Informatyczny system wspomagania reinżynierii procesów gospodarczych (BPR) na przykładzie wykorzystania modelu referencyjnego SAP R3

Transkrypt

1 Informatyczny system wspomagania reinżynierii procesów gospodarczych (BPR) na przykładzie wykorzystania modelu referencyjnego SAP R3 Wyzwania stawiane procesom restrukturyzacji przedsiębiorstw pociągają za sobą przekształcanie procesów gospodarczych firmy w celu poprawiania skuteczności działania firmy. Model odniesienia R/3 pomaga budować zintegrowane i wspierające przedsiębiorstwo rozwiązania dla procesów gospodarczych. Proces restrukturyzacji przedsiębiorstw (BPR) jest pilnym zadaniem do wykonania stojącym przed przemysłem. Są różne szkoły myślenia o procesach restrukturyzacji przedsiębiorstw - oferują one różne strategie patrzenia na BPR. Firmy nie są wstanieosiągnąć swoich gospodarczych celów stosując jeden z teoretycznych sposobów. Firmy raczej potrzebują praktycznych mających zastosowanie w rzeczywistości wytycznych i propozycji dla projektowania procesów gospodarczych. Projektowanie procesów gospodarczych! Nie istnieją procedury dla projektowanych procesów gospodarczych.! Końcowy stan osiągnięty po zakończeniu projektowania procesów gospodarczych jest nieznany i /lub nieudokumentowany. Dokumentacja standardowego oprogramowania procesów Model referencyjny R/3 ujawnia procesy gospodarcze. Dla przedstawienia takich procesów gospodarczych jest używany sformalizowany zapis sterowanych zdarzeń procesów łańcuchowych (sekwencyjnych) (EPC). R/3 zostaje wdrażone Zadania powinny być opisane przez określenie ich treści i celów formalnych. Temat celu zadania opisuje pożądany końcowy stan rozpatrywanego obiektu. Obiekt bądź obiekty zadania projektowania procesów gospodarczych są jednym lub wieloma procesami gospodarczymi. Tematem celu tego zadania są zawsze uwolnione procesy gospodarcze. Formalnie zadania są potrzebne do oceny alternatywnych stanów końcowych zadań projektowania procesów gospodarczych. Dlatego firmy muszą na początku zdefiniować te cele. Zadanie Projektowanie procesów gospodarczych Porównywanie i dopasowywanie SAP Referencyjny Model R/3 Porównywanie i dopasowywanie Procesy gospodarcze zostają uwolnione Aktualny stan Przeznaczenie procesów biznesowych Docelowy stan Udział referencyjnego modelu R/3 w projektowaniu procesów gospodarczych. Przykładami są : wydajność, redukcja kosztów, maksymalnie zwiększenie jakości towarów i serwisu. Podobne zadanie jest często wykonywane razem z wdrażaniem standardowego oprogramowania. W przypadku pakietów typu CASE pojawiają się 4 główne problemy:! Procesy gospodarcze mogą być wspierane przez standardowe oprogramowanie ale nie Przedstawienie procesu gospodarczego jako łańcucha procesu zdarzeń Kiedy wprowadzano model odniesienia R/3 miał on następujące zalety: dostarczał sformalizowanego modelu jako bazy dla wprowadzania projektu, przedstawiania przykładów procesów gospodarczych. To usprawnia zrozumienie procesów gospodarczych i pokazuje różne funkcjonalne, oddziałujące na siebie obszary firmy. Zadanie projektowania procesów gospodarczych jest często rozdzielane na grupy. W różnych rodzajach grup, model odniesienia R/3 może służyć jako wspólna pojęciowa baza dla dyskusji i prac projektowych. Pozwala to grupom skoncentrować się na rzeczywistych tematach. Procesy gospodarcze referencyjnego modelu R/3 są dokumentowane w graficznej formie przedstawiającej procesy jako sterowane zdarzenia sekwencji procesów. Jest to przejrzyste, łatwe do zrozumienia i w odróżnieniu o tekstowej dokumentacji może być tworzone bardzo szybko. Dokumentacja istniejących procesów gospodarczych Tylko działające firmy mogą dokumentować swoje istniejące procesy gospodarcze. Model ż ż ć ą ż

2 stworzonego przez SAP-owskich konsultantów. W praktyce, występuje problem, że członkowie zespołu nie mają odpowiedniego przeszkolenia w podejściu do procesów gospodarczych i także brakuje im doświadczenia w modelowaniu tych procesów. Model odniesienia R/3 może ułatwiać zrozumienie procesów gospodarczych, mających istotne usytuowanie w całości rozeznania przy ich dysponowaniu w formie właściwych modeli. PRZESZŁOŚĆ Procedury projektowania procesów gospodarczych Następnym krokiem jest definiowanie precyzyjnych procedur dla wykonywania zadań projektowania procesów gospodarczych. Robione są rysunki opisujące firmę na podstawie wiedzy o procesach gospodarczych przedstawionych przez pracowników firmy i SAP-owskiej ekspertyzy stosowania systemu. Dokumentowanie końcowych rozwiązań procesów gospodarczych. Przedsiębiorstwo Konstrukcja funkcjonalna 1. Klient traktowany jako czynnik stwrzający zakłócenia w strukturze. 2. Sztywna struktura organizacji. Model odniesienia R/3 ujawnia możliwe końcowe stany procesów gospodarczych, i bazuje na rozległej wiedzy zebranej przez SAP-owskich konsultantów przy dużej liczbie projektów wdrożonych w przedsiębiorstwach. Procesy gospodarcze dokumentowane w modelu odniesienia R/3 charakteryzują się dużym stopniem zautomatyzowania, integracją danych. Personalny Rozwoju Marketing Sprzedaż Produkcja 3. Skupienie głównej uwagi na organizacji. Zmiany jakie następują po restrukturyzacji przedsiębiorstwa możemy przeanalizować na podstawie poniższego diagramu, który przedstawia strukturę przedsiębiorstwa przed procesem restrukturyzacji i po dokonanej restrukturyzacji: PRZYSZŁ O ŚĆ Konstrukcja zorientowany procesowo Zlecenia Tworzenie produktu Obsługa klienta 1. Cel firmy nakierowny na klienta. 2. Elastyczna organizacyjna struktura. 3. Skupienie uwagi na sposobie postępowania. Personalny Rozwoju Marketing Sprzedaż Produkcja Zmiany otrzymane po procesie restrukturyzacji Publikacje na temat zarządzania w takich krajach jak Niemcy i Stany Zjednoczone są pełne głośnych słów typu: restrukturyzacja biznesu, restrukturyzacja przedsiębiorstw, proces innowacji, zmiana zarządzania czy proces optymalizacji. Podsumujmy co te różnorodne podejścia rzeczywiście oznaczają. Pokazują, że wszystkie z nich rzeczywiście są przeznaczone do kształtowania procesów gospodarczych. We wszystkich przypadkach, celem jest kształtownie i integrowanie procesów gospodarczych dla zwiększania elastyczności ś

3 Podejście spotkane w praktyce - to cel wdrażania elastycznych struktur organizacyjnych w firmach. Z drugiej strony, struktura organizacyjna nie może efektywnie funkcjonować dopóki nie będzie właściwego wsparcia ze strony IT (Information Technology czyli technologii informatycznej). System IT musi być częścią systemu informacyjnego i musi nadawać firmie elastyczność,której ona potrzebuje aby móc sprostać wymaganiom współczesnego rynku. Technologia informacyjna przedsiębiorstw wzięłanasiebietakże restrukturyzacje procesów gospodarczych. Z elastyczną architekturą typu klient-serwer system R/3 był pierwszym ze wszystkich dotychczasowych rozwiązań informatycznych, które mogło pochwalić się kompletnym zestawem funkcji począwszy od sprzedaży, przez produkcje i logistykę dystrybucji do księgowości i zarządzania personelem.. Proces zorientowany obiektowo Procesy zachodzące w przedsiębiorstwie i funkcje jakie ma spełniać przedsiębiorstwo są wzajemnie zorientowane na wyszczególnione obszary, co może zobrazować poniższy rysunek: Jednak takie założenie nic by nowego nie wniosło a przekonanie takie wynika z kilku zasadniczych nieporozumień i popularnych uprzedzeń. W tradycyjnej architekturze oprogramowania, zazwyczaj podejście polegało na projektowaniu, np.: systemów zakupów, systemów zarządzania magazynami lub systemów finansowo-księgowych w odpowiedzi zapotrzebowanie. W wielu firmach, takie funkcjonalnie zorientowane aplikacje modułów dały uciążliwy do prowadzenia kompleksowy labirynt komponentów systemu, potrzebujący interfejsu do zaprogramowanych wzajemnych połączeń wszystkich modułów. Używanie takich IT systemów orientowało zasadniczo na organizacyjne struktury funkcjonalne. Zadanie integracji takich systemów, było pozostawione samej firmie. Model odniesienia R/3 Model odniesienia R/3 oferuje obszerny, zintegrowany i skrośny funkcjonalny zbiór procesów gospodarczych, zgodny ze zautomatyzowanym systemem informatycznym R/3. Wersja 3.0 systemu R/3 składa się z ponad 800 różnych modułów procesów gospodarczych dla różnorodnych standardowych aplikacji, które są opisane sformalizowanymi metodami EPC F1 F2 F3 Fn : : P1 P2 P3 Pn - Zdefiniowane obszary zadań - Dane zawarte w funkcjach -Większa liczba zintegrowanych systemów -Rozwój oprogramowania.... Logiczna Baza F=Funkcja P=Proces Zasadniczy, łańcuch procesu zdarzeń składa się z czterech różnych typów elementów:! zdarzeń,które opisują kiedy powinno być zrobione (przedstawione przez sześciokąt),! czynności, które opisują co powinno być zrobione,! organizacyjne jednostki, które opisują kto powinien to robić (przedstawione przez elipsę),! informacyjne przedmioty, które opisują które informacje są potrzebne do wykonania działań (opisane przez prostokąty). Strzałki przerywane pokazują kierunek, w którym postępują działania ( przepływy kontrolne). Mogą być one w kilku wersjach: używanie różnych operatorów logicznych (i, albo, lub), do przedstawienia alternatyw, itd. Strzałki z lini ciągłych wskazują, że informacja jest wejściową do czynności lub wywołaną przez nią. Linie łączące pokazują, które zadanie (czynność) jest przydzielona do której organizacyjnej jednostki. Możemy nawigować pomiędzy różnymi modułami procesów gospodarczych przez sposób rozdzielania zdarzeń. Ścieżki procesów pokazują powiązania pomiędzy procesami gospodarczymi. Każda ścieżka procesu składa się z symboli zdarzeń. Wgląd w model odniesienia R/3 : Zorientowane funkcje i procesy Cele BPR to także optymalizacja kluczowych procesów gospodarczych - np. obsługa klientów, rozwój rynku produktów, obsługa zamówień, działalności takiej jak fakturowanie, proces płatności i procedury upominania się ozapłatę. Zintegrowany proces gospodarczy obejmuje całość zmian różnych funkcji w tradycyjnych obszarach zakupu, produkcji, sprzedaży, księgowości, i zarządzania personelem. Przeznaczeniem zintegrowanych procesów gospodarczych są przeto zadania dla działań w rozległych uporządkowanych obszarach aby były zharmonizowane i skoordynowane z następnymi.

4 Podgląd danych: Celem do którego się dąży podczas tworzenia modelu danych jest przedstawienie informacji wejściowych potrzebnych do wykonania danego zbioru zadań, w celu zrealizowania czynności. Taki model danych pokazuje obiekty informacji (jednostki) ważne dla firmy z biznesowego punktu widzenia. Model taki pokazuje bezpośrednie powiązane. Podgląd komunikacji Podgląd czynności: Model czynności przedstawia elementy, operacje na elementach modelu danych. Pokazuje kompleksową strukturę funkcjonalną firmy w formie statycznej i łatwo zrozumiałych diagramów (drzew działań). Dostęp do danych operacji jest zadawany za pomocą zadań (przydziałów) do wyższych i niższych poziomów i to pokazuje jakie działania kształtują grupy. Podgląd organizacji Podgląd organizacji: Podgląd organizacji pozwala zapamiętywać organizację firmy w formie diagramów. Podgląd przepływu informacji: Biznesowe zastosowania systemów IT i organizacyjnych jednostek firmy posiadają wspólną charakterystykę. Obie muszą wymienić informacje ze sobą dla wykonania ich zamierzonych zadań. Modele przepływu informacji są przeznaczone do ujawniania przepływu informacji od nadawców do odbiorców i na odwrót. Przedstawiają one powiązania informacyjne i pokazują ich charakter. Podgląd danych Funkcja Podgląd przepływów procesów Podgląd komunikacji: Podczas gdy podgląd przepływu informacji koncentruje się na przetwarzaniu danych systemu, podgląd komunikacji pokazuje powiązania pomiędzy zbiorowymi (wspólnymi) jednostkami organizacyjnymi. Przedstawia to organizacyjne jednostki przywiązane do własnych procesów biznesowych i pokazuje główne połączenia w działaniach dla kontrolowania procesów w poszczególnych pionach. Tworzenie modelu referencyjnego R/3: Początkowym dążeniem było stworzenie łatwego dla zrozumienia opisu procesów biznesowych w systemie R/3 i w modelu danych SAP-a.! Orientacja klienta: Jako główna zasada, referencyjne modele mogą być tworzone dla różnych docelowych grup. Podczas gdy przedstawianie rzeczy prosto, opracowanie oprogramowania wymaga rozpatrywania wszystkiego w pojedynczych detalach, z punktu widzenia końcowego użytkownika. Celem było wybrać metodę dla opisu, która jest prosta (np. używanie niewielkiej liczby różnych symboli), jasna (np. używanie w szczególny sposób ustalonych symboli), niedwuznaczna (laicy są w stanie bez problemu zrozumieć opisane procesy strukturalne).! Orientacja modelu: To co modele przedstawiają jest skrótem rzeczywistego świata.. Wziąwszy pod uwagę zawiłości typowe dla struktury organizacji, treści informacji byłyby prawdopodobnie zbyt skomplikowane dla użytkownika aby sobie z tym radzić. Ztego powodu model odniesienia R/3 opisuje zwykłe procesy biznesowe, które są potrzebne w praktyce w różnych wariantach. Podgląd informacji Podgląd funkcji Procedury Identyfikowanie biznesowych obiektów i procesów: Pierwszym krokiem jest rozmowa z personelem w celu zidentyfikowania biznesowych obszarów (obiektów) podlegających badaniu. Typowymi procesami biznesowymi np. w gospodarce

5 otrzymywania towarów, proces fakturowania, itd. W rezultacie, są strukturalnie przedstawione jako macierzowa struktura wybranych procesów. Model struktury biznesowego procesu: Celem jest uzyskanie logicznego procesu biznesowego w prostej, graficznej formie dla modelowania go w systemie SAP. Znajomość procesu Biznesowy cel Znaliza biznesowa Organizacja Znajomość aplikacji Organiacja sprzedaży Organizacja produkcji Kontrola Technologia przepływu pracy Obsługa zdarzeń Zarządzanie ostat. terminami Wyzwalanie SAP Koncepcja Biznesowych Procesów Zastosowanie usług Poczta elektroniczna Przetwarzanie tekstu Multimedia Przeznaczenie procesów biznesowych Kompletne zdefiniowanie procesów biznesowych: Po tym jak struktura procesu biznesowego wraz z połączeniami zostaje zatwierdzona, następnym krokiem jest:! wydzielenie tożsamych funkcji,! wydzielenie obowiązkowych funkcji,! wymaganie opcjonalnych działań, jeżeli dane działanie jest pożądane, tomoże prosto być przywrócone bez podawania w wątpliwość procesu biznesowego. Wymagania dotyczące drzewa czynności, przepływów informacji i komunikacji: Drzewo czynności wskazuje obszary biznesowe rozbite na obszary aplikacji. Wzajemne oddziaływania schematów pokazują powiązania między indywidualnymi obszarami., zawierającymi zmienione informacyjne obiekty (przepływ informacyjny) i przepływy komunikacyjne pomiędzy organizacyjnymi jednostkami. Perspektywa: Coraz częściej stosowane technologie dla projektowania elastycznych procesów biznesowych realizowane są w architekturze klient-serwer, OLE, RFC itp.; w praktyce często jednak brakuje zwięzłej, biznesowej wiedzy na temat zintegrowanych procesów gospodarczych. Procesy biznesowe włączone do systemu SAP są opisane w modelu odniesienia R/3 w celu umożliwiania klientom łatwej i wizualnie odwzorowywanej analizy różnych biznesowych rozwiązań przed podejmowaniem