Nabór Gimnazja. Podręcznik dla punktu naboru. Wersja

Transkrypt

1

2 Nabór Gimnazja Podręcznik dla punktu naboru Wersja Wrocław, marzec 2016

3 Producent: VULCAN sp. z o. o. ul. Wołowska Wrocław tel cok@vulcan.edu.pl Nad programem pracowali: Karol Lesiczka Autorzy podręcznika: Katarzyna Stasiun-Zychla, Agnieszka Sołecka Aktualizacja podręcznika: Magdalena Włodarczyk Współpraca merytoryczna: Ewa Kołczyk, Bogdan Lewandowski, Łukasz Woch Projekt okładki: Aleksandra Maj Podręcznik opisuje wersję programu o numerze VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu i wprowadzania do niego zmian. Podręcznik jest chroniony prawem autorskim. Copyright by VULCAN 2016 Wszelkie prawa zastrzeżone

4 Spis treści Spis treści WSTĘP... 5 Cechy charakterystyczne naboru wspieranego systemem elektronicznym...6 Specyfika rekrutacji do gimnazjów...6 INFORMACJE OGÓLNE... 8 Wymagania techniczne...8 Kontakt...9 Etapy w procesie rekrutacyjnym...9 Leksykon pojęć używanych w aplikacji CZYNNOŚCI I OPCJE NIEZALEŻNE OD ETAPÓW PRAC Role i uprawnienia Logowanie Budowa okna aplikacji Konta użytkowników systemu Zmiana hasła Na skróty Komunikaty Pobieranie plików Weryfikacja etapu Zmiana stanu realizacji etapu Zamykanie etapów CZYNNOŚCI DO WYKONANIA W TRAKCIE POSZCZEGÓLNYCH ETAPÓW Etap 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty Etap 2. Publikacja oferty Etap 3. Wprowadzenie obwodowych

5 Spis treści Etap 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń obwodowych Etap 5. Rejestracja i weryfikacja wniosków Etap 6. Wprowadzanie wyników SUK Etap 7. Wprowadzanie i weryfikacja osiągnięć Etap 8. Szeregowanie list chętnych Etap 9. Symulacja przydziału Etap 10. Pobieranie list zakwalifikowanych Etap 11. Potwierdzanie woli Etap 12. Pobieranie list przyjętych Rekrutacja uzupełniająca Etap 13. Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty Etap 14. Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja wniosków Etap 15. Rekrutacja uzupełniająca - wprowadzanie wyników SUK Etap 16. Rekrutacja uzupełniająca - wprowadzanie i weryfikacja osiągnięć Etap 17. Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych Etap 18. Rekrutacja uzupełniająca symulacja przydziału Etap 19. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych Etap 20. Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli Etap 21. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych Etap 22. Aktualizacja danych ZAŁĄCZNIKI Dyrektor jednostki - etapy i uprawnienia użytkownika Pracownik jednostki - etapy i uprawnienia użytkownika

6 Wstęp Wstęp Aplikacja Nabór Gimnazja wraz aplikacjami Nabór Przedszkola, Nabór Szkoły podstawowe i Nabór Szkoły ponadgimnazjalne stanowi część systemu vedukacja. System vedukacja umożliwia jednostce samorządu terytorialnego sprawne zarządzanie oświatą na podległym jej terenie. Aplikacja Nabór Gimnazja służy do przeprowadzenia naboru dzieci do gimnazjów. Zapewnia rodzicom zapoznanie się z ujednoliconą ofertą edukacyjną, umożliwia zgłoszenie dziecka do szkoły w obwodzie miejsca zamieszkania, jak i do naboru w szkole poza obwodem, a także szybki dostęp do wyników rekrutacji. Po stronie organu prowadzącego i podległych mu jednostek umożliwia uporządkowanie i nadzorowanie całego procesu rekrutacji. Aplikacja zapewnia pełne bezpieczeństwo gromadzonych i przesyłanych danych. Każdy użytkownik aplikacji posiada indywidualne imienne konto. Przesyłane dane są szyfrowane, a serwery są chronione specjalnymi systemami zabezpieczeń. Niniejszy przewodnik omawia przeprowadzenie rekrutacji zgodnie ze standardowym modelem wdrożenia obejmującym następujące ustalenia: 1. W pierwszej kolejności, na podstawie wykazów otrzymanych z systemu ewidencji ludności, są wprowadzane dane dzieci przypisanych do obwodu szkoły. Następnie rozpoczyna się rejestracja dzieci za pośrednictwem systemu rodzice mogą potwierdzić wolę zapisania dziecka do szkoły właściwej dla miejsca zamieszkania, zgłosić je do naboru w szkole poza obwodem lub zrezygnować całkowicie z elektronicznej rekrutacji. Dla każdego z dzieci tworzone jest konto, które służy do wprowadzania wszelkich zmian w danym zgłoszeniu. 2. Wszystkie dzieci, których rodzice potwierdzili wolę zapisania ich do szkoły właściwej dla miejsca zamieszkania (obwodowej) są automatycznie do niej przyjmowane. Dzieci zgłoszone do naboru w szkole poza obwodem, które nie dostały się do wybranej szkoły, są automatycznie przyjmowane do szkoły właściwej dla miejsca zamieszkania. 3. Kryteria rekrutacji obowiązują na poziomie miasta (gminy), jednostki wybierają kryteria z listy ustalonej przez organ prowadzący. 4. Poszczególne etapy procesu naboru przebiegają we wszystkich jednostkach w tym samym terminie i zgodnie z wyznaczonym przez organ prowadzący harmonogramem. 5

7 Wstęp Kolejność zgłoszeń nie ma znaczenia, kwalifikacja kandydatów odbywa się na podstawie punktacji przyznawanej za spełnienie obowiązujących kryteriów, ale dopiero, gdy są wolne miejsca w szkole po przyjęciu dzieci z obwodu, których rodzice potwierdzili wolę zapisania. Niniejszy przewodnik omawia standardowy sposób przeprowadzenia naboru. Wszystkie dane niezbędne do napisania tego podręcznika są fikcyjne i zostały użyte wyłącznie w celach szkoleniowych; nie dotyczą żadnych rzeczywistych osób ani jednostek. Zalecamy zapoznanie się z całym podręcznikiem przed przystąpieniem do prac w systemie. Cechy charakterystyczne naboru wspieranego systemem elektronicznym Nabór elektroniczny, bez względu na to, do jakiej jednostki jest prowadzony (przedszkola, szkoły podstawowej, gimnazjum, szkoły ponadgimnazjalnej), odznacza się charakterystycznymi cechami. Poniżej zostały wymienione najważniejsze z nich, wraz z krótką charakterystyką. Jedna baza danych wdrożenie systemu jest prowadzone dla określonej grupy jednostek zazwyczaj są to placówki podległe danemu organowi prowadzącemu lub grupie organów prowadzących. Mówi się często, że prowadzą one wspólną rekrutację. Wszystkie dane dotyczące takiego procesu naboru są gromadzone w jednej bazie danych, co umożliwia uzyskanie wielu korzyści, o których była mowa powyżej. Jeden wniosek bez względu na uregulowania dotyczące limitu wyborów dokonywanych przez kandydata (limit może być określony w zasadach rekrutacji ustalanych na poziomie organów prowadzących) i bez względu na liczbę wybranych placówek kandydat (rodzic) składa tylko jeden wniosek tylko w jednej szkole. Rozwiązanie to zapewnia korzyści, które zostały wymienione we wcześniejszej części podręcznika. Lista preferencji omówiona szczegółowo w dalszej części podręcznika koncepcja uszeregowania dokonanych przez kandydata (rodzica) wyborów kolejności zgodnie z kolejnością ich istotności dla niego. Zapewnia możliwość wyeliminowania zjawiska blokowania wielu miejsc przez jednego kandydata. Oferta edukacyjna proponowana przez jednostki uczestniczące w rekrutacji ze wsparciem systemu elektronicznego oferta edukacyjna jest gromadzona w jednym układzie i jednym standardzie. Dzięki temu może być zaprezentowana wszystkim kandydatom (rodzicom) w taki sam sposób. Zapewnia to możliwość jej łatwego przeglądania, przeszukiwania za pomocą mechanizmów wyszukiwania (np. chciałbym w szkole uczyć się języka hiszpańskiego, chciałbym, żeby w szkole był basen, interesują mnie szkoły, których budynki są przystosowane dla osób niepełnosprawnych ) oraz łatwego porównywania ofert i dokonywania wyboru. Specyfika rekrutacji do gimnazjów Z jednej strony nabór do szkół i przedszkoli ma wiele cech wspólnych. Z drugiej jednak rekrutacja do każdego poziomu, a także typu szkoły odznacza się określonymi cechami, wyróżniającymi ją spośród pozostałych. Specyfikę tę warto brać pod uwagę przy planowaniu działań związanych z rekrutacją, zwłaszcza w trakcie wdrażania systemu elektronicznego. 6

8 Wstęp Można postawić tezę, iż rekrutacja do gimnazjum jest najbardziej rozbudowanym procesem spośród oświatowych naborów. Mamy tu bowiem do czynienia z większością cech charakterystycznych dla naboru do szkół ponadgimnazjalnych (m.in. wyliczanie punktów na podstawie ocen, osiągnięć i egzaminu zewnętrznego, sprawdziany uzdolnień kierunkowych, podział procesu na składanie podań i składanie świadectw, itp.). Z drugiej strony gimnazja to w większości szkoły obwodowe, a absolwenci szkół podstawowych z danego roku mają zagwarantowane prawem miejsce w placówkach w swoim rejonie. Patrząc na nabór do gimnazjów z punktu widzenia prawa, zdecydowanie bliżej mu do rekrutacji do przedszkoli i szkół podstawowych. W przypadku szkół ponadgimnazjalnych zasady i terminy prowadzenia naboru są zazwyczaj dość precyzyjnie określone. Ogólne ich ramy nakreśla rozporządzenie Ministra Edukacji, na podstawie którego kuratorzy oświaty w poszczególnych województwach wydają obowiązujące na ich terenie akty wykonawcze (zarządzenia, decyzje) określające terminy prowadzenia rekrutacji oraz inne istotne z punktu widzenia procesu naboru regulacje. W przypadku naboru do gimnazjów sytuacja wygląda zgoła odmiennie. W przepisach znajdziemy bardzo niewielki zakres regulacji, a zdecydowana większość decyzji pozostaje w gestii samorządu jako organu prowadzącego (wyznaczanie kryteriów i naliczanie punktów, uznawanie i punktowanie osiągnięć dodatkowych, itp.) oraz samych szkół. Z punktu widzenia wdrażania systemu elektronicznego niewielki zakres regulacji w prawie powszechnie obowiązującym ma bardzo istotne znaczenie. Każde wdrożenie systemu elektronicznego wspierającego prowadzenie rekrutacji musi się odbywać na podstawie jednolitych (przynajmniej na pewnym poziomie) zasad naboru oraz jednego, wspólnego dla wszystkich uczestników procesu, harmonogramu. Problem jednolitości zasad wiąże się z zagadnieniem obwodu dla kandydatów, czyli kolejnym elementem specyfiki rekrutacji do gimnazjów, szczególnie istotnym w przypadku korzystania z systemu elektronicznego wspierającego nabór. Temat ten zostanie szerzej podjęty w części podręcznika dotyczącej modelu wdrożenia. Jednym zdaniem można powiedzieć, iż w każdym wdrożeniu ustalenia wymagają zasady określające, jak będzie traktowane miejsce w szkołach obwodowych dla kandydatów, którzy ubiegają się o przyjęcie w ramach rekrutacji do innych placówek niż ich szkoła rejonowa. Brak wielu uregulowań prawnych wpływa też na formalny aspekt przygotowań do rekrutacji po stronie szkoły. Pamiętajmy, że wskazane jest, by nabór był procesem dobrze zdefiniowanym, co do przebiegu którego nie ma wątpliwości. W przypadku gimnazjów dużą wagę należy przyłożyć do uchwały JST oraz zarządzenia kuratora. To w tych dokumentach powinny się znaleźć wszystkie szczegółowe ustalenia dotyczące każdego z aspektów prowadzenia rekrutacji zarówno oferty czy możliwości wyboru, jak i terminów oraz niezbędnych dokumentów. Im lepiej zasady te zostaną opisane, tym mniejszej liczby problemów należy się spodziewać w trakcie trwania rekrutacji. W zakresie punktacji kwestię klas sportowych i dwujęzycznych reguluje rozporządzenie. 7

9 Informacje ogólne Informacje ogólne Wymagania techniczne Minimalne wymagania sprzętowe komputer PC z procesorem Inter Core 2 Duo 2 GHz 2 GB pamięci operacyjnej RAM monitor o rozdzielczości 1280x800 (16:10), 1366x768 (16:9), 1024x768 (4:3) łącze internetowe: pobieranie 1.0 Mb/s, wysyłanie 0.5 Mb/s Minimalne wymagania programowe system operacyjny Windows Vista przeglądarka Internet Explorer 9, Google Chrome 33, Mozilla Firefox 28, Safari 5, Opera 12 Zalecane wymagania sprzętowe komputer PC z procesorem Intel Core i5 4 GB pamięci operacyjnej RAM monitor o rozdzielczości 1440x900 (16:10), 1680x1050 (16:9) łącze internetowe: pobieranie 2.0 Mb/s, wysyłanie 1.0 Mb/s Zalecane wymagania programowe system operacyjny Windows 7 (64 bit), Windows 8 (64 bit) przeglądarka Internet Explorer 10, Google Chrome 33, Mozilla Firefox 28, Safari 5, Opera 12 8

10 Informacje ogólne Kontakt W przypadku problemów prosimy o kontakt z serwisem naborowym: telefoniczny: (71) , mailowy: cok@vulcan.edu.pl (z dopiskiem w temacie: Nabór Gimnazja ). Przed kontaktem prosimy o przygotowanie danych jednostki, Państwa lokalizację (nazwę miejscowości z adresu strony naboru) oraz opisu problemu. Etapy w procesie rekrutacyjnym Poniżej znajduje się lista etapów występujących w aplikacji Nabór Gimnazja. W zależności od indywidualnych ustaleń wdrożeniowych ich liczba może się zmieniać i niektóre mogą Państwa nie obowiązywać. 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty 2. Publikacja oferty 3. Wprowadzenie dzieci obwodowych 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń obwodowych 5. Rejestracja i weryfikacja wniosków 6. Wprowadzanie wyników SUK 7. Wprowadzanie i weryfikacja osiągnięć 8. Szeregowanie list chętnych 9. Symulacja przydziału 10. Pobieranie list zakwalifikowanych 11. Potwierdzanie woli 12. Pobieranie list przyjętych 13. Rekrutacja uzupełniająca do wyboru jeden z wariantów: Rekrutacja uzupełniająca - rekrutacja w oparciu o wolne miejsca w oddziałach. Rekrutacja uzupełniająca podzielona na pod-etapy, będąca powtórzeniem etapów rekrutacji właściwej: Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Rekrutacja uzupełniająca - wprowadzanie wyników SUK Rekrutacja uzupełniająca - wprowadzanie i weryfikacja osiągnięć Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych Rekrutacja uzupełniająca symulacja przydziału Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli 9

11 Informacje ogólne Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych 14. Aktualizacja danych. Leksykon pojęć używanych w aplikacji Organ Prowadzący (OP) jednostka samorządu terytorialnego odpowiedzialna za organizację naboru do gimnazjów. Punkt Naboru (PN) instytucja (w tym przypadku gimnazjum) odpowiedzialna za organizację naboru do jednej lub kilku jednostek. Jednostka instytucja, do której w drodze rekrutacji przyjmowane są dzieci. Grupa/Oddział jeden z elementów organizacji jednostki. Lista preferencji lista grup, do których kandyduje dziecko. Na pierwszym miejscu na liście preferencji powinien znajdować się zawsze oddział najbardziej pożądany przez kandydata, a na ostatnim - najmniej. W zależności od ustaleń wdrożeniowych liczba możliwych do wybrania jednostek może być ograniczona. Jednostka pierwszego wyboru jednostka, na której kandydatowi zależy najbardziej i której oddział został wybrany przez niego na liście preferencji jako pierwszy. Kandydat dziecko, które zostało zarejestrowane do systemu naborowego przez rodzica lub bezpośrednio w jednostce przez jej pracownika. Aby kandydat mógł brać udział w naborze musi mieć utworzone konto i listę preferencji, na której będzie przynajmniej jeden oddział. Liczba miejsc do naboru liczba miejsc w oddziale zdefiniowana na etapie wprowadzania oferty edukacyjnej, przewidziana zarówno dla dzieci obwodowych, jak i nowych kandydatów. Etapy prac określone zadania, które należy wykonać w czasie przewidzianym przez harmonogram. Za otwarcie etapu prac na poziomie całego naboru odpowiada wdrożeniowiec. Po wykonaniu niezbędnych prac przez wszystkie jednostki, etapy prac zamykane są na wzór piramidy od szkół, poprzez organ prowadzący, na wdrożeniowcu kończąc. Po globalnym zamknięciu etapu, nie ma już możliwości dokonania modyfikacji niektórych danych. 10

12 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Czynności i opcje niezależne od etapów prac Poniżej znajdą Państwo opis czynności i funkcjonalności, które mogą być wykonywane i używane niezależnie od trwających etapów prac. Role i uprawnienia Na poziomie organu prowadzącego użytkownik aplikacji może pracować w jednej z ról: Dyrektor jednostki użytkownik, któremu przypisano rolę Dyrektor jednostki posiada pełnię uprawnień umożliwiających między innymi uzupełnianie i modyfikowanie oferty jednostki, wprowadzanie danych o dzieciach obwodowych i kandydatach, czy sporządzanie raportów i wydruków. Do obowiązków Dyrektora jednostki należy zamykanie poszczególnych etapów prac procesu rekrutacyjnego. Ma on również możliwość zakładana kont innym użytkownikom zatrudnionym w jednostce, którzy mogą pomóc we wprowadzaniu wybranych danych do systemu. Pracownik jednostki użytkownik, któremu przypisano rolę Pracownik jednostki zajmuje się głównie wprowadzaniem zgłoszeń kandydatów oraz ich weryfikacją. Posiada również możliwość nanoszenia zmian w danych dzieci. Pracownik jednostki może przeglądać ofertę, ale nie może jej samodzielnie modyfikować. Logowanie Aby rozpocząć korzystanie z aplikacji, należy posiadać unikalny login oraz hasło. Zazwyczaj są one przekazywane użytkownikom podczas szkoleń z zakresu przeprowadzania procesu naborowego. W momencie przekazywania danych dostępowych do aplikacji warto dowiedzieć się w jaki sposób ustawione są parametry logowania. W szczególności chodzi tutaj o czas i ilość błędnych logowań, po których nastąpi blokada konta użytkownika. Warto również pozyskać dane kontaktowe osoby, która z ramienia organu prowadzącego będzie mogła takie konto odblokować. Login użytkownika jest przypisany na stałe, natomiast hasło przekazane do pierwszego logowania można zmienić. W zależności od konfiguracji programu okno zmiany hasła może pojawić się automatycznie zaraz po pierwszym zalogowaniu. Jeżeli aplikacja nie wymusi zmiany hasła podczas pierwszego logowania, użytkownik może zmienić je samodzielnie poprzez zakładkę Moje konto. 11

13 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Budowa okna aplikacji Aplikacja Nabór Gimnazja uruchamia się za pomocą przeglądarki internetowej. Wymagania dotyczące zalecanych przeglądarek podano w rozdziale Wymagania techniczne. W górnej części okna znajduje się podstawowe menu aplikacji. W prawym górnym rogu banera wyświetlone są dane zalogowanego użytkownika oraz przycisk Wyloguj umożliwiający wylogowanie z aplikacji. Poniżej górnego banera aplikacji znajduje się główne menu. W górnym pasku menu aplikacji znajdują się następujące pozycje: Strona główna strona, na której są wyświetlane komunikaty przeznaczone dla poszczególnych grup użytkowników aplikacji. Ze strony głównej można także wybrać następujące pozycje w menu bocznym: Kandydaci - wykonywanie czynności związanych z kandydatami i obwodowymi: Nabór przeglądanie i modyfikowanie oferty edukacyjnej jednostek; przeglądanie oraz zmiana stanu etapów prac prowadzonych podczas naboru; wykonywanie automatycznego przydziału kandydatów do oddziałów: 12

14 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Zestawienia - pobieranie list i raportów zawierających wyniki rekrutacji; ilościowe zestawienia danych dotyczących przebiegu naboru oraz ich prezentacja graficzna; zawiera dostęp do pozycji: Na etapie rekrutacji do gimnazjów funkcje dostępne pod ikoną Wyniki SUK będą wykorzystywane np. w odniesieniu do klas sportowych. Informacje o tym, na jakim etapie znajduje się proces naboru do danego punktu naboru, udostępnione są po wybraniu z górnego menu pozycji Nabór/Etapy prac. Przy posługiwaniu się aplikacją nie należy korzystać z przycisków nawigacyjnych przeglądarki internetowej (Wstecz, Dalej). Wszystkie opcje służące do poruszania się po aplikacji znajdują się na jej stronach. Konta użytkowników systemu Moje konto Zakładka Moje konto umożliwia sprawdzenie oraz modyfikację danych i hasła zalogowanego użytkownika. Ponadto znajdują się w niej wszystkie informacje dotyczące aktywności użytkownika, takie jak: data ostatniego logowania lub ostatnia zmiana hasła. 13

15 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Aby dokonać zmiany w danych użytkownika, należy wykonać analogicznie czynności jak w temacie: Edycja danych istniejącego użytkownika. Tworzenie kont użytkowników Aby utworzyć nowe konto należy: Wybrać z górnego menu zakładkę Strona główna/użytkownicy. W prawym panelu okna w sekcji Użytkownicy kliknąć przycisk Dodaj. W wyświetlonym oknie uzupełnić wszystkie informacje - wybrać z listy rolę użytkownika, jednostkę i jeśli dane są poprawne kliknąć przycisk Zapisz.. Edycja danych istniejącego użytkownika Aby zmienić użytkownikowi dane, należy: Wybrać z górnego menu zakładkę Strona główna/ Użytkownicy. W prawym panelu okna wskazać na liście właściwego użytkownika. W wierszu z danymi użytkownika kliknąć ikonę edycji: W prawym panelu, w sekcji Dane podstawowe, kliknąć przycisk Zmień, wprowadzić zmiany i zakończyć operację klikając przycisk Zapisz. Aby zmienić użytkownikowi hasło, należy: W sekcji Informacje o koncie kliknąć przycisk Zmień hasło. Wpisać nowe hasło zgodne z wymaganiami, które pojawią się w opisie, następnie dla potwierdzenia powtórzyć hasło i zakończyć operację klikając przycisk Zapisz. Zmiana hasła Każdy użytkownik może zmodyfikować swoje dane tj. imię, nazwisko, adres oraz hasło. W celu zmiany parametrów dotyczących konta użytkownika należy z głównego menu wybrać zakładkę Strona główna, następnie wskazać ikonę Moje konto w górnym menu. W sekcji Dane podstawowe należy wybrać przycisk Zmień. Po uzupełnieniu danych należy kliknąć przycisk Zapisz. 14

16 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Aby zmienić hasło należy w sekcji Informacje o koncie wybrać przycisk Zmień hasło. W oknie zmiany hasła jest wyświetlana informacja o liczbie i rodzaju znaków dopuszczalnych w haśle zgodnie z wartością parametrów logowania opisanych w konfiguracji systemu. Domyślnie hasło musi składać się z minimum 8 znaków, z których przynajmniej jeden jest znakiem specjalnym (czyli #? $ &) lub cyfrą, jeden wielką i jeden małą literą. Jeżeli użytkownik zapomni swojego hasła, będzie ono mogło zostać zmienione przez użytkownika w jednostce organizacyjnej umieszczonej wyżej w hierarchii wdrożenia. Hasło może być zmienione: dla rodzica - przez szkołę pierwszego wyboru lub poprzez funkcję przypominania hasła na adres ; dla użytkownika ze szkoły przez organ prowadzący; dla użytkownika organu prowadzącego przez administratora aplikacji. Na skróty W aplikacji stosowane są skróty do najważniejszych opcji potrzebnych na danym etapie. Są one dostępne po wybraniu w głównym menu pozycji Komunikaty. 15

17 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Dostępność skrótów (przycisków) jest zależna od trwającego etapu rekrutacji. Komunikaty Zakładka Komunikaty umożliwia odczytanie komunikatów wysłanych do punktu naboru przez wdrożeniowca lub organ prowadzący. Otrzymany komunikat będzie wyświetlany po zalogowaniu użytkownika do systemu. W zależności od wagi komunikatu konieczne może być potwierdzenie odczytania komunikatu. Aby ponownie odczytać komunikat należy w wierszu listy komunikatów kliknąć ikonę. Tytuły komunikatów nieprzeczytanych przez użytkownika zaznaczone są na liście pogrubioną czcionką. 16

18 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Pobieranie plików Zakładka umożliwia pobranie pliku zamieszczonego przez wdrożeniowca. Aby pobrać plik należy: Na stronie głównej wybrać z menu Pliki do pobrania. W wierszu z nazwą pliku kliknąć przycisk Pobierz. Otwórz pobrany plik. Weryfikacja etapu Weryfikacja etapu jest narzędziem, które przede wszystkim umożliwia kontrolę zakończenia prac w poszczególnych jednostkach, ale raport tworzony podczas jej wykonania dostarcza także innych ważnych informacji. Aby przeprowadzić weryfikację etapu należy wybrać w menu zakładkę Nabór oraz kliknąć ikonę Etapy prac. Następnie należy kliknąć przycisk Weryfikuj otwarte etapy użytkownik otrzyma informacje szczegółowe o weryfikacji. Zalecamy się uważne przeczytanie treści raportu, można jego treść skopiować do schowka i wkleić do dokumentu w edytorze tekstu. Wykryte błędy muszą być poprawione przed zamknięciem etapu. 17

19 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Błędy oznaczone ikoną należy bezwzględnie poprawić, inaczej zamknięcie etapu będzie niemożliwe. Błędy oznaczone ikoną stanowią informację ostrzeżenie o występującym błędzie i nie wpływają na możliwość zamknięcia etapu. W celu edycji stanu etapu należy kliknąć ikonę w wierszu odnoszącym się do wybranego etapu. Następnie w celu zamknięcia etapu należy w oknie dialogowym kliknąć przycisk Zamknij etap. Zalecamy korzystanie z przycisku Weryfikuj otwarte etapy przed zamknięciem każdego etapu. Zmiana stanu realizacji etapu W celu zmiany stanu realizacji poszczególnych etapów globalnych należy: W kolumnie Nazwa etapu kliknąć ikonę. Kliknąć znacznik przy wybranym stanie realizacji etapu. Zapisać zmiany korzystając z przycisku Zapisz. 18

20 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Wdrożeniowiec może także zmienić etap na poziomie punktu naboru. W tym celu należy: W górnym menu kliknąć pozycje: Nabór/Etapy prac. W drzewie danych kliknąć pozycję Etapy PN. W prawym panelu kliknąć przycisk Zmień. Zmienić stan etapu dla wybranego punktu naboru klikając najpierw wybrane pole w tabeli etapów a następnie klikając stan etapu w podręcznym menu. Klikniecie w nagłówek z nazwą etapu spowoduje zaznaczenie danego etapu we wszystkich jednostkach i umożliwi jednoczesne zamknięcie etapu w każdej z nich. 19

21 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Zmianę stanu etapów zbiorczo dla punktów naboru można wykonać również przez przeciągnięcie myszką w danej kolumnie etapu i zaznaczenie stanu etapu w podręcznym menu. Zmianę etapów PN należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz. Zamykanie etapów Po zakończeniu pracy (wykonaniu wszystkich czynności/wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych) należy zakończyć etap, sygnalizując to organowi prowadzącemu. Ważne jest przestrzeganie terminów zamykania poszczególnych etapów, ponieważ po zakończeniu niektórych etapów nie ma już możliwości powrotu do stanu z danego etapu. Pewne operacje system wykonuje automatycznie w momencie zamknięcia etapu, na przykład odrzuca zgłoszenia dzieci, które nie były zweryfikowane. W celu zamknięcia etapu prac należy: Wybrać zakładkę Moje etapy. Na liście etapów odszukać etap i kliknąć ikonę edycji. Zaznaczyć opcję Zakończony i kliknąć przycisk Zapisz. Zalecamy, aby przed zamknięciem każdego z etapów skorzystać z opcji Weryfikuj otwarte etapy. Po zaznaczeniu stanu etapu, aplikacja podaje zbiorczą informację na temat danych wprowadzonych do aplikacji w danym etapie. Ponadto wyświetla informacje o błędach oraz ostrzeżeniach. Weryfikacja automatycznie wykonywana jest przy wybraniu opcji Zakończony i przycisku Zapisz. Aby zamknąć dany etap, należy poprawić wszystkie znalezione błędy i powrócić do pozycji menu Etapy prac. 20

22 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów Etap 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty Na tym etapie w systemie gromadzona jest oferta edukacyjna, która po zweryfikowaniu przez organ prowadzący zostanie opublikowana dla rodziców na stronach publicznych systemu. Przed rozpoczęciem 1. Należy sprawdzić, czy w systemie znajdują się aktualne i kompletne dane jednostki. 2. W przypadku jakichkolwiek niezgodności w danych należy zwrócić się do organu prowadzącego z prośbą o dodanie, usunięcie lub modyfikację danych jednostki. 3. Warto utworzyć konta dla pracowników jednostki, aby na kolejnych etapach mogli współpracować przy wprowadzaniu danych dzieci do systemu - opcja ta jest dostępna dla dyrektora jednostki w zakładce Strona główna/użytkownicy. W trakcie Uzupełnienie opisu punktu naboru i jednostki (dane podstawowe, dane teleadresowe, oferta, zdjęcia jednostki) Aby uzupełnić opis punktu naboru, należy: W górnym menu wybrać pozycje: Nabór/Oferta. W prawym panelu, na karcie Opis kliknąć przycisk Zmień. 21

23 Aby uzupełnić opis jednostki, należy: Przejść na kartę Jednostki w prawym panelu pojawią się dostępne do edycji karty: Opis, Oferta, Oddziały, Kryteria, Regulamin. W wyświetlonej karcie Opis kliknąć przycisk Zmień - w oknie edycji uzupełnić dane i jeśli są poprawne kliknąć przycisk Zapisz. Ustalenie kryteriów na poziomie jednostki Lista kryteriów w systemie jest definiowana przez wdrożeniowca na etapie przygotowania wdrożenia. Aby ustalić kryteria na poziomie jednostki należy: W górnym menu wybrać pozycje Nabór/Oferta. W drzewie danych kliknąć nazwę wybranej jednostki punktu naboru. W prawym panelu kliknąć zakładkę Kryteria i w górnej części panelu kliknąć przycisk Zmień. 22

24 W wyświetlonym oknie, w lewym panelu, z widocznej listy kryteriów kliknąć wiersz wybranego - wybór kryteriów zatwier- kryterium i dodać do listy w prawym panelu za pomocą ikony dzić przyciskiem Zapisz. Sprawdzić, czy dodane kryterium wyświetli się w odpowiedniej tabeli na końcu listy Kryterium można usunąć z listy, klikając w oknie edycji ikonę. Wprowadzenie regulaminu jednostki Aby dodać regulamin jednostki należy: Wybrać z górnego menu zakładkę Oferta, a następnie w drzewie danych kliknąć nazwę jednostki. W prawym panelu kliknąć zakładkę Regulamin i w górnej części strony kliknąć przycisk Zmień. Wprowadzić treść regulaminu i jeśli jest ona poprawna kliknąć przycisk Zapisz. 23

25 Dla ułatwienia pracy przy wprowadzaniu regulaminu wszystkie opcje zostały pogrupowane w pasku narzędzi pod postacią ikon Po najechaniu kursorem na daną ikonę wyświetli się informacja, do czego służy dany przycisk. Edytor zawiera: pogrubianie, kursywę, podkreślenie, zwiększanie i zmniejszanie czcionki, numerowanie, punktowanie, zwiększanie i zmniejszanie wcięć, wyrównywanie tekstu oraz wstawianie linku do strony internetowej. Sugerujemy, aby treść regulaminu przygotować w dowolnym pliku tekstowym, np. w programie Notatnik, a następnie przekopiować ją do aplikacji naborowej i wykonać formatowanie tekstu przy pomocy wyżej opisanych opcji. Przygotowany tekst nie powinien przekraczać czterech tysięcy znaków. Definiowanie oddziałów/grup rekrutacyjnych Aby dodać nowy oddział/ grupę należy: W górnym menu wybrać pozycje Nabór/Oferta, a następnie w drzewie danych kliknąć nazwę jednostki. Kliknąć zakładkę Oddziały, a następnie przycisk Dodaj. W wyświetlonym oknie uzupełnić dane i jeśli są poprawne, kliknąć przycisk Zapisz. 24

26 Pole Szczególny typ oddziału zawiera dostępne opcje do wyboru: Ogólnodostępny, Integracyjny część ogólnodostępna, Integracyjny część dla kandydatów z orzeczeniem, Międzynarodowy, Dwujęzyczny, Sportowy, Terapeutyczny, Specjalny. Dodatkowe opcje tworzenia oddziału do wyboru to: Artystyczny, Innowacja pedagogiczna. Dodane oddziały pojawią się w drzewie danych w lewym panelu oraz w prawym panelu na karcie Oddziały. Aby zmienić dane opisu oddziału, należy na liście oddziałów kliknąć w wierszu oddziału ikonę edycji, a następnie użyć przycisku Zmień, wprowadzić poprawki i zakończyć operację klikając przycisk Zapisz. Aby uzupełnić brakujące dane w ofercie oddziału należy wybrać go w drzewie, a następnie kliknąć zakładkę Oferta i uzupełnić za pomocą przycisków Zmień informacje w sekcjach Języki obce oraz Zajęcia dodatkowe, które będą oferowane w danym oddziale. 25

27 Dodawanie oddziału o typie sportowym (opcjonalnie) Jeśli szkoła zamierza prowadzić rekrutację do oddziałów o typie sportowym, konieczne jest także dodanie ich do oferty jednostki. W tym celu należy: Kliknąć zakładkę Oddziały a następnie przycisk Dodaj. Analogicznie, jak w poprzednim opisie, uzupełnić pola dodawania oddziału a w polu Typ oddziału wybrać pozycję Sportowy. Wybrać pozycję z listy rozwijalnej Dyscyplina sportowa. Uzupełnić pozostałe dane i kliknąć przycisk Zapisz. Aby do oddziału sportowego nie dostali się automatycznie obwodowi, w polu Oddział tylko dla kandydatów należy wybrać opcję Tak. 26

28 Po utworzeniu oddziału sportowego należy w opisie oddziału uzupełnić informacje w sekcji dotyczącej sprawdzianu uzdolnień kierunkowych (SUK). W tym celu należy: Wybrać w menu pozycje: Nabór/Oferta. W drzewie danych wskazać oddział a następnie w prawym panelu kliknąć zakładkę Opis. W sekcji Sprawdzian uzdolnień kierunkowych (SUK) kliknąć przycisk Zmień. W oknie edycji wskazać Rodzaj i Typ sprawdzianu zatwierdzając zmiany przyciskiem Zapisz. W przypadku wyboru w polu Typ opcji Punktowany informacja ta będzie widoczna w sekcji Sprawdzian uzdolnień kierunkowych. Liczbę punktów dla typu sprawdzianu Punktowany użytkownik punktu naboru wprowadza klikając pozycję Wyniki SUK (patrz rozdział: Wprowadzanie wyników SUK). Przy wprowadzaniu wyników kandydata, dla sprawdzianu punktowanego, można dodatkowo ustalić próg zaliczenia. Ustalenie kryteriów na poziomie oddziałów/grup rekrutacyjnych (opcjonalnie możliwe w zależności od ustaleń z organem prowadzącym) Aby dodać kryterium na poziomie oddziału należy: W górnym menu wybrać pozycje Nabór/Oferta, a następnie w drzewie danych kliknąć nazwę oddziału/grupy. Wybrać zakładkę Kryteria i kliknąć przycisk Zmień. Wskazać w oknie edycji wybrane kryteria i dodać do listy. Jeśli wybrane kryterium jest właściwe, kliknąć przycisk Zapisz. Dodane kryterium wyświetli się w zakładce Kryteria w tabeli na końcu listy: 27

29 Jeżeli szkoła planuje rozróżniać kandydatów za pomocą niestandardowych kryteriów, warto ten fakt zgłosić wcześniej do organu prowadzącego, aby mógł być on umieszczony w słowniku kryteriów. Podgląd i ostateczna weryfikacja oferty Przed zamknięciem etapu zaleca się dokładne sprawdzenie poprawności (przycisk Weryfikuj otwarte etapy) wprowadzonej oferty. W kolejnych etapach nie będzie można dokonywać zmian. Zamykanie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany w rozdziale Zamykanie etapów. Etap 2. Publikacja oferty Wdrożeniowiec udostępnia ofertę edukacyjną na stronie dla kandydatów. Rodzice mogą zapoznać się z zasadami rekrutacji i ofertą szkół, dowiedzieć się co powinni zrobić, aby zgłosić dziecko do szkoły obwodowej oraz jak postąpić przy wyborze szkoły poza obwodem. W praktyce po opublikowaniu oferty nie wprowadza się już w niej żadnych zmian, ponieważ przewidziany na to czas się zakończył i wszyscy rodzice powinni mieć dostęp do jednej niezmienianej oferty. Przed rozpoczęciem Warto upewnić się, że wszystkie informacje prezentowane rodzicom są poprawne. Należy rozważyć, czy w trakcie publikacji oferty pokazywać liczbę miejsc w oddziałach. Widoczność tej informacji jest zależna pod parametru konfiguracji, którego wartość może być zmieniona przez wdrożeniowca w dowolnym momencie. Etap 3. Wprowadzenie obwodowych Jednym z kluczowych elementów specyfiki rekrutacji do gimnazjów jest fakt istnienia obwodów i związanych z nimi uczniów obwodowych. Zagadnienie to w istotny sposób wpływa na cały proces rekrutacji. Z jednej strony bowiem potrzebna jest informacja o przynależności obwodowej poszczególnych uczniów, z drugiej zaś informacja o podejmowanych przez nich decyzjach (gwarancja przyjęcia do szkoły obwodowej jest przywilejem ucznia, a nie obowiązkiem). System opisywany w niniejszym podręczniku zapewnia funkcjonalności pozwalające na znaczne uporządkowanie tego zagadnienia. Gromadzenie danych o uczniach obwodowych przebiega w systemie dwuetapowo. W pierwszym kroku następuje tak zwane inicjalne zasilenie systemu danymi, czyli wprowadzenie danych o uczniach przypisanych do obwodu danej szkoły na dzień rozpoczęcia wdrożenia. W zależności od lokalnych możliwości formalnotechnicznych odbywa się to poprzez import danych elektronicznych z systemu ewidencji ludności lub poprzez ręczne wprowadzenie tych danych przez szkoły. Poniżej zostanie opisany wariant ręcznego wprowadzania danych przez gimnazja. Lista dzieci przypisanych do obwodu jest zmienna w czasie (m.in. za sprawą zmian miejsca zamieszkania). Drugim etapem gromadzenia informacji o obwodowych jest zatem bieżąca aktualizacja tych list w trakcie 28

30 całego procesu naboru. Aktualizacja w większości przypadków odbywa się wyłącznie ręcznie na poziomie szkoły. W systemie rozróżniane są następujące przypadki: rekrutacja obwodowa oznacza, że uczeń deklaruje chęć uczęszczania do szkoły obwodowej i nie bierze udziału w rekrutacji do innych szkół; rekrutacja otwarta oznacza, że uczeń bierze udział w rekrutacji do innych szkół; rezygnacja oznacza, że uczeń nie jest zainteresowany szkołą obwodową i jednocześnie nie bierze udziału w rekrutacji (np. zamierza pójść do szkoły niepublicznej lub do szkoły w innym mieście); decyzja nieznana oznacza brak informacji na temat decyzji kandydata. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że informacje dotyczące decyzji kandydatów należy traktować informacyjnie i statystycznie, gdyż w każdej chwili mogą one zostać zmienione (w szczególności decyzja dotycząca rezygnacji z obwodu nie ma charakteru wiążącego uczeń mimo takiej deklaracji może zgłosić się w dowolnym momencie do szkoły obwodowej, która zobowiązana będzie go przyjąć). Informacja o decyzji dotyczącej obwodu może być wprowadzona do systemu z poziomu szkoły (w sposób opisany w dalszej części) lub bezpośrednio przez kandydata za pośrednictwem strony systemu przeznaczonych dla kandydatów. W trakcie Dodawanie oraz usuwanie z listy dzieci obwodowych Aby dodać dziecko obwodowe, należy: Wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, a następnie kliknąć ikonę Obwodowi. Kliknąć przycisk Dodaj. Wprowadzić numer PESEL dziecka i przejść do kolejnego kroku klikając przycisk Dalej. 29

31 W przypadku, gdy obwodowy nie posiada numeru PESEL, można w tym miejscu skorzystać z opcji Nie w polu Kandydat posiada numer PESEL. W następnym kroku trzeba będzie uzupełnić pola dotyczące dokumentu tożsamości. Sztuczny numer PESEL na potrzeby naboru zostanie wygenerowany automatycznie. Po uzupełnieniu niezbędnych danych o dziecku kliknąć przycisk Zapisz. Aby usunąć dziecko obwodowe z listy należy: Wybrać w górnym menu pozycje: Kandydaci/Obwodowi. W lewym panelu, w drzewie danych, kliknąć pozycję obwodowego. 30

32 Kliknąć zakładkę Dane obwodowego a następnie przycisk Zmień. W oknie edycji kliknąć przycisk Usuń. Potwierdzić operację usunięcia obwodowego: Modyfikacja danych dzieci obwodowych Aby zmodyfikować dane dziecka obwodowego, należy: W górnym menu wybrać pozycje: Kandydaci/Obwodowi. W drzewie danych kliknąć pozycję z wybranym obwodowym. W prawym panelu kliknąć zakładkę Dane obwodowego i zmienić dane za pomocą przycisku Zmień a następnie Zapisz. 31

33 Import danych dzieci obwodowych przy pomocy pliku Do napełniania bazy obwodowych można wykorzystać opcję importu. W tym celu należy: W górnym menu kliknąć zakładkę Kandydaci, a następnie ikonę Obwodowi. W prawym panelu kliknąć zakładkę Import. Użytkownik ma do wyboru dwie opcje importu: Pobierz wzorzec - pobranie pliku do uzupełnienia informacji o obwodach; wybór tej opcji powoduje wygenerowanie z systemu pliku CSV zawierającego dwa wiersze dla pustej listy obwodowych z wymaganymi nazwami kolumn. Nr PESEL należy wpisywać w postaci p (litera p poprzedza nr PESEL). W każdym wierszu należy powtórzyć nazwę skróconą jednostki. Wszelkie modyfikacje struktury pliku spowodują błędy podczas wczytywania pliku. Importuj CSV - wczytanie danych z uzupełnionego pliku; wybór tej opcji, następnie wskazanie pliku CSV spowoduje zapisanie w bazie danych informacji o obwodowych z aktualną decyzją nieznaną. Aby zapisać dane dzieci w systemie należy zaznaczyć je na liście, a następnie kliknąć przycisk Zapisz. 32

34 Jeśli w zaimportowanych danych wystąpiły niezgodności, należy bez zapisywania tymczasowej listy obwodowych wprowadzić zmiany w pliku, ponownie go zaimportować i dopiero wówczas zapisać zmiany. Wprowadzanie decyzji zgłoszonej przez opiekuna prawnego dziecka obwodowego Gdy opiekun dziecka obwodowego zgłosi się do jednostki osobiście i potwierdzi miejsce dziecka w jednostce obwodowej lub złoży deklarację rezygnacji z tego miejsca, należy wprowadzić tę informację do aplikacji. Aby wprowadzić decyzję obwodowemu należy: W górnym menu kliknąć zakładkę Kandydaci, a następnie ikonę Obwodowi. W prawym panelu wyszukać dziecko na liście i odpowiednim wierszu kliknąć ikonę. Na karcie Zgłoszenie kliknąć przycisk Wykonaj operację i w zależności od decyzji opiekuna: Kliknąć polecenie Przyjmij do obwodu - gdy opiekun potwierdził miejsce w jednostce obwodowej). 33

35 Kliknąć polecenie Zrezygnuj z rekrutacji - gdy opiekun zrezygnował z miejsca w jednostce obwodowej i elektronicznej rekrutacji otwartej) w wyświetlonym oknie należy uzupełnić dane szkoły, do której dziecko będzie się ubiegać o przyjęcie, a następnie kliknąć przycisk Zapisz. Po wykonaniu opisanych czynności wyświetli się okno z odpowiednią informacją, a na liście obwodowych w wierszu z danymi dziecka zmieni się jego status na odpowiednio: Rezygnacja, Rekrutacja obwodowa. Przeglądanie listy dzieci obwodowych Aby przeglądać listy dzieci obwodowych, należy: W górnym menu wybrać pozycje Kandydaci/Obwodowi. W przypadku, kiedy konieczne jest znalezienie konkretnego dziecka na liście, zalecamy skorzystanie z pola Wpisz, by wyszukać przez wpisanie jednego z kryteriów wyszukiwania, np. numer zgłoszenia, PESEL, nazwisko. W przeglądaniu listy i danych dzieci obwodowych mogą być też przydatne filtry po kliknięciu w prawym panelu zakładki Filtruj. Filtr Aktualna decyzja wyszukiwanie według statusu obwodowego: Nieznana, Rekrutacja obwodowa, Rekrutacja otwarta, Rezygnacja: 34

36 Filtr Wiek wyszukiwanie według wieku obwodowego: Filtr Jednostka wyszukiwanie według przypisania do danej jednostki: Dodatkowy filtr listy obwodowych znajduje się po kliknięciu zakładki: Szukaj w. Przed zakończeniem prac Zalecamy sprawdzenie, czy do systemu wprowadzono wszystkie dzieci, które mieszkają w obwodzie danej szkoły podstawowej. Zamykanie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany w rozdziale Zamykanie etapów. 35

37 Etap 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń obwodowych Etap ten powinien zostać otwarty w przypadku gdy termin rejestrowania obwodowych jest wcześniejszy niż termin składania wniosków przez kandydatów. W tym etapie można zmienić decyzję obwodowego (Przyjmij do obwodu i Rezygnuj z rekrutacji) oraz zaakceptować/anulować akceptację zgłoszenia do obwodu. Etap 5. Rejestracja i weryfikacja wniosków Rodzic tradycyjnie lub elektronicznie uzupełnia wniosek i składa wydruk w szkole prowadzącej oddział znajdujący się na pierwszej pozycji listy preferencji (jest to tak zwana szkoła pierwszego wyboru). Użytkownik ze szkoły rejestruje dziecko w systemie na podstawie ręcznie wypełnionego podania lub potwierdza zgodność danych uzupełnionych w systemie z danymi na papierowym podaniu. Dane dziecka są akceptowane lub odrzucane w celu modyfikacji niezgodności przez rodzica i po dostarczeniu nowego podania ponownie weryfikowane przez użytkownika ze szkoły pierwszego wyboru. Przed rozpoczęciem Warto upewnić się, czy rodzice mają dostępną pustą kartę zgłoszenia do pobrania i ręcznego uzupełnienia oraz na bieżąco weryfikować, czy wnioski/karty zgłoszenia dostarczane przez rodziców zawierają wszystkie wymagane dane i załączniki potwierdzające spełnianie kryteriów. W pracach na tym etapie może brać udział zarówno dyrektor, jak i pracownik jednostki. W trakcie Dodawanie zgłoszenia Aby wprowadzić do aplikacji dane kandydata, należy z górnego menu wybrać pozycję menu Kandydaci. W kolejnych krokach rejestracji kandydata są dostępne przyciski, przy pomocy których możemy przerwać rejestrację, powrócić do poprzedniego kroku oraz przejść do kroku kolejnego: W celu dodania nowego kandydata należy: W górnym menu kliknąć zakładkę Kandydaci, a następnie ikonę Kandydaci. W lewym panelu, w drzewie danych, kliknąć pozycję Kandydaci, a w prawym panelu przycisk Dodaj. 36

38 Podobnie, jak w przypadku obwodowego można wybrać opcję Nie w polu Kandydat posiada numer PESEL. Na podstawie dostarczonego przez opiekunów wniosku uzupełnić dane niezbędne w pierwszym kroku. Informacje do uzupełnienia dotyczą następujących części formularza: Podstawowe dane o kandydacie. Opiekunowie. Dodatkowe informacje o kandydacie. W celu zapisania uzupełnionych danych należy kliknąć przycisk Dalej. 37

39 W kolejnym kroku dodawania kandydata należy uzupełnić listę preferencji, czyli wskazać oddziały, do których kandydat ubiega się o przyjęcie. Maksymalną liczbę oddziałów, które można wybrać, ustala organ prowadzący. Liczba ta ogranicza wybór jedynie szkół publicznych. Nie ma ograniczenia w przypadku szkół niepublicznych. W formularzu dla kandydata zarejestrowanego jako obwodowy pojawi się informacja o jego szkole obwodowej. Kandydat nie może wybrać na listę preferencji oddziału ogólnodostępnego ze swojej szkoły obwodowej. Może natomiast wybrać oddział sportowy czy dwujęzyczny, ponieważ do tego typu oddziałów jest kandydatem. Po ustaleniu listy preferencji kandydata należy kliknąć przycisk Dalej i przejść do ostatniego kroku dodawania kandydata. Ostatni krok dotyczy uzupełnienia informacji dotyczących spełniania kryteriów. 38

40 W przypadku kryteriów automatycznych odpowiedź jest ustawiana przez system na podstawie wcześniej wprowadzonych danych. Na przykład wiek kandydata jest ustalany z numeru PESEL kandydata i nie ma potrzeby odpowiadania na takie kryterium. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych należy kliknąć przycisk Zapisz dodany kandydat pojawi się na liście. Wszelkie możliwe operacje w czasie trwania rekrutacji związane ze statusem wprowadzonego kandydata są dostępne po kliknięciu odpowiedniej pozycji drzewa, kliknięciu w prawym panelu karty Wniosek, a następnie zakładki Wykonaj operację: Wybrane operacje są dostępne w zależności od etapu rekrutacji. Przeglądanie listy kandydatów Aby przeglądać listę kandydatów należy z menu wybrać pozycje: Kandydaci/Kandydaci. Lista, wraz z aktualnym statusem kandydata będzie dostępna w prawym panelu. 39

41 Szybkie filtrowanie poszczególnych grup kandydatów Po wybraniu z górnego menu zakładki Kandydaci, użytkownik ma możliwość skorzystania z szybkiego filtrowania kandydatów w prawym panelu. Po kliknięciu pozycji Filtruj użytkownik otrzyma listę filtrów do wyboru. Filtr Numer wniosku - filtruje kandydatów według numeru wniosku: Filtr Status - umożliwia wyszukanie wszystkich kandydatów niezweryfikowanych, zaakceptowanych, odrzuconych, zakwalifikowanych, niezakwalifikowanych, przyjętych, ze złożoną rezygnacją, skreślonych: 40

42 Filtr Wiek - pełne nazwy używanych zakresów wiekowych, filtruje kandydatów, których data urodzenia zawiera się w wybranym zakresie wiekowym: Filtr Jednostka filtruje kandydatów według jednostek i oddziałów. Filtr Orzeczenie - filtruje kandydatów według statusu: Posiada, Nie posiada (orzeczenia): Filtr Numer preferencji filtruje kandydatów według numeru preferencji: 41

43 Filtr Kryteria - filtruje kandydatów według przypisanych do rekrutacji kryteriów: Wyszukaną za pomocą filtrów listę kandydatów można wyeksportować do plików w formacie Excel-XML lub CSV, klikając przycisk Eksportuj w górnej części prawego panelu. Przeglądanie i edytowanie informacji o kandydacie Po kliknięciu w lewym panelu w drzewie danych wybranego kandydata w prawym panelu, widoczna będzie karta kandydata z poszczególnymi zakładkami: Wniosek informacje dotyczące wniosku złożonego przez kandydata. Możliwość wyboru operacji powodującej zmianę statusu kandydata, np. Weryfikuj, Potwierdź wolę, Anuluj akceptację, Skreśl z listy przyjętych, itd. 42

44 Dane kandydata zbiorczo zbiorczy widok danych gromadzonych na kartach: Dane kandydata, Dane rodziców, Preferencje, Kryteria. Guziki Akceptuj wniosek i Odrzuć wniosek umożliwiają akceptację lub odrzucenie wniosku. Dane kandydata dane identyfikacyjne oraz adresowe kandydata, a także informacje dodatkowe, np. na temat orzeczenia, opinii poradni specjalistycznej. Ponadto przycisk Zmień hasło umożliwia nadanie nowego hasła kandydatowi. Dane rodziców dane identyfikacyjne i adresowe rodziców/ opiekunów prawnych. Preferencje ustalona lista preferencji wraz z możliwością edycji. Kryteria możliwość edytowania odpowiedzi na kryteria. Osiągnięcia informacje na temat osiągnięć punktowych kandydata. Ponadto przycisk Akceptuj osiągnięcia umożliwia zaakceptowanie osiągnięć kandydatowi. 43

45 Ochrona danych informacje o przetwarzaniu i udostępnianiu danych obwodowego. Historia - informacje o rodzaju i wykonawcy zmian w danych obwodowego. Weryfikacja zgodności danych Wniosek, który został zarejestrowany w aplikacji, musi być przez pracownika punktu naboru sprawdzony i zaakceptowany. Weryfikacja wniosku nie dotyczy kandydatów, którzy potwierdzili obwód, rezygnując tym samym z rekrutacji otwartej. Jeżeli to rodzice kandydata wprowadzali jego dane do aplikacji, a następnie przynieśli wydrukowany i podpisany formularz wniosku, pracownik szkoły jest zobowiązany do sprawdzenia, czy dane znajdujące się w aplikacji i na wniosku są dokładnie takie same. Jeżeli pracownik szkoły zarejestrował kandydata na podstawie ręcznie wypełnionego przez rodziców wniosku, również konieczne jest dokładne sprawdzenie poprawności wprowadzonych do aplikacji danych. Formularz zgłoszeniowy kandydata oraz pozostałe wymagane dokumenty muszą zostać dostarczone przez rodziców do szkoły prowadzącej oddział, który został wskazany na pierwszym miejscu listy preferencji. Wyłącznie ta szkoła może edytować dane kandydata. Zobowiązane jest ono również do sprawdzenia, czy kandydat rzeczywiście spełnia kryteria określone w formularzu wniosku. Aby zgłoszenie kandydata mogło brać udział w rekrutacji, musi zostać zweryfikowane i zaakceptowane. Dotyczy to wszystkich zgłoszeń, bez względu na sposób, w jaki zostały wprowadzone do systemu samodzielna rejestracja kandydata bądź wprowadzenie danych przez szkołę. 44

46 Weryfikacja polega na porównaniu danych na dostarczonym do szkoły formularzu zgłoszeniowym z danymi, które znajdują się w systemie. Jeżeli dane są zgodne, należy potwierdzić ten fakt w systemie akceptując wniosek. Weryfikacji danych dokonuje szkoła pierwszego wyboru ta szkoła ma prawo do przeprowadzenia procesu sprawdzenia danych oraz ich akceptacji. Pozostałe szkoły, które kandydat wybrał na liście preferencji posiadają dostęp do jego danych zgromadzonych w systemie wyłącznie w trybie odczytu. Zalecamy, aby weryfikacja danych składała się z dwóch elementów: weryfikacji formalnej i weryfikacji treści. W ramach weryfikacji formalnej należy upewnić się, że: 1. Szkoła jest dla kandydata szkołą pierwszego wyboru (oddział ze szkoły znajduje się na pierwszym miejscu listy preferencji). W przypadku, gdy na pierwszym miejscu listy preferencji umieszczony został oddział z innej szkoły, dana szkoła nie ma możliwości przeprowadzenia weryfikacji ani zmodyfikowania danych dziecka. W takiej sytuacji należy odesłać kandydata do właściwej szkoły lub zasugerować zmianę preferencji w taki sposób, by konkretna szkoła była szkołą pierwszego wyboru. 2. Formularz zgłoszeniowy jest kompletny (posiada wszystkie strony) oraz posiada wypełnione wszystkie wymagane dane. 3. Formularz został podpisany. W przypadku, gdy wymagane są niezależne podpisy pod dwoma oświadczeniami (np. jedno oświadczenie dotyczące znajomości regulaminu i treści zgłoszenia, a drugie dotyczące zgody na przetwarzanie danych osobowych), należy upewnić się, że oba oświadczenia są podpisane. Wniosek musi być podpisany przez rodzica. Zalecamy, aby był również podpisany przez kandydata. Aby sprawdzić i zaakceptować formularz wniosku dla pojedynczego kandydata, należy: Wyszukać zgłoszenie do zweryfikowania na podstawie nr zgłoszenia lub nr PESEL lub imienia i nazwiska kandydata. Kliknąć ikonę edycji w wierszu z danymi kandydata:. Aby sprawdzić i zaakceptować wniosek, należy skorzystać z przycisku Wykonaj operację a następnie wybrać polecenie Weryfikuj. 45

47 Następnie należy sprawdzać (na podstawie wniosku) poprawność znajdujących się danych w aplikacji. Jeżeli wszystkie dane są poprawne, należy potwierdzić ten fakt zaznaczając na dole formularza opcję Akceptuj wniosek a następnie przycisk Zapisz. 46

48 W przypadku rozbieżności danych w aplikacji z danymi dostarczonymi na wniosku przez rodzica, zgłoszenie takie można odrzucić (opcja Odrzuć wniosek). Każde zgłoszenie, które zostało zarejestrowane w aplikacji, musi być przez pracownika jednostki sprawdzone i zaakceptowane. Weryfikacja wniosku przewidziana jest tylko dla nowych kandydatów. Nie dotyczy obwodowych wprowadzonych przez punkt naboru przy wykorzystaniu opcji Kandydaci/ Obwodowi. Jeżeli to rodzice kandydata wprowadzali jego dane do systemu, a następnie przynieśli wydrukowany i podpisany wniosek, pracownik punktu naboru jest zobowiązany do sprawdzenia, czy dane znajdujące się w aplikacji i na wniosku są dokładnie takie same. Wniosek kandydata oraz pozostałe wymagane dokumenty muszą zostać dostarczone przez rodziców do punktu naboru prowadzącego oddział, który został wskazany na pierwszym miejscu listy preferencji. Wyłącznie ten punkt naboru może edytować dane kandydata. Zobowiązane jest ono również do sprawdzenia, czy kandydat rzeczywiście spełnia kryteria określone w formularzu zgłoszenia. Przed zakończeniem prac Zalecamy sprawdzenie, czy wszystkie dostarczone do jednostki papierowe zgłoszenia zostały zweryfikowane, ponieważ zgłoszenia niezweryfikowane nie będą brane pod uwagę w dalszych etapach rekrutacji. Sprawdzenie stanu weryfikacji zgłoszeń W celu sprawdzenia stanu weryfikacji zgłoszeń należy skorzystać ze statystyki Wnioski. W tym celu należy: 47

49 Wybrać w menu pozycję Zestawienia/Statystyki, a następnie w drzewie danych kliknąć pozycję Wnioski. W prawym panelu kliknąć przycisk Pokaż statystykę. Zamykanie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany w rozdziale Zamykanie etapów. Etap 6. Wprowadzanie wyników SUK Na tym etapie punkt naboru wprowadza wyniki sprawdzianów uzdolnień kierunkowych w odniesieniu do kandydatów, którzy złożyli wnioski wskazując na liście preferencji np. oddział sportowy z kryterium sprawdzianu uzdolnień kierunkowych. Aby przejrzeć listę oddziałów ze sprawdzianem uzdolnień kierunkowych, gdzie niezbędne będzie wprowadzenie wyników SUK należy w górnym menu wybrać pozycje: Nabór/Wyniki SUK. 48

50 Sprawdzian jest zdefiniowany jako zaliczeniowy Aby wprowadzić wyniki SUK dla kandydatów w oddziale, gdzie sprawdzian jest zdefiniowany jako zaliczeniowy należy: W górnym menu wybrać pozycje: Nabór/Wyniki SUK. W drzewie danych wskazać wybrany oddział lub w prawym panelu kliknąć ikonę edycji w wierszu danego oddziału. Na liście widoczni są kandydaci, którzy na dowolnej pozycji listy preferencji mają wybrany oddział wskazany w drzewie. Lista jest uporządkowana alfabetycznie wg nazwisk. W kolumnie Wynik sprawdzianu: widoczny jest wpis Brak, gdy nie wprowadzono wyniku dla sprawdzianu zaliczeniowego, prezentowany jest tekst Zaliczony/Niezaliczony, gdy sprawdzian jest zdefiniowany jako zaliczeniowy i wprowadzono wyniki. Kliknąć przycisk Zmień wyniki. Wprowadzić wyniki SUK dla kandydatów w oddziale, gdzie sprawdzian jest zdefiniowany jako zaliczeniowy klikając wiersz w kolumnie Wynik sprawdzianu opcje do wyboru Zaliczony, Niezaliczony. Zatwierdzić zmiany przyciskiem Zapisz. Sprawdzić informacje w kolumnie Wynik sprawdzianu. Sprawdzian jest zdefiniowany jako punktowany bez progu punktowego Aby wprowadzić wyniki SUK dla kandydatów w oddziale, gdzie sprawdzian jest zdefiniowany jako punktowany należy: W górnym menu wybrać pozycje: Nabór/Wyniki SUK. W prawym panelu kliknąć przycisk Zmień wyniki i na liście kandydatów wprowadzić punkty klikając w wybranym wierszu kolumny Punkty. Zatwierdzić wprowadzone zmiany przyciskiem Zapisz. 49

51 Na liście kandydatów widoczne będą uzyskane punkty. W kolumnie Wynik sprawdzianu będzie widoczny komunikat brak (ze względu na brak zdefiniowanego progu zaliczenia). Sprawdzian jest zdefiniowany jako punktowany z progiem punktowym Aby wprowadzić wyniki SUK dla kandydatów w oddziale, gdzie sprawdzian jest zdefiniowany jako punktowany należy: W górnym menu wybrać pozycje: Nabór/Wyniki SUK. W prawym panelu kliknąć przycisk Ustal próg zaliczenia. Przycisk Ustal próg zaliczenia oraz informacja o aktualnym progu zaliczenia są widoczne tylko, gdy sprawdzian jest zdefiniowany jako punktowany. Kolumna Punkty jest widoczna, gdy sprawdzian jest punktowany. W prawym panelu kliknąć przycisk Ustal próg zaliczenia. W oknie edycji wpisać wartość progu zaliczenia w punktach i zatwierdzić przyciskiem Zapisz. Sprawdzian jest zaliczony, gdy liczba punktów uzyskanych przez kandydata jest większa lub równa wartości progu zaliczenia. 50

52 W prawym panelu kliknąć przycisk Zmień wyniki i na liście kandydatów wprowadzić punkty klikając w wybranym wierszu kolumny Punkty - zatwierdzić zmiany przyciskiem Zapisz. W zależności od uzyskanej punktacji na liście kandydatów widoczne będą wyniki sprawdzianu: Zaliczony, Niezaliczony. Jeśli w trakcie tworzenia oddziału wybrano opcję, aby wynik był dodany do ogólnej liczby punktów to wynik sumaryczny dla kandydata jest prezentowany w zakładce Preferencje. Liczba punktów w zakładce Preferencje jest przeliczana po wykonaniu: akceptacji wniosku ( zakładka Wniosek/ guzik Wykonaj operację/ Weryfikuj/ Akceptuj wniosek), akceptacji osiągnięć ( zakładka Osiągnięcia/ guzik Akceptuj osiągnięcia), zamknięciu etapu Rejestracja i weryfikacja wniosków ( rekrutacja właściwa i uzupełniająca), zamknięciu etapu Wprowadzanie wyników SUK ( rekrutacja właściwa i uzupełniająca), zamknięciu etapu Wprowadzanie i weryfikacja osiągnięć ( rekrutacja właściwa i uzupełniająca), Etap 7. Wprowadzanie i weryfikacja osiągnięć Celem weryfikacji osiągnieć jest zgromadzenie w systemie wiarygodnych danych niezbędnych do wyliczenia kandydatom punktów, zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami. Zazwyczaj dane te obejmują oceny znajdujące się na świadectwie ukończenia szkoły podstawowej, wynik sprawdzianu oraz inne osiągniecia, w szczególności w konkursach przedmiotowych, osiągnięcia sportowe, artystyczne oraz inne typu wolontariat. Dane, o których mowa powyżej, mogą trafić do systemu dwiema drogami: zostać wprowadzone przez kandydata lub jego rodzica albo zostać wprowadzone przez pracownika gimnazjum pierwszego wyboru. Zazwyczaj wprowadzenie danych o osiągnieciach odbywa się analogicznie do wprowadzenia danych znajdujących się na wniosku (jeśli rodzic lub kandydat rejestrował się samodzielnie i drukował podanie z systemu, to wprowadza również dane o osiągnięciach, jeżeli zaś dane z wniosku wprowadzało do systemu gimnazjum pierwszego wyboru, to również ono przekazuje do niego dane ze świadectwa i zaświadczenia o wynikach sprawdzianu). 51

53 Podobnie jak w przypadku wniosku, tak i w przypadku danych o osiągnięciach konieczne jest zapewnienie ich wiarygodności należy pamiętać, iż z tych informacji wyliczane są punkty, które stanowią podstawę do ustalania kolejności kwalifikacji, czyli w bardzo istotny sposób wpływają na sytuację kandydata. Aby wspomnianą powyżej wiarygodność danych zapewnić, konieczne jest przeprowadzenie procesu weryfikacji danych przez uprawnionego pracownika gimnazjum pierwszego wyboru. O sposobie przeliczania na punkty poszczególnych osiągnięć dla oddziałów sportowych i dwujęzycznych mówi rozporządzenie MEN w sprawie przeliczania punktów w rekrutacji do gimnazjum dwujęzycznego, oddziału dwujęzycznego i oddziału międzynarodowego w gimnazjum ogólnodostępnym oraz do gimnazjum sportowego, gimnazjum mistrzostwa sportowego i oddziału sportowego w gimnazjum ogólnodostępnym. Uzupełnianie informacji o osiągnięciach Aby wprowadzić dane o osiągnięciach należy: Przejść do widoku Kandydaci/ Kandydaci i wybrać na drzewie konkretnego kandydata. Przejść na zakładkę Osiągnięcia. W sekcji Sprawdzian szóstoklasisty kliknąć przycisk Zmień i uzupełnić informacje na temat liczby punktów uzyskanych na sprawdzianie. 52

54 W sekcji Wyróżnienia kliknąć przycisk Zmień i uzupełnić formatkę. Wprowadzić informacje o ocenach na świadectwie w sekcji Oceny na świadectwie. Uzupełnić informacje w sekcji Szczególne osiągnięcia na świadectwie. 53

55 Lista typów osiągnięć definiowana jest na poziomie konfiguracji systemu, na podstawie obowiązujących zasad rekrutacji. Powinny na niej znajdować się wszystkie typy osiągnięć, które są brane pod uwagę w trakcie procesu rekrutacji do gimnazjów, obsługiwanego przez dany system. W przypadku wątpliwości co do kompletności tej listy należy skontaktować się z organem prowadzącym szkołę. Do bazy danych systemu należy wprowadzić tylko te osiągnięcia dodatkowe, które są brane pod uwagę w procesie rekrutacji (czyli ich typy znajdują się na rozwijalnej liście). Jeżeli kandydat posiada wpisane na świadectwie inne osiągniecia dodatkowe, które nie mają znaczenia w procesie rekrutacji, to nie należy ich wprowadzać do systemu. Weryfikacja danych o osiągnięciach Bez względu na źródło danych o osiągnieciach (wpisanie samodzielne przez kandydata lub rodzica bądź przez pracownika gimnazjum) dane wprowadzone do systemu są niezweryfikowane. Aby dane mogły być brane pod uwagę przy kwalifikacji konieczne jest ich uwiarygodnienie w procesie weryfikacji. Weryfikacja danych polega na porównaniu wpisów znajdujących się w systemie z danymi widniejącymi na dostarczonych do szkoły dokumentach papierowych. Zatwierdzając dane pracownik gimnazjum potwierdza, że dane znajdujące się w systemie (te, które zatwierdza) posiadają pokrycie w wiarygodnych dokumentach formalnych znajdujących się w szkole. Weryfikacja przeprowadzana jest wyłącznie przez gimnazjum pierwszego wyboru. W związku z tym dany kandydat będzie dostępny do weryfikacji wyłącznie w tej szkole, która prowadzi oddział wskazany na pierwszym miejscu jego listy preferencji (gimnazjum pierwszego wyboru). Aby zweryfikować osiągnięcia należy: Przejść na zakładkę Osiągnięcia. Przeprowadzić weryfikację, czyli porównać wyświetlone na ekranie dane z informacjami zawartymi na dostarczonych przez kandydata lub jego rodziców dokumentach papierowych. Kliknąć odpowiednią opcję: Akceptuj osiągnięcia (przycisk jest niewidoczny, gdy osiągnięcia są zaakceptowane) - należy wybrać w sytuacji, gdy dane prezentowane na ekranie w całości zgadzają się z danymi na dostarczonych dokumentach papierowych. Wybranie tej opcji powoduje zmianę statusu osiągnieć kandydata na Zaakceptowane, co wiąże się z zablokowaniem możliwości modyfikacji tych danych. Ponowna modyfikacja danych będzie dostępna dopiero po anulowaniu akceptacji osiągnięć. 54

56 Anuluj akceptację osiągnięć (przycisk jest niewidoczny, gdy osiągnięcia są niezweryfikowane lub odrzucone) jego kliknięcie powoduje anulowanie akceptacji osiągnięć i zmianę statusu osiągnięć na Niezweryfikowane. Odrzuć osiągnięcia (przycisk jest niewidoczny, gdy osiągnięcia są zaakceptowane lub odrzucone) należy wybrać w przypadku istotnej rozbieżności danych zgromadzonych w systemie z danymi na dokumentach papierowych w sytuacji, gdy nie mamy pewności, które z tych danych są poprawne. Odrzuceniu podlegają także wszyscy kandydaci, którzy nie dostarczyli, w wymaganym terminie, do gimnazjum pierwszego wyboru wszystkich wymaganych dokumentów. Osiągnięć ze statusem Zaakceptowane nie można edytować. Przed zakończeniem prac Zanim zostanie przeprowadzona procedura zamknięcia etapu weryfikacji osiągnięć w punkcie naboru powinny zostać wykonane następujące czynności: Upewnienie się, że dane o osiągnieciach wszystkich kandydatów, którzy dostarczyli do szkoły swoje dokumenty potwierdzające te osiągnięcia zostały rozpatrzone. W przypadku, gdy dany kandydat dostarczył dokumenty, a jego osiągnięcia zostały odrzucone sugeruje się podjęcie próby kontaktu z tym kandydatem celem wyjaśnienia sytuacji. Odrzucenie osiągnięć wszystkich kandydatów, którzy nie dostarczyli dokumentów potwierdzających osiągniecia. Zamykanie etapu Zamknięcie etapu spowoduje odrzucenie wszystkich arkuszy osiągnięć, które w danej chwili pozostają niezweryfikowane. Kandydaci z odrzuconymi arkuszami osiągnięć nie będą brali udziału w przydziale. Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany w rozdziale Zamykanie etapów. 55

57 Etap 8. Szeregowanie list chętnych Celem etapu szeregowania list chętnych jest wprowadzenie do systemu decyzji szkolnych komisji kwalifikacyjno-rekrutacyjnych dotyczących pierwszeństwa kwalifikacji kandydatów, których nie udało się rozróżnić za pomocą zdefiniowanych w systemie kryteriów regulaminowych. Dla porządku warto przypomnieć, że pierwszeństwo w kwalifikacji ustalane jest na podstawie (kolejno): 1) Informacji o tym, czy kandydat jest laureatem - bez względu na liczbę punktów rekrutacyjnych. 2) Wprowadzonych wyników SUK - dla wszystkich oddziałów, w których obowiązuje Sprawdzian Umiejętności Kierunkowych, np. sportowych czy dwujęzycznych. 3) Uzyskanej liczby punktów rekrutacyjnych, wyliczonych zgodnie z zasadami określonymi w zdefiniowanej w systemie ofercie edukacyjnej, na podstawie ocen i osiągnięć kandydata. 4) W przypadku kandydatów, którzy uzyskali dokładnie tę samą liczbę punktów rekrutacyjnych, na podstawie spełniania określonych dla danego oddziału kryteriów ex aequo (szczegółowo opisanych we fragmencie dotyczącym wprowadzania oferty edukacyjnej gimnazjum). 5) Indywidualnej decyzji szkolnej komisji kwalifikacyjno-rekrutacyjnej w odniesieniu do pierwszeństwa kwalifikacji kandydatów, którzy mają tę samą liczbę punktów oraz w takim samym stopniu spełniają wszystkie zdefiniowane w ofercie kryteria ex aequo (czyli innymi słowy z punktu widzenia kryteriów w systemie są nierozróżnialni). Etap szeregowania list chętnych realizowany jest po zakończeniu etapu weryfikacji wniosków we wszystkich jednostkach biorących udział w elektronicznej rekrutacji. Liczba uzyskanych punktów rekrutacyjnych jest zatwierdzana poprzez weryfikację wniosku, a na listach chętnych do oddziału znajdują się kandydaci, którzy oddział ten wskazali na różnych preferencjach. W szczególności na liście chętnych do oddziału w danej szkole znajdują się kandydaci, dla których inna szkoła jest szkołą pierwszego wyboru (czyli tą, która dokonuje weryfikacji wniosku). Zatem aby mieć pewność, że lista jest kompletna, wszystkie jednostki muszą zakończyć proces weryfikacji wniosków. Zasady podejmowania decyzji dotyczących poszczególnych kandydatów pozostają w całości w gestii szkolnych komisji rekrutacyjno-kwalifikacyjnych. Często pojawiającym się problemem merytorycznym, związanym z realizacją zadań w omawianym etapie, jest kwestia stosowanych kryteriów takich decyzji. Zazwyczaj wszystkie nazwane kryteria umieszczone są w regulaminie. W związku z tym w systemie zawarte są trzy funkcje automatyczne, które mogą być przydatne w takiej sytuacji: Ustaw losowo, Ustaw wg preferencji, Ustaw wg wieku od najstarszych. 56

58 Szeregowanie list kandydatów W celu uporządkowania listy kandydatów należy: Wybrać pozycje menu: Nabór/ Porządkowanie list. W widoku Porządkowanie list, w kolumnie Lista uporządkowana dostępna jest także informacja, w której z list zostało przeprowadzone porządkowanie kolejności przyjęć. Następnie należy w lewym panelu, w drzewie danych, wskazać jednostkę oraz oddział dla którego będzie porządkowana lista chętnych i kliknąć przycisk Zmień kolejność. Uporządkowanie kolejności przyjęć możliwe jest tylko w przypadku kandydatów posiadających taką samą liczbę punktów. W aplikacji udostępnione zostały cztery opcje porządkowania list chętnych: Ustaw losowo opcja automatyczna Ustaw wg preferencji - opcja automatyczna Ustaw wg wieku od najstarszych opcja automatyczna porządkowania listy kandydatów według wieku od najstarszych Ręczne porządkowanie listy wykorzystując przyciski oraz udostępnione na liście kandydatów w kolumnie Operacje. 57

59 Ustawienia kandydatów w preferowanej kolejności należy dokonać dla wszystkich oddziałów szkoły. Aplikacja podpowiada, dla których kandydatów warto wykonać ręcznie porządkowanie przez wytłuszczenie przycisków,. Przycisk Zapisz wszystkie listy spowoduje zapisanie list bez wybrania sposobu szeregowania. Przed zakończeniem prac związanych z porządkowaniem list chętnych należy zapisać zmiany klikając przycisk Zapisz, następnie odnotować w aplikacji fakt zakończenia etapu poprzez jego zamknięcie (zob. Zamykanie etapów). Etap 9. Symulacja przydziału Przydział kandydatów do oddziałów odbywa się automatycznie z wykorzystaniem algorytmów systemu. W trakcie procedury przydziału organ prowadzący może wprowadzać korekty liczebności poszczególnych oddziałów (grup). W trakcie etapu kwalifikacji kandydatów system dla użytkowników w punktach naboru oraz dla kandydatów jest niedostępny. Po zakończeniu etapu przydziału kandydatów spoza obwodu, dzieci obwodowe są przyjmowane do szkół obwodowych. Tym, którzy potwierdzili miejsce w szkole obwodowej status zmienia się na przyjęty w obwodzie i będą oni widoczni na liście wszystkich przyjętych po zakończeniu etapu Potwierdzanie woli. Na tym etapie szkoły nie wykonują żadnych czynności. Etap 10. Pobieranie list zakwalifikowanych Użytkownik jednostki drukuje i publikuje listę dzieci zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych. Pobieranie listy W celu pobrania gotowego zestawienia należy: W górnym menu wybrać zakładkę Zestawienia, następnie ikonę Wydruki list. W lewym panelu, w drzewie danych należy kliknąć nazwę wydruku: Zakwalifikowani i niezakwalifikowani. Następnie w prawym panelu należy ustalić dla jakiej jednostki ma być przygotowane zestawienie klikając znaczniki w wierszach w prawym panelu. W przygotowaniu zestawienia można zdecydować o umieszczeniu w zestawieniu dodatkowych kolumn (oprócz imienia i nazwiska) korzystając z parametrów: 58

60 Zestawienia można pobrać w postaci pliku PDF (otwieranego np. programem Adobe Reader), Excel-XML (otwieranego np. programem Microsoft Excel) lub CSV klikając odpowiednie przyciski w prawym panelu. W wyznaczonym przez organ prowadzący terminie, szkoła jest zobowiązana udostępnić rodzicom wydrukowaną listę kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych. Dzięki temu wszyscy rodzice, którzy mają założone konto w aplikacji, mogą sami sprawdzić, czy ich dziecko znalazło się wśród zakwalifikowanych W zależności od ustawień przeglądarki plik z listą dzieci można zapisać lub bezpośrednio wydrukować. Jeśli jest potrzebna modyfikacja listy dzieci, należy wybrać format XML, który jest obsługiwany w programie Excel, wprowadzić zmiany, zapisać je i dopiero wtedy wydrukować listę. Etap ten jest przeznaczony dla dyrektora i dla pracownika jednostki. Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany w rozdziale Zamykanie etapów. Etap 11. Potwierdzanie woli Na tym etapie rodzic zakwalifikowanego dziecka potwierdza wolę przyjęcia w szkole poprzez złożenie oryginału świadectwa oraz oryginału zaświadczenia o wynikach sprawdzianu, a użytkownik punktu naboru wprowadza tę informację do systemu. Niepotwierdzeni zakwalifikowani są usuwani z list i mogą brać udział w rekrutacji uzupełniającej. Etap potwierdzania woli dotyczy kandydatów, czyli dzieci nieposiadających przypisania do obwodu oraz dzieci, które są przypisane do obwodu, ale przystąpiły do rekrutacji otwartej. Po zamknięciu globalnie etapu potwierdzania woli kandydaci zakwalifikowani, którzy nie potwierdzili woli uczęszczania do jednostki mają automatycznie zmieniony status na Zrezygnował. 59

61 Potwierdzanie woli Fakt potwierdzenia woli przez rodziców musi zostać odnotowany w systemie. W tym celu należy: Wybrać w menu pozycję Kandydaci/Kandydaci. Na ekranie zostanie wyświetlona lista wszystkich kandydatów. W celu szybkiego odszukania danych konkretnej osoby należy skorzystać z filtrów znajdujących się u góry listy. Po odszukaniu na liście danych dziecka należy kliknąć ikonę edycji i wybrać opcję Potwierdź wolę z menu kontekstowego: Wykonaj operację. Zakończenie etapu potwierdzenia woli należy zaznaczyć w aplikacji (zob. Zamykanie etapów). Skreślanie z listy przyjętych (w przypadku wycofania przez rodzica/opiekuna potwierdzenia woli) Aby skreślić dziecko z listy, należy: Wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, W celu szybkiego odszukania danych konkretnej osoby należy skorzystać z filtrów znajdujących się u góry listy. Po odszukaniu na liście danych dziecka należy kliknąć ikonę edycji i wybrać z menu kontekstowego Wykonaj operację opcję Skreśl z listy przyjętych. Po wykonaniu powyższej operacji dziecko zostanie usunięte z listy przyjętych. 60

62 Przed zakończeniem prac Warto upewnić się, że wszyscy zakwalifikowani, których opiekunowie dostarczyli potwierdzenie woli, mają tę informację wprowadzoną do systemu, ponieważ po zamknięciu etapu Potwierdzania woli ich status automatycznie zmieni się z Zakwalifikowany na Rezygnacja, co oznacza utratę miejsca w szkole kwalifikacji. Etap ten jest przeznaczony dla dyrektora i dla pracownika jednostki. Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany w rozdziale Zamykanie etapów. Etap 12. Pobieranie list przyjętych Użytkownik szkoły drukuje i publikuje w jednostce listę przyjętych dzieci. Jednocześnie informacja ta jest dostępna na stronie dla kandydatów po zalogowaniu się na konto dziecka. Pobieranie list Aby pobrać listę dzieci przyjętych, należy: Wybrać z górnego menu pozycje: Zestawienia/Wydruki list. W drzewie danych kliknąć pozycję Przyjęci i nieprzyjęci. Wybrać odpowiedni format dokumentu (zalecany format to PDF) - w zależności od ustawień przeglądarki plik z listą dzieci można zapisać lub bezpośrednio wydrukować. W przygotowaniu listy kandydatów użytkownik może skorzystać z dodatkowych parametrów: Etap ten jest przeznaczony dla dyrektora i dla pracownika jednostki. Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany w rozdziale Zamykanie etapów. 61

63 Rekrutacja uzupełniająca Rekrutacja uzupełniająca w zależności od decyzji organu prowadzącego - może być prowadzona w dwóch wariantach: 1. Przez otwarcie kolejno 7 etapów rekrutacji uzupełniającej, które są powtórzeniem rekrutacji etapów rekrutacji właściwej lub 2. Przez otwarcie etapu Rekrutacja uzupełniająca. Etapy dotyczące rekrutacji uzupełniającej są widoczne w Konfiguracji w menu Etapy oraz na stronie kandydata. Wariant 1 Rekrutacja uzupełniająca w 7 etapach Należy powtórzyć wszystkie etapy rekrutacji właściwej. Oznacza to, że w aplikacji należy przejść etapy od Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty do etapu Aktualizacja danych. Rekrutacja uzupełniająca w systemie obejmuje wówczas etapy: Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja wniosków Rekrutacja uzupełniająca - wprowadzanie wyników SUK Rekrutacja uzupełniająca - wprowadzanie i weryfikacja osiągnięć Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych Rekrutacja uzupełniająca symulacja przydziału Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych Aktualizacja danych. Wariant 2 Rekrutacja uzupełniająca Jednostki realizują wszystkie etapy poza systemem, a do systemu wprowadzają jedynie wynik rekrutacji. Oznacza to, że aby rozpocząć rekrutację uzupełniającą, w aplikacji należy otworzyć etap Rekrutacja uzupełniająca. Aby wprowadzić wynik rekrutacji należy otworzyć etap Aktualizacja danych. Etap 13. Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty Etap ten pozwala na wprowadzanie zmian w ofercie polegających na: modyfikacji liczby miejsc w oddziałach, dodawaniu nowych oddziałów, 62

64 modyfikacji kryteriów stosowanych w naborze. W widoku danych podstawowych oddziału w ofercie zostaje automatycznie wpisana liczba kandydatów przyjętych w rekrutacji podstawowej. Pole to jest zablokowane do edycji. Liczba ta, zostaje odjęta od liczby miejsc w oddziale i na tej podstawie przeliczana jest aktualna liczba miejsc do naboru. W menu Kandydaci/Nieprzyjęci, na karcie Nieprzyjęci są prezentowani kandydaci nieprzyjęci do wybranej jednostki, zarówno w postępowaniu właściwym, jak i uzupełniającym. Dla tych kandydatów są dostępne operacje: wyświetlenia danych osobowych, wyświetlenia jednostek pierwszego wyboru, kryterium oraz informacji o ochronie danych osobowych, a także wyświetlenia historii zmian. Dane tych kandydatów można wyeksportować w pliku XML oraz CSV. Kandydaci, którym zmieniono status na Niezweryfikowany i ukryto ich preferencje, są widoczni na liście kandydatów nieprzyjętych. Podczas walidacji etapu RU-weryfikacja oferty system wyświetla ostrzeżenie, gdy liczba miejsc w grupie jest równa zero. Przy zamykaniu etapu Rekrutacja uzupełniająca - weryfikacja oferty kandydaci ze statusem, innym niż przyjęty stają się niezweryfikowani i ukrywane są ich preferencje. Kandydaci ci stają się niewidoczni w menu Kandydaci. Zamknięcie tego etapu powinno być wykonane jednokrotnie, ponieważ zmiana statusu kandydata jest nieodwracalna. Przed zamknięciem etapu Rekrutacja uzupełniająca - weryfikacja oferty należy przeprowadzić walidację. Etap 14. Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja wniosków Na etapie Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń w menu Kandydaci/Nieprzyjęci w tabeli są prezentowani kandydaci nieprzyjęci do wybranej jednostki zarówno w postępowaniu właściwym jak i uzupełniającym. Dla tych kandydatów są dostępne operacje: wyświetlenia danych osobowych, wyświetlenia jednostek pierwszego wyboru, kwalifikacji, przyjęcia oraz wyświetlenia historii zmian. Dane tych kandydatów można wyeksportować w pliku XML(CSV). 63

65 Po zamknięciu etapu Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty i otwarciu etapu Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń jednostki punkty naboru widzą nowy stan kandydatów: w zakładce Kandydaci oraz Kandydaci/Przyjęci mają podgląd danych kandydatów przyjętych i nie mogą ich edytować, w zakładce Kandydaci/Obwodowi widzą obwodowych i mogą ich edytować. Po skreśleniu kandydata na etapie Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń jego lista preferencji jest ukrywana i jednostka nie widzi go na liście kandydatów. Kandydaci z ukrytą listą preferencji mogą ponownie wziąć udział w rekrutacji. W tym celu powinni zalogować się i ustalić nową listę preferencji lub zgłosić się do wybranej jednostki w celu dodania do listy kandydatów. Etap 15. Rekrutacja uzupełniająca - wprowadzanie wyników SUK Po zarejestrowaniu i zweryfikowaniu wniosków w rekrutacji uzupełniającej następuje etap, w którym kandydaci/ pracownicy szkoły wprowadzają wyniki SUK. Aby przejrzeć listę oddziałów ze sprawdzianem uzdolnień kierunkowych, gdzie niezbędne jest wprowadzenie przez punkty naboru wyników SUK, należy w górnym menu wybrać pozycje: Nabór/Wyniki SUK. Sposób wprowadzania tych informacji opisany został w rozdziale Wprowadzanie wyników SUK. Etap 16. Rekrutacja uzupełniająca - wprowadzanie i weryfikacja osiągnięć Dane na temat osiągnięć mogą trafić do systemu dwiema drogami: zostać wprowadzone przez kandydata lub jego rodzica albo zostać wprowadzone przez pracownika gimnazjum pierwszego wyboru. Aby zapewnić wiarygodność danych, konieczne jest przeprowadzenie procesu weryfikacji danych przez uprawnionego pracownika gimnazjum pierwszego wyboru. Sposób wprowadzania tych informacji opisany został w rozdziale Wprowadzanie i weryfikacja osiągnięć. Etap 17. Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych Do etapu symulacji przydziału włącznie dla nowej rekrutacji uzupełniającej w widoku Porządkowanie list wyświetlani są tylko kandydaci, którzy mają status Zaakceptowany, Zakwalifikowany lub Niezakwalifikowany. Etap 18. Rekrutacja uzupełniająca symulacja przydziału W raporcie z wynikami symulacji Przydział na etapie rekrutacji uzupełniającej jest dostępna informacja o liczbie przyjętych w poprzednich turach. W sposobie wyliczania wolnych miejsc uwzględnieni są kandydaci przyjęci. 64

66 Etap 19. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych Wydruki list zakwalifikowanych na etapie Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych uwzględniają rekrutację uzupełniającą. Etap 20. Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli Na zakończenie etapu potwierdzania woli kandydaci zakwalifikowani, którzy nie potwierdzili woli uzyskują status Rezygnacja. Etap 21. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych Po potwierdzeniu przez kandydatów woli w rekrutacji uzupełniającej następuje etap, w którym szkoły pobierają listy przyjętych. Etap 22. Aktualizacja danych Na etapie Aktualizacja danych rekrutacja odbywa się poza systemem, ale jej wyniki są wprowadzane do systemu przez użytkownika szkoły. Na tym etapie rodzic ma dostęp do listy wolnych miejsc i możliwość złożenia wniosku do wybranej jednostki. Możliwa jest również zmiana szkoły, jeśli rodzic zdecyduje się przenieść dziecko do innej jednostki. Przyjmowanie kandydata W celu przyjęcia dziecka do oddziału na etapie aktualizacji danych należy: Wybrać z górnego menu pozycje: Kandydaci/Przyjęci. Jeśli po zastosowaniu wyszukiwania dziecko jest widoczne na liście kandydatów, to z menu kontekstowego należy wybrać Przyjmij do oddziału. Jeśli dziecko nie kandydowało do bieżącej jednostki, to należy wybrać opcję Dodaj i wpisać nr PESEL kandydata, a następnie kliknąć przycisk Dalej. Jeśli kandydat o podanym numerze PESEL jest zarejestrowany w systemie, zostanie wyświetlone okno, w którym można dokonać wyboru jednostki i oddziału przyjęcia. W przypadku kandydatów, którzy nie brali udziału w elektronicznej rekrutacji, czyli nie mieli zakładanego konta, zostanie wyświetlony formularz do uzupełnienia danych osobowych oraz wskazania jednostki i oddziału przyjęcia. Kandydat pojawi się na liście przyjętych ze statusem: Rekrutacja uzupełniająca. 65

67 Przeglądanie listy przyjętych W zakładce Kandydaci/Przyjęci będzie dostępna lista wszystkich przyjętych, zarówno obwodowych jak i kandydatów biorących udział w rekrutacji. Przyjęci maja określony powód przyjęcia: Uczeń obwodowy rek. obwodowa - dotyczy obwodowego, który nie brał udziału w przydziale. Potwierdzenie woli dotyczy kandydatów zakwalifikowanych podczas przydziału. Rekrutacja uzupełniająca dotyczy kandydatów, którzy zostali przyjęci w etapie rekrutacji uzupełniającej. Na zakończenie procesu naboru należy pobrać raporty dostępne w zakładce Zestawienia oraz pobrać plik SOU (Kandydaci/Przyjęci/Eksport SOU) z przyjętymi kandydatami w celu przekazania ich danych do innej aplikacji (np. aplikacji obsługującej szkołę podstawową). 66