Zamykanie rzeczowe i finansowe projektów szerokopasmowych dofinansowanych w ramach perspektywy z punktu widzenia beneficjenta

Transkrypt

1 Zamykanie rzeczowe i finansowe projektów szerokopasmowych dofinansowanych w ramach perspektywy z punktu widzenia beneficjenta XVI Konferencja KIKE, Ossa 6-7 maja 2015 Piotr Wiąckiewicz Małgorzata Kuczyńska

2 Konspekt Opis wzorcowej ścieżki działań zmierzających do zakończenia i rozliczenia projektu w ujęciu rzeczowym w ujęciu finansowym Realizacja projektu w ramach działania 8.4 wnioski o płatność wnioski sprawozdawcze wniosek o płatność końcową Kontrole dokumentacji w toku i na zakończenie realizacji projektu Fundacja Fundusz Współpracy UKE CPPC Sytuacje nietypowe i sposoby ich załatwiania Zmiana zakresu projektu, wartości kosztów kwalifikowalnych Sytuacje wymagające i niewymagające aneksowania umowy i uzgodnień z WWPE Wydłużanie rzeczowe projektu (opis procedury w WWPE) Wydłużanie okresu realizacji wskaźników (opis procedury w WWPE)

3 Realizacja projektu w ramach działania 8.4 Zgodna z umową o dofinansowanie w zakresie rzeczowym w zakresie finansowym w zakresie formalnym (raportowanie) Regularne raportowanie toku realizacji projektu wnioski o płatność pośrednią terminowe rozliczanie zaliczek wnioski sprawozdawcze Wniosek o płatność końcową

4 Realizacja projektu w ramach działania 8.4 Zakres rzeczowy wybór dostawców/wykonawców realizacja działań i zakupów budowa sieci podłączenie beneficjentów akwizycja, podpisywanie umów Zakres finansowy współfinansowanie wydatków odsetki (!) dokumentacja wydatków

5 Realizacja projektu w ramach działania 8.4 Wniosek o płatność cel - rozliczenie wydatków w ramach projektu składany zgodnie z harmonogramem rzeczowofinansowym odsetki (!) składane dokumenty wniosek dokumenty księgowe (fv, potwierdzenia przelewów, protokoły odbioru) aktualizacja harmonogramu

6 Realizacja projektu w ramach działania 8.4 Wniosek sprawozdawczy funkcja informacyjna dla CPPE nt stanu realizacji projektu nie rzadziej niż raz na 3 miesiące zgodnie z harmonogramem

7 Realizacja projektu w ramach działania 8.4 Wniosek o płatność końcową cel podsumowanie realizacji projektu składany najpóźniej w dniu zakończenia realizacji projektu zgodnie z harmonogramem i umową (okres kwalifikowalności wydatków) odsetki (!) może obejmować rozliczenie zaliczki+refundacja wypłata refundacji po zakończeniu procedury oceny wniosku weryfikacji dokumentów weryfikacji wskaźników

8 Realizacja projektu w ramach działania 8.4 Wniosek o płatność końcową składane dokumenty wniosek uzupełniona część dotycząca spełnienia wskaźników produktu rezultatu dokumenty księgowe (fv, potwierdzenia przelewów, protokoły odbioru) pozwolenia/uzgodnienia/zgody, itd. potwierdzające realizację projektu zgodnie z przepisami prawa, w tym prawa budowlanego zestawienie wszystkich udzielonych zamówień/zawartych umów w związku z przeprowadzoną procedurą rozeznania rynku oraz kopii pełnej dokumentacji dot. jednego, największego udzielonego zamówienia w ramach projektu dokumenty potwierdzające zrealizowanie wskaźników produktu

9 Wskaźniki produktu - dokumenty Przykładowe dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźnika: Liczba zakupionych stacji/kart klienckich do podłączenia szerokopasmowego Internetu do użytkownika końcowego umowa/faktura /protokół odbioru Długość światłowodów sieci zbudowanej w ramach projektu Umowa/faktura/protokół odbioru/ot. Liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) umowa o pracę wraz z zakresem obowiązków Liczba przedsiębiorstw wspartych przez inwestycje oświadczenie Beneficjenta Liczba utworzonych aplikacji oraz udostępnionych usług teleinformatycznych umowa/faktura/protokół odbioru/oświadczenie Beneficjenta

10 Wskaźniki rezultatu dokumenty (1) Przykładowe dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźnika rezultatu Liczba użytkowników końcowych podłączonych do szerokopasmowego Internetu w ramach projektu. Umowa na świadczenie usługi/oświadczenie Beneficjenta z wykazem zawartych umów Liczba miejscowości, w których uruchomiona została usług szerokopasmowego Internetu oświadczenie Beneficjenta z wykazem miejscowości, w których świadczona jest usługa/umowy na świadczenie usług w danych miejscowościach Liczba nowych produktów lub usług wprowadzonych na rynek umowa na świadczenie danej usługi/oświadczenie Beneficjenta

11 Wskaźniki rezultatu dokumenty (2) Przykładowe dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźnika rezultatu Liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) umowa o pracę wraz z zakresem obowiązków Liczba gospodarstw domowych podłączonych do usługi szerokopasmowego Internetu umowy na świadczenie usług/oświadczenie Beneficjenta z wykazem zawartych umów na świadczenie usług. Liczba osób korzystających z usługi online oświadczenie Beneficjenta z wykazem np. utworzonych loginów użytkowników Liczba wybudowanych teleinformatycznych obiektów infrastruktury (maszty) umożliwiających dostęp do Internetu umowa/faktura/protokół odbioru

12 Wskaźniki rezultatu - uwagi Podłączenie użytkowników końcowych w każdej z miejscowości wskazanych we wniosku, z zachowaniem zakładanej ilości osób do podłączenia w podziale na poszczególne miejscowości. minimum jedna osoba w każdej z miejscowości przy zachowaniu liczby podłączonych ogółem Cena świadczonych usług rynkowa zgodna z wnioskiem o dofinansowanie Osiągnięcie niższej wartości wskaźnika podłączonych użytkowników 80% - niekwalifikowany zakup stacji klienckich (%) 60% - obniżenie dofinansowania

13 Akceptacja wniosku o płatność końcową Konieczność zwrotu do CPPC środków niewykorzystanych w toku realizacji projektu wydatków uznane za niekwalifikowane naliczonych odsetek Zwrot na konta podane w umowie o dofinansowanie

14 Kontrole dokumentacji w toku i na zakończenie realizacji projektu Fundacja Fundusz Współpracy kontrola dokumentów projektowych umowa o dofinansowanie umowy na zakup/wykonawstwo właściwie opisane dokumenty księgowe potwierdzenia zapłaty faktur potwierdzenia wniesienia wkładu własnego protokoły odbioru zakupów/prac budowlanych

15 Kontrole dokumentacji w toku i na zakończenie realizacji projektu UKE Kontrola kilkudniowa dokumentacja projektu formalna i techniczna weryfikacja prac wykonanych w terenie pełna dokumentacja projektowa(projekty, postępowanie ofertowe, protokoły odbioru robót/materiałów/urządzeń, umowy z hurtowymi operatorami, statystyki punktu styku, etc), wykaz zaplanowanej do podłączenia liczby abonentów końcowych (wskaźnik rezultatu projektu) ze wskazaniem miejscowości, w której świadczona jest usługa imię i nazwisko Abonenta, numer umowy miejscowość przedstawienie w postaci graficznej oraz opisu słownego informacji dotyczących miejsc montażu (wskazanie miejscowości) gdzie są zamontowane główne urządzenia sieci, zakupione w ramach projektu umowy z abonentami, którzy zostali podłączeni w ramach projektu poglądowa mapa/schemat wybudowanej sieci w celu weryfikacji najdalszych punktów sieci i wyboru lokalizacji, w których będą przeprowadzone pomiary

16 Kontrole dokumentacji w toku i na zakończenie realizacji projektu UKE I etap weryfikacja dokumentacji II etap badanie parametrów sieci w terenie weryfikacja instalacji najważniejszych urządzeń pomiary przepływności łącza konieczność umówienia się z beneficjentami (min. 5 osób w każdej miejscowości)

17 Kontrole dokumentacji w toku i na zakończenie realizacji projektu Centrum Projektów Polska Cyfrowa weryfikacja dokumentacji projektu zbliżona do kontroli prowadzonych przez Fundację Fundusz Współpracy promocja i wizualizacja projektu prowadzona u wybranych Beneficjentów

18 Aneksowanie umowy o dofinansowaie Najczęstsze powody aneksowania umów Zmiana zakresu rzeczowego projektu Przedłużenie okresu realizacji projektu Przedłużenie okresu spełniania wskaźnika beneficjentów

19 Aneksowanie umowy o dofinansowanie Zmiana zakresu rzeczowego projektu przeniesienie wydatków pomiędzy kategoriami kosztów zmiana stosowanej technologii kanalizacja/słupy zmiana obszaru budowy sieci w ramach jednej miejscowości poinformowanie CPPC i/lub wniosek o aneks do umowy niezwłocznie, gdy problem wystąpi

20 Aneksowanie umowy o dofinansowanie Przedłużenie okresu realizacji projektu wcześniejsza regularna sprawozdawczość i informowanie o problemach Dokumenty potwierdzające wystąpienie okoliczności wymagających wydłużenia okresu realizacji projektu Czas Wniosek o przedłużenie Aneks przygotowanie dokumentów Wniosek o dofinansowanie pkt 15 i 19 Dokumenty rejestrowe Aktualizacja harmonogramu rzeczowo finansowego 3a 3b

21 Aneksowanie umowy o dofinansowanie Przedłużenie okresu spełniania wskaźnika beneficjentów Maksymalny okres 6 mcy od złożenia wniosku o płatność końcową Wniosek o wydłużenie okresu spełnienia wskaźnika Pisemna zgoda CPPC Dokumenty do aneksu: Wniosek o dofinansowanie pkt 15 Dokumenty rejestrowe Aktualizacja harmonogramu rzeczowo finansowego 3a 3b

22 Okres trwałości Zgodnie z umową o dofinasnowanie Beneficjent zobowiązany jest w okresie trwałości (3 lata od dnia zakończenia projektu) do: niedokonywania czynności rozporządzających na inny podmiot praw i obowiązków wynikających z umowy utrzymania inwestycji oraz jej celów i wskaźników niedokonywania zasadniczych modyfikacji projektu dokumentacja związana z realizacją projektu powinna być przechowywana przez okres 10 lat od dnia wejścia w życie umowy

23 Dziękujemy za uwagę