwierdzania projektów. Każdy Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów składa się z przynajmniej 4 ekspertów, posiadających wiedzę i doświadczenie związane z obszarami tematycznymi Funduszu dla Organizacji Pozarządowych zdobyte w trakcie zatrudnienia lub współpracy z sektorem pozarządowym, w tym przynajmniej jednego eksperta posiadającego zarówno wiedzę i doświadczenie związane z obszarami tematycznymi Funduszu NGO oraz dodatkowo wiedzę i doświadczenie związane z sektorem pozarządowym, zdobyte w trakcie zatrudnienia lub współpracy z nim. Dodatkowo, w roli obserwatorów, do Komitetu Sterującego ds. zatwierdzania projektów zaproszeni są przedstawiciele Krajowej Instytucji Koordynującej, Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz Stowarzyszenia Gmin RP Euroregion Bałtyk. Rolą Komitetu Sterującego ds. zatwierdzania projektów jest podejmowanie decyzji o dofinansowaniu projektów. Decyzja jest podejmowana po zapoznaniu się przez członków Komitetu z ocenami dokonanymi przez asesorów oraz z ich uzasadnieniem. W ściśle uzasadnionych przypadkach Komitet ma prawo dokonać zmiany oceny dokonanej przez 72

73 asesorów. Wówczas oprócz uwag asesorów, Wnioskodawca otrzyma uzasadnienie dokonanej zmiany. Komitet zatwierdza ostateczną listę projektów kwalifikujących się do dofinansowania ze środków Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Po zatwierdzeniu przez Komitet Sterujący ostatecznej listy rankingowej projektów w danym naborze, listy projektów dofinansowanych, listy projektów odrzuconych merytorycznie, listy projektów odrzuconych na kryterium spójności oraz listy projektów odrzuconych z przyczyn formalnych, Wnioskodawcy zostaną indywidualnie powiadomieni o wynikach postępowania drogą listowną oraz dodatkowo pocztą elektroniczną w przypadku projektów dofinansowanych, wraz z uzasadnieniem oceny. Lista projektów odrzuconych formalnie, lista projektów odrzuconych na kryterium spójności, lista projektów odrzuconych merytorycznie, lista rankingowa projektów oraz lista wniosków dofinansowanych zostanie podana do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie jej na stronie internetowej Operatora Ogłoszenie wyników konkursu na podanej powyżej stronie internetowej nastąpi w przeciągu 2 dni roboczych od momentu zatwierdzenia listy rankingowej i wyłonienia listy projektów, które otrzymają wsparcie ze środków Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Operator planuje rozpoczęcie procesu zawierania Umów o dofinansowanie z Wnioskodawcami, którym zostało przyznane dofinansowanie, w ciągu trzech miesięcy od daty zamknięcia naboru Wniosków o dofinansowanie. Planowany termin może ulec wydłużeniu w przypadku otrzymania bardzo dużej ilości Wniosków, jednakże Operator dołoży wszelkich starań, aby termin ten nie był przedłużony o okres dłuższy niż 1 miesiąc. W przypadku wydłużenia terminu, o którym mowa powyżej, zostanie umieszczona stosowna informacja na stronie internetowej Operatora z podaniem szczegółów dotyczących terminu rozpoczęcia procesu zawierania Umów o dofinansowanie. WAŻNE Nie ma możliwości odwołania od oceny merytorycznej, przedmiotem odwołania może być jedynie ocena formalna. 73

74 VI. REALIZACJA PROJEKTU 6.1. Zawarcie Umowy o dofinansowanie z Beneficjentem W przypadku przyjęcia projektu do realizacji Beneficjent otrzyma wezwanie do dostarczenia następującej dokumentacji niezbędnej w celu podpisania umowy: 1. Zaświadczenia z banku lub kopii umowy zawierającej numer rachunku bankowego utworzonego specjalnie do obsługi środków uzyskanych z Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarko - Polskiego Programu Współpracy, 2. Umowy o partnerstwie szczegółowo definiującej zakres obowiązków i podział zadań pomiędzy podmiotami tworzącymi partnerstwo(oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione) jeżeli dotyczy. 3. Aktualnego (wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia u Operatora) zaświadczenia z Urzędu Skarbowego potwierdzającego że Beneficjent nie zalega z regulowaniem należności z tytułu podatków i innych wymaganych opłat (oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione). 4. Aktualnego (wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia u Operatora) zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzającego, że Beneficjent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne (oryginału lub kopii, poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione). 5. Aktualną (wydaną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia u Operatora) informację z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) wystawioną indywidualnie dla każdej osoby uprawnionej do reprezentacji Beneficjenta, stwierdzającą że dana osoba nie została prawomocnie skazana za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwa przekupstwa, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, przestępstwa skarbowe lub udziału w zorganizowanej grupie przestępczej, albo mających na celu popełnienie przestępstw lub przestępstw skarbowych (oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upoważnione). 6. Weksla in blanco wraz deklaracją wekslową stanowiącą załącznik nr 4 niniejszego Podręcznika (dotyczy projektów, w których wartość dofinansowania przekracza CHF). 7. Oświadczenia Zarządu (organu zarządzającego) potwierdzające fakt, iż wobec Beneficjenta nie został złożony wniosek o ogłoszenie upadłości, Beneficjent nie znajduje się w stanie likwidacji, nie podlega zarządowi komisarycznemu, nie zawiesił swojej działalności i nie jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze. Po złożeniu przez Beneficjenta kompletnej i prawidłowej dokumentacji wskazanej powyżej podpisywana jest umowa o dofinansowanie projektu w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Umowa o dofinansowanie określa szczegółowo: datę rozpoczęcia i zakończenia projektu, zakres rzeczowy projektu, harmonogram finansowy projektu, terminy raportowania zasady wypłaty dofinansowania informacje na temat promocji projektu, zobowiązania stron 74

75 Umowa o dofinansowanie w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy podpisywana jest w siedzibie Operatora, ul. Łucka 2/4/6, Warszawa. W uzasadnionych przypadkach Operator dopuszcza możliwość zawarcia z Beneficjentem umowy o dofinansowanie drogą pocztową zgodnie z przedstawionym poniżej opisem. Umowa o dofinansowanie jest przesyłana pocztą elektroniczną do Wnioskodawcy, który drukuje ją w 2 egzemplarzach, parafuje, podpisuje i przesyła do Operatora. Ten, po podpisaniu, odsyła jeden egzemplarz Wnioskodawcy listem poleconym, a drugi archiwizuje. Operator zastrzega sobie prawo do nie podpisania umowy w następujących przypadkach: odmowy dostarczenia dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy, niedostarczenia dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy w terminie 30 dni roboczych od dnia ogłoszenia wyników naboru na stronie internetowej Operatora chyba że wystąpiły nadzwyczajne okoliczności, które uniemożliwiają Beneficjentowi dostarczenie wymaganej dokumentacji w określonym powyżej terminie, w przypadku, gdy Wnioskodawca zalega z należnościami wobec Skarbu Państwa, gdy którykolwiek z urzędujących członków organu zarządzającego Wnioskodawcy został prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwa przekupstwa, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, przestępstwa skarbowe lub udziału w zorganizowanej grupie przestępczej, albo mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowe, gdy został złożony wobec Wnioskodawcy wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy Beneficjent pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu lub zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, w tym jest przedmiotem postępowania egzekucyjnego, gdy Wnioskodawca złoży podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania wsparcia finansowego w ramach umowy. Operator zastrzega sobie prawo do obniżenia dofinansowania, jeżeli potrzeba taka będzie wynikała z przepisów dotyczących pomocy publicznej. Jednocześnie Beneficjent będzie zobowiązany do pokrycia różnicy z własnych środków tak aby wartość całkowitych kosztów kwalifikowalnym przedstawionych we wniosku o dofinansowanie pozostała niezmieniona. W przypadku odmowy Beneficjenta do pokrycia różnicy, o której mowa powyżej, Operator zastrzega sobie prawo do odstąpienia zawarcia z Beneficjentem umowy o dofinansowanie Raportowanie i płatności Sprawozdania z realizacji projektu Beneficjent zobowiązany jest do przedkładania sprawozdań z realizacji projektu w następujący sposób: okresowe (kwartalne) w ciągu 21 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego końcowy - w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia projektu określonego w umowie o dofinansowanie. 75

76 Sprawozdanie z realizacji projektu składa się z 2 części: części merytorycznej (Raportu) oraz części finansowej (Wniosku o płatność). Raport oraz Wniosek należy sporządzić na formularzach udostępnionych przez Operatora zgodnie z instrukcją ich wypełniania. Do Wniosku o płatność należy dołączyć załączniki, zgodnie z listą załączników podaną poniżej, raport nie wymaga dodatkowych załączników. Jednocześnie Operator zastrzega sobie prawo do żądania wybranych dokumentów potwierdzających zrealizowanie działań opisanych przez Beneficjenta w raporcie. Wypełniony Raport oraz Wniosek o płatność należy przesłać pocztą elektroniczną, a następnie w formie papierowej podpisany przez osobę/y upoważnione ze strony Beneficjenta wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć osobiście lub przesłać listem poleconym w terminie przewidzianym w umowie do siedziby Operatora. W każdym przypadku, gdy nie określono inaczej, załączniki powinny być złożone w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnione ze strony Beneficjenta lub notariusza bądź podmiot, który wydał dokument. Wniosek o płatność oraz Raport w pierwszej kolejności podlegają weryfikacji pod kątem wypełnienia wszystkich pól Wniosku oraz Raportu oraz załączenia wymaganych dokumentów. Następnie Raport oraz Wniosek podlegają dalszej ocenie pod względem poprawności i zgodności z umową. W przypadku złożenia Raportu lub Wniosku nieprawidłowo wypełnionego lub bez wymaganych załączników Operator wzywa Beneficjenta do uzupełnienia Raportu lub Wniosku w terminie 10 dni roboczych liczonych od następnego dnia roboczego po dniu przekazania wezwania drogą elektroniczną. Okres rozpatrywania dokumentów sprawozdawczych wynosi 30 dni roboczych liczonych od dnia otrzymania przez Operatora podpisanych wersji papierowych Raportu oraz Wniosku. Termin ten zostaje wydłużony o okres potrzebny na uzupełnienie lub poprawienie Wniosku i/lub Raportu. Do Wniosków o Płatność Okresową należy dołączyć: wyciąg z rachunku bankowego potwierdzający dokonanie płatności oraz kopie innych dokumentów księgowych stanowiących dowód poniesionych kosztów, zawierające datę i poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta, kserokopie 3 faktur bądź innych dowodów o równoważnej wartości dowodowej o najwyższej wartości w danym okresie rozliczeniowym poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoba uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta, oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (składane w sytuacji, gdy Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT i kwoty przedstawiane do refundacji są kwotami brutto) - w przypadku pierwszego wniosku o płatność okresową, wydruk z ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby projektu w przypadku pierwszego wniosku o płatność. Do Wniosku o płatność końcową należy dołączyć: wyciąg z rachunku bankowego potwierdzający dokonanie płatności oraz kopie innych dokumentów księgowych stanowiących dowód poniesionych kosztów, zawierające datę i poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta, kserokopie 3 faktur bądź innych dowodów o równoważnej wartości dowodowej o najwyższej w ostatnim okresie rozliczeniowym wartości, poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoba uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta, kompletną historię z rachunku bankowego za cały okres trwania projektu z zaznaczonymi w widoczny sposób kwotami odsetek zgromadzonych na rachunku bankowym, oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (składane w sytuacji, gdy Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT i kwoty przedstawiane do refundacji są kwotami brutto), 76

77 wydruk z ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby projektu za cały okres trwania projektu. W sytuacji pojawienia się wątpliwości bądź nieprawidłowości wydatkowania środków finansowych wykazanych we wniosku o płatność, Operator Grantu Blokowego zastrzega sobie prawo żądania od Beneficjenta przedłożenia kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem wszystkich faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wykazanych we Wniosku o Płatność w części drugiej Zestawienie wydatków poniesionych w okresie sprawozdawczym wraz z dowodami zapłaty. W przypadku gdy w Zestawieniu znajduje się faktura (nota, rachunek) wystawiona przez Partnera, wówczas Beneficjent załącza: podsumowane zestawienie wydatków, kserokopie dokumentów stanowiących podstawę wykonania płatności oraz kserokopie dowodów dokonania płatności. Wszystkie dołączone do wniosku o płatność dokumenty muszą być podpisane przez osobę/osoby upoważnione ze strony Beneficjenta. Dokumenty złożone w formie kopii należy potwierdzić za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnione lub notariusza lub podmiot, który wydał dokument. WAŻNE Wszystkie faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej przedstawione do refundacji muszą zostać opłacone w całości Faktury oraz inne dowody księgowe o równoważnej wartości dowodowej stanowiące podstawę refundacji należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych Wypłata dofinansowania. Sposób finansowania. WAŻNE Beneficjent ma obowiązek posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego (lub subkonta) w złotych do obsługi środków pochodzących z dofinansowania. Beneficjent musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego oraz jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej (na wydatkach, kosztach i przychodach) dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych i przeznaczonych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Przekazanie środków finansowych następuje na numer rachunku bankowego podany w umowie o dofinansowanie po podpisaniu jej przez obydwie strony w terminach określonych w umowie. Wypłata środków finansowych na realizację projektu przekazywana będzie w transzach według następującego systemu: 1. Pierwsza płatność obejmuje zaliczkę stanowiącą 40% wartości przyznanego dofinansowania, jednakże nie więcej niż równowartość w złotych kwoty franków szwajcarskich. Zaliczka zostanie wypłacona na konto Beneficjenta wskazane w umowie w ciągu 2 dni roboczych po jej podpisaniu przez obydwie strony i dostarczeniu wszystkich niezbędnych dokumentów (w szczególności dokumentu zabezpieczenia zaliczki w przypadku projektów, których wartość dofinansowania przekracza franków szwajcarskich). 2. Kolejne płatności (pośrednie) dokonywane będą na podstawie faktycznie poniesionych kosztów w danym okresie sprawozdawczym, na podstawie Raportów okresowych (składanych kwartalnie) i Wniosków o płatność okresową (składanych kwartalnie). Wysokość kolejnych transz będzie uzależniona od wysokości 77

78 wykorzystanej zaliczki. Nie ma określonych minimalnych wartości, jakie musi rozliczyć Beneficjent, by otrzymać kolejną transzę. 3. Płatność końcowa zostanie przekazana po zaakceptowaniu Raportu końcowego i Wniosku o płatność końcową oraz przeprowadzenia kontroli finansowej. Wysokość tej płatności uzależniona jest od faktycznie poniesionych kosztów na realizację projektu, jednak planowana płatność końcowa nie może być niższa niż 10% planowanej kwoty dofinansowania. Powyższa zasada wypłacania kolejnych transz dotyczy projektów, których okres realizacji jest dłuższy niż jeden kwartał. W projektach, których okres realizacji nie przekroczy jednego kwartału sposób finansowania przedstawia się następująco: 1. Pierwsza płatność obejmuje zaliczkę stanowiącą 60% wartości przyznanego dofinansowania, jednakże nie więcej niż równowartość w złotych kwoty franków szwajcarskich. 2. Druga płatność będąca jednocześnie płatnością końcową zostanie przekazana po zaakceptowaniu Raportu końcowego i Wniosku o Płatność końcową oraz przeprowadzeniu kontroli finansowej. Wysokość tej płatności uzależniona jest od faktycznie poniesionych kosztów na realizację projektu, jednak planowana płatność końcowa nie może być wyższa niż 40% planowanej kwoty dofinansowania. Liczba transz uzależniona jest od okresu realizacji projektu. Maksymalny czas trwania projektu ustala się do dnia 30 września Wysokość oraz terminy przekazywania transz zostaną określone w umowie o dofinansowanie, na podstawie harmonogramu finansowego sporządzonego przez Beneficjenta. Wypłaty dla Beneficjentów dokonywane będą kwartalnie, na podstawie składanych Raportów oraz Wniosków o płatność. Kwota dofinansowania wynosi nie więcej niż 90% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. Pozostałe co najmniej 10% stanowi wkład własny Beneficjenta. W każdym okresie sprawozdawczym musi być zachowana proporcja wkładu własnego Beneficjenta w odniesieniu do całości kosztów kwalifikowalnych. Płatności pośrednie oraz płatność końcowa zostaną przekazane Beneficjentowi w ciągu 3 dni roboczych licząc od dnia, w którym zostanie zaakceptowany Raport oraz Wniosek o płatność. Informacja o dokonanej wpłacie przekazana zostanie Beneficjentowi drogą elektroniczną. Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji finansowej projektu przez okres pięciu lat od dnia dokonania ostatniej płatności. W przypadku Beneficjentów, którym udzielona zostanie pomoc de minimis okres ten wydłuża się do lat Zasady rozliczania dofinansowania Beneficjent jest zobowiązany do wykorzystania przekazanego dofinansowania zgodnie z zasadami Funduszu dla Organizacji Pozarządowych oraz z celem, na który je uzyskał, a także na warunkach określonych w Umowie o dofinansowanie. W związku z tym, przed przystąpieniem do działań zmierzających do rozliczenia przyznanego dofinansowania, w pierwszej kolejności należy zapoznać się z treścią umowy oraz niniejszym Podręcznikiem. Złożenie Raportu końcowego wraz z Wnioskiem o płatność końcową powinno nastąpić nie później niż do dnia 21 października Zatem ustalając termin zakończenia realizacji projektu należy wziąć pod uwagę czas potrzebny na zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji oraz sporządzenie wymaganych dokumentów. 78

79 Rozliczenie dofinansowania następuje na podstawie dowodów księgowych, które zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) są podstawą stwierdzającą dokonanie operacji gospodarczej. Dowody księgowe powinny być rzetelne, tzn. zgodne z rzeczywistym przebiegiem działań, które dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. W ramach dokumentowania prowadzonych działań należy również prowadzić listy obecności na spotkaniach i szkoleniach, protokoły ze spotkań, karty czasu pracy itp. WAŻNE Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych na realizację zadania oraz środków będących wkładem własnym finansowym wniesionym do projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. W szczególności następujące dokumenty potwierdzają koszty kwalifikowalne i mogą zostać ujęte we Wniosku o płatność w zestawieniu faktur i innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej przedstawionym do refundacji: 1. Faktury VAT, 2. Rachunki, 3. Faktury korygujące, 4. Noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą), 5. Umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy np. dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu, 6. Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, jeżeli koszty z nimi związane mogą być kosztami kwalifikowalnymi, wraz z dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku (np. wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu). Do umów zlecenia oraz o dzieło, jeżeli zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, należy dołączyć rachunek określający wysokość podatku dochodowego oraz dokument stwierdzający istnienie obowiązku podatkowego wraz z dowodem zapłaty podatku, a także dokument wskazujący wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz dowód ich zapłaty, 7. Rozliczania wyjazdów służbowych dokonuje się na podstawie rozliczenia (druk delegacji) polecenia wyjazdu służbowego wraz ze sposobem obliczenia należnej diety i dokładnym opisem potwierdzającym powiązanie wyjazdu służbowego z celami projektu. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Dopuszcza się także możliwość rozliczania wyjazdów służbowych w formie tzw. kilometrówki, 8. Wynagrodzenia pracowników realizujących projekt (np. kopia umowy, lista płac, kopia przelewu wynagrodzenia/wypłaty z kasy, kopia przelewu należności do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego, wyciągi bankowe/raporty kasowe, kopie deklaracji przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego), 9. Dokumenty, które mogą być sporządzone na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków), zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne). Przedstawiony dowód księgowy powinien spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U Nr 76, poz. 694, z późn. 79

80 zm.). Zgodnie z ww. ustawą dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (z zastrzeżeniem art. 21 1a wyżej wymienionej ustawy). Lista przedstawiona powyżej nie zamyka w sposób definitywny możliwości udokumentowania poniesionych kosztów innymi dokumentami, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanego projektu. Każdy z dowodów księgowych powinien zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający następujące dane: numer Umowy o dofinansowanie projektu, tytuł projektu, informacja o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej, zapis informujący, że projekt jest realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej, wskazanie na powiązanie poniesionego wydatku (z danej faktury bądź innego dokumentu o równoważnej wartości) z odpowiednią pozycją budżetu projektu (grupą kosztów), nazwa działania, w ramach, którego został poniesiony koszt, wysokość kwoty będącej kosztem kwalifikowanym w ramach projektu, pozycję według ewidencji księgowej. Dowody księgowe powinny być podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do akceptacji dokumentów księgowych w danej jednostce oraz osobę odpowiedzialną za prawidłową realizację projektu. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być w całości opłacone. Dowody zapłaty należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych. Dowodami zapłaty są w szczególności: kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta przedstawiające dokonane operacje bankowe, kopie przelewów bankowych potwierdzających poniesienie wydatków, kopia rozliczenia pobranej przez pracownika zaliczki, kopia raportu kasowego uwzględniającego dany wydatek, kopia KP lub KW potwierdzająca dokonanie zakupu, kopia faktury (rachunku), na której jest napisane zapłacono gotówką z odpowiednią datą oraz podpisem i pieczątką wystawcy faktury. 80

81 Uznaje się, że koszty są poniesione w okresie kwalifikowalności, jeżeli są zrealizowane i zafakturowane, a przedmiot tj. towary, usługi są dostarczone w ramach tego okresu. Dopuszcza się uznanie za kwalifikowalne wydatków poniesionych na podstawie faktur/rachunków, które zostały wystawione w terminie późniejszym niż okres realizacji projektu, o ile jest to zgodne z przepisami (np. ustawa o VAT) i koszty te są bezpośrednio związane z czynnościami zrealizowanymi w okresie realizacji projektu (czyli zobowiązanie zostało podjęte w okresie realizacji projektu), a także wydatki te (dowody zapłaty) zostały poniesione przed złożeniem wniosku Beneficjenta o płatność końcową Dokumentowanie poszczególnych kosztów 1. Koszty związane z personelem: umowy cywilno prawne jeśli takie zostały zawarte, rachunki do tych umów, dowody zapłaty za te rachunki listy płac z dowodami pobrania wynagrodzenia (podpisy pracowników na liście płac lub wyciągi bankowe dokumentujące przelewy na rachunki indywidualne pracowników), dokumenty wystawiane dla ZUS i US z dowodami przelewów lub wpłat na rachunki tych instytucji, karty czasu pracy, jeżeli w ramach pobieranego wynagrodzenia pracownika tylko część jego wynagrodzenia, a więc i czasu pracy dotyczy realizowanego projektu. Dodatkowo: w przypadku, gdy tylko część kosztów zatrudnienia pracowników dotyczy realizowanego projektu, należy sporządzać dodatkowe zestawienia osób uczestniczących w jego realizacji, w których należy wykazać wynagrodzenia i narzuty w podziale na finansowane ze środków projektu i inne źródła. 2. Koszty związane z podróżami: w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę - druk delegacji z rozliczeniem delegacji i dowodami poniesionych kosztów: faktury za zakwaterowanie, faktury lub bilety za przejazdy z dowodami zapłaty, w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilno prawnej, w której zawarto zapisy dotyczące zwrotu kosztów wyjazdów służbowych: druk delegacji z rozliczeniem delegacji lub oświadczenie o odbytej podróży i rozliczeniem tej podróży; do oświadczenia dołącza się dowody poniesionych w czasie podróży wydatków takie jak: faktury za zakwaterowanie, faktury lub bilety za przejazdy z dowodami zapłaty. 3. Wydatki związane z utrzymaniem pomieszczeń: faktury z dowodami zapłaty, rachunki z dowodami zapłaty. 4. Koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego: wyciągi bankowe, umowy rachunku bankowego. 5. Koszty związane z poradami prawnymi, ekspertyzami, audytem, tłumaczeniami: umowy, rachunki do umów cywilnoprawnych wraz z potwierdzeniami zapłaty (łącznie z kosztami ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych i podatku dochodowego) faktury z dowodami zapłaty. 6. Koszty związane z zakupem materiałów: faktury, rachunki z dowodami zapłaty. 81

82 7. Koszty związane z amortyzacją środków trwałych: dokument z ewidencji środków trwałych zawierający stawki i kwoty amortyzacji rozliczenie amortyzacji na rzecz projektu W przypadku nabycia dostaw i/lub usług z zastosowaniem procedury udzielenia zamówienia publicznego należy przechowywać i w miarę potrzeby udostępniać dokumentację z tym związaną zgodną z przepisami Prawa zamówień publicznych. W przypadku zakupu środków trwałych na potrzeby projektu niezbędne jest prowadzenie wykazu środków trwałych, który zawiera: nazwę środka trwałego, wartość początkową, wskazanie dowodu zakupu, miejsce użytkowania. 8. Wkład własny rzeczowy wniesiony na rzecz projektu może zostać rozliczony w szczególności na podstawie: umowy użyczenia, oświadczenie Beneficjenta o wykorzystywanych zasobach rzeczowych wraz z ich aktualną wyceną zaangażowanych w realizację projektu, porozumienia wolontariackiego wraz z zestawieniem uwzględniającym stawkę godzinową i faktyczny czas pracy oraz kartę czasu pracy wolontariusza. Pozycja wydatków przedstawionych we Wniosku o płatność zostanie uznana za zgodną z budżetem danej kategorii kosztów, gdy nie nastąpiło jej zwiększenie o więcej niż 10% w odniesieniu do całkowitej wartości tej grupy kosztów według Umowy o dofinansowanie. Oznacza to, że jeżeli Beneficjent wygeneruje oszczędności, może dokonać przesunięcia zaoszczędzonej kwoty na inną pozycję budżetu (kategorię kosztów), nie powodując jej zwiększenia o więcej niż 10% całkowitej wartości, wynikającej z budżetu. Koszty personelu zarządzającego projektem, koszty inwestycyjne i nieinwestycyjne dotyczące wsparcia instytucjonalnego oraz koszty biurowe nie mogą łącznie przekroczyć 30% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu określonych w budżecie projektu będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie, Koszty personelu zarządzającego projektem nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu określonych w budżecie projektu będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie. WAŻNE Beneficjent jest zobligowany do zachowania proporcji między wkładem własnym a kwotą dofinansowania w każdym z okresów sprawozdawczych. W trakcie realizacji projektu proporcja pomiędzy środkami własnymi a kwotą dofinansowania nie może ulec zmniejszeniu. Jednocześnie, nie ma żadnych ograniczeń związanych ze zwiększeniem środków własnych zaangażowanych w zadanie Podatek VAT Co do zasady podatek VAT nie stanowi kosztu kwalifikowalnego, jednakże w sytuacji, gdy VAT jest przez podmiot realizujący projekt prawdziwie i definitywnie poniesiony, wówczas stanowi on koszt kwalifikowalny. Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia wówczas, gdy Beneficjentowi nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tytułu danego zakupu. 82

83 Przykładowo, w przypadku gdy dany podmiot nie będzie podatnikiem VAT-u, wówczas podatek zawarty w dokonywanych przez niego zakupach będzie stanowił koszt kwalifikowalny. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn,. zm.) (dalej: Ustawa o VAT) za kryterium decydujące o uznaniu podmiotu jako podatnika podatku VAT uważa samodzielne wykonywanie działalności gospodarczej bez względu na cel i rezultat takiej działalności. W przypadku, gdy Beneficjent nie ma prawa do odliczania podatku VAT na mocy obowiązujących przepisów, wówczas podatek VAT uznawany jest jako koszt kwalifikowalny i Beneficjent ma obowiązek przy złożeniu pierwszego Wniosku o płatność okresową oraz Wniosku o płatność końcową przedłożyć oświadczenie o braku możliwości odliczania podatku VAT na mocy obowiązujących przepisów. Oświadczenie należy sporządzić według wzoru udostępnionego przez Operatora. 6.3 Zmiany w Umowie o dofinansowanie Informacje podstawowe. W przypadkach, gdy jest to niezbędne, Beneficjent ma prawo wystąpić o zmianę Umowy o dofinansowanie z zastrzeżeniem dopełnienia formalności, o których mowa poniżej. Zmiany do Umowy wymagają formy aneksu. Beneficjent ma obowiązek przesłać do Operatora pisemny wniosek o dokonanie zmian opatrzony datą i podpisem osób upoważnionych do reprezentacji. Wniosek o zmiany powodujące modyfikacje w harmonogramie finansowym bądź harmonogramie realizacji projektu należy złożyć najpóźniej na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem okresu sprawozdawczego, którego dotyczą zmiany. W sytuacji gdy Beneficjent nie dotrzyma wskazanego powyżej terminu, zmiany powodujące modyfikacje w harmonogramie finansowym bądź harmonogramie realizacji projektu, o które wnioskuje Beneficjent mogą być przez Operatora nie zaakceptowane. Rozpatrywanie wniosków o aneks trwa 10 dni kalendarzowych. W przypadku wyrażenia zgody na zmianę, o którą wnioskuje Beneficjent, następuje podpisanie aneksu do umowy. Należy zaznaczyć, że wszelkie wnioski o aneks muszą zostać poparte szczegółowym uzasadnieniem oraz pełnymi informacjami na temat zmian będących przedmiotem wniosku. Niedostarczenie dokumentacji na poparcie wniosku może znacznie opóźnić proces jego rozpatrywania lub prowadzić do jego odmownego rozpatrzenia. Poniżej przedstawiono opis zmian do umowy. Poniższa lista ma na celu zwrócenie uwagi Beneficjenta na zmiany, których wprowadzenie wymaga formalnej zgody Operatora. Lista potencjalnych zmian nie jest wyczerpująca, jeśli zatem Beneficjent nie jest pewien, czy konieczne jest złożenie wniosku o formalną poprawkę, lub też ma jakiekolwiek pytania dotyczące procedury, do której należy się stosować, powinien zwrócić się do Operatora o dodatkowe wyjaśnienia. Beneficjenci powinni dołożyć wszelkich starań, by ograniczyć liczbę zmian, o które wnioskują w okresie obowiązywania Umowy o dofinansowanie. Zmiany nie powodujące modyfikacji Umowy o dofinansowanie oraz zmiany o charakterze pozaumownym (np. zmiana danych kontaktowych) nie wymagają zawarcia aneksu do umowy, jednakże muszą być zgłaszane nie później niż 10 dni roboczych przed datą wprowadzenia ich w życie Zmiany w wysokości kosztów działań w budżecie i harmonogramie finansowym Wartość danej grupy kosztów zostanie uznana za zgodną z budżetem, gdy nie nastąpiło jej zwiększenie o więcej niż 10% w odniesieniu do całkowitej wartości tej grupy kosztów 83

84 według Umowy o dofinansowanie. Oznacza to, że jeżeli Beneficjent wygeneruje oszczędności, może dokonać przesunięcia zaoszczędzonej kwoty do innej grupy kosztów nie powodując zwiększenia jej całkowitej wartości wynikającej z budżetu o więcej niż 10%. Jednocześnie nie jest możliwym, bez uprzedniej zgody Operatora, dokonanie przesunięć zaoszczędzonej kwoty na działania nie ujęte we Wniosku o dofinansowanie. Każda zmiana w poszczególnych grupach kosztów o więcej niż 10% wymaga zawarcia stosownego aneksu do umowy. Koszty personelu zarządzającego projektem, koszty inwestycyjne i nieinwestycyjne dotyczące wsparcia instytucjonalnego oraz koszty biurowe nie mogą łącznie przekroczyć 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu określonych w budżecie projektu będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie, przy czym koszty personelu zarządzającego projektem nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu określonych w budżecie projektu będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie. W przypadku zmniejszenia o więcej niż 10% danej pozycji kosztów należy wraz z Wnioskiem o płatność złożyć stosowne wyjaśnienia Zmiany w harmonogramie płatności Każda zmiana w harmonogramie płatności wymaga zawarcia stosownego aneksu. Należy zauważyć, iż Operator dokonuje kolejnych płatności w oparciu o dane zawarte w umowie o dofinansowanie w harmonogramie płatności Zmiana okresu realizacji projektu Zmiany powodujące modyfikacje w budżecie projektu należy złożyć na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem okresu sprawozdawczego, którego dotyczą zmiany. Należy przedstawić następujące informacje: datę ukończenia wszystkich działań, nowy harmonogram działań, nowy budżet finansowy projektu. Wszelkie zmiany daty zakończenia okresu uprawnionego automatycznie skutkują zmianą ostatecznego terminu złożenia Raportu Końcowego oraz Wniosku o płatność końcową Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta Rachunek bankowy Należy unikać wypłat gotówki z rachunku. Wszelkie wypłaty gotówki muszą mieć potwierdzenie np. w postaci paragonów. Odsetki zgromadzone na rachunku bankowym w związku z wypłatami należy zadeklarować na etapie składania Wniosku o Płatność Końcową. Zostaną one odjęte od ostatecznej kwoty do wypłaty lub dodane do ewentualnego zwrotu System księgowania Beneficjent ma obowiązek wdrożyć system księgowania lub odpowiedni system wewnętrzny, który umożliwi zidentyfikowanie: źródeł finansowania projektu, wszystkich wydatków z tytułu realizacji projektu poniesionych w okresie uprawnionym. Beneficjent zobowiązany jest do: prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu umożliwiającej 84

85 jednoznaczną identyfikację wszystkich kosztów i przychodów dotyczących projektu, rejestrowania wszystkich operacji gospodarczych (dotyczących między innymi: płatności, kosztów, przychodów), sprawowania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, bieżącego monitorowania wydatków oraz dokonywania oceny wykorzystania środków, rzetelnego dokumentowania wydatków za pomocą oryginałów dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych płatności. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej może polegać na wprowadzeniu nowych kont w zakładowym planie kont, służących wyłącznie do obsługi projektu. Konta te mogą być wyodrębnione na poziomie analitycznym. Wyodrębnienie to obowiązuje dla wszystkich zespołów kont. Przykładowo, jeżeli dokonywano zakupów środków trwałych, należy tak rozbudować analitykę do zespołu 0, aby było możliwe ustalenie wartości początkowych środków trwałych zakupionych w ramach projektu oraz wartości ich umorzenia. Podatnicy obowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów powinni, na potrzeby projektu, prowadzić dodatkową ewidencję umożliwiającą jednoznaczną identyfikację kosztów. Ewidencja ta może być prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym. Powinna ona umożliwiać sporządzanie stosownych zestawień i sprawozdań. W odniesieniu do podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów zaleca się również prowadzenie wykazu środków trwałych zakupionych na potrzeby projektu lub otrzymanych w użytkowanie, zawierającego: nazwę, wartość początkową, wskazanie dowodu zakupu oraz miejsce użytkowania środka trwałego. W przypadku projektów realizowanych z udziałem Partnera Beneficjent w swoich księgach rachunkowych rejestruje operacje zbiorczo na podstawie faktury (rachunku, noty) wystawionej przez Partnera. Na podstawie zapisów dokonanych w księgach rachunkowych oraz zestawień wydatków przekazanych przez Partnera/Partnerów, Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia rozliczenia środków finansowych na dofinansowanie projektu Przechowywanie dokumentów księgowych Dokumenty księgowe stanowiące podstawę płatności dokonywanych ze środków objętych Umową o dofinansowanie powinny być opatrzone informacją wskazującą źródło finansowania wydatków i przechowywane wraz z umową. Zgodnie z umową dofinansowania, Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadań objętych dofinansowaniem przez 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. W przypadku Beneficjentów, którzy otrzymali pomoc de minimis, okres ten wydłuża się do lat 10. Dowody księgowe należy przechowywać w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Księgi rachunkowe i dowody księgowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem lub zniszczeniem Proponowany model rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerami 85

86 Beneficjent jako strona umowy otrzymuje środki finansowe i zgodnie z przyjętym sposobem wdrażania jest odpowiedzialny za ich rozliczenie wobec Operatora. Beneficjent w swoich księgach rachunkowych rejestruje operacje zbiorczo na podstawie faktury (rachunku, noty) wystawianej przez Partnera. Na podstawie zapisów dokonanych w księgach rachunkowych oraz zestawień wydatków przekazanych przez Partnerów, Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia rozliczenia środków finansowych na dofinansowanie projektu. W prezentowanym modelu Partner: dokonuje zakupu towarów i usług, występując jako nabywca i płatnik, wystawia zbiorczą fakturę (rachunek, notę) na Beneficjenta, w której ujmuje koszty wykorzystania zasobów własnych (koszty personelu oraz zasoby materialne) oraz koszty zakupów towarów i usług od podmiotów spoza Partnerstwa. Do faktury (rachunku, noty) Partner załącza: podsumowane zestawienie wydatków, kserokopie dokumentów stanowiących podstawę wykonania płatności, kserokopie dowodów dokonania płatności. Załączone do zestawienia wydatków kserokopie dokumentów stanowiących dowody poniesienia wydatków przez Partnera powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną (np.: głównego księgowego, kwestora, skarbnika, dyrektora finansowego). Dokumenty poświadczające wydatki powinny być opisane na odwrocie w taki sposób, aby widoczny był związek z projektem. Rozliczając poniesione wydatki należy dostarczyć kopie obu stron dokumentów. Obie strony powinny zostać poświadczone za zgodność z oryginałem. W zestawieniu wydatków należy wykazywać wyłącznie wydatki kwalifikowalne Rozwiązanie umowy Umowa o dofinansowanie zawierana jest na czas realizacji projektu. Operator ma prawo rozwiązać umowę w sytuacji, gdy: Beneficjent wykorzysta w całości lub w części przekazane środki na cel inny niż określony w projekcie lub niezgodnie z zawartą umową, Beneficjent złoży podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania wsparcia finansowego w ramach umowy, został złożony wobec Beneficjenta wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy Beneficjent pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu lub zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, Beneficjent nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od ustalonej we Wniosku o dofinansowanie daty rozpoczęcia projektu, zaprzestał realizacji projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z umową, Beneficjent nie osiągnie zamierzonego w projekcie celu z przyczyn przez siebie zawinionych, Beneficjent odmówi poddania się kontroli, Beneficjent w ustalonym przez Operatora terminie nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, Beneficjent nie przedłoży w ustalonym terminie i na ustalonych zasadach Raportu okresowego i Wniosku o płatność okresową, Beneficjent nie przedłoży w ustalonym terminie i na ustalonych zasadach Raportu Końcowego i Wniosku o płatność końcową, 86

87 Beneficjent nie wniesie zadeklarowanego wkładu własnego na realizację projektu, zostanie wprowadzona zmiana umowy partnerstwa dokonana bez zgody Operatora, w przypadku gdy projekt realizowany jest przez Beneficjenta działającego w formie partnerstwa. W przypadku wystąpienia opisanych powyżej przyczyn skutkujących rozwiązaniem Umowy, Operator zadecyduje o wysokości środków, która podlegać będzie zwrotowi. Wysokość środków uzależniona będzie od osiągniętych rezultatów i celów projektu. Zaistnienie okoliczności opisanych w niniejszym podrozdziale może skutkować odebraniem Beneficjentowi możliwości ubiegania się o środki publiczne na okres trzech kolejnych lat od dnia rozwiązania umowy Projekty nieukończone W sytuacji, gdy Beneficjent rezygnuje z realizacji projektu przed upływem okresu przewidzianego na jego realizację i oznacza to niewykorzystanie środków, wówczas mamy do czynienia z projektem nieukończonym. W przypadku zagrożenia nieukończeniem projektu Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Operatora o chęci wycofania się z realizacji projektu z podaniem uzasadnienia. Zgłoszenie powinno mieć miejsce przed upływem terminu określonego w umowie. Operator zadecyduje o wysokości środków, która podlega zwrotowi - w zależności od osiągniętych rezultatów i celów projektu Monitorowanie i kontrola projektów realizowanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Informacje ogólne. Stałe monitorowanie projektów realizowanych przez Beneficjentów jest jednym z głównych zadań Operatora. Polega on na systematycznym zbieraniu, raportowaniu i interpretowaniu danych opisujących postęp i efekty realizowanych projektów. Działania monitorujące mają charakter: rzeczowy polegający na śledzeniu faktycznych postępów realizacji projektu (np. wykonania kolejnych działań w zaplanowanych terminach), finansowy w ramach którego kontrolowane będą wydatki projektowe oraz realizowane kolejne płatności dla Beneficjenta. Beneficjent jest zobowiązany do składania sprawozdań okresowych z postępów realizacji projektu oraz do złożenia sprawozdania końcowego. Formularze sprawozdań dostępne są na stronie Operatora Kontrola o charakterze rzeczowym Przedmiotem kontroli o charakterze rzeczowym będzie ocena stopnia wykonania przez Beneficjenta działań w odniesieniu do celów określonych w umowie o dofinansowanie. Kontrola koncentrować będzie się na sprawdzeniu: czy działania podjęte przez Beneficjenta są zgodne z zaplanowanymi we wniosku o dofinansowanie: harmonogramem działań, budżetem oraz opisem szczegółowym projektu czy Beneficjent uzyskał zakładane we wniosku o dofinansowanie wartości wszystkich wskaźników projektu, czy założone przez Beneficjenta cele oraz rezultaty zostały osiągnięte, czy partner/partnerzy brał/brali czynny udział w realizacji projektu/wywiązali się z umowy/umów partnerskich zawartych z Beneficjentem, czy Beneficjent zapewnił odpowiednią informację i promocję dotyczącą realizacji projektu. 87

88 Beneficjent będzie zawiadamiany o kontroli rzeczowej w trakcie realizacji projektu przynajmniej na 2 dni robocze przed planowanym terminem kontroli, a po zakończeniu realizacji projektu - przynajmniej na 5 dni roboczych przed planowanym terminem kontroli. W wizycie monitorującej uczestniczyć mogą również przedstawiciele Krajowej Instytucji Koordynującej i Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. W trakcie wizyty monitorującej wykorzystywane będą standardowe kwestionariusze. Po zakończeniu wizyty przesłany zostanie Beneficjentowi list zawierający wnioski oraz rekomendacje po przeprowadzonej wizycie. Beneficjent powinien ustosunkować się do niniejszego pisma w ciągu 10 dni roboczych Kontrola finansowa Przedmiotem kontroli finansowej będzie prawidłowość wydatkowania środków pozyskanych przez organizację, a jego celem będzie eliminowanie ewentualnych uchybień i wypracowywanie właściwych procedur dla służb finansowych organizacji. Kontrola finansowa będzie koncentrowała się na: sprawdzeniu prawidłowości dokonanych płatności pod kątem zgodności wdrażanego projektu z Wnioskiem o dofinansowanie oraz Wnioskami o płatność, sprawdzeniu prawdziwości i kwalifikowalności wykazanych przez Beneficjenta kosztów, sprawdzeniu prawidłowości i rzetelności sprawozdawczości finansowej, ocenie efektywności mechanizmów zarządzania i kontroli, sprawdzeniu kwalifikowalności wydatków, kontroli wypełniania przez Beneficjenta zobowiązań wynikających z dokumentów programowych. Beneficjent otrzymujący wsparcie z Funduszu dla Organizacji Pozarządowych będzie zawiadamiany o kontroli finansowej w trakcie realizacji projektu przynajmniej na 2 dni robocze przed planowanym terminem kontroli, a po zakończeniu realizacji projektu przynajmniej na 5 dni roboczych przed planowanym terminem kontroli. W trakcie kontroli wykorzystywane będą standardowe kwestionariusze. Po zakończeniu kontroli przesłany zostanie Beneficjentowi list zawierający wnioski oraz rekomendacje po przeprowadzonej wizycie. Beneficjent powinien ustosunkować się do niniejszego pisma w ciągu 10 dni roboczych W przypadku przeprowadzenia wizyt monitorujących, zarówno rzeczowej jak i finansowej, Beneficjent zobowiązany jest udostępnić przedstawicielom Operatora wszelką dokumentację w jakikolwiek sposób powiązaną z realizacją projektu Archiwizacja dokumentów. Beneficjent ma obowiązek przechowywania w swojej siedzibie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 5 lat. W przypadku Beneficjentów, którzy otrzymali pomoc de minimis okres ten wydłuża się do lat 10. W przypadku wizyt monitorujących, należy dokumentację udostępnić do wglądu przedstawicielom Operatora, Krajowej Instytucji Koordynującej oraz Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. 88

89 VII. INNE KWESTIE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PROJEKTU 7.1. Informacja i promocja. W związku z otrzymaniem dofinansowania ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Beneficjent zobowiązany jest do informowania o otrzymanym wsparciu we wszystkich dokumentach związanych z projektem oraz na każdym materiale promocyjnym (np. materiały szkoleniowe, broszury, ulotki, plakaty, banery). Ponadto, informacją o źródle finansowania należy opatrzyć wszystkie przekazywane w ramach projektu gadżety promocyjne (długopisy, ołówki, torby, notatniki itd.). Działania o charakterze informacyjno-promocyjnym mają na celu uświadomienie odbiorcom realizowanych projektów źródła dofinansowania przedsięwzięć, w jakich uczestniczą, jakim jest specjalnie utworzony Fundusz dla Organizacji Pozarządowych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Wszelkie zainicjowane działania muszą zostać opatrzone niżej podaną informacją oraz logotypami : Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej Beneficjenci zobowiązani są do przedstawiania Operatorowi projektów wszystkich materiałów informacyjnych, ulotek, plakatów, tablic itp. w celu ich akceptacji przed wykonaniem. Przykładowe instrumenty przekazu informacji i promocji: 1. Systemy wystawiennicze typu bilbordy, banery, roll-upy itp. W celu informowania Beneficjentów projektów realizowanych w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych oraz opinii publicznej o roli odgrywanej przez Szwajcarsko- Polski Program Współpracy Beneficjent powinien prezentować systemy wystawiennicze informujące o wsparciu projektu przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej Systemy te winny być umieszczone w siedzibie instytucji wdrażających projekt i/lub korzystających z pomocy dostarczanej w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. 2. Materiały informacyjne Jeżeli w ramach projektu planowane są publikacje (np. broszury, ulotki, plakaty, newslettery, ogłoszenia lub artykuły w prasie, albumy, książki), powinny one zawierać na stronie tytułowej wyraźne odniesienie do Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz jego emblemat, a także logotypy Operatora. Emblematom Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy mogą towarzyszyć symbole narodowe lub regionalne. W przypadku ogłoszeń oraz sponsorowanych artykułów prasowych informacje na temat źródła dofinansowania oraz wszystkie wymagane logotypy należy umieścić w widocznym dla czytelnika miejscu. Podane powyżej zasady powinny mieć zastosowanie również w przypadku materiałów informacyjnych udostępnianych drogą elektroniczną (np. poprzez strony internetowe, elektroniczne bazy danych dla potencjalnych Beneficjentów) lub materiałów audiowizualnych (np. prezentacje multimedialne). 89