Regionalna Izba Obrachunkowa. ul. Koszykowa 6 a Warszawa *' * Or.0911/1/10. Ad.S. Ad.6 * *

Transkrypt

1 Wó]T GlVUNY I;OŚWIĘTNE Poświętne, r. ul. Krótk.a 1, Poświętne J:"W wołomif\skl. WOI. mawwleckie Or.0911/1/10 Regionalna Izba Obrachunkowa ul. Koszykowa 6 a Warszawa W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne RIO-II-0913j323j2010 z dnia._ r" Wójt Gminy Poświętne informuje o podjętych działaniach mających na celu usunięcia nieprawidłowości i niedociągnięć, o których mowa w protokole kontroli: Ad.1 W związku ze zmianą formy księgowania (tj. zmiana z księgowości ręcznej na komputerową) jest w trakcie opracowywana nowa dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości zgodnie z postanowieniami art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.) Ad.2 Księgi rachunkowe zawierają wszystkie zdarzenia gospodarcze, jakie nastąpiły w poszczególnych okresach sprawozdawczych, zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ad.3 W związku ze zmianą formy księgowości tj. z ręcznej na komputerowy od stycznia 2011 roku będą sporządzane zestawienia obrotów dzienników częściowych oraz zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Ad.4 Ewidencję analityczną i syntetyczną dostosowano do wymogów art. 16 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ad.S W księgach rachunkowych ewidencjonuje się dokumentację spełniająca wymogi art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ad.6 Błędy w dowodach wewnętrznych są korygowane w sposób określ~~~~~~q..u.:f. E Zdnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. *' * * *

2 Ad.7 Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są na zasadach określonych wart. 23 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ad.8 EWidencja na koncie 902 "Wydatki budżetowe" prowadzona jest zgodnie z zasadami określonymi w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, oraz budżetów samorządu terytorialnego. \'C) Ad.9 Poinformowano oraz wyegzekwowano od kierowników podległych jednostek organizacyjnych obowiązek sporządzania sprawozdań stosownie do przepisów 4 pkt 3 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Sprawozdania zbiorcze sporządzane są w szc~egółowości sprawozdań jednostkowych zgodnie z 6 ust. 1 pkt 3 cyt. rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. " ~.. ''t Ad.10 Sprawozdania Rb 285 z wykonania planu wydatków budżetowych dotyczące szkół są sporządzane na odpowiednich drukach zgodnie z załącznikiem Nr 20 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Ad.11 Do przychodów urzędu jednostki samorządu terytorialnego zaliczane są dochody budżetu jednostki samorządu terytorialnego, które są nieujęte w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych. Ad.12 Przestrzega się przepisów art. 24 ust.,;" 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości mając na uwadze art. 16 ust. 1 cytowanej ustawy. Ad.13 Wypłaty z kasy dokonywane są zgodnie z zasadami określonymi w załączniku Nr 6 do Zarządzenia Nr 3/02 Wójta Gminy w Poświętnem z dnia r. oraz na podstawie dowodów spełniających wymogi określone w załączniku Nr 4 do w/w Zarządzenia. Wypłaty gotówki z kasy ujmowane są w raporcie kasowym dotyczącym dnia, w którym nastąpiła wypłata. Ad.14 Zwrócono szczególną uwagę na faktury i rachunki regulowane z rachunku bankowego

3 r Gminy, w którym nabywcą nie był Urząd Gminy zawierały informację, że płatnikiem jest Urząd Gminy. Ad.1s Ewidencję oraz kontrolę i inwentaryzację druków ścisłego zarachowania dostosowano do wymogów określonych w załączniku Nr S Zarządzenia Nr 3/02 z dnia r. Wójta Gminy Poświętne. Ad.16 Ewidencja na kontach 201, 240, 224, 223, 221 jest prowadzona zgodnie z zasadami określonymi w załączniku Nr 1 i Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia S lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ad.17 Przestrzega się terminów płatności zobowiązań mając na uwadze art. 481 ustawy dnia 23 kwietnia 1964r. Kodek Cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.roraz wydatki dokonywane są zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Ad.18 Inwentaryzacji należności wynikających z knota 240 "Pozostałe rozrachunki" będzie się dokonywać "drogą potwierdzenia salda" na ostatni dzień roku obrotowego. ł!j Ad.19 W miarę możliwości będą sprawdzane i korygowane deklaracje na podatek od nieruchomości i podatek od środków transportowych zgodnie z art. 272 i art. 274 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. -Ordynacja Podatkowa ( Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) Ad.20 Stosownie do zapisów art. SS 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.- Ordynacja Podatkowa na bieżąco będą naliczane i pobierane odsetki od zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości. Ad.21 Organ podatkowy będzie wszczynał postępowania egzekucyjne w celu przymusowego ściągnięcia należności do właściwego Urzędu Skarbowego na podstawie S ust. 1. Ad.22 Organ podatkowy w miarę możliwości zastosuje się do prowadzenia odrębnych kart w zakresie ewidencji podatków, zgodnie z przepisami określonymi w 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r.

4 Ad.23 Organ podatkowy będzie stosował się do zasad określonych wart. 67 a 1 z dnia 29 sierpnia 2009 r. Ordynacji Podatkowej. Ad.24 W kolejnej uchwale Rada Gminy przy zawieraniu umów z sołtysami wyznaczy odpowiedni termin płatności w drodze inkasa. Organ podatkowy będzie przestrzegać postanowień art a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja Podatkowa. Ad.25 Decyzje wydane po kontroli zawierają uzasadnienie faktyczne zgodnie z art pkt 6 oraz 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja Podatkowa. Ad.26 Stosownie do zasad określonych w 3 ust. 1 pkt 10 załącznik 39 IIlnstrukcja ~J sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego" do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. zastosowano się do wykazywania skutków udzielonych ulg i zwolnień otlliczonych za okres sprawozdawczy. Ad.27 W kolejnym sprawozdaniu prawidłowo wykazano skutki finansowe wynikające z decyzji właściwych organów gminy. " Ad.28 Zastosuje się wykorzystanie skutków finansowych wynikających z decyzji o odroczeniu terminu płatności lub rozłożenia na raty zapłaty podatku, bądź zaległości podatkowej, stosownie do zasad określonych w 3 ust. 1 pkt 11 lit. b załącznika Nr 39 "Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego" do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. Ad.29 Przestrzegała się, żeby zezwolenia na sprż'edaż napojów alkoholowych były wydawane na prawidłowo wypełnionych wnioskach, zawierających wszystkie dane wymagane z art. 18 ust. 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Ad.30 Przestrzega się, żeby w przypadku gdy przedsiębiorca nie dokonał opłaty określonej w art. 11' ust. 2 i 5 w terminach, o których mowa wart. 11' ust. 7 i 8 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi będą wydawane decyzje o wygaśnięciu zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. Ad.31 Zobowiązania wynikające z umów (zleceń) są regulowane po dokonaniu końcowego odbioru robót.

5 Ad.32 Przestrzega się, aby dochody i wydatki były klasyfikowane prawidłowo zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Ad.33 W związku z opracowywaniem nowej dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości - nowa dokumentacja opisująca zasady (politykę) rachunkowości nie przewiduje ewidencji przedmiotów o okresie używania dłuższej niż 1 rok i wartości jednostkowej do 500 zł. Ad.34 Przestrzega się aby wszystkie pozostałe środki trwałe były ewidencjonowane zgodnie ze wskazaniem Wójta Gminy Poświętne określonym w Zarządzeniu Nr 3/02 -załącznik Nr 3. Ad.35 Zobowiązano pracowników do terminowego rozliczania kosztów podróży służbowej stosownie do zapisów odpowiednio w 2, 5 ust. 3 oraz 8 a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowe! na obszarze kraju oraz zobowiązano pracowników do rozpoczęcia i kończenia podróży służbowej zgodnie ze wskazaniem zlecającego wyjazd.,_.'t' Ad.36 Ewidencja do konta 080 "Inwestycje" (środki trwałe w budowie) prowadzona jest w sposób określony w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ad.37 Zgodnie z zaleceniami wartość środków trwałych zwiększa się o koszty osiągniętych efektów inwestycyjnych stosownie do wskazania art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ad.38 W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w przestrzeganiu art. 92 ust.l ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r" Nr 113 poz. 759) tj. ujawnienie przez Zamawiającego przed wyborem oferty najkorzystniejszej okoliczności faktycznych i prawnych odrzucenia oferty, Zamawiający stosując się do wynikających z powyższych okoliczności zaleceń pokontrolnych, przyjmuje wnioskowane uwagi do realizacji w kolejnych postępowaniach przetargowych. Zapisy

6 r cyt. artykułu Zamawiający postanawia stosować w sposób opisany w powyższej ustawie. W obecnie prowadzonych postępowaniach przetargowych Zamawiający zwraca szczególną uwagę na prawidłową etapowość prowadzonych postępowań w szczególności stosując się do protokolarnych zaleceń aby niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej zawiadamiać wykonawców o ofertach, które zostały odrzucone. Ad.39 Zgodnie z wnioskowanymi zaleceniami dotyczącymi prawidłowego stosowania zapisów art. 68 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r., Nr 113 poz. 759) tj. przy udzieleniu zamówienia w trybie z wolnej ręki żądać oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający stosuje się do treści zapisów cyt. artykułu, żądając od Wykonawców obligatoryjnych dokumentów wymaganych w trybie z wolnej ręki, określonych w/w ustawą, 8' Ad.40 Z uwagi na zalecenia pokontrolne dotyczące przestrzegania zaplsow rolporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawców, oraz form, w jakich dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r., Nr 226, poz. 1817), Zamawiający w prowadzonych postępowaniach będzie wymagał jedynie dokumentów wskazanych w cyt. Rozporządzeniu, wg. aktualnie obowiązującego stanu prawnego, monitorując przy tym na bieżąco zrrliany wprowadzane nowelizacjami. Ad.41 Przestrzega się 14 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w Urzędzie Gminy w Poświętnem będącej załącznikiem Nr 4 do Zarządzenia Nr 3/02 Wójta Gminy w Poświętnem przez dołączenie do faktur dowodu "OT" - przyjęcie środka trwałego. Ad.42 Rozrachunki budżetu z tytułu dotacji subwencji są ewidencjonowane zgodnie z zasadami określonymi w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ad.43 Zastosowano się do przepisów zawartych wart. 5 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 6 ust. 3 pkt 1 Ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Ad.44 Zgodnie z zaleceniem umowy o dzieło są zawierane w przypadku, gdy efektem

7 r wywiązania się przez przyjmującego zamówienie miałoby być powstanie oznaczonego dzieła w rozumieniu art. 627 ustawy z dnia r. -Kodeks Cywilny. Ad.45 Zgodnie z zaleceniami Uchwałą Rady Gminy Poświętne Nr XXV/143/2010 z dnia r. dokonano zmian w statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Poświętnem. Ad.46 Zgodnie z zaleceniem będzie prowadzona ewidencja księgowa na koncie 222 "Rozliczenie dochodów budżetowych" odnośnie dochodów zrealizowanych przez jednostki budżetowe Gminy o ile będą posiadały dochody. Ad.47 Zobowiązano Kierownika Gminnej Biblioteki w Poświętnem do niezwłocznego zgłoszenia jej pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego - jako płatnika (pracodawcę) wskazując wyżej wymienioną samorządową instytucję kultury... \- 't"..._-- ~.. _.--_.- '-~.--". _ ~- - - T ~ ~ - - " t i 1 \ :- ',\ Pol,; ~!~a :2z..l..'. 1_- -" ~-- -