ELEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA SŁUŻBY WIĘZIENNEJ

Transkrypt

1 ELEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA SŁUŻBY WIĘZIENNEJ Instrukcja użytkownika Wersja 1.1

2 Spis treści 1 GŁÓWNA WITRYNA OPIS POSZCZEGÓLNYCH MODUŁÓW INSTRUKCJI WYMAGANIA SYSTEMOWE REJESTRACJA ZALOGUJ WYLOGOWANIE REJESTRACJA PROFILU ( OSOBA FIZYCZNA ) REJESTRACJA PROFILU ( INSTYTUCJA ) POBIERANIE I INSTALACJA ACTIVEX PRZESYŁANIE INFORMACJI DO JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH SŁUŻBY WIĘZIENNEJ METODA PRZESYŁANIE INFORMACJI DO JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH SŁUŻBY WIĘZIENNEJ METODA ZMIANA HASŁA DRUKOWANIE DOKUMENTY WYSYŁANE/ODEBRANE

3 1 GŁÓWNA WITRYNA Wygląd systemu może się różnić w zależności od konfiguracji modułów i uprawnień oraz wprowadzonych danych przez pracowników Centralnego Zarządu Służby Więziennej. Zawartość instrukcji składa się z następujących modułów: Rejestracja Zaloguj Wyloguj Rejestracja Profilu ( Osoba fizyczna ) Rejestracja Profilu ( Instytucja ) Pobieranie i Instalacja ActiveX Przesyłanie informacji do Jednostek organizacyjnych Służby Więziennej metoda 1 Przesyłanie informacji do Jednostek organizacyjnych Służby Więziennej metoda 2 Zmiana hasła Drukowanie Dokumenty wysyłane/odbierane Część z nich jest umieszczona na głównej stronie, część jest umieszczona głębiej. W dalszej części niniejszej instrukcji opisujemy funkcjonalność poszczególnych modułów. 2

4 2 OPIS POSZCZEGÓLNYCH MODUŁÓW INSTRUKCJI 2.1 WYMAGANIA SYSTEMOWE Aplikacja działa poprawnie na stacji z systemem operacyjnym Windows XP 32-bit lub wyższym, była testowana w przeglądarce Internet Explorer od wersji 8. Do poprawnego działania konieczna jest instalacja ActiveX. Niezbędną czynnością, która trzeba wykonać w celu poprawnego działania serwisu ESP jest udrożnienie ruchu na firewall`ch dla webservisów portalu ESP SW. Ruch musi zostać udrożniony w obydwu kierunkach dla protokołu TCP dla portów 700, 710, 720, 777 dla hosta esp.sw.gov.pl. Dla nowszych wersji przeglądarki IE proszę włączyć widok zgodności dla domeny sw.gov.pl. 2.2 REJESTRACJA Moduł rejestracji jest dostępny na głównej witrynie ( stronie ) w menu po lewej stronie. Witryna jest dostępna pod adresem ( rys. 1 ). Rejestracja pozwala na bezpośredni dostęp do serwisu, aby rozpocząć rejestrację wybieramy zakładkę Rejestracja, która znajduję się po lewej stronie przeglądarki w menu serwisu. Rysunek 1 Menu z opcją rejestracji 3

5 Aby dokonać rejestracji musimy podać wymagane dane do utworzenia konta : Nazwa użytkownika Hasło Imię Nazwisko Kod z obrazka Ważne jest aby wprowadzać wiarygodne dane. ( Rys.2 ) Uwaga! : Nowe hasło musi się składać z minimum 7 znaków w tym minimum 1 znak alfanumeryczny tzw. Znak specjalny ( np.! ) Rysunek 2 Wymagane dane 4

6 Po poprawnej rejestracji konto zostanie utworzone, a na ekranie pojawi się komunikat o utworzonym koncie ( rys.3 ). Po kliknięciu na Dalej konto automatycznie zostanie zalogowane do serwisu oraz na podany adres zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca założenie konta. Rysunek 3 Zakończenie rejestracji 2.3 ZALOGUJ Aby zalogować się do serwisu w pasku adresu przeglądarki wprowadzamy adres następnie musimy kliknąć przycisk Logowanie Znajduje się on w prawym górnym rogu witryny ( Rys.4 ) Rysunek 4 Zaloguj 5

7 Po wybraniu opcji Logowania na ekranie przedstawi się nam okno logowania, w którym musimy podać dane wprowadzane podczas rejestracji : Nazwę Użytkownika Hasło Gdy wprowadzimy prawidłowe dane uzyskamy dostęp do serwisu. 2.4 WYLOGOWANIE Aby wylogować się z serwisu musimy kliknąć przycisk przedstawiający nasze Imię i Nazwisko, które podaliśmy podczas rejestracji. Znajduje się on w prawym górnym rogu witryn. Po jego kliknięciu rozwinie nam się menu konta, jedną z opcji jest Wyloguj. ( Rys.5 ) Rysunek 5 Wyloguj Wylogowanie nastąpi również po zamknięciu okna przeglądarki. 6

8 2.5 REJESTRACJA PROFILU ( OSOBA FIZYCZNA ) Uzupełnienie danych dla osoby fizycznej, jest pomocne w czynnym korzystaniu z serwisu. Można je dodać wybierając z menu po lewej stronie witryny zakładkę Mój profil. Po wybraniu tejże zakładki na ekranie wyświetli nam się możliwość wyboru Typu interesanta. ( Rys.6 ) Do wyboru Typu interesanta mamy dwie opcje : Osoba fizyczna Instytucja Rysunek 6 Typ interesanta 7

9 W tym przypadku wybieramy Osoba fizyczna. ( Rys.7 ) Rysunek 7 Osoba fizyczna Kolejnym krokiem będzie wypełnienie danych personalnych dla osoby fizycznej. ( Rys.8 ) Uwaga! : Miejsca oznaczone czerwoną gwiazdką są wymagane ( nie mogą być puste ), aby zmiany zostały zapisane. Dodatkowo można wyświetlić podpis danego pola najeżdżając na niego kursorem. Rysunek 8 Dane personalne osoby fizycznej 8

10 Przykładowo wypełnione dane personalne. Dane zatwierdzamy przyciskiem Zapisz zmiany. ( Rys.9 ) Uwaga! : W przypadku zmiany -a nie zostaniemy o tym poinformowani poczta elektroniczną. Rysunek 9 Przykład : Dane personalne osoby fizycznej 9

11 2.6 REJESTRACJA PROFILU ( INSTYTUCJA ) Uzupełnienie danych dla instytucji, jest pomocne w czynnym korzystaniu z serwisu. Można je dodać wybierając z menu po lewej stronie witryny zakładkę Mój profil. Po wybraniu tejże zakładki na ekranie wyświetli nam się możliwość wyboru Typu interesanta. ( Rys.10 ) Do wyboru Typu interesanta mamy dwie opcje : Osoba fizyczna Instytucja Rysunek 10 Typ interesanta 10

12 W tym przypadku opiszemy dla instytucji. ( Rys.11 ) Rysunek 11 Instytucja Uwaga! : Miejsca oznaczone czerwoną gwiazdką są wymagane ( nie mogą być puste ), aby zmiany zostały zapisane. Dodatkowo można wyświetlić podpis danego pola najeżdżając na niego kursorem. Rysunek 12 Przykład : Dane instytucji 11

13 2.7 POBIERANIE I INSTALACJA ACTIVEX ActiveX to aplikacja, która jest wymagana do poprawnego otwierania oraz wysyłania dokumentów za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Aby pobrać ActiveX wystarczy z zakładek witryny ESP SW wybrać zakładkę Jak zacząć, a następnie w prawym dolnym rogu wybrać hiperłącze ESPActiveX do pobrania aplikacji. ( Rys.13 ) Rysunek 13 Pobieranie ActiveX Po wybraniu hiperłącza wyświetli się w dolnej części okno plik do zapisu, aby go zapisać wybierz przycisk Zapisz ( Rys.14 ) Rysunek 14 Pobieranie ActiveX Po zakończeniu pobierania otwieramy pobrany plik, aby go otworzyć wybieramy przycisk Otwórz ( Rys.15 ) Rysunek 15 Pobieranie ActiveX 12

14 Po zapisaniu pliku, ActiveX jest gotowy do zainstalowania. Wymagane jest aby plik został zainstalowany Jako Administrator (czynność wykonywana jednorazowo), aby to zrobić wybieramy prawym przyciskiem mysz plik o nazwie Esp.MSISetup.msi, a następnie wybieramy właściwości. Następnie kopiujemy zawartość rubryki Lokalizacja ( najlepiej zaznaczyć żądaną wartość do skopiowania, a następnie użyć kombinacji klawiszowej CTRL+C ). ( Rys.16 ) Rysunek 16 Instalacja ActiveX jako administrator Następnie należy uruchomić konsole CMD jako administrator, aby to zrobić należy w wyszukiwarce w menu Start wprowadzić CMD, a następnie kliknąć na wyszukaną aplikację o nazwie CMD prawym przyciskiem myszy a następnie wybrać opcję Uruchom jako administrator. System może od nas wymagać poświadczenia w postaci nazwy użytkownika i hasła. Po poprawnym wykonaniu czynności wyświetli nam się następujące okno. ( Rys.17 ) 13

15 Rysunek 17 Uruchamianie CMD jako administrator W kolejnej czynności ważne jest aby wprowadzona nazwa była wprowadzona w cudzysłowie ( ). Wklejamy skopiowaną ścieżkę ( klikamy prawym przyciskiem myszy w tło konsoli CMD a następnie wybieramy opcję Wklej ), następnie używamy przycisku Slash ( \ ) i dopisujemy pełną nazwę pliku który chcemy zainstalować ( Esp.MSISetup ) oraz rozszerzenie pliku (.msi ). Zatwierdzamy przyciskiem Enter. ( Rys.18 ) Rysunek 18 Wprowadź ścieżkę Po zatwierdzeniu wprowadzonej ścieżki uruchomi się instalator programu ActiveX. W oknie powitalny instalatora należy wybrać przycisk Next > ( Rys.19 ) 14

16 Rysunek 19 Okno powitalne instalacji Kolejne okno pozwala nam wybrać miejsce docelowe instalacji ActiveX oraz pozwala na wybór, który z użytkowników może korzystać z tego oprogramowania Everyone Każdy użytkownik stacji, Just me Użytkownik, który instalował aplikacje. Do poprawnej pracy aplikacji zaleca się wybrać opcję Everyone. ( Rys.20 ) Rysunek 20 Wybierz miejsce docelowe instalacji 15

17 Paczka jest gotowa do instalacji, aby rozpocząć instalację należy nacisnąć przycisk Next >. ( Rys.21 ) Rysunek 21 Zatwierdź instalację Instalacja powiodła się, aby zamknąć instalator należy wybrać przycisk Close ( Rys.22 ) Uwaga!: Program ActiveX korzysta z platformy.net Framework, w razie problemów z poprawnością działania aplikacji sprawdź czy platforma wyżej wymieniona jest zainstalowana na Twoim komputerze. 16

18 Rysunek 22 Instalacja zakończona 17

19 2.8 PRZESYŁANIE INFORMACJI DO JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH SŁUŻBY WIĘZIENNEJ METODA 1 Przesyłanie informacji jest możliwe w zakładce znajdującej się w lewym menu Złóż pismo lub Formularze z górnego menu. ( Rys.23 ) Rysunek 23 Wybierz rodzaj formularz oraz oddział do złożenia pisma Pierwszą metodą jest wybór formularza, a następnie wybór jednostki organizacyjnej Służby Więziennej. ( Rys.24 i 25) Rysunek 24 Przykład : Rodzaj formularza 18

20 Rysunek 25 Przykład : Oddział Po wybraniu formularza i jednostki organizacyjnej klikamy na link Złóż pismo znajdujący się poniżej wybranych ustawień formularza.( Rys.26 ) Rysunek 26 Zatwierdzanie formularza 19

21 Uwaga! : W przypadku gdy wybierzemy rodzaj formularza oraz jednostkę organizacyjną Służby Więziennej, a następnie będziemy chcieli zmienić jednostkę od razu będzie to niemożliwe ( Rys.27 ), czynnością którą będziemy musieli wykonać będzie kliknięcie krzyżyka, który pojawi się gdy naciśniemy na wybraną nazwę jednostki. ( Rys.28 ) Wybrana jednostka po tej czynności zniknie i będzie możliwa do kolejnego wyboru. Rysunek 27 Wybierz ponownie jednostkę Rysunek 28 Usuń wybraną jednostkę 20

22 Formularz automatycznie uzupełni się danymi osobowymi, które podaliśmy podczas rejestracji konta Jednakże będziemy musieli uzupełnić niewypełnione pola oraz ewentualnie dodać załącznik. ( Rys.29 ) Kliknąć przycisk "Wyślij" zatwierdzamy dokument gotowy do wysłania. Rysunek 29 Przykład : Wypełnienie formularza Aby dodać załącznik klikamy we wskazane miejsce ( Kliknij tutaj, aby dołączyć plik ) znajduje się ono na samym końcu formularza. Po kliknięciu pojawi się nam okno z dołączaniem plików.( Rys.20 ) Rysunek 30 Dołącz plik 21

23 Wybieramy przycisk przeglądaj i wyszukujemy plik umieszczony w dowolnym miejscu na dysku. Uwaga! : Załączany plik nie może być pusty. Nazwa załącznika nie może zawierać polskich znaków oraz znaków specjalnych. Wybór zatwierdzamy przyciskiem Otwórz, a następnie przyciskiem Dołącz. W tym momencie plik zostanie załączony do formularza. ( Rys.31 ) Rysunek 31 Finalne załączanie pliku W takiej formie formularz jest gotowy do wysłania. Klikamy Wyślij ( Rys.32 ) Rysunek 32 Wysłanie formularza 22

24 Po kliknięciu przycisku Wyślij pojawi się przycisk Podpisz podświetlony na niebiesko. ( Rys.33 ) Rysunek 33 Podpisz dokument Po wybraniu przycisku Podpisz zostaniemy przekierowani na stronę, w której będziemy musieli zezwolić witrynom WEB na korzystanie z aplikacji ActiveX. Rysunek 34 23

25 Aby zezwolić na korzystanie z ActiveX na stronach Web należy wybrać przycisk Zezwalaj, a następnie opcję Zezwalaj dla wszystkich witryn sieci Web. Poświadczenie zostanie zapamiętane. ( Rys.35 ) Rysunek 35 Zezwalaj dla wszystkich witryn sieci Web Po zezwoleniu na korzystanie z aplikacji ActiveX wystarczy wybrać przycisk Podpisz aby przejść do aplikacji wysyłania dokumentu. ( Rys.36 ) Rysunek 36 Podpisz Po wybraniu przycisku Podpisz wyświetli się kreator podpisywania i wysyłania dokumentu, klikamy przycisk Podpisz i wyślij dokument ( Rys.37 ) Rysunek 37 Podpisywanie i wysyłanie dokumentu System Windows wymaga od nas wyboru certyfikatu, wybieramy odpowiedni i zatwierdzamy przyciskiem Ok. ( Rys.38 ) Rysunek 38 Wybór certyfikatu 24

26 Wysyłanie dokumentu może chwilę potrwać ( w zależności od wielkości załączonego dokumentu ). Pomyślne wysyłanie dokumentu objawi się komunikatem Dokument wysłano!. ( Rys.39 ) Rysunek 39 Dokument wysłano! W tym momencie zostanie do nas wysłane drogą mailową na adres podany podczas tworzenia konta urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) w formacie plik.xml oraz podpis.( Rys.40 ) Rysunek 40 Poświadczenie odbioru (UPO) 25

27 2.9 PRZESYŁANIE INFORMACJI DO JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH SŁUŻBY WIĘZIENNEJ METODA 2 Drugą metodą przesyłania informacji do jednostek organizacyjnych Służby Więziennej jest wybranie jednostki nadrzędnej. Wybór jednostki nadrzędnej powoduje zawężenie kryterium wyboru do jednostek podległych. ( Rys.41 ) Rysunek 41 Wybierz jednostkę Kolejnym krokiem jest wybór jednostki do, której będziemy wysyłany formularz.( Rys.42 ) Rysunek 42 Wybierz jednostkę 26

28 Po wyborze jednostki pojawią się nam do wyboru dostępne formularze do, których instrukcja została zawarta w pierwszym przykładzie Przesyłanie informacji do Jednostek organizacyjnych Służby Więziennej metoda 1. ( Rys ) 2.10 ZMIANA HASŁA Zmiana hasła polega na, kliknięciu w prawym górnym rogu na Imię i Nazwisko podane podczas rejestracji konta. Po jego kliknięciu rozwinie się menu z którego musimy wybrać opcję Zmiana hasła. ( Rys.43 ) Rysunek 43 Zmiana hasła 27

29 W pierwszym polu witryna prosi nas o podanie starego hasła chroniącego nasze konto, a następnie podajemy nowe hasło i w miejscu potwierdzenia hasła musimy wpisać ponownie nowe hasło aby wykluczyć niechciane pomyłki. ( Rys.44 ) Uwaga! : Nowe hasło musi się składać z minimum 7 znaków w tym minimum 1 znak alfanumeryczny tzw. Znak specjalny ( np.! ) Aby zatwierdzić zmianę hasła klikamy przycisk Zamień hasło. Rysunek 44 Podaj stare i nowe hasło Pomyślnie zmienione hasło objawi się komunikatem Twoje hasło zostało zmienione!. ( Rys.45 ) Rysunek 45 Hasło zostało zmienione 28

30 2.11 DRUKOWANIE Po wypełnieniu formularza ( może być także pusty ) można go swobodnie drukować. Aby tego dokonać należy otworzyć formularz, który chcemy wydrukować. W otwartym formularzu w górnej części jest widoczny pasek narzędzi, w którym mamy do wyboru dwie opcję Zamknij oraz Podgląd wydruku. Wybieramy opcję Podgląd wydruku. ( Rys.46 ) Rysunek 46 Jak otworzyć podgląd wydruku. Po kliknięciu Podgląd wydruku wyświetli nam się nowe okno podglądu wydruku. ( Rys.47 ) Rysunek 47 Podgląd wydruku 29

31 Kolejną czynnością jaka należy wykonać jest klikniecie PPM ( Prawy Przycisk Myszy ) w dowolne puste miejsce w otwartym oknie. Rozwinie nam się menu kontekstowe, z którego wybieramy opcję Drukuj. ( Rys.48 ) Rysunek 48 Jak otworzyć kreator drukowania Po wybraniu opcji Drukuj wyświetli nam się okno kreatora drukowania. Klikając przycisk Drukuj rozpoczniesz drukowanie. ( Rys.49 ) Rysunek 49 Kreator drukowania 30

32 2.12 DOKUMENTY WYSYŁANE/ODEBRANE W module Moje dokumenty będziemy mogli podejrzeć złożony dokument naszego konta. ( Rys.50 ) Rysunek 50 Moje dokumenty W momencie kiedy pismo trafi do Adresata zostaniemy powiadomieni mailem o tym fakcie ( pod warunkiem, że zaznaczyliśmy odpowiednią opcję przy składaniu pisma w systemie ). W tym miejscu można też obejrzeć i zweryfikować otrzymane urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które zostanie do nas wysłane również drogą mailową. Jest to elektroniczna wersja pieczątki Wpłynęło dnia, którą w tradycyjnej formie dostajemy w urzędzie na kserokopii składanego dokumentu papierowego. Każdorazowa zmiana statusu powoduje przesłanie odpowiedniej informacji na wskazany przy rejestracji adres poczty elektronicznej Dodatkowo klikając na link formularza (np. ESP-66/2013) możemy zweryfikować certyfikat osoby wysyłającej oraz certyfikat UPO. Każda przesyłana informacja w systemie ESP SW oznakowana jest kwalifikowanym znacznikiem czasu. 31