Nazwa aplikacji. Nabór Szkoły podstawowe

Transkrypt

1

2 Nazwa aplikacji Nabór Szkoły podstawowe Podręcznik dla Organu Prowadzącego Wersja Wrocław, luty

3 Wstęp Producent: VULCAN sp. z o. o. ul. Wołowska Wrocław tel cok@vulcan.edu.pl Nad programem pracowali: Dorota Kędzierska, Ewa Kołczyk, Karol Lesiczka, Radosław Wiktorski Autorzy podręcznika: Ewa Kołczyk, Agnieszka Sołecka Aktualizacja podręcznika: Elżbieta Makowska-Ciesielska Współpraca merytoryczna: Ewa Kołczyk, Bogdan Lewandowski, Łukasz Woch Projekt okładki: Aleksandra Maj Podręcznik opisuje wersję programu o numerze VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu i wprowadzania do niego zmian. Podręcznik jest chroniony prawem autorskim. Copyright by VULCAN 2016 Wszelkie prawa zastrzeżone 2

4 Spis treści WSTĘP... 5 INFORMACJE OGÓLNE... 7 Wymagania techniczne... 7 Adresowanie stron z dostępem do aplikacji... 7 Rozwiązywanie problemów i uzyskiwanie pomocy... 8 Role dla organu prowadzącego... 9 Korzystanie z aplikacji... 9 Modyfikacja konta użytkownika Dodawanie komunikatu PRZEWODNIK PO PRACACH ORGANU PROWADZĄCEGO Etap 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty edukacyjnej Weryfikacja etapu Etap 2. Wprowadzanie obwodowych Etap 3. Publikacja oferty Etap 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Etap 5. Wprowadzanie wyników SUK Etap 6. Szeregowanie list chętnych Etap 7. Symulacja przydziału Etap 9. Pobieranie list zakwalifikowanych Etap 10. Potwierdzanie woli Etap 11. Pobieranie list przyjętych Rekrutacja uzupełniająca Etap 12. Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty Etap 13. Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Etap 14. Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych Etap 15. Rekrutacja uzupełniająca symulacja przydziału Etap 16. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych Etap 17. Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli

5 Wstęp Etap 18. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych Etap 19. Aktualizacja danych ZAŁĄCZNIK OPIS UPRAWNIEŃ UŻYTKOWNIKÓW Z UWZGLĘDNIENIEM POSZCZEGÓLNYCH ETAPÓW60 Menadżer OP - etapy i uprawnienia użytkownika Pracownik OP - etapy i uprawnienia użytkownika Dyrektor jednostki - etapy i uprawnienia użytkownika Pracownik jednostki - etapy i uprawnienia użytkownika

6 Wstęp Wstęp Aplikacja Nabór Szkoły podstawowe wraz aplikacjami Nabór Przedszkola, Nabór Gimnazja i Nabór Szkoły ponadgimnazjalne stanowi część systemu vedukacja. System vedukacja umożliwia jednostce samorządu terytorialnego sprawne zarządzanie oświatą na podległym jej terenie. Aplikacja Nabór Szkoły podstawowe służy do przeprowadzenia naboru dzieci do szkół podstawowych. Zapewnia rodzicom zapoznanie się z ujednoliconą oferta edukacyjną, umożliwia zgłoszenie dziecka do szkoły w obwodzie miejsca zamieszkania jak i do naboru w szkole poza obwodem, a także szybki dostęp do wyników rekrutacji. Po stronie organu prowadzącego i podległych mu jednostek umożliwia uporządkowanie i nadzorowanie całego procesu rekrutacji. Aplikacja zapewnia pełne bezpieczeństwo gromadzonych i przesyłanych danych. Każdy użytkownik aplikacji posiada indywidualne imienne konto. Przesyłane dane są szyfrowane, a serwery są chronione specjalnymi systemami zabezpieczeń. Niniejszy przewodnik omawia przeprowadzenie rekrutacji zgodnie ze standardowym modelem wdrożenia obejmującym następujące ustalenia: 1. W pierwszej kolejności są wprowadzane dane dzieci przypisanych do obwodu szkoły na podstawie wykazów otrzymanych z systemu ewidencji ludności. Następnie rozpoczyna się rejestracja dzieci za pośrednictwem systemu rodzice mogą potwierdzić wolę zapisania dziecka do szkoły właściwej dla miejsca zamieszkania (przystąpić do tzw. rekrutacji obwodowej) lub zgłosić je do naboru w szkole poza obwodem (przystąpić do tzw. rekrutacji otwartej). 2. Konto kandydata w systemie jest tworzone dla każdego dziecka zarówno deklarującego wolę uczęszczania do szkoły właściwej dla miejsca zamieszkania, jak i zgłoszonego do naboru w szkole poza obwodem. 3. Wszystkie dzieci, które przystąpiły do rekrutacji obwodowej, są automatycznie przyjmowane do szkoły właściwej dla miejsca zamieszkania. Wszystkie dzieci obwodowe zgłoszone do naboru w szkole poza obwodem, które nie zakwalifikowały się do wybranej szkoły, są automatycznie przyjmowane do szkoły właściwej dla miejsca zamieszkania. 5

7 Wstęp 4. Wszystkich kandydatów zgłoszonych w rekrutacji otwartej obowiązuje standardowy wzór wniosku oferowany w ramach systemu. 5. Kryteria rekrutacji obowiązują na poziomie miasta (gminy), jednostki wybierają kryteria z listy ustalonej przez organ prowadzący. 6. Poszczególne etapy procesu naboru przebiegają we wszystkich jednostkach w tym samym terminie i zgodnie z wyznaczonym przez organ prowadzący harmonogramem. 7. Kolejność zgłoszeń nie ma znaczenia, kwalifikacja kandydatów odbywa się na podstawie punktacji przyznawanej za spełnienie obowiązujących kryteriów, ale dopiero, gdy są wolne miejsca w szkole po przyjęciu dzieci obwodowych. Zalecamy zapoznanie się z całym podręcznikiem przed przystąpieniem do prac w systemie. 6

8 Informacje ogólne Informacje ogólne Wymagania techniczne Wymagania minimalne Minimalne wymagania sprzętowe komputer PC z procesorem Inter Core 2 Duo 2 GHz 2 GB pamięci operacyjnej RAM monitor o rozdzielczości 1280x800 (16:10), 1366x768 (16:9), 1024x768 (4:3) łącze internetowe: pobieranie 1.0 Mb/s, wysyłanie 0.5 Mb/s. Minimalne wymagania programowe system operacyjny Windows Vista przeglądarka Internet Explorer 9, Google Chrome 33, Mozilla Firefox 28, Safari 5, Opera 12. Wymagania zalecane Zalecane wymagania sprzętowe komputer PC z procesorem Intel Core i5 4 GB pamięci operacyjnej RAM monitor o rozdzielczości 1440x900 (16:10), 1680x1050 (16:9) łącze internetowe: pobieranie 2.0 Mb/s, wysyłanie 1.0 Mb/s. Zalecane wymagania programowe system operacyjny Windows 7 (64 bit), Windows 8 (64 bit) przeglądarka Internet Explorer 10, Google Chrome 33, Mozilla Firefox 28, Safari 5, Opera 12. Adresowanie stron z dostępem do aplikacji Aplikacja Nabór Szkoły podstawowe jest udostępniana użytkownikom w postaci dwóch modułów, które mają różne adresy internetowe: strona dla kandydatów, za pośrednictwem której z systemu korzystają rodzice zgłaszający dzieci do naboru, 7

9 Informacje ogólne strona dla organu prowadzącego i jednostek mu podległych. W miejsce gwiazdki * zazwyczaj należy wpisać nazwę miasta, dla którego jest udostępniona aplikacja. Informację o postaci adresu przekazuje wdrożeniowiec. Rozwiązywanie problemów i uzyskiwanie pomocy W przypadku napotkania problemów w pracy z aplikacją w pierwszej kolejności należy kontaktować się z wdrożeniowcem firmy VULCAN odpowiedzialnym za konfigurację systemu i nadzorującym przebieg prac w procesie rekrutacji na danym terenie. Druga możliwość uzyskania pomocy to kontakt z serwisem: telefoniczny: (71) , mailowy: serwis@vulcan.edu.pl (z dopiskiem w temacie: Nabór Szkoły podstawowe ). Przed skontaktowaniem się z serwisem warto przygotować dane jednostki, lokalizację (nazwę miejscowości z adresu strony WWW) oraz opis problemu. Leksykon pojęć używanych w aplikacji Organ prowadzący (OP) jednostka samorządu terytorialnego odpowiedzialna za organizację naboru do szkół podstawowych. Punkt naboru (PN) instytucja (np. przedszkole, żłobek, szkoła, zespół szkolno-przedszkolny, zespół szkół) odpowiedzialna za organizację naboru do jednej lub kilku jednostek. Jednostka szkoła instytucja, do której są przyjmowane dzieci. Oddział - klasa w szkole element organizacji jednostki, najczęściej określony przez przedział wieku przyjmowanych dzieci i/lub program wychowawczy i edukacyjny. W aplikacji jest stosowane określenie grupa lub oddział w zależności od ustawień w konfiguracji. Lista preferencji lista oddziałów, do których kandyduje dziecko uporządkowana od najbardziej do najmniej preferowanego oddziału. Jednostka pierwszego wyboru jednostka, z której oddział został wybrany, jako pierwszy na liście preferencji kandydata, do tej jednostki rodzice przynoszą wydrukowane zgłoszenie. Kandydat dziecko, które zostało zarejestrowane w systemie naboru przez rodzica lub pracownika jednostki. Utworzono dla niego konto oraz wybrano, co najmniej jeden oddział na liście preferencji. Jednostka obwodowa jednostka, właściwa dla dziecka z racji jego miejsca zamieszkania. Obwodowy dziecko, które zostało zarejestrowane w systemie na podstawie wykazu z systemu ewidencji ludności lub zgłoszenia przez rodzica. Konto kandydata dla obwodowego jest tworzone wtedy, gdy rodzice zgłaszają dziecko do rekrutacji obwodowej lub do rekrutacji otwartej, a także, gdy deklarują rezygnację z obu form rekrutacji. 8

10 Informacje ogólne Liczba miejsc w oddziale liczba miejsc w oddziale zdefiniowana w ofercie edukacyjnej, przewidziana dla dzieci z obwodu i spoza obwodu szkoły. Liczba planowanych oddziałów liczba oddziałów ogółem w szkole, może być różna od liczby oddziałów zdefiniowanych w ofercie (nabór może być prowadzony do jednego oddziału, a podział na oddziały odbywa się po zakończeniu procesu rekrutacji). Role dla organu prowadzącego Na poziomie organu prowadzącego użytkownik aplikacji może pracować w jednej z trzech ról: Menedżer OP, Pracownik OP, Obserwator OP. W zależności od pełnionej roli użytkownik ma prawo wykonywania różnych czynności oraz dostęp do określonych informacji. Aby rozpocząć pracę z aplikacją należy mieć założone konto dla jednej z wymienionych ról. Obserwator OP ma najbardziej ograniczone prawa, nie ma dostępu do danych osobowych kandydatów, nie może wprowadzać zmian w ofercie edukacyjnej, może jedynie ją przeglądać, ma dostęp do statys tyk, harmonogramu etapów i wyników symulacji. Korzystanie z aplikacji Wdrożeniowiec zgodnie z ustaleniami poczynionymi w porozumieniu z przedstawicielem organu prowadzącego regulującymi prowadzenie rekrutacji przygotowuje system (konfiguracja, wprowadzenie danych o jednostkach i użytkownikach). Po zakończeniu konfiguracji i odbyciu szkoleń dla użytkowników następuje przekazanie dostępu do aplikacji. Każdy z użytkowników otrzymuje informacje o przydzielonym mu identyfikatorze (loginie) i haśle oraz przypisanej roli. Po zalogowaniu do aplikacji użytkownik widzi okno główne programu z dostępnym menu. 9

11 Informacje ogólne Rysunek 1. Okno aplikacji Nabór Szkoły podstawowe po zalogowaniu użytkownika OP W prawym górnym rogu widnieje login zalogowanego użytkownika i przycisk umożliwiający wylogowanie się z aplikacji. W górnym pasku menu aplikacji znajdują się następujące pozycje: 1. Strona główna strona, na której są wyświetlane komunikaty przeznaczone dla poszczególnych grup użytkowników aplikacji. Ze strony głównej można także wybrać następujące pozycje w menu bocznym: Komunikaty przygotowanie komunikatów do punktów naboru, Pliki do pobrania pobieranie plików udostępnionych w aplikacji, Użytkownicy modyfikowanie kont podległych użytkowników; Moje konto informacje o koncie zalogowanego użytkownika, 2. Kandydaci - wykonywanie czynności związanych z kandydatami i obwodowymi: 10

12 Informacje ogólne 3. Nabór przeglądanie i modyfikowanie oferty edukacyjnej jednostek; przeglądanie oraz zmiana stanu etapów prac prowadzonych podczas naboru; wykonywanie automatycznego przydziału kandydatów do oddziałów: 4. Zestawienia - pobieranie list i raportów zawierających wyniki rekrutacji; ilościowe zestawienia danych dotyczących przebiegu naboru oraz ich prezentacja graficzna; zawiera dostęp do pozycji: Możliwości wykonywania poszczególnych operacji w aplikacji zależą od posiadanych uprawnień, które są powiązane z rolą przypisaną użytkownikowi oraz etapem prac. Opisane poniżej operacje można wykonywać bez względu na trwający etap prac. Modyfikowanie własnego konta Aby zmienić dane dotyczące konta użytkownika, należy wybrać na stronie głównej pozycję Moje konto. Rysunek 2. Widok informacji o własnym koncie. Po wybraniu przycisku Zmień można wprowadzić zmiany i zapisać je klikając przycisk Zapisz. Aby zmienić hasło należy w sekcji Informacje o koncie kliknąć przycisk Zmień hasło. 11

13 Informacje ogólne Rysunek 3. Zmiana hasła użytkownika. Modyfikowanie kont podległych użytkowników Aby zmienić dane podległego użytkownika lub utworzyć nowe konto dla użytkownika na poziomie organu prowadzącego lub punktu naboru należy wybrać na stronie głównej pozycję Użytkownicy. Modyfikacja konta użytkownika Korzystając z opcji Strona główna/użytkownicy, można w zależności od potrzeb dodać do programu nowego użytkownika, zmodyfikować dane istniejącego, usunąć użytkownika lub zablokować/odblokować jego konto. Dodawanie nowego użytkownika W celu dodania nowego użytkownika należy kliknąć w górnym menu ikonę Użytkownicy a następnie w prawym panelu przycisk Dodaj. Rysunek 4. Panel Użytkownicy. 12

14 Informacje ogólne Pola oznaczone czerwoną gwiazdką są polami wymaganymi. Dopóki nie będą wypełnione, formularz nie zostanie zapisany. Rysunek 5. Dodawanie nowego użytkownika. Nad listą użytkowników znajduje się filtr pozwalający na wyszukiwanie konkretnego użytkownika na podstawie wpisanego loginu, nazwiska bądź adresu owego. Edycja konta użytkownika oraz po wybraniu w prawym panelu przy- Edycja konta użytkownika jest możliwa po kliknięciu przycisku cisku Zmień w odpowiedniej sekcji: Rysunek 6. Panel użytkownika poszczególne sekcje. 13

15 Informacje ogólne Usuwanie konta użytkownika W przypadku konieczności usunięcia/czasowego zablokowania/odblokowania konta użytkownika, należy przejść do trybu edycji konta i w części formularza Konto zablokowane/konto usunięte wybrać właściwą opcję Tak/Nie. Rysunek 7. Edycja konta użytkownika. W sekcji Informacje o koncie jest dostępna opcja Zmień hasło, która umożliwia ustalenie hasła nowemu użytkownikowi lub użytkownikowi, który zapomniał hasła. Rysunek 8. Zmiana hasła użytkownika. Dodawanie komunikatu Do komunikowania się z innymi użytkownikami aplikacji można wykorzystać komunikaty. Pojawią się one na stronie głównej. Dla użytkowników z poziomu organu prowadzącego i jednostek będą widoczne po zalogowaniu się do aplikacji. Prawo dodawania komunikatu ma tylko użytkownik w roli Menedżera OP. 14

16 Informacje ogólne Aby dodać nowy komunikat należy: 1. W górnym menu kliknąć zakładkę Strona główna a następnie ikonę Komunikaty. 2. W prawym panelu kliknąć przycisk Dodaj. 3. Uzupełnić poszczególne pola edycji komunikatu zwrócić szczególnie uwagę na pola: Typ komunikatu oraz Przeznaczony dla. Rysunek 9. Dodawanie komunikatu. Wybór typu komunikatu (publiczny czy prywatny) determinuje dla kogo może być on przeznaczony. Komunikaty publiczne są adresowane do rodziców i będą widoczne tylko na stronie kandydata. Komunikaty prywatne można kierować do zaznaczonych grup odbiorców. Komunikat może być przygotowany jako typ: Publiczny dla kandydatów lub prywatny z potwierdzeniami/prywatny bez potwierdzeń dla punktów naboru; Prywatny bez potwierdzeń dla punktów naboru; Prywatny z potwierdzeniami - dla punktów naboru. Komunikat prywatny z potwierdzeniem zostanie wyświetlony użytkownikowi w nowym oknie i będzie konieczne potwierdzenie przeczytania go przez kliknięcie przycisku OK. Daty i godziny wyświetlania komunikatu określają, w jakim przedziale czasowym będzie on prezentowany użytkownikowi. Po uzupełnieniu wszystkich pól formularza należy kliknąć przycisk Zapisz. Nieprzeczytany przez użytkownika komunikat jest prezentowany w tabeli pogrubioną czcionką. Aby przeczytać jego treść trzeba kliknąć ikonę [Podglądu komunikatu}. 15

17 Informacje ogólne Rysunek 10. Treść komunikatu w trybie podglądu. Otrzymane komunikaty pojawią się na stronie głównej - dla użytkowników z poziomu organu prowadzącego i jednostek będą widoczne po zalogowaniu się do aplikacji. Rysunek 11. Otrzymany komunikat wymagający potwierdzenia. Pobieranie plików Aby pobrać plik udostępniony przez wdrożeniowca należy: 1. W górnym menu kliknąć pozycje Strona główna/pliki do pobrania. 2. W prawym panelu, w wierszu wybranego pliku kliknąć przycisk Pobierz. 16

18 Informacje ogólne Rysunek 12. Pliki do pobrania. Dodawanie plików Aby dodać nowy plik do pobrania należy: 1. W menu kliknąć ikonę Pliki do pobrania. 2. W prawym panelu kliknąć przycisk Dodaj. 3. Uzupełnić pola formularza oraz wczytać docelowy plik zatwierdzić publikację przyciskiem Zapisz. Rysunek 13. Dodawanie pliku do pobrania. Dodawany przez organ prowadzący plik do pobrania może być opublikowany jako: Widoczny dla wszystkich lub Widoczny tylko z poziomu aplikacji wewnętrznej. Dopuszczalne formaty plików to: pdf, doc, docx, txt, rtf, ppt, pptx. 17

19 Przewodnik po pracach organu prowadzącego Proces przeprowadzenia naboru do szkół podstawowych jest podzielony na etapy, w czasie trwania których wszyscy uczestnicy mają do wykonania pewne zadania. Na poziomie organu prowadzącego obowiązują następujące etapy pracy: 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty 2. Publikacja oferty 3. Wprowadzenie obwodowych 4. Rejestracja i weryfikacja wniosków 5. Wprowadzanie wyników SUK 6. Szeregowanie list chętnych 7. Symulacja przydziału 8. Pobieranie list zakwalifikowanych 9. Potwierdzanie woli 10. Pobieranie list przyjętych 11. Rekrutacja uzupełniająca 12. Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty 13. Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń 14. Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych 15. Rekrutacja uzupełniająca symulacja przydziału 16. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych 17. Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli 18. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych 19. Aktualizacja danych. 18

20 Etap 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty edukacyjnej Opis Na etapie przygotowania wdrożenia wprowadzone są podstawowe informacje o jednostkach uczestniczących w naborze. W tym etapie użytkownicy (dyrektor i pracownicy) z poziomu jednostki wprowadzają do aplikacji ofertę edukacyjną zawierającą opis szkoły i informacje o: obowiązującym regulaminie, liczbie miejsc w oddziałach, kryteriach naboru. Po zweryfikowaniu oferty przez organ prowadzący następuje jej publikacja na stronie dla kandydata. Przed rozpoczęciem Należy upewnić się, że dyrektorzy jednostek: znają zasady przeprowadzania naboru, otrzymali informację o obowiązującym standardzie oferty i wiedzą, w jaki sposób należy opisać jednostkę i oddział, wiedzą, jakie kryteria obowiązują na poziomie całego systemu. Aby przejrzeć lub zmodyfikować w aplikacji kryteria obowiązujące na poziomi e całego systemu należy: 1. W menu głównym wybrać pozycję Nabór a następnie ikonę Oferta. 2. W prawym panelu kliknąć zakładkę Kryteria - zostanie wyświetlona lista kryteriów obowiązujących dla całego systemu naboru oraz organu prowadzącego. Rysunek 14. Kryteria - lista kryteriów obowiązujących dla całego systemu naboru oraz organu prowadzącego. Na karcie Kryteria zdefiniowano kryteria w systemie w podziale na kategorie: Podstawowe, Dodatkowe oraz Niewidoczne dla kandydata. Kryteria są posortowane w ramach danej kategorii. 19

21 Aby zmodyfikować listę kryteriów należy: 3. W prawym panelu kliknąć przycisk Zmień. 4. Kliknąć pozycję w lewym pojemniku i korzystać z przycisku i obserwować, czy wybrane kryterium pojawi się w pojemniku po prawej stronie. Zmiany należy potwierdzić przyciskiem Zapisz. Rysunek 15. Modyfikowanie listy kryteriów. Jeśli kryteria w tabeli nie są poprawne, można usunąć lub dodać nowe. Do usuwania kryterium z listy służy przycisk Można usunąć tylko kryteria dodane na poziomie organu prowadzącego. Nowe kryterium można wybrać z listy po kliknięciu przycisku Zmień, pod warunkiem, że są w słowniku kryteria nieprzypisane na żadnym poziomie naboru. Kryteria niewidoczne dla kandydata nie są wyświetlane na stronie kandydata. Mogą być tylko kryteriami automatycznymi, które nie wymagają udzielenia odpowiedzi przez kandydata. Uprawnienia do zmiany treści kryteriów, liczby punktów i możliwych odpowiedzi oraz dodawania nowych kryteriów do słownika ma wdrożeniowiec. W trakcie Zadaniem organu prowadzącego jest kontrola poprawności oferty wprowadzanej do aplikacji oraz ewentualne zmiany w danych jednostek. 20

22 Przeglądanie oferty Zawartość oferty edukacyjnej jest dostępna w menu Nabór/Oferta. Z lewej strony ekranu jest widoczne drzewo, które graficznie prezentuje schemat organizacyjny podległych punktów naboru, jednostek i oddziałów. Jeśli chodzi o organizację systemu rekrutacji, to aplikacja umożliwia zastosowanie kilku rozwiązań: punkt naboru prowadzi rekrutację do jednej jednostki, co oznacza, że w każdemu punktowi n aboru przypisuje się jedną jednostkę; punkt naboru prowadzi rekrutację do kilku jednostek, wtedy wyróżniona jednostka pełni rolę punktu naboru i odpowiada za organizację rekrutacji do oddziałów w podległych jednostkach; jednostka prowadzi rekrutację do jednego oddziału, co oznacza, że przydział dzieci do oddziałów odbywa się poza systemem i jest zorganizowany wewnątrz jednostki. Rysunek 16. Oferta karta Opis. Oferta edukacyjna jest tworzona dla jednostki. Aby obejrzeć jej treść, należy w drzewie wskazać skróconą nazwę jednostki. Wówczas po prawej stronie ekranu zostaną wyświetlone następujące zakładki: Opis, Jednostki. W widocznej po wybraniu jednostki zakładce Opis są prezentowane podstawowe informacje o jednostce, dane teleadresowe. W zakładce Jednostki są widoczne natomiast szczegóły oferty złożone z liczby planowanych w szkole oddziałów, opisu, zdjęć oraz mapki wskazującej lokalizację jednostki. 21

23 Rysunek 17. Oferta jednostki szczegóły oferty. Liczba planowanych oddziałów jest informacją przeznaczoną dla organu prowadzącego. Liczba planowanych oddziałów może być różna od liczby zdefiniowanych oddziałów. Można np. prowadzić rekrutację do jednego oddziału, a następnie rozdzielić przyjętych do tylu oddziałów, ile zostało zaplanowanych. Po wybraniu zakładki Oddziały można zobaczyć tabelę z nazwami oddziałów i liczbą miejsc do nich przypisanych. W zakładce Kryteria można przejrzeć kryteria obowiązujące w jednostce. W tabeli jest wskazany poziom, dla którego obowiązuje każde z kryteriów: dla całego systemu, dla organu prowadzącego, tylko dla jednostki. Rysunek 18. Oferta jednostki informacja o planowanych oddziałach. 22

24 W zakładce Regulamin powinien zostać umieszczony tekst regulaminu obowiązującego w jednostce. Rysunek 19. Regulamin rekrutacji wybranej jednostki. W tabeli z nazwami oddziałów lub w drzewie można wybrać oddział, aby zapoznać się ze szczegółowymi informacjami o nim. Podobnie jak w przypadku jednostki w pierwszej zakładce znajdują się informacje, takie jak nazwa, liczba miejsc i przeznaczenie wiekowe oraz opis oddziału. Kolejna zakładka zawiera tabelę kryteriów obowiązujących dla oddziału. Niektóre kryteria mogą być zdefiniowane tylko dla oddziału. Modyfikowanie informacji o oddziałach Z poziomu organu prowadzącego jest możliwa modyfikacja danych dotyczących jednostek i oddziałów. Za przygotowanie oferty jest odpowiedzialny dyrektor jednostki, ale w szczególnych przypadkach użytkownik organu prowadzącego może w porozumieniu z dyrektorem skorygować ofertę. Aby dokonać zmian w ofercie oddziału należy w wybranej zakładce w menu Opis kliknąć przycisk Zmień, poprawić dane i zatwierdzić zmianę przyciskiem Zapisz. 23

25 Rysunek 20. Dane oddziału karta Opis. Dodatkowe informacje dotyczące oferty oddziału można zmienić klikając zakładkę Oferta. Rysunek 21. Dane oddziału karta Oferta. Aby dodać nowy oddział należy w zakładce Oddziały wybrać przycisk Dodaj. 24

26 Rysunek 22. Karta Oddziały. Oddział lub jednostkę można usunąć tylko na etapie wprowadzania oferty. W usuwanej jednostce nie może być zdefiniowanych żadnych oddziałów. Modyfikowanie danych organu prowadzącego W menu Oferta po wybraniu w drzewie nazwy skróconej organu prowadzącego uzyskuje się dostęp do zakładek Opis, Punkty naboru i Kryteria. W każdej z tych zakładek użytkownik organu prowadzącego może modyfikować dane po wybraniu przycisku Zmień. Aby zapisać poprawki należy wybrać przycisk Zapisz. Przed zakończeniem prac Zbiorcze zestawienia dotyczące wprowadzonej oferty edukacyjnej są dostępne w menu Zestawienia po kliknięciu w drzewie danych pozycji Oferta. Zestawienia te umożliwiają ocenę kompletności i poprawności oferty. W szczególności można sprawdzić, czy nie zostały przekroczone ograniczenia dotyczące liczby miejsc w jednostkach. Rysunek 23. Zestawienia widok Oferta. 25

27 Tabela Oferta oddziałów zawiera ogólne informacje o liczbie oddziałów i miejsc w oddziałach. W zestawieniach można sprawdzić, ile miejsc jest zdefiniowanych w poszczególnych oddziałach i jednostkach. Dane są prezentowane po naciśnięciu przycisku Filtruj. Można wybrać konkretną jednostkę lub wszystkie podległe organowi prowadzącemu. Aby przeglądać szczegółowe dane należy kliknąć przycisk Pokaż statystykę. Rysunek 24. Zestawienia widok Oferta oddziałów Pokaż statystykę. Weryfikacja etapu Weryfikacja etapu jest narzędziem, które przede wszystkim umożliwia kontrolę zakończenia prac w poszczególnych jednostkach, ale raport tworzony podczas jej wykonania dostarcza także innych ważnych informacji. Podczas weryfikacji etapu wprowadzania i weryfikacji oferty system między innymi sprawdza: 1. Czy wszystkie jednostki podległe zamknęły ten etap? 2. Czy oddziały mają liczbę miejsc różną od zera? 3. Czy jest wprowadzony regulamin jednostki? Aby przeprowadzić weryfikację etapu należy wybrać w menu zakładkę Nabór oraz kliknąć ikonę Etapy prac. Następnie należy kliknąć przycisk Weryfikuj otwarte etapy użytkownik otrzyma informacje szczegółowe o weryfikacji. 26

28 Rysunek 25. Weryfikacja etapu Wprowadzenie i weryfikacja oferty raport szczegółowy. Zalecamy się uważne przeczytanie treści raportu, można jego treść skopiować do schowka i wkleić do dokumentu w edytorze tekstu. Wykryte błędy muszą być poprawione przed zamknięciem etapu. W celu edycji stanu etapu należy kliknąć ikonę oferty. w wierszu dotyczącym etapu np. Wprowadzenie i weryfikacja Rysunek 26. Etapy rekrutacji widok dla OP. Następnie w celu zamknięcia etapu należy w oknie dialogowym kliknąć przycisk Zamknij etap. 27

29 Zalecamy korzystanie z przycisku Weryfikuj otwarte etapy przed zamknięciem każdego etapu. Potencjalne problemy Problemem może być niedotrzymanie terminu zakończenia prac przez jednostki lub przedwczesne zamykanie etapu przez jednostki przed starannym zweryfikowaniem poprawności i kompletności oferty. Pochopne zamknięcie etapu skutkuje koniecznością wprowadzania zmian w ofercie przez użytkownika organu prowadzącego lub ponownego otwarcia etapu. Ponowne otwieranie etapu dla punktu naboru Aby otworzyć ponownie etap zamknięty w podległej jednostce należy wybrać w menu Nabór/Etapy prac a następnie kliknąć w drzewie danych pozycję Etapy PN. W nowym oknie należy kliknąć pole w kolumnie danego etapy a następnie kliknąć symbol O [W trakcie] stanu etapu w podręcznym menu. Należy się upewnić, że został wybrany właściwy etap i punkt naboru i zatwierdzić zmiany przyciskiem Zapisz. Rysunek 27. Etapy punktów naboru i ponowne otwieranie etapu. 28

30 W celu weryfikacji etapu wybranego punktu naboru należy kliknąć komórkę z wybranym etapem w tabeli a następnie kliknąć przycisk Weryfikuj etap. Zamknięcie etapu Aby zamknąć etap należy: Wybrać menu Etapy prac oraz wskazać ikonę W oknie, które się otworzy, należy zaznaczyć Zakończony. dla etapu Wprowadzania i weryfikacji oferty. Zostanie wyświetlony raport z weryfikacji etapu i jeśli nie wystąpią w nim błędy, etap zostanie zamk nięty. Jeśli etap nie zostanie zamknięty ze względu na to, że podległe punkty naboru nie zakończyły prac, Menadżer OP może podjąć decyzję o zamknięciu etapu globalnie. Wówczas należy: W zakładce Etapy PN należy wskazać skrót nazwy etapu (nagłówek właściwej kolumny, np. WWO dla etapu Wprowadzania i weryfikacji oferty). W oknie zmiany stanu zaznaczyć Zakończony oraz nacisnąć przycisk Zapisz. Etap 2. Wprowadzanie obwodowych Jednym z kluczowych elementów specyfiki rekrutacji do szkół podstawowych jest fakt istnienia obwodów i związanych z nimi uczniów obwodowych. Zagadnienie to w istotny sposób wpływa na cały proces rekrutacji. Z jednej strony bowiem potrzebna jest informacja o przynależności obwodowej poszczególnych uczniów, z drugiej zaś informacja o podejmowanych przez nich decyzjach (gwarancja przyjęcia do szkoły obwodowej jest przywilejem ucznia, a nie obowiązkiem). System opisywany w niniejszym podręczniku zapewnia funkcjonalności pozwalające na znaczne uporządkowanie tego zagadnienia. Gromadzenie danych o uczniach obwodowych przebiega w systemie dwuetapowo. W pierwszym kroku następuje tak zwane inicjalne zasilenie systemu danymi, czyli wprowadzenie danych o listach uczniów przypisanych do obwodu danej szkoły na dzień rozpoczęcia wdrożenia. W zależności od lokalnych możliwości formalno-technicznych odbywa się to poprzez import danych elektronicznych z systemu ewidencji ludności lub poprzez ręczne wprowadzenie tych danych przez szkoły. Poniżej zostanie opisany wariant ręcznego wprowadzania danych przez szkoły. Lista dzieci przypisanych do obwodu jest zmienna w czasie (m.in. za sprawą zmian miejsca zamieszkania). Zatem drugim etapem gromadzenia informacji o obwodowych jest bieżąca aktualizacja tych list w trakcie całego procesu naboru. Aktualizacja w przeważającej większości przypadków odbywa się wyłącznie ręcznie na poziomie szkoły. Drugim elementem gromadzonych informacji o uczniach obwodowych są decyzje dotyczące uczęszczania do szkoły obwodowej. W systemie rozróżniane są następujące przypadki: 29

31 rekrutacja obwodowa oznacza, że uczeń deklaruje chęć uczęszczania do szkoły obwodowej i nie bierze udziału w rekrutacji do innych szkół; rekrutacja otwarta oznacza, że uczeń bierze udział w rekrutacji do innych szkół; rezygnacja oznacza, że uczeń nie jest zainteresowany szkołą obwodową i jednocześnie nie bierze udziału w rekrutacji (np. zamierza pójść do szkoły niepublicznej lub do szkoły w innym mieście); decyzja nieznana oznacza brak informacji na temat decyzji kandydata. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że informacje dotyczące decyzji kandydatów należy traktować informacyjnie i statystycznie, gdyż w każdej chwili mogą one zostać zmienione (w szczególności decyzja dotycząca rezygnacji z obwodu nie ma charakteru wiążącego uczeń mimo takiej deklaracji może zgłosić się w dowolnym momencie do szkoły obwodowej, która zobowiązana będzie go przyjąć). Opis Użytkownik jednostki wprowadza do aplikacji dane dzieci, które są przypisane do jednostki na podstawie miejsca zamieszkania według wykazów otrzymanych z systemu ewidencji ludności. Wprowadzanie danych może odbywać się za pomocą formularza lub za pomocą importu przygotowanych odpowiednio plików. Za import danych o obwodowych może być odpowiedzialny dyrektor jednostki lub użytkownik na poziomie organu prowadzącego albo wdrożeniowiec, w zależności od przyjętych ustaleń. Przed rozpoczęciem Warto rozstrzygnąć, kto jest odpowiedzialny za wprowadzenie danych dzieci obwodowych i w jakiej formie zostaną przekazane dane z systemu ewidencji ludności. W trakcie Organ prowadzący prowadzi nadzór nad wprowadzaniem danych do aplikacji. W przypadku podjęcia decyzji o imporcie danych z uprzednio przygotowanych plików, należy zadbać o właściwe zabezpieczenie przebiegu prac. 1. Dodawanie oraz usuwanie z listy dzieci obwodowych Aby dodać dziecko obwodowe, należy: 1. Wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, a następnie kliknąć ikonę Obwodowi. 2. Kliknąć przycisk. 3. Wprowadzić numer PESEL dziecka i przejść do kolejnego kroku klikając przycisk. 30

32 Rysunek 28. Dodawanie obwodowego. W przypadku, gdy obwodowy nie posiada numeru PESEL, można w tym miejscu skorzystać z opcji Nie w polu Kandydat posiada numer PESEL. W następnym kroku trzeba będzie uzupełnić pola dotyczące dokumentu tożsamości. Sztuczny numer PESEL na potrzeby naboru zostanie wygenerowany automatycznie. Rysunek 29. Dodawanie obwodowego w opcji bez numeru PESEL. 4. Po uzupełnieniu niezbędnych danych o dziecku kliknąć przycisk. 31

33 Rysunek 30. Dodawanie dziecka obwodowego. Aby usunąć dziecko obwodowe z listy należy: 1. Wybrać w górnym menu pozycje: Kandydaci/Obwodowi. 2. W lewym panelu, w drzewie danych, kliknąć pozycję obwodowego. Rysunek 31. Dane obwodowego. 3. Kliknąć zakładkę Dane obwodowego a następnie przycisk Zmień. 4. W oknie edycji kliknąć przycisk Usuń. 32

34 Rysunek 32. Usuwanie obwodowego. 5. Potwierdzić operację usunięcia obwodowego: 2. Modyfikacja danych dzieci obwodowych Aby zmodyfikować dane dziecka obwodowego, należy: 1. Wybrać w menu pozycje: Kandydaci/Obwodowi. 2. W drzewie danych kliknąć pozycję z wybranym obwodowym. 3. W prawym panelu kliknąć zakładkę Dane obwodowego i zmienić dane za pomocą przycisku Zmień a następnie Zapisz. Rysunek 33. Dane obwodowego w trybie edycji. 33

35 3. Import danych dzieci obwodowych przy pomocy pliku Do napełniania bazy obwodowych można wykorzystać opcję importu. W tym celu należy wczytać plik pobrany wcześniej z systemu i uzupełniony danymi według instrukcji znajdującej się w zakładce Kandydaci/Import. 1. W górnym menu kliknąć zakładkę Kandydaci, a następnie ikonę Obwodowi. 2. W prawym panelu kliknąć zakładkę Import. Rysunek 34. Import obwodowych Użytkownik ma do wyboru dwie opcje importu: Pobierz wzorzec - pobranie pliku do uzupełnienia informacji o obwodach; wybór tej opcji powoduje wygenerowanie z systemu pliku CSV zawierającego dwa wiersze dla pustej listy obwodowych z wymaganymi nazwami kolumn. Rysunek Pobieranie pliku do uzupełnienia informacji o obwodach. Nr PESEL należy wpisywać w postaci p (litera p poprzedza nr PESEL). W każdym wierszu należy powtórzyć nazwę skróconą jednostki. Wszelkie modyfikacje struktury pliku spowodują błędy podczas wczytywania pliku. Importuj CSV - wczytanie danych z uzupełnionego pliku; wybór tej opcji, następnie wskazanie pliku CSV spowoduje zapisanie w bazie danych informacji o obwodowych z aktualną decyzją nieznaną. 34

36 Rysunek 36. Import danych obwodowego. Zapisz zapisanie danych obwodowych po kliknięciu znacznika na liście z obwodowymi. Jeśli w zaimportowanych danych wystąpiły niezgodności, należy bez zapisywania tymczasowej listy obwodowych wprowadzić zmiany w pliku, ponownie go zaimportować i dopiero wówczas zapisać zmiany. 4. Wprowadzanie decyzji zgłoszonej przez opiekuna prawnego dziecka obwodowego Gdy opiekun dziecka obwodowego zgłosi się do jednostki osobiście i potwierdzi swoje miejsce w jednostce obwodowej lub złoży deklarację rezygnacji z tego miejsca, należy wprowadzić tę informację do aplikacji. Aby wprowadzić decyzję obwodowemu należy: 1. W górnym menu kliknąć zakładkę Kandydaci, a następnie ikonę Obwodowi. 2. W prawym panelu wyszukać dziecko na liście i odpowiednim wierszu kliknąć ikonę. 3. Na karcie Zgłoszenie kliknąć przycisk Wykonaj operację i w zależności od decyzji opiekuna: Kliknąć polecenie Przyjmij do obwodu - gdy opiekun potwierdził miejsce w jednostce obwodowej). Rysunek 37. Przyjmowanie kandydata do obwodu. Kliknąć polecenie Zrezygnuj z rekrutacji - gdy opiekun zrezygnował z miejsca w jednostce obwodowej i elektronicznej rekrutacji otwartej) w wyświetlonym oknie należy uzupełnić dane szkoły, do której dziecko będzie się ubiegać o przyjęcie, a następnie kliknąć przycisk Zapisz. 35

37 Rysunek 38. Rezygnacja obwodowego z rekrutacji. Po wykonaniu opisanych czynności wyświetli się okno z odpowiednią informacją, a na liście obwodowych w wierszu z danymi dziecka zmieni się jego status na odpowiednio: Rezygnacja, Rekrutacja obwodowa. 5. Przeglądanie listy i danych dzieci obwodowych Aby przeglądać listy dzieci obwodowych, należy: 1. W górnym menu wybrać pozycje Kandydaci/Obwodowi. W przypadku, kiedy konieczne jest znalezienie konkretnego dziecka na liście, zalecamy skorzystanie z pola Wpisz aby wyszukać przez wpisanie jednego z kryteriów wyszukiwania, np. numer zgłoszenia, PESEL, nazwisko. W przeglądaniu listy i danych dzieci obwodowych mogą być też przydatne filtry po kliknięciu w prawym panelu zakładki Filtruj. Filtr Aktualna decyzja wyszukiwanie według statusu obwodowego: Nieznana, Rekrutacja obwodowa, Rekrutacja otwarta, Rezygnacja: Filtr Wiek wyszukiwanie według wieku obwodowego: 36

38 Filtr Jednostka wyszukiwanie według przypisania do danej jednostki: Przed zamknięciem etapu: Zalecamy sprawdzenie, czy do systemu wprowadzono wszystkie dzieci, które mieszkają w obwodzie danej szkoły podstawowej. Zamknięcie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany w rozdziale Zamykanie etapów. Zamknięcie etapu Nie jest wymagane zamknięcie tego etapu przed rozpoczęciem następnego. Dane obwodowych mogą być modyfikowane i uzupełniane podczas kolejnych etapów rekrutacji. Ważne jest jednak, aby dane uzyskane z systemu ewidencji ludności zostały wprowadzone do aplikacji przed rozpoczęciem rejestracji kandydatów. Etap 3. Publikacja oferty Opis Wdrożeniowiec udostępnia ofertę edukacyjną na stronie dla kandydatów. Rodzice mogą zapoznać się z zasadami rekrutacji i ofertą szkół, dowiedzieć się co powinni zrobić, aby zgłosić dziecko do szkoły obwodowej oraz jak postąpić przy wyborze szkoły poza obwodem. W zasadach naboru powinno być wyraźnie zaznaczone, jaki model rekrutacji obowiązuje i jak są traktowane dzieci, które zgłosiły się do naboru do szkoły poza obwodem i nie zostały zakwalifikowane. W praktyce po opublikowaniu oferty nie wprowadza się już w niej żadnych zmian, ponieważ przewidziany na to czas się zakończył i wszyscy rodzice powinni mieć dostęp do jednej niezmienianej oferty. Przed rozpoczęciem Warto upewnić się, że wszystkie informacje prezentowane rodzicom są poprawne. Należy rozważyć, czy w trakcie publikacji oferty pokazywać liczbę miejsc w oddziałach. Widoczność tej informacji jest zależna pod parametru konfiguracji, którego wartość może być zmieniona przez wdrożeniowca w dowolnym momencie. 37

39 Etap 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Opis Rodzic za pośrednictwem strony dla kandydata, na podstawie numeru PESEL dziecka, może sprawdzić, do obwodu której szkoły dziecko jest przypisane. W przypadku niezgodności ze stanem faktycznym (zmiana miejsca zamieszkania, błąd w danych) może zgłosić się do właściwej szkoły z prośbą o wpisanie jego dziecka na listę obwodowych. Może także potwierdzić wolę zapisania dziecka do szkoły obwodowej (czyli przystąpić do rekrutacji obwodowej), zrezygnować ze szkoły obwodowej i udziału w rekrutacji (np. gdy zdecydował się na szkołę prywatną) lub zarejestrować dziecko do naboru w szkole poza obwodem. W każdym przypadku dla dziecka jest tworzone konto kandydata, za pośrednictwem którego rodzic potwierdza decyzję podjętą w zakresie wyboru formy rekrutacji i akceptacji obwodu. Konto służy do zmiany decyzji, umożliwia wypełnienie wniosku i wydrukowanie go. Rodzic może także otrzymać w szkole pusty druk wniosku i wypełnić go odręcznie. Wypełnione zgłoszenie składa w szkole prowadzącej oddział umieszczony na pierwszej pozycji na liście preferencji. Użytkownik szkoły rejestruje dziecko w systemie na podstawie ręcznie wypełnionego podania lub potwierdza zgodność danych uzupełnionych w systemie przez rodzica z danymi na wydruku zgłoszenia. Ponadto weryfikuje dokumenty stanowiące podstawę naliczenia punktów za obowiązujące kryteria. Sposób dokumentowania spełnienia kryteriów powinien być opisany w zasadach naboru oraz podany na druku zgłoszenia. Zgłoszenie dziecka jest akceptowane lub odrzucane. Odrzucone zgłoszenie wymaga poprawy danych przez rodziców lub dostarczenia dokumentów potwierdzających prawdziwość informacji zawartych w zgłoszeniu. Przed rozpoczęciem Należy sprawdzić, czy na stronie dla kandydata oraz w aplikacji zostały udostępnione do pobrania pliki z odpowiednią dokumentacją (pusty formularz wniosku, przewodnik dla opiekunów) oraz czy został otwarty etap rejestracji zgłoszeń dla kandydatów (czy na stronie dla kandydata jest dostępny przycisk Zgłoś kandydaturę). Organ prowadzący może także zdecydować, czy przystąpienie do rekrutacji obwodowej wymaga złożenia pisemnej deklaracji przez rodziców. W systemie jest dostępny druk potwierdzenia dla szkoły obwodowej i wdrożeniowiec w ramach konfiguracji może ustalić, że będzie on stosowany. Wówczas rodzice przy zgłoszeniu dziecka do szkoły obwodowej składają wydrukowane i podpisane potwierdzenie. W trakcie Organ prowadzący podobnie jak w poprzednim etapie sprawuje nadzór nad wprowadzaniem danych do systemu. Użytkownik z poziomu organu prowadzącego będącego administratorem danych osobowych, może przeglądać dane kandydatów oraz w uzasadnionych sytuacjach modyfikować. Kandydatowi, którego zgłoszenie zostało zweryfikowane i zaakceptowane przez jednostkę, nie można zmienić danych. Jeśli zmiany są konieczne, należy anulować akceptację, poprawić dane oraz ponownie zweryfikować i zaakceptować zgłoszenie. Przeglądanie i modyfikowanie listy kandydatów Aby przeglądać listę kandydatów należy z menu wybrać pozycje: Kandydaci/Kandydaci. Lista, wraz z aktualnym statusem kandydata będzie dostępna w prawym panelu. 38

40 Rysunek 39. Lista kandydatów. Szybkie filtrowanie poszczególnych grup kandydatów Po wybraniu zakładki Kandydaci z górnego menu, użytkownik ma możliwość skorzystania z szybkiego filtrowania kandydatów w prawym panelu. Po kliknięciu pozycji Filtruj użytkownik otrzyma listę filtrów do wyboru. Rysunek 40. Szybkie filtrowanie kandydatów lista dostępnych filtrów. Filtr Status - umożliwia wyszukanie wszystkich kandydatów niezweryfikowanych, zaakceptowanych, odrzuconych, zakwalifikowanych, niezakwalifikowanych, przyjętych, ze złożoną rezygnacją, skreślonych: 39

41 Filtr Wiek - pełne nazwy używanych zakresów wiekowych, filtruje kandydatów, których data urodzenia zawiera się w wybranym zakresie wiekowym: Filtr Jednostka filtruje kandydatów według jednostek i oddziałów. Filtr Orzeczenie - filtruje kandydatów według statusu: Posiada, Nie posiada (orzeczenia): Filtr Numer preferencji filtruje kandydatów według numeru preferencji: 40

42 Filtr Kryteria - filtruje kandydatów według przypisanych do rekrutacji kryteriów: Wyszukaną za pomocą filtrów listę kandydatów można wyeksportować do plików w formacie Excel-XML lub CSV, klikając przycisk Eksportuj w górnej części prawego panelu. 41

43 Edycja danych kandydatów Przycisk Dodaj służy do wprowadzenia danych nowego kandydata, a przycisk Eksportuj dane umożliwia zapisanie wyświetlonej listy kandydatów w pliku o wskazanym formacie XML lub CSV, który może być otwarty w programie Microsoft Excel i poddany dalszemu przetwarzaniu poza aplikacją. Rysunek 41. Dostępne polecenia w panelu Kandydaci. Przed zakończeniem prac W trakcie trwania etapu i przed jego zakończeniem warto śledzić statystyki Kandydaci oraz Wnioski, które umożliwiają zorientowanie się, ilu kandydatów zostało zarejestrowanych oraz ile zgłoszeń zostało zweryfikowanych i zaakceptowanych. Szczególnie statystyka Wnioski pozwala łatwo ocenić postęp prac w jednostkach. Rysunek 42. Widok Zestawienia/Statystyki/Wnioski. Zamknięcie etapu Przed zamknięciem etapu należy wykonać weryfikację, która pozwoli wykryć: które jednostki nie zamknęły etapu, w których jednostkach jest dużo niezweryfikowanych zgłoszeń, czy kandydaci mają uzupełnione wszystkie wymagane dane. Poprawna weryfikacja umożliwia zamknięcie etapu. Po zamknięciu etapu przez wdrożeniowca kandydaci niezweryfikowani uzyskują status odrzuconych, a dla wszystkich zaakceptowanych jest przeliczana suma punktów przyznanych za spełnienie kryteriów. 42

44 Etap 5. Wprowadzanie wyników SUK Na tym etapie punkty naboru wprowadzają wyniki sprawdzianów uzdolnień kierunkowych w odniesieniu do kandydatów, którzy złożyli wnioski wskazując na liście preferencji np. oddział sportowy z kryterium sprawdzianu uzdolnień kierunkowych. Aby było możliwe dodanie oddziału np. sportowego do listy preferencji kandydata a następnie wprowadzenie wyników SUK, punkty naboru na etapie wprowadzanie oferty tworzą oddziały wymagające sprawdzianu uzdolnień kierunkowych, np. oddziały sportowe z wybraną dyscypliną. Aby przejrzeć listę oddziałów ze sprawdzianem uzdolnień kierunkowych, gdzie niezbędne jest wprowadzenie przez punkty naboru wyników SUK, należy w górnym menu wybrać pozycje: Nabór/Wyniki SUK. Rysunek 43. Widok Wyniki SUK lista oddziałów ze sprawdzianem uzdolnień kierunkowych. Punkty naboru wprowadzają wyniki SUK w trzech różnych przypadkach w zależności od tego, czy sprawdzian został zdefiniowany jako zaliczeniowy, czy punktowany oraz czy sprawdzian punktowany ma ustal ony próg zaliczenia. Przypadek 1. Wprowadzanie wyników SUK dla kandydatów w oddziale, gdzie sprawdzian jest zdefiniowany jako zaliczeniowy W tym przypadku punkt naboru wprowadza wyniki za pomocą przycisku Zmień wyniki. Rysunek 44. Lista kandydatów - wprowadzanie wyników sprawdzianu zaliczeniowego. Wówczas w kolumnie Wynik sprawdzianu jest widoczny komunikat: Zaliczony/Niezaliczony, gdy wprowadzono wyniki. 43

45 Rysunek 45. Lista kandydatów do oddziału po wprowadzeniu wyników sprawdzianu. Przypadek 2. Wprowadzanie wyników SUK dla kandydatów w oddziale, gdzie sprawdzian jest zdefiniowany jako punktowany bez progu punktowego W tym przypadku wprowadzania wyników SUK za pomocą przycisku Zmień wyniki jest uzupełniana kolumna Punkty z wynikami sprawdzianu punktowanego. Rysunek 46. Lista kandydatów do oddziału po wprowadzeniu wyników sprawdzianu punktowanego bez ustalonego progu punktowego. Przypadek 3. Wprowadzanie wyników SUK dla kandydatów w oddziale, gdzie sprawdzian jest zdefiniowany jako punktowany z progiem punktowym W tym przypadku wprowadzania wyników SUK za pomocą przycisku Zmień wyniki jest uzupełniana kolumna Punkty z wynikami sprawdzianu punktowanego. Ponadto punkt naboru ustala prób zaliczenia. Sprawdzian jest zaliczony, gdy liczba punktów uzyskanych przez kandydata jest większa lub równa wartości progu zaliczenia. Rysunek 47. Widok Wyniki SUK lista kandydatów po wprowadzeniu wyników sprawdzianu punktowanego z ustalonym progiem punktowym. 44

46 Jeśli w trakcie tworzenia oddziału wybrano opcję, aby wynik był dodany do ogólnej liczby punktów to wynik sumaryczny dla kandydata jest prezentowany w zakładce Preferencje. Liczba punktów w zakładce Preferencje jest przeliczana przy zamknięciu etapu Wprowadzanie wyników SUK. Etap 6. Szeregowanie list chętnych Opis Dyrektor jednostki ustawia na liście chętnych kolejność, w jakiej będą zakwalifikowane dzieci, które nie zostały rozróżnione punktami przyznanymi za spełnienie kryteriów. Jest to etap, w którym organ prowadzący nie wykonuje żadnych zadań poza nadzorem nad poprawnym jego zakończeniem. Celem etapu szeregowania list chętnych jest wprowadzenie do systemu decyzji szkolnych komisji kwalifikacyjno-rekrutacyjnych dotyczących pierwszeństwa kwalifikacji kandydatów, których nie udało się rozróżnić za pomocą zdefiniowanych w systemie kryteriów regulaminowych. Dla porządku warto przypomnieć, że pierwszeństwo w kwalifikacji ustalane jest na podstawie (kolejno): uzyskanej liczby punktów rekrutacyjnych, wyliczonych zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie szkoły, a następnie indywidualnej decyzji szkolnej komisji kwalifikacyjno-rekrutacyjnej w odniesieniu do pierwszeństwa kwalifikacji kandydatów, którzy mają tę samą liczbę punktów oraz w takim samym stopniu spełniają wszystkie zdefiniowane kryteria (czyli z punktu widzenia kryteriów w systemie są nierozróżnialni). Etap szeregowania list chętnych realizowany jest po zakończeniu etapu weryfikacji zgłoszeń we wszystkich jednostkach biorących udział w elektronicznej rekrutacji. Liczba uzyskanych punktów rekrutacyjnych jest zatwierdzana poprzez weryfikację zgłoszenia, a na listach chętnych do oddziału znajdują się kandydaci, którzy oddział ten wskazali na różnych preferencjach. W szczególności na liście chętnych do oddziału w danej szkole znajdują się kandydaci, dla których inna szkoła jest szkołą pierwszego wyboru (czyli tą, która dokonuje weryfikacji zgłoszenia). Zatem aby mieć pewność, że lista jest kompletna, wszystkie jednostki muszą zakończyć proces weryfikacji zgłoszeń. Zasady podejmowania decyzji dotyczących poszczególnych kandydatów pozostają w całości w gestii szkolnych komisji rekrutacyjno-kwalifikacyjnych. Często pojawiającym się problemem merytorycznym, związanym z realizacją zadań w omawianym etapie, jest kwestia stosowanych kryteriów takich decyzji. Zazwyczaj bowiem wszystkie nazwane kryteria umieszczone są w regulaminie. W związku z tym w systemie zawarte są trzy funkcje automatyczne, które mogą być przydatne w takiej sytuacji: Ustaw losowo, Ustaw wg preferencji, Ustaw wg wieku od najstarszych. Rysunek 48. Porządkowanie list przykład. 45

47 Zamknięcie etapu Przed zamknięciem etapu należy zweryfikować, czy wszystkie jednostki zakończyły ten etap, dzięki czemu wszyscy kandydaci mają wyliczone pozycje na listach chętnych do oddziałów. Aplikacja wymaga, aby dyrektor szkoły, nawet jeśli nie ingeruje w kolejność dzieci na listach chętnych do oddziałów, zapisał stan tych list. Etap 7. Symulacja przydziału Opis Mechanizm symulacji przydziału zapewnia automatyczne przydzielenie kandydatów do oddziałów zgodnie z uzyskaną punktacją oraz podanymi preferencjami z uwzględnieniem liczby miejsc, która jest do dyspozycji po zapewnieniu miejsc dla obwodowych. Organowi prowadzącemu umożliwia zapoznanie się z wynikami przydziału i wielokrotne wykonanie symulacji dla różnej liczby miejsc w poszczególnych oddziałach. Zestawienia prezentowane po każdej turze przydziału pozwalają ocenić, ilu kandydatów zostało zakwalifikowanych, a ilu nie, które szkoły mają najwięcej chętnych oraz ilu jest kandydatów, którzy potwierdzili obwodowość oraz tych którzy starali się o przyjęcie do szkoły pozaobwodowej, ale zabrakło dla nich miejsc i należy im zapewnić miejsca w szkole obwodowej. Informacje te ułatwiają efektywne zarządzanie siecią szkół i podejmowanie decyzji w oparciu o wiarygodne dane. Aplikacja umożliwia wielokrotne dokonywanie symulacji przydziału dzieci do oddziałów przed ostateczną publikacją wyników. Organ prowadzący wybiera taką turę przydziału, by jak największa liczba kandydatów została przyjęta. Przydział kandydatów to jeden z najważniejszych momentów w procesie naboru. Konstrukcja aplikacji umożliwia dokonanie wielu tur przydziału przed ostatecznym przydziałem. Daje to możliwość takiego zarządzania liczbą miejsc w jednostkach, by jak największa liczba kandydatów została zakwalifikowana. Narzędzia niezbędne do przeprowadzenia przydziału udostępnione zostały użytkownikowi po wybraniu z menu głównego zakładki Nabór a następnie ikony Przydział. REKOMENDACJA pierwszy przydział dla nowej lokalizacji aplikacji naborowej powinien wykonywać u Klienta wdrożeniowiec. Po wykonaniu przydziału należy dokonać w aplikacji zamknięcia etapu (zob. podrozdział Błąd! Nie można dnaleźć źródła odwołania.). Tury przydziału Aby rozpocząć turę przydziału należy kliknąć udostępniony w zakładce Tury przydziału przycisk Wykonaj nowy przydział: 46

48 Po zatwierdzeniu symulacji przydziału system uruchomi procedurę dla aktualnych liczb miejsc w oddziałach. W pierwszej fazie procedury aplikacja przydzieli losowo do oddziałów obwodowych, którzy przystąpili do rekrutacji obwodowej, w przypadku, gdy utworzono więcej niż jeden oddział do naboru. W przypadku, gdy utworzono tylko jeden oddział do naboru wszyscy ci obwodowi zostaną uwzględnieni w tym oddziale. W drugiej fazie przydzieli kandydatów. Obwodowi, którzy przystąpili do rekrutacji otwartej powinni być przydzieleni w drugiej fazie. Jeśli nie zostaną zakwalifikowani, a zgodnie z przyjętym modelem rekrutacji powinni być przyjęci do szkoły obwodowej, aplikacja przydzieli ich do oddziałów w szkole obwodowej w ramach dostępnych miejsc. Obwodowi ci mają pierwszeństwo przed kandydatami spoza obwodu. Rysunek 49. Symulacja przydziału. Wynik zrealizowanego przydziału publikowany jest w nowej kolumnie tabeli przydziału. Aktualny przydział oznaczany jest symbolem. 47

49 Rysunek 50. Wyniki przydziału. Liczba obwodowych przyjętych w obwodzie uwzględnia obwodowych z decyzją rekrutacja obwodowa oraz obwodowych z decyzją rekrutacja otwarta, którzy zostali odrzuceni lub nie zostali zakwalifikowani. Obwodowi ci zostali automatycznie przyjęci do obwodu. Liczba wolnych miejsc jest wyliczona jako liczba miejsc pomniejszona o liczbę przyjętych w obwodzie, liczbę nieprzyjętych w rekrutacji otwartej i liczbę zakwalifikowanych. Aplikacja umożliwia zmianę parametrów aktualnego przydziału, w tym celu należy w tabeli przydziału kliknąć na nazwę kolumny przydziału z parametrami, które chcemy wczytać, następnie potwierdzić fakt wyboru klikając przycisk Tak oraz uruchomić powtórnie nowy przydział: Zawartość tabeli symulacji: Postępowanie rekrutacyjne : właściwe/uzupełniające Data i czas zapisu zapis daty wraz z godziną wykonania danej tury przydziału. Czas wykonania informacja o czasie realizacji tury przydziału. Aktualne parametry przydziału. Liczba planowanych oddziałów całkowita liczba oddziałów uruchamianych w szkołach podstawowych. Liczba miejsc całkowita liczba miejsc udostępnionych w szkołach podstawowych. Liczba wszystkich zarejestrowanych obwodowych jest to suma następujących wartości: Liczba obwodowych o nieznanej decyzji + 48

50 Liczba obwodowych, którzy zrezygnowali ze szkoły obwodowej i rekrutacji otwartej + Liczba obwodowych przyjętych w obwodzie + Liczba przyjętych w rekrutacji otwartej (którzy są jednocześnie obwodowymi) + Liczba zakwalifikowanych (obwodowi) + Liczba niezakwalifikowanych (obwodowi bez miejsc w obwodzie) Liczba obwodowych o nieznanej decyzji obwodowi, którzy nie zgłosili się w systemie Liczba obwodowych, którzy zrezygnowali ze szkoły obwodowej i rekrutacji otwartej Liczba obwodowych przyjętych w obwodzie - uwzględnia obwodowych z decyzją rekrutacja obwodowa oraz obwodowych z decyzją rekrutacja otwarta, którzy zostali odrzuceni lub nie zostali zakwalifikowani. Obwodowi ci zostali automatycznie przyjęci do obwodu. Liczba przyjętych w rekrutacji otwartej Liczba kandydatów przyjętych dotychczas, dla właściwego postępowania rekrutacyjnego liczba ta zawsze wyniesie zero, wartości ważne dla symulacji w rekrutacji uzupełniającej. Liczba kandydatów do kwalifikacji w podziale na obwodowych, którzy przystąpili do rekrutacji otwartej oraz kandydatów nieprzypisanych do żadnego obwodu. Liczba zakwalifikowanych w podziale na obwodowych zakwalifikowanych w rekrutacji otwartej i kandydatów zakwalifikowanych bez przypisanego obwodu. Liczba niezakwalifikowanych - w podziale na obwodowych niezakwalifikowanych w rekrutacji otwartej automatycznie przyjętych do obwodu, obwodowych niezakwalifikowanych w rekrutacji otwartej dla których zabrakło miejsc w obwodzie oraz kandydatów niezakwalifikowanych bez przypisanego obwodu. Liczba wolnych miejsc liczba miejsc w szkołach pomniejszona o liczbę przyjętych w obwodzie, liczbę przyjętych w rekrutacji otwartej i liczbę zakwalifikowanych. Informacje o wynikach wszystkich symulacji można wyeksportować do pliku CSV lub XML - w tym celu należy wybrać opcję Eksportuj. Korekta przydziału Należy pamiętać, aby koniecznie w ofercie szkoły było tyle miejsc, ile dzieci obwodowych należy przyjąć. System informuje o braku miejsc dla obwodowych. Korekta przydziału jest to zmiana liczebności poszczególnych oddziałów, mając na celu zmianę efektów p rzydziału. W celu przywołania widoku Korekta przydziału należy: 49

51 1. Kliknąć pozycje: Nabór/Przydział a następnie zakładkę Korekta przydziału. 2. Uzupełnić pole Organ prowadzący. Rysunek 51. Korekta przydziału widok dla wybranego organu prowadzącego W zakładce Korekta przydziału można wybrać: Przejdź do umożliwia przywołanie na ekran jednostki, dla której przeprowadzana będzie korekta liczby miejsc. Zmień umożliwia modyfikację liczby miejsc w danej jednostce. Zmień liczbę planowanych oddziałów - umożliwia modyfikację liczby planowanych oddziałów w danej jednostce. Zmień kolejność oddziałów umożliwia modyfikację kolejności wszystkich oddziałów w wybranym organie prowadzącym. Zmień parametry służy do ustalenia wartości parametrów x i y, które decydują o zaznaczeniu oddziałów, w których: co najmniej x % miejsc pozostaje wolnych nazwy oddziałów oznaczone kolorem czerwonym. liczba potencjalnych kandydatów do oddziału jest, co najmniej y krotnie większa od liczby zakwalifikowanych do przyjęcia - nazwy oddziałów oznaczone kolorem niebieskim. Eksportuj - umożliwia eksport w pliku XML, CSV oraz PDF. Średnia liczebność oddziałów jest wyliczana na podstawie aktualnej liczby miejsc w jednostce i liczby planowanych oddziałów. Wartości wyświetlane w tabeli korekty przydziału są opisane w legendzie: 50

52 Średnia liczebność średnia liczebność oddziału wyliczona jako iloraz sumy liczby miejsc w oddziałach zdefiniowanych w jednostce i liczby planowanych oddziałów. LODP liczba wszystkich uczniów obwodowych do przyjęcia w jednostce. (LODP = LPO + LNZ) - wartość ta jest oznaczona pogrubioną czcionką w kolorze czerwonym, gdy brakuje miejsc w jednostce dla uczniów obwodowych (suma liczby miejsc w oddziałach, które nie są oznaczone tylko dla kandydatów < LODP). LPO liczba uczniów obwodowych, którzy biorą udział tylko w rekrutacji obwodowej oraz, którzy wybrali rekrutację otwartą, ale zostali odrzuceni lub przyjęci w rekrutacji właściwej. LNZ liczba uczniów obwodowych niezakwalifikowanych w rekrutacji otwartej. Uczniowie ci mają pierwszeństwo w przydziale do oddziału przed kandydatami zakwalifikowanymi w sytuacji, gdy brakuje miejsc. LZO liczba uczniów obwodowych zakwalifikowanych w rekrutacji otwartej poza obwodem. LO liczba uczniów zarejestrowanych w obwodzie.[ro] oddział tylko dla kandydatów, nie zostaną do niego przydzieleni obwodowi biorący udział w rekrutacji obwodowej. LM liczba miejsc w oddziale. LP liczba kandydatów przyjętych dotychczas w oddziale/jednostce w rekrutacji otwartej. Dla właściwego postępowania rekrutacyjnego liczba ta wynosi zawsze zero. LZ liczba kandydatów zakwalifikowanych w rekrutacji otwartej do oddziału. LWM liczba wolnych miejsc w oddziale (LM - LP - LPO - LNZ - LZ). PP próg punktowy w oddziale. LPK liczba potencjalnych kandydatów do oddziału, którzy mieli oddział na liście preferencji i zostali zakwalifikowani do innego oddziału. NPK liczba potencjalnych kandydatów do oddziału, którzy mieli oddział na liście preferencji i nie zostali nigdzie zakwalifikowani. Rysunek 52. Okno korekty liczebności oddziałów. 51

53 Aby zrezygnować z przydziału do danego oddziału, należy wyzerować jego liczbę miejsc w polu LM. Aby zwiększyć/zmniejszyć liczbę miejsc w oddziale należy użyć przycisków umieszczonych obok liczby miejsc. Po wprowadzeniu wszystkich zmian w oknie edycji korekty przydziału, należy zapisać dane klikając przycisk Zapisz. Etap 9. Pobieranie list zakwalifikowanych Opis Użytkownik na poziomie szkoły drukuje i publikuje w jednostce listę dzieci zakwalifikowanych do przyjęcia, listę zakwalifikowanych do innych jednostek (dla których dana szkoła było jednostką pierwszego wyboru) oraz listę niezakwalifikowanych. W tym samym czasie rodzice uzyskują dostęp do informacji o zakwalifikowaniu dziecka po zalogowaniu się do systemu na stronie kandydata. Przed rozpoczęciem Warto upewnić się, że został otwarty etap publikacji wyników na stronie dla kandydata oraz, że dyrektorzy jednostek zostali poinformowani o terminie ogłoszenia list zakwalifikowanych. W aplikacji jest dostępna statystyka Zakwalifikowani oraz raporty, które umożliwiają analizę zbiorczych wyników kwalifikacji. Rysunek 53. Widok Zestawienia/Statystyki/Zakwalifikowani. W menu Zestawienia po wybraniu pozycji można pobrać pliki w formacie CSV, XML lub PDF zawierające dane o zakwalifikowanych kandydatach i grupach kwalifikacji. Zestaw dostępnych raportów jest określony podczas konfiguracji systemu. Wdrożeniowiec ma wpływ na to, które raporty są widoczne dla poszczególnych ról w systemie. Zamknięcie etapu Weryfikacja etapu służy sprawdzeniu, czy wszystkie jednostki zakończyły pracę, to znaczy pobrały listy oraz zamknęły etap na swoim poziomie. Po poprawnej weryfikacji należy zakończyć etap. 52

54 Etap 10. Potwierdzanie woli Opis Rodzic zakwalifikowanego dziecka potwierdza wolę przyjęcia w szkole, a użytkownik z poziomu jednostki wprowadza tę informację do systemu. W ten sposób są tworzone listy przyjętych. Niepotwierdzeni zakwalifikowani są usuwani z list i mogą brać udział w rekrutacji uzupełniającej. W trakcie W obserwacji postępu prac jest pomocna statystyka Przyjęci. Można dzięki niej na bieżąco śledzić, ilu rodziców potwierdziło wolę przyjęcia do jednostki, do której zostały zakwalifikowane ich dzieci. Zamknięcie etapu Należy zweryfikować etap, aby sprawdzić, czy wszystkie jednostki zakończyły pracę zamykając etap na swoim poziomie. Po zamknięciu tego etapu przez wdrożeniowca kandydaci, którzy nie potwierdzili woli uczęszczania, uzyskują status rezygnacji i mogą starać się o przyjęcie w czasie rekrutacji uzupełniającej. Obwodowi, którzy brali udział w naborze do szkół poza obwodem i zostali zakwalifikowani, a nie potwierdzili woli, są przyjmowani do szkoły obwodowej zgodnie z przyjętym modelem rekrutacji. Na liście przyjętych (menu Kandydaci/Przyjęci) jest widoczny powód przyjęcia (potwierdzenie woli lub uczeń obwodowy). Etap 11. Pobieranie list przyjętych Opis Użytkownik jednostki drukuje i publikuje w jednostce listę przyjętych (z obwodu i spoza obwodu). Równocześnie rodzice mogą zapoznać się z informacją o przyjęciu dziecka za pośrednictwem strony dla kandydata po zalogowaniu się do systemu. W trakcie Na tym etapie statystyki Przyjęci i Wolne miejsca prezentują aktualny stan procesu rekrutacji. Można ocenić, ile miejsc pozostało wolnych, czy należy w niektórych jednostkach zwiększyć liczbę miejsc w oddziałach lub utworzyć nowe oddziały, a w innych być może zmniejszyć liczbę miejsc. Zamknięcie etapu Etap ten nie wymaga weryfikacji, jego zamknięcie jest sygnałem, że można rozpocząć kolejny etap prac. Rekrutacja uzupełniająca Rekrutacja uzupełniająca w zależności od decyzji organu prowadzącego - może być prowadzona w dwóch wariantach: 53

55 1. Przez otwarcie kolejno 7 etapów rekrutacji uzupełniającej, które są powtórzeniem rekrutacji etapów rekrutacji właściwej lub 2. Przez otwarcie etapu Rekrutacja uzupełniająca. Etapy dotyczące rekrutacji uzupełniającej są widoczne w Nabór w menu Etapy prac/etapy PN oraz na stronie kandydata. Wariant 1 Rekrutacja uzupełniająca w 7 etapach Należy powtórzyć wszystkie etapy rekrutacji właściwej. Oznacza to, że w aplikacji należy przejść etapy od Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty do etapu Aktualizacja danych. Rekrutacja uzupełniająca w systemie obejmuje wówczas etapy: Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych Rekrutacja uzupełniająca symulacja przydziału Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych Aktualizacja danych. Wariant 2 Rekrutacja uzupełniająca Jednostki realizują wszystkie etapy poza systemem, a do systemu wprowadzają jedynie wynik rekrutacji. Oznacza to, że aby rozpocząć rekrutację uzupełniającą, w aplikacji należy otworzyć etap Rekrutacja uzupełniająca. Aby wprowadzić wynik rekrutacji należy otworzyć etap Aktualizacja danych. Etap 12. Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty Opis Etap ten pozwala punktom naboru na wprowadzanie zmian w ofercie polegających na: modyfikacji liczby miejsc w oddziałach, dodawaniu nowych oddziałów, modyfikacji kryteriów stosowanych w naborze. 54

56 Zamknięcie etapu Przy zamykaniu etapu Rekrutacja uzupełniająca - weryfikacja oferty kandydaci ze statusem, innym niż przyjęty stają się niezweryfikowani i ukrywane są ich preferencje. Przed zamknięciem etapu Rekrutacja uzupełniająca - weryfikacja oferty należy przeprowadzić walidację. Etap 13. Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Opis Etap jest analogiczny do etapu w rekrutacji właściwej Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń. W trakcie Na etapie Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń w menu Kandydaci/Nieprzyjęci w tabeli są prezentowani kandydaci nieprzyjęci do wybranej jednostki zarówno w postępowaniu właściwym jak i uzupełniającym. Dla tych kandydatów są dostępne operacje: zmiany hasła wyświetlenia danych osobowych, wyświetlenia jednostek pierwszego wyboru, kwalifikacji, przyjęcia oraz wyświetlenia historii zmian. Dane tych kandydatów można wyeksportować w pliku XML(CSV). Kandydaci, którym przy zamknięciu etapu Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty zmieniono status na niezweryfikowany i ukryto listę preferencji są niewidoczni w zakładce Kandydaci. Po skreśleniu kandydata na etapie Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń jego lista preferencji jest ukrywana i jednostka nie widzi go na liście kandydatów. Kandydaci z ukrytą listą preferencji mogą ponownie wziąć udział w rekrutacji. W tym celu powinni zalogować się i ustalić nową listę preferencji lub zgłosić się do wybranej jednostki w celu dodania do listy kand ydatów. Zamknięcie etapu Przed zamknięciem etapu należy wykonać weryfikację, która pozwoli wykryć: które jednostki nie zamknęły etapu, w których jednostkach jest dużo niezweryfikowanych zgłoszeń, czy kandydaci mają uzupełnione wszystkie wymagane dane. Poprawna weryfikacja umożliwia zamknięcie etapu. Po zamknięciu etapu przez wdrożeniowca kandydaci niezweryfikowani uzyskują status odrzuconych, a dla wszystkich zaakceptowanych jest przeliczana suma punktów przyznanych za spełnienie kryteriów. 55

57 Etap 14. Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych Opis Dyrektor jednostki ustawia na liście chętnych kolejność, w jakiej będą zakwalifikowane dzieci, które nie zostały rozróżnione punktami przyznanymi za spełnienie kryteriów. Jest to etap, w którym organ prowadzący nie wykonuje żadnych zadań poza nadzorem nad poprawnym jego zakończeniem. Zamknięcie etapu Przed zamknięciem etapu należy zweryfikować, czy wszystkie jednostki zakończyły ten etap, dzięki czemu wszyscy kandydaci mają wyliczone pozycje na listach chętnych do oddziałów. Aplikacja wymaga, aby dyrektor szkoły, nawet jeśli nie ingeruje w kolejność dzieci na listach chętnych do oddziałów, zapisał stan tych list. Może w tym celu skorzystać z funkcji losowych ustawień kolejności dzieci z tą samą liczbą punktów. Etap 15. Rekrutacja uzupełniająca symulacja przydziału W trakcie W trakcie rekrutacji uzupełniającej symulacja przydziału użytkownik o uprawnieniach Menadżer OP, w menu Przydział, w tabeli Tury przydziału może przeglądać informacje o kandydatach przyjętych do tej pory w rekrutacji. Może także wykonać symulację przydziału, (zob. rozdział Symulacja przydziału). W raporcie z wynikami symulacji, w menu Przydział/Wyniki przydziału jest dostępna informacja o liczbie przyjętych kandydatów w poprzednich turach. Zamknięcie etapu Po zaakceptowaniu ostatecznej wersji przydziału kandydatów do oddziałów należy zamknąć etap. Może to zrobić wdrożeniowiec nadzorujący przebieg symulacji lub menedżer OP. Etap 16. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych Opis Na etapie Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych, statystyki Kandydaci, Wnioski i Zakwalifikowani prezentują dane dotyczące aktualnego postępowania uzupełniającego. Statystyka Zakwalifikowani uwzględnia zakwalifikowanych tylko w rekrutacji uzupełniającej. Gdy żaden etap rekrutacji uzupełniającej nie jest otwarty w systemie będzie widoczna informacja wyłącznie o zakwalifikowanych w rekrutacji właściwej. 56

58 Wydruki list zakwalifikowanych uwzględniają wyniki rekrutacji uzupełniającej. Statystyki Oferta, Oferta oddziałów oraz Przyjęci i Wolne miejsca prezentują dane łącznie dotyczące obu postępowań rekrutacyjnych (właściwego i uzupełniającego). Etap 17. Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli Opis Rodzic zakwalifikowanego dziecka potwierdza wolę przyjęcia w szkole, a użytkownik z poziomu jednostki wprowadza tę informację do systemu. W ten sposób są tworzone listy przyjętych. W trakcie W obserwacji postępu prac jest pomocna statystyka Przyjęci. Można dzięki niej na bieżąco śledzić, ilu rodziców potwierdziło wolę przyjęcia do jednostki, do której zostały zakwalifikowane ich dzieci. Rysunek 54. Widok Zestawienia/Statystyki/Przyjęci. Zamknięcie etapu Należy zweryfikować etap, aby sprawdzić, czy wszystkie jednostki zakończyły pracę zamykając etap na swoim poziomie. Etap 18. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych Opis Użytkownik jednostki drukuje i publikuje w jednostce listę przyjętych. Równocześnie rodzice mogą zapoznać się z informacją o przyjęciu dziecka za pośrednictwem strony dla kandydata po zalogowaniu się do systemu. 57

59 W trakcie Na tym etapie statystyki Przyjęci i Wolne miejsca prezentują aktualny stan procesu rekrutacji. Można ocenić, ile miejsc pozostało wolnych, czy należy w niektórych jednostkach zwiększyć liczbę miejsc w grupach/ oddziałach lub utworzyć nowe grupy/ oddziały, a w innych być może zmniejszyć liczbę miejsc. Zamknięcie etapu Etap ten nie wymaga weryfikacji, jego zamknięcie jest sygnałem, że można rozpocząć kolejny etap prac. Etap 19. Aktualizacja danych Opis Etap Aktualizacja danych odbywa się poza systemem, ale wyniki są wprowadzane do aplikacji przez użytkownika jednostki. Na tym etapie rodzic ma dostęp do listy wolnych miejsc i możliwość złożenia podania do wybranej jednostki. Możliwa jest również zmiana szkoły, jeśli rodzic zdecyduje się przenieść dziecko do innej jednostki. W trakcie etapu Aktualizacja danych organ prowadzący wyraża zgodę na zmianę liczby miejsc w oddziałach zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem. Przed rozpoczęciem Należy upewnić się, czy etap został otwarty dla kandydatów i rodzice mają dostęp do informacji o wolnych miejscach. Warto także zdecydować, czy dyrektorzy jednostek mogą przyjmować dzieci ponad limit wolnych miejsc, czy też jest potrzebna zgoda organu prowadzącego na zwiększenie liczby miejsc. Wdrożeniowiec może w konfiguracji systemu ustawić parametr, który powoduje, że aplikacja blokuje przyjmowanie dzieci ponad limit wolnych miejsc lub tylko ostrzega o zaistnieniu takiej sytuacji. W trakcie Użytkownik organu prowadzącego ma prawo na prośbę dyrektora jednostki zwiększyć liczbę miejsc w wybranych oddziałach. Dyrektor jednostki przyjmuje dzieci zarówno zarejestrowane w systemie, które nie zostały przyjęte wcześniej, jak i nowych kandydatów, którzy nie uczestniczyli dotąd w rekrutacji. Jeśli dziecko zostało przyjęte w obwodzie, a rodzic zechce w tym etapie zapisać je do szkoły poza obwodem, musi najpierw zgłosić rezygnację z miejsca w szkole obwodowej. Inaczej system nie pozwoli na przyjęcie dziecka w innej szkole. Zamknięcie etapu Etap ten nie wymaga weryfikacji, jego zamknięcie jest sygnałem, że została zakończona rekrutacja. Listy przyjętych są zaktualizowane, a w menu Kandydaci/Przyjęci można wybrać zakładkę Eksport SOU i eksportować dane przyjętych kandydatów w postaci pliku w formacie SOU, który może być akceptowany w innych aplikacjach. 58

60 Pobieranie raportów i statystyk Po zakończeniu rekrutacji warto pobrać pliki zawierające dane dotyczące przebiegu rekrutacji. Aby pobrać raport w menu Zestawienia należy wybrać ikonę Raporty, a następnie wskazać w drzewie danych raport i wybrać odpowiedni format pliku klikając przycisk lub Aby pobrać statystykę w menu Statystyki należy kliknąć przycisk Pokaż statystykę lub kliknąć przycisk Pobierz plik, wskazać format pliku i zapisać go w wybranym folderze. Rysunek 55. Widok Zestawienia/Statystyki/Przyjęci. W wybranych statystykach można także skorzystać z dodatkowego przycisku Pokaż wykres. 59