Międzynarodowy Standard Opisu Instytucji z Zasobem Archiwalnym (ISDIAH) Archiwum Uniwersytetu Warszawskiego. Olena Ostrowska

Transkrypt

1 Międzynarodowy Standard Opisu Instytucji z Zasobem Archiwalnym (ISDIAH) wobec informacji, o działalności i usługach instytucji, zamieszczonych na stronie internetowej - przykład Archiwum Uniwersytetu Warszawskiego. Olena Ostrowska

2 Prace nad opracowaniem standardu Komitet Dobrych Praktyk i Standardów Archiwalnych (ICA/CBPS) prowadził 4 lata. Ostateczny tekst ogłoszono w 2008 r.

3 Standard zaleca jak tworzyć wzorcowy opis instytucji z zasobem archiwalnym, ale równie dobrze może być użyty przez biblioteki, muzea, przedsiębiorstwa czy też indywidualne osoby, które przechowują archiwalia.

4 Standard umożliwia: jednoznaczną identyfikację danej instytucji, dostarczenie informacji o dostępie do zasobu, oferowanych usługach wygenerowanie wzorcowej listy instytucji z zasobem archiwalnym tworzenie połączeń z podobnymi wzorcowymi listami bibliotek i muzeów, opracowanie wspólnych katalogów ( odsyłaczy do adresów internetowych) instytucji dziedzictwa kulturowego na szczeblu: regionalnym, krajowym i międzynarodowym zastawienie statystyk dotyczących instytucji z zasobem archiwalnym

5 Użytkownik dzięki konkretnym i znormalizowanym danym, które zostały umieszczone np. w informatorze o instytucjach z zasobem archiwalnym lub na stronach internetowych archiwów może w pełni zrozumieć co znajduje się w danej instytucji oraz jakie usługi ona świadczy.

6 Elementy opisu instytucji zebrane są w ISDIAH w sześć bloków: BLOK IDENTYFIKACJI BLOK KONTAKTU BLOK OPISU BLOK UDOSTĘPNIANIA BLOK USŁUG BLOK KONTROLNY

7 Blok identyfikacji: Identyfikator: zaleca się zastosowanie unikatowego, jednoznacznego, identyfikatora (numerycznego lub alfanumerycznego) dla każdej instytucji z zasobem archiwalnym, który będzie rozpoznawalny i jednocześnie połączony z resztą systemów identyfikacji instytucji opracowanych na szczeblu międzynarodowym Archiwum UW nie posługuje się takim ID

8 hasło wzorcowe nazwy: znormalizowana nazwa, która jednoznacznie identyfikuje instytucję Archiwum Uniwersytetu Warszawskiego Polska warianty nazwy: brak informacji inne nazwy/skróty: Archiwum UW AUW typ instytucji z zasobem archiwalnym : Archiwum zakładowe (ale podobnie do historycznych archiwów innych uniwersytetów) z powierzonym zasobem archiwalnym, składowanym wieczyście. Nie ma o tym informacji na stronie.

9 Strona główna Archiwum UW:

10 Jeżeli chcemy znaleźć stronę Archiwum przez główną stronę uniwersytecką to kolejno wchodzimy: O Uniwersytecie - Struktura - Inne jednostki - Archiwum

11 Blok kontaktu: adres, lokalizacja telefon, fax, Dwa adresy - dwie siedziby: Dokumentacja studencka z lat , powojenne akta studentów WL, WFARM, WWET, WTK i STP oraz akta ogólne Uniwersytetu znajdują się: Warszawa, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28 tel. (22) ; faks (22) mail: archiwumuw@adm.uw.edu.pl Czytelnia naukowa: poniedziałek-piątek w godz. 9:00-14:00 Dokumentacja studencka, przewody doktorskie, habilitacyjne, profesorskie oraz akta osobowe po 1945 roku znajdują się: Warszawa, ul. Smyczkowa 14 p. 13 tel. (22) , faks (22) mail: archiwum@adm.uw.edu.pl Czytelnia naukowa: poniedziałek-piątek w godz. 9:00-14:00

12 osoby sprawujące urząd/ kierownictwo: Dyrektor Archiwum mgr Krzysztof Pilecki mail: Zastępca dyrektora Barbara Krzyżanowska mail: Kierownik Oddziału Udostępniania Alicja Łabęda

13 Blok opisu: historia/dzieje instytucji z zasobem archiwalnym : O Archiwum.

14 kontekst geograficzny i kulturowy: nie ma na stronie archiwum specjalnie wyszczególnionych informacji związanych z tym polem.

15 podstawa prawna działalności: żadnych informacji na stronie

16 Na modelowej stronie Archiwum UMK wygląda to tak:

17 struktura administracyjna/organizacja wewnętrzna: Rada Archiwum UW Przewodniczący prof. dr hab. Sławomir Gawlas Dyrektor Archiwum - mgr Krzysztof Pilecki mail: kpilecki@adm.uw.edu.pl Zastępca dyrektora - Barbara Krzyżanowska mail: b.krzyzanowska@uw.edu.pl Kierownik Oddziału Udostępniania - Alicja Łabęda

18 Przykładowo, na stronie Archiwum UMK:

19 organizacja wewnętrzna w AUMK:

20 zasady zarządzania dokumentami i gromadzenia zbiorów: brak oddzielnych informacji w tym polu. W przypadku AUW zakładki: O Archiwum oraz Zasób podają pewne informacje na ten temat.

21 budynki: tutaj pojawić powinna się informacja na temat budynku/budynków archiwum, ogólna (także architektoniczna) charakterystyka obiektu, określenie powierzchni magazynowej i jej wykorzystanie wobec maksymalnej pojemności. Takiej informacji nie ma na stronie. Główna część Archiwum UW mieści się w Oficynie Pałacu Potockich.

22 zasoby archiwalne i inne:

23

24 pomoce archiwalne i publikacje: Brak jakiejkolwiek informacji na stronie.

25 Blok udostępniania: godziny urzędowania: Czytelnia naukowa: poniedziałek-piątek (Krakowskie Przedmieście i Smyczkowa - takie same godziny) Brak informacji jak działa archiwum: w okresie wakacji akademickich (lipiec - wrzesień), w przerwie międzysemestralnej, podczas ferii świątecznych (większość wydziałów, bibliotek na UW jest zamknięta).

26 warunki i wymagania dotyczące udostępniania : Brak jakichkolwiek informacji na stronie, nie ma regulaminu.

27 Regulamin Archiwum Uniwersytetu Warszawskiego został uchwalony przez Senat UW 28 czerwca 1985 r.

28 Przykładowo, w Archiwum BUW znajdziemy (na stronie internetowej biblioteki) regulamin zawierający 8 paragrafów i formularze do pobrania: Informacje praktyczne dotyczące korzystania z zasobu archiwalnego BUW Czytelnicy korzystają ze zbiorów Archiwum BUW w czytelni Archiwum. Czytelnik zobowiązany jest do zapoznania się i przestrzegania Regulaminu udostępniania w Archiwum BUW (poniżej) Czytelnicy mogą sporządzać notatki wyłącznie za pomocą ołówka lub przenośnego komputera. Terminy większych kwerend oraz ich zakres należy każdorazowo uzgodnić (telefonicznie lub em). Czytelnicy niebędący pracownikami naukowymi zobowiązani są do złożenia listu polecającego od opiekuna naukowego lub z instytucji, które reprezentują. Katalogi zespołów dostępne są w czytelni Archiwum BUW Zasady udostępniania akt jednostkom organizacyjnym BUW Dokumenty do pobrania: Zgłoszenie użytkownika Oświadczenie

29

30 dostępność dla osób niepełnosprawnych: brak informacji dojazd/komunikacja: brak jakichkolwiek informacji o tym jak można dojechać/parkować tudzież w którym miejscu kampusu głównego UW znajduje się archiwum.

31 Blok usług: pomoc dla badaczy/prowadzących poszukiwania archiwalne: Powinna pojawić się informacja o usługach świadczonych na miejscu np.: czytelnia/pracownia naukowa, kwerenda, wewnętrzna biblioteka (dostęp do księgozbioru podręcznego), mikrofisze/mikrofilmy, sprzęt audio-wizualny, możliwość korzystania z komputerów. Czy wykonują kwerendy odpłatnie, jaki jest cennik takich usług? Na stronie nie ma żadnej informacji (w archiwum jest malutka czytelnia, coś w rodzaju księgozbioru podręcznego, jeden komputer, są inwentarze; kwerendy wykonywane są nieodpłatnie).

32 usługi reprograficzne: brak jakiejkolwiek informacji o dostępnych możliwościach fotokopiowania/mikrofilmowania/fotografowania/ digitalizacji/skanowania. Zasady i ograniczenia? Cennik? przestrzeń publiczna: powinno to pole zawierać informacje o dostępnych wystawach, (bez)płatnym dostępie do internetu, najbliższym bankomacie, punkcie sprzedaży wydawnictw/publikacji danej instytucji itp.

33 Blok kontrolny: identyfikator opisu: identyfikacja opisu instytucji w odniesieniu do kontekstu, w którym opis zostanie użyty. Zawiera np. kod kraju (lista zgodna z ISO 3166) oraz unikatowy identyfikator zgodny z krajowymi zwyczajami identyfikator instytucji: nazwa komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za stworzenie, rozpowszechnianie i dalsze modyfikacje opisu instytucji

34 reguły i konwencje: identyfikacja krajowych i międzynarodowych reguł zastosowanych przy tworzeniu opisu status opisu: informacja o aktualności opisu tzn. czy rekord jest: w projekcie, wersji końcowej, modyfikowanej czy też został usunięty stopień szczegółowości opisu: minimalny, częściowy czy też pełny daty utworzenia, modyfikacji lub usunięcia opisu język/języki które zastosowano w opisie źródła: wskazanie materiałów, źródeł z których korzystano tworząc opis instytucji archiwalnej uwagi dotyczące aktualizacji: informacja dotycząca utworzenia, modyfikacji i zmian w opisie. Można wspomnieć nazwisko osoby odpowiedzialnej za utworzony opis

35 A propos bloku kontrolnego: przy pustych zakładkach: Udostępnianie, Akty normatywne, Praktyki studenckie ) zaznaczono jaki jest status opisu t.j: strona w budowie Na końcu strony internetowej pojawia się nota Copyright Archiwum UW TM Strona AUW istnieje w języku polskim, a ostania jej aktualizacja miała miejsce w 2011 r.

36

37

38

39

40

41