Rozliczanie projektu do EFS. Akredytowany Trener Regionalnego Ośrodka EFS Kamila Paliwoda-Alejun

Transkrypt

1 Rozliczanie projektu do EFS Akredytowany Trener Regionalnego Ośrodka EFS Kamila Paliwoda-Alejun

2 ZASADY FINASOWANIA PO KL Środki otrzymywane z Komisji Europejskiej Środki Europejskiego Funduszu Społecznego EFS przekazywane są przez Komisję Europejską jako: - zaliczki; - płatności okresowe; - Płatności salda końcowego Wpływają na wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony w EURO po przewalutowaniu na pln przekazywane są na centralny rachunek dochodów budŝetu państwa na podstawie dyspozycji Ministra Finansów i stanowią dochód budŝetu państwa. Instytucja właściwa do otrzymywania środków Ministerstwo Finansów. Dlatego środki te nie są przekazywane na niŝsze poziomy wdraŝania Programu Operacyjnego.

3 ŚRODKI NA FINANSOWANIE PROGRAMU Środki na finansowanie projektów PO KL pochodzą ze źródeł krajowych, z budŝetu państwa, budŝetów samorządowych,

4 Zasady przekazywania środków na realizację Priorytetów i Działań KOMPONENT CENTRALNY Instytucje Pośredniczące/Instytucje WdraŜające(Pośredniczące II stopnia) zabezpieczają środki na realizację Priorytetów/ Działań w ramach limitów wydatków budŝetu państwa ujętych w częściach budŝetowych poszczególnych dysponentów KOMPONENT REGIONALNY Wydatki dla Instytucji Pośredniczących na realizację priorytetów są planowane w części budŝetowej Ministra Rozwoju Regionalnego i przekazywane w formie dotacji rozwojowej. Zasady zabezpieczenia środków zawarte są w porozumieniu pomiędzy Iś a IP

5 Zasady finansowania projektów Pod względem finansowania projektów w ramach PO KL wyróŝnia się: Projekty konkursowe realizowane przez innych niŝ państwowe jednostki budŝetowe beneficjentów; Projekty państwowych jednostek budŝetowych; Projekty systemowe PROJEKTY KONKURSOWE- Umowa o dofinansowanie Beneficjent, którego projekt został w procedurze konkursowej wyłoniony do dofinansowania w określonym przez IP albo IW terminie podpisuje umowę o dofinansowanie projektu

6 ELEMENTY UMOWY Opis przedsięwzięcia; Harmonogram dokonywania wydatków; Wysokość przyznanych środków i tryb ich przekazywania; Zobowiązanie do poddania się kontroli; Termin i sposób rozliczania środków; Formy zabezpieczeń naleŝytego wykonania umowy; Warunki zwrotu środków i rozwiązania umowy w przypadku nieprawidłowości; Inne postanowienia wynikające z przepisów wspólnotowych

7 PRZEKAZYWANIE ŚRODKÓW NA DOFINANSOWANIE przekazanie w formie dotacji rozwojowej; wyodrębniony rachunek bankowy specjalnie utworzony dla projektu (płatności winny być przekazywane za pośrednictwem tego rachunku); I transza wg harmonogramu płatności (100% w uzasadnionych przypadkach), na podstawie umowy o dofinansowanie; Obowiązek złoŝenia zabezpieczenia; Kolejna transza obowiązek rozliczenia we wniosku o płatność co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych transz; Po zatwierdzeniu wniosku o płatność przez Instytucję Weryfikującą

8 ZABEZPIECZENIE DOTACJI ROZWOJOWEJ Dotacja rozwojowa w formie zaliczki przekazywana jest po ustanowieniu i wniesieniu przez beneficjeta zabezpieczenia: Weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową ( do ) Poręczenie bankowe; Gwarancja bankowa; Gwarancja ubezpieczeniowa; Weksel z poręczeniem wekslowym banku; Zastaw na papierach wartościowych; Zastaw rejestrowy; Cesja praw z polisy ubezpieczeniowej; Hipoteka; (Wyboru formy zabezpieczenia dokonuje instytucja ogłaszająca konkursdokumentacja konkursowa)

9 BudŜet projektu

10 Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Przedstawiają zasady kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL Instytucja Pośrednicząca nie moŝe ustanowić bardziej restykcyjnych zasad kwalifikowalności,niŝ te które zostały zawarte w powyŝszych Wytycznych

11 Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków (1) 1) Co do zasady, wszystkie wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile: a) są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu; b) są efektywne tj. spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat); c) zostały faktycznie poniesione; d) są udokumentowane; (zastrzeŝenie podrozdział 4.2 pkt 7) e) zostały przewidziane w zatwierdzonym budŝecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie konstruowania budŝetu w ramach PO KL;

12 Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków (2) f) są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w niniejszych Wytycznych tj: i. nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych z EFS ii. zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w niniejszych Wytycznych. g) są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

13 Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków (3) Co do zasady wydatek uznaje się za poniesiony, jeŝeli nastąpił faktyczny przepływ środków pienięŝnych od Beneficjenta do innego podmiotu. Wyjątki stanowią: a) wydatki ponoszone przez partnerów w przypadku projektów realizowanych przez partnerstwa; b) wydatki ponoszone przez stronę trzecią w przypadku projektów uwzględniających w budŝecie projektu dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu; c) wkład niepienięŝny; d) koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.

14 Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków (4) 3) Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego naleŝy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pienięŝnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta, za wyjątkiem wkładu niepienięŝnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią. 4) Wydatek kwalifikowalny polegający na wniesieniu wkładu niepienięŝnego uwaŝa się za poniesiony, jeśli wkład został faktycznie wniesiony.

15 Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków (5) 5) Wydatek kwalifikowalny polegający na amortyzacji środka trwałego uwaŝa się za poniesiony jeśli został dokonany odpis amortyzacyjny. 6) Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równowaŝnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. W przypadku płatności gotówkowej, wystarczającym dowodem jest dokument z adnotacją zapłacono gotówką. Dokumenty poświadczające wysokość wkładu niepienięŝnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią, powinny pozwalać na identyfikację wyliczenia oraz wyraźnie wskazywać wysokość.

16 Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków (6) 7) W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych wspólnotowych lub krajowych, w szczególności: a) zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch róŝnych projektów dofinansowanych w ramach PO KL lub innych programów operacyjnych finansowanych z funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; b) zrefundowanie podatku od towarów i usług (VAT) w ramach PO KL, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budŝetu państwa w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

17 Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków (7) c) zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej wykorzystanej na współfinansowanie projektów finansowanych ze środków wspólnotowych, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach PO KL; d) otrzymanie refundacji ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej poŝyczki ze środków publicznych oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej poŝyczki.

18 Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków (8) 8) Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstaną w związku z realizacją projektu PO KL. KaŜdy przychód pomniejsza wartość wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu. Przychód zostaje odjęty od wydatków kwalifikowalnych w całości lub proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu do jego osiągnięcia przyczynił się projekt realizowany w ramach PO KL. 9) Aktywa wytworzone w ramach projektu nie mogą zostać zbyte za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji projektu. W przypadku naruszenia tego przepisu, Beneficjent zostanie wezwany do zwrotu środków wykorzystanych na zakup sprzętu i wyposaŝenia wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.

19 Okres kwalifikowania wydatków (1) 1) Początek okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data otrzymania przez Komisję Europejską PO KL tj. 12 grudnia 2006 r. W przypadku projektów rozpoczętych przed tą datą, do wydatków kwalifikowalnych zaliczamy wydatki faktycznie poniesione od 12 grudnia 2006 r. Wydatki poniesione wcześniej nie stanowią wydatku kwalifikowalnego. 2) Koniec okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data 31 grudnia 2015 r. Instytucja Pośrednicząca moŝe, w porozumieniu z Instytucją Zarządzającą, określić wcześniejszą datę końcową kwalifikowalności wydatków dla beneficjentów na potrzeby dokonania zamknięcia pomocy w ramach priorytetów PO KL.

20 Okres kwalifikowania wydatków (2) 3) Okres kwalifikowalności kaŝdego pojedynczego projektu realizowanego w ramach PO KL określa umowa o dofinansowanie projektu zawarta z Beneficjentem. Okres ten nie moŝe wykraczać poza daty graniczne określone w pkt 1 i 2. 4) Co do zasady, okres kwalifikowalności wydatków w ramach projektu moŝe przypadać na okres przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Niemniej jednak, Instytucja Pośrednicząca moŝe w przypadkach określonych w Planie działania na dany rok ograniczyć kwalifikowanie wydatków przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.

21 Okres kwalifikowania wydatków (3) 5) Końcowa data kwalifikowalności wydatku określona w umowie moŝe zostać zmieniona w uzasadnionym przypadku, na pisemny wniosek Beneficjenta, za zgodą podmiotu będącego stroną umowy. 6) MoŜliwe jest ponoszenie wydatków po okresie kwalifikowania wydatków określonym w umowie o dofinansowanie, pod warunkiem, Ŝe e wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu i zostaną uwzględnione we wniosku o płatność końcową.

22 Okres kwalifikowania wydatków (4) 7) Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się: a) w przypadku wydatków pienięŝnych: i. dokonanych przelewem lub obciąŝeniową kartą płatniczą datę obciąŝenia rachunku bankowego podmiotu ponoszącego wydatek; ii. dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności datę transakcji skutkującej obciąŝeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu; iii. dokonanych gotówką datę faktycznego dokonania płatności; b) w przypadku amortyzacji datę dokonania odpisu amortyzacyjnego; c) w przypadku wkładu niepienięŝnego datę faktycznego wniesienia wkładu.

23 Podstawowe zasady konstruowania budŝetu (1) 1) W ramach PO KL koszty projektu przedstawiane są we wniosku o dofinansowanie w formie budŝetu zadaniowego. Beneficjent przedstawia teŝ szczegółowy budŝet ze wskazaniem kosztów jednostkowych, który jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków projektu na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie projektu. 2) BudŜet zadaniowy obejmuje przedstawienie kosztów kwalifikowalnych w podziale na koszty bezpośrednie i pośrednie. 3) W ramach kosztów bezpośrednich Beneficjent wykazuje we wniosku rodzaje zadań w ramach projektu np. rekrutacja, szkolenie, promocja projektu, wraz z odpowiednim limitem kosztów, które zostaną poniesione na ich realizację.

24 Podstawowe zasady konstruowania budŝetu (2) 4) Limit kosztów w ramach budŝetu zadaniowego powinien wynikać ze szczegółowej kalkulacji kosztów jednostkowych wykazanej w budŝecie wniosku o dofinansowanie projektu. 5) Rozliczając poniesione wydatki Beneficjent nie moŝe przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Ponadto Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do kaŝdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, przy czym poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budŝetem projektu, przedkładanym na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.

25 Podstawowe zasady konstruowania budŝetu (3) 6) Dopuszczalne jest dokonywanie przesunięć w rezultatach projektu określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie do 10% wartości wskazanych we wniosku o dofinansowanie bez konieczności informowania podmiotu będącego stroną umowy. Powy sze przesuni cia nie mog jednak powodowa zmian o wi cej PowyŜsze przesunięcia nie mogą jednak powodować zmian o więcej niŝ 10% środków alokowanych na dane zadanie w ramach budŝetu projektu określonego we wniosku o dofinansowanie. Ponadto powyŝsze przesunięcia nie mogą zmieniać proporcji pomiędzy wydatkami na wynagrodzenia personelu w ramach danego zadania a wydatkami na realizację całości danego zadania.

26 Podstawowe zasady konstruowania budŝetu (4) 7) Wszelkie inne odstępstwa od załoŝeń określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie traktowane są jako zmiany w projekcie i wymagają zgłoszenia oraz uzyskania pisemnej zgody podmiotu będącego stroną umowy. 8) W przypadku wprowadzania zmian do projektu, wydatki wynikające z tych zmian mogą zostać uznane za kwalifikowalne pod warunkiem zatwierdzenia zmian w projekcie przez podmiot będący stroną umowy.

27 Ocena kwalifikowalności wydatków (1) 1) Ocena kwalifikowalności wydatków na etapie wyboru projektu oraz na etapie realizacji i rozliczania projektu dokonywana jest w oparciu o postanowienia niniejszych Wytycznych. 2) Podmiotem dokonującym oceny kwalifikowalności na etapie wyboru 2) Podmiotem dokonującym oceny kwalifikowalności na etapie wyboru projektu jest odpowiednio Instytucja Zarządzająca, Instytucja Pośrednicząca lub Instytucja WdraŜająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia), w ramach której działa komisja oceny projektów.

28 Ocena kwalifikowalności wydatków (2) 3) Ocena kwalifikowalności wydatków na etapie rozliczania projektu dokonywana jest przez podmiot będący stroną umowy w ramach weryfikacji wniosku o płatność składanego przez Beneficjenta w oparciu o zatwierdzony budŝet projektu oraz niniejsze Wytyczne. 4) Instytucja Zarządzająca weryfikuje w trakcie kontroli systemowych wykonywanie przez Instytucje Pośredniczące obowiązków w zakresie oceny kwalifikowalności wydatków. Jednocześnie Instytucja Pośrednicząca weryfikuje podczas kontroli wykonywanie obowiązków w zakresie oceny kwalifikowalności wydatków przez instytucje wdraŝające (Instytucje Pośredniczące II stopnia).

29 Wydatki niekwalifikowalne (1) 1) W oparciu o przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 (art. 11 ust. 2), za niekwalifikowalne z EFS w ramach PO KL uznaje się poniŝsze kategorie wydatków: a) podatek od towarów i usług (VAT), jeśli moŝe zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; b) zakup nieruchomości i gruntu, wyposaŝenia, mebli, pojazdów oraz infrastruktury, z wyjątkiem wydatków w ramach crossfinancingu, c) odsetki od zadłuŝenia.

30 Wydatki niekwalifikowalne (2) 2) Dodatkowo, zgodnie z Krajowymi Wytycznymi, niekwalifikowalne są następujące kategorie wydatków: a) koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne róŝnice kursowe ponoszone w ramach wdraŝania projektu, z wyjątkiem projektów współpracy ponadnarodowej; b) wydatek poniesiony na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających złoŝenie wniosku o dofinansowanie projektu;

31 Wydatki niekwalifikowalne (3) c) koszty kar i grzywien, a takŝe koszty procesów sądowych (z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienaleŝnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd; d) wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marŝa finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe; e) wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu. 3) Wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu ponosi Beneficjent.

32 zarządzanie projektem promocja projektu szkolenia doradztwo warsztaty studia studia uzupełniające studia podyplomowe wizyty studyjne staŝe Przykładowe zadania w ramach kosztów bezpośrednich projektów (1)

33 Przykładowe zadania w ramach kosztów bezpośrednich projektów (2) przygotowanie zawodowe w miejscu pracy zatrudnienie subsydiowane upowszechnienie i promocja alternatywnych i elastycznych form zatrudnienia organizacja kampanii informacyjno-promocyjnych rozwój systemów informatycznych ekspertyzy analizy, badania przygotowanie publikacji ewaluacja

34 Koszty pośrednie (1) 1) Koszty pośrednie stanowią tą część kosztów Beneficjenta, która nie moŝe zostać bezpośrednio przyporządkowana do konkretnego zadania będącego wynikiem realizowanego projektu. W szczególności koszty pośrednie mogą obejmować: a) koszty zarządu (tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu np. kierownik jednostki); b) koszty personelu obsługowego (w tym obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu i kancelarii); c) koszty obsługi księgowej (tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); d) opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz;

35 Koszty pośrednie (2) e) amortyzacja środków trwałych; f) opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzanie ścieków, itp.; g) usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, internetowe, kurierskie; h) usługi kserograficzne; i) koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (np. długopisów, papieru, teczek, toneru do drukarek, płyt CD, dyskietek), nie związanych bezpośrednio realizacją zadań w projekcie; j) koszty ubezpieczeń majątkowych; k) koszty ochrony; l) sprzątanie pomieszczeń (w tym środki utrzymania czystości pomieszczeń) dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację pomieszczeń, itp.

36 KOSZTY POŚREDNIE- waŝne Koszty pośrednie nie mogą być wykazywane w ramach kosztów bezpośrednich. Oznacza to, Ŝe podmiot dokonujący oceny kwalifikowalności na etapie wyboru projektu ma obowiązek zweryfikować, czy w ramach zadań określonych w budŝecie projektu (w kosztach bezpośrednich) nie zostały wykazane koszty, które stanowią koszty pośrednie. Dodatkowo na etapie realizacji projektu podmiot zatwierdzający wniosek o płatność weryfikuje czy w zestawieniu poniesionych kosztów bezpośrednich załączonym do wniosku o płatność nie zostały wykazane koszty pośrednie. W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane Ŝadne koszty związane z cross-financingiem w projekcie.

37 Koszty pośrednie (2) 2) Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: a) ryczałtowo, do wysokości: i. 20% bezpośrednich kosztów projektu w przypadku projektów o wartości do 2 mln zł; ii. 15% bezpośrednich kosztów projektu w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln zł włącznie; iii. 10% bezpośrednich kosztów projektu w przypadku projektów o wartości powyŝej 5 mln zł, przy czym właściwy limit procentowy jest określany przez Beneficjenta na etapie konstruowania budŝetu projektu;

38 Koszty pośrednie (3) 4) Wyznaczony limit procentowy kosztów pośrednich jest podstawą do ich rozliczania we wnioskach o płatność. Wysokość rozliczanych wydatków pośrednich zaleŝy bowiem od wysokości przedstawianych w rozliczeniu wydatków bezpośrednich. PowyŜszy sposób rozliczania nie moŝe naruszać podstawowej zasady kwalifikowalności wydatków, zgodnie z którą wydatek kwalifikowalny musi zostać poniesiony. W związku z powyŝszym, w przypadku gdy wysokość faktycznie poniesionych wydatków pośrednich jest niŝsza niŝ wartość wynikająca z ustalonego limitu w odniesieniu do kosztów bezpośrednich, Beneficjent powinien wskazać rozliczane wydatki pośrednie we wniosku o płatność wyłącznie w wysokości faktycznie poniesionej.

39 Przykład Przykładowo, w przypadku gdy w danym wniosku o płatność beneficjent wykazuje wydatki bezpośrednie w wysokości zł, a zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu wysokość rozliczanych kosztów pośrednich moŝe wynieść 13,5%, maksymalna wartość wydatków pośrednich, którą beneficjent moŝe rozliczyć w tym wniosku o płatność wynosi zł. Łączna wartość wydatków rozliczanych w tym wniosku o płatność wyniesie zł.

40 Koszty pośrednie (4) Koszty pośrednie rozliczone ryczałtem traktowane są jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie, w związku z tym dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu. Podczas kontroli na miejscu moŝliwe jest jednak zweryfikowanie prawidłowości sporządzenia przez Beneficjenta metodologii wyliczania kosztów pośrednich,którą przedstawił na etapie wnioskowania o środki.

41 Koszty pośrednie (5)- drugi sposób rozliczania kosztów Beneficjent ma prawo rozliczania kosztów na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (bez stawki ryczałtowej z pełnym udokumentowaniem wydatków) W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, Beneficjent wykazuje wartość poniesionych wydatków pośrednich we wnioskach o płatność do wysokości łącznej określonej w zatwierdzonym budŝecie projektu. Beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane. Dokumenty te wykazywane są we wniosku o płatność w zestawieniu poniesionych wydatków i mogą podlegać kontroli na miejscu.

42 KOSZTY POŚREDNIE - WAśNE NiezaleŜnie od wybranego sposobu rozliczania wydatków, beneficjent zobowiązany jest przedstawić w załączonym wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wartość kosztów pośrednich, które zamierza rozliczyć. Uzasadnienie winno wskazywać metodologię, zgodnie z którą beneficjent wyliczył wartość kosztów pośrednich. Metodologia podlega weryfikacji na etapie oceny wniosku o dofinansowanie realizacji projektu i moŝe podlegać negocjacjom (ćwiczenie-metodologia wyliczania kosztów)

43 Wynagrodzenie personelu (1) 1) W ramach wynagrodzenia personelu, kwalifikowalne są wszystkie koszty zatrudnienia personelu, w szczególności wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy, oraz Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. (WAśNE: w ramach wynagrodzenia personelu składki na Państwowy Fundusz Osób Niepełnosprawnych nie są wydatkiem kwalifikowalnym) 2) W przypadku zatrudniania personelu na podstawie umowy o pracę, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeŝeli spełnione są następujące warunki: a) pracownik jest zatrudniony (lub oddelegowany) w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z wdraŝaniem projektu; b) okres zatrudnienia (lub oddelegowania) jest kwalifikowalny wyłącznie do końcowej daty kwalifikowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu; powyŝsze nie oznacza, Ŝe umowa nie moŝe zostać zawarta na czas dłuŝszy niŝ okres realizacji projektu;

44 Wynagrodzenie personelu (2) c) zatrudnienie (lub oddelegowanie) do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane zapisami w zakresie czynności słuŝbowych pracownika, opisie stanowiska pracy lub umowie o pracę. 3) Wydatek związany z wynagrodzeniem personelu zatrudnionego na niepełny wymiar czasu w ramach projektu jest proporcjonalny w stosunku do 100% wynagrodzenia wynikającego z pełnego etatu. 4) Wydatkami kwalifikowalnymi w przypadku wynagrodzenia personelu mogą być równieŝ nagrody lub premie, o ile spełnione są następujące warunki: a) nagrody/premie zostały przewidziane w regulaminie danej instytucji; b) nie wprowadzono ich w danej instytucji w okresie 6 miesięcy przed złoŝeniem wniosku o dofinansowanie realizacji projektu; c) potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji.

45 Opłaty finansowe i inne NiŜej wymienione kategorie wydatków są kwalifikowalne w ramach PO KL, o ile ich poniesienie jest niezbędne do realizacji projektu: a) koszty otwarcia oraz prowadzenia wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego; b) opłaty bankowe pobierane od transakcji finansowych (krajowych lub zagranicznych) np. opłaty za dokonywanie przelewów; c) koszty porad prawnych; d) opłaty notarialne; e) koszty doradztwa udzielonego przez ekspertów finansowych f) koszty księgowości; g) koszty obsługi finansowych instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie, w szczególności takich jak poręczenie lub gwarancja.

46 Opłaty finansowe i inne (2) h) Koszty przeprowadzenia audytu zewnętrznego nie są kwalifikowalne chyba, Ŝe audyt jest wymagany przez Instytucje Pośredniczącą lub Instytucję WdraŜającą i został uwzględniony w w zatwierdzonym budŝecie projektu

47 Podatek od towarów i usług VAT (1) 1) Zgodnie z art. 11 pkt 2 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006, podatek od towarów i usług (VAT) moŝe być uznany za wydatek kwalifikowalny tylko wtedy, gdy został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta oraz Beneficjent nie ma prawnej moŝliwości odzyskania podatku od towarów i usług (VAT). 2) JeŜeli podatek od towarów i usług (VAT) zapłacony w związku z dokonaniem wydatku kwalifikowanego moŝe być częściowo odzyskany, kwalifikowalna jest ta część podatku od towarów i usług (VAT), która nie moŝe zostać odzyskana.

48 Podatek od towarów i usług VAT (2) 3) MoŜliwość odzyskania podatku od towarów i usług (VAT) naleŝy rozpatrywać w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. 4) Beneficjent otrzymujący środki na realizację projektu w ramach PO KL składa odpowiednie oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT) na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. W oświadczeniu Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu zrefundowanej części poniesionego podatku od towarów i usług (VAT) jeŝeli zaistnieją przesłanki umoŝliwiające odzyskanie tego podatku przez Beneficjenta.

49 Cross-financing (1) 1) Co do zasady, koszty kwalifikowalne w ramach PO KL muszą być zgodne z przepisami wspólnotowymi odnoszącymi się do Europejskiego Funduszu Społecznego. Niemniej jednak, Instytucja Zarządzająca PO KL dopuściła w PO KL moŝliwość poszerzenia katalogu wydatków współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego o koszty kwalifikowalne w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na zasadzie cross-financingu. 2) Cross-financing moŝe dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań w ramach PO KL.

50 Cross-financing (2) 3) Cross-financing powinien być powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. 4) Wartość wydatków w ramach cross-financingu nie moŝe stanowić więcej niŝ 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budŝet projektu. W przypadku działań w ramach priorytetów dotyczących integracji społecznej (Priorytet I i VII), Instytucja Zarządzająca PO KL zwiększyła procentową wartość wydatków kwalifikowalnych na finansowanie cross-financingu w ramach projektu do 15%, zgodnie z art 3 ust. 7 rozporządzenia (WE) nr 1081/2006.

51 Cross-financing (3) 5) Poziom cross-financingu weryfikowany jest na etapie ubiegania się o środki w ramach PO KL. Beneficjent będzie zobowiązany do oszacowania kosztów cross-financingu w ramach projektu i wskazania jej w części wniosku o dofinansowanie projektu dotyczącej cej budŝetu projektu. Koszty te podlegają weryfikacji przez odpowiednio Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą lub instytucję wdraŝającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia), w ramach której działa komisja oceny projektu lub inny organ wydający opinię w sprawie wniosków o dofinansowanie.

52 Cross-financing (4) 6) Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach wsparcia objętego crossfinanacingiem dotyczą przede wszystkim: a) zakupu oraz leasingu sprzętu rozumianego jako: i. środki trwałe; ii. wartości niematerialne i prawne; iii. pozostały sprzęt i wyposaŝenie (np. meble), dla których prowadzona jest ewidencja ilościowa lub ilościowo-wartościowa; b) dostosowywania budynków, pomieszczeń i miejsc pracy. Cross-financing w ramach PO KL nie obejmuje budowy nowych budynków, duŝych prac budowlanych, remontów budynków a jedynie wyposaŝenie i niewielkie prace dostosowawcze związane z realizowanymi projektami w ramach PO KL

53 Cross-financing (5) 7) Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powinny zostać przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie realizacji zasady równości szans, w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych. 8) Beneficjent zobowiązany jest do wykazania poziomu wydatków poniesionych w ramach cross-financingu we wniosku o płatność składanym w trakcie realizacji projektu. 9) Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powyŝej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowane.

54 Wydatki na zakup uŝywanych środków trwałych Zakup uŝywanychśrodków trwałych jest kwalifikowalny przy spełnieniu wszystkich niŝej wymienionych warunków: a) sprzedający środek trwały musi wystawić deklarację określającą jego pochodzenie; b) sprzedający środek trwały potwierdza w deklaracji, Ŝe w okresie ostatnich 7 lat uŝywany środek trwały nie został zakupiony z pomocy krajowej lub wspólnotowej; c) cena zakupionego środka trwałego uŝywanego nie moŝe przekraczać jego wartości rynkowej i musi być niŝsza niŝ koszt podobnego nowego sprzętu.

55 Wydatki na leasing środków trwałych W ramach cross-financingu do dofinansowania kwalifikują się następujące formy leasingu: a)leasing finansowy; b) leasing zwrotny. Pod pojęciem leasingu finansowego, rozumie się taką umowę leasingu, w ramach której ryzyko oraz poŝytki z tytułu posiadania przedmiotu leasingu przeniesione są na beneficjenta współfinansowanego projektu. Oznacza to, Ŝe umowa leasingu skutkuje czasowym przekazaniem w uŝytkowanie określonego dobra, przy czym umowa leasingu zawiera opcję nabycia lub teŝ przewiduje minimalny okres leasingowy odpowiadający okresowi uŝytkowania aktywu będącego przedmiotem leasingu. W przypadku gdy przepisy prawa podatkowego przewidują dla umowy leasingu finansowego wystawienie jednej faktury w dniu zawarcia umowy, a refundacja następuje na rzecz leasingobiorcy, dowodem poniesienia wydatku jest harmonogram spłat wraz z informacją o płatnościach i wyciągiem bankowym.

56 Wydatki na leasing środków trwałych (2) Istotą leasingu zwrotnego, jest powiązanie umowy leasingu z poprzedzającą ją umową sprzedaŝy. Leasingobiorca sprzedaje posiadane aktywo firmie leasingowej (z zastrzeŝeniem, Ŝe nie zostało ono zakupione ze środków publicznych) i równocześnie uzyskuje prawo do jego dalszego uŝytkowania, na warunkach ustalonych w umowie leasingu. Dzięki takiej operacji podmiot, który sprzedał dane aktywo leasingodawcy, nadal z niego korzysta, płacąc raty leasingowe związane z jego uŝytkowaniem. Raty leasingowe płacone przez leasingobiorcę w ramach leasingu zwrotnego są wydatkami kwalifikującymi się do dofinansowania. Dofinansowanie w ramach PO KL nie moŝe posłuŝyć do ponownego nabycia danego aktywu.

57 Wydatki na leasing środków trwałych (3) Kosztami niekwalifikowalnymi w przypadku leasingu są koszty związane z umową leasingu, w tym w szczególności: A a) podatek; B b) marŝa finansującego; c) c)odsetki od refinansowania wydatków; D d) koszty ogólne; E e) opłaty ubezpieczeniowe. W przypadku, gdy okres obowiązywania umowy leasingu finansowego lub zwrotnego przekracza datę końcową rozliczenia płatności pomocy wspólnotowej, kwalifikowalne są wyłącznie koszty leasingobiorcy, które zostały faktycznie poniesione do momentu zakończenia realizacji projektu wskazanego w umowie o dofinansowanie.

58 Wydatki na leasing środków trwałych wydatki poza cross-financingiem (1) 1) W przypadku zastosowania leasingu w projektach PO KL refundacja wydatków faktycznie poniesionych moŝe zostać skierowana wyłącznie na rzecz leasingobiorcy tj. Beneficjenta leasingującego dane dobro 2) Do dofinansowania kwalifikuje się wyłącznie leasing operacyjny. Pod pojęciem leasingu operacyjnego, zgodnie z Międzynarodowymi Pod poj ciem leasingu operacyjnego, zgodnie z Mi dzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), rozumie się taką umowę leasingu, w ramach której ryzyko oraz poŝytki z tytułu posiadania przedmiotu leasingu nie są zasadniczo w całości przeniesione na beneficjenta współfinansowanego projektu. Oznacza to, Ŝe umowa leasingu skutkuje czasowym przekazaniem w uŝytkowanie określonego dobra, przy czym czas ten moŝe być krótszy niŝ okres gospodarczej uŝywalności przedmiotu leasingu.

59 Wydatki na leasing środków trwałych wydatki poza cross-financingiem (2) W przypadku, gdy okres obowiązywania umowy leasingu przekracza końcową datę rozliczenia płatności pomocy wspólnotowej, kwalifikowalne są wyłącznie koszty leasingobiorcy, które zostały faktycznie poniesione do momentu zakończenia realizacji projektu wskazanego w umowie o dofinansowanie.

60 Wydatki na leasing środków trwałych wydatki poza cross-financingiem (3) WARUNKI WSPÓŁFINANSOWANIA LEASINGU NA RZECZ LEASINGOBIORCY 1) Kosztem kwalifikowalnym do współfinansowania jest część raty leasingowej związanej ze spłatą kapitału leasingowanego aktywu. 2)Dowodem faktycznego poniesienia wydatku jest dokument potwierdzający opłacenie raty leasingowej. 3)Maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych nie moŝe przekroczyć kwoty, na którą opiewa dowód zakupu wystawiony leasingodawcy przez dostawcę współfinansowanego aktywu.

61 Wydatki na leasing środków trwałych wydatki poza cross-financingiem (2) WARUNKI WSPÓŁFINANSOWANIA LEASINGU NA RZECZ LEASINGOBIORCY 4) Za okres kwalifikowalności wydatków na współfinansowanie rat leasingowych moŝna uznać jedynie okres realizacji projektu tj. do momentu zakończenia realizacji projektu wskazanego w umowie o dofinansowanie. 5) Refundacja w ramach realizacji umowy leasingu jest wypłacana leasingodawcy zgodnie z faktycznie spłacanymi ratami leasingu.

62 KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE LEASINGU Kosztami niekwalifikowalnymi w przypadku leasingu są koszty związane z umową leasingu, w tym w szczególności: a) podatek; b) marŝa finansującego; c) odsetki od refinansowania wydatków; d) koszty ogólne; e) opłaty ubezpieczeniowe 2 2.

63 AMORTYZACJA(1) 1 Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości aktywów podlegających amortyzacji (w szczególności środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych), stanowią wydatek kwalifikowalny, jeŝeli spełnione są łącznie następujące warunki: 2 a) odpisy amortyzacyjne dotyczą aktywów, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywane do jego wdraŝania; 2 2 b) zakup aktywów nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji wspólnotowej lub dotacji krajowej wykorzystanej na współfinansowanie projektu finansowanego ze środków wspólnotowych.

64 AMORTYZACJA(2) c) kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu; d) wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. PowyŜsze oznacza równieŝ moŝliwość dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w myśl art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej moŝna ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliŝonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednorazowo odpisując wartość tego rodzaju środków trwałych, z wyłączeniem 2 moŝliwości zastosowania przepisu art. 16 k ust. 7 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o 2 podatku dochodowym od osób prawnych.

65 AMORTYZACJA (3) 3) JeŜeli dotacja nie słuŝyła nabyciu określonych aktywów w całości, tylko w określonej części (udział procentowy), dopuszczalne jest uznanie za koszt kwalifikowalny odpisów amortyzacyjnych w wysokości odpowiadającej tej części wartości aktywów, która została sfinansowana z innych środków niŝ te dotacje. 4 4) W przypadku, gdy aktywa wykorzystywane są takŝe w innych celach niŝ realizacja projektu, kwalifikowalna jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania tych aktywów w ramach realizacji projektu W przypadku, o którym mowa powyŝej wartość rezydualna (księgowa wartość likwidacyjna) aktywów po zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym.

66 AMORTYZACJA (4) 6) Beneficjent przechowuje sposób wyliczenia amortyzacji rozliczanej w ramach projektu wraz z dokumentacją księgową. Wyliczenie to powinno uwzględniać czas lub zakres wykorzystywania sprzętu i wysokość odpisów amortyzacyjnych w danym miesiącu. 7) Dokumentami potwierdzającymi wysokość odpisów amortyzacyjnych są tabele amortyzacyjne środków trwałych lub inne dokumenty wskazujące ich wysokość 2 2.

67 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL (1) 1) Rozliczanie projektu: obowiązki w zakresie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej przez beneficjantów; 2)Ewidencja księgowa dla podmiotów określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości; 33) Ewidencja dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą

68 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL(2) Rozliczanie projektu: obowiązki w zakresie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej przez beneficjantów; Każda jednostka korzystająca ze środków pomocowych z Unii Europejskiej, przeznaczonych na dofinansowanie realizowanych przez nią projektów, jest zobowiązana do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji dotyczących pomocy. OObowiązek ten wynika z przepisów rozporządzenia Komisji Europejskiej (WE) nr 1086/2006z dnia 11 lipca2006 r., ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych o

69 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL (3) Prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji dotyczących pomocy. Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego dla operacji dotyczących wykorzystania funduszy unijnych nie oznacza prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych, ale ewidencję wyodrębnioną w ramach prowadzonych juŝ przez jednostkę ksiąg rachunkowych. W celu zapewnienia odrębnej ewidencji dla transakcji dotyczących pomocy z UE jednostka powinna - wprowadzić do Zakładowego Planu Kont odrębne konta syntetyczne oraz analityczne, a takŝe odpowiednie konta pozabilansowe. Liczba wprowadzonych przez jednostkę kont oraz stopień szczegółowość prowadzanych operacji dotyczących środków unijnych powinien umoŝliwić spełnienie wymagań kontrolnych w zakresie przejrzystości ich ewidencji i prawidłowości ich wykorzystania. o

70 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL (4) obowiązki w zakresie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej przez beneficjantów; Ewidencja księgowa podmiotów będących beneficjentami PO KL moŝe być prowadzona: 1) na zasadach określonych w ustawie z dnia 29/09/1994 roku o rachunkowości 2) w sposób uproszczony la osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą - (zwykle na zasadzie ksiąŝki przychodów i rozchodów) o

71 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL(5) obowiązki w zakresie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej przez beneficjantów ustawa o rachunkowości Na kierowniku danej jednostki ciąży obowiązek opracowania w formie pisemnej szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości z uwzględnieniem odrębnych zasad ewidencjonowania operacji gospodarczych dotyczących realizowanego projektu i otrzymywanych na ten cel funduszy unijnych. Z o

72 POLITYKA I ZASADY RACHUNKOWOŚCI Polityka Rachunkowości wg standardów to : Konkretne, prawidłowe metody, konwencje, reguły i praktyki przyjęte przez jednostkę gospodarczą przy sporządzaniu i prezentacji sprawozdań finansowych; Zasady rachunkowości : z kolei obejmują reguły jej prowadzenia gwarantują jej rzetelność, wiarygodność i uŝyteczność pozyskiwanych i prezentowanych informacji. Ich stosowanie zapewnia utrzymanie koncepcji wiernego i rzetelnego obrazu jednostki, czyli jasnego przedstawienia rzeczywistości bez jej upiększania czy zaciemniania

73 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL(6) pizapisane w polityce rachunkowości zagadnienia związane z funduszami unijnymi powinny dotyczyć m.in.: A)zasad ewidencjonowania przychodzących środków na wyodrębnionych kontach przychodu b) sposobu ujmowania operacji na kontach kosztowych związanych z otrzymanymi środkami - na wyodrębnionych kontach kosztowych, c) zasad wyodrębniania kont pozabilansowych dla danego projektu - np. wyodrębnienie konta zobowiązań warunkowych dla zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu, d) wyodrębnienia wszystkich prowadzonych przez daną jednostkę rachunków bankowych - istnieje bezwzględny obowiązek załoŝenia oddzielnego rachunku bankowego, na którym ujmowane są otrzymane środki unijne,

74 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL(7) e) wydzielenia kont dla ewidencjonowania otrzymanej pomocy - jako rozliczeń międzyokresowych przychodów lub kont funduszowych, F)sposobu wyodrębnienia oraz ewidencji na kontach rozrachunków - z podziałem na poszczególne projekty według wykonawców, g) ) ustalenia zakresu wydatków kwalifikowanych poszczególnych projektów, h) sposobu wypełniania obowiązków sprawozdawczych i informacyjnych wobec instytucji nadzorujących realizację projektu, budżetu oraz GUS. i) sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją projektu

75 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL(8) Obok zasad (polityki) rachunkowości kierownik jednostki otrzymującej środki pomocowe z funduszy unijnych powinien uaktualnić istniejącą instrukcję sporządzania, obiegu oraz kontroli dokumentów księgowych,, a także sprawdzić istniejące w jednostce zasady dotyczące sporządzania dokumentów wewnętrznych pod kątem ich zgodności z aktualnie obowiązującym stanem prawnym. Instrukcja sporządzania, obiegu oraz kontroli dokumentów powinna określać zasady wystawiania, przyjmowania, obiegu, kontroli oraz przechowywania dowodów księgowych z uwzględnieniem specyfiki dokumentacji związanej z funduszami unijnymi. Ponadto powinna określać sposób odrębnego znakowania i dekretowania dowodów księgowych dotyczących realizowanych przez jednostkę projektów współfinansowanych unijnymi środkami pomocowymi.

76 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL(9) ZAKŁADOWY PLAN KONT Aktualizacja zakładowego planu kont zgodnie z wymogami funduszy europejskich powinna następować na bieŝąco, w miarę podpisywania umów o dofinansowanie konkretnych projektów. Przed podpisaniem umów jednostka jest zobowiązana do wyodrębnienia na potrzeby projektu rachunku bankowego który ujmowany jest w zapisach umowy i za pomocą którego dokonywane będą wszystkie płatnością nazwą Po podpisaniu umowy: -konta pozostałe Wszystkie konta powinny zostać opatrzone tą samą nazwą, pozwalającą na jednoznaczne wyodrębnienie zapisów na nich dokonywanych, związanych z konkretnym realizowanym projektem

77 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL(10) b) sposobu ujmowania operacji na kontach kosztowych związanych z otrzymanymi środkami - na wyodrębnionych kontach kosztowych, c) zasad wyodrębniania kont pozabilansowych dla danego projektu - np. wyodrębnienie konta zobowiązań warunkowych dla zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu, d) wyodrębnienia wszystkich prowadzonych przez daną jednostkę rachunków bankowych - istnieje bezwzględny obowiązek założenia oddzielnego rachunku bankowego, na którym ujmowane są otrzymane środki unijne, E e) wydzielenia kont dla ewidencjonowania otrzymanej pomocy - jako rozliczeń międzyokresowych przychodów lub kont funduszowych, o

78 MONITOROWANIE I ROZLICZANIE WYDATKÓW W RAMACH PO KL(11) Ewidencja księgowa prowadzona w sposób uproszczony W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jednostka ma moŝliwość prowadzenia ewidencji w następujący sposób: 1/ sporządzanie techniką ręczną lub komputerową tzw. Zestawienie 1/ sporz dzanie technik r czn lub komputerow tzw. Zestawienie dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków objętych wnioskiem wg wzoru dołączonego o wniosek o płatność 2/ wyodrębnienie w prowadzonej księdze przychodów i rozchodów np w postaci zaznaczenia w dodatkowej rubryce wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacja projektu w ramach PO KL. 3/ załoŝenia odrębnej księgi przychodów i rozchodów na potrzeby projektu

79 ZASADY SPORZĄDZANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ(1) Wszystkie projekty w ramach PO KL zarówno konkursowe jak systemowe są rozliczane na podstawie złoŝonego przez beneficjanta wniosku o płatność. 1/ We wniosku o płatność beneficjent wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu przy czym obowiązuje zasada, zgodnie z którą postęp rzeczowy powinien korespondować z postępem pem finansowym (przedstawionym wydatkami) PRZYKŁAD: w danym okresie rozliczeniowym zrealizowano szkolenie, ale nie została zapłacona faktura. Beneficjent nie powinien w danym wniosku o płatność informować o fakcie realizacji szkolenia. Informacja na jego temat zostania przekazana w kolejnym wniosku o płatność.

80 ZASADY SPORZĄDZANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ(2) Wszystkie projekty w ramach PO KL zarówno konkursowe jak systemowe są rozliczane na podstawie złoŝonego przez beneficjanta wniosku o płatność. 1/ We wniosku o płatność beneficjent wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu przy czym obowiązuje zasada, zgodnie z którą postęp rzeczowy powinien korespondować z postępem pem finansowym (przedstawionym wydatkami) PRZYKŁAD: w danym okresie rozliczeniowym zrealizowano szkolenie, ale nie została zapłacona faktura. Beneficjent nie powinien w danym wniosku o płatność informować o fakcie realizacji szkolenia. Informacja na jego temat zostania przekazana w kolejnym wniosku o płatność.

81 ZASADY SPORZĄDZANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ(3) Do wniosku o płatność beneficjent dołącza: 1/zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki; Zestawienie moŝe mieć formę: a/ wydruki z ewidencji księgowej beneficjanta; b/ tabeli, odpowiadającej wymogom przedstawionym we wzorze wniosku o płatność Beneficjant dokonuje wyboru formy rozliczenia przed podpisanie umowy o dofinansowanie. (KaŜdy beneficjant jest zobowiązany do wykonywania zestawień na podstawie faktycznie zaksięgowanych i zapłaconych dokumentów księgowych, a nie na podstawie dokumentów będących w postaci roboczej

82 ZASADY SPORZĄDZANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ(4) Do wniosku o płatność beneficjent dołącza: 2/załącznik szczegółowa charakterystyka dokonanego wsparcia 3/ wyciągi bankowe z rachunku w przypadku projektów, na realizacje których beneficjant otrzymuje dotację rozwojową, za okres którego dotyczy wniosek o płatność Wniosek o płatność jest składany w terminach określonych w umowie o o finansowanie nie rzadziej niŝ raz na trzy miesiące oraz w przypadku rozliczenia końcowego- 30 dni od dnia zakończenia realizacji projektu

83 ZASADY SPORZĄDZANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ(5) PRAWIDŁOWOŚĆ WYSTAWIANYCH DOKUMENTÓW Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu muszą być prawidłowo opisane na odwrocie tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego zawierać winien co najmniej: a/ numer umowy; B/tytuł projektu; C c/ informację, Ŝe projekt finansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego d/ nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu E e/ kwotę kwalifikowalną, w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań

84 ZASADY SPORZĄDZANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ(6) Jednocześnie istnieje obowiązek umieszczania informacji o poprawności formalnej i merytorycznej oraz rachunkowej dokumentu. W przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego niezbędne odniesienie do ustawy z dnia roku Prawo Zamówień Publicznych

85 Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu księgowego W przypadku gdy benefcjent przedstawia do wniosku o płatność wydruk z ewidencji finansowej, system ten winien pozwalać na generowanie następujacyh danych: 1/ zewnętrzny nr faktury VAT lub innego dokumentu zwiazanego z 1/ zewn trzny nr faktury VAT lub innego dokumentu zwiazanego z wydatkami; 2/ wewnętrzny /systemowy/ nr dokumentu; 3/ datę wystawienia dokumentu księgowego; 4/ określenie zakupionego towaru/usługi; 5/ kwotę wydatków kwalifikowanych; 6/ sposób dokonania zapłaty; 7/ datę zapłaty

86 Weryfikacja i zatwierdzenie wniosku o płatność Wniosek o płatność jest weryfikowany przez odpowiednią instytucję zgodnie z następującymi zasadami 1/ Okres weryfikacji kaŝdego wniosku o płatność wynosi 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia, przy czym okres ten dotyczy kaŝdej przedłoŝonej wersji wniosku; 2/ Weryfikacja kaŝdej wersji wniosku winna być udokumentowana w formie listy kontrolnej. 3/ 3/ Zasadniczo kaŝda lista kontrolna sporządzana jest do kaŝdej wersji wniosku. MoŜliwe jest jednak przygotowanie jednej listy kontrolnej do danego wniosku, na której odnotowane będą weryfikacje

87 Weryfikacja i zatwierdzenie wniosku o płatność(2) Wniosek o płatność jest weryfikowany przez odpowiednią instytucję zgodnie z następującymi zasadami 4/ Wniosek weryfikowany jest zgodnie z zasadą dwóch par oczu ; przez opiekuna projektu; podlega akceptacji bezpośredniego przełoŝonego 5/ W przypadku stwierdzenia błędów instytucja moŝe wystąpić do beneficjanta z prośbą o poprawę wniosku, przesłanie brakujących informacji lub udzielenie niezbędnych wyjaśnień wskazując termin przekazania odpowiedzi. 6/ Wniosek zawierający błędy formalne lub rachunkowe moŝe być poprawiony lub uzupełniony przez instytucje weryfikującą (oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe

88 Weryfikacja i zatwierdzenie wniosku o płatność(3) Wnisek pozytywnie zweryfikowany podlega zatwierdzeniu przez własciwą instytucję. Zatwierdzenie wniosku oznacza przygotowanie i przekazanie beneficjentowi INFORMACJI O WYNIKACH WERYFIKACJI WNIOSKU O PŁATNOŚĆ ZAWIERAJĄCEJ: 1/ numer wniosku o płatność który jest zatwierdzony; 1/ numer wniosku o płatno który jest zatwierdzony; 2/ nr i tytuł projekt który jest rozliczany w ramach wniosku o płatność; 3/ nr i nazwę działania w ramach których składany jest wniosek o płatność; 4/ informację na temat wysokości zatwierdzonych wydatków w ramach wniosku o płatność w tym - wysokość kosztów uznanych za niekwalifikowalne; - wysokość rozliczonych korekt finansowych; - wysokość rozliczonych nieprawidłowości finansowych, które zostały wykryte w ramach projektu wraz z odsetkami;