GPS w biznesie zastosowanie narzędzi telekomunikacyjnych i informatycznych w przedsiębiorstwie na przykładzie Systemu Optymalizacji

Transkrypt

1 Agata Nodżak * GPS w biznesie zastosowanie narzędzi telekomunikacyjnych i informatycznych w przedsiębiorstwie na przykładzie Systemu Optymalizacji Wstęp Techniki telekomunikacyjne, informatyczne i informacyjne znajdują swoje zastosowanie w wielu dziedzinach ludzkiej aktywności. Wspomniane rozwiązania w literaturze przedmiotu określa się m.in. mianem telematyki, która oznacza rozwiązania telekomunikacyjne, informatyczne i informacyjne oraz rozwiązania automatycznego sterowania dostosowane do potrzeb obsługiwanych systemów fizycznych wynikających z ich zadań, infrastruktury, organizacji, procesów utrzymania oraz zarządzania i zintegrowane z tymi systemami. [Wydro, 2005, s. 117]. Rozwiązania telematyczne służą m.in. integracji systemów fizycznych, czy też przesyłaniu, gromadzeniu oraz przetwarzaniu informacji itd., co oznacza możliwość operowania informacją. Tak rozumiane rozwiązania telematyczne znajdują zastosowanie w biznesie, są coraz częściej wykorzystywane w procesie zarządzania przedsiębiorstwem. Ramy niniejszego opracowania zostałyby przekroczone, gdyby autor zamierzał wskazać wszystkie dziedziny działalności gospodarczej, w których spotyka się systemy telematyczne. Ze względu na zainteresowania badawcze autora, niniejszy artykuł zostanie poświęcony omówieniu wybranych aspektów prawnych i ekonomicznych zastosowania tych rozwiązań telekomunikacyjnych i informatycznych z wykorzystaniem technologii GPS, dzięki którym możliwe staje się zarządzanie sprzedażą, kadrą pracowników i wykorzystywaną na jej potrzeby infrastrukturą transportową. Zamiarem autora jest przedstawienie w oparciu o wykładnię regulacji prawnych oraz analizę opracowań z literatury przedmiotu jak i przykładów, doświadczeń z działalności przedsiębiorstw, kwestie na- * Dr, Instytut Politologii, Wydział Humanistyczny, Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, anthre@interia.pl, Kraków, ul. Podchorążych 2/234

2 506 Agata Nodżak tury prawnej i ekonomicznej związanych z wykorzystaniem w działalności tychże podmiotów technologii GPS. Sięganie po nie wzbudza nie tylko zainteresowanie, ale także kontrowersje, dylematy i wątpliwości. O ile strona ekonomiczna ich zastosowania w zarządzaniu biznesem nie wywołuje większych zastrzeżeń, o tyle na płaszczyźnie prawnej nadal pojawiają się wątpliwości odnośnie ich wykorzystania przez przedsiębiorców. Autor pragnie zaprezentować zastosowanie rozwiązań telematycznych z wykorzystaniem technologii GPS przede wszystkim jako narzędzi zarządzania w firmie i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania, a ponadto wyjaśnić zgodność ich wykorzystania z przepisami prawa pracy oraz regulacjami dotyczącymi ochrony prywatności i danych osobowych pracownika. 1. Aplikacje telematyczne z zastosowaniem technologii GPS W piśmiennictwie telematyka transportu jest rozumiana jako nowoczesne spojrzenie na ten aspekt działalności gospodarczej. W szerokim ujęciu telematyka transportu oznacza zastosowanie zintegrowanych systemów pomiarowych (z odpowiednimi czujnikami, sensorami itp.), telekomunikacyjnych, informatycznych i informacyjnych, a także automatyki. To dedykowane systemy pomiarowe, telekomunikacyjne, informatyczne i informacyjne, a w szczególności ich wyposażenie (wraz z oprogramowaniem) i usługi realizowane przez to wyposażenie ( ). Wyposażenie to oraz realizowane za jego pomocą usługi są konstruowane w formie tzw. aplikacji telematycznych, tj. narzędzi realizujących konkretne zadania ( ) [Wydro, 2005, s. 119]. Wykorzystanie takich rozwiązań w zarządzaniu flotą w przedsiębiorstwie stanowi zastosowanie inteligentnego transportu [Bartczak, 2002]. Przyjęcie koncepcji inteligentnego transportu poprzez wdrożenie i stosowanie aplikacji telematycznych ma wpływ na bezpieczeństwo czy zwiększenie niezawodności transportu, optymalne wykorzystanie infrastruktury transportowej, jak również na poprawę wyników ekonomicznych danego przedsiębiorstwa [Siergiejczyk, 2011, s. 2654]. Ponadto, stosowanie narzędzi telekomunikacyjnych i informatycznych w biznesie przynosi zapewne wiele różnorodnych korzyści nie tylko dla danego przedsiębiorstwa, ale również dla innych uczestników rynku. Technologie GPS stanowią technologie nawigacji mające początkowo swoje zastosowanie w wojskowości. Pojazdy korzystające z tej technologii zapamiętują referencyjną mapę satelitów i wykorzystują odebra-

3 GPS w biznesie zastosowanie narzędzi telekomunikacyjnych 507 ne sygnały do wyliczenia swych trójwymiarowych współrzędnych. Główne zastosowanie systemu GPS w infrastrukturze transportowej polega na monitorowaniu poruszania się pojazdu, tj. śledzeniu i pozyskiwaniu tym samym danych o aktualnej przejeżdżanej jego trasie. Otrzymane w ten sposób informacje mogą mieć różnorodne znaczenie i wykorzystanie dla przedsiębiorcy, np. cele operacyjne, dynamiczne sterowanie trasą pojazdu itd. Dane z poszczególnych odczytów mogą służyć m.in. do ustalenia położenia pojazdu, obliczania jego prędkości i kierunku ruchu, z dokładnością do kilkunastu, a nawet kilku metrów (w systemach różnicowych z korekcyjnym oprogramowaniem) [Rogge i inni, 1999, s. 18]. Obecnie panujące warunki ekonomiczno-gospodarcze wymuszają na przedsiębiorcach stosowanie szeregu różnych rozwiązań telematycznych, które pozwalają na kompleksowe zarządzanie biznesem, na integrację z pozostałymi stosowanymi systemami informatycznymi, co ma zapewnić w rezultacie realne i efektywne obniżanie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Nowoczesne rozwiązania powinny nie ograniczać się zatem tylko do monitorowania floty pojazdów, ale poprzez zintegrowanie z innymi rozwiązaniami telekomunikacyjnymi i informatycznymi powinny pełnić także inne funkcje ważne w całokształcie działalności przedsiębiorstwa, np. zarządzanie personelem, sprzedażą, czy innymi sferami działalności przedsiębiorstwa. 2. Rozwiązania telematyczne z wykorzystaniem technologii GPS w biznesie na przykładzie Systemu Optymalizacji System Optymalizacji 1 to w założeniu jego twórców przede wszystkim narzędzie szybkiego i efektywnego planowania trasówek dla przedstawicieli handlowych przedsiębiorstw korzystających z tego rozwiązania; to scentralizowany system zarządzania i kontroli rozproszonej sieci handlowej, zaprojektowany dla firm działających w oparciu o rozbudowane sieci przedstawicieli handlowych. Jego celem jest gromadzenie, porządkowanie i przetwarzanie danych, związanych z szeroko rozumianym zarządzaniem sprzedażą. Jest to rozwiązanie telematyczne oparte na wykorzystaniu technologii GPS, w którego skład wchodzą dwie podstawowe aplikacje: 1) Acres Geomarketing, 1 System opracowany przez Ancom sp. z o.o.

4 508 Agata Nodżak 2) Optymalizator. Możliwe jest również uzupełnienie systemu w inne istotne funkcje, jak np. Raporty dostarczające informacji o różnych aspektach działalności (np. informacje o ilości paliwa w zbiornikach, temperaturze w samochodzie chłodni, alerty o poruszaniu się pojazdu poza wyznaczonymi godzinami i dniami tygodnia) czy Konfigurator pozwalający administracji danej firmy m.in. na zarządzanie użytkownikami systemu, przypisanie pojazdów do rewirów, czy ustalanie nieobecności pracowników. System Acres Geomarketing składa się z kilku modułów, z których każdy odpowiedzialny jest za wyświetlanie danego rodzaju informacji. Są to: 1. Moduł Obiekty jest to podstawowy moduł tego systemu, niezbędny dla korzystania z większości funkcji dostępnych w aplikacji. Jego zasadnicze zadanie polega na wyświetlaniu informacji o takich obiektach jak: punkty dystrybucji, przedstawiciele handlowi, miejsca garażowania pojazdów, magazyny itp. 2. Moduł Wykresy to moduł pomocny w szczegółowej analizie danych dotyczących sieci sprzedaży. Przedmiotem analizy są takie dane jak: ilość punktów dystrybucji, populacja, obrót, czas wizyt czy liczba wizyt (to tzw. dane podstawowe). Ponadto, możliwe jest dokonywanie analizy tzw. danych łączonych, tj. poprzez porównywanie dwóch wielkości: obrotu na punkt dystrybucji, obrotu na 10 tys. osób, liczby osób na punkt dystrybucji, średniego czasu wizyty czy średniej liczby wizyt. 3. Moduł Zmiana przypisania punktów dystrybucji. Ten moduł stwarza możliwość dokonywania zmian przypisania danego punktu dystrybucji do innego przedstawiciela handlowego. Zmiany można dokonywać pojedynczo zaznaczając poszczególne punkty lub grupowo wykorzystując moduł Obszary. 4. Moduł Obszary pozwala tworzyć graficzne obiekty podobne do obszarów administracyjnych (np. jak powiaty, województwa), dowolnie zmieniać ich kształt; na ich podstawie można generować raporty zawierające dane dotyczące obiektów znajdujących się na ich terenie oraz przypisywać grupę obiektów (np. punktów dystrybucji) do zadanego przedstawiciela. 5. Moduł Tury, daje możliwość wyświetlenia wcześniej przygotowanych tur w Systemie Optymalizacji, jak również na ich ręczną modyfikację poprzez dodanie czy usunięcie punktu w trasówce albo

5 GPS w biznesie zastosowanie narzędzi telekomunikacyjnych 509 zmianę kolejności wizyt przedstawiciela handlowego w już zaplanowanej przez system trasówce. 6. Moduł Magazyny, daje użytkownikowi możliwość stworzenia własnej bazy magazynów dostępnych również w Systemie Optymalizacji. Magazyny to punkty, które tworzy się i usuwa w systemie Acres w celu zaplanowania w danej trasie w danym momencie wizyty w magazynie (np. w celu uzupełnienia towaru w przypadku vansellera). 7. Moduł Miejsca Garażowania to moduł, który pozwala na zarządzanie tzw. miejscami garażowania, czyli punktami, gdzie rozpoczyna i kończy się każda trasówka. Każdy przedstawiciel handlowy może mieć przypisanych kilka takich punktów, jednak w danej chwili aktywny musi być tylko jeden. 8. Moduł Trasa wg GPS, daje możliwość przeanalizowania tras, jakimi poruszali się przedstawiciele handlowi wraz z postojami (z uwzględnieniem rodzaju postoju: postoje w miejscach nieznanych, w punkcie dystrybucji z wykonaniem zadania i w punkcie dystrybucji bez wykonania zadania handlowego), a także porównania rzeczywistej trasy z zaplanowaną turą. 9. Zestawy. Opisywany system daje możliwość pracy na kilku zestawach roboczych. W każdym z nich można przechowywać inne parametry punktów dystrybucji, dzięki czemu możliwe jest łatwe porównanie kilku wariantów zoptymalizowanych trasówek i wybranie najlepszej [ dostęp dnia ]. Z kolei System Optymalizator to aplikacja, która pozwala na ułożenie jak najlepszych trasówek przedstawicielowi handlowemu na cały cykl (tj. 4 tygodnie), biorąc pod uwagę szereg różnorodnych parametrów, takich jak np. jego miejsce garażowania, godzina rozpoczęcia pracy, maksymalny dzienny czas pracy, rozmieszczenie przypisanych jemu punktów sprzedaży, założoną liczbę odwiedzin ww. punktów, czas wizyty, preferowane dni i godziny wizyt w punktach sprzedaży, maksymalny dzienny obrót itd. Zastosowanie Systemu pozwala na indywidualne potraktowanie każdego przedstawiciela handlowego, w tym sensie, że dzięki niemu, optymalizacji przy uwzględnieniu ww. parametrów zarówno dziennej jak i globalnej (na okres 4 tygodni), dokonuje się osobno dla każdego pracownika, zajmującego się sprzedażą w firmie. Na czym polega optymalizacja przy zastosowaniu opisywanej aplikacji?

6 510 Agata Nodżak Na możliwości w wyznaczonym cyklu w odniesieniu do działalności danego przedstawiciela handlowego: 1. Przypisania jemu określonych punktów dystrybucji (najczęściej znajdujących się w najbliższej odległości od miejsca garażowania, co może mieć istotny wpływ na zmniejszenie kosztów), w tym punktów dystrybucji o określonym typie lub z określoną wartością sprzedaży. Wytyczenie punktów pozwala na ustalenie rewiru, obszaru działania przedstawiciela handlowego, w taki sposób aby nie pokrywał się on z obszarami działania innych przedstawicieli. Ponadto, w oparciu o przeprowadzoną analizę bazy sklepów każdego przedstawiciela, użytkownik Systemu ma możliwość dokonywania korekt w celu optymalnego przypisania punktów dystrybucji, a tym samym do dokonywania zmian dotychczasowych obszarów działania, jak i dokonywania zmian przypisania pojedynczych punktów dystrybucji bez modyfikacji obszarów działania. 2. Zaplanowania w odniesieniu do konkretnych punktów dystrybucji m.in. częstotliwości odwiedzin, czasu wizyty przedstawiciela, preferowanych dni i godzin wizyt. 3. Zaplanowania globalnych parametrów: dni i godzin wyłączonych z optymalizacji, rozkładu czasu pracy, minimalnej liczby wizyt dziennie, maksymalnego dziennego czasu pracy. 4. Zaplanowania tzw. zoptymalizowanych trasówek, to jest odpowiednich ze względu na wyżej wspomniane parametry tras przejazdu między poszczególnymi punktami dystrybucji. 5. Oszacowania kosztów zaplanowanych w ww. sposób działań przedstawiciela handlowego. 6. Dokonywania zmian w zaplanowanej uprzednio zoptymalizowanej trasówce w trakcie trwania wyznaczonego cyklu, np. polegającą na zmianie liczby czy typu punktów dystrybucji, rozkładu czasu pracy, minimalnej liczby wizyt dziennie, maksymalnego dziennego czasu pracy itd. 7. Porównywania rzeczywistego przebiegu pracy przedstawiciela handlowego w wybranych dniach do założonego planu. 8. Rejestrowania i kontrolowania szeregu parametrów istotnych z punktu widzenia optymalnego i oszczędnego zarządzania wykonywaną pracą, czy ochrony pojazdu, np. rejestrowania nie tylko położenia pojazdu, ale również jego prędkości, obrotów silnika, czy innych parametrów pojazdu, obecności dymu tytoniowego wewnątrz

7 GPS w biznesie zastosowanie narzędzi telekomunikacyjnych 511 pojazdu, zliczania przebytej drogi, rejestrowania czasu pracy, rejestrowania i kontroli poziomu i zużycia paliwa itd. Planowanie pracy poszczególnych przedstawicieli handlowych zachodzi w ramach tzw. bazy tymczasowej, a następnie dane są przekazywane do bazy głównej. Ustalone dla danego pracownika parametry trasy w celu dodatkowego wspomagania, nawigowania podczas jazdy mogą zostać wyeksportowane do pliku akceptowanego przez użytkowaną przez niego Automapę, jak również istnieje możliwość wygenerowania pliku (np. xls) z trasówką w formacie zaproponowanym przez klienta. 3. Aspekty prawne zastosowania rozwiązań telematycznych z wykorzystaniem technologii GPS w przedsiębiorstwie na przykładzie Systemu Optymalizacji Stosowanie w biznesie rozwiązań telekomunikacyjnych, informatycznych i informacyjnych z wykorzystaniem technologii GPS jest przedmiotem zainteresowania nie tylko praktyków, ale również wielu dziedzin nauki. W tej części artykułu zaprezentowane zostaną wybrane kwestie natury prawnej związane z wykorzystaniem ww. rozwiązań w działalności gospodarczej. Najczęściej spotykaną kwestią jest problematyka zgodności zastosowania takich rozwiązań z przepisami prawa, w tym prawa pracy. Druga kwestia dotyczy ochrony prawa do prywatności i danych osobowych pracownika, którego praca jest monitorowana dzięki wykorzystaniu rozwiązań telematycznych przy zastosowaniu technologii GPS. Zgodnie z art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy [Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm., art. 22] pracownik w ramach stosunku pracy zobowiązuje się do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. W myśl art. 94 Kodeksu pracy pracodawca ma m.in. obowiązek: organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy; zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy; prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, jak również przechowywać ww. dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Z kolei, pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie

8 512 Agata Nodżak i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, w szczególności jest obowiązany do: przestrzegania ustalonego czasu pracy, regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, przestrzegania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, dbałości o dobro zakładu pracy i ochrony jego mienia [Kodeks pracy, art. 100]. W świetle tych przepisów prawa pracy powszechnie przyjmuje się, że pracodawca ma prawo do stosowania takich rozwiązań, które pozwolą na realizację jego praw i obowiązków, oczywiście z zastrzeżeniem, że nie czyni tego kosztem praw pracowniczych. Zaprezentowane w drugim punkcie artykułu przykładowe rozwiązanie telematyczne wykorzystujące technologię GPS, stanowi narzędzie pozwalające na realizację obowiązków pracodawcy, takich jak zorganizowanie pracownikowi (w tym przypadku przedstawicielowi handlowemu firmy) pracy, celem zagwarantowania pełnego oraz w optymalnych warunkach wykorzystania czasu pracy (w szczególności poprzez System Optymalizacji). Wykorzystanie takich narzędzi może zatem służyć planowaniu pracy pracowników, w rezultacie prowadzić do lepszego wykorzystania przez niego czasu pracy, zwiększenia jej wydajności (poprzez osiąganie założonych wartości sprzedaży). Natomiast z punktu widzenia pracownika wykorzystanie takich rozwiązań może ułatwić jemu realizację obowiązku przestrzegania ustalonych w firmie czasu pracy, regulaminu pracy oraz porządku. Jednym z uprawnień przysługujących pracodawcy w ramach stosunku pracy jest prawo do kontroli wykonywania obowiązków przez pracownika. Właśnie monitorowanie pracy z wykorzystaniem rozwiązań telematycznych przy zastosowaniu technologii GPS budzi najwięcej kontrowersji. Z jednej strony aplikacje z technologią GPS pozwalają na zabezpieczenie mienia pracodawcy (np. samochodu przed kradzieżą), z drugiej strony pozwalają na kontrolowanie prawidłowości wykonywania pracy przez pracownika. Według większości poglądów reprezentowanych w piśmiennictwie pracodawca może wykorzystywać systemy z technologią GPS, jednakże o ich zastosowaniu powinien poinformować pracownika, którego praca będzie monitorowana [np. Rowińska, 2012]. Po drugie, zastosowanie takiego sposobu kontroli powinno być uzasadnione charakterem wykonywanej pracy, np. wydaje się być to uzasadnione w przypadku tzw. pracowników mobilnych, którzy jako miejsce pracy mają określony ob-

9 GPS w biznesie zastosowanie narzędzi telekomunikacyjnych 513 szar, rewir działania. Wobec nich nie jest bowiem możliwe sprawowanie przez pracodawcę kontroli bezpośredniej. Zdaniem autora niniejszego opracowania, celem dokładnego przedstawienia treści prawa pracodawcy do kontroli, należy jeszcze zwrócić uwagę na przepis art. 207 Kodeksu pracy, który stanowi, iż pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki, jak również zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń. W myśl tego przepisu stosowanie przez pracodawcę rozwiązań (w tym z wykorzystaniem technologii GPS) służących ochronie bezpieczeństwa pracownika jest wręcz obowiązkiem pracodawcy. Zastanawiająca jest natomiast kwestia konieczności informowania pracownika o zastosowanym systemie z wykorzystaniem technologii GPS. Biorąc pod uwagę przytoczone wcześniej przepisy Kodeksu pracy, kontrola wykonywania obowiązków pracowniczych ze strony pracodawcy jest w pełni uprawniona, jeżeli odbywa się ona w czasie pracy, tj. w godzinach służbowych. Nie jest natomiast dozwolona w odniesieniu do pracownika w czasie wolnym od pracy niezależnie od zastosowanych rozwiązań służących kontroli. Ponadto, kontrola ze strony pracodawcy powinna dotyczyć tylko wykonywania pracy i wykorzystania na jej potrzeby składników majątkowych, w które wyposażył pracownika. Należy bowiem kategorycznie odróżnić kontrolę pracy pracownika przez pracodawcę, do której prawo wynika z przepisów prawa pracy, od śledzenia pracownika przez pracodawcę, co jest bez wątpliwości, w świetle całego systemu prawa, zakazane i podlega m.in. odpowiedzialności karnej. Za kategorycznym obowiązkiem informowania pracownika o takim sposobie kontroli opowiada się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. W wielu swoich wypowiedziach na ten temat zajmuje stanowisko, iż większość z metod nadzoru stosowanych przez pracodawców w celu monitorowania pracowników należy uznać za legalne pod jednym warunkiem. Jest nim poinformowanie pracowników o tym, że taka konkretna forma monitoringu jest stosowana. ( ) pracodawca ma prawo zabronić pracownikom korzystania ze służbowych skrzynek owych do celów prywatnych tylko po to, aby uniknąć np. wycieku ważnych dla przedsiębiorstwa informacji. Ma też prawo instalowa-

10 514 Agata Nodżak nia urządzeń GPS w samochodach służbowych, szczególnie w firmach spedycyjnych czy transportowych. Jest to dopuszczalne, pod warunkiem że pracownik wie, w jaki sposób jest kontrolowany [Olech, Wiewiórkowski, 2011, s. 10]. Można natomiast przypuszczać, iż informowanie pracownika przez pracodawcę o zainstalowaniu aplikacji z wykorzystaniem technologii GPS może być podyktowane również innymi względami, w tym pozaprawnymi. Przykładowo: 1. Takie informowanie może zapewnić dobre relacje między pracodawcą a pracownikiem, a w rezultacie zbudowanie kadry zaufanych pracowników, uchronienie firmy przed rotacją pracowników, ich migracją z firmy itd. 2. Informowanie pracownika o zastosowaniu technologii GPS może mieć znaczenie, jeżeli pracodawca zezwala pracownikowi na wykorzystanie pojazdu również po godzinach pracy do celów prywatnych. Uzyskanie przy wykorzystaniu tej technologii jednoznacznych i dokładnych danych może mieć znaczenie choćby z punktu widzenia prawa podatkowego, a mianowicie ułatwiać rozliczanie się z fiskusem. 3. Informowanie pracownika o monitorowaniu jego pracy z zastosowaniem technologii GPS, chroni także pracodawcę przed ewentualnymi roszczeniami o naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. 4. Informowanie pracownika o zastosowaniu rozwiązań telematycznych z wykorzystaniem technologii GPS służy przede wszystkim celom, dla osiągnięcia których pracodawca zdecydował się je zastosować, takich jak: wykonywanie pracy w sposób należyty, zwiększenie wydajności pracy, zmniejszenie kosztów funkcjonowania firmy itd., czyli w rezultacie osiąganie lepszego wyniku ekonomicznego. 5. Informowanie pracownika o monitorowaniu jego pracy z zastosowaniem technologii GPS, może wbrew pozorom służyć zwiększeniu poczucia jego bezpieczeństwa i komfortu pracy. Nieoceniona dla jakości wykonywanej pracy może być świadomość pracownika, że w razie potrzeby możliwe będzie dzięki monitoringowi GPS wezwanie pomocy w przypadku awarii pojazdu czy wypadku drogowego, bezsprzeczne ustalenie przyczyn przeszkód w dotarciu do pracy, czy w wykonywaniu obowiązków pracowniczych, w docho-

11 GPS w biznesie zastosowanie narzędzi telekomunikacyjnych 515 dzeniu roszczeń wobec pracodawcy z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych itd. Jak to zostało już wcześniej zasygnalizowane, z zagadnieniem zastosowania aplikacji z wykorzystaniem technologii GPS łączy się również kwestia ochrony prywatności i danych osobowych pracownika. Jeżeli zastosowanie tych rozwiązań odbywa się na wcześniej opisanych zasadach, to zdaniem autora artykułu, nie powinno mieć miejsca naruszenie ww. dóbr i wartości. Przy okazji warto zwrócić uwagę na interesujące rozwiązanie podyktowane ochroną danych osobowych, które mogą spotkać użytkownicy Systemu Optymalizacji. Mianowicie, aplikacja przewiduje możliwość wyłączenia przez przedstawicieli handlowych (oczywiście uprzednio poinformowanych o fakcie monitorowania ich pracy przy użyciu systemu) monitorowania ich pracy i pokonywanych przez nich trasówek w dwojaki sposób: całkowicie lub z pozostawieniem jedynie opcji liczenia pokonywanej od momentu wyłączenia długości przebytej drogi, bez rejestrowania jego lokalizacji. Rozwiązanie takie może być przydatne w szczególności, gdy pracodawca zezwoli przedstawicielowi na korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych, choćby ze względu na konieczność dokładnego ustalenia zużycia paliwa w tym czasie czy wspomniane wyżej rozliczenia podatkowe. Monitorowanie pracy pracownika nie powinno powodować nieuprawnionej ingerencji w chronioną prawem jego sferę prywatności. Zagwarantowane przez Konstytucję prawo do prywatności jest jednym z dóbr osobistych przysługujących każdemu człowiekowi. Wprawdzie pojęcie prywatności nie znajduje swojej definicji legalnej w przepisach prawa, ale z ich całokształtu oraz ukształtowanych poglądów doktryny można wywieść następujące ich rozumienie jest to całokształt okoliczności dotyczących życia intymnego jak i prywatnego życia osobistego jednostki, człowieka; jest to prawo do wyłącznej kontroli tej sfery życia, która nie dotyczy innych, a w której wolność od ciekawości innych jest swoistą conditio sine qua non swobodnego rozwoju jednostki. [Safjan, 2006, s. 211]. Zakaz ingerencji po stronie pracodawcy w sferę życia prywatnego pracownika wynika expressis verbis z przepisów Kodeksu pracy. Zgodnie z art Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Pracodawca nie może ponadto czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-

12 516 Agata Nodżak gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego [Kodeks pracy, art. 8]. Stąd realizacja przez pracodawcę prawa do kontrolowania pracy pracownika nie powinna prowadzić do nadużycia przysługującego mu prawa. Do takich dóbr osobistych pracownika zalicza się powszechnie jego lokalizację. Z kolei, w świetle przepisów art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych [Dz. U. Nr 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm., art. 6], dane dotyczące aktualnego miejsca pobytu pracownika są jego danymi osobowymi, podlegającymi ochronie na zasadach określonych choćby w tej ustawie. Jedna z tych zasad przewiduje przetwarzanie danych osobowych za zgodą pracownika [Ustawa o ochronie danych osobowych, art. 23]. Ponadto, ustawa o ochronie danych osobowych dopuszcza możliwość przetwarzania danych osobowych pracownika również w innych przypadkach, przykładowo w sytuacji, gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Biorąc pod uwagę literalne brzmienie przepisu art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych można przyjąć, iż konieczność dokonywania kontroli poprawności wykonywanych obowiązków i zadań pracowniczych, czy choćby konieczność ochrony mienia pracodawcy pozwala na przetwarzanie takich danych osobowych nawet bez zgody pracownika. Jednak zgodnie z wcześniej przedstawionymi poglądami (zob. opinia GIODO) oraz z przepisami art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych konieczne jest poinformowanie pracownika między innymi o celu zbierania danych, a zebranym dzięki monitoringowi danym osobowym pracownika pracodawca ma obowiązek zapewnić stosowną ochronę, zabezpieczenie. W tym zakresie, przedstawiony wcześniej System Optymalizacji dzięki zastosowaniu bezpiecznych protokołów wymiany danych oraz odczycie raportów daje dostęp do ww. danych tylko osobom uprawnionym przez pracodawcę. Ponadto, sposób reprezentacji danych w systemie i raportach nie pozwala na identyfikację osoby (przedstawiciela handlowego) przez osoby nieuprawnione. Przy okazji omawiania zagadnienia ochrony prywatności i danych osobowych pracownika należy zwrócić uwagę na pojawiające się na rynku rozwiązania telematyczne, które pozwalają na rejestrowanie i monitorowanie nie tylko przebiegu pracy, pokonywanej trasy czy zużycia paliwa przez pracownika, ale nawet dokonywanie rejestracji au-

13 GPS w biznesie zastosowanie narzędzi telekomunikacyjnych 517 diowizualnej wewnątrz pojazdu. Rozwiązania takie budzą uzasadnione wątpliwości z punktu widzenia ochrony prywatności pracownika (prowadziłoby to bowiem do utrwalania elementów życia prywatnego pracownika w trakcie wykonywania pracy, np. słuchania przez niego muzyki, drapania się po głowie, kichania czy innych tym podobnych czynności) czy ochrony takich dóbr osobistych jak wizerunek pracownika. Wątpliwa wydaje się również przydatność uzyskanych w ten sposób danych dla realizacji celu, który właściwie przyświeca każdemu rozwiązaniu telematycznemu stosowanemu w firmach, a mianowicie optymalizacji kosztów ich funkcjonowania. 4. Aspekty ekonomiczne zastosowania rozwiązań telematycznych z wykorzystaniem technologii GPS w przedsiębiorstwie na przykładzie Systemu Optymalizacji Najczęstszymi, o ile nie pierwszoplanowymi, przesłankami, którymi kierują się przedsiębiorcy, przesądzającymi o zastosowaniu omawianych rozwiązań są względy ekonomiczne, a dokładniej optymalizacja kosztów działalności firmy. Wielu z nich postrzega ich zastosowanie nie tylko jako narzędzie kontroli, ale również jako narzędzie zarządzania kadrą, poszukiwania najbardziej efektywnych pracowników i ich nagradzania za najlepiej wykonywaną pracę [Gwiżdż, 2011]. Z reguły zastosowanie takich rozwiązań skutkuje: 1. Zwiększeniem efektywności pracy pracowników, co wynika z optymalnego organizowania i planowania ich pracy, możliwości dostosowywania ustalonego wcześniej przebiegu wykonywania zadań do zmieniających się warunków, parametrów itd. (zob. rozwiązania przewidziane w Systemie Optymalizacji opisane w p. 1). 2. Zmniejszeniem kosztów zużycia paliwa i innych kosztów eksploatacji wykorzystywanych przez pracowników środków transportu. Przykładowo, zdaniem W. Potapczuka zastosowanie takich systemów pozwala zaplanować trasę, aby uniknąć pustych przejazdów i maksymalnie wykorzystać czas pracy kierowców ( ). Ważnym elementem jest również miejsce tankowania, jak również kontrola zużycia paliwa, które stanowi około 30-40% kosztów przewoźników. Dzięki informacjom dostarczanym na bieżąco przez system, zarządzający flotą mogą zgrać te wszystkie elementy i również za jego pomocą, z odpowiednim wyprzedzeniem, przekazać wytyczne kierowcy. Dzięki 24-godzinnemu monitoringowi położenia samochodu,

14 518 Agata Nodżak nakłady finansowe z tytułu ubezpieczenia floty mogą zostać zredukowane średnio o około 9% [Gwiżdż, 2011]. 3. Zoptymalizowaniem tras pokonywanych przez pracowników środkami transportu, co może mieć wpływ nie tylko na koszty eksploatacji wykorzystywanych przez nich pojazdów, ale również na zapewnienie realnych warunków realizacji zaplanowanych zadań (np. w przypadku zastosowania Systemu Optymalizacji realna okaże się możliwość odwiedzenia wszystkich zaplanowanych punktów dystrybucji i poświęcenia im ustalonego w Systemie czasu), na bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy, na osiągniecie zaplanowanych wyników pracy (np. określonego poziomu wartości sprzedaży). 4. Spadkiem liczby przypadków nieuprawnionego (bez zgody pracodawcy) użycia środka transportu do celów prywatnych. 5. Wprowadzeniem bardziej jasnych, bezsprzecznych i obiektywnych reguł dokonywania rozliczeń w relacjach pracodawca pracownik, np. w kwestiach odpowiedzialności za powierzone pracownikowi mienie pracodawcy, czy za wyrządzaną przez pracownika osobie trzeciej szkodę, czasu pracy, świadczeń za pracę w godzinach nadliczbowych, wykorzystania środków transportu przez pracownika w celach prywatnych. 6. Zwiększeniem bezpieczeństwa wykorzystywanych pojazdów (np. ochrona przed kradzieżą, ale również możliwość zaplanowania za pomocą systemów przeglądów serwisowych), a także zwiększenie bezpieczeństwa samych pracowników (zob. na ten temat w p. 2). 7. Możliwością zintegrowania aplikacji telematycznych wykorzystujących technologię GPS z innymi systemami stosowanymi przez firmę, np. z systemem kadrowym (rozliczenia pracownicze, nadgodziny, premie, kary), systemem wsparcia sprzedaży (SFA), tj. zarządzania informacją marketingową pozyskaną przez pracowników w rzeczywistym obszarze działania pracownika, czy też z systemem skaningowym (zarządzanie liczbą wizyt w zależności od upodobań klientów do produktów danego przedsiębiorstwa). Odwołując się do przykładu Systemu Optymalizacji, może on współpracować z innymi aplikacjami jego twórcy, jak również może być zintegrowany z zewnętrznym systemem klienta. W jaki sposób jest możliwa integracja Systemu z innymi aplikacjami telematycznymi? W pierwszej

15 GPS w biznesie zastosowanie narzędzi telekomunikacyjnych 519 sytuacji wszystkie dane 2 przetwarzane są na wspólnych serwerach i poszczególne elementy opierają się o tą samą bazę danych. Takie rozwiązanie ma gwarantować spójność danych, pewność, że jakiekolwiek zmiany wprowadzone w jednym miejscu będą widoczne w pozostałych, ale również bezpieczeństwo tych danych. W drugiej sytuacji integracja opiera się głównie na współpracy z danym klientem w zakresie przekazywania danych między serwerami w ustalonych wcześniej wspólnie formatach. Na potrzeby integracji pozyskiwanie aktualnych informacji, np. o trasach, postojach, współrzędnych punktów dystrybucji następuje z wykorzystaniem rejestratorów GPS. 8. Stworzeniem lepszych warunków zarządzania i kontroli w firmie, np. w przypadku firm działających w oparciu o rozbudowane sieci przedstawicieli handlowych. System Optymalizacji, jak inne podobne rozwiązania telematyczne, stanowi narzędzie pozwalające na gromadzenie, porządkowanie i przetwarzanie danych, związanych z szeroko rozumianym zarządzaniem sprzedażą. W zamyśle jego twórców umożliwia on m.in.: bieżące ewidencjonowanie zamówień w formie elektronicznej (bezpośrednio w miejscu sprzedaży), wprowadzanie ich do Systemu i szybki przesył do dystrybutorów, zbieranie informacji na temat potencjału rynkowego poszczególnych punktów dystrybucji. 9. Możliwość określenia dokładnej analizy kosztów dotarcia do klienta dzięki czemu znając marżę na produktach (poprzez integrację z systemem magazynowym klienta) System pozwala na określenie dokładnej rentowność każdego klienta z osobna [ dostęp dnia ]. Oczywiste jest, że zastosowanie takich technologii nie oznacza jedynie samych korzyści. Oprócz problemów natury prawnej, które mogą powstać w związku z ich wprowadzeniem w firmie, przedsiębiorca powinien również brać pod uwagę inne negatywne aspekty takich rozwiązań. W literaturze przedmiotu [Gwiżdż, 2011] wskazuje się przede wszystkim na takie aspekty jak: 1. Pogorszenie relacji międzyludzkich w firmie. 2 Dane pozyskiwane zarówno w ramach stosowania Systemu Optymalizacji, jak i w ramach innych aplikacji firmy Ancom sp. z o.o.

16 520 Agata Nodżak 2. Migracja pracowników z firmy, którzy mogą potraktować zastosowanie systemu jako rodzaj inwigilacji pracodawcy w ich życie i brak zaufania z jego strony w stosunku do nich. 3. Dodatkowa praca i koszty związane z wprowadzeniem i eksploatacją systemu, jak również z jego zintegrowaniem z innymi rozwiązaniami stosowanymi w danej firmie, np. konieczność unowocześnienia wyposażenia (komputery) pracowników zarządzających, czy przeprowadzenia szkoleń pracowników. Zakończenie Zjawisko coraz częstszego stosowania rozwiązań telekomunikacyjnych i informatycznych z wykorzystaniem technologii GPS w firmach ma miejsce od kilku lat. Jak każde nowe rozwiązanie może budzić wiele wątpliwości i zastrzeżeń, co zostało przedstawione w niniejszym opracowaniu. Problemy natury prawnej wiążą się przede wszystkim z niebezpieczeństwem naruszenia prawa do prywatności oraz ochrony danych osobowych pracowników, których praca jest rejestrowana i kontrolowana przy użyciu ww. narzędzi. Z drugiej strony, jak to zostało wcześniej zasygnalizowane, po stronie pracodawcy zachodzi konieczność dbania o dobro i mienie firmy. Być może rozwiązaniem pojawiających się na tym gruncie wątpliwości i swego rodzaju konfliktu dóbr, wartości byłoby dokonanie odpowiednich zmian w przepisach prawa i precyzyjne oraz wyraźne uregulowanie tych kwestii, w szczególności w przepisach o ochronie danych osobowych. Jak dotąd bowiem przysługujące pracodawcy prawo do kontroli pracy pracownika i granice tej kontroli z wykorzystaniem technologii GPS są ustalane raczej nie w wyniku literalnej wykładni przepisów prawa, lecz zastosowania wykładni systemowej i funkcjonalnej. Być może zatem ustawodawca powinien wskazać pracodawcom, w sposób nie budzący wątpliwości, reguły stosowania tych technologii. Na opisywane w artykule rozwiązania należy również spojrzeć od strony finansowej czy nawet socjologicznej. Firma, która zdecyduje się na jego zastosowanie, powinna dokonać symulacji porównania kosztów jego wdrożenia i użytkowania oraz potencjalnych zysków (zarówno finansowych jak i pozafinansowych). Należy bowiem uzmysłowić sobie konieczność poniesienia kosztów zakupu i montażu sprzętu, abonamentu czy obsługi. Należy również mieć na uwadze, że samo wprowadzenie takich rozwiązań nie zaowocuje natychmiastową optymalizacją kosztów

17 GPS w biznesie zastosowanie narzędzi telekomunikacyjnych 521 funkcjonowania firmy. Wydaje się, że aby osiągnąć ww. cel konieczne jest podjęcie również innych działań, będących wyrazem nowego spojrzenia na wewnętrzną politykę firmy, takich jak wprowadzenie odpowiednich procedur i ich konsekwentne egzekwowanie, wprowadzenie stosownych zmian w regulaminie wynagradzania m.in. w zakresie systemu premiowania, zapewnienie odpowiednich szkoleń dla administracji firmy jak i dla pracowników, których praca jest monitorowana, czy też zintegrowanie systemu z innymi rozwiązaniami stosowanymi w firmie. Literatura 1. Bartczak K. (2002), Upowszechnianie telematyki transportu w Polsce do 2010 r., Przegląd komunikacyjny, nr Gwiżdż H. (2011), Plusy i minusy stosowania GPS-ów w firmie, dostęp dnia dostęp dnia dostęp dnia Olech K., Wiewiórkowski W.R. (2011), Rozmowa z dr Wojciechem Rafałem Wiewiórkowskim, Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, Porady i Wskazówki, Serwis prawno-pracowniczy nr Rogge L. i inni (1999), Końcowy wykaz właściwych praktyk (Telematyka transportowa). Przegląd zastosowań telematyki w krajach Europy Środkowej, Projekt CAPE (TR 4101/ IN 4101) Raport D 3.3, Listopad. 7. Safjan M. (2006), Prawo do ochrony życia prywatnego, w: Szkoła Praw Człowieka, Helsińska Fundacja Praw Człowieka, Warszawa. 8. Siergiejczyk M. (2011), Analiza możliwości wykorzystania systemów telematyki transportu w ochronie środowiska, Logistyka nr Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tj. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm. 10. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, tj. Dz. U. Nr 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm. 11. Wydro K.B. (2005), Telematyka definicje i znaczenie terminu, Telekomunikacja i techniki informacyjne, nr 1-2. Streszczenie Rozwiązania telekomunikacyjne, informatyczne i informacyjne z wykorzystaniem technologii GPS coraz częściej znajdują swoje zastosowanie w zarządzaniu przedsiębiorstwami, m. in. w zarządzaniu sprzedażą, kadrą pracow-

18 522 Agata Nodżak ników i wykorzystywaną na jej potrzeby infrastrukturą transportową. Sięganie po nie wzbudza nie tylko zainteresowanie, ale także kontrowersje i wątpliwości. Na płaszczyźnie ekonomicznej zwraca się uwagę na zastosowanie rozwiązań telematycznych w biznesie jako na narzędzia optymalizacji kosztów i zarządzania wieloma innymi aspektami funkcjonowania firmy. Z kolei, na płaszczyźnie prawnej zastosowanie takich rozwiązań wiązane jest z problematyką poprawności ich zastosowania w świetle przepisów prawa pracy czy ochrony prywatności i danych osobowych pracownika. Wspomniane aspekty ekonomiczne i prawne zostają przedstawione m.in. w oparciu o przykład wdrażanych w wielu przedsiębiorstwach, korzystających z sieci przedstawicieli handlowych, rozwiązań przewidzianych w Systemie Optymalizacji. Słowa kluczowe telematyka, GPS, optymalizacja, dane osobowe GPS in business the use of telecommunication and IT tools in an enterprise on the example of the Optimization System (Summary) Telecommunication, information technology and information solutions using GPS technology are used increasingly frequently in the management of enterprises, for example, in sales and staff management as well as in transport infrastructure used for the needs of personnel. Capitalizing on these solutions raises not only interest but also controversies and doubts. At the economic level the attention is paid to the use of telematic solutions in business as a tool to optimize the costs and management of many other aspects of a company's operation. On the other hand, at the legal plane the use of such solutions is associated with the issue of the propriety of their application in the light of the provisions of the labor law or the protection of privacy and personal data of an employee. The aforementioned economic and legal aspects are presented, among others, on the example the solutions applied in the Optimization System, which are being implemented in many companies using a network of sales representatives. Keywords telematic, GPS, optimization, personal data