REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH o wartości poniżej euro w Domu Pomocy Społecznej im. Roba Inja w Świdniku z dnia 19 lutego 2013 r.

Transkrypt

1 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH o wartości poniżej euro w Domu Pomocy Społecznej im. Roba Inja w Świdniku z dnia 19 lutego 2013 r. 1 Definicje: Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o jednym z poniższych pojęć, należy je rozumieć jak objaśniono poniżej: 1. Ustawa PZP mowa o ustawie Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. z póź. zmianami, 2. Ustawa o finansach publicznych - mowa o ustawie o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. z póź. zmianami, 3. Zamawiający oznacza to Dom Pomocy Społecznej im. Roba Inja w Świdniku (DPS), 4. Kierownik jednostki mowa o dyrektorze DPS, 5. Kierownik komórki organizacyjnej - oznacza to osobę kierującą zespołem lub działem DPS Niniejszy regulamin dotyczy zamówień udzielanych przez Dyrekcję Domu Pomocy Społecznej im. Roba Inja w Świdniku w ramach środków finansowych pozostających w dyspozycji jednostki. 2. Niniejszy regulamin stosuje się do zamówień określonych w art. 4 pkt.8 ustawy PZP, w szczególności których wartość netto nie przekracza w skali roku równowartości euro. 3. Zamówienia, o których mowa w pkt. 1 mogą być dokonywane przy zachowaniu odpowiednich przepisów ustawy o finansach publicznych, w tym w szczególności z przepisami art. 35 tej ustawy w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań Organizacją procesu zamówień publicznych zajmują się: a) Kierownik jednostki, b) Starszy administrator, c) Główny księgowy jednostki, d) Kierownik zespołu pielęgniarskiego, e) Starszy referent w Zespole Gospodarczym, f) Magazynier Inspektor BHP, g) Biegli powoływani w przypadku przygotowywania postępowania lub oceny ofert, wymagających wiadomości specjalnych. 1

2 4 Do obowiązków kierownika jednostki należy reprezentowanie DPS przy zawieraniu umów na dostawy, usługi, roboty budowlane, parafowanie i podpisywanie. 5 Do obowiązków głównego księgowego DPS należy zapewnienie prawidłowości rozliczenia finansowego wynikającego z realizacji zamówienia. Do obowiązków starszego administratora DPS należy: a) Współdziałanie przy konstruowaniu projektów umów, b) Nadzór nad prowadzeniem postępowań oraz realizacją umów, c) Nadzór nad prowadzeniem dokumentacji zamówień, d) Nadzór nad realizacją zawartych umów z dostawcami i wykonawcami. 6 7 Do obowiązków magazyniera inspektora bhp i kierowników komórek organizacyjnych należy : a) Planowanie zamówień w roku budżetowym na dostawy, usługi, roboty budowlane, b) Udzielanie wyjaśnień związanych z przedmiotem zamówienia, inicjowanie zmian postanowień umownych lub odstąpienia od umowy w uzasadnionych okolicznościach, c) Odbiór przedmiotu zamówienia, d) Nadzór nad realizacją zawartych umów z dostawcami i wykonawcami. Do obowiązków Zespołu Gospodarczego w zakresie zamówień publicznych należy : a) Sporządzanie dokumentacji postępowań, b) Publikowanie dokumentacji na odpowiednich stronach internetowych DPS Planowanie zamówień obejmuje identyfikację potrzeb w oparciu o plany finansowe. 2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia, w sposób szczególny należy przestrzegać zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zmówienia celem uniknięcia stosowania ustawy PZP. 3. Podstawą obliczenia wartości zamówienia dostaw lub usług jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (wartość netto) ustalone z należytą starannością. 4. Ustalenie wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. 5. Ustalenie wartości zamówienia dokonuje główny księgowy i starszy administrator. Pracownicy merytoryczni Zespołu Gospodarczego odpowiedzialni są za realizację zadania, w ramach którego prowadzone jest postępowanie w sprawie wyboru wykonawcy 2

3 zamówienia, w oparciu o opis przedmiotu zamówienia, stanowiący integralną część zapytania ofertowego (załącznik nr 1), oferty (załącznik nr 2) i protokółu zamówienia publicznego (załącznik nr 4) oraz z uwzględnieniem zasad podanych w ust. 3,5,6 i Ustalenie wartości zamówienia polegające na analizie i badaniu rynku mogą mieć formę ofertowego zapytania prowadzonego drogą pisemną według wzoru określonego w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu (faksem bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej ) lub dokonanego w formie rozmowy telefonicznej. Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy PZP. 7. Zapytanie ofertowe z opisem przedmiotu zamówienia podlega dodatkowo umieszczeniu na stronie internetowej DPS ( zakładka przetargi ) 8. W przypadku dokonywania czynności, o których mowa w pkt. 6 drogą telefoniczną, osoba wskazana w ust. 5 sporządza pisemną notatkę, w której zawarte zostają ustalenia z przeprowadzonego rozeznania rynku drogą telefoniczną, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu Zapytanie ofertowe w zależności od wartości szacunkowej kieruje się w następujący sposób: 1) Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty zł nie stosuje się niniejszego regulaminu, 2) Zamówienia o wartości szacunkowej powyżej kwoty 5 000,00 zł do kwoty zł, realizuje się poprzez rozmowę telefoniczną co najmniej z trzema dostawcami i dokonuje się wyboru najkorzystniejszej oferty. 3) Zamówienia o wartości szacunkowej powyżej kwoty ,00 zł do kwoty zł realizuje się poprzez wysłanie informacji pisemnej, w tym drogą elektroniczną bądź faxem do co najmniej trzech dostawców, 4) Do zamówień mieszczących się w przedziale wartości szacunkowej powyżej kwoty ,00 zł do równowartości kwoty euro kieruje się do co najmniej pięciu dostawców. 2. Niedozwolone jest kierowanie zapytań ofertowych do dostawców lub wykonawców, którzy wcześniej wykonali zamówienie dla DPS w Świdniku z nienależytą starannością w szczególności: a) nie wykonali zamówienia w terminie umownym z przyczyn leżących po ich stronie, b) dostarczyli towary o niewłaściwej jakości, c) nie wywiązali się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi, d) wykonana usługa obarczona była wadą powodującą konieczność poniesienia dodatkowych nakładów finansowych lub prac przez DPS. Dopuszcza się negocjowanie cen i pozostałych parametrów oferty z wykonawcami, do których zostało wysłane zapytanie ofertowe. 3. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1.3 i 1.4 pracownik, o którym mowa w 9 ust. 5, sporządza protokół zamówienia publicznego, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 4. Protokół, o którym mowa w ust. 3 podlega zatwierdzeniu pod kątem zgodności z niniejszym regulaminem przez osobę udzielającą zamówienia, wskazaną w 2, ust Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty zamieszcza się na stronie internetowej, o której mowa w 9, ust. 7, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu. 3

4 6. Osoba wskazana w 2, ust. 1 zatwierdza protokół, o którym mowa w ust Rejestr zamówień o wartości do euro prowadzony jest zgodnie z Zarządzeniem Nr 35/2008 z dnia 4 grudnia 2008 r. w sprawie prowadzenia wewnętrznego rejestru zamówień publicznych w DPS im. Roba Inja w Świdniku Osoba wskazana w 2, ust. 1 zawiera umowę lub zamówienie z wykonawcą wskazanym w protokole, o którym mowa w 10 ust Do zawarcia umowy / zamówienia wymagana jest zgoda głównego księgowego. 3. Zamówienie, o którym mowa w ust. 1 może być powierzone osobie fizycznej, osobie fizycznej prowadzącej własną działalność gospodarczą lub osobie prawnej Nadzór nad realizacją zamówień publicznych, o których mowa w niniejszym regulaminie należy do Dyrektora DPS, który wyznacza osobę odpowiedzialną za prawidłowe prowadzenie spraw w tym zakresie. 2. Do podstawowych obowiązków osoby, o której mowa w ust. 1 należy: a) prowadzenie rejestru zamówień, o którym mowa w 10, ust. 7, b) opiniowanie pod kątem zgodności z niniejszym regulaminem prowadzenia zamówień publicznych o wartości poniżej EURO. 3. Pracownik merytoryczny Zespołu Gospodarczego DPS, o którym mowa w 9, ust. 5 zobowiązany jest do przechowywania całości dokumentacji związanej z przygotowaniem i prowadzeniem zamówienia publicznego, umową o jego wykonanie oraz złożonymi i nie podlegającymi zwrotowi ofertami, w sposób gwarantujący nienaruszalność ich treści, przy zachowaniu tajemnicy służbowej i bezpieczeństwa dokumentów. 4. Opis dokumentów typu: zamówienie, umowa, zlecenie oraz rachunki i faktury dokonuje się stosując pieczątkę o treści: Na podstawie art. 4 ust. 8 Ustawy PZP nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych.... Data... Podpis 5. Archiwizacja dokumentacji w sprawie zamówień publicznych odbywa się na podstawie odrębnych przepisów. 13 Niniejszy Regulamin podlega zamieszczeniu na stronie internetowej DPS Załączniki: 1. Zapytanie ofertowe. 2. Oferta (wzór). 3. Notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku drogą telefoniczną. 4. Protokół zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 5. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty. 4

5 Załącznik Nr 1 Świdnik, dnia r.... pieczęć zamawiającego ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z art. 4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Z 2006 r. nr 164, poz.1163 z póź. zmianami) zwracamy się z zapytaniem ofertowym o cenę dostaw / usług / robót budowlanych 1. Zamawiający Dom Pomocy Społecznej im. Roba Inja w Świdniku, ul. Piasecka 240, Świdnik 2. Przedmiot zamówienia Termin realizacji zamówienia Cena jest jedynym kryterium oceny ofert 5. Inne istotne warunki zamówienia Sposób przygotowania oferty. Ofertę sporządzić należy na załączonym druku OFERTA (zał. nr 2) Ofertę sporządzić należy w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną. W przypadku składania oferty w siedzibie zamawiającego lub pocztą na kopercie należy umieścić napis Zapytanie ofertowe na.... Ofertę złożyć można osobiście u zamawiającego pok...., przesłać pocztą, pocztą elektroniczną na adres: info@dpsswidnik.pl lub faksem pod nr 81/ Miejsce i termin złożenia oferty. Ofertę złożyć należy do dnia... godz.... w siedzibie DPS Świdnik (budynek administracyjny) data podpis osoby prowadzącej sprawę 5

6 Załącznik nr 2 pieczątka oferenta dnia... OFERTA Dom Pomocy Społecznej im. Roba Inja w Świdniku ul. Piasecka Świdnik Odpowiadając na skierowane do nas zapytanie ofertowe dotyczące zamówienia publicznego realizowanego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych (Dz. U. Z 2006 r. nr 164, poz z późn. Zmianami), a dotyczącego: (wpisać przedmiot zamówienia) składamy ofertę następującej treści: 1. Oferujemy wykonanie zamówienia za cenę netto...zł. Obowiązujący podatek VAT...%...zł. Cena brutto...zł. Słownie: w tym (dotyczy robót budowlanych): stawka roboczogodziny kosztorysowej netto... zł / r-g, narzut kosztów pośrednich (Kp)...% od R i S, narzut kosztów zysku (Z)...% od R+Kp(R), S+Kp (S). 2. Przyjmujemy do realizacji postawione przez zamawiającego, w zapytaniu ofertowym, warunki 3. Oświadczamy, że firma jest płatnikiem podatku VAT o numerze identyfikacyjnym NIP podpis osoby upoważnionej 6

7 Załącznik nr 3 Świdnik, dnia r.... (pieczęć zamawiającego) NOTATKA Z PRZEPROWADZONEGO ROZEZNANIA RYNKU DROGĄ TELEFONICZNĄ DATA ROZMOWY OFERENT CENA UWAGI... (data, podpis) 7

8 Załącznik nr (pieczęć adresowa Zamawiającego) (data) PROTOKÓŁ ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro 1. Przedmiotem zamówienia jest (opisać przedmiot zamówienia) 2. Ponieważ wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty EURO, postępowanie nie podlega przepisom ustawy z 29 stycznia o zamówieniach publicznych. 3. Cena 1 EURO w dniu wszczęcia postępowania tj., dn.... wynosi...zł. 4. W dniu...r. zwrócono się do...niżej wymienionych potencjalnych dostawców/ wykonawców z zapytaniem ofertowym: a) b) c) d) e) (podać nazwy i adresy dostawców /wykonawców) Zapytanie skierowano faxem, mailem, telefonicznie (właściwe podkreślić) 5. Uzyskano następujące informacje dotyczące przedmiotu zamówienia ( podać firmę dostawcy /wykonawcy,cenę oraz inne istotne elementy oferty jeżeli zastosowano oprócz ceny inne kryteria ) W załączeniu... złożonych ofert 6. W wyniku dokonanego rozpoznania rynku zadecydowano, że przedmiotowe zamówienie udzielone zostanie

9 ( wpisać nazwę i adres podmiotu, któremu udzielono zamówienia) z ceną... (podać cenę netto, VAT, cenę brutto) 7. Postępowanie prowadził ( imię i nazwisko) (podpis) 8. Sprawdził pod względem merytorycznym i zatwierdził: dyrektor (podpis) INFORMACJE O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Numer sprawy: Nazwa i adres ZamawiającegoDom Pomocy Społecznej im. Roba Inja w Świdniku Przedmiot zamówienia: Tryb postępowania: Załącznik nr 5 Nazwa (firma) lub imię i nazwisko wykonawcy, którego ofertę wybrano Uzasadnienie wyboru oferty Nazwy (firmy) lub imię i nazwisko wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznanym ofertom: Nr oferty Nazwa (firma) lub imię i nazwisko wykonawcy Liczba punktów w kryterium cena ZATWIERDZAM... (data i podpis) 9