ZAPYTANIE OFERTOWE. Zatwierdził: /-/ Bogusława Biedrzycka Dyrektor OPS Dzielnicy Wola

Transkrypt

1 Numer postępowania: SZP-ED /4.8/15 Warszawa, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy zaprasza do składanie ofert w ramach procedury zapytania ofertowego na świadczenie usług pocztowych, w tym usług wchodzących w zakres usług powszechnych, w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych, nadawanych przez Zamawiającego Usługa - kod CPV: usługi pocztowe Informacje dla oferentów dotyczące zamówienia objętego zapytaniem: 1 Termin wykonania zamówienia: r r. 2 Postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907 tekst jednolity ze zmianami) zgodnie z wyłączeniem określonym w art. 4 ust 8 ww. ustawy. 3 Oferty należy składać do 3 listopada 2015r. do godziny 11:00 w formie pisemnej w zamkniętej kopercie w siedzibie Zamawiającego pod adresem: ul. Gen. J. Bema 91 w Warszawie, sekretariat 1 piętro, pok. 11, drogą pocztową lub elektroniczną zeskanowana oferta na adres owy: zamowieniapubliczne@ops-wola.waw.pl lub faksem na numer: Oferta powinna zawierać: wypełniony Formularz ofertowy wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do niniejszego zapytania; wypełniony Wykaz spełniania wymagań dodatkowych wg wzoru Załącznika Nr 3; aktualny odpis z właściwego rejestru lub z CEIDG, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu złożenia oferty; zaświadczenie o wpisie do Rejestru operatorów pocztowych - aktualny wydruk; pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik. 5 Przy wyborze ofert będą brane pod uwagę następujące kryteria: cena 70% spełnianie wymagań dodatkowych (zob. Załącznik nr 3) - 30% 6 Zamawiający w sytuacji otrzymania najkorzystniejszej oferty cenowej przekraczającej kwotę jaką może przeznaczyć na realizację zamówienia, dopuszcza negocjacje oferty, których celem będzie doprecyzowanie jej szczegółów, w tym ustalenie ostatecznej ceny usługi. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do negocjacji warunków po wyborze oferty oraz rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny. O terminie i miejscu przeprowadzenia negocjacji wybrany oferent zostanie powiadomiony telefonicznie. 7 Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. 8 Osoba do kontaktu: Ewa Dąbrowska, zamowieniapubliczne@ops-wola.waw.pl ; numer telefonu do kontaktu: Załączniki: Załącznik Nr 1: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik Nr 2: Formularz oferty 2 strony Załącznik Nr 3: Wykaz spełnienia wymagań dodatkowych Załącznik Nr 4: Wzór umowy Uwaga! Zamawiający dopuszcza standardowy wzór umowy stosowany przez Wykonawcę pod warunkiem, że będzie ona zawierała wszystkie istotne postanowienia wzoru umowy lub postanowienia równoważne doprecyzowanie zapisów zostanie uzgodnione między stronami po wyborze oferty. Zatwierdził: /-/ Bogusława Biedrzycka Dyrektor OPS Dzielnicy Wola Postępowanie Nr: SZP-ED /4.8/15 1

2 Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia 1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w tym usług wchodzących w zakres usług powszechnych, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych, nadawanych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi pocztowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), aktów wykonawczych do tej ustawy i Regulaminem świadczenia usług pocztowych Wykonawcy, o ile nie będzie on sprzeczny z postanowieniami zawartej umowy. 2 Okres realizacji zamówienia: r r. 3 Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługę dostarczania przesyłek pod każdy wskazany przez Zamawiającego adres. 4 Przesyłki listowe nadawane przez Zamawiającego zawierają także pisma i decyzje administracyjne skierowane do klientów Ośrodka, które stanowią ponad 50% wszystkich przesyłek oraz przesyłki w liczbie ok. 50 szt. do których mają zastosowanie przepisy o doręczeniach określone w Kodeksie postepowania administracyjnego. 5 W związku z tym, że większość przesyłek będzie adresowanych do mieszkańców Dzielnicy Wola, Zamawiający wymaga aby Wykonawca posiadał na dzień składania ofert w granicach administracyjnych Dzielnicy Wola co najmniej 4 placówki świadczące usługi pocztowe, z których adresaci będą mogli odbierać awizowane przesyłki listowe. Przy umownym podziale obszaru Dzielnicy Wola na 4 części, wzdłuż i w szerz przez środek, to w każdej z tak powstałych 4 części powinna znajdować się co najmniej 1 placówka, usytuowana w miarę centralnie dla danej części. Placówki te winny być czynne we wszystkie dni robocze, minimum 5 godzin dziennie, w tym co najmniej 2 razy w tygodniu do godziny 20:00. 6 Przesyłki listowe przygotowane do wysłania będą dostarczane przez Zamawiającego do placówki świadczącej usługi pocztowe, wskazanej przez Wykonawcę, znajdującej się w granicach administracyjnych Dzielnicy Wola. Zamawiający dopuszcza aby Wykonawca sam odbierał przesyłki z siedziby Zamawiającego, jeśli nie będzie się to wiązało z ponoszeniem dodatkowych kosztów przez Zamawiającego. Dostarczanie lub odbieranie przesyłek będzie odbywać się każdego dnia roboczego w godz. 15:00 16:00. 7 Zamawiający będzie nadawał przesyłki listowe o wadze do 350 g., gabaryt standardowy [A], w następujących rodzajach i ilościach, z zastrzeżeniem ust. 8 i 9: 7.1 zwykłe ekonomiczne przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii 4680 szt. 7.2 zwykłe priorytetowe przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii 180 szt. 7.3 polecone ekonomiczne przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem 3960 szt. 7.4 polecone priorytetowe przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem 96zt. 7.5 polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru szt. 7.6 polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru 120 szt. 7.7 przesyłki zagraniczne - polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru 10 szt. 8 Podane rodzaje i ilości są szacunkowe i mogą się zmienić w zależności od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, że nie jest zobowiązany do zrealizowania podanych ilości przesyłek w pełnej wysokości. 9 W przypadku, gdy wystąpi konieczność wysłania przesyłki innej niż wymienione w ust 7, Wykonawca zobowiązany będzie ją zrealizować w ramach kwoty wskazanej w umowie, zgodnie z obowiązującym cennikiem Wykonawcy. 10 Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego. Terminy doręczania przesyłek będą zgodne z Regulaminem świadczenia usług pocztowych Wykonawcy. 11 Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane w książce nadawczej stosowanej przez Wykonawcę. 12 Zamawiający zobowiązuje się do: 12.1 umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych, określając rodzaj przesyłki, 12.2 umieszczania napisu, nadruku lub pieczęci określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego, na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki, przy czym nadawcą przesyłki będzie zawsze Zamawiajacy, oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę, zgodnie z wymogami Wykonawcy. 13 Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych przez niego stosowanych. 14 Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: Postępowanie Nr: SZP-ED /4.8/15 2

3 14.1 dla przesyłek rejestrowanych wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku wg. kolejności wpisów w pocztowej książce nadawczej, 14.2 dla przesyłek zwykłych, nierejestrowanych zestawienie ilościowe przesyłek sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku w podziale wynikającym z zestawienia ilościowowartościowego. 15 Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia 16 Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie koperta odpowiednio zabezpieczona. 17 Wykonawca zobowiązany będzie doręczać do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata Wykonawcę w tym przedmiocie obowiązują przepisy ustawy Prawo Pocztowe, akty wykonawcze do tej ustawy oraz Regulamin świadczenia usług pocztowych Wykonawcy. 18 W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązany będzie zapłacić Zamawiającemu należne odszkodowanie lub karę umowną, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), Regulaminem świadczenia usług pocztowych Wykonawcy oraz postanowieniami umowy. 19 Zapłata należności nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze, w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury. Wykonawca zobowiązuje się wysłać fakturę Zamawiającemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu przesyłką poleconą, priorytetową. 20 Sposób oceny ofert wg kryteriów: 1. cena 70% 2. spełnianie wymagań dodatkowych (zob. Załącznik nr 2) - 30% Punkty będą wyliczone przy zastosowaniu niżej podanych wzorów, przyjmując zasadę, że 1 % = 1 punkt. Ad. 1: cena oferty w tym kryterium oferta może uzyskać max. 70 pkt - ocena będzie dokonywana wg. wzoru: cena brutto oferty najtańszej : cena oferty ocenianej x 70 = liczba punktów przyznana ofercie Ad. 2: - w tym kryterium oferta może uzyskać max. 30 pkt - ocena w zakresie tego kryterium będzie dokonywana na podstawie informacji zawartych w Załączniku Nr 2: Wykaz spełnienia wymagań dodatkowych. Zamawiający przyzna punkty w następujący sposób: 1. za spełnianie warunku, o którym mowa w pkt 1A lub 1B - 5 pkt 2. za spełnianie warunku, o którym mowa w pkt 2A 5 pkt 3. za spełnianie warunku, o którym mowa w pkt 2B 8 pkt 4. za spełnianie warunku, o którym mowa w pkt 3 7 pkt Uwaga! Jeśli przyznane zostaną punkty określone w ust. 3 nie przyznaje się punktów określonych w ust a następnie w odniesieniu do punktów przyznanych wg powyższego opisu zostanie zastosowany wzór: suma punktów uzyskana przez ofertę ocenianą w ramach kryterium : najwyższa suma punktów uzyskana spośród ofert ocenianych w ramach kryterium x 30 = ilość punktów przyznana ocenianej ofercie Ocenę końcową oferty stanowić będzie suma punktów przyznana danej ofercie za poszczególne kryteria. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. Wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Oferta może uzyskać max. 100 pkt. Postępowanie Nr: SZP-ED /4.8/15 3

4 pieczęć firmowa Wykonawcy Załącznik Nr 2 Zamawiający: Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy ul. Gen. J. Bema Warszawa OFERTA strona 1 Nazwa Wykonawcy adres: tel; fax; adres NIP: REGON: Osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu i podpisania umowy: w odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące realizacji zamówienia na świadczenie usług pocztowych, w tym usług wchodzących w zakres usług powszechnych, w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszania i doręczania przesyłek listowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych nadawanych przez Zamawiającego, na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, składam następującą ofertę cenową: cena brutto za wykonanie zamówienia: zł, słownie złotych: Lp. Rodzaje przesyłek [gabaryt standardowy] Szacowana ilość przesyłek w trakcie realizacji umowy o wadze do 350 g [szt.] 1 Listy zwykłe ekonomiczne Listy zwykłe priorytetowe Listy polecone ekonomiczne Listy polecone priorytetowe 96 5 Listy polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Listy polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru 7 przesyłki zagraniczne - listy polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (jeśli ceny na poszczególne kontynenty różnią się obliczyć dla średniej ceny) Cena brutto za 1 szt. [ zł ] Wartość brutto [ zł ] podpis Wykonawcy Postępowanie Nr: SZP-ED /4.8/15 4

5 1. Oświadczam, że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia i nie jestem objęty postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym. 2. Oświadczam, że przesyłki listowe przygotowane do wysłania przez Zamawiającego będą odbierane w placówce świadczącej usługi pocztowe (wpisać tak lub nie):, - jeśli dotyczy wpisać : adres placówki: czynna w dni, w godzinach 3. Oświadczamy, że przesyłki listowe przygotowane do wysłania przez Zamawiającego będą odbierane przez nas z siedziby Zamawiającego w godzinach 15:00 16:00 (wpisać tak lub nie): 4. Oświadczamy, że następujące części zamówienia zamierzamy powierzyć do realizacji przez podwykonawców: Lp. Nazwa (firma) podwykonawcy Opis części zamówienia, którą Wykonawca zamierza powierzyć do realizacji przez podwykonawcę - wpisać jeśli dotyczy 5. Oświadczamy, że znany jest nam fakt, iż treść umowy, a w szczególności dotyczące nas dane identyfikujące, przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014, poz tekst jednolity ze zmianami), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy. Wyrażamy zgodę na udostępnienie zawartych w umowie dotyczących nas danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej również w zakresie firmy. 6. Oświadczamy, że spełniamy warunek określony w Opisie przedmiotu zamówienia Załącznik Nr 1 ust. 5 tj. dysponujemy w granicach administracyjnych Dzielnicy Wola co najmniej 4 placówkami świadczącymi usługi pocztowe, z których adresaci będą mogli odbierać awizowane przesyłki listowe we wszystkie dni robocze, minimum przez 5 godzin dziennie, które co najmniej 2 razy w tygodniu będą czynne do godziny 20:00, pod następującymi nazwami i adresami: 1...., godz. pracy..., dni otwarcia: , godz. pracy..., dni otwarcia: , godz. pracy..., dni otwarcia: , godz. pracy..., dni otwarcia:... podpis Wykonawcy Postępowanie Nr: SZP-ED /4.8/15 5

6 Załącznik nr 3 Wykaz spełniania wymagań dodatkowych lp warunek Deklaracja Wykonawcy opis spełniania warunku 1A 1B Oświadczam, że Zamawiający będzie mógł nadawać przesyłki listowe w placówce pocztowej, która znajduje się w promieniu nie większym niż 1 km od siedziby Zamawiającego 1 Oświadczam, że będę odbierał przesyłki listowe z siedziby Zamawiającego w godzinach wymaganych zapisami w Załączniku Nr 1, ust. 6, tj. w godz. 15:00 16:00 2 2A na terenie Dzielnicy Wola posiadam więcej niż 4 ale mniej niż 10 placówek pocztowych, z których adresaci będą mogli odbierać awizowane przesyłki listowe 3 adres placówki, dni i godziny otwarcia: adresy placówek, dni i godziny otwarcia: 2B na terenie Dzielnicy Wola posiadam 10 i więcej placówek pocztowych, z których adresaci będą mogli odbierać awizowane przesyłki listowe 4 adresy placówek, dni i godziny otwarcia: 3 Posiadam więcej niż 4 placówki pocztowe, które pracują dłużej niż 8 godzin, z których adresaci będą mogli odbierać awizowane przesyłki listowe również w godzinach wieczornych adresy placówek, dni i godziny otwarcia [lub wskazać odpowiednie pozycje z wykazu do 2A lub 2B]: podpis Wykonawcy 1 Wypełnić, jeśli dotyczy lub wpisać nie dotyczy [alternatywnie do 1B] 2 Wpisać tak lub nie [alternatywnie do 1A] 3 Wypełnić, jeśli poniżej 10 placówek [alternatywnie do 2B] wykaz placówek może być osobnym załącznikiem 4 Wypełnić, jeśli 10 placówek i więcej [alternatywnie do 2A] wykaz placówek może być osobnym załącznikiem Postępowanie Nr: SZP-ED /4.8/15 6

7 Załącznik Nr 4 Wzór umowy Uwaga! Zamawiający dopuszcza standardowy wzór umowy stosowany przez Wykonawcę pod warunkiem, że będzie ona zawierała wszystkie istotne postanowienia niniejszego wzoru umowy lub postanowienia równoważne doprecyzowanie zapisów zostanie uzgodnione między stronami po wyborze oferty. umowa zawarta w dniu roku w Warszawie pomiędzy: Miastem Stołecznym Warszawa - w zakresie przedmiotu działania Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola, z siedzibą przy ul. Gen. J. Bema 91, Warszawa, NIP: , REGON: , reprezentowanym na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 31 stycznia 2012r., Nr GP- IX/0052/547/2012 przez: Bogusławę Biedrzycką - Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m. st. Warszawy zwanym w treści umowy Zamawiającym lub Stroną, a firmą... z siedzibą w... działającą/ym na podstawie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego/wpisu do CEIDG, NIP:..., REGON:..., reprezentowanym przez:..., zwanym w treści umowy Wykonawcą lub Stroną, w wyniku udzielenia zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro netto, wyłączonej z obowiązku stosowania procedur określonych ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907 tekst jednolity ze zmianami), na podstawie przepisu art. 4 ust Przedmiotem umowy jest świadczenie usług pocztowych, w tym usług wchodzących w zakres usług powszechnych, w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszania i doręczania przesyłek listowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych, nadawanych przez Zamawiającego, zgodnie z ofertą złożoną w postępowaniu. 2 Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi pocztowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), aktów wykonawczych do tej ustawy i Regulaminem świadczenia usług pocztowych Wykonawcy, o ile nie jest on sprzeczny z postanowieniami niniejszej umowy. 3 W przypadku zmiany przepisów, o których mowa w ust 2, będą miały zastosowanie przepisy obowiązujące, bez konieczności podpisania aneksu do umowy. 4 Strony uzgadniają, że Wykonawca będzie świadczył usługę dostarczania przesyłek pod każdy wskazany przez Zamawiającego adres. 5 Przesyłki listowe nadawane przez Zamawiającego zawierają także pisma i decyzje administracyjne skierowane do klientów Ośrodka, które stanowią ponad 50% wszystkich przesyłek oraz przesyłki w liczbie ok. 50 szt. do których mają zastosowanie przepisy o doręczeniach określone w Kodeksie postepowania administracyjnego. Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki (moc dokumentu urzędowego) określonego w ustawie z dnia 23 listopada 2012r. - Prawo pocztowe. 2 Umowa będzie realizowana w okresie: r r. lub do wyczerpania środków finansowych stanowiących maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy, o którym mowa w 6 ust Strony ustalają, że przesyłki listowe przygotowane do wysłania będą dostarczane przez Zamawiającego do placówki świadczącej usługi pocztowe, wskazanej przez Wykonawcę, znajdującej się w granicach administracyjnych Dzielnicy Wola pod adresem: ul.... w Warszawie. lub alternatywnie: Wykonawca sam będzie odbierał przesyłki z siedziby Zamawiającego. Odbieranie przesyłek będzie odbywać się każdego dnia roboczego w godz. 15:00 16:00 2 Wykonawca oświadcza, że posiada w granicach administracyjnych Dzielnicy Wola.... placówki [nie mniej niż 4] świadczące usługi pocztowe, z których adresaci będą mogli odbierać awizowane przesyłki listowe. Wykaz placówek spełniających wymagania opisane w Zapytaniu ofertowym, czynnych w dniach.. w godzinach..., stanowi Załącznik Nr do umowy. 3 Strony ustalają, że zmiana lokalizacji placówek, o których mowa w ust 1 i 2, na inne, spełniające wymagania opisane w zapytaniu ofertowym, lub zwiększenie liczby placówek, może nastąpić w drodze wymiany pism i nie wymaga podpisania aneksu do umowy. Postępowanie Nr: SZP-ED /4.8/15 7

8 4 Zamawiający będzie nadawał przesyłki listowe o wadze do 350 g., gabaryt standardowy [A], w następujących rodzajach i ilościach, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6: 4.1 zwykłe ekonomiczne przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii szt. 4.2 zwykłe priorytetowe przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii 180 szt. 4.3 polecone ekonomiczne przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem szt. 4.4 polecone priorytetowe przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem 96 szt. 4.5 polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru szt. 4.6 polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru 120 szt. 4.7 przesyłki zagraniczne - polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru 10 szt. 5 Podane rodzaje i ilości są szacunkowe i mogą się zmieniać w zależności od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. 6 W przypadku gdy wystąpi konieczność wysłania przesyłki innej niż wymienione w ust 4, Wykonawca zobowiązany będzie ją zrealizować w ramach kwoty wskazanej w 6 ust. 1, zgodnie z obowiązującym cennikiem Wykonawcy. 7 Zamawiający zastrzega, że nie jest zobowiązany do zrealizowania podanych ilości przesyłek w pełnej wysokości. 4 1 Terminy doręczania przesyłek będą zgodne z Regulaminem świadczenia usług pocztowych Wykonawcy, z tym, że nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. 2 Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane w książce nadawczej stosowanej przez Wykonawcę. 3 Zamawiający zobowiązuje się do: 3.1 umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych, określając rodzaj przesyłki, 3.2 umieszczania napisu, nadruku lub pieczęci określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego, na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki, przy czym nadawcą przesyłki będzie zawsze Zamawiajacy, oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę, zgodnie z wymogami Wykonawcy. 4 Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych przez niego stosowanych. 5 Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: 5.1 dla przesyłek rejestrowanych wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku wg. kolejności wpisów w pocztowej książce nadawczej, 5.2 dla przesyłek zwykłych, nierejestrowanych zestawienie ilościowe przesyłek sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku w podziale wynikającym z zestawienia ilościowowartościowego. 6 Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 7 Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie koperta odpowiednio zabezpieczona. 8 Wykonawca zobowiązuje się doręczać do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata Wykonawcę w tym przedmiocie obowiązują przepisy ustawy Prawo Pocztowe, akty wykonawcze do tej ustawy oraz Regulamin świadczenia usług pocztowych Wykonawcy. 5 1 Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom tylko w zakresie określonym w ofercie. 2 Za działania lub zaniechania podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie zamówienia, Wykonawca odpowiada jak za własne. 3 Wynagrodzenie podwykonawców będzie pokrywane przez Wykonawcę. 4 Strony ustalają, że zmiana podwykonawcy lub rezygnacji Wykonawcy z powierzenia czynności do wykonania podwykonawcy wymaga poinformowania o tym na piśmie Zamawiającego. lub Wykonawca będzie wykonywał zamówienie sam bez udziału podwykonawców. Postępowanie Nr: SZP-ED /4.8/15 8

9 6 1. Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy otrzyma maksymalne wynagrodzenie w kwocie nie większej niż... zł brutto, słownie:..., z zastrzeżeniem, że kontrola stanu wykorzystania środków leży po stronie Zamawiającego. 2. Łączna wartość faktur wystawionych przez Wykonawcę nie może przekroczyć łącznego wynagrodzenia brutto określonego w ust. 1. Zmiany opłat pocztowych zatwierdzonych trybem przewidzianym ustawą Prawo pocztowe nie skutkuje zwiększeniem wynagrodzenia, o którym mowa w ust Wynagrodzenie Wykonawcy może ulec zmniejszeniu w sytuacji, o której mowa w 3. ust Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia wobec Zamawiającego w przypadku, gdy łączne wynagrodzenie za zrealizowanie przedmiotu umowy będzie niższe od wynagrodzenia maksymalnego, o którym mowa w ust Strony ustalają, że okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. 6. Zapłata wynagrodzenia następować będzie z dołu po zakończeniu każdego miesiąca na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę, obejmującej rzeczywiście wykonane usługi. 7. Zapłata należności nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury. Wykonawca zobowiązuje się wysłać fakturę Zamawiającemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu przesyłką poleconą, priorytetową. 8. Dniem zapłaty wynagrodzenia jest dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy. 9. Wszelkie rozliczenia wynikające z realizacji niniejszej umowy, w tym wystawiania faktur VAT, dokonywane będą w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. 10. Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe za nieterminowe regulowanie należności. Odsetki ustawowe za niezapłacone w terminach faktury VAT płacone będą przez Zamawiającego na podstawie noty odsetkowej. 11. Jeśli w trakcie obowiązywania Umowy nastąpi zmiana podatku VAT Strony dokonają w formie pisemnego aneksu zmiany wynagrodzenia. Zmiana wysokości wynagrodzenia obowiązywać będzie od dnia zawarcia aneksu, nie wcześniej jednak niż wejście w życie zmienionych przepisów, stosownie do skali wpływu tych zmian na koszty realizacji zamówienia. 7 1 Zamawiający może żądać zapłaty kar umownych w wysokości 10% wynagrodzenia brutto ustalonego w 6 ust 1, a także rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy Wykonawca rażąco narusza warunki niniejszej umowy, a w szczególności gdy: 1.1 nie przystąpił do realizacji umowy, 1.2 odstąpił od realizacji umowy w trakcie jej wykonywania z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, 1.3 złożył fałszywe oświadczenie lub inne dokumenty poświadczające nieprawdę, bądź nie podał istotnych okoliczności, mających wpływ na zawarcie umowy. 2 W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r. poz. 1529) oraz Regulaminem świadczenia usług pocztowych Wykonawcy. 3 W razie, gdy kary umowne nie pokryją szkody poniesionej przez Zamawiającego, Zamawiajacy zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodujących, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. 3. Każda ze stron ma prawo do wypowiedzenia umowy z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. 4. Zamawiający może odstąpić od umowy, jeśli Wykonawca nie dotrzymuje warunków umowy, po uprzednim pisemnym wezwaniu Wykonawcy do przywrócenia stanu zgodnego z umową oraz obowiązującymi przepisami w terminie siedmiu dni od otrzymania wezwania. 5. Odstąpienie od umowy następuje z zachowaniem formy pisemnej oraz z podaniem przyczyny odstąpienia i propozycją wzajemnych rozliczeń. 9 1 Wszystkie dane osobowe zebrane lub uzyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją przedmiotu umowy podlegają szczególnej ochronie. Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych, o których mowa w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014, poz tekst jednolity ze zmianami) i aktach wykonawczych do ustawy. Postępowanie Nr: SZP-ED /4.8/15 9

10 2 Zamawiający jest administratorem danych osobowych powierzonych w ramach niniejszej umowy, a Wykonawca podmiotem, o którym mowa w art. 31 ust. 1 ww. ustawy. 3 Wykonawca oświadcza, że: 3.1 są mu znane wszelkie obowiązki nałożone na podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych przez przepisy ustawy oraz akty wykonawcze do ustawy, 3.2 jest świadomy odpowiedzialności karnej za naruszenie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych, określonej w rozdziale 8 ustawy, 3.3 spełnia wymogi zabezpieczające zbiór określone w art ustawy i wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz. U. z 2004, Nr 100, poz. 1024); 4 Wykonawca zapewnia, że powierzone dane osobowe będą wykorzystywane wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do realizacji usług pocztowych. 5 Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe wobec Zamawiającego lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych. 6 Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadomienia Administratora Danych Osobowych o stwierdzeniu próby lub faktu naruszenia poufności danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. W przypadku stwierdzenia takich zdarzeń Wykonawca zobowiązany jest do umożliwienia Zamawiającemu przeprowadzenia kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych osobowych. 7 Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy w przypadku stwierdzenia niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę Strony zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania o każdej zmianie adresu swojej siedziby oraz innych danych wymienionych w umowie, a mających wpływ na jej ważność. 2. Niedopełnienie obowiązku określonego w ust. 1 powoduje ten skutek, że pismo wysłane na adres wskazany w preambule umowy uznaje się za doręczone także wówczas, gdy zostanie zwrócone z powodu nieaktualnego adresu Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności dotyczące go dane identyfikujące, przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014r. Poz. 782 tekst jednolity ze zmianami), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy. 2. Wykonawca wyraża zgodę na udostępnienie w trybie ustawy, o której mowa w ust. 1, zawartych w niniejszej umowie dotyczących go danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej również w zakresie firmy. 12 W sprawach nieuregulowanych w umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne przepisy mające związek z wykonywaniem przedmiotu umowy, a w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy Ewentualne spory wynikłe w związku z realizacją postanowień niniejszej umowy Strony będą starały się rozstrzygać w drodze negocjacji i porozumienia. 2. W razie braku porozumienia spory będą podlegać rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 14 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. Zamawiający Wykonawca Wydatki będą realizowane ze środków budżetowych zaplanowanych w Dziale 852, Rozdział 85219, 4300 Postępowanie Nr: SZP-ED /4.8/15 10