Ponadto, przykłady nadużyć finansowych znajdują się w Zasadach finansowania PO KL. 3 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku IP II

Transkrypt

1 KONSULTACJE ZEWNĘTRZNE ZASADY RAPORTOWANIA O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH FINANSOWYCH W RAMACH PO KL Lp. Podmiot zgłaszający Podrozdział/sekcja/pkt, którego dotyczy uwaga Treść uwagi Uzasadnienie Stanowisko IZ PO KL 1 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Cały dokument Proponujemy ujednolicić stosowanie terminologii w zakresie Instytucji Pośredniczących II stopnia i Instytucji Pośredniczących. Dokument pomimo próby ujednolicenia terminologii posługuje się różnymi terminami do określenia tych samych instytucji np.: Instytucja Pośrednicząca II stopnia, IP 2, Instytucja Wdrażająca. 2 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości 3. Organy odpowiedzialne za informowanie o nieprawidłowościach (str. 5 informacja o zadaniach Instytucji Pośredniczących i Instytucji Pośredniczących II stopnia Nie jest jasne jak należy pogodzić obowiązek sporządzania zestawień nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu nieujętych w rejestrze obciążeń na projekcie w systemie KSI SIMIK z informacją ze str. 6, że informacja o nieprawidłowości jest sporządzana w przypadku gdy odnosi się do wydatków ujętych w zatwierdzonych wnioskach o płatność. Nieprawidłowości dotyczące wydatków ujętych w zatwierdzonych wnioskach o płatność wykazywane są na rejestrze obciążeń na projekcie w KSI SIMIK 07-13, w pozostałych przypadkach zgodnie z informacją ze str. 6 nie sporządza się informacji o nieprawidłowościach. Prosimy o doprecyzowanie przypadków, w których należy sporządzić zestawienie zgodne z tabelą nr 2. Tabela 2 dotyczy co do zasady podejrzenia oszustw (nadużyć) finansowych wykrytych przy weryfikacji wniosku o płatność lub podejrzenia nieprawidłowości podlegającej niezwłocznemu zgłoszeniu do KE zgodnie z art. 29 Rozporządzenia 1828/2006, o których mowa w Zasadach raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL. Ponadto, przykłady nadużyć finansowych znajdują się w Zasadach finansowania PO KL. 3 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku IP II 3. Organy odpowiedzialne za informowanie o nieprawidłowościach, str. 4 Uwaga dotyczy doprecyzowania zadań związanych z informowaniem o nieprawidłowościach przez Instytucje Pośredniczące oraz Instytucje Pośredniczące II Dodanie wskazanego zapisu precyzowałoby czytelnie zadania związane z raportowaniem o nieprawidłowościach dotyczące IZ, IP, IP II. 1

2 stopnia oraz IZ. Zgodnie z informacją zawartą na str. 15 Zestawienie nieprawidłowości niepodlaegających raportowaniu składa się z dwóch tabel, z których pierwsza, dotycząca nieprawidłowości wskazanych w pkt.1 powyżej jest generowana w formie raportu danych z systemu KSI SIMIK ( za pomocą aplikacji Oracle Discoverer) w całości przez Instytucję Zarządzającą. W opinii IP II instrukcja byłaby bardziej czytelna jeśli na str.4 do zadań realizowanych przez Instytucję Zarządzającą PO KL dodana zostałaby informacja o generowaniu przez IZ kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlagających raportowaniu ujętych w Rejestrze obciążeń na projekcie w systemie KSI SIMIK 07-13, dotyczącego IP oraz IP II. 4 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Rozdział 4.1 Definicja nieprawidłowości (ostatni akapit str. 7) Prośba o potwierdzenie, że nieprawidłowości odnoszące się do wydatków nie ujętych w zatwierdzonych wnioskach o płatność nie stanowią nieprawidłowości, o których należy informować, ale stanowią nieprawidłowości w rozumieniu przepisów Rozporządzenia nr 1083/2006. Zgodnie z zapisami Zasad raportowania o nieprawidłowościach w przypadku, gdy w ramach danej nieprawidłowości część wydatków została ujęta w zatwierdzonym wniosku o płatność a część nie, wówczas należy informować o nieprawidłowości, dla której wydatki zostały już zatwierdzone przez instytucję weryfikującą wniosek. Z powyższego zapisu wynika, że wydatki w nie zatwierdzonych wnioskach stanowią również nieprawidłowość (czyli naruszenie artykułu 207 UFP), nie stanowią natomiast nieprawidłowości, o której należy raportować. Należy zwrócić uwagę, że zapisy Zasad Finansowania wskazują z kolei, że nieprawidłowości odnoszą się tylko do wydatków ujętych w zatwierdzonych wnioskach (za wyjątkiem nieprawidłowości polegających na oszustwach finansowych). Doprecyzowano zapisy Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL. Wyjaśnienie. Szczegółowe informacje dotyczące środków podlegających zwrotowi m.in. korekt finansowych i nieprawidłowości znajdują się w Podrozdziale Zasad finansowania PO KL. Pragnę przypomnieć, że wydatki niekwalifikowane stwierdzone na etapie weryfikacji wniosku o płatność nie stanowią ani nieprawidłowości w rozumieniu systemu raportowania o nieprawidłowościach (i tym samym rozporządzenia nr 1083/2006) ani środków wykorzystanych niezgodnie z 2

3 przeznaczeniem, z naruszeniem procedur lub pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości (na podstawie art. 207 ust. 1 UFP 2009). Środki te powinny podlegać bezzwłocznemu zwrotowi na rachunek projektu bez odsetek. Dotyczy to wszelkiego typu wydatków niekwalifikowanych nie zatwierdzonych we wnioskach o płatność, m.in. wydatków poniesionych niezgodnie z prawem zamówień publicznych, prawem pracy oraz wydatków nieefektywnych i zawyżonych. 5 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 4.1 Dopełnienie definicji nieprawidłowości o kwestie dotyczące korekt finansowych oraz regułę proporcjonalności. W opinii IP nie wszystkie przypadki korekt finansowych oraz wydatków niekwalifikowanych wynikających z kontroli projektu nie stanowią nieprawidłowości. Spełnienie reguły proporcjonalności weryfikowane jest na etapie końcowego wniosku o płatność, w którym to przypadku byłoby możliwe obniżenie wydatków kwalifikowalnych w zw. z jej niespełnieniem (zgodnie z Zasadami finansowania PO KL). Niemniej jednak w przypadku kontroli projektu, gdy końcowy wniosek o płatność został zatwierdzony IP wydaje decyzję o zwrocie kwot nieprawnie wydatkowanych, uznając poniesione wydatki za nieprawidłowość. Szczegółowe informacje dotyczące środków podlegających zwrotowi m.in. korekt finansowych i nieprawidłowości znajdują się w Podrozdziale Zasad finansowania PO KL. IZ PO KL nie widzi zasadności dublowania informacji w różnych dokumentach. Wyjaśnienie. Co do zasady kwota wydatków niekwalifkowalnych ustalona w wyniku zastosowania reguły proporcjonalności nie stanowi nieprawidłowości, co również zostało opisane w Zasadach finansowania PO KL. Ponadto, w Zasadach finansowania PO KL wyraźnie określono, że w stosunku do wydatków w zatwierdzonych wnioskach o płatność można stwierdzić: - nieprawidłowość lub - korektę finansową. Korekty finansowe to np.: - wydatki podlegające zwrotowi od uczestników projektu (korekta finansowa wykazywana jest w momencie stwierdzenia konieczności zwrotu środków przez uczestnika projektu bez względu na to, 3

4 czy środki zostały odzyskane od uczestnika czy nie); - wydatek zgłoszony przez beneficjenta jako omyłkowo dwukrotnie ujęty we wnioskach o płatność; - wydatek omyłkowo ujęty przez beneficjenta we wniosku o płatność w zawyżonej wysokości (w stosunku do dokumentu księgowego). Co do zasady nieprawidłowości stwierdzane są podczas kontroli, a korekty finansowe zgłaszane przez beneficjentów. Niemniej jednak, nie wszystkie kwoty uznane za niekwalifikowane w trakcie kontroli muszą stanowić nieprawidłowości (np. kontrola może wykryć oczywistą pomyłkę beneficjenta w wykazaniu wartości dokumentu księgowego). Zakwalifikowanie danej kwoty jako nieprawidłowości lub korekty finansowej dokonywane jest przez IP / IP2 poprzez analizę indywidualnego przypadku w oparciu o definicje zawarte w Zasadach raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL i Zasadach finansowania PO KL. 6 Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich (IP2) Wydział Kontroli Projektów 4.1. Definicja nieprawidłowości str. 4. Jest: Zgodnie z powyższą definicją, Instytucja Certyfikująca, Zarządzająca, Pośrednicząca lub Wdrażająca Pośrednicząca II stopnia... powinno być: Poprzez usunięcie z pierwotnej wersji dokumentu fragmentu: (Instytucja oraz (IP2)) powstał niejasny zapis w postaci: Wdrażająca Pośrednicząca II stopnia. Należy więc usunąć słowo Wdrażająca. Zgodnie z powyższą definicją, Instytucja Certyfikująca, Zarządzająca, Pośrednicząca lub Pośrednicząca II stopnia. 7 Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach Rozdział 4 Podrozdział 4.1 Definicja nieprawidłowości informacja nt. korekt finansowych do wniosków o płatność, tj. kiedy stanowią nieprawidłowości a kiedy korekty finansowe. Doprecyzowanie zapisu dot. korekty finansowej do wniosku o płatność. Wskazanie która z przesłanek nie została spełniona i wydatek nie może zostać uznanym za nieprawidłowość w przypadku wykaza- Patrz pkt. 5. 4

5 8 MPIPS 4.1. Definicja nieprawidłowości trzeci akapit 9 WUP w Krakowie Rozdział ,Podrozdział Należy usunąć słowo Wdrażająca w zdaniu: Zgodnie z powyższą definicją, Instytucja Certyfikująca, Zarządzająca, Pośrednicząca lub Wdrażająca Pośrednicząca II stopnia. Uzupełnić zapis w akapicie W związku z powyższym ( ) o zapis objaśniający pojęcie nieprawidłowości w kwestii źródła finansowania wydatku niekwalifikowalnego: Dodać zapis: Ponieważ środki budżetu ogólnego stanowią środki publiczne, wydatki z wkładu publicznego, nawet będące wkładem własnym Beneficjenta, będą stanowiły nieprawidłowość. Nie jest nieprawidłowością wkład prywatny. nia pomyłkowego wydatku przez beneficjenta w korekcie finansowej do wniosku o płatność (zgodnie z otrzymaną interpretacją każdy przypadek należy traktować indywidualnie).. Kwestia bardzo istotna dla kontrolujących przy stwierdzeniu wydatków niekwalifikowalnych pokrywanych z różnych źródeł finansowania m.in., z wkładu własnego publicznego np. gminy lub wkładu własnego prywatnego( firmy). Wyjaśnienie. Zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006) za nieprawidłowość należy uważać jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w ogólnym budżecie Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego. Co do zasady nieprawidłowości są to kwoty nieprawidłowo wydatkowane bez względu na źródło finansowania (EFS, krajowy wkład publiczny, wkład własny publiczny, wkład własny prywatny). Jednak ponownemu wykorzystaniu nie podlega w ramach projektu nieprawidłowość finansowana ze środków publicznych niestanowiących wkładu własnego. Tylko ta kwota bowiem podlega zwrotowi (zwrot nie dot. państwowych jednostek budżetowych). Natomiast, nieprawidłowości podlegające raportowaniu do KE to gł. nieprawidłowości, których część dotycząca EFS jest wyższa niż 10 tys. euro. 10 WUP w Kra- Rozdział 4,Podrozdział Na końcu Podrozdziału 4.1 pro- Proponowany zapis stanowi fragment 5

6 kowie 4.1. simy dodać zapis: 11 WUP w Krakowie Rozdział 4,Podrozdział 4.1. Sekcja Przykładowo co do zasady za nieprawidłowość nie uznaje się: - wydatków niekwalifikowalnych stwierdzonych na etapie weryfikacji wniosku o płatność, - oszczędności wynikających z końcowego rozliczenia projektu, - wydatków podlegających zwrotowi od uczestników projekt, - wydatków zgłoszonych przez Beneficjenta jako omyłkowo dwukrotnie ujęte we wnioskach o płatność, - wydatków omyłkowo ujętych przez Beneficjenta we wniosku o płatność w zawyżonej wysokości (w stosunku do dokumentu księgowego), - wydatków poniesionych w projekcie na zakup dóbr/usług z uchybieniem dotyczącym ich prawidłowego oznakowania, tj. z naruszeniem zasad Wytycznych dotyczących oznaczenia projektów POKL. Prosimy podać przykłady typowych nieprawidłowości, które stanowią podejrzenie nadużycia finansowego. A ponadto prosimy dodać zapis: Za podejrzenie oszustwa finansowego uznaje się w szczególności sytuację, w której Beneficjent nie posiada żadnych dokumentów potwierdzających realizację projektu, w tym dokumentów księgowych oraz wykorzystanie dofinansowania niezgod- pisma MRR DZF-IV RP/12 z r. W trakcie kontroli wielokrotnie przy definiowaniu nieprawidłowości istnieją liczne wątpliwości czy wykryta nieprawidłowość stanowi podejrzenie nadużycia finansowego i podlega pod art. 27 pkt c) Rozporządzenia 1828/2006. Proponowany zapis stanowi fragment pisma MRR DZF-IV RP/12 z r. Środki podlegające zwrotowi (w tym nieprawidłowości) wraz z przykładami zostały szczegółowo opisane w Podrozdziale Zasad finansowania PO KL. IZ PO KL nie widzi zasadności dublowania tych zapisów w Zasadach raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL. Przykłady nadużyć (oszustw) finansowych zostały wprowadzone do Podrozdziału Zasad finansowania PO KL, tym samym IZ PO KL nie widzi zasadności dublowania zapisów w kolejnym dokumencie. 6

7 nie z przeznaczeniem, tj wydatkowanie środków w sposób oczywisty na inne cele Beneficjenta nie związane z projektem, przy czym przy ocenie, czy dany czyn stanowi oszustwo finansowe uwzględnia się każdorazowo wagę naruszonych przepisów, sposób i okoliczności ich naruszenia, a także skutki ich naruszenia. 12 UMW Lubelskiego Pkt. 4.2 Wstępne ustalenie administracyjne lub sądowe Doprecyzowanie zapisu, iż za datę wstępnego ustalenia należy uznać datę podpisania/odmowy podpisania przez podmiot kontrolowany ostatecznej informacji pokontrolnej lub innego dokumentu kończącego kontrole lub audyt. W opinii IP rozszerzenie zapisu o słowo ostatecznej jest sprzeczne z wcześniejszymi zapisami Zasad, gdyż na początku pkt 4.2 dodano zapis mówiący o tym, że Obowiązek informowania o nieprawidłowościach istnieje jeszcze zanim zostaną zgromadzone wszystkie dane dotyczące danego przypadku nieprawidłowości, czyli już na etapie wykrycia nieprawidłowości Mając na uwadze fakt, iż czynności kontrolne często długo trwają, data ostatecznej informacji pokontrolnej nie będzie zgodna z datą otrzymania pierwszej informacji o nieprawidłowości. 13 MPIPS 4.2. Wstępne ustalenie administracyjne lub sądowe drugi akapit Zdanie Zatem nie jest konieczne ustalenie i potwierdzenie przez IP/IP2 wszystkich danych na temat nieprawidłowości (w tym danych dotyczących wysokości kwoty nieprawidłowości) przed podjęciem raportowania. jest niespójne z zapisami instrukcji wprowadzania danych do KSI umieszczonymi na str. 38: Rejestracja kwot podlegających zwrotowi dokonywana jest w KSI SIMIK 07-13: w przypadku stwierdzenia wydatków niekwalifikowalnych podczas kontroli przeprowadzanej u Konieczność doprecyzowania zapisów i wyjaśnienia wątpliwości w związku z proponowanymi zapisami. Wyjaśnienie. Obowiązek informowania o nieprawidłowościach istnieje jeszcze zanim zostaną zgromadzone wszystkie dane dotyczące danego przypadku nieprawidłowości, czyli już na etapie wykrycia nieprawidłowości. Stwierdzenie, iż nie jest konieczne ustalenie i potwierdzenie przez IP/IP2 wszystkich danych na temat nieprawidłowości (w tym danych dotyczących wysokości kwoty nieprawidłowości) przed podjęciem raportowania dotyczy sytuacji, w której nie mamy pewności, co do ostatecznej kwoty nieprawidłowości. W takiej sytuacji raportować należy szacowaną kwotę nieprawidłowości, która w toku toczącego się postępowania administracyjnego lub sądowego może ulec zmianie. Wówczas IP/IP2 powinna skory- 7

8 beneficjenta po zakończeniu procedury kontradyktoryjnej. Należy mieć również na uwadze, iż nieprawidłowości w rozumieniu Systemu raportowania o nieprawidłowościach, rozliczone w zatwierdzonych wnioskach o płatność powinny być wprowadzane do Systemu (Karta Informacyjna Obciążenia) przed wysłaniem do IZ PO KL kwartalnego raportu o nieprawidłowości podlegającej raportowaniu do KE (raport w systemie IMS) lub kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE. Czy oznacza to że raport nieprawidłowości podlegających raportowaniu do KE można sporządzić bez wypełniania pkt IX. Amounts 3 kwota nieprawidłowości. gować dane dotyczące kwoty nieprawidłowości poprzez raport z działań następczych. Zatem sporządzając raport o nieprawidłowościach podlegających raportowaniu do KE zawsze uzupełniamy część IX. Amounts. Jednocześnie, w instrukcji wprowadzania danych do KSI zapisano, iż Niezależnie od powyższego, należy mieć na uwadze, iż nieprawidłowości w rozumieniu Systemu raportowania o nieprawidłowościach, rozliczone w zatwierdzonych wnioskach o płatność powinny być wprowadzane do Systemu (Karta Informacyjna Obciążenia) przed wysłaniem do IZ PO KL kwartalnego raportu o nieprawidłowości podlegającej raportowaniu do KE (raport w systemie IMS) lub kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE. Zapisy ww. instrukcji zostaną zmienione w tym zakresie przy okazji jej najbliższej aktualizacji. W kontekście wprowadzania danych do systemu KSI SIMIK - kwotę wykrytej nieprawidłowości, co do której nie mamy pełnych danych możemy wprowadzić do systemu KSI SIMIK, natomiast na pewno nie można takiej kwoty certyfikować. Kartę informacyjną obciążenia możemy stopniowo uzupełniać o nowe dane. 14 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 4.2 Dotyczy uszczegółowienia definicji wstępnego ustalenia administracyjnego. Obowiązek informowania o nieprawidłowościach istnieje jeszcze zanim zostaną zgromadzone wszystkie dane dotyczące danego przypadku nieprawidłowości, czyli już na etapie wykrycia nieprawidłowości ( ) Zatem nie jest konieczne ustalenie i potwierdzenie przez IP/IP2 wszystkich danych na temat nieprawidłowości (w tym danych dotyczących wyso- W opinii IP, w części przypadków (z uwagi na skomplikowane kwestie dotyczące uchybień/nieprawidłowości wynikających z kontroli oraz oczekiwanie na opinie prawne, opinie UZP, itp.) nie zawsze jest możliwym (na etapie I Informacji Pokontrolnej) zebranie danych wystarczających do sporządzenia raportu/ informacji potrzebnej do zestawienia nieprawidłowości. Ponadto dane powinny być spójne z ROP oraz KIK w KSI SIMIK. Zgodnie z instrukcją wpisywania danych do KSI SIMIK, przypadku wpisywania pola Kwoty do Patrz pkt

9 kości kwoty nieprawidłowości) odzyskania wymagana jest data decyzji o zwrocie, która nie jest znana na etapie Informacji Pokontrolnej. Wpisywanie dat innych niż wymagane jest niezgodne ze stanem faktycznym, ponadto może prowadzić do nieścisłości i niespójności w danych wykazywanych w ROP/KIK/zestawieniach/ raportach. 15 Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku IP II 4.2. Wstępne ustalenie administracyjne lub sądowe, str.6 Uwaga dotyczy postępowania ze wstępnym ustaleniem administracyjnym lub sądowym. W treści podrozdziału zapis brzmi: Obowiązek informowania o nieprawidłowościach istnieje jeszcze zanim zostaną zgromadzone wszystkie dane dotyczące danego przypadku nieprawidłowości.zatem nie jest konieczne ustalenie i potwierdzenie przez IP/IP2 wszystkich danych na temat nieprawidłowości ( w tym danych dotyczących wysokości kwoty nieprawidłowości) przed podjęciem raportowania. Informacje o nieprawidłowościach, które są przedmiotem wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego należy przesyłać niezależnie od tego czy w toku dalszych postępowań występowanie nieprawidłowości zostało potwierdzone, czy nie oraz czy szczególne dane na jej temat uległy zmianie lub doprecyzowaniu. Doprecyzowanie zapisu o momencie obowiązku informowania o nieprawidłowości do Zasad wprowadzania danych do KSI Patrz pkt. 13. Zdaniem IP II zapis o obowiązku informowania o stwierdzonej nieprawidłowości w sytuacji gdy jeszcze nie jest znana wysokość kwoty nieprawidłowości jest niespójny z Zasadami wprowadzania danych do KSI gdzie z danych wprowadzonych do sys- 9

10 temu KSI generowany jest raport na temat kwot ujętych we wnioskach o płatność. 16 IK NSRO 4.2 Wstępne ustalenie administracyjne lub sądowe Sugerujemy zmianę/usunięcie zapisów odnośnie obowiązku raportowania nieprawidłowości zanim zostaną zgromadzone wszystkie dane. Wprowadzone zapisy odnośnie raportowania nieprawidłowości dla których nie zgromadzono wszystkich danych (w tym danych dotyczących wysokości kwot) mogą powodować problemy z kwalifikacją nieprawidłowości jako podlegającą/nie podlegającą raportowaniu do KE. Jednocześnie należy zauważyć, że proponowane zapisy mogą powodować problemy w trakcie weryfikacji formalnej/merytorycznej danej nieprawidłowości przez IP/IZ/IA. Patrz pkt. 13. Obowiązek informowania o nieprawidłowościach istnieje jeszcze zanim zostaną zgromadzone wszystkie dane dotyczące danego przypadku nieprawidłowości, czyli już na etapie wykrycia nieprawidłowości. Nie jest konieczne ustalenie i potwierdzenie przez IP/IP2 wszystkich danych na temat nieprawidłowości (w tym danych dotyczących wysokości kwoty nieprawidłowości) Raportować należy szacowaną kwotę nieprawidłowości, która w toku toczącego się postępowania administracyjnego lub sądowego może ulec zmianie. Wówczas IP/IP2 powinna skorygować dane dotyczące kwoty nieprawidłowości poprzez raport z działań następczych. Istnieje też możliwość anulowania nieprawidłowości. Takie postępowanie wynika bezpośrednio z celu systemu informowania o nieprawidłowościach, który powinien umożliwić szybką interwencję Komisji Europejskiej lub innych Państw Członkowskich, których ewentualnie dotyczy dana nieprawidłowość. 17 WUP Olsztyn 4.2. Wstępne ustalenie administracyjne lub sądowe Obowiązek informowania o nieprawidłowościach istnieje jeszcze zanim zostaną zgromadzone wszystkie dane dotyczące danego przypadku nieprawidłowości, czyli już na etapie wykrycia nieprawidłowości W praktyce raportowanie nieprawidłowości, co do których, brak jest jeszcze potwierdzenia, że środki zostały wydane w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami spowoduje natłok niewiarygodnych informacji. W wielu przypadkach, w toku procedury kontrolnej, dopiero na etapie wydawania zaleceń pokontrolnych można stwierdzić, że dany koszt niekwalifikowalny stanowi nieprawidłowość, gdyż w wyniku wyjaśnień nadesłanych przez beneficjenta IP2 może zmienić stanowisko dotyczące kwalifikowalności wydatków. Trudno będzie również raportować nieprawidłowość, w przypadku której nie określono jeszcze jej wysokości. W związku z tym, że większość nieprawidłowości jest raportowana w systemie kwartalnym, dochodzić będzie do rozbieżności przy weryfikacji raportów Patrz pkt

11 z danymi w SIMIK, co z kolei pociągnie za sobą konieczność ciągłego korygowania raportów pomiędzy okresami sprawozdawczymi. 18 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze 4.2. Wstępne ustalenie administracyjne lub sądowe W opinii IP2 jest konieczne ustalenie i potwierdzenie wszystkich danych na temat nieprawidłowości, zwłaszcza danych dotyczących wysokości kwoty nieprawidłowości, przed podjęciem raportowania. Informacje te winny być w ocenie IP2, potwierdzone ewentualnie w wyniku dalszych czynności szczegółowe dane na temat nieprawidłowości winny ulec zmianie lub doprecyzowaniu. Stan faktyczny ujęty w treści informacji pokontrolnej, odzwierciedlający realizacje projektu, nie musi prowadzić do stwierdzenia i potwierdzenia istnienia nieprawidłowości. Informacja pokontrolna potwierdza co do zasady wystąpienie uchybień / nieprawidłowości, co do których beneficjent ma możliwość złożenia wyjaśnień / zastrzeżeń. Analiza przedmiotowych wyjaśnień / zastrzeżeń, prowadzi w konsekwencji do zaleceń pokontrolnych, w których znajdują się dane dotyczące stwierdzenia i potwierdzenia przez IP2 danej nieprawidłowości. Patrz pkt. 16. A zatem tworzenie raportu po przekazaniu przez beneficjenta informacji pokontrolnej (podpisanej lub nie), będzie odzwierciedlać raczej przeprowadzanie czynności kontrolnych (prac zespołu kontrolnego), aniżeli sam fakt wystąpienia nieprawidłowości, zwłaszcza w sytuacji przesłania wyjaśnień / zastrzeżeń beneficjenta o terminie i ich nieuwzględnieniu przez zespół kontrolujący. Wówczas pomimo iż w wyniku wyjaśnień beneficjenta dane uchybienie nie będzie nieprawidłowością, kwestia nieprawidłowości nie będzie ostatecznie rozstrzygnięta. Brak ewentualnych danych dotyczących kwoty nieprawidłowości może prowadzić do błędnej weryfikacji, czy dana nieprawidłowość co do zasady będzie podlegać raportowaniu. Czy dotyczy kwoty obejmującego raportowanie kwartalne czy powinna zostać przekazana kwartalnym zestawieniem i czy w przypadku tzw. Raportów łącznych zasadne jest ich sporządzanie, z uwagi na brak możliwości zweryfikowania przekroczenia łącznie progu sprawoz- 11

12 dawczego. Brak danych dotyczących potwierdzenia nieprawidłowości, naruszonych przepisów prawa, uzasadnienia nieprawidłowości, może nastarczyć problemów natury formalnej dotyczącej samego uzupełniania danych w raporcie w IMS, ich weryfikację przez instytucje nadrzędne. Mając na uwadze ogólne zasady instrukcje wypełniania raportów, powyższy brak danych spowoduje dodatkowe trudności w weryfikacji raportów. Samo podejrzenie istnienia uchybienia, które nie zostanie potwierdzone wystąpieniem nieprawidłowości spowoduje generowanie, dużej liczby raportów, w konsekwencji zupełnie niezasadnych i niepotrzebnych. Zasadnym w ocenie IP2, byłoby ujęcie w treści przedmiotowych zasad, iż w przypadku, gdy w trakcie kontroli stwierdzono istnienie nieprawidłowości, co zostało zapisane w informacji pokontrolnej / zaleceniach pokontrolnych, należy przekazać odpowiednie informacje o wystąpieniu nieprawidłowości zgodnie z trybem określonym w niniejszych Zasadach. 19 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Rozdział 4.2 Wstępne ustalenie administracyjne lub sądowe a) Proponuje się, aby doprecyzować sposób raportowania w sytuacji, kiedy nie jest znana kwota nieprawidłowości. b) Ponadto proszę o doprecyzowanie pojęcia etap wykrycia nieprawidłowości, czy chodzi tutaj o dokonanie wstępnego ustalenia administracyjnego (Zapis z Zasad raportowania), czy też etap czynności prowadzących do powstania pierwszego podeja) Zgodnie z wprowadzonymi zapisami obowiązek raportowania istnieje zanim zostaną ustalone wszystkie dane n.t. nieprawidłowości (w tym kwota). Z uwagi na fakt, że nie jest znana np. kwota naruszenia nie ma możliwości wprowadzenia przedmiotowej nieprawidłowości do systemu KSI. Czy w takim wypadku należy wypełnić raport o nieprawidłowości czy też tabelę dotyczącą nieprawidłowości nie ujętych w rejestrze obciążeń na projekcie w systemie KSI SIMIK (rozdział 6.2). Patrz pkt. 16. Informowanie o nieprawidłowościach bazuje na dacie wstępnego ustalenia administracyjnego. Informacją dodatkową jest data pierwszej informacji prowadzącej do podejrzenia nieprawidłowości, która może być datą wcześniejszą. W powołanym piśmie błędnie powołano się na data pierwszej informacji prowadzącej do podejrzenia nieprawidłowości. 12

13 rzenia nieprawidłowości (zapis z pisma z dnia r., sygnatura DZF-IV-82257(23)-169- MU/12)? b) W przedmiotowym rozdziale Zasad raportowania wskazano, iż obowiązek informowania o nieprawidłowościach istnieje już na etapie wykrycia nieprawidłowości. Te same zapisy pojawiły się w piśmie z dnia r. (sygnatura DZF-IV-82257(23)-169- MU/12). Jednocześnie w przedmiotowym piśmie wskazano, iż pierwszy raport w danej sprawie należy przekazywać po zakończeniu kwartału zawierającego datę pierwszej informacji prowadzącej do podejrzenia nieprawidłowości. Powyższe jest niezgodne z Zasadami raportowania, które mówią, iż procedura związana z informowaniem o nieprawidłowościach rozpoczyna się wstępnym ustaleniem administracyjnym. W przedmiotowym piśmie wskazano również daty, które należy uznać jako daty pierwszej informacji prowadzącej do podejrzenia nieprawidłowości, z tym że w Zasadach raportowania są to daty podane jako daty wstępnego ustalenia administracyjnego. Raporty o nieprawidłowościach rozróżniają dwie daty: zarówno datę pierwszej informacji prowadzącej do podejrzenia nieprawidłowości oraz datę wstępnego ustalenia administracyjnego. Są to zazwyczaj dwie różne daty. Należy również zaznaczyć, że nie zawsze wynik kontroli będzie mógł być uznany jako wstępne ustalenie administracyjne. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w sytuacji, gdy wynik kontroli nie zawiera informacji, iż stwierdzone naruszenia są nieprawidłowościami, wówczas instytucja odpowiedzialna za informowanie o nieprawidłowościach dokonuje oceny czy dane naruszenie 13

14 20 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 21 DIC Rozdz. 5.2 Nieprawidłowości podlegające kwartalnemu zgłoszeniu do KE 4.3 Dotyczy zapisu: po dokonaniu wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego w odniesieniu do danej nieprawidłowości w ramach PO KL, właściwa instytucja dokonuje jej rejestracji w module Rejestr obciążeń na projekcie w KSI SIMIK część pt. Kurs przeliczeniowy Należy zmienić zapis: W przypadku niejednorazowej refundacji nieprawidłowego wydatku, odbywającej się etapami poprzez składanie kolejnych wniosków o płatność, do przeliczenia całkowitej kwoty nieprawidłowości można zastosować kurs wymiany z miesiąca, w którym został zaksięgowany ostatni wydatek. na W przypadku niejednorazowej refundacji nieprawidłowego wydatku, odbywającej się etapami poprzez składanie kolejnych wniosków o płatność, do przeliczenia całkowitej kwoty nieprawidłowości należy zastosować kurs jest nieprawidłowością. Ww ocena zakwalifikowania jako nieprawidłowość jest wstępnym ustaleniem administracyjnym. Zgodnie z Zasadami wprowadzania danych do krajowego systemu informatycznego SIMIK w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki : Rejestracja kwot podlegających zwrotowi dokonywana jest w KSI SIMIK 07-13: ( ) w przypadku odzyskiwania środków poprzez wezwanie beneficjenta do zwrotu niezwłocznie po wysłaniu wezwania do zapłaty beneficjentowi. Z powyższego wynika, że zapisy przedmiotowych dokumentów są niespójne. Ponadto wezwanie do zwrotu środków zamieszczane jest w Zaleceniach pokontrolnych, które wg IZ nie są uważane za dokument stanowiący wstępne ustalenie administracyjne. Powyższe dotyczy również uwag zamieszczonych w pkt. 2 niniejszej tabeli. Zgodnie z najnowszymi wytycznymi Departamentu Ochrony Interesów Finansowych UE z r. wprowadzono obowiązek stosowania jednego kursu dla wszystkich przeliczeń stosowanych w danym raporcie o nieprawidłowościach: - przy przeliczaniu kwot dla wartości przedsięwzięcia oraz kwoty nieprawidłowości dla przypadków, w których całość kwoty nieprawidłowości stanowią wydatki już zadeklarowane stosować należy kurs, po którym kwota została zadeklarowana do KE lub po kursie, w którym został zaksięgowany przez IC ostatni nieprawidłowy wydatek; - przy przeliczaniu kwot dla wartości Patrz pkt

15 wymiany z miesiąca, w którym został zaksięgowany ostatni wydatek. przedsięwzięcia oraz kwoty nieprawidłowości dla przypadków, w których całość kwoty nieprawidłowości stanowią wydatki jeszcze niezadeklarowane, stosować należy kurs z miesiąca, w którym dokonano wstępnego ustalenia dministracyjnego lub sądowego; - przy przeliczaniu kwot dla wartości przedsięwzięcia oraz kwoty nieprawidłowości dla przypadków, w których część kwoty nieprawidłowości stanowią wydatki już zadeklarowane a część wydatki jeszcze niezadeklarowane, stosować należy tylko jeden z ww. kursów dla wszystkich kwot (niezależnie od występowania dwóch rodzajów wydatków) kursu po którym został zaksięgowany przez IC ostatni NIEPRAWIDŁOWY wydatek. 22 UMW Lubelskiego Pkt. 5.2 Nieprawidłowości niepodlegające raportowaniu do KE Doprecyzowanie zapisów dotyczących kursu przeliczeniowego. W opinii IP opis kursu przeliczeniowego jest niedoprecyzowany. IP proponuje doprecyzować opis kursu przeliczeniowego zgodnie z Komunikatem Ministra Finansów, a mianowicie: Przy przeliczaniu kwot dla wartości przedsięwzięcia oraz kwoty nieprawidłowości dla przypadków, w których całość kwoty nieprawidłowości stanowią wydatki już zadeklarowane stosować należy kurs, po którym kwota została zadeklarowana do KE lub po kursie, w którym został zaksięgowany przez IC ostatni nieprawidłowy wydatek; Przy przeliczaniu kwot dla wartości przedsięwzięcia oraz kwoty nieprawidłowości dla przypadków, w których całość kwoty nieprawidłowości stanowią wydatki jeszcze niezadeklarowane, stosować należy kurs z miesiąca, w którym dokonano wstępnego 15

16 ustalenia administracyjnego lub sądowego; Przy przeliczaniu kwot dla wartości przedsięwzięcia oraz kwoty nieprawidłowości dla przypadków, w których część kwoty nieprawidłowości stanowią wydatki już zadeklarowane a część wydatki jeszcze niezadeklarowane, stosować należy tylko jeden z ww. kursów dla wszystkich kwot (niezależnie od występowania dwóch rodzajów wydatków) kursu po którym został zaksięgowany przez IC ostatni nieprawidłowy wydatek. 23 MPIPS 5.2. Nieprawidłowości niepodlegające raportowaniu do KE kurs. Sugeruje się dodanie przykładu dotyczącego wyznaczenia kursu dla wprowadzanych nieprawidłowości np. w sytuacji gdy nieprawidłowość dotyczy czterech WNP, z których trzy zostały już certyfikowane, a czwarty został właśnie ujęty w deklaracji, ale ta nie została jeszcze certyfikowana. W powyższym przykładzie zostałby również wskazany kurs, który należałoby zastosować dla czwartego WNP. Dodatkowo należałoby doprecyzować, czy po otrzymaniu informacji o kursie po jakim faktycznie certyfikowano czwarty WNP należałoby złożyć raport następczy, przeliczając od nowa kwotę nieprawidłowości. Ułatwi sporządzanie raportów, rozwieje wątpliwości. IZ PO KL nie widzi zasadności wprowadzania ww. przykładu. W zasadach doprecyzowano zapisy dot. kursów przeliczeniowych. Ponadto, liczba uwag zgłaszanych przez IP2/IP w stosunku do zastosowania błędnego kursu przeliczeniowego oraz błędów w raportach w tym zakresie jest niewielka. 24 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości 6. System informowania o nieprawidłowościach (str schematy) Schematy są nieczytelne. Przygotowane schematy są nieczytelne. Strzałki nie prowadzą do żadnych elementów schematu. W niektórych schematach zastosowano czcionkę Comic Sans MS zamiast Arial. 16

17 25 MPIPS 6. System informowania o nieprawidłowościach ostatni akapit 26 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 27 DIC Rozdz. 6 System informowania o nieprawidłowościach 28 WUP w Krakowie Sugeruje się dodanie formy (pismo tradycyjne czy poczta elektroniczna) jaką IZ będzie przekazywać uwagi do raportów IP. 6.1 Raporty tworzone przez IP 2 podlegają weryfikacji przez IP W Zasadach nie określono terminu przesyłania raportów z IP do IP2. Rys. 1 Schemat przekazywania kwartalnych zestawień nieprawidłowości, rozdz. 6.1 Raporty o nieprawidłowościach Rozdział 6, Podrozdział MPIPS trzeci akapit oraz 6.2. Kwartalne zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu tabela 1 Do- Należy dostosować system przekazywania raportów/zestawień nieprawidłowości do specyfiki wdrażania programu w ramach V osi, ponieważ MAiC pełni obecnie rolę IP. Ponadto, należy uwzględnić sytuację, iż IZ może sama tworzyć raporty dot. nieprawidłowości na podstawie informacji uzyskanych w trakcie wykonywania własnych obowiązków. Proszę podać przykłady nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE nie ujętych w rejestrze obciążeń na projekcie w systemie KSI SIMIK 07-13, które należy ujmować w tabeli 2 (zał.1). Wydłużenie terminu złożenia raportów o nieprawidłowościach podlegających zgłoszeniu do KE z 10 dni kalendarzowych po zakończeniu każdego kwartału Konieczność doprecyzowania zapisów. W związku z obowiązkiem weryfikacji raportów przesłanych przez IP2 przez IP koniecznym jest wskazanie daty przekazania przedmiotowych raportów do IP. Ponadto termin obowiązujący IP - 10 dni jest niewystarczający. Uzasadnieniem powyższego jest konieczność zebrania i opracowania o wiele bardziej szczegółowych informacji (przy jednocześnie bardzo dużej liczbie kontroli) oraz ich weryfikacja, co przy obowiązku sprawdzenia danych przesłanych przez IP2 może prowadzić do opóźnień w przesyłaniu raportów. Dostosowanie zapisów do obecnie występującej struktury wdrażania PO KL. W kwestii nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE nie ujętych w rejestrze obciążeń na projekcie w systemie KSI SIMIK 07-13, które należy ujmować w tabeli 2 (zał.1) są w Zasadach mało czytelne zapisy. Wydaje się zasadne wydłużenie podanego okresu, z uwagi na czas potrzebny do weryfikacji oraz konieczność ewentualnego poprawienia raportów otrzymanych od IP2 w ramach Wirtualnej Instytucji Rapor- Celowy brak wskazania terminu przez IZ, którego zasadność została potwierdzona przez IP / IP2 na spotkaniu grupy roboczej ds. finansowych w dniu 10 grudnia 2012 r. Do decyzji pomiędzy IP2 a IP. Patrz pkt. 2. Terminy przekazywania raportów pozostają bez zmian z uwagi na obowiązujące IZ PO KL oraz MF terminy przekazywania 17

18 kumenty i terminy obowiązujące Instytucje Pośredniczące II stopnia (IP 2) oraz Instytucje Pośredniczące do 15 dni kalendarzowych. tującej. Należy zauważyć, że IZ rezerwuje sobie 40 dni kalendarzowych na weryfikację i przekazanie do MF-R i do wiadomości IC raportów sporządzony przez IP i IP2 w systemie IMS. informacji do KE. IP2 mogą sporządzać raporty o nieprawidłowościach jeszcze w kwartale, którego dany raport dotyczy. 30 UMW Lubelskiego Pkt 6.1 Raporty o nieprawidłowościach Należy doprecyzować procedury informowania IP przez IZ (np. drogą mailową) o skierowaniu do korekty raportu w systemie IMS. W chwili obecnej doprecyzowane są procedury jedynie pomiędzy IP a IP2. W opinii IP należy analogicznie doprecyzować/uszczegółowić procedury informowania o wycofaniu raportu w systemie IMS pomiędzy IZ a IP. Usprawni to system, mając na uwadze krótkie terminy na dokonywanie korekty raportów w systemie IMS. 31 UMW Lubelskiego Pkt 6.1 Raporty o nieprawidłowościach IP proponuje wydłużyć termin na skorygowanie raportów w systemie IMS do 10 dni kalendarzowych. W opinii IP termin wskazany w Zasadach tj. 5 dni kalendarzowych na dokonanie korekty raportów w systemie IMS przez IP jest za krótki. Od stycznia 2013 r. IP będzie weryfikować i przekazywać do IZ raporty sporządzone przez IP2, w związku z czym może wystąpić sytuacja, w której do poprawy zostanie zwrócony raport sporządzony przez IP2. Wtedy IP zobowiązana zostaje do przekazania tego raportu do IP2 celem korekty, a następnie ponownie go zweryfikować. W związku z powyższym IP wnosi o zwiększenie czasu na dokonanie stosownych korekt do 10 dni kalendarzowych. Patrz pkt WUP Olsztyn 6.1. Raporty o nieprawidłowościach Brak informacji o tym, czy IP2 ma obowiązek informowania IP o braku raportów, a jeżeli tak, to w jakiej formie. W rozdziale jest jedynie mowa o tym, że IP przekazuje tradycyjna drogą informacje zarówno o wprowadzonych do IMS raportach lub o ich braku. 33 IK NSRO 6.1. Raporty o nieprawidłowościach (sekcja 3) Sugerujemy doprecyzowanie zapisów odnośnie sposobu kontaktów użytkowników w ramach danej instytucji wirtualnej poprzez dodanie katalogu sposobu kontaktów pomiędzy użytkownikami. Określenie katalogu sposobów kontaktu między użytkownikami w ramach danej instytucji wirtualnej pozwoli na wybranie przez daną instytucję najbardziej efektywnego sposobu komunikacji, co bezpośrednio przełoży się na sprawniejsze wdrożenie zapisów Zasad... Celowy brak wskazania sposobu komunikacji pomiędzy użytkownikami systemu IMS przez IZ, którego zasadność została potwierdzona przez IP / IP2 na spotkaniu grupy roboczej ds. finansowych w dniu 10 grudnia 2012 r. Do decyzji pomiędzy IP2 a IP. 18

19 34 IK NSRO Rys. 2. Schemat przekazywania raportów o nieprawidłowościach Raport o nieprawidłowości jest przekazywany do MF-R i do IC. IC otrzymuje raport nie tylko do wiadomości. Niezgodność z zapisami PION i Wytycznymi MRR w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości... Niemniej jednak schemat dotyczy przekazywania raportów o nieprawidłowościach w systemie IMS. Natomiast w zapisach PION oraz Wytycznych MRR jest mowa o tym, iż IZ PO KL zobowiązana jest do informowania MF oraz IC o nieprawidłowościach podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE, co faktycznie ma miejsce w formie pisma przekazywanego do wiadomości IC. 35 WUP Olsztyn 6.1. Raporty o nieprawidłowościach W sytuacji nieprawidłowo wypełnionych raportów, Instytucja Zarządzająca odrzuca raport w systemie IMS oraz zwraca się z prośbą o dokonanie korekty raportu. Instytucja Pośrednicząca ma obowiązek przekazać prawidłowo wypełniony raport w ciągu 5 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji z Instytucji Zarządzającej. Korektę raportu przekazuje się w systemie IMS. W przypadku gdy przekazanie korekty raportu w ciągu 5 dni kalendarzowych nie jest możliwe, Instytucja Pośrednicząca informuje o tym fakcie pisemnie Instytucję Zarządzającą. Brak informacji w jaki sposób IZ przekazuje do IP prośbę o dokonaniu korekty. Biorąc pod uwagę konieczność przekazania uwag do IP2 5 dniowy termin korekty jest bardzo krótki. 36 Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze Nieprawidłowości podlegające kwartalnemu raportowaniu do Komisji Europejskiej Raporty o nieprawidłowościach tworzone przez IP oraz IP2 przesyłane są przez IP do IZ w terminie 10 dni kalendarzowych po zakończeniu każdego kwartału. Prosimy o przeanalizowanie sytuacji i wskazanie realnego terminu na przekazanie raportów przez IP2 do IP i ich dalszego przekazania po weryfikacji do IŻ. Patrz pkt

20 Powyższy termin na sporządzanie i przekazywanie raportu o nieprawidłowościach do IP, przy zachowaniu terminu przekazania raportów do IZ, będzie stanowiło istotny problem w prawidłowej i terminowej realizacji zadań IP2 w tym zakresie, w szczególności z uwagi na dni ustawowo wolne, znaczną ilość kontroli, pojawiającą znaczną ilość nieprawidłowości, skomplikowanych przypadków wymagających konsultacji / wyjaśnień, konieczności weryfikacji prawidłowości zapisów w Rejestrze obciążeń na projekcie w KSI. Ponadto, w przypadku przekazywania niepełnych informacji w raportach (przy założeniu, że samo PODEJRZENIE WYSTĄPIENIA NIEPRWA- IDŁOWOŚCI JEST WYSTAR- CZJĄCE), dokonanie poprawności wprowadzonych danych do raportów przez IP oraz koordynację zadań realizowanych w tym zakresie przez wiele komórek jednego urzędu, termin 10- dniowy dla IP2 zostanie de facto, bardzo skrócony, będzie wymagał bardzo intensywnej pracy i może okazać się nierealny. Będzie to stanowiło utrudnienie realizacji obowiązku raportowania o nieprawidłowościach. 37 Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach Rozdział 6, Podrozdział Raporty o nieprawidłowościach podlegających kwartalnemu zgłoszeniu przekazanie informacji w terminie 10 dni od zakończenia kwartału zdaniem IP2 termin ten jest zbyt krótki oraz określony tylko dla IP. Wskazany termin jest określony dla IP, natomiast nie zostało określone ile dni będzie miała IP2 na sporządzenie przedmiotowego raportu. Biorąc pod uwagę zmiany w sposobie raportowania (konieczność przesłania raportu do IP, weryfikacja przez IP, przekazanie uwag IP o ewentualnych poprawkach w Patrz pkt. 26 i