Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza 46, Cieszyn

Transkrypt

1 Cieszyn, dn r. Zapytanie ofertowe 1. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności. 2. Zamawiający: Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza 46, Cieszyn 3. Przedmiot zamówienia: Menadżer projektu, kody CPV Usługi związane z zarządzaniem Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. 4. Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do r. 5. Składanie ofert częściowych: Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 6. Miejsce, termin oraz sposób składania ofert: Oferty należy składać wyłącznie na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego: osobiście na adres: Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza 46, Cieszyn, pokój nr 6, pocztą na adres: Książnica Cieszyńska, ul. Mennicza 46, Cieszyn, pocztą elektroniczną na adres e mail: administracja@kc cieszyn.pl. Oferty należy złożyć do godz w dniu r. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, a została złożona w formie elektronicznej, zobowiązuje się do dostarczenia oryginału oferty najpóźniej przed podpisaniem umowy z Zamawiającym. 7. Termin związania ofertą: 30 dni 8. Kryteria wyboru oferty: cena 100% 9. Ocena i wybór oferty: Zamawiający dokona oceny oferty pod względem formalnym i merytorycznym. Oferty przygotowane na innym formularzu, zawierające treści niezgodne z zapytaniem ofertowym, niezawierające kompletu załączników, bądź błędne, zostaną odrzucone. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługuje żadne roszczenie przeciw Zamawiającemu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania wyjaśnień od Oferentów w zakresie dotyczącym oferty.

2 Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta zawierająca komplet dokumentów oraz najwyższą liczę punktów dla danego przedmiotu zamówienia wymienionego w pkt. 3 zapytania. Punkty będą przyznawane w następujący sposób: [(najniższa oferta cenowa/badana oferta)*100%] * 100 W sytuacji uzyskania przez oferty tej samej liczby punktów, Zamawiający może wezwać Oferentów do przedstawienia ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny. 10. Zamawiający wyklucza z postępowania Wykonawców, którzy posiadają powiązania kapitałowe lub osobowe z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegającej w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 11. Po wyłonieniu Wykonawcy umowa zostanie podpisania w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem ewentualnych ograniczeń, jakie w tej sprawie na Zamawiającego nałożyć może przygotowywana aktualnie do podpisu umowa (lub jej brak) o dofinansowanie dla projektu pt. Udostępnienie cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego online, którego dotyczy niniejsze zamówienie. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w podpisanej umowie, wymagane będzie sporządzenie aneksu w formie pisemnej. 12. Osoby do kontaktu: a. w sprawach formalnych: Beata Golasowska, tel b. w sprawach merytorycznych dotyczących zakresu działań projektowych: Jolanta Sztuchlik, tel

3 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z dnia Szczegółowy opis zamówienia Menadżer projektu Nazwa projektu: Udostępnienie cieszyńskiego dziedzictwa piśmienniczego on line Beneficjent: Książnica Cieszyńska Wartość projektu: ,00 PLN Termin realizacji: Charakterystyka projektu: Projekt realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Oś Priorytetowa 2. Cyfrowe śląskie, Działanie 2.1. Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych. W ramach projektu zrealizowane zostaną następujące zadania: dostawa i konfiguracja nowego systemu bibliotecznego, konwersja wytworzonych dotychczas przez Książnicę Cieszyńską katalogowych danych do formatu MARC 21 i ich migracja do nowo zakupionego systemu bibliotecznego oraz opracowanie kolekcji druków zwartych wydanych na Śląsku Cieszyńskim do 1939 r., jej digitalizacja i udostępnienie cyfrowych kopii, a ponadto modernizacja serwisów internetowych biblioteki i promocja projektu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują, minimum dwie usługi zarządzania projektami finansowanymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego (w zakresie Kierownika Biura Projektu i/lub Zarządzania Projektem), o wartości (projektu) minimum ,00 PLN każdy. Do potwierdzenia wykazem wykonanych, a w przypadku usług okresowych lub ciągłych wykonywanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie (wg załącznika nr 3 do zapytania ofertowego z dnia r.). 2) brak jest podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy PZP.

4 Do potwierdzenia oświadczeniem o braku podstaw do wykluczenia (w załączniku Nr 4 do zapytania ofertowego z dnia r.); Brak któregokolwiek z wyżej wymienionych dokumentów, lub złożenie dokumentu w niewłaściwej formie (np. niepoświadczone przez wykonawcę za zgodność z oryginałem odpisy lub kopie) lub zawierającego błędy, spowoduje wykluczenie wykonawcy z postępowania z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Zamawiający informuje, iż oferty składane w postępowaniu o zamówienie publiczne są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia. Zakres obowiązków Menadżera projektu: koordynacja oraz nadzór nad realizacją projektu (księgowy, administracyjny, przetargowy), w tym m.in.: o analiza i sprawdzenie dotychczasowych dokumentów związanych z realizacją projektu od dnia podpisania umowy, o prowadzenie systematycznego monitoringu dokumentacji tworzonej i/lub przechowywanej w związku z realizacją projektu przez Lidera Projektu i Partnerów Projektu, szczególnie zaś potwierdzającej wnoszenie wkładu rzeczowego oraz kwalifikowalność kosztów, o przeprowadzanie w uzgodnieniu z Beneficjentem projektu procedur związanych ze zmianami harmonogramu projektu, a także w razie konieczności wprowadzenia zmian w umowie dotacyjnej prowadzenie całokształtu spraw związanych z wynegocjowaniem tychże zmian z instytucją dotującą, a następnie ich wdrożeniem, o przygotowywanie projektów korespondencji kierowanej przez Beneficjenta do podmiotów zewnętrznych uczestniczących w procesie finansowania, monitorowania i rozliczania projektu w zakresie umów dotacyjnych, a także monitorowanie tej korespondencji, o czynny udział w kontrolach i audytach przeprowadzanych przez instytucje do tego upoważnione na podstawie umów dotacyjnych, o zarządzania ryzykiem w projekcie, o tworzenie miesięcznych, kwartalnych i rocznych raportów monitoringowych stanowiących podstawę do kontroli finansowego rozliczania projektu i zawierających charakterystykę podjętych działań, ich skutków oraz postępów w zakresie realizacji założonych wartości produktowych, o skompletowanie dokumentacji rozliczeniowych niezbędnej do sporządzania wniosków o płatności, a także na wniosek instytucji dotującej wprowadzanie do ww. dokumentacji ewentualnych korekt i uzupełnień, w terminach i formie zgodnej z umowami dotacyjnymi i z uwzględnieniem stosownych wytycznych, o rozliczanie rzeczowo finansowe projektu zgodnie z warunkami zawartymi w umowie dotacyjnej z uwzględnieniem odpowiednich wytycznych w sprawie raportowania i monitorowania, o udzielanie ustnie, a na wniosek Beneficjenta pisemnie, bieżących konsultacji, opinii i porad, odnoszących się do wszystkich problemów związanych z realizacja projektu, a

5 mieszczących się w zakresie przedmiotowym objętym obowiązkami Menadżera Projektu określonymi w niniejszej umowie, o uzyskiwanie formalnej, pisemnej aprobaty Beneficjenta dla działań, mogących skutkować zmianami w harmonogramie i sposobie realizacji projektu, a podejmowanych przez Menadżera Projektu w stosunku do wszelkich podmiotów zewnętrznych, w tym przede wszystkim instytucji dotującej oraz pozostałych instytucji zaangażowanych, na podstawie umowy dotacyjnej, w proces kontrolowania i monitorowania projektu; koordynacja oraz nadzór nad przebiegiem prac objętych projektem, w tym m.in.: o opracowanie i uzgodnienie z Beneficjentem (w terminie do czterech tygodni od daty zawarcia umowy) technicznego harmonogramu planowanych w ramach projektu działań, precyzyjnie określającego zakres zadań oraz terminy rozpoczęcia i ukończenia realizacji poszczególnych etapów tychże zadań, z uwzględnieniem postanowień umowy dotacyjnej, a także stosownych procedur wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych, o koordynowanie i prowadzenie bieżącego monitoringu przebiegu wszystkich realizowanych w ramach projektu zadań pod kątem ich zgodności z harmonogramem oraz umowami dotacyjnymi, a także zgłaszanie Beneficjentowi zauważonych w tym zakresie nieprawidłowości wraz propozycjami ich usunięcia, o obsługa administracyjna zamówień publicznych realizowanych w ramach projektu, polegająca na przygotowywaniu wszystkich dokumentów wymaganych w danym postępowaniu na podstawie stosownych uregulowań prawnych oraz w stosownych przypadkach uzyskiwaniu dla nich akceptacji ze strony komisji przetargowej oraz czynnym udziale przedstawiciela Menadżera Projektu w posiedzeniach tejże komisji. o udzielanie pomocy prawnej w ewentualnych negocjacjach prowadzonych przez Beneficjenta z wykonawcami zadań, dotyczących zmian w zakresach rzeczowofinansowych usług i/lub dostaw realizowanych przez tych wykonawców na rzecz Beneficjenta. o przygotowywanie na wniosek Beneficjenta projektów umów (jak również ich ewentualnych aneksów), które mają zostać zawarte w związku z realizacją projektu z wykonawcami zadań, a także uzyskiwanie dla projektów tychże umów pozytywnej opinii radcy prawnego, o obsługa administracyjna (w tym przygotowanie niezbędnej dokumentacji), a także bezpośredni udział w formalnych odbiorach dostaw i usług, realizowanych na rzecz Lidera Projektu i Partnerów Projektu przez wykonawców zadań, Menadżer projektu winien jest stawić się w siedzibie Beneficjenta na każde żądanie tego ostatniego i we wskazanym przez niego terminie.

6 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego z dnia r. Nazwa oferenta Adres oferenta Nr tel. Adres e mail Formularz ofertowy Przedstawiam ofertę cenową na: Lp. Przedmiot oferty Cena netto PLN Cena brutto PLN 1 Menadżer projektu RAZEM 1. Oświadczam/y, że cena ofertowa zawiera wszystkie niezbędne koszty do realizacji przedmiotu zamówienia. 2. Oświadczam/y, iż uważam/y się związany/mi niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. 3. Oświadczam/y, że znajduję/my się w sytuacji ekonomiczno finansowej zapewniającej wykonanie zadania. 4. Oświadczam/y, że akceptuję/my treść zapytania ofertowego oraz opis przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego). 5. Oświadczam/y, że nie jestem/jesteśmy powiązany/i osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegającej w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji,

7 pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Miejscowość, data Pieczęć i podpis oferenta

8 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego z dnia r. Nazwa oferenta Adres oferenta Nr tel. Adres e mail Wykaz usług W zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonaliśmy następujące usługi: Lp. Przedmiot usługi Wartość brutto Data wykonania Odbiorca Uwaga! Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług, np. referencje. Miejscowość, data Pieczęć i podpis oferenta

9 Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego z dnia r. Nazwa oferenta Adres oferenta Nr tel. Adres e mail O Ś W I A D C Z E N I E Oświadczamy niniejszym, iż spełniamy warunki udziału w postępowaniu oraz brak jest podstaw do wykluczenia Naszej Firmy z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem świadom odpowiedzialności karnej z art kk. Miejscowość, data Pieczęć i podpis oferenta