Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (0-22) , , Fax. RIO Adres, ul. Koszykowa 6a, Warszawa Wydz. Kontroli (0.-22) , , Fax. RIO Warszawa, dn r. RIO II 0913/372/2008 Pan Józef Stradomski Wójt Gminy StaroŜreby Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej, podpisanego dnia roku. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) i Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. z dnia 27 lipca 2004r. Nr 167 poz. 1747) przeprowadzona została w dniach od r. do r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od do r. zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję, co następuje: I. Ustalenia ogólnoorganizacyjne 1. Stwierdzono: W dokumentach regulujących status prawny gminy (Statut Gminy) oraz w wewnętrznych dokumentach regulujących zagadnienia organizacyjno prawne (procedura uchwalenia budŝetu, uchwała Rady Gminy w Staroźrebach z dnia 16 marca 1995 r. w sprawie ustalenia wysokości wynagrodzenia dla sołtysów za pobór naleŝności w drodze inkasa) występują sprzeczności z obowiązującymi w tej mierze przepisami bądź teŝ dokumenty powołują się na nieaktualną podstawę prawną str. 3,4 i 46 protokółu kontroli. Na bieŝąco uaktualniać dokumenty regulujące status prawny gminy i zagadnienia organizacyjno prawne funkcjonujące na terenie Gminy StaroŜreby pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. 1

2 III. Gospodarka pienięŝna i rozrachunki. 1. Stwierdzono: Prowadzenie Raportu kasowego dla LKS Świt, który jest organizacją poŝytku publicznego i który w 2008 roku otrzymał dotację celową z budŝetu gminy na realizację zadania publicznego Organizacja imprez sportowych, prowadzenie i opieka nad sportowymi druŝynami piłkarskimi oraz ulepszanie budynku sportowego i boiska sportowego. str. 11 protokołu kontroli. Zaniechać prowadzenia organizacjom uŝyteczności publicznej raportów kasowych i przestrzegać, by rozliczanie dotacji przyznanych na podstawie ustawy z dn. 24 kwietnia 2003r. o poŝytku publicznym i wolontariacie ( Dz. U. Nr 96 poz. 873 z późn. zm. ) odbywało się zgodnie z postanowieniami zawartej umowy a do rozliczenia były przyjmowane rachunki z okresu, w którym odbywała się realizacja powierzonego zadania. 2. Stwierdzono: Na koncie 234 ewidencjonowano zaliczki udzielone ZG OSP, OSP, LKS Świt, GOK pomimo, Ŝe nie ma podstawy prawnej do takich wypłat. str.16 protokołu kontroli. Zaliczki na pokrycie drobnych wydatków udzielać pracownikom samorządowym zgodnie z Zarządzeniem Wójta Gminy Nr11/2008 z dnia 08 maja 2008 roku oraz przestrzegać zasad księgowania na kontach zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jst oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - Dz.U z póŝn. zm. 3. Stwierdzono: Nie ujęcie w księgach rachunkowych Urzędu Gminy odsetek naliczanych przez bank od środków na rachunku bankowym depozyty oraz na rachunku zaliczki alimentacyjnej. str.18 protokołu kontroli. Zapisów na kontach dokonywać na podstawie wyciągów bankowych, zachowując pełną zgodność zapisów między jednostką a bankiem, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont ustalonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych- Dz. U. Nr 142 poz z póŝn.zm. 4. Stwierdzono: Wspólne prowadzenie ewidencji księgowej kredytów i poŝyczek na koncie,,134. Zaciągnięte kredyty winny być księgowane na koncie 134 a poŝyczki na koncie 260. str.18 protokołu kontroli. Wnioskuję; Ewidencję kredytów i poŝyczek prowadzić zgodnie z Zakładowym Planem Kont obowiązującym w Urzędzie Gminy oraz z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych- Dz. U. Nr 142 poz z póŝn.zm. 2

3 IV. Wykonanie budŝetu. Dochody budŝetowe 1.Stwierdzono: Wydawano decyzje na umorzenie zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości, które w momencie wydania decyzji nie były zaległością podatkową a zobowiązaniem podatkowym na rok str. -33,34 protokołu kontroli Decyzje na umorzenie zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości wydawać zgodnie z art Ordynacji podatkowej, który mówi zaległością podatkową jest podatek niezapłacony w terminie płatności oraz art. 67a 1 pkt 3, który mówi organ podatkowy na wniosek podatnika moŝe umorzyć w całości lub w części zaległość podatkową. (Dz. U. Nr 8 z 2005r.) 2. Stwierdzono: Nieterminowe załatwianie wniosków o umorzenie podatków oraz ulg ustawowych. - str. 34,35 protokołu kontroli Rozpatrywanie wniosków o umorzenie podatku oraz o zastosowanie ulg ustawowych dokonywać zgodnie z art i art.140 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa ( Tekst jednolity: Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm. ), które mówią załatwienie sprawy powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niŝ w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane nie później niŝ w ciągu dwóch miesięcy przy czym naleŝy powiadomić osobę zainteresowaną o przyczynie niedotrzymania terminu. 3. Stwierdzono: Wójt Gminy umarzał zaległości nie podatkowe (opłata za wodę i ścieki, czynsz za lokale uŝytkowe i mieszkalne, dzierŝawa), do których nie stosuje się ustawy Ordynacja podatkowa bez stosownej uchwały organu stanowiącego. - str. 76 protokołu kontroli Przygotować stosowną Uchwałę Rady Gminy jako organu stanowiącego w sprawie sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat naleŝności pienięŝnych zgodnie z art. 43 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 z 2005r poz z późn. zm.) i na podstawie powyŝszej Uchwały stosować umorzenia zaległości nie podatkowych. 4.Stwierdzono: Błędnie księgowano dochody z tytułu: najmu i dzierŝawy, sprzedaŝy złomu, wynajmu sali - str. 77 protokołu kontroli Przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej dochodów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107 poz. 726 z póŝn.zm. ). Wydatki budŝetowe. 1. Stwierdzono: Dokonywano wydatków z rachunku ZFŚS Urzędu Gminy dla GOK-u i Gminnej Biblioteki Publicznej pomimo, iŝ są one wyodrębnione pod względem organizacyjno-prawnym i jako instytucje kultury prowadzą samodzielną gospodarkę finansową. - str. 48 protokołu kontroli 3

4 Zaprzestać dokonywania wydatków z rachunku ZFŚS Urzędu Gminy dla GOK i GBP w Staroźrebach oraz bezwzględnie przestrzegać przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 z późn.zm.). 2. Stwierdzono: Z okazji Dnia Kobiet i Dnia MęŜczyzny wypłacono pracownikom nagrody pienięŝne po 500,00 zł, 250,00 zł i 167,00 zł a emerytom po 100,00 zł, pomimo iŝ Ustawa o ZFŚS jak równieŝ regulamin obowiązujący w Urzędzie Gminy nie przewiduje wypłat gotówkowych nagród pienięŝnych z okazji w/w świąt. str. 49 protokołu kontroli. Zaniechać wypłacania gotówkowych nagród pienięŝnych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i bezwzględnie przestrzegać art. 8 ust.1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 z późn.zm.) oraz obowiązującego w Urzędzie Gminy regulaminu Rady Pracowniczej ustalającego zasady wypłat z ZFŚS. 3.Stwierdzono: Nieprawidłowe naliczanie nagród jubileuszowych pracownikom zatrudnionym w Urzędzie Gminy, którzy pobierali miesięczne stałe wynagrodzenie, które nie ulegało zmianom i nie było wynagrodzeniem godzinowym - str. 42 protokołu kontroli Przy naliczaniu nagród jubileuszowych przestrzegać art. 12 pkt. 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 sierpnia 2005 roku (Dz.U. Nr 146, poz z późn.zm.) w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich oraz ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2001r., Nr 142, poz z późn.zm.) 4.Stwierdzono: W miesiącach I, II, III i IV 2007r. dokonano zawyŝonej wypłaty ryczałtu dla Przewodniczącego Rady Gminy. W toku kontroli Przewodniczący Rady dokonał zwrotu nadpłaconej kwoty ryczałtu w wysokości 435,80 zł na rachunek bankowy Urzędu Gminy w dniu roku. - str. 44 protokołu kontroli. Przy naliczaniu diet dla radnych gminy przestrzegać art. 25 ust. 4,6,7 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001r. nr 142, poz z późn.zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000r. w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz.U. Nr 61, poz. 710). 5.Stwierdzono: Zastosowano nieprawidłową klasyfikację wydatków budŝetowych związanych z wypłatą diet sołtysom oraz składką członkowską do izby rolniczej. - str.46 protokołu kontroli Ponoszone wydatki klasyfikować w oparciu o Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107 poz. 726 z póŝn.zm. ). 4

5 6. Stwierdzono: Odnotowano przypadki nie przestrzegania terminów płatności faktur. - str. 46 protokołu kontroli. Przy regulowaniu zobowiązań przestrzegać terminów płatności uwidocznionych na fakturach do czego obliguje art. 35 ust.3 pkt 3 ustawy z dn. 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych ( D.U. Nr 249 poz z późn. zmian. ). 7.Stwierdzono: Wójt Gminy nie przekazywał jednostkom organizacyjnym informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek w ustawowym terminie. - str. 86 protokołu kontroli Przestrzegać art. 186 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz z późn.zm.). PowyŜszy przepis zobowiązuje Wójta Gminy do przekazywania w/w informacji w terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały budŝetowej. 8.Stwierdzono: Niewłaściwe naliczenie kwot diet przysługujących pracownikom z tytułu odbytej zagranicznej podróŝy słuŝbowej do Hiszpanii. - str.55 protokołu kontroli Wnioskuje: Przy rozliczaniu zagranicznych podróŝy słuŝbowych stosować przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz z późn.zm.) 9. Stwierdzono: Wójt Gminy zawarł z Komendantem Gminnego Związku OSP RP (wybranym na posiedzeniu konstytuującym się Zarządu Oddziału GZ OSP RP w StaroŜrebach), który jest jednocześnie radnym gminy Staroźreby, a któremu powierzył obowiązki Komendanta w zakresie ochrony przeciwpoŝarowej, umowę o ryczałt przyznając mu co miesiąc kwotę 500,- zł jako zwrot kosztów podróŝy słuŝbowych w związku z wykonywaniem przez komendanta zadań kontrolerskich i innych w celu zapewnienia gotowości operacyjno-technicznej jednostki straŝy.- str.57 protokołu kontroli Zaprzestać powierzania radnemu gminy, w której uzyskał mandat, wykonywania pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej do czego obliguje przepis art. 24 d ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2001r. nr 142, poz z późn.zm.) 10. Stwierdzono: W prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na remont Stacji Uzdatniania Wody w StaroŜrebach występują nieprawidłowości w stosowaniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie przestrzegania obowiązku powiadamiania Urzędu Zamówień Publicznych o udzielonych zamówieniach publicznych. - str. 73 protokółu kontroli. 5

6 Przestrzegać wszystkich przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19 poz. 177 z późn. zm.), a w szczególności dotyczącego obowiązku zamieszczania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy z wybranym wykonawcą (art. 95 ust. 1). Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Wójt Gminy - Skarbnik Gminy Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. Nr 55 poz. 577 z późn. zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie za pośrednictwem Zespołu w Płocku oczekuje (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyŝsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliŝszej sesji Rady Gminy Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy j. w. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy prawo zgłoszenia zastrzeŝenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝenia moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego właściwe zastosowanie, Przekazanie informacji niezgodnie z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Z-ca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej /-/ mgr Stanisław Stępień Do wiadomości: Rada Gminy w StaroŜrebach 6