Zarządzenie Ni*rj^/VI/2014. Prezydenta Miasta Zgierza. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.

Transkrypt

1 Zarządzenie Ni*rj^/VI/2014 Prezydenta Miasta Zgierza z dnia../.*/ rokn w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej euro Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz poz. 645, poz. 1318, z 2014 poz. 379, poz. 1072) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadzam Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej euro, stanowiący załącznik do zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie Nr 168/W2007 Prezydenta Miasta Zgierza z dnia 5 października 2007 roku w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej euro. 3. Zarządzenie wchodzi z dniem ogłoszenia. 4. Zarządzenie podlega ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń Prezydenta Miasta Zgierza przez okres 14 dni. Z up. Pr mwifączak Zaitfpca Prezydenta Miasta Zgierza

2 DRUK WZP-002.BU URZĄD MIASTA ZGIERZA plac Jana Pawła II 16, Zgierz Załącznik do zarządzenia REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO ZATWIERDZAM:

3 -2- SPIS TREŚCI STRONA ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE ROZDZIAŁU PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA 3 5 ROZDZIAŁ III ROZDZIAŁ IV PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI DO EURO PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI POWYŻEJ DO EURO ZAŁĄCZNIK WYKAZ DRUKÓW WEWNĘTRZNYCH DO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO WRAZ Z KOMPLETEM TYCH DRUKÓW

4 -3 - REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Przepisy niniejszego Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej , zwanego dalej "regulaminem" regulują zasady i sposób udzielania tych zamówień w Urzędzie Miasta Zgierza Do zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro nie stosuje się ustawy - Prawo zamówień publicznych, z wyjątkiem odpowiednich przepisów: od art. 29 do art. 35 tej ustawy, dotyczących opisu przedmiotu zamówienia i ustalenia wartości zamówienia. 2. Średni kurs złotego w stosunku do euro dla potrzeb udzielania zamówień publicznych określa Prezes Rady Ministrów, w drodze rozporządzenia. Aktualny, średni kurs złotego w stosunku do euro wynosi 4, Do zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro mają zastosowanie przepisy ustawy o finansach publicznych, wg których, w szczególności: wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w [...] uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego [...] "; wydatki publiczne powinny być dokonywane: w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań "; jednostki sektorafinansówpublicznych [...] nie mogą zaciągać zobowiązań finansowych, których wartość nominalna należna do zapłaty w dniu wymagalności, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji"; zlecanie zadań powinno następować na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty [...]. 4. Wprowadza się dodatkowy, pośredni próg wartościowy o wysokości: euro, dzielący zakres, o którym mowa w 1 na dwa przedziały: - do euro - powyżej do euro, w których obowiązują odmienne zasady i procedury udzielania zamówień.

5 -4-5. Wykaz druków wewnętrznych do zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej euro wraz z kompletem tych druków, wg których należy przeprowadzać postępowania w tym zakresie wartościowym stanowi załącznik do regulaminu. 6. Komórka zamówień publicznych jest zobowiązana do bieżącej aktualizacji i uzupełnień formularzy proceduralnych, o których mowa w 5 oraz do udostępniania ich, w formie elektronicznej, komórkom zamawiającym Urzędu Miasta Zgierza Komórki zamawiające zobowiązane są do corocznego planowania zamówień publicznych, stanowiącego podstawę racjonalnego, terminowego wykonywania statutowych zadań przy zachowaniu poprawności proceduralnej, w szczególności - prawidłowego ustalenia wartości zamówienia. 2. Niezwłocznie po uchwaleniu planu finansowego komórki zamawiające sporządzają plan zamówień publicznych, zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej, wg uniwersalnego formularza Plan zamówień publicznych" (drukwzp-001). 8. Komórki zamawiające zobowiązane są do prowadzenia, na bieżąco, rejestru zamówień publicznych, wg druku WZP Postępowanie i dokumentacja postępowania w sprawie udzielania zamówień publicznych są jawne. 2. Dokumentacja podlega udostępnianiu osobom zainteresowanym po dokonaniu wyboru wykonawcy - zarówno w wyniku konkursu ofert, jak i negocjacji, z wyjątkiem części dokumentacji określonej w ust. 3. Komórki zamawiające są zobowiązane do jej udostępniania, dokumentując tę czynność w rejestrze dokumentów udostępnionych, wg druku WZP Zamawiający nie może ujawniać informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później, niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane. Wykonawca nie może zastrzec informacji dotyczących: nazwy (firmy) oraz adresu, a także informacji dotyczących ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie Komórki zamawiające zobowiązane są do przechowywania dokumentacji postępowań o wartości, o której mowa w 1, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność. odpowiednio: 2. Obowiązujące okresy przechowywania dokumentacji wynoszą a) dla rejestru zamówień publicznych - 10 lat; b) dla dokumentacji zamówień publicznych - 5 lat; c) dla umów zawartych w wyniku postępowań w trybie zamówień publicznych - 10 lat, jednak nie krócej, niż przez ustalone w umowach okresy realizacji zamówień, gwarancji lub rękojmi.

6 -5- ROZDZIAŁ II PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA W celu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komórka zamawiająca winna dokonać z należytą starannością podstawowych ustaleń w sprawie tego zamówienia odnośnie opisu przedmiotu zamówienia i wartości zamówienia, zgodnie z przepisami art. 29 do 35 prawa zamówień publicznych. 2. W przypadku zamówień, dla których płatności nie wynikają z zawartych uprzednio umów - przed ich udzieleniem należy dodatkowo sporządzić Kartę wydatku, stanowiącą załączony druk WZP-04.BU i uzyskać odpowiednie akceptacje oraz zatwierdzenie wydatku. 3. Ustalona wysokość wartości zamówienia decyduje o sposobie przeprowadzenia procedury w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, uzależnionym od zakwalifikowania zamówienia do jednego z dwóch przedziałów, 0 których mowa w 4, chyba że Prezydent Miasta Zgierza zdecyduje inaczej. 12. Przebieg postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oraz sporządzanie wymaganej dokumentacji proceduralnej uzależnione są od wartości zamówienia, kwalifikującej je do odpowiedniego przedziału, określonego w 4 1 winny być zgodne z odpowiednimi przepisami rozdziału III lub IV niniejszego regulaminu. ROZDZIAŁ III PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI DO EURO 13. W postępowaniu o wartości do euro: 1) postępowanie przeprowadza naczelnik komórki zamawiającej, lub wyznaczony przez niego - pracownik prowadzący sprawę, 2) zamówienie udzielane jest poprzez wybór najkorzystniejszej oferty dokonanej na podstawie uprzedniego rozeznania rynku, 3) nie obowiązuje pisemność postępowania, w szczególności - sporządzanie opisu przedmiotu i warunków wykonania zamówienia (wg druku WZP-01.BU), ustalenia wartości zamówienia (wg druku WZP-02.BU), jak również planu zamówień publicznych (druk WZP-001) i rejestru zamówień publicznych (druk WZP-101), 4) nie obowiązuje powołanie komisji konkursowej, 5) dokumentację postępowania, zastępuje odpowiednia adnotacja na fakturze zrealizowanego zamówienia, zamieszczona w formie, np. specjalnej pieczątki, o treści określonej w druku WZP-15.BU (z uwzględnieniem konsekwencji postanowień zawartych w pkt. 3 odnośnie braku obowiązku sporządzania rejestru zamówień publicznych),

7 -6-6 a) pisemność umowy obowiązuje tylko w przypadkach determinowanych specyfiką udzielanego zamówienia, wymuszającą konieczność pisemnego określenia i przyjęcia przez Strony szczególnych, istotnych dla charakteru zamówienia, postanowień umownych, b) umowę należy sporządzać stosując odpowiednie wzory umów: umowa wykonania robót budowlanych (druk WZP-87) z ogólnymi warunkami umowy wykonania i odbioru \ robót budowlanych (druk WZP-81.1); umowa dostawy (druk WZP-88); umowa usługi (druk WZP-89). ROZDZIAŁ IV PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI POWYŻEJ DO EURO 14. W postępowaniu o wartości powyżej euro do euro obowiązuje pisemność postępowania, z zastosowaniem formularzy wg druków określonych w wykazie druków, o którym mowa w Naczelnik komórki zamawiającej, lub wyznaczony przez niego - pracownik prowadzący sprawę: 1) sporządza opis przedmiotu i warunków wykonania zamówienia (wg druku WZP- 01.BU), 2) ustala wartość zamówienia (wg druku WZP-02.BU). 2. Naczelnik komórki zamawiającej podejmuje decyzje odnośnie, w szczególności: 1) przeprowadzenia postępowania przez pracownika prowadzącego sprawę lub przez komisję konkursową; 2) sposobu przeprowadzenia postępowania, tj.: poprzez konkurs ofert, a w przypadkach uzasadnionych ekonomicznie, gospodarczo, organizacyjnie i społecznie - poprzez negocjacje z odpowiednią firmą. 16. Komórka zamawiająca wszczyna postępowanie ogłaszając / kierując zaproszenie do udziału w konkursie ofert do co najmniej 3 Wykonawców (wg druków - odpowiednio - WZP-09.BU lub WZP-ll.BU) lub wysyłając zaproszenie do złożenia oferty i negocjacji (wg druku WZP-06.BU) W przypadku konkursu ofert komórka zamawiająca / komisja konkursowa sporządza protokół postępowania w konkursie ofert (wg druku WZP-12.BU). 2. W przypadku procedury negocjacyjnej komórka zamawiająca sporządza notatkę służbową w sprawie udzielenia zamówienia w wyniku negocjacji (wg druku WZP-08.BU), z uzasadnieniem tego sposobu przeprowadzenia postępowania, o którym mowa w 15 ust. 2 pkt W przypadku konieczności odrębnego udokumentowania wyników negocjacji należy dodatkowo sporządzić protokół negocjacyjny (wg druku WZP-07.BU). 4. O wyniku postępowania prowadzonego wg konkursu ofert komórka zamawiająca informuje poprzez zawiadomienie o wyniku konkursu ofert (wg druku WZP-14.BU).

8 -7-5. Niezależnie od obowiązku sporządzania dokumentacji postępowania, o której mowa w niniejszym rozdziale - komórka zamawiająca winna dokonać odpowiedniej adnotacji na fakturze zrealizowanego zamówienia w formie np. specjalnej pieczątki, o treści określonej w druku WZP-15.BU, wyszczególnionym w wykazie druków, stanowiącym załącznik do regulaminu. 18. Umowy należy sporządzać stosując odpowiednie wzory umów: umowa wykonania robót budowlanych (druk WZP-87) z ogólnymi warunkami umowy wykonania i odbioru robót budowlanych (druk WZP-81.1); umowa dostawy (druk WZP-88); umowa usługi (druk WZP-89). 19. W zależności od charakteru zamówienia i potrzeb komórki zamawiającej - w postępowaniu mogą być stosowane odpowiednio inne druki z grupy druki uzupełniające" wyszczególnione w wykazie WZP-001.BU, np. lista obecności (druk WZP-21), formularz cenowy (druk WZP-13 lub 14), specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych (druk WZP-85), itp. 20. W przypadku bezskutecznego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wg przepisów niniejszego rozdziału, tzn. właściwych dla zamówień o wartości powyżej euro do euro - komórka zamawiająca może udzielić tego zamówienia wg przepisów określonych w rozdziale III, czyli właściwych dla wartości zamówienia do euro. 21. Naczelnik komórki zamawiającej jest zobowiązany do systematycznego, comiesięcznego składania Prezydentowi Miasta Zgierza informacji o udzielonych zamówieniach publicznych o wartości: powyżej euro do euro, zawierającej w szczególności: nazwę, rodzaj i cenę zamówienia, nazwę Wykonawcy, termin wykonania i sposób, w wyniku którego wybrany został Wykonawca zamówienia.

9 Załącznik do regulaminu DRUK WZP-001.BU WYKAZ DRUKÓW WEWNĘTRZNYCH DO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO WYSZCZEGÓLNIENIE NR DRUKU DRUKI PODSTAWOWE: dotyczy: PLANOWANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Plan zamówień publicznych WZP-001 dotyczą: PRZYGOTOWANIA POSTĘPOWANIA 2. Opis przedmiotu i warunków wykonania zamówienia WZP-01.BU 3. Ustalenie i przeliczenie wartości zamówienia WZP-02.BU 4. Wniosek w sprawie udzielenia zamówienia - nie dotyczy WZP-03.BU 5. Karta wydatku WZP-04.BU 6. Oferta WZP-05.BU dotyczą: PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA BEZ KONKURSU OFERT 7. Zaproszenie do złożenia oferty i negocjacji WZP-06.BU 8. Protokół negocjacyjny zamówienia WZP-07.BU Notatka służbowa w sprawie udzielenia zamówienia 9. w wyniku negocjacji WZP-08.BU dotyczą: PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA W FORMIE KONKURSU OFERT 10. Ogłoszenie o konkursie ofert WZP-09.BU 11. Zaproszenie do udziału w konkursie ofert WZP-11.BU 12. Protokół postępowania w konkursie ofert WZP-12.BU 13. Ogłoszenie o wyniku konkursu ofert WZP-13.BU 14. Zawiadomienie o wyniku konkursu ofert WZP-14.BU

10 -2- Lp. WYSZCZEGÓLNIENIE NR DRUKU DRUKI UZUPEŁNIAJĄCE: 15. Rejestr zamówień publicznych WZP Rejestr dokumentów udostępnionych WZP Wzór adnotacji (pieczątki) na fakturze WZP-15.BU 18. Lista obecności WZP Formularz cenowy WZP Formularz cenowy WZP Ogólne warunki umowy wykonania robót budowlanych - druk do oferty WZP Umowa wykonania robót budowlanych - której załącznikiem są WZP-87BU 23. Ogólne warunki umowy wykonania robót budowlanych WZP Specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych WZP Umowa dostawy - wzór WZP-88BU 26. Umowa usługi - wzór WZP-89BU

11 DRUK WZP-002.BU OGÓLNE ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO ZAGADNIENIA PROCEDURALNE PRZEDZIAŁY WARTOŚCI POWYŻEJ DO EURO DO EURO WYDZIAŁOWY PLAN ZAMÓWIEŃ OBOWIĄZUJE OBOWIĄZUJE WYDZIAŁOWY REJESTR ZAMÓWIEŃ OBOWIĄZUJE OBOWIĄZUJE WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA POPRZEDZA KARTA WYDATKU WG DRUKU: WZP-04.BU - nie obowiązuje dla już zawartych umów POPRZEDZA KARTA WYDATKU WG DRUKU: WZP-04.BU - nie obowiązuje dla już zawartych umów PISEMNOŚĆ POSTĘPOWANIA NIE OBOWIĄZUJE (z wyjątkiem przypadków szczególnych, określonych w regulaminie) OBOWIĄZUJE SPOSÓB WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY ROZEZNANIE RYNKU KONKURS OFERT, a w przypadkach uzasadnionych, NEGOCJACJE Z WYKONAWCĄ PODEJMUJĄCY DECYZJĘ O KONKURSIE OFERT LUB NEGOCJACJACH NIE DOTYCZY NACZELNIK WYDZIAŁU (jeżeli Prezydent nie postanowi inaczej) PODEJMUJĄCY DECYZJĘ O PRZEPROWADZAJĄCYM POSTĘPOWANIE, TJ.: KOMISJA KONKURSOWA LUB PRACOWNIK PROWADZĄCY SPRAWĘ NIE DOTYCZY NACZELNIK WYDZIAŁU (uwaga, jw.) SPOSÓB DOKUMENTOWANIA POSTĘPOWANIA ADNOTACJA (PIECZĄTKA) NA FAKTURZE LUB RACHUNKU* PROTOKÓŁ Z KONKURSU lub NOTATKA Z NEGOCJACJI oraz ADNOTACJA (PIECZĄTKA) NA FAKTURZE LUB RACHUNKU